Hướng dẫn sử dụng Thư Viện Số

quanlytainguyen thuvienso

User Guide 1.0

Hướng Dẫn Sử Dụng Thư Viện Số Tài liệu hướng dẫn các trường sử dụng công cụ thư viện số để quản lý thư viện tài liệu online

2010

Công Ty TNHH Tài Liệu Trực Tuyến ViNa – VDOC

1 Đăng nhập admin 3

2 Quản lý adminUser 3

2.1 Thêm mới adminUser 4

2.2 Chỉnh sửa adminUser 5

2.3 Phân quyền Admin 5

2.4 Hướng dẫn các chức năng và thao tác AdminUser 7

3 Quản lý Lớp học 7

3.1 Thêm mới lớp học 8

3.2 Chỉnh sửa thông tin lớp học 8

4 Quản lý học viên 9

4.1 Chỉnh sửa thông tin học viên 10

4.2 Hướng dẫn các chức năng và thao tác quản lý học viên 11

5 Quản lý tài liệu 11

5.1 Hướng dẫn chỉnh sửa tài liệu: 13

6 Quản lý bộ sưu tập 16

6.1 Hướng dẫn tạo bộ sưu tập mới 17

6.2 Hướng dẫn chỉnh sửa bộ sưu tập 17

6.3 Hướng dẫn thêm tài liệu vào bộ sưu tập 18

6.4 Hướng dẫn các chức năng và thao tác trong quản lý bộ sưu tập 19

7 Quản lý tin tức 20

7.1 Hướng dẫn thêm tin tức mới 22

7.2 Hướng dẫn chỉnh sửa tin tức 24

8 Quản lý từ khóa 24

8.1 Hướng dẫn tạo Từ khóa mới 26

8.2 Hướng dẫn chỉnh sửa Từ khóa 26

9 Thống kê 27

1 Đăng nhập admin

- Đầu tiên các bạn vào trang đăng nhập admin

Hình 1 Màn hình hiển thị trang đăng nhập admin

- Sau khi đăng nhập vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 2 Màn hình hiển thị sau khi đăng nhập admin

2 Quản lý adminUser

- Sau khi đăng nhập admin các bạn Click vào phần Admin User Trên danh mục Sau khi click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau:

Hình 3 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Admin User

- Trong Admin User sẽ hiển thị các thông tin sau:

- ID: Mã số ID admin user

- Tên đăng nhập: tên tài khoản dùng để đăng nhập admin

- Họ tên: Họ tên người trực tiếp sử dụng và quản lý tài khoản admin

- Email: Địa chỉ email người trực tiếp sử dụng và quản lý tài khoản admin

- Trạng thái: Trạng thái của tài khoản admin Active / Inactive, Active là tài khoản đã có thể sử dụng,

Inactive là tài khoản đang khóa chưa thể sử dụng

- Thao tác: Các thao tác có thể sử dụng đối với tài khoản admin

2.1 Thêm mới adminUser

- Trong Admin User Click vào để thêm mới tài khoản admin, sau khi click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 4 Màn hình hiển thị sau khi Click vào

- Sau khi Click vào các bạn điền đầy đủ thông tin về tài khoản admin rồi Click Save để hoàn thành tạo tài

khoản admin mới

2.2 Chỉnh sửa adminUser

- Tại mục Admin User, cột thao tác các bạn Click vào Sửa để tiến hành chỉnh sửa thông tin tài khoản admin

- Sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 5 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Sửa admin user

- Các bạn điền đầy đủ thông tin cần chỉnh sửa và Click vào save để hoàn thành chỉnh sửa thông tin tài khoản admin

2.3 Phân quyền Admin

- Trong Admin User tại cột thao tác các bạn Click vào Permission để tiến hành phân quyền cho tài khoản Admin User, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 6 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Permission

- Trong Permission các bạn đánh dấu vào các mục muốn phân cho tài khoản admin có quyền quản lý

- Account: Quản lý tài Admin user

- Class: Quản lý lớp học

- Collection: Quản lý bộ sưu tập

- Document: Quản lý tài liệu

- KeyWords: Quản lý từ khóa

- Member: Quản lý học viên

- News: Quản lý tin tức

- Statistics: Xem thống kê báo cáo

2.4 Hướng dẫn các chức năng và thao tác AdminUser

- Trong Admin User các bạn có thể đánh dấu vào ô trống ở trước mỗi tài khoản admin để thực hiện cùng 1 thao tác cho nhiều tài khoản admin cùng lúc hoặc thực hiện thao tác từng tài khoản admin tại cột thao tác

- Các chức năng tại cột thao tác như sau:

- Sửa: Chỉnh sửa thông tin tài khoản admin

- Xóa: Xóa tài khoản admin

- Active: Mở tài khoản admin cho phép sử dụng tài khoản admin để đăng nhập sử dụng

- Inactive: Khóa tài khoản admin không thể đăng nhập và sử dụng

- Permission: Phân quyền quản lý cho tài khoản admin

3 Quản lý Lớp học

- Tại trang chủ Admin các bạn Click vào Quản lý thong tin chọn Lớp để vào phần quản lý lớp học, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 7 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Lớp

- Trong quản lý lớp sẽ hiển thị các thông tin sau

- Code lớp: Mã số quản lý của từng lớp học

- Tên lớp: Tên lớp học

- Năm nhập học: Năm bắt đầu học

- Năm kết thúc: Năm kết thúc học

- Niên khóa

- Chương trình học: Ngành nghề, môn học

- Ngày cập nhật: Ngày tạo, hoặc chỉnh sửa gần đây nhất

- Trạng thái: Trạng thái của lớp học đang học hoặc đã kết thúc ( Active / Inactive )

3.1 Thêm mới lớp học

- Tại trang quản lý lớp các bạn Click vào để tiến hành thêm mới lớp học, sau khi Click vào màn hình trang chủ

sẽ hiển thị như sau

Hình 8 Màn hình hiển thị sau khi Click vào ( hình nút thêm mới)

- Sau khi Click vào thêm mới lớp học các bạn điền đầy đủ thông tin về lớp học rồi Click vào Save để hoàn thành thêm mới lớp học

3.2 Chỉnh sửa thông tin lớp học

- Tại trang quản lý lớp, cột thao tác, các bạn Click vào Sửa để bắt đầu chỉnh sửa thông tin lớp học, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 9 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Sửa lớp học

- Các bạn điền đầy đủ thông tin cần chỉnh sửa rồi Click vào Save để hoàn thành chỉnh sửa lớp học

4 Quản lý học viên

- Tại trang chủ Admin các bạn Click vào Quản lý thông thin chọn Học viên để vào phần quản lý học viên, sau khi click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 10 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Học viên

- Tại trang học viên sẽ hiển thị các thông tin sau

- MSHS: Mã số quản lý của học viên ( mã số đăng nhập tài khoản học viên )

- Member ID: Mã số tài khoản sinh viên do hệ thống tự đặt

- Lớp: Lớp của học viên

- Họ tên: Họ tên học viên

- Giới tính: Giới tính học viên

- Năm sinh: Ngày tháng năm sinh của học viên

- Địa chỉ: Địa chỉ cư trú của học viên

- Email: Địa chỉ Email của học viên

- Phone: Số điện thoại liên lạc của học viên

- Tổng TL: Tổng số tài liệu học viên đã upload trên thư viên số

- Tổng BST: Tổng số bộ sưu tập tài liệu học viên đã tạo trên thư viện số

- Trạng thái: Trạng thái sử dụng

4.1 Chỉnh sửa thông tin học viên

- Tại trang học viên, cột thao tác, các bạn Click vào Sửa để tiến hành chỉnh sửa thông tin học viên, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

- Các bạn điền đầy đủ thông tin cần chỉnh sửa vào sau đó Click vào Save để hoàn thành chỉnh sửa thông tin học viên

4.2 Hướng dẫn các chức năng và thao tác quản lý học viên

- Tại trang chủ quản lý học viên các bạn có thể đánh dấu vào ô trống trước mỗi học viên để tiến hành thao tác cho nhiều tài khoản học viên cùng lúc Các thao tác trong quản lý học viên như sau

- Active: Mở tài khoản học viên cho phép học viên đăng nhập sử dụng

- Inactive: Khóa tài khoản học viên không thể đăng nhập sử dụng

- Banned: Khóa tài khoản học viên vì vi phạm các quy định, các điều khoản của trường, thư viện

số

- Tìm kiếm học viên

5 Quản lý tài liệu

- Trong trang chủ admin Click vào Quản lý tài nguyên số chọn Tài Liệu, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 12 Màn hình hiển thị sau khi click vào Tài Liệu

- Trong quản lý Tài liệu sẽ hiển thị các nội dung sau

ngoài website )

website v…v

o Hot: Trạng thái hiển thị của tài liệu, Hot là tài liệu sẽ hiển thị ngoài trang chủ thư viện

số, Norman là tài liệu ở trạng thái bình thường

Hình 13 Tài liệu hot hiển thị ngoài thư viện số

o Home: Trạng thái hiển thị của tài liệu Trạng thái Home tài liệu sẽ hiển thị ngoài trang

chủ thư viện số như hình sau

Hình 14 Tài liệu Home hiển thị ngoài thư viên số

o Ngày upload: Ngày tài liệu được upload lên thư viện số

o Thao tác: Các thao tác, hành động có thể thực hiện với tài liệu

5.1 Hướng dẫn chỉnh sửa tài liệu:

- Trong trang quản lý tài liệu, tại cột thao tác các bạn Click vào Sửa, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 15 Màn hình trang chủ sau khi Click vào Sửa

- Trong sửa tài liệu sẽ hiển thị các thông tin sau

o Title: Tên tài liệu

o Tag: Từ khóa giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trên thư viện số được tốt hơn, ít nhất 5 từ

khóa

o Mô tả: Mô tả ngắn về nội dung tài liệu

o Type: Loại tài liệu

o Language: Ngôn ngữ tài liệu

o Status:Trạng thái của tài liệu

o Allow Download: Trạng thái download của tài liệu

o Cate 1: Thể loại tài liệu

o Cate 2: Ngành thuộc thể loại tài liệu

o Picture: Hình đại diện của tài liệu

o File type: Định dạng file tài liệu

o Copyright: Bản quyền tài liệu

o Hot: Trạng thái tài liệu

o Permission: Phân quyền cho phép đọc tài liệu trên thư viện số

o File: File tài liệu, nếu bạn muốn thay đổi tài liệu bằng 1 tài liệu khác thì bạn Click vào

Duyệt rồi chọn tài liệu mà bạn muốn

- Sau khi vào sửa tài liệu các bạn chỉnh sửa đầy đủ thông tin rồi Click vào Save để hoàn tất việc chỉnh sửa thông tin tài liệu

- Sau khi duyệt tài liệu sẽ hiển thị ngoài thư viện số như sau

Hình 16 Tài liệu hiển thị ngoài thư viện số

- Các bạn có thể thao tác cho nhiều tài liệu cùng lúc bằng cách đánh dấu vào ô trống đầu mỗi tài liệu sau đó chọn thao tác muốn thực hiện

- Để tìm kiếm tài liệu các bạn nhập tên tài liệu vào khung Search by title hoặc tìm theo ngày tháng bằng cách chọn ngày trong khung From, to sau đó Click nút Search

6 Quản lý bộ sưu tập

- Tại trang chủ admin các bạn Click vào Quản lý tài nguyên số chọn Bộ sưu tập để vào phần quản lý bộ sưu tập, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 17 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Bộ sưu tập

- Tại trang quản lý bộ sưu tập hiển thị các thông tin sau

- ID: Mã số quản lý của bộ sưu tập

- Tên: Tên bộ sưu tập

- Member: tài khoản học viên tạo bộ sưu tập

- Hình: Hình đại diện của bộ sưu tập

- Tổng TL: Tổng số tài liệu trong bộ sưu tập

- Hot: Trang thái bộ sưu tập ( Hot / Norman )

- Trạng thái: Trạng thái của bộ sưu tập ( Active / Inactive / Delete )

- Ngày tạo: Ngày tạo bộ sưu tập

- Thao tác: Các thao tác có thể thực hiện trên bộ sưu tập

6.1 Hướng dẫn tạo bộ sưu tập mới

- Tại trang quản lý bộ sưu tập các bạn Click vào ( Hình nút auk mới ) để tiến hành tạo bộ sưu

tập mới, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 18 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Thêm mới

- Các bạn điền đầy đủ thông tin bộ sưu tập rồi Click vào Save để hoàn thành tạo bộ sưu tập mới

6.2 Hướng dẫn chỉnh sửa bộ sưu tập

- Tại trang quản lý bộ sưu tập các bạn Click vào Sửa để tiến chỉnh sửa thông tin bộ sưu tập, sau

khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 19 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Sửa

- Các bạn điền đầy đủ thông tin cần sửa rồi Click vào Save để hoàn tất chỉnh sửa thông tin bộ sưu tập

6.3 Hướng dẫn auk tài liệu vào bộ sưu tập

- Tại trang quản lý bộ sưu tập các bạn Click vào AddDoc ToCollection auk hi Click vào màn

hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 20 Màn hình hiển thị sau khi Click vào AddDoc ToCollection

- Tại khung ID Bộ sưu tập các bạn nhập ID của bộ sưa tập mà các bạn muốn auk tài liệu vào, sau đó các bạn nhập

ID của các tài liệu muốn auk vào bộ sưu tập Có 2 cách auk tài liệu vào bộ sưu tập như sau

- ID tài liệu (ID1,ID2,ID3): Thêm 1 hoặc nhiều tài liệu vào bộ sưu tập Các bạn nhập ID của 1 hoặc nhiều

tài liệu, ID các tài liệu có thể không theo thứ tự auk tục

- Khoảng ID tài liệu (nhiều tài liệu): Thêm 1 loạt nhiều tài liệu có ID theo thứ tự auk tục Các bạn nhập

ID tài liệu đầu tiên và ID tài liệu cuối cùng vào

- auk hi nhập xong các thông tin Click vào Save để hoàn thành auk tài liệu cho bộ sưu tập

6.4 Hướng dẫn các chức năng và thao tác trong quản lý bộ sưu tập

- Các chức năng trong quản lý bộ sưu tập như sau

- Delete: Xóa bộ sưu tập

- Active, Inactive: Duyệt bộ sưu tập, active là trạng thái đã duyệt sẽ hiển thị trên website thư viện

số, inactive là chưa duyệt sẽ không hiển thị trên website thư viện số

- Hot, Unhot: Chọn trạng thái cho bộ sưu tập, trang thái Hot là bộ sưu tập sẽ hiển thị ngoài trang

chủ của thư viện số, Unhot là bộ sưu tập trở lại trạng thái mặc định là Norman auk hi chọn Hot

bộ sưu tập sẽ hiển thị ra ngoài như sau

Hình 21 Bộ sưu tập hot hiển thị ngoài trang chủ Thư viện số

7 Quản lý tin tức

- Trang trang quản lý admin Click vào Tin tức, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ

hiển thị ra như sau

Hình 22 Màn hình trang chủ hiển thị sau khi Click vào Tin tức

- Trong trang quản lý tin tức sẽ hiển thị các nội dung sau

Hình 23 Tin tức hiển thị ngoài trang chủ của thư viện số

- Trạng thái: Trạng thái của tin tức, active là tin đã được duyệt sẽ hiển thị trong mục tin

tức của thư viện số, Inactive là tin tức chưa được duyệt

Hình 24 Tin tức hiển thị trong mục tin tức của thư viện số

- Ngày tạo: Ngày nhập tin tức

7.1 Hướng dẫn auk tin tức mới

- Tại trang quản lý Tin Tức Click vào ( Hình dấu auk mới ) auk hi Click vào màn hình trang

chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 25 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Thêm mới

- Trong phần auk mới tin tức các bạn nhập đầy đủ thông tin sau đó Click vào nút Save để hoàn

thành việc auk tin tức mới Tin tức sau khi nhập sẽ hiển thị ngoài thư viện số như sau

Hình 26 Tin tức hiển thị ngoài thư viện số

7.2 Hướng dẫn chỉnh sửa tin tức

- Trong trang quản lý tin tức Click vào Sửa tại cột thao tác, sau khi Click vào màn hình trang chủ

sẽ hiển thị như sau

Hình 27 Màn hình trang chủ hiển thị sau khi Click vào Sửa

- Các bạn nhập đầy đủ thông tin chỉnh sửa của tin tức rồi Click vào Save để hoàn thành chỉnh sửa tin tức

8 Quản lý từ khóa

- Tại trang chủ admin Click vào Từ khóa, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 28 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Từ Khóa

- Trong trang quản lý từ khóa sẽ hiển thị các nội dung sau

o ID: Mã số của từ khóa do hệ thống tự đặt

o Name: Tên từ khóa

o Trang chủ: Trạng thái hiển thị của từ khóa, Hot là từ khóa sẽ hiển thị ra ngoài trang chủ

o Hot Cate: Trạng thái hiển thị của từ khóa trong mỗi thể loại, nếu trạng thái Hot thì từ

khóa sẽ thị ngoài trang chủ thư viện số tại trang của cate đó

o Cate: Thể loại của từ khóa

o Hot Subcate: Trạng thái của từ khóa trong từng ngành nhỏ Ngành của từ khóa

o Subcate: Ngành của từ khóa

o Mô Tả: Mổ tả, ý nghĩa ngắn của từ khóa, giúp việc tìm kiếm tài liệu thông qua các công

cụ tìm kiếm trên mạng được chính xác hơn và nhanh hơn

o Ngày tạo: Ngày tạo từ khóa

o Sửa: Chỉnh sửa thông tin nội dung từ khóa

8.1 Hướng dẫn tạo Từ khóa mới

- Trong trang quản lý từ khóa các bạn nhập từ khóa muốn tạo vào phần Keyword Name trong mục

Tạo mới Keywords

Hình 29 Tạo mới Từ Khóa

- auk hi nhập tên từ khóa các bạn chọn trạng thái và nhập mô tả cho từ khóa

8.2 Hướng dẫn chỉnh sửa Từ khóa

- Trong trang quản lý từ khóa các bạn Click vào Sửa, sau khi Click vào màn hình trang chủ sẽ hiển

thị như sau

Hình 30 Màn hình hiển thị sau khi click vào Sửa

- Các bạn nhập đầy đủ thông tin cần chỉnh sửa rồi Click vào Save để hoàn thành chỉnh sửa từ khóa

9 Thống kê

- Trong trang chủ quản lý admin các bạn Click vào Thống kê chọn Báo cáo, sau khi Click vào màn

hình trang chủ sẽ hiển thị như sau

Hình 31 Màn hình hiển thị sau khi Click vào Báo cáo

- Trong báo cáo sẽ hiển thị các thông tin sau

- Ngày: Ngày download tài liệu

- Document: Số tài liệu download trong ngày

- Collection: Số bộ sưu tập tạo trong ngày

- Download TV: Số tài liệu download từ thư viện trường trong ngày

- Download TL: Số tài liệu download từ thư viện TaiLieu.VN trong ngày

- Member Download: Số học viên download trong ngày

- Member Login: Số học viên đăng nhập