mang may tin.ppt

http://fit.hcmup.edu.vn/~thuytientt/THDC 709/29/13 Tạo file mới, lưu file, mở file cũ  Tạo file mới : File  New hoặc nhấp chuột vào biểu tượng New  trên thanh công cụ chuẩn  Lưu fil

Trang 1

09/29/13 1

Soạn thảo văn bản

với MS Word

GV: Trần Thị Thủy Tiên http://fit.hcmup.edu.vn/~tienttt/THDC

Trang 2

http://fit.hcmup.edu.vn/~thuytientt/THDC 2

09/29/13

Contents

Giới thiệu chung Tạo mới, lưu, đóng, mở file Word Các thao tác soạn thảo cơ bản Định dạng văn bản

Một số thao tác nâng cao

MS Word

Trang 3

09/29/13

Giới thiệu chung

 MS Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh, nằm trong bộ

công cụ văn phòng của hãng Microsoft.

 Một số phiên bản Microsoft Office: Office 97,

Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007

 Khởi động Microsoft Word :

Start  Programs  Microsoft Office Microsoft Word

 Thoát khỏi Word : có 3 cách sau

 File  Exit

 Nhấp vào dấu ở góc trên bên phải.( )

 Alt + F4

Trang 4

09/29/13

Các thành phần cơ bản trong file Word

Title

Văn bản Bảng

Hình ảnh

AutoShape, Textbox, wordart, biểu đồ…

Các đối tượng nhúng

(MathType, Excel…)

…………

Trang 5

Hai chấm (:)

Chấm (.)

Chấm hỏi (?)

Chấm than

(!)

*Trước các dấu này không có khoảng trắng

*Sau các dấu này phải có khoảng trắng (nếu có ký tự tiếp theo sau đó.)

Khi chữ nằm trong các cặp dấu ngoặc đơn (, ngoặc kép {, nháy đơn ‘, nháy kép “ Sau dấu mở và trước dấu đóng phải không có khoảng trắng Khi chữ nằm trong các cặp dấu ngoặc đơn kép “ Sau dấu mở và trước dấu đóng phải không có khoảng trắng ( , ngoặc kép { , nháy đơn ‘ , nháy

"Hôm qua là quá khứ Ngày mai là tương lai

Chỉ có hôm nay là hiện tại, là món quà mà

cuộc sống ban tặng cho chúng ta".

Trang 6

Thanh công cụ chuẩn

Thanh cuộn ngang

Thanh trạng thái

Nút phóng to, thu nhỏ và thoát khỏi

MS Word

Khung tác vụ

Thanh công cụ định dạng

Vùng soạn thảo

Đóng file word

Trang 7

09/29/13

Tạo file mới, lưu file, mở file cũ

 Tạo file mới : File  New hoặc nhấp chuột vào biểu tượng New

() trên thanh công cụ chuẩn

 Lưu file : File  Save hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Save

() trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn đến thư mục lưu trữ, và đặt tên tập tin.

 Mở file cũ : File  Open hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Open

() trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn, và chọn tên tập tin muốn mở.

 Đóng file đang mở : File  Close hoặc nhấp vào dấu  ở góc

trên bên phải của tài liệu đó

Trang 8

Ctrl + Home Tới nhanh vị trí đầu tài liệu

Ctrl + End Tới nhanh vi trí cuối tài tài liệu

Trang 9

 Insert (chèn): chữ gõ vào sẽ đẩy các ký tự ra sau.

 Overwrite (đè): chữ gõ vào sẽ đè và xóa ký tự đang có

 Kéo rê chuột từ đầu đến cuối vùng chọn.

 Sử dụng phím Shift + các phím di chuyển(,,,)để quét

Trang 10

09/29/13

Chọn văn bản

Một từ Double Click vào từ

Một câu Ấn giữ Ctrl trong khi Click vào giữa câu

Một dòng Click con trỏ chuột đầu dòng

Một vài dòng Click chọn dòng rồi kéo rê chuột xuống hoặc

lên Một đoạn Click 3 lần trong đoạn hoặc Double Click đầu

dòng của đoạn Toàn bộ tài liệu Nhấn Ctrl + A hoặc giữ Ctrl và Click đầu một

dòng hoặc Click 3 lần ở đầu một dòng

Trang 11

09/29/13

Các thao tác cơ bản

 Sao chép, di chuyển

 Sao chép: quét khối, EditCopy (Ctrl - C) để sao chép, đến chỗ

mới, Edit  Paste (Ctrl - V) để dán ra Có thể dán nhiều lần.

 Di chuyển : quét khối, Edit  Cut (Ctrl - X) để cắt vào bộ nhớ,

đến chỗ mới, Edit  Paste (Ctrl - V) để dán ra.

 Xoá dữ liệu : có thể quét khối để xóa nhiều ký tự

 Delete : xóa ký tự phía sau con trỏ.

 BackSpace : xóa ký tự phía trước con trỏ.

Trang 12

09/29/13

Xóa ký tự sau điểm chèn Delete

Xóa một từ sau điểm chèn Ctrl + Delete

Xóa ký tự trước điểm chèn Backspace

Xóa một từ trước điểm chèn Ctrl + Backspace

Chèn một dòng trống và qua

Đẩy nhóm chữ, ký tự sang phải

Kéo nhóm chữ qua trái Delete hoặc BackSpace

Kéo dòng chữ ở dưới lên một

dòng Đưa con trỏ về đầu dòng, nhấn BackSpace

Khôi phục thao tác đã làm trước

đó

Nhấn Ctrl + Z hoặc Click biểu tượng Undo

Trang 13

Tìm kiếm

Gõ từ cần tìm vào ô Find what

Trang 14

Thay thế

 Gõ từ cần tìm vào ô Find what.

 Gõ từ cần thay vào ô Replace with

Trang 15

Di chuyển

Trang 16

09/29/13 16

Thực hành:

Trang 17

http://fit.hcmup.edu.vn/~tienttt/THDC 17

09/29/13

Các bước tiến hành soạn thảo văn bản

1 Chọn Font, Size, màu chữ (style)

2 Lưu văn bản (dù chưa có chữ nào).

Trang 18

09/29/13

Sử dụng menu Fomat

1 Định dạng phông chữ : Format Font

2 Định dạng đoạn : Format Paragraph

3 Đóng khung và tô màu :

Format  Border & Shading

4 Thêm chấm đầu dòng :

Format  Bullet & Numbering

5 Định dạng mốc dừng trên thước: Format  tab tab

Trang 19

Trang 20

Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía Màu chữ

Kích chuột vào mũi tên để chọn màu

Trang 21

Trang 22

09/29/13

Định dạng chữ: Format  Font

Hiệu ứng chữ

Text Effects

Trang 23

09/29/13

Chuyển đổi ký tự: FormatChange Case

 Dùng chuyển đổi thường  hoa, hoa  thường,….

 Bôi chọn văn bản cần chuyển đổi

 Chọn FormatChange Case

hay Shift + F3

Trang 24

09/29/13 24

Thực hành:

Định dạng FONT

Trang 25

Định dạng đoạn

 Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn (line spacing).

 Khoảng cách giữa các đoạn với nhau (spacing).

09/29/13

Trang 26

09/29/13

Định dạng đoạn: Format  Paragraph

Indent and Spacing

Căn lề văn bản (Left – trái, right - phải,

center - giữa, justified – căn đều)

Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái,

Right - tới lề phải)

First line By (dòng đầu tiên thụt vào

so với các dòng khác bao nhiêu)

Khoảng cách tới các đoạn trước(Before)

và sau (After) là bao nhiêu điểm (point)

Khoảng cách hai dòng liên tiếp trong

đoạn văn bản (Single – 1 dòng, 1.5 lines

– 1.5 dòng)

Trang 27

Định dạng đoạn

09/29/13

Trang 28

Định dạng lề: Hanging indent

09/29/13

Hanging indent

Trang 29

Định dạng lề: Left indent

09/29/13

Left indent

Trang 30

Định dạng lề: Right indent

09/29/13

Right indent

Trang 31

09/29/13 31

Thực hành:

Định Dạng Đoạn

Trang 32

09/29/13

Format  Border and Shading

Kiểu đường viền (border)

Màu đường viền

(automatic - tự động)

Kích thước của đường viền

Hình cho phép xem trước hình thù của bảng sẽ như thế nào

Áp dụng cho toàn bảng (table), chữ (text),…

Border

Lưu ý: cần chọn đối tượng cần định dạng trước (Văn bản, bảng, hình ảnh….)

Trang 33

09/29/13

Format  Border and Shading

Shading

Chọn màu của nền (Fill)

(No Fill – không tô màu nền)

Chọn kiểu tô màu nền (style)

(No Fill – không tô màu nền)

Xem trước hình thù của bảng

sau khi tô màu nền

Kích chuột vào đây

để chấp nhận (OK)

Trang 34

09/29/13 34

Thực hành:

Kẻ khung – Tô nền

Trang 35

Đánh dấu đầu đoạn

Cần làm:

1.Đi chợ 2.Lau nhà 3.Rửa chén 4.Nấu cơm

→thứ tự liệt kê là quan trọng

Trang 36

09/29/13

Format Bullet & Numbering

 Thay đổi chi tiết:

Trang 37

09/29/13 37

Thực hành:

Bullet and Number

Trang 38

Ví dụ

09/29/13

Trang 39

09/29/13

Một ví dụ về Tab

Trang 40

09/29/13

Kỹ thuật Tab stop

1 Chọn tab : Click lên giao điểm của thước ngang và dọc

2 Đặt tab : Click chuột lên vị trí cần đặt tab trên thước ngang (lúc

này con trỏ ở dòng nào thì dòng đó được đặt tab)

3 Định dạng tab : Format  tab

Trang 41

09/29/13

Kỹ thuật Tab stop: Format  Tab

Nhập vị trí cần đặt Tab (theo đơn vị

đo đang sử dụng)

Chấp nhận vị trí Tab và các thông số

Gỡ bỏ 1 Tab stop

Gỡ bỏ tất

cả các Tab stop

Đặt dấu dẫn trước

Chọn loại Tab

Khoảng cách Default tab

1

2

3

4

Trang 42

09/29/13 42

Thực hành:

Định dạng TAB

Trang 43

Chia cột – dropcap

09/29/13

Trang 44

Độ rộng và khoản cách giữa các cột

Độ rộng của cột

bằng nhau

Phạm vi áp dụng

Chọn đoạn văn bản trước khi thực hiện

Trang 45

09/29/13

Chèn dấu ngắt trang, cột

 Để chèn ký hiệu ngắt trang, ngắt cột:

1 Để con trỏ ở vị trí cần chèn

2 Insert  Break rồi

• Page Break để ngắt trang.

• Column break để ngắt cột

 Có thể dùng tổ hợp phím:

 Ctrl+Enter để ngắt trang

 Ctrl + Shift + Enter để ngắt cột

Trang 46

Trang 47

09/29/13 47

Thực hành:

Chia cột – Drop Cap

Trang 48

Bảng biểu

09/29/13

Trang 49

Trang 50

09/29/13

Một số thao tác với bảng

 Bố trí văn bản trong ô (Cell Alignment):

 Nhấp chuột phải vào ô hoặc các ô được chọn.

 Nhấp Cell Aligment rồi chọn cách bố trí thích hợp.

 Thêm : Table  Insert …

 Columns to the Left: Chèn cột vào bên trái cột hiện tại

 Columns to the Right: Chèn cột vào bên phải cột hiện tại.

 Rows Above: Chèn hàng vào trên hàng hiện tại.

 Rows Below: Chèn hàng vào dưới hàng hiện tại.

 Xoá : Table  Delete …

 Table: Xoá cả bảng.

 Rows: Xoá hàng hiện tại hoặc các hàng được chọn.

 Columns: Xoá cột hiện tại hoặc các cột được chọn.

Trang 51

09/29/13

Trang 52

Trang 53

09/29/13

Một số thao tác với bảng

 Thanh công cụ làm việc với bảng:

 View/Toolbar/Tables and Borders

 Tô màu các ô:

 Chọn trên thanh Tables and Borders

 Dùng FormatBorder and Shading

Trang 54

• SUM, MAX, MIN

• ABOVE, LEFT, RIGHT

Trang 55

09/29/13

Chuyển đổi văn bản  bảng

1 Gõ nội dung trước

2 Quét khối văn bản cần

chuyển

3 Gọi lệnh Table  Convert

 Text to Table

Trang 56

09/29/13

Chuyển đổi bảng sang văn bản

Table  Convert  Table to Text

Trang 57

09/29/13 57

Thực hành:

Tạo bảng

Trang 58

09/29/13

AutoCorrect

 Dùng để sửa lỗi, dùng để viết

nhanh

 Vào ToolsAutocorrect Options

 Replace: Chuỗi đại diện

 With: Chuỗi thay thế

Trang 59

4 Chèn autoshape, textbox vào văn bản

5 Chèn công thức toán học (equation).

6 Sắp xếp các mặt phẳng của đối tượng

Trang 60

09/29/13

Chèn biểu tượng

 InsertSymbol.

 Chọn Font để có những biểu tượng khác nhau (Wingding…)

 Chọn biểu tượng cần chèn trong bảng

Trang 61

Trang 62

 Điều chỉnh đối tượng hình :

 Để chuột tại ô vuông ở các góc hoặc cạnh rồi

kéo để thay đổi kích thước.

 Để chuột ở giữa hình rồi nắm kéo để dời chỗ.

 Nhấp chuột phải chọn Format… để thay đổi

định dạng ( Layout , Color …)

Trang 63

09/29/13

Chèn AutoShape, Textbox

 Thanh công cụ Drawing cho phép vẽ các hình khối trong tài liệu.

Autoshape Textbox WordArt ClipArt Kiểu nét Bóng mờ Công cụ chọn Màu tô Màu nét

 Để chèn hình đơn giản (chữ nhật, elíp, …), nhấp vào Autoshape, chọn

hình rồi rê chuột tại vị trí muốn vẽ.

 Để chèn hộp văn bản, nhấp biểu tượng Textbox, vẽ ra màn hình, rồi gõ

chữ vào Autoshape có thể biến thành textbox bằng cách nhấp chuột phải vào hình đó, rồi chọn Add Text.

Trang 64

Trang 65

Hình được canh theo trục hoành

Trái, Giữa, Phải, Khác

- In line with text: Cùng dòng với văn bản

- Square: khối hình chữ nhật

- Tight: Chữ bám chặt với biên của hình

- Behind text: đối tượng nằm sau mặt phẳng

chữ

- In front of text: đối tượng nằm trước mặt

phẳng chữ

Trang 66

09/29/13 66

Thực hành:

Chèn các đối tượng

Trang 67

09/29/13

Định dạng Header, Footer, In ấn

1 Thêm tiêu đề đầu trang (Header)

và chân trang (Footer)

2 Đánh số trang

3 In văn bản

Trang 68

09/29/13

Tạo Header, Footer

 Nhấp vào vùng Header hoặc Footer để điền thông tin cần thiết

 Nhấp đúp ra ngoài vùng Header, Footer hoặc nhấp Close trên thanh

công cụ Header and Footer để trở lại vùng soạn thảo

Các tài liệu (đặc biệt là các cuốn sách) thông thường có phần header/footer

để hiển thị các thông tin phụ trợ (số trang, chương, mục, )

Trang 69

09/29/13

Đánh số trang

1 InsertPage Number…

 Position: vị trí đánh số trang

• Bottom of the page (Footer)

• Top of the page (Header)

 Alignment: căn lề số trang.

2 ViewHeader and Footer…

Trang 70

09/29/13

In văn bản

 Trước khi in, cần phải

 Gọi FilePage Setup để canh chỉnh giấy.

 Gọi FilePrint Preview để xem tổng thể trước

 In: Gọi lệnh File/ Print

 Printer : chọn máy in.

 Page range : chọn trang

• All: tất cả

• Current Page: trang hiện tại

• Pages: liệt kê trang in

 Copies : số bản in.

Trang 71

09/29/13 71

Tham khảo

Trang 72

09/29/13

Tạo mục lục

Đánh dấu đoạn văn bản muốn đưa vào mục lục

(chọn level cho đoạn văn bản)

Để con trỏ tại nơi muốn chèn mục lục và chèn mục lục

Trang 73

09/29/13

Đánh dấu các đoạn cần đưa vào mục lục

 Hiển thị thanh Outlining

 Đặt con trỏ ở đoạn văn bản cần đánh dấu

 Chọn Level cho đoạn văn bản này

• Các đoạn văn bản được thiết lập Level theo từng cấp độ sẽ

được đưa vào mục lục trong bước kế tiếp.

• Việc đưa bao nhiêu cấp độ vào mục lục phụ thuộc vào

thiết lập của bước kế tiếp.

Trang 74

Trang 75

09/29/13

Chèn mục lục

Chọn số level để đưa

vào mục lục

Trang 76

09/29/13

Kỹ thuật trộn thư (Mail Merge)

Để trộn 1 tập tin mẫu (thư, thiệp mời,…) với một danh sách (khách hàng thân hữu, học sinh…), ta thực hiện theo các bước sau:

 Đầu tiên, phải chuẩn bị tập tin mẫu thư và tập tin danh sách (lưu ở 2

tập tin riêng biệt)

 Đứng ở file mẫu, ta vào menu:

ToolLetters and MailingsMail Merge

 Chọn loại tài liệu trên cửa sổ tác vụ ( Letters )  Next

 Chọn tài liệu để trộn ( current document )  Next

 Chọn file danh sách

( use an existing list, bấm browse để chọn file )  Next

 Chọn More Items để chèn các trường vào file mẫu  Next

 Xem thử một kết quả của việc trộn  Next

 Chọn hướng xuất (Printer, File)

Tiêu đề	Soạn Thảo Văn Bản Với Ms Word
Tác giả	Trần Thị Thủy Tiên
Trường học	Đại Học Sư Phạm
Thể loại	bài giảng
Năm xuất bản	2013
Thành phố	Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	92
Dung lượng	3,57 MB