Sau khi chọn vvorkbook Q uick Access This Number of Re- cent Workbooks, bạn thay dổi số workboỡk mở gần đây được thêm vào tab fìfe băng vỉệc gỗ nhập sấ mới trong hộp ie x i của nó hốậc
Trang 11 2 6 Chương 4: Th ự c hiện cá c thay đổi
t i Xóa I'à chèn các cột và hàug
* Kiểm tra chính tả Uĩorksheet
u Chứng thực các mục nhập ô bàng tinh năng Text to speech
cấu sao chép v à di ch u y ển dữ liệu hoặc ch è n v à xóa các h à n g
n ắm vững th ậ t đơn giản C h ín h sự tá c động m à các h à n h động n à y có đôl với w o rk s h e e t đòi h ỏ i th ê m m ộ t c h ú t nỗ lực đ ể tìm hiểu Đ ừng b ận
tâ m B ạ n luôn có tín h n ă n g U n d o đ ể n h ờ cậy đ ế n cho n h ữ n g lúc b ạn
thự c h iệ n m ột th a y đổi nh ỏ k h iế n cho cả m ộ t w o rk s h e e t h o à n to à n bị
xáo trô n
Trang 2C hưdng 4 : Thực hiện cá c thay đổi 127
T ro n g p h ầ n cuôl của chương n ày (“L oại bỏ các lỗi b ằ n g T ext to Speech”),
h â y tìm h iể u cách sử d ụ n g tín h n ă n g T ex t to s p e e c h đ ể k iểm t r a v à xác
n h ậ n độ ch ín h x ác của các mục n h ậ p dữ liệu m à b ạ n tạ o tro n g các
w o rk sh e et Với T e x t to S peech, b ạ n có th ể n g h e m áy tín h đọc lạ i m ột
lo ạ t các mục n h ậ p ô tro n g k h i b ạ n ch ứ n g thự c b ằ n g m ắ t độ c h ín h xác của ch ú n g từ tà i liệu nguồn gốc T e x t to S p eech có th ể là m cho loại công việc th ư ờ n g n g à y n à y v à việc b iê n tậ p đòi hỏi n h iều công sức trở n ê n dễ
d à n g hcm n h iề u v à tă n g đ á n g k ể độ c h ín h xác của các b ả n g tín h
Mcf c á c íile w o rk b o o k đ ể b iê n ìập
Trước k h i b ạ n có th ể thự c h iệ n bâ't k ỳ th a y đổi tro n g m ột workbook,
b ạ n p h ả i m ở nó tro n g Excel Đ ể m ở m ộ t w orkbook, b ạ n có th ể chọn F ile
> O pen, n h ấ n A lt+ F O , h o ặc sử d ụ n g các p h ím t ắ t dự p h ò n g cũ C trl+ 0
h o ặc C trl+ F l2
Sử dụng hộp thoại Open
N ếu b ạ n ch ạy E xcel 2010 b ê n dưới W indow s 7, m ột hộ p th o ạ i o p e n
r ấ t giống n h ư h ộ p th o ạ i tro n g h ìn h 4.1 x u ấ t h iệ n H ộp th o ạ i n à y được
c h ia th à n h các k h u n g ; k h u n g N a v ig a tio n n ằ m ở b ê n t r á i nơi b ạ n có th ể
chọn m ộ t folder m ới đ ể m ở v à k h u n g c h ín h n ằ m ở b ê n p h ả i h iể n th ị các biểu tượng cho t ấ t cả ío ld e r con tro n g folder h iệ n h à n h cũng n h ư các tà i liệu m à Excel có t h ể mở
P o ld e r có nội d u n g h iể n th ị tro n g hộ p th o ạ i O pen là ío ld e r được chỉ
đ ịn h là m D efau lt F ile L ocation tr ê n ta b S ave của hộ p th o ạ i E xcel O p' tio n s hoặc folder m à b ạ n đ ã m ỏ lầ n sau cùng tro n g p h iê n là m việc Excel
Trang 3h iệ n tạ i N ếu b ạ n đ ã k h ô n g th a y đổi vị t r í folder m ặ c đ ịn h k ể từ khi cài
đ ặ t Excel 2010 tr ê n m áy tín h , folder m ặc đ ịn h n à y là D ocum ent Li-
b ra ry (đơn g iả n được gọi là D ocum ents tro n g W indow s V ista)
r iế u b ọ n c h g y E x c e l 2 0 1 0 Ipền W ĩn d c w s V i s t a , ỉìộ p tlìOQi C p c n iư o n q l ự nkư
h ộ p iko Q i đượ c m in k k ọ a tponq k ìn li 4 1 0 n q o ọ i tpừ k k u n q M a v ỉ^ a iio n c h ứ a một
m ụ c P o ld e p ỉ tk o ^ v ) L ỉt p 0 pij dưói d a n li s á c íi r o v c p itc s r iq o à i r a n ú f V ic w s
x u đ t L ệ n q iữ a có c n ú i O p q a n iz e v à M e w fol<Jet" v à L k ô n q n à m [)Ễn p íid i tpôn iiL u n q ria v iq o tio n vò k ku n q c liin L
Để m ở m ộ t w orkbook tro n g m ộ t folder k h á c , nhâ'p liê n k ế t cùa nó tro n g p h ầ n P a v o rite L inks của k h u n g N a v ig a tio n hoặc n h ấ p n ú t Ex-
p an d P o lđ ers (n ú t có ta m giác hướng lê n tr ê n ) v à n h ấ p ío ld e r của nó tro n g d a n h sách này
N ếu b ạ n m d m ột folder m ới v à nó k h ô n g chứ a tâ 't cả file (và b ạ n b iế t
rằ n g nó k h ô n g p h ả i là m ột folder rỗng), đó là vì folder k h ô n g chứa bâ't
kỳ loại íìle m à E xcel có th ể m ở trự c tiế p (ch ẳ n g h ạ n n h ư các \vorkbook, file te m p la te , v à s h e e t macro), Để h iể n th ị t ấ t cả file cho dù E xcel có th ể
m ở chúng trự c tiế p h a y k h ô n g (n g h ĩa là k h ô n g c ầ n đ ến m ột sự chuyển đổi nào đó), n h ấ p n ú t xổ xuống x u ấ t h iệ n k ế b ê n h ộ p d a n h sách xổ xuống h iệ n h iể n th ị All Excel F ile s v à sau đó n h ấ p All F ile s tr ê n m enu
xổ xuống của nó
K h i biểu tượng cho file w orkbook m à b ạ n m uốn là m việc x u ấ t h iệ n tro n g hộp th o ạ i o p e n , b ạ n có th ể m ở nó b ằ n g cách n h â p biểu tượng file của nó v à sau đó n h ấ p n ú t O pen hoặc n ếu b ạ n sử dụng chuột th à n h
th ạ o , chỉ việc n h ấ p đôi biểu tư ợ ng file
-Đ ọ n c ố i ỉ ì ế s ứ cJụnq t k a n k ip u ợ ỉ ẩ í n k k ẻ m vỏj n ú i d o n l i s á c h x ế x u ố n c ) ViỆW$ tponq k ộ p ikoQ Ì O p « n ẩ ế l i ia i) ẳ 6 \ c á c h c ó c b iểu tư ợ n q (o lJe p vò íile x u đ l k iệ n
ir c n g ko p th o g i K k t bọn c k c n La p q « Ico n s k o ộ c E k Ip o Lo r^ e Ico n s tp ê n ik o n ị)
ip iiợ t nà\ị (K o ộ c t đ f Ì^ìị n ơ ỉ n d o ò q f ữ a ) i c ổ c L iể u ỉ ư ợ n q w opl(booL E x c e l itiự c sự
h i ể n i k | m ộ t v ủ n q Kem ÌPƯÒC c i ỉ a Jì7 lỉ$ u ò 9 ÓC tp ó i p í i í a c ủ a w o r U ( ie « Ì đ á u
i ỉ ệ n Icki file ẩ ư ụ c Itiu v6ỉ c li ọ n x c m ip ư ỏ c đ n f i ( p p € v ie w ) ẩ ư ợ c t»ội.
0 Đ ể bật tinh năng previetv khi lĩCĩi các tvorkbook trong Excel 2010, chọn hộp kiểm Sai>e Thumbnail trong bộp thoạỉ Save As ĩrĩtóc khi Itỉti file lần đầu tiên.
ẫÊ £>ể bật tính năng pretnetv khi Uiĩi các loorkhook trong Excel 9 7 đến
Trang 4hộp íhoại Propetiies cửa ivorkbook (ỈHle > Properties) trìtởc khi hni / iỉ e lần đần liên.
V iệc xem trưức m ộ t p h ầ n s h e e t đầu tiê n n à y có th ể giúp b ạ n n h ậ n
d ạ n g n h a n h w orkbook m à b ạ n m uốn mở đ ể b iê n tậ p hoặc in
Mở mỗí lần nhiều vvorkbook
N ếu b ạ n b iế t r ằ n g b ạ n sẽ b iê n tậ p n h iề u h ơ n m ộ t tro n g các file
w orkbook được h iể n th ị tro n g hộ p d a n h sách của hộ p th o ạ i o p e n , b ạn
có t h ể chọn n h iề u file tro n g hộ p d a n h sách v à sau đó E xcel sẽ mở t ấ t cả
ch ú n g (theo th ứ tự ch ú n g được liệ t kê) k h i b ạ n n h ấ p n ú t o p e n hoặc
n h â n E n te r
-C h ơ đ n g 4: Thực hiện cá c thay đổi 129
n h à PÒnq đ ế c k (jn n líiề u fìle x u đ ỉ liiệ n ỉL e o i r ì n k fự tponq íiộ p tk o g í O p e n , tign n liđ p fễ n fíle d đ u fiề n vò s a u dó n k đ n <Ịiữ p k im S k i í t tro n g l<tií n L đ p tên íile
c u ế í c ủ n q Đ ế c liọ n c á c file k L ô n g được liệ i kễ iL e o fp ìn li tự, lx ]n cổ n n h đ n q ĩử
pkím C-ỉpI iponq l<íii nhđp cóc lên flle LLác nỉiau.
S au k h i các file w orkbook m ờ tro n g Excel, b ạ n có th ê chuyên đối các
tà i liệu b ằ n g việc ch ọ n các n ú t tê n file của chúng tr ê n ta s k b a r W indows hoậc b ằ n g cách sử d ụ n g tín h n ă n g F lip (A lt+T ab) đ ể chọn th u m b n ail của w orkbook,
Mở các vvorkbook được biên tập gần đây
N ếu b ạ n b iế t r ằ n g vvorkbook m à b ạ n cần b iê n tậ p b ây giờ là m ột tro n g n h ữ n g vvorkbook m à b ạ n đ ã m ở g ần đây, th ậ m chí b ạ n k h ô n g cần
p h ả i lo ay h o ay với hộ p th o ạ i O pen C hỉ việc chọn F ile > R ecen t đ ể hiển
th ị m ộ t d a n h sá c h R ece n t W orkbooks n ằ m b ê n p h ả i m enu kéo xuống (hoặc n h ấ n A lt+ F R ) v à sa u đó n h ấ p tê n của w orkbook dể b iê n tậ p
E xcel 2010 tự đ ộ n g giữ lạ i m ộ t d a n h sách gổm 20 file sa u cùng m à
b ạ n đ â m ở tro n g d a n h sá c h R e ce n t W orkbooks tr ê n ta b F ile N ếu muôn,
b ạ n có th ế r a lệ n h E xcel h iể n th ị n h iề u hoặc ít íỉìe h ơ n tro n g d a n h sách
n à y tr ê n ta b F ile
Trang 5130 Chương 4: Th ự c hiện cá c thay đổi
Để th a y đổi sô’ file m ở g ần đây, làm th e o các bước đcfn giản:
1 C họn F ile > O ptions > A dvanced hoặc n h ấ n A lt+ FIA đ ể m ở tab
A dvanced của hộp th o ạ i Excel Options
2 Gõ n h ậ p m ộ t mục n h ậ p m ới (giữa 1 và 50) tro n g hộp te x t Show
T h is N u m b er o f R ecent D ocum ent hoặc sử d ụ n g các n ú t s p in n e r
để tà n g hoặc giảm số này
3 N h ấp OK hoặc n h ấ n E n te r để đóng hộp th o ạ i Excel O ptions
Thú thuật
Cliọn hộp kiểm Q uick Access This Number of Recent VVorkbooks trên panel Recenỉ VVorkbooks trong Backstage V iew để yêu cầu E xce l hiển thị bấn vvork- book mở gần đây nhấỉ dưới dạng các mục trên tab File Bảng cách dó bạn có
thể mở bất kỳ chúng bằng việc nhấp nút của nó mà không cần phải m ỗ panel
Recent VVorkbooks Sau khi chọn vvorkbook Q uick Access This Number of Re- cent Workbooks, bạn thay dổi số workboỡk mở gần đây được thêm vào tab fìfe
băng vỉệc gỗ nhập sấ mới trong hộp ie x i của nó hốậc chọn số bằng các nút
spinner của nó.
T ìm k iế m c á c w o rk b o o k
K hi b ạ n ch ạy E xcel 2010 tr ê n W indow s 7 hoặc V ista , h ệ điều h à n h
th ê m m ột hộp te x t S earch D ocum ent (được gọi đơn g iả n là S e a rc h tro n g
V ista) vào hộp th o ạ i O pen (xem h ìn h 4.2) B ạn có t h ể sử d ụ n g hộp te x t
n ày để tìm k iếm các w orkbook bị t h ấ t lạc từ b ên tro n g hộ p th o ạ i o p e n
nhanh bâì kỳ workbook Excel trên máy tính.
Trang 6Để tìm m ộ t w orkbook b ị th ấ t lạc, n h ấ p h ộ p te x t tìm k iế m n à y ở góc
p h ả i p h ía tr ê n của h ộ p th o ạ i O pen v à sau đó b ắ t đầu gõ n h ậ p các k ý tự được sử đ ụ n g tro n g tê n file của vvorkbook h o ặc được chứa tro n g ch ín h
w orkbook
K hi W indow s tìm th ấ y b ấ t kỳ mục tương hợp với các ký tự m à b ạ n gõ
n h ậ p , tê n của các file w orkbook (và các file E xcel k h á c ch ẳ n g h ạ n n hư các te m p la te v à s h e e t m acro) x u ấ t h iệ n tro n g hộ p th o ạ i O pen N gay k h i
w orkbook m à b ạ n m uốn m ở được liệ t kê, b ạ n có th ể m ở nó b ằ n g việc
n h ấ p biểu tượng v à tê n íile của nó th e o sau là n ú t O pen hoặc b ằn g cách
n h ấ p đôi nó
Mở các file bằng một cách đặc biệt
N ú t xổ xuống đ ín h k èm với n ú t lệ n h O pen ở cuối hộp th o ạ i o p e n cho
p h ép b ẹ n m ở file w orkbook được chọn b ằn g m ộ t cách đ ặc b iệ t bao gồm:
• o p e n Read-Only: Lệnh này m ở các fìle mà bạn chọn trong bộp
đanh sách cửa hộp thoại open trong một trạng thái chỉ đọc, nghĩa là
bạn có th ể xem nhtíng không thể chạm vào (Thật ra, bạn có thể
chạm vào, bạn chỉ không th ề lìíĩi các thay đồi) D ể ljfíi các thay đổi
trong một f iỉe chỉ đọc (read-only), bạn p h ả i í?? dụng lệnh Sai'e As
(File > Save As hoặc Aỉt+FA) và đật cho /ile uorkbook một tên fiỉe mới (xem chííơng 2).
M o p e n a s Copy: Lệnh này mở mộ! bản sao của c á c /ile mà bạn chọn trong hộp thoại open sử dụng phương p b á p này đ ể mở các fìle dưới
dạng một mạng lưới an toàn: Nếỉt bạn làm hỏng các bản sao, bạn Itiôn có các bản gốc đ ể nhờ cậỵ đến.
* o p e n in B roivser: Lệnh này mở cácJìle iLiorkbook mà bạn htii dướĩ
dạng các trang Web (được mô tả trong chương 12) trong trình duyệt Web ưa Ihích Lệnh này không có sẵn tri( p h i chương trinh nhận
d ạ n g /ile hoặc các file điiợc chọn đã đỉíợc lĩdi dưới dạng các trang
Web thay vì c á c file ivorkbook Excel Ihuẩn túy.
u o p e n in P rcđ ected View: Lệnh này mờ file ivorkbook trong ch ế độ
Protected View ngăn bạn thực hiện bất kỳ thay đổi đối I>ới nội dung của các ĩvorksheet của nó cho đến khi bạn nhấp nút Enable Editĩng xtiđt hiện trong pan el Prolected Vieiv màii cam ở phần trên cùng của m àn hình.
^ o p e n a n d R e p a ir: Lệnh này c ố sửa chỉìa các fiỉe morkbook bị hỏng
trước khi mở chúng trong Excel Khi bạn chọn lệnh này, một hộp thoại xtiất hiện cho bạn chọn lựa giữa inệc cố sửa chữafile bị bỏng
ho ặ c m ở p h iê n b ả n được p h ụ c hồi, trích Xìiất d ữ liệu từ fi l e bị hỏng
và đặt nó trong một loorkbook mới (mà bạn có th ể hãi bằng lệnh
Chưdng 4: Th ự c hiện các thay đổi _131
Trang 7Sai'e) Nhấp nút Repair đ ể cố phục hồi và m ở /ỉle i\bẩp n u t lỉxtraci
Data nếỉi bạn đã cố gắng yêĩi cầti Excel sứa chứa file không thành
công.
U n d e c á c scri sót
N ú t lệ n h ư n d o tr ê n th a n h công cụ Q uick A ccess là m ột n ú t luôn luôn biến sắc K hi b ạ n xóa vùng chọn ô b ằ n g việc n h ấ n p h ím D elete, S creenT ip của n ú t ư n d o đọc là ư n d o C le a r (C trl+Z ) N ếu b ạ n di chuyên m ột số mục n h ậ p đ ến m ột p h ầ n m ới của w o rk s h e e t b ằ n g việc rê nó, S creen T ip của n ú t lệ n h U ndo th a y đổi t h à n h ư n d o D ra g a n d D rop (Ctrl+Z)
N goài việc n h ấ p n ú t lệ n h U n d o (tro n g b ấ t k ỳ d á n g vẻ n à o m à nó xuâ”t h iện ), b ạ n cũng có th ể ch ọ n lệ n h n à y b ằ n g việc n h ấ n C trl+ Z
Thủ thuậl
Nút lệnh Undo trên thanh công cụ Quick Access thay dổi nhằm phản hểi lại
bất kỳ hành dộng nào mà bạn vừa thực hiện; nghĩa là nó thay dổi sau mỗi hành động Nếu bạn không sử dụng tính năng Undo để phục hổi vvorksheet trở về trạng thái trước dó của nó trước khi bạn chọn một lệnh khác, bạn cần tham
khảo menu xể xuếng trên nút Undo Nhâ'p nút xô xuống của nó xuất hiện ở bên
phải biểu tượng Uno (mũi tên cong ỉrỏ sang bên trá i) Sau khi menu xổ xuống
Undo xuất hiện, nhấp hành động trên menu này mà bạn muốn được undo Sau
đó Excel sẽ undo hành dộng này và tất cầ hành động dứng ỉrước nó trong danh
sách (được chọn tự động)
Sau k h i sử dụng n ú t lệ n h U n d o tr ê n th a n h công cụ Quick Access, Excel 2010 k íc h h o ạ t n ú t lệ n h R edo n ằ m n g a y b ê n p h ả i nó N ếu b ạn xóa m ột mục n h ậ p r a k h ỏ i m ộ t ô b ằ n g việc n h ấ n p h ím D elete v à sau đó
n h ấ p n ú t lệ n h U ndo hoặc n h ấ n C trl+ Z , S creen T ip vừa x u ấ t h iệ n k h ỉ
b ạ n d ặ t con trỏ chuột lên tr ê n n ú t lệ n h R edo sẽ th a y đổi th à n h Redo
K hi b ạ n n h ấ p n ú t lệ n h Redo h o ặ c n h ấ n C trl+ Y , Excel redo th ứ m à
b ạ n vừa U nđo T h ậ t ra , điểu n à y n g h e có vẻ phức tạ p hơn Nó c h ỉ đơn
g iả n là b ạ n sử dụng U ndo đ ể ch u y ển đổi k ế t q u ả giữ a m ột h à n h động và
tr ạ n g th á i của w o rk sh e e t n g a y trư ớ c h à n h đ ộ n g đó cho đ ến k h i b ạn quyết đ ịn h b ạ n m uôn w o rk s h e e t n h ư t h ế nào
Trang 8Đ ể sử d ụ n g kỹ th u ậ t rê v à th ả đê' d i ch u y ển m ột dãy mục n h ậ p ô (mỗi
lầ n m ột d ãy ô), là m th e o n h ữ n g bước sau đây:
1- C h ọ n m ộ t d ãy ô
2 Đ ậ t con trỏ chuột lê n m ột m é p của cursor ô m ở rộ n g m à b ây giờ
b ao q u a n h to à n bộ d ãy ô
T ín h iệ u của b ạ n cho b iế t b ạ n có th ể b ắ t đầu việc rê dây ô đến vị
t r í m ới của nó tro n g w o rk s h e e t là k h i con trỏ th a y đổi th à n h đầu
m ũi tê n
3 Rê v ù n g chọn đ ến đích của nó
Rê v ù n g chọn b ằ n g việc n h â n g iữ n ú t chuột c h ín h - thư ờng là n ú t
tr á i — tro n g k h i di chuyên chuột
S au k h i b ạ n rê v ù n g chọn, b ạ n thự c r a chỉ di chuyển đường biên (ou tlin e) của d ã y ô v à Excel cho b ạ n b iế t đ ịa chỉ d ãy ô mới là gì (dưới d ạ n g m ộ t lo ại S creen T ip rê v à th ả nếu b ạ n n h ả n ú t chuột
tạ i vỊ tr í đó
Rê dường b iê n cho đ ế n k h i nó được đ ặ t ở nơi b ạ n m uôn các mục
n h ậ p x u ấ t h iệ n (n h ư được m in h chihig b ằ n g d ãy ô tro n g ScreenT ip
rê v à th ả)
4 N h ả n ú t chuột
C ác m ục n h ậ p ô b ê n tro n g d ãy đó x u ấ t h iệ n lạ i ở vị tr í m ới ngay
k h i b ạ n n h ả n ú t chuột
C ác h ìn h 4.3 v à 4.4 cho b ạ n th ấ y b ạ n có th ể rê v à th ả m ột d ãy ô như
t h ế nào T ro n g h ìn h 4 3 , d ã y ô A 10:E 10 (chứa các tổ n g h à n g quý) được
c h ọ n đ ế d i c h u y ể n đ ế n h à n g 12 đ ể d à n h c h ỗ c h o c á c d o a n h s ố t r o n g h a i
công ty m ới (Sim ple S im on P ie S hoppes v à J a c k B ehavior N im ble Candle- stick s, m à đ ã k h ô n g được th u n h ậ n k h i w orkbook n à y được tạ o đầu tiên ) T ro n g h ìn h 4.4 , b ạ n th â y w o rk s h e e t M o th e r Goose E n te rp ris e s -
2010 S ale s n g a y k h i h o à n t ấ t việc di chuyển này
Chướng 4: Thực hiện c á c thay đoi 133
8 H v k o ty , O icko ry, O oc Oo<k Repait Ỉ6 8 ,S 9 1 0 0 1 2 4 ,7 1 8 1 0 A Ì 9 6 1 Ì s » 7 ,S 0 S 2 3
Trang 9134 Chương 4 : T hự c hiện cá c thay đổi
A l) • > ' V ầ
1 M ữ th ^ ỉ Goo&e E n te c p rÌs K • 2 0 1 0 Sales
3 la d ( SptalO ieiC «n le i« 80.13S.&S S 9 Ỉ6 9 Ỉ6 1*(.960 06 i
< U d ( and ỉt c«rki«f ( 1 2 3 4 Ỉ.Ỉ2 6 9 M % - 7 0 ĩ%.A3i,64 $
s MoO^cr H utbard D o i C o e ứ e i i? ,6 S 7 0 S A2.ÌOC-Ĩ9 s llS *S Ẵ 0 â 9
6 Rub-a-Oub-Oub and Ỉp4» 1 7 6 1 Í7 9 4 0 ỈỈS O O 42 014.99 s 1 0 1 ^ 9 7 9
7 Qeoỉi6« P ernK Pic« S 7 1 Ỉ3 M 6?.92& 31 1 2 ,4 0 9 ,7 Ỉ $ 1 3 ỉ.4 é 8 62
9 Hldcory, Didc^rv, OocOocỉii (tepai) 1 6 6 ^ 9 1 0 3 124,718.10 «,196.13 $ Í97*S05 33
9 Lrítíe&o p««p p «t ữeT«ciìv«t y)fiU.€ì 7 4 9 M Ỉ4 s 176 97 M ỉ
Hình 4 4 : Một worksheet sau khi thả vùng chọn õ vào vị trí mới của nó.
P h ả i là m gì nếu b ạ n m uốn sao chép th a y vì rê v à t h ả m ộ t d â y ô? G iả
sử b ạ n cần b ắ t đầu m ộ t b ản g m ới tro n g các h à n g dọc xuống b ắ t đầu m ột
b ả n g m ới tro n g các h à n g x a hơn dọc xuống w o rk sh eet, v à b ạ n m uốn sao chép d ãy ô có tiê u đề v à các tiê u đề cột được đ ịn h d ạ n g cho b ả n g mới Để sao ch ép d ãy tiê u dề được đ ịn h d ạ n g tro n g w o rk sh ee t m ẫu, làm theo nhữ ĩig bước sau đây:
1 C họn dãy ô
T ro n g trư ờ n g hợp của các h ìn h 4.3 v à 4.4, đó là dây ô A1:E2
2 N h ấ n giữ p h ím C trl tro n g k h i b ạ n d ặ t con trỏ chuột tr ê n m ột
m ép của vùng chọn (n g h ĩa là cursor m ở rộng)
Con trỏ th a y đổi từ m ột d ấu th ậ p dày được tô bóng th à n h m ột đầu m ũi tê n có + (dấu cộng) n ằ m b ê n p h ả i nó với S creenT ip rê và
th ả b ê n c ạ n h nó D âu cộng k ế b ên con trỏ lạ i dấu hiệu cho th ấ y việc rê v à th ả sẽ sao chép vùng chọn th a y vì di chuyển nó
3 Rê đường b iê n vùng chọn ô đ ến vị t r í nơi b ạ n m uốn b ả n sao xu ất
n ( ỉ Ầurtq Ci3a c á c ô ẩ íc li k a i| Lh d n q Đ ề ip ó n li tko^ th ế c á c m g c n k ộ p h iệ n c6 vd
iề io â n t>ộ \ồc vự pê v à ứ ìà , n liố p n ú t C o n c e l iponq h ộ p c đ n li bóo n à^ £ ) ế iiế n k à n k , n kđ p O K íio ộ c n k đ n Er>i«p.
Chèn bằng cách rê và thả
Đ ể ch èn d ăy ô m à b ạ n d an g di chuyển hoặc sao chép b ê n tro n g m ột vùng có dữ liệu của w o rk sh eet m à k h ô n g xóa sạch các m ục n h ậ p h iệ n có,
Trang 10n h â n giữ p h ím S h iíl tro n g k h i b ạ n r ê v ù n g chọn (N ếu b ạ n sao chép,
b ạ n p h ả i n h ấ n giữ cả p h ím S h iíl v à p hím C trl cùng m ột lúc)
Với p h ím S h ift được n h â n giữ tro n g k h i b ạ n rê , th a y vì m ộ t đường
b iê n h ìn h chữ n h ậ t của d ãy ô, b ạ n sẽ th ấ y m ộ t h ìn h d ạ n g dâu I cho th ấ y
vù n g chọn sẽ được ch èn ở đâu nếu b ạ n n h ả n ú t chuột với đ ịa chỉ của dãy
ô (dưới d ạ n g m ột loại In se rtio n ScreenT ip) K h i b ạ n di chuyển h ìn h
d ạ n g dấu I, chú ý rằ n g nó m uốn tự g ắ n vào các đường v iề n cột v à h à n g tro n g k h i b ạ n di chuyển nó Sau k h i b ạn đ ặ t dấu I tạ i đường viền cột hoặc h à n g nơi b ạ n m uốn chèn dãy ô, n h ả n ú t chuột E xcel chèn d ãy ô, di chuyển các mục n h ậ p ô h iệ n có s a n g các ô trô n g lâ n cận
Chướng 4: Thực hiện các thay đổi 135
• • • • • • •
Thủ thuật
Khi chèn các ô bằng cách rê và th à , bạn nên nghĩ hình dạng dấu I như ià mộỉ
thanh nay kéo ra các cột hoặc hàng dọc theo trục cúa I Ngoài ra, sau khi di chuyến một dăy đến một vị trí mới trong xvorksheet thay vì dử liệu xuất hiện, bạn chỉ thấy #######s trong các ố (Excel 2010 không tự động mỡ rộng các cột mới cho dữ iiệu dưa vàỡ như khi dịnh dạng dữ liệu) Hãy nhớ rằng cách để xóa bỏ #######5 trong các ô là bằng vỉệc mở rộng các cộỉ khó chịu đó đủ để hiển thị định dạng cộng với dữ liệu và cách dễ dàng để làm công việc mở rộng này là bằng cách nhấp đôi đường viền phải của cột.
S ao c h é p c á c e õ n g thử e b ằ n g A utoFill
Sau đ â y là cách b ạ n có th ể sử d ụ n g A utoPill đ ể sao chép m ột công thứ c s a n g m ộ t d ây ô T ro n g h ìn h 4.5, b ạ n có th ể th ấ y w o rk sh ee t M o th er Goose E n te rp ris e s - 2010 S ales với t ấ t cả công ty, n h ư n g lầ n n à y có chỉ
m ột tổ n g h à n g th á n g tro n g h à n g 12 đ an g được sao chép qua ò E12
5 M oứ )«r Hubbsrd O0 9 Coocli«s
6 ftub-a-Dub-ữub 1ub$ and Spas
Hình 4 5 : Sac chép mội công thức sang một dãy ố bằng AutoPill.
H ìn h 4.6 m in h h ọ a w o rk sh eet sau k h i rê fill h a n d le tro n g ô B12 để chọn d ã y ô C12:E12 (nơi công thức n à y sẽ được sao chép)
Trang 11136 Chương 4: Thực hiện c á c thay đổiTham chỉếu ô tương đối
H ìn h 4.6 m in h h ọ a w o rk sh eet sa u k h i công thức tro n g m ột ô được sao chép s a n g d ãy ô C 12:E12 v à ó B 12 là ô h iệ n h à n h Chú ý E xcel xử lý
việc sao chép các công thức n h ư t h ế nào: C ông thứ c gốc tro n g ô B12 n hư
6 Rub-d-D ub-O ut) T u b ỉ s n d Sp4S 4 Ộ *6 3 Ỉ.0 C $ 1 0 1 *0 6 9 78
7 Q « o tg i« P o i gi« P u d J ú t^ P i« ỉ 5 7 ,1 5 3 5 6 6 2 ,9 2 6 31 1 2 ,4 0 8 7 5 $ 1 3 2 ,4 6 8 6 2
K hi công thức gốc được sao chép s a n g C12, Excel th a y dổi công thức
m ột ch ú t sao cho nó trô n g giông n h ư công thức sau đày:
*SUM (C3:C11)
được sao chép từ tr á i s a n g p h ả i q u a các h àn g
K hi b ạ n sao chép m ột công thứ c s a n g m ộ t dãy ô m ở rộ n g xuống các
h à n g , Excel diều ch ỉn h các sô' h à n g tro n g các công thức được sao chép
th a y vì các m ẫu tự cột để phù hợp với vị t r í của m ìn h Ví dụ, ô E 3 tro n g
w o rk sh eet M o th e r Goose E n te rp ris e s - 2010 S ales chứa công thức sau đây:
=SUM (B3:D 3)
K hi b ạ n sao chép công thức n à y s a n g ô E4, E xcel th a y đổi b ả n sao của công thứ c th à n h n h ư sau:
=SUM (B4:D 4)
Excel điều ch ỉn h th a m chiếu h à n g để cập n h ậ t vị t r í h à n g 4 mới Bởi
vì Excel điều c h ỉn h các th a m chiếu ô cho các b ả n sao của m ộ t công thức tương ứng với hướng sao chép, các th a m chiếu ô được gọi là các th a m chiếu ô tưcmg đối
Trang 12Tham chiếu ô tuyệt đối
T â t cả công thứ c m ới m à b ạ n tạ o h iể n n h iê n chứa các th a m chiếu ô tương đôi tr ừ p h i b ạ n nói th eo cách k h ác Bởi vì h ầu h ế t các b à n sao m à
b ạ n tạo từ các công thức đòi hỏi điều ch ỉn h các th a m chiếu ô của chúng,
b ạ n h iế m k h i p h ả i suy n g h ĩ lạ i sự sắ p xếp n ày Sau đó, th ỉn h th o ả n g
b ạ n gặp p h ả i m ộ t ngoại lệ đòi hỏi giới h ạ n k h i n ào v à cách các th a m chiếu ô được điều ch ỉn h tro n g các b ả n sao
M ột tro n g n h ữ n g ngoại lệ th ô n g th ư ờ n g n h ấ t tro n g sô' n h ữ n g ngoại lệ
n à y là k h i b ạ n m uốn so s á n h m ột d ã y các giá tr ị k h á c n h a u với m ột giá
t r ị đơn Đ iều n à y thư ờ ng xảy ra n h iề u n h ấ t k h i b ạ n m uốn tín h tỉ lệ
p h ầ n tr ă m n ào của m ỗi p h ầ n so với tổng Ví dụ, tro n g w o rk sh e et M o th er Goose E n te rp ris e s - 2010 Sale, b ạn g ặp p h ả i tìn h huống n à y tro n g việc
tạ o v à sao ch ép mỗi công thức tín h t ỉ lệ p h ầ n tr ă m nào của mỗi tổ n g
h à n g th á n g (tro n g dãy B14:D14) so với tổ n g h à n g quý tro n g ô E12
G iả sử b ạ n m uốn n h ậ p các công thứ c n ày tro n g h à n g 14 của w o rk sh eet
M o th e r Goose E n te rp ris e s - 2010 S ales, b ắ t đầu tro n g ô B14 Công thức tro n g ô B14 đ ể tín h t ỉ lệ p h ầ n tr ă m của tổ n g th á n g g iên g với quý đầu tiê n r ấ t đơn giản;
= B12/E12
C ông thứ c n à y c h ia tổ n g d o an h s ố th á n g 12 tro n g ô B 12 cho tổng
h à n g quý tro n g ô E12 Tuy n h iê n , h ã y xem n h ữ n g gì x ảy r a n ếu b ạ n rê fill h a n d le s a n g p h ả i m ột ô để sao chép công thứ c n à y s a n g ô G14;
=C12/F12
Việc diều c h ỉn h th a m chiếu ô dầu tiê n từ ô B12 đ ến C12 là n h ữ n g gì
đ ã được th ự c h iệ n Tuy n h iê n , việc điều ch ín h th a m chiếu ô từ E 12 đến F12 là m ộ t th ả m họa B ạn không chỉ k h ô n g tín h tỉ lệ p h ầ n tr ă m nào của d o a n h sô' th á n g 2 (P ebruary) tro n g ô C12 so với d o an h sô' quý đầu tiê n tro n g E 12, m à b ạ n rố t cuộc có th ể gặp p h ả i m ột tro n g các lỗi #DIV/ 0! tro n g ô C14
Để n g à n E xcel điều ch ỉn h m ột th a m chiếu ô tro n g m ộ t công thức
th a m chiếu ô m à b ạ n tạo, chuyển đổi th a m chiếu ô từ tương đô'i th à n h
tu y ệ t đối B ạ n là m điều n à y b ằ n g việc n h ấ n p h ím chức n ă n g F 4 , sau k h i
b ạ n đ ặ t Excel ở c h ế độ E d it (F2) E xcel biểu th ị rằ n g b ạ n là m cho th a m chiếu ô tr ở th à n h tu y ệ t đôl b ằ n g việc đ ặ t các dấu đô la ở p h ía trước m ẫu
tự cột, h o ặc sô' h à n g Ví dụ, tro n g h ìn h 4.7, ô B14 chứa đúng công thức
đ ể sao chép tr o n g d ãy ô C14:D14;
*B 1 2 / $ E $ 1 2
C hưdng 4: Thực hiện các thay đổi 137
Trang 13138 Chương 4: Thực hiện c á c thay đổi
1 M other ổoose Enterprises • 2010 Sales
Hình 4 7 : Sao chép công thức dể hiển thị số' doanh sổ' hàng quý với một tham cliiễu
tuyệt dõ'i.
Xem w o rk s h e e t sau k h i công thức n ày được sao chép sa n g dãy C14;D14
b ằ n g fill h a n d le v à ô C14 được chọn (xem h ìn h 4.8) C hú ý r ằ n g th a n h
P o rm u la cho th ấ y ô n à y chứa công thức sau đây:
1 N h â p đôi ô có công thức hoặc n h ấ n F 2 đ ể b iê n tậ p nó
2 Đ ậ t đ iểm chèn ở nơi n à o đó tr ê n th a m chiếu m à b ạ n muôn
chuyển đổi th à n h tu y ệ t đôi
Trang 143 N h ấ n F4.
4 K h i b ạ n b iê n tậ p xong, n h ấ p n ú t E n te r tr ê n th a n h P o rm u la v à sau dó sao chép công thức s a n g dãy ô bị lộn xộn b ằ n g ílll h a n d le
C ả n h b á o
Hãy bảo đảm nhấn F4 chỉ để thay đổi mộc tham chiếu ô thành hoàn toàn tuyệt đối như được mô tả trước đó Nếu bạn nhâ^n pliím chức năng F4 lần thứ hai, rốc cuộc bạn sẽ có cái được gọi là tham chiếu hỗn hợp (mixed reference), nơi chỉ phần hàng là tuyệt đô’i và phần cột là tương đôì (như trong E$12) Nếu sau đó bạn nhấn lại F4, Exce! đưa ra một loạt tham chiếu lìỗn hợp nơi plìần cột hiện tuyệt đối và phần hàng thì tương đô”i (như trong $E12) Nếu bạn cứ tiếp tục nhấn F4 lần nữa, Excel thay đổi tham chiếu ô trỏ [ại th àn h tương đôl hoàn toàn (như crong E12) Sau khi bạn trỏ lại nơi mà bạn đã bắt đầu, bạn có th ể tiếp tục sử dụng F4 đ ể duyệt qua cập hợp thay đổi tham chiếu ô đó lại từ đầu
D i chuyên và sao chép bằng cut, copỵ, và paste
T h a y vì sử d ụ n g phương p h á p r ê v à th ả hoặc A utoP ill, b ạ n có t h ể sử
d ụ n g các lệ n h C ut, Copy, v à P a ste dự p h ò n g cũ đ ể di chuyển hoặc sao chép th ô n g tin tro n g m ột w ork sh eet N hữ ng lệ n h n à y sử đụng O ílĩce
C lipboard n h ư là m ộ t loại nơi dừng ch ân b ên đường điện tử nơi th ô n g
tin m à b ạ n c ắ t h o ặc sao chép v ẫn ở đó cho đ ến k h i b ạ n q u y ết đ ịn h d á n
nó ở nơi k h ác Do cách sắp đ ặ t C lipboard n ày , b ạ n có th ể sử d ụ n g các
lệ n h n à y đ ể di chuyển hoặc sao chép th ô n g tin s a n g b ấ t k ỳ \vorkbook
k h á c m ở tr o n g E xcel hoặc th ậ m ch í xem các chương tr ìn h k h á c ch ạy tro n g W indow s (ch ẳ n g h ạ n n h ư m ộ t tà i liệu W ord 2010)
Đ ể d i ch u y ển m ộ t vùng chọn ô b ằ n g C ut v à P a s te , ỉà m th e o n h ừ n g bước sau dây;
1 C họn các ô m à b ạ n m uốn d i chuyển
2 N h â p n ú t lệ n h C ut tro n g n h ó m C lipboard tr ê n ta b H om e (n ú t có biểu tư ợ n g cây kéo)
N ếu b ạ n th íc h , b ạ n có th ể chọn Cut b ằ n g cách n h ấ n Ctrl+X
B ấ t cứ k h i n ào b ạ n chọn lệ n h C ut tro n g Excel, chương tr ìn h bao
q u a n h v ù n g chọn ô b ằ n g m ộ t m arquee (m ộ t đường chấm ch ấ m di chuyển x u n g q u a n h đường b iê n của các ô) v à h iể n th ị th ô n g báo sau đ â y tr ê n S ta tu s bar:
S elect d e s tin a tio n a n d p re ss E N T E R o r choose P a s te
3 Di ch u y ể n cursor ô đ ến dãy m ới m à b ạ n m uôn th ô n g tin được di
ch u y ển đ ế n hoặc n h ấ p ô ở góc tr á i p h ía tr ê n của d ãy mới.
Trang 15140 C h ư d n g 4 : Th ự c hiện các thay đổi
4 N h ấ n E n te r đ ể h o àn t ấ t th a o tá c di chuyển
Nếu b ạ n cảm th ấ y đầy th a m vọng, n h ấ p n ú t lệ n h P a s te trong
n h ó m C lipboard trê n ta b H om e hoặc n h ấ n Ctrl+V
Sao chép m ột vùng chọn ô b ằ n g các lệ n h Copy v à P a s te tu â n theo
m ột th ủ tục g iống h ệ t n h ư th ủ tục b ạ n sử d ụ n g b ằ n g các lệ n h C ut và
P a ste Sau k h i chọn dãy d ể sao chép, b ạ n có th ể đưa th ô n g tin vào
C lipboard b ằ n g việc n h ấ p n ú t Copy tr ê n ta b H om e của R ibbon, chọn Copy từ m enu t ắ t của ô hoặc n h â n C trl+C
K hi b ạ n sử dụng lệ n h P a ste để h o àn t ấ t m ộ t th a o tá c copy, Excel sao chép vùng chọn s a n g dãy m à b ạn chỉ đ ịn h m à k h ô n g lo ại bỏ m arquee ra khỏi vùng chọn gốc P a s te là báo h iệ u cho th ấ y b ạ n có th ể ch ọ n m ột dãy đích k h á c (tro n g cùng m ột tà i liệu hoặc m ộ t tà i liệu khác)
Sau k h i b ạ n chọn ô đầu tiê n của d ãy k ế tiế p nơi b ạ n m uốn vùng chọn được sao chép, h ã y chọn lại lệ n h P a ste B ạ n có th ể tiế p tụ c làm th eo cách này d á n cùng m ột vùng chọn m à b ạ n m uốn K hi b ạ n sao chép lầ n cuối cùng, n h ấ n E n te r th a y vì chọn n ú t lệ n h P a s te h o ặc n h ấ n C trl+ v !
N ếu b ạ n quên v à chọn P a ste , loại bỏ m a rq u e e xung q u a n h dãy ô gô’c
b ằn g cách n h â n p h ím Esc
Theo kịp với Paste Options
N gay sau k h i b ạ n n h ấ p n ú t P a s te t r ê n ta b H om e của R ibbon hoặc
n h â n C trl+ V đế d á n các mục n h ậ p ô m à b ạ n sa o chép (k h ô n g p h ả i cắt)
sa n g C lip b o ard , Excel h iể n th ị m ộ t n ú t P a s te O p tio n s có n h â n (C trl)
n ằ m n g ay b ê n p h ả i nó ở cuối d ây được d án K h i b ạ n n h ấ p n ú t xo xũong
n à y hoặc n h ấ n p h ím C trl, m ột p a le tte tương tự n h ư p a le tte được m inh họa tro n g h ìn h 4.9 xuâ't h iệ n với b a n h ó m n ú t (P a ste , P a s te Values và
O th e r P a s te O ptions)
Paste
Nữ borders
Hình 4 9 : Nliãp nút Paste
Options hoặc nhân phím
Ctrl sau khỉ hoàn iâ ì một
thao tác paste sẽ cho bạn
palette này liệt kS các tùy
chộn paste.
K ôep so urce column width$
Valuữs
Pormưlas Pormiila s num ber íormatting Keep so urce formattíng
Transpose Values & number íormsttỉng
I
V alues & so u rce íornattỉng
Picture
P a ste íínk
Trang 16B ạ n có th ể sử dụng n h ữ n g tù y chọn p aste n à y đ ể điều k h iể n hoặc giới
h ạ n loại nội d u n g v à đ ịn h d ạ n g được bao h à m tro n g dãy ô được d án Các tùy chọn p a s te (cùng với các tr ì n h tự p hím n ó n g m à b ạ n có th ể gõ n h ập
đ ể chọn chúng) t r ê n p a le tte P a s te O ptions bao gồm:
B P a s te ( p ) : Excel d án rất cả thông tin trong vùng chọn ô (các công
thức, định dạng, ).
• PơmtuUt (F): Excel dán tấi cả text, số, và công thức trong inìng
chọn ô biện hành mà không có định dạng của chúng.
u P o m tu la & N u m b er P orm attin g (O ): Excel dán các (íịnb dạng số diíợc gán vào các giá f}Ị đìỉợc sao cbép cùng I'ới các công thức của
chúng.
M K eep Source P orm atting (K ): Excel sao chép định dạng từ các ồ gổc và dán định dạng này vào các ô đich (cùng fớ i các mục nhập chfợc sao chép).
B No B o rd e rs (B ): Exceì dán lất cả mọi thứ trong vùng chọn ô mà
không sao chép b ấ t k ỳ cĩường I’iển đĩỉợc á p d ụ n g vào d ã y ỗ củ a nó.
u K eep Source Column W id th s (W ): Excel làm cho chiền rộng của
cức CỘI Irong d ã y đ ích g iố n g t'ới chiềìi rộng các CỘI irong d ã y ngiiỗn
khi nó sao chép các mục nhập ô.
* T ra n sp o se (T ): Excel thay đổi hĩíớng của các mục nhập dược dán
Ví dụ, nếti các m ục nhập của các ỗ gốc chạy xuống các hàng của một cột của worksheei, các mục nhập đítợc dán sẽ chạy qiia các cột của một hàng.
K Values (V ): Excel dán chỉ các kết (Ịuả tính toán của bất kỳ công
thức trong dày ô nguồn.
M Values & N u m b er P orm attin g (A ); Excel dân kết qĩiả được tinh
toán của bất kỳ công ihức cùng với tấl cả định dạng đuợc gán vào các nhãn, giá trị, và công thrìc írong dãy ô ngĩiồn vào dãy đích Diều n à y có nghĩa lất cả nhăn t’à giá trị trong dãy đích chíợc định
c/ạng nhííciăy nguồn m ặc dù tất cả công thức gốc bị mất rà dãy các
giá lỉỊ lính toán đĩcợc giứ lại.
» Values & S ource P o rm a ttín g (E): Excel dán các kết quả tinh loán
cãa bất kỳ công thức củng với tất cả định dạng được gán vào dãy ổ
ngíiồn.
K P o m ta ttin g (R ): Excel dán chì định dạng (và không ph ải các mục nhập) đttợc sao chép tử dãỵ ô ngtiồn sang d ã y đích.
u P a s te L in k (N ): Excel tạo các công thức liên kết trong d ã y đich sao
cho bất kỳ thay đổi mà bạn thực hiện đối vởi các m ục nhập trong
C hưòng 4: Th ự c hiện các thay đổi 141
Trang 17cá c ố trong d ã y nPĩiồri cíược m ang sang n g a y trìc thi và điỉọx p h ả n
á n h trong các ố iươnq ứng của dãy đỉcb.
* P ic tu r e (U ): Excel dán chì các ảnh trong rùng chọn ô đíỉọc sao
chép.
t^ủng chọn ô được sao chép.
Dán từ ta sk pane clipboard
Đ ể m ở C lip b o ard tro n g ta s k p a n e riê n g của nó n ằ m n g a y b é n trá i
vù n g W o rk sh e e t (xem h ìn h 4.10), n h ấ p d ialo g box la u n c h e r ở gó'C ph ải
p h ía dưới của n h ó m C lip b o ard tr ê n ta b H om e của Ribbon
Đ ể d á n m ộ t m ục từ OÍTice C lip b o a rd vào m ộ t vvorksheet t h a y vì
w o rk s h e e t có dữ liệu được c ắ t hoặc được sa o ch ép sa u cùng lê n tr ê n nó,
n h ấ p m ục tr o n g ta s k p a n e C lip b o ard đ ể d á n nó vào w o rk s h e e t b ắ t đầu
t ạ i vị t r í h iệ n h à n h của cu rso r ô
142 _ C hưdng 4: T h ự c hiện các tihay đổi
9 H ic ko ry, D ic k o ry, O o c Clock R ep d ír 1 6 8 5 9 1 0 0 1 2 4 7 1 8 1 0 4 1 9 6 ,1 3
Hình 4 1 0 : Task pane Clipboard xuâ't hiện ở phía bên tfá í vùng VVorksheet Excel.
B ạ n có th ể d á n t â t cả mục được lưu tr ừ tro n g O íĩice C lipboard vào
w o rk s h e e t h iệ n h à n h b ằ n g việc nh â'p n ú t P a s te A ll ở p h ầ n tr ê n cùng của ta s k p a n e C lip b o ard Đ ể x ó a s ạ c h t ấ t cả m ục h iệ n h à n h r a khỏi OíTice C lip b o ard , n h ấ p n ú t C le a r A ll Đ ể xóa chỉ m ộ t mục cụ th ể r a k h ỏ i OíTice C lip b o ard , đ ặ t con trỏ chuột t r ê n m ộ t tro n g ta s k p a n e C lipboard cho đ ế n k h i n ú t xổ xuống của nó xuâ't h iệ n N h ấ p n ú t xổ xuông n ày , và sau đó chọn D ele te từ m en u pop-up (xem h ìn h 4.10)
Trang 18Chương 4 : Thực hiện các thay đổi 143
Dán bằng Paste Special
T h ô n g th ư ờ n g , tr ừ p h i b ạ n vọc sữ a P a s te O p tio n s, E xcel sao ch ép t ế t
cả th ô n g tin tro n g d ãy ô m à b ạ n chọn: Đ ịn h d ạ n g cũ n g n h ư các cÔDg thức, te x t, v à n h ữ n g g iá t r ị k h á c m à b ạ n n h ậ p vào B ạ n có t h ể sử dụng
lệ n h P a s te s p e c ia l đ ể x ác đ ịn h các m ục n h ậ p v à đ ịn h d ạ n g n à o đ ể sử dụng tro n g th a o tá c p a s te h iệ n h à n h N h iều tù y chọn P a s te sp e c ia l cũng có s ẵ n t r ê n p a le tte P a s te O ptions
Đ ể d á n các p h ầ n cụ t h ể của m ộ t v ù n g ch ọ n ô tro n g k h i lo ại bỏ các
p h ầ n k h ác, n h ấ p n ú t xổ xuống xuâ't h iệ n ở cuôl n ú t lệ n h P a s te tr ê n tab
H om e của R ibbon Sau đó, n h ấ p P a s te s p e c ia l t r ê n m en u xổ xuống của
nó đ ể m ỏ h ộ p th o ạ i P a s te S p eciaì được m in h h ọ a tro n g h ìn h 4.11,
A I u&lng 5ource tịỉema
đnd f»jnôe» íermAts AJI
nào của vùng chọn ố để bao hàm Irong thao lác paste.
C ác tùy chọn tro n g h ộ p th o ạ i P a s te S p ecial bao gồm:
M AU đ ể dán lất cả mọi thứ trong vùng chọn ô (các cồng thức, định dạng, ).
!Ễ P ơrm ukts đ ể dán lấi cả text, số, I>à công thức trong vùng chọn ồ hiện hành mả không có định dạng của chúng.
u Values đ ề chuyển đổi các cổng thức trong vùng chọn ô hiện bành thành các giá trị tính toán của chúng.
Trang 19# P o rm a ts đ ể dán chì định dạng từ vũng chọn ổ biện bành, đ ể lạỉ
các mục nhập ô.
B C om m ents đ ể dán chỉ các ghi chú mà bạn đính kènĩ rào các ô của
chúng (hơi giống nhĩ ỉ các g h i chú tự d ín h điộn tứ - x e m chưcĩiiq 6
đ ể biết chi tiết).
u Validation đ ể dán chỉ các qìiy tắc hiộìi lực hóa d ữ liệỉi ĩ’ào dăy ô
mà bạn ỉhiếỉ lập bằng lệnh Data Validation (chophép bạn xác lập giá ỉrị hoặc dãy giá trị nào âìtợc cho phép ĩrong một ô hoặc dãy ô cụ thể).
styỉe âược áp dụng vào các ô,
lẵ AU E x c ep B orders đ ề dán í ất cả mọi thứ trong vùng chọn ô mà không sao chép bất kỳ đường viển mà bạn sứ dụng ở đó.
^ Coìumn W idths đ ể áp dụng các chiểĩi rộng cột của các ô chtợc sao
chép sang Clipboard vào các cộí nơi các ô âược dán.
u F ơrm uias a n d N um ber P o rm a ts đ ể bao hàm các định dạng số
đìỉợc gán vào các giá trị ĩ>à công thức đirợc dán.
ễẫ Values a n d N um ber P orm ats đ ể chìiyển đồi các cõnq Ị hức thành các giá trị tinh toán của chúng ỉ'à bao hàm các cíịnh dợììg số mà
bạn gán ĩú o ĩất cả giá ỉrị được dán.
K AU M erging Conditional P orm ats đ ể dán Condilional Fot’matlin(ị vào dãy ô.
u None đ ể ra lệnh Excel không thực hiện ph ép toán giữa các mục
nhập dữ liệu mà bạn cẳt hoặc sao chớp sarìg Cỉipboard vằ các mực
nhập dứ liệĩi trong d ãy ô nơi bạn dán.
t t A d d đ ể th êm d ứ liệĩí m ả h ạ n cổt hoặc SCO chép sang Clipboard ĩ'à
các mục nhập dữ liệíi trong dãy ô nơi bạn dán.
^ S u b tra ct đ ể bởt đi dứ liệu m à bạn cắt hoặc sao chép saìig Cìipboard
ra khỏi các mực nhập d ữ liệti trong dãy ô nơi bạn dán.
tẵ M uU iply đ ề nhân dữ liệti m à bạn cắt hoặc sao chép sang Clipboard
với các mục nhập dứ liệĩi trong dăy ô nơi bạn dán.
lÊ D ivid e đ ể chia dứ liệu mà bạn cất hoặc sao chép sang ơ ipboard
với các mục nhập d ứ liệĩi trong dãy ô nơi bạn dán.
^ H ộp k iể m S kip BUinks khi bạn muốn Excel dán mọi nơi ngoại !rtì
bấĩ kỳ ô rỗng ĩ rong dăy đến Nói cách khác một ô trống không thể ghi đè các mục nhập ô hiện hành.
9 H ộp k iế m T ra n sp o se khi bạn muốn Excel thay đồi hướng của các
mục nhập được dán Ví dụ, nểĩi các mục nhập của các ô gốc chạy
Trang 20Xỉiống các h à n g của m ột CỘI của ivorksheet, các m ục n h ậ p âìỉạc
d á n âĩíợc chuyển Ị>ị sẽ chạy nqang qua các cột của mội bàng.
• N ú t P a s te Link khi bạn sao chép các mục nhập ô t'à bạn muốn
ihiếí lập một Hôn kết giữa các bản sao mà bạn dán và cảc mục nhập gốc Theo cách đó, các thay đổi đối với các ỗ gốc sẽ tự động cập nhật trong các bản sao được dán.
X ó a c á c cọ i v à h à n g
Đẽ lo ại bỏ chỉ nội dung của m ột vùng chọn ô th a y vì xóa các ô v à nội
d u n g của chúng, chọn m ột dãy ô để xóa sạch v à sau đó chỉ việc n h ấ n
p h ím D elete
N ếu b ạ n m uốn loại bỏ k h ô n g chỉ n ộ i dung của m ột vùng chọn ô, n h ấp
n ú t C le a r (n ú t có cục tẩy ) tro n g n h ó m E d itin g tr ê n ta b H om e của Rib- bon và sau đó nhâ'p m ột tro n g các tù y chọn sau đây tr ê n m enu xổ xuông của nó:
K C ỉear AIL Loại bỏ tất cả định dạng i>à ghi chú cũng nbỉ( các mục
nhâp trong vùng chọn ô (Aỉt+HEA).
K C lear P orm ats: Xóa chỉ âịnh dạng ra khỏi vùng chọn ô mà khõng
chạm vào bất cứ thứ gì khác (Alt+HEF).
^ C lear Contents: Xóa chỉ các mục nhập trong vùng chọn ô giống nhỉ( nhấn phím Delete (AU+HEC).
• C lear Comments: Loại bỏ các ghi chú trong I'ùng chọn ô nhỉtng d ể
lại mọi thứ khác
<Alt+HEM)-ÍỄ C ỉear H yperlin ks: Loại bỏ các hyperlink hiện hành (xem chương Ĩ2 ) trong ining chọn ô nbỉừĩg đ ể lại lext mõ lả của nó (Ali+HEL).
Đế xóa vùng chọn ô th a y vì chỉ xóa sạch nội dung của nó, chọn dây ô,
n h ấ p n ú t xổ xuống đ ín h k èm với n ú t lệ n h D elete tro n g n h ó m Cells của
ta b H om e v à sa u đó n h ấ p D elete C ells tr ê n m enu xổ xuống (hoặc n h ấ n Alt+HDD) H ộp th o ạ i D elete mở r a h iể n th ị các tù y chọn đ ể lấ p đ ầy các
k h o ản g trô n g được tạ o r a k h i các ô h iệ n được chọn bị loại bỏ
^ S h Ị/i CeUs Leýu Tùy chọn m ặc định này di chuyển các mục nhập
lừ cá ccộ tỉâ n cận nằm bên phải sang bên trái đ ể lấp đẩy các khoảng
trống dược tạo ra khi bạn xóa m n g chọn ô bằng việc nhấn OK boăc
nhấn Enter.
u S bị/Ì CeUs u p : Chọn tìiy chọn này đ ể d i chuyển các mục nhập lên
tứ các bàng lăn cận bên dưới.
ẾT E n tire Row : Chọn tùy chọn này đ ể loại bỏ tất cả hàng Irong vùng
chọn ô biện hành.
Trang 21u E n t i r e C o b im n s : Chọn tủy chọn này đ ể xóa tấỉ cả cột trong vùng chọn ô biện hành.
• • • • • • •
Thủ thuật
Nếu bạn biết rằng bạn muốn dịch chuyến các ô còn lại sang bên trái sau khi xóa các ô trong vùng chọn hiện hành, bạn chỉ việc nhấp lệnh Deiete trên tab Home của Ribbon (Diều này giống như mở hộp thoại Delete và sau dó nhấp
OK khi nút Shift Cells Left iríăc định được chọn.
Để xóa cả m ộ t cột hoặc h à n g r a k h ỏ i w o rk sh eet, b ạ n có th ể chọn cột hoặc h à n g tr ê n k h u n g cửa sổ vvorkbook, n h â p p h ải vùng ch ọ n v à sau đó
n h ấ p D elete từ m enu t ắ t của cột hoặc hàng
Đê’ ch èn m ột d ây ô mới, chọn các ô nơi b ạ n m uôn các ô m ới x u ất hiện
v à sau đó n h ấ p d a n h sách xổ xuông đ ín h k èm vào n ú t lệ n h I n s e r t tro n g nhóm C ells của ta b Hom e v à sau đó n h ấ p In s e r t C ells t r ê n m enu xổ xuống (hoặc n h ấ n A lt+H II) Hộp th o ạ i In s e r t m ở r a với các n ú t tù y chọn sau đây:
M S h ift CeUs Right: Chọn lùy chọn này đ ể dịch chuyển các ô hiện c6
sang bên phải đ ể dành chỗ cho các ô mà bạn mỉiốn thêm rào ínỉớc khi nhấp OK hoặc nhấn Enter.
u Shiýt Ceỉls Doivtu sử dụng tùy chọn ĩnặc định n ày d ể ra lệnh chĩ«mg trình dịch chuyển các mục nhập hiện có X ỉ i ô n g tníớc khi nhấp OK
hoặc nhấn Enter.
M E n tire R ow h oặc E n tire Column: Khi bạn chèn các ô bằng hộị)
thoại Insert, bạn có th ể chèn các hàng hoặc cột hoàn chỉnh trong dãy ô hằng việc chọn một trong hai nút radio này Bạn cũng có thể chọn sổ hàng hoặc mẫu tự cột trên khung tntởc khi bạn chọn lệnh Insert.
• • • • • • •
Thủ thuật
Nếu ban bỉết rằng bạn muốn dịch chuyển các ô hiện có sang bên phải để dành
chỗ cho các ô mới dược chèn, bạn chỉ việc nhâ'p nút lệnh Insert trên ỉab Home
của Ribbon (điều này giống như mở hộp ỉhoại Insert và sau dó nhấp OK khi nút Shift Cells Righỉ được chọn).
Trang 22Chương 4: T hự c hiện các thay đổi 147
Bâ't k ỳ b ạ n là m điều n à y b ằ n g b ấ t kỳ cách nào, Excel b ắ t đầu kiểm
t r a c h ín h t ả của tấ t cả mục n h ậ p te x t tro n g w o rk sh eet K h i chương
tr ìn h g ặ p p h ả i m ộ t từ lạ , nó h iể n th ị hộp th o ạ i s p e llin g , tương tự n hư hộp th o ạ i được m in h h ọ a tro n g h ìn h 4.12
spellrng: Engltsh (U.S.) NotnCXUooatv:
G«orqie
Suộoesũors.
LiIÍCU âoorặẽ ôeorÁe Coor^iin ấỉèor^c
ỈQ íx re OnceAI
ồ d d to Dktiooary
Chano^ AỊAutoCocrecỉ
C « n cd
Hình 4.12: Kiểm tra chính tả từ hộp thoại Spelling.
E xcel đề n g h ị các từ th a y t h ế cho từ lạ được th ể h iệ n tro n g hộp te x t
N ot in D ictio n ary b ằ n g m ột từ th a y t h ế có th ể tro n g hộp d a n h sách
S u g g estio n s của hộp th o ạ i Spelling N ếu từ th a y t h ế đó k h ô n g đúng,
b ạ n có th ể cuộn qua d a n h sách S uggestions v à n h ấ p đ ú n g từ th a y thế
Sử d ụ n g các tù y chọn của hộp th o ạ i S p e llin g n h ư sau;
gặp p h ả i một từ mà từ điển của nó cảm thấy nghi ngờ nhỉờig bạn biết khả thi, nhấp nút ỉgnore Once Nếii bạn kbõng muốn spell checker mắc cônịi tniy I'ấn bạn lại từ này, nhấp nút Ignore All.
K A d d to D ictionary: Nhấp nút này đ ể thêm lử lạ (đối với Excel) chẳng hạn nhít tên của bạn vào một từ điền tùy ý sao cho Excel sẽ khổng đánh dấn lại nó khi bạn kiểm tra chính tả trong ivorksheet sau này.
Trang 23• Cbange: Nhấp nút này d ể thay tb ế từ đicợc Hệt kê irong hộp text Nol
in Dictionary bằng từ mà Excel đề nghị trong hộp danh sách Stiq- gestions.
* Change A lt Nhấp núi này đ ể thay đổi tất cả incờng hợp của từ sai
chinh tả này trong ivorksbeet thành lữ mà Excel biển thị irong bộp danh sách Sĩiggestions.
m AutoCorrect: Nhấp nút này đ ể yêu cầu Excel tự cĩộỉìg sứa lỗi chính
tả này bằng từ gợi ý hiển thị trong hộp danh sách Siiggestions (bằng
cách thêm lỗi chính tả và tỉìg ợ iý vào bộp (hoại AìttoCorrect; đ ể biết
ihỗm chi tiết, xem chương 2).
^ D ictio n a ry Language: Đ ể chĩiyển sang một tử điển khác (chẳng
hạn như một lừ diển United Kingdom Englisb, hoặc một từ điển French khi kiểm tra các từ tiếng Pháp trong mội uiorksheet đa ngôn
ngữ), n h á p nút xổ XHổng này và sati đó ch ọ n tên của n g ô n n g ữ mà
bạn miiốn trong danh sách.
Chú ý rằ n g sp eil checker của Excel không chỉ đ á n h dấu các từ k hông được tìm th ấ y tro n g từ điển cài s ẵ n hoặc từ đ iể n tù y ý của nó m à còn
đ á n h dấu các trư ờ n g hợp của các từ đôi tro n g m ột mục n h ậ p ô (chẳng
h ạ n n h ư to ta l to ta l) v à các từ có cách v iế t h o a k h á c th ư ờ n g (ch ẳn g h ạ n
n h ư N Ew Y ork th a y v ì N ew York) Theo m ặc đ ịn h , sp ell ch eck e r bỏ qua
tấ t cả từ có các s ố v à tấ t cả đ ịa c h ỉ In te rn e t N ếu b ạ n muôVi nó cũng bỏ
qua t ấ t cả từ b ằ n g các chữ hoa, nhâ”p n ú t O ptions ở cuôl hộ p th o ạ i
S p ellin g v à sau đó chọn hộp k iể m Ignore W ords in U PPE R C A SE trước
k h i n h ấ p OK
B ạ n có th ể k iể m t r a ch ín h t ả của chỉ m ột n h ó m mục n h ậ p cụ th ể
b àn g việc chọn các ô trước k h i b ạ n n h ấ p n ú t lệ n h S p eilin g tr ê n m ột ta b Review của R ibbon hoặc n h ấ n F7
Loợỉ bỏ c á c lỗi b ằ n g Text to S p e e e h
T h ậ t k h ô n g m ay, T ex t to S peech k h ô n g có s ẵ n từ bâ't k ỳ ta b trê n Ribbon Do đó, cách duy n h ấ t đ ể tru y cập T ext to sp e e c h là b ằ n g việc
th ê m các n ú t lệ n h S p eak C ells của nó dưới d ạn g các n ú t tù y ý tr ê n ta b
tù y ý tr ê n R ibbon hoặc dưới d ạ n g các n ú t tù y ý tr ê n th a n h công cụ Quick Access n h ư sau:
1 N h ấ p n ú t C ustom ize Q uick Access T oolbar ở ng ay đầu th a n h
công cụ Q uick Access v à sa u đó n h â p M ore C om m ands tr ê n m enu của nó
T ab Quick Access T oolbar của hộp th o ạ i E xcel O p tio n s mở ra
2 N h ấ p C om m ands N ot in Ribbon tr ê n m enu xổ xuông Choose
C om m ands F rom v à cuộn xuống cho đ ến k h i b ạ n th ấ y các lệ n h
S p e a k Cells
Trang 24C ác n ú t lệ n h T ext to Speech bao gồm S p e a k C ells, S p eak C ells -
S to p S p eak in g Cells, s p e a k C ells by C olum n, s p e a k C ells by Row, và s p e a k C ells on E n ter,
3 N h â p n ú t S p e ak Cells tro n g hộ p d an h sá c h Choose C om m ands
F ro m n ằ m ở b ên tr á i v à sau đó n h ấ p n ú t A dd đ ể th ê m nó vào cuôi
h ộ p d a n h sách Custom ize Quick Access T oolbar n ằ m b ê n phải
4 L ập lạ i bước 3 cho đ ên k h i b ạ n đ ã th ê m các n ú t T ex t to sp e ec h còn lạ i vào th a n h công cụ Q uick Access: S p eak C ells - Stop Speak-
in g C ells, S p e ak C ells by C olum ns, s p e a k C ells by Rows, và
S p e a k C ells on E n ter
N ếu b ạ n m uốn đ ặ t lạ i các n ú t T ex t to s p e e e h tr ê n th a n h công cụ
Q uick Access, chọn mỗi n ú t tro n g d a n h sách Custom ize Quick
A ccess T oolbar và sau đó di chuyển nó s a n g b ên tr á i tr ê n th a n h
b ằ n g việc n h ấ p n ú t Move ư p hoặc s a n g p h ả i b ằ n g việc n h ấ p
M ove Down N ếu b ạ n m uốn là m nổi b ậ t các n ú t T ext to sp e e ch dưới d ạ n g m ột n h ó m riê n g b iệ t tr ê n th a n h cóng cụ Q uick Access,
th ê m m ột th a n h p h â n cấp th ẳ n g đứng trước n ú t lệ n h S p eak Cells (v à đứng sau n ú t s p e a k C ells on E n te r nếu b ạ n có các n ú t không liê n q u an đ ến chức n ă n g T ext to s p e e c h đứng sau tr ê n th a n h công cụ Quick Access)
5 N h ấ p n ú t OK để đóng hộp th o ạ i Excel O ptions
H ìn h 4.13 m in h họa th a n h công cụ Quick Access tro n g cửa số chương tr ìn h Excel 2010 sau k h i th a n h công cụ được đi chuyển xuông sao cho nó x u ất h iệ n b ê n dưới Ribbon v à các n ú t lện h
s p e a k C ells được th ê m vào nó
Sau k h i th ê m các lệ n h T e x t to Speech dưới d ạ n g các n ú t s p e a k Cells
tù y ý tr ê n th a n h công cụ Quick Access, b ạ n có th ể sử dụng chúng để chứ ng thự c các mục n h ậ p b ả n g tín h v à b ắ t giữ các lỗi kh ó n h ậ n r a như sau:
1 C họn các ô tro n g vvorksheet có nội dung m à b ạ n m uốn đọc to
b à n g T ext to Speech,
2 N hâ'p n ú t tù y chọn s p e a k C ells tr ê n th a n h công cụ Quick Access
đ ể yêu cầu m á y tín h đọc các m ục n h ậ p tro n g các ô được chọn
T heo m ặ c đ ịn h , tín h n ă n g T ex t to sp e e c h đọc nội dung của mỗi ô tro n g v ù n g chọn ô b ằ n g việc đọc xuống mỗi cột v à sau dó n g an g qua các h à n g N ếu b ạ n muốn T e x t to Speech đọc n g a n g qua các
h à n g v à sau đó dọc xuống các cột, h ãy n h ấ p n ú t s p e a k C ells by Rows tr ê n th a n h công cụ Q uick Access (n ú t có h a i mũi tê n n ằm
n g a n g đôi diện)
Trang 253 Để yêu cầu tín h n ă n g T ex t to Speech đọc m ỗi mục n h ậ p ó tro n g
k h i b ạ n n h â n p hím E n te r (vào lúc đó cursor ô di ch u y ển xuông
đ ến ô k ế tiế p tro n g vùng chọn), n h ấ p n ú t tù y ý S p e a k C ells on
E n te r (n ú t có biểu tượng E n te r mũi tê n cong) tr ê n th a n h còng cụ Quick Access
N gay k h i b ạ n nhâ'p n ú t s p e a k C ells on E n te r , m áy tín h nói cho
b ạ n b iế t “C ell w ill now b eh a v io r sp o k en on E n te r ” Sau khi b ạn chọn tù y chọn này, b ạ n cần n h ấ n E n te r mỗi lầ n b ạ n muốn n ghe
m ộ t mục n h ậ p được đọc cho bạn
4 Đ ể tạ m dừng tín h n ă n g T e x t to S peech k h i b ạ n k h ô n g sừ dụng
tù y chọn S p ea k Cells on E n te r (bước 3) v à b ạ n tìm th ấ y m ột sự
k h á c b iệ t giữa nhữ ng gì b ạ n đ an g đọc v à n h ữ n g gì b ạn đ ang
n g h e, n h ấ p n ú t Stop S p e a k in g (n ú t n h ó m s p e a k C ells có dấu x)
150 Chưòng 4: Thực hiện cá c thay dổi
cku ^ ế n CUPSOP xu ế n q một k ò n g ) iít0L| v ì một pkựonq p \ìấ p k k ó c n â o ề t i ckd n q
tiợ n n h ư n k đ p n ú i E n ie p tr ê n ilia n li P o r m u ia iio^ c n k ế n p lỉím 4^.
• • • • • • •
Thủ thuật
Bạn cũng có thể thêm bất kỳ hoặc tất cả nút Text to Speech vào một nhóm ỉùy
ý trên một ỉab tùy ý trên Ribbon (v í dụ, nhóm Speak Cells trên tab Misc tùy ý
trong hình 4.13 chứa các núỉ Speak Cells và Sỉop speakỉng).
Trang 26Chưdng 5: In tài liệu 151
In tài liệu
T r o n g c h ư ơ n g n à y b ạ n sẽ h ọ c n h ữ n g đ iể m c h í n h s a u đ â y :
• X em intởc các trang trong Page Layont và các bản in trong Back-
Síage Vieiv
u ỉn nhanh từ thanh cõng cụ Quick Access
# In tất cả ivorksheet trong một tvorkbook
n ỉn chỉ một số ô trong một uorksheet
# Thay đổi bướng trang
• In loàn bộ uorksheet trên một trang
n Thay (tổi các lề cho một report
ẵ! Thêm h eader và footer vào một report
u ìn các tiêíi đ ề CỘI và b à n g dưới d ạng các tiỗỉi đ ề in trên mỗi trang của một reporí
* Chèn các ngắl trang trong một report
K Ịn các cống thức trong worksheet
Excel 2010 đễ d àn g n h ư t h ế nào N hờ đ ến p a n e l P r in t mới của chương t r ì n h tro n g B a c k sta g e V iew (A lt+ F P ), k h u n g xem
Trang 27w o rk sh eet P ag e Layout của nó v à ta b P ag e L ayout tiệ n lợi của n ó tr ê n Ribbon, b ạ n sẽ k h á m p h á cách tạ o các re p o rt h o à n h ả o lầ n đầu tiê n b ạn gởi tà i liệu đến m áy in (th a y vì lầ n th ứ h a i hoặc th ậ m chí lầ n th ứ ba).
T hủ th u ậ t duy n h ấ t để in m ộ t w o rk s h e e t là là m q uen với sơ đồ p h â n
tr a n g v à học cách điều k h iể n nó N h iều w o rk s h e e t m à b ạ n tạ o b ằn g Excel k h ô n g chỉ dài hơn m ộ t tr a n g in m à còn rộ n g hơn C ác bộ xử lý từ,
ch ẳ n g h ạ n n h ư W ord 2010, p h â n tr a n g tà i liệu chỉ th e o ch iều dọc; chúng sẽ k h ô n g cho b ạn tạ o m ộ t t à i liệu rộ n g h ơ n k h ổ tr a n g m à b ạn
đ an g sử dụng Tuy n h iê n , các chương tr ì n h b ả n g t í n h n h ư E x cel 2010 thư ờ ng p h ả i n g ắ t các tr a n g cả th e o chiều dọc v à th e o chiều n g a n g đ ể in
m ột tà i liệu w ork sh eet
K h i n g ắ t m ộ t w o rk sh e et th à n h các tra n g , đầu tiê n Excel p h â n tra n g
tà i liệu th e o chiều dọc xuông các h à n g tro n g các cột đ ầu tiê n của v ù n g in {giông n h ư m ộ t bộ xử lý từ) Sau k h i p h â n tr a n g các cột đầu tiê n , chương
tr ìn h p h â n tr a n g dọc xuông các h à n g của tậ p h ợ p cột th ứ h a i tro n g vùng
in Excel p h â n tr a n g dọc xuống v à sau đó lê n t r ê n cho đ ến k h i to à n bộ
tà i liệu được bao h à m tro n g vùng in h iệ n h à n h (m à có th ể bao gồm to à n
bộ w o rk sh eet hoặc chỉ các sectio n ) được p h â n tra n g
K h i p h â n tr a n g w o rk sh eet, E xcel k h ô n g n g ắ t th ô n g tin b ê n tro n g
m ột h à n g hoặc cột N ếu k h ô n g p h ả i t ấ t cả th ô n g tin tro n g m ộ t h à n g sẽ
n ằm vừa tạ i đ áy tra n g , chương t r ì n h di ch u y ển to à n bộ h à n g đ ế n tr a n g tiế p theo N ếu k h ô n g p h ả i t ấ t cả th ô n g tin tr o n g m ộ t cột sẽ n ằ m vừa tạ i
m ép p h ả i của tra n g , chưcỉng tr ì n h d i ch u y ển to à n bộ cột s a n g m ộ t tr a n g mới (bdi vì E xcel p h â n tr a n g dọc xuống v à sa u đó lên tr ê n , cột có th ể
k h ô n g x u ấ t h iệ n tr ê n tr a n g k ế tiế p của report)
B ạn có th ể g iải quyết các v ấ n đ ề p h â n tr a n g n h ư v ậy b ằ n g m ộ t sô” cách và tro n g chương n à y b ạ n sẽ xem t ấ t cả chúng Sau k h i b ạ n đã
k iểm so á t được t ấ t cả v ấ n đề p h â n tr a n g n à y , in là điều dễ dàng
Xem trưérc c ó c ira n g tro n g P a g e L oyout Vievr
P age L ayout View của E xcel 2 0 1 0 cho b ạ n tru y cập tức th ì việc p h â n
tr a n g của vvorksheet h iệ n h à n h K ích h o ạ t tín h n ă n g n ày b ằ n g việc
n h â p n ú t P ag e L ayout V iew (n ú t ở giữa) n ằ m n g a y b ê n t r á i th a n h trư ợ t Zoom tr ê n S ta tu s b a r hoặc b ằ n g cách n h ấ p n ú t lệ n h P age L ayout View
tr ê n ta b View của Ribbon (A lt+W P) N h ư b ạ n có th ể th ấ y tro n g h ìn h 5.1, k h i b ạ n chuyển s a n g P ag e L ayout V iew , E xcel th ê m các đường gạch
n g a n g v à dọc vào các tiê u đ ề m ẫ u tự c ộ t v à sô’ h à n g , T ro n g v ù n g
W o rk sh eet, k h u n g xem n à y h iể n t h ị các m a rg in cho mỗi tr a n g in , bâ't
kỳ h e a d e r v à ío o ter được x ác đ ịn h cho re p o rt, v à các n g ắ t giữa mỗi tra n g (Thường b ạ n p h ả i sử d ụ n g th a n h trư ợ t Zoom đ ể g iả m độ p h ó n g
đ ạ i m à n h ìn h đ ể h iể n th ị các n g ắ t tr a n g tr ê n m à n hình)
Trang 28Chưdng 5: In tài liệu 153
• • • • • • •
Thú thuật
D ể ỉh â y tâ't cả trang trong worksheet hiện hành, rê nút thanh trượt trèn thanh trượt Zaom trên Status bar sang bên trái cho dến khi bạn giám dộ phóng đại màn hình đú để hiển thị tất cá ỉrang dữ liệu.
- 8 ỈOA e ỉ « 6roi«ri ỉ9FI«ei|»r<i ỉa:(««aref ƯT 't«Klỉ ACIM» i n M
Đ ể t iế t k iệm g iấ y bị lã n g p h í, h ã y in trự c tiế p w o rk sh e et từ p an e l
P r in t tro n g B a c k sta g e V iew b ằ n g v iệc n h ấ p F ile > P r in t (hoặc chỉ việc
n h â n C trl+ F h o ặc C trl+ F 2 ) N h ư b ạ n th ấ y tro n g h ìn h 5.2, p a n e l P rin t cho b ạ n xem th o á n g qua các xác lậ p in h iệ n h à n h cùng với m ột vùng xem trước của tr a n g đầu tiê n của b ả n in
Trang 29154 Chướng 5: In :ài liệu
ỉ j : u j
_J
Hình 5.2: Panel Print trong Backstage View cho bạn thây các xác lập ỉn hiện hành
cộng với một vùng xem Irưức của bản in.
B ạ n có th ể sử dụng tín h n à n g P r in t P rev iew tro n g p a n e l P r in t trước
k h i b ạ n in bâ't kỳ w o rk sh eet, p h ầ n của w o rk sh eet, hoặc to à n bộ work- book Do n h ừ n g đậc tín h cho việc p h â n tr a n g dữ liệu w o rk sh eet, b ạn thư ờ ng cần k iể m t r a các n g ắ t tr a n g tro n g b ấ t k ỳ re p o rt đòi hỏi nhiều tra n g Vùng xem trước k h i in tro n g p a n e l P r in t cho b ạ n th ấ y ch ín h xác
dữ liệu w o rk sh e e t sẽ p h â n tr a n g n h ư t h ế nào k h i in ra N ếu cần th iế t,
b ạ n có th ể quay trở về w o rk sh eet nơi b ạ n có th ể th a y đổi các xác lập tra n g từ ta b P ag e L ayout tr ê n R ibbon tiTiớc k h i gởi re p o rt s a n g m áy in
k h i mọi th ứ trô n g tô't
K h i E xcel h iể n th ị m ột tra n g đ ầy tro n g vùng xem trước k h i in (p rin t preview ), b ạ n chỉ vừa đủ đọc n ộ i dung của nó Đ ể tă n g k h u n g xem
th à n h kích cỡ thự c để k iểm chứng m ột sô" dữ liệu, n h ấ p n ú t Zoom to
P age d góc p h ả i p h ía dưới của p a n e l P rin t K iểm t r a sự k h á c b iệ t tro n g
h ìn h 5.3 - b ạ n có th ể th ấ y tra n g đầu tiê n của re p o rt 4 tr a n g trô n g như
t h ế n ào sau k h i được phóng đại b ằ n g việc n h ấ p n ú t Zoom to Page.Sau k h i b ạ n p h ó n g to m ột tr a n g lê n kích cỡ thực, sử d ụ n g các th a n h cuộn scroll b a r để đưa các p h ầ n mới của tr a n g vào k h u n g xem tro n g vùng p r in t preview Để quay trở về k h u n g xem to à n tr a n g , n h ấ p n ú t Zoom to P ag e lầ n th ứ h a i đ ể hủy chọn nó
Trang 30Chưdng 5: In tài liệu 155
N ếu re p o rt có n h iề u tra n g , b ạn có th ể xem các tr a n g tiế p th e o b ằ n g việc
tr a n g m à b ạ n đ ã th ấ y , quay trd lạ i m ột tr a n g b ằ n g việc n h ấ p n ú t Previous P a g e n ằ m b ên tr á i sô” tr a n g đầu tiê n (N út P revious P age mờ
Ì Ó M Ỉ Ĩ » 5 ! ? c r x - r
Ỉ 6 i 0 f 0
F i \ í r i Í T f ' ' * ' * ’
1 0 2 ỉ ; X w r ? 1 - 'S ^ H o B tỉttn ỉle * * ^ ^ i n Ỉ0 9 -Õ Õ 7 : i B r ir * Ì 4 4 H ó l « r » M
Thủ thuật
Đ e hiển thị các marker biểu thị lề trá i, lề phải, lề đỉnh và lề dáy hiện hành cùng với các chiều rộng cột, chọn hộp kiểm Show Margin nằm ngay bên trái nút Zoom to Page Sau đó bạn có thể chỉnh sửa các chiều rộng cột củng như các lề trang bằng cách rê marker thích hợp.
K hi b ạ n x em xong rep o rt, p an e l P r in t đưa r a các tù y chọn sau đ ây để
th a y đổi các x ác lậ p in n h ấ t đ ịn h trước k h i b ạ n gởi nó s a n g m áy in:
ẫt N út Print với hộp combo Nĩim ber o f Copies: sứ dụng n ú t n à y đ ề in reporí bảng tinh sứ dụng các xứ c lập in hiện hành dược liệl kê trên
p a n el sử dụng hộp combo đ ể biển thị số bản sao m à bạn muốn khi cần in ra nhiềii bản sao.
* Níít x ổ Xĩtống Printer: sứ dụng n iu này đ ể chọn m ột m áy in mới hoặc f a x đ ể gởi reporl bảng tính khi nhiều thiết bị đĩíợc cài đặt (Excel lự động hiền thị tên của m áy in đítợc cài đặi dưới dạng m áy
in m ặc định trong \Vindows).
Trang 31* Các nút xổXĩiống Settings: Nhũng nút này bao gồm một n ú txố Xíiống
Prínt What I'ới các bộp combo Pages: sứ dụng nút x ổ x iiố n g Print
\Vhat đ ể chọn giữa việc in c b ĩ các u'orksbeet hiện hành ( được chọn)
tnm iị workbook (m ặc địtỉh), toàn bộ workbook, ĩ'ùng chọn ô hiện
hà n h trong tvorksheet hiện hành, t>à bảng h iệ n được chọn trong
Uỉorksheet hiện h à n h , sử d ụ n g c á c hộp combo đ ể giới h ạ n n h ữ n g gi
đì(ợc in chì trong dãy trang m à bạ n n h ậ p trong nhiìng hộp này hoặc chọn bầng các n ú t sp in n er của chúng.
B ên dưới các hộ p combo, b ạ n th â y các n ú t d a n h sá c h xổ xuống để in
tr ê n cả h a i m ặ t của mỗi tr a n g tro n g re p o rt, in th e o th ứ tự (collate) các
tr a n g của re p o rt v à chuyển đổi h ư ớ n g t r a n g từ P o r t r a i t (được can h
ch ỉn h với c ạ n h n g ắn ) th à n h L a n d sc a p e (được c a n h c h ỉn h với c ạ n h dài)
N goài ra , b ạ n có th ể chọn m ột k h ổ g iấ y n g o ại tr ừ k h ổ le tte r 8.5” X 11” chuẩn, v à tù y b iế n kích cỡ của các lề của re p o r t (top, b o tto m , le ft, và rig h t, cũng n h ư các lề cho b ấ t k ỳ h e a d e r v à fo o ter t r ê n tra n g ),
In c h ỉ W brksheet h iệ n h à n h
M iễn là b ạ n m uốn sử d ụ n g các x ác lập in m ặ c đ ịn h của Excel đ ể in
t â t cả ô tro n g w o rk sh eet h iệ n h à n h , in tro n g E xcel 2010 là điều dễ dàng C hỉ việc th ê m n ú t Qưick P r i n t v à th a n h công cụ Q uick Access (bằng cách n h ấ p n ú t C ustom ize Q uick A ccess T o o lb ar v à sau đó n h ấ p
Q uick P r in t tr ê n m enu xổ xuống củ a nó)
Sau k h i th ê m n ú t Quick P r in t v ào th a n h công cụ Q uick Access, b ạn
có th ể sử dụng n ú t n à y để in m ột b ả n sao của t ấ t cả th ô n g tin tro n g
w o rk sh e et h iệ n h à n h k ể cả b ấ t k ỳ biểu đồ v à đồ h ọ a - n h ư n g k h ô n g bao gồm các lời chú g iải (com m ent) m à b ạ n th ê m v ào các ô
K hi b ạ n n h ấ p n ú t Quick P r in t, E xcel gởi nội d u n g in (p rin t job) s a n g
h à n g đợi (queue) in W inđow s, đóng v a i tr ò n h ư n h ữ n g người tru n g gian
v à gởi nội dung s a n g m áy in T ro n g k h i E xcel gởi nội d u n g in s a n g h à n g đợi để in , Excel h iể n th ị m ột hộ p th o ạ i P r in tin g đ ể b áo cho b ạ n b iế t về tiế n độ của nó (h iển th ị các cập n h ậ t c h ẳ n g h ạ n n h ư P rin tin g Page 2 of 3) Sau k h i hộ p th o ạ i n à y b iế n m ấ t, b ạ n tự do q uay t r d v ề là m việc tro n g Excel Đ ể ngưng in tro n g k h i n ộ i d u n g in v ầ n được g à i s a n g h à n g đợi để
in, n h ấ p n ú t C ancel tro n g hộ p th o ạ i P rin tin g
N ếu b ạ n k h ô n g n h ậ n r a r ằ n g b ạ n m uôn hủ y n ộ i d u n g in cho đến sau
k h i Excel gdi nó xong sa n g h à n g đợi in (n g h ĩa là tro n g k h i h ộ p th o ạ i
P rin tin g x u ấ t h iệ n tr ê n m à n h ìn h ), b ạ n p h ải:
1 N h ấp biểu tượng m áy in tr o n g v ù n g th ô n g b áo (N otification)
n ằ m ở p h ía b ên p h ải ta s k b a r W indow (n ằ m n g a y b ê n trá i th ờ i
g ia n h iệ n h à n h ) với n ú t ch u ộ t ph ụ đ ể m d m en u t ắ t của nó
Trang 32Biểu tượng m á y in h iể n th ị S creen T ip 1 docum ent(s) p e n d in g for Ví dụ, k h i in , th ô n g b á o n à y đọc là 1 đocum ent(s) p e n d in g for G reg k h i con trỏ chuột được đ ặ t lê n tr ê n biểu tượng m áy in.
2 N h ấ p p h ả i biểu tư ợ ng m áy in v à sáu đó chọn lệ n h O pen All
A ctive P r in te r s từ m enu t ắ t của nó
Đ iều n à y m ở r a hộp th o ạ i cho m áy in với nội dung in Excel nằm tro n g h à n g dợi của nó (n h ư được m ô t ả b ê n dưới tiêu đề D ocum ent
5 Đợi nội đung in b iế n m ấ t k h ỏ i h à n g đợi tro n g hộ p th o ạ i của m áy
in v à sau đó n h ấ p n ú t C lose để q uay trở về Excel
Sử dụng các nút trong nhóm Page Setup
N hóm P ag e S etup của ta b P ag e L ay o u t của R ibbon chứa các n ú t lệ n h
q uan trọ n g sa u đây:
B N ú t M a rg in s đ ể chọn một trong ba lể x ác lập sẵn cho report hoặc
đ ể x á c lập các lề tùy ý trên tab Margins của hộp thoại Page Setup.
K N ú t O ríen tation đ ểcb ỉiyển đ ổ i giữa chế độ Portrail và ch ế độLand-
scape đ ể in.
N ú t S ize d ể chọn một trong các khổ giấy xác lập sản, xác lập một
k h ổ t ù y ý , h o ặ c i h a ỵ d ổ i đ ộ p h â n g i ả i iĩ7 h n ặ c s / i t r a n g t r ê n t a h P a g fí
của bộp thoại Page Setup.
• N út P rin t A re a đ ể x ớ c lập hoặc xóa sạch íiitĩg in
tễ N ú t B r e a k s đ ể chèn hoặc loại bỏ các ngắt trang.
th ể ch ọ n m ột ả n h đồ họa h o ặ c bức ả n h m ới đ ê Sỉì d ụ n g làm một
n ề n cho ivorksheet h iệ n hành (Nút n à y thay đồi Ihành Delete Back- gronnd ngay kh i bạ n chọn m ột ả n h nền).
có th ể x á c đ ịn h các hàng của ivorksheet đĩỉợc lặp lại tại p h ầ n irên
cùng và các cột của ivorksbeet được lặp lại ở bôn trái dưới dạng các
tiẽìi để in cho report.
Trang 33158 Chưdng 5 : In tài liệu
in c h với chỉ h ơ n V* in c h tá c h b iệ t h e a d e r v à footer với lề đ ỉn h v à lề đáy.
N goài các xác lậ p lề N orm al, chương tr ìn h cho p h ép b ạn chọn hai lề chuẩn k h á c từ m enu xổ xuống của n ú t M argins:
biệt header và /o o ter I’ới lể đĩnh và lề âciy.
rà lể p h ải 'A inch 1 'ớí 0 -Ỉ inch tách biệt hearder I'à footer với lề ctinh
và lề đáy.
T hường xuyên b ạ n tự n h ậ n th ấ y m ìn h có m ộ t re p o rt ch iếm m ột
tr a n g in đ ầ y v à sau đó chĩ đủ để t r à n lên m ột tr a n g th ứ h a i h ầ u n hư trông Để ép cột sau cùng của v à i h à n g sau cùng của dữ liệu w o rk sh eet lên tr ê n tr a n g 1, th ử chọn N arrow tr ê n m enu xổ xuống của n ú t M argins
ta y cho re p o rt từ ta b M a rg in s của hộ p th o ạ i P age S etup hoặc b ằ n g cách
rê các dâu (m a rk er) lề tro n g vùng preview của p a n e l P r in t tro n g Back- sta g e View (n h â n C trl+ P v à n h ấ p n ú t Show M argins) Đ ể đ ặ t th ê m các cột lê n tr ê n m ột tra n g , th ử g iảm lề t r á i v à lề p h ải Đ ể có được th ê m các
h à n g tro n g m ộ t tra n g , th ử giảm lề đ ỉn h v à lề đáy
Đ ể m ở ta b M arg in s của hộp th o ạ i P ag e Setup (được m in h h ọ a tro n g
h ìn h 5.4), n h ấ p C ustom M arg in s t r ê n m enu xổ xuống của n ú t M argins
ơ đó n h ậ p các xác lập mới tro n g các hộp te x t Top, B ottom , Left, và
R ig h t - hoặc chọn các xác lập lề m ôi với các n ú t s p in n e r tương ứng của chúng
Trang 34C hưdng 5: In tài liệu 159
• • • • • • •
Thủ thuật
Chọn một hoặc cả hai tùy chọn Center on Page trong tab Margins của hộp thoại Page Setup (xem hình 5.4) để canh giữa một vùng chọn dữ liệu (chiếm ít hơn một trang đầy) giữa các xác lập lề hiện hành Trong phần Center on Page, chọn hộp kiểm Horizontally dể canh gỉữa dữ liệu giữa lề trái và lề phải Chọn hộp kiêm Vertically dể canh giữa dữ liệu giữa lề đỉnh và lề đáy
K h i b ạ n chọn n ú t Show M arg in s tro n g p a n e l P r in t tro n g B ackstage View (C trl+ P ) đ ể c h ỉn h sử a trực tiế p các xác lậ p lề, b ạ n cũng có th ể điều
c h ỉn h các chiều rộ n g cột cũng n h ư các lề (xem h ìn h 5.5) Đ ể th a y đểi
m ộ t tro n g các lề, đ ặ t con trỏ chuột tr ê n m a rk e r lề m ong muốn (con trỏ
th a y đổi th à n h m ột m ũi tê n h a i đầu) v à rê m a rk e r b ằ n g chuột th eo hướng th íc h hợp K hi b ạ n n h ả n ú t chuột, Excel v è lạ i tra n g , sử dụng xác
lậ p lề mới B ạn có th ể n h ậ n được hoặc raấ^t đi các cột hoặc h à n g phụ thuộc vào loại điều c h ỉn h n ào m à b ạn thực h iệ n T h ay dổi các chiều rộng cột cũng tương tự n h ư vậy: rê m a rk e r cột s a n g b ên t r á i hoặc p h ả i để
g iả m hoặc tă n g chiều rộng của m ộ t cột cụ th ể
Thay đ ổ i hướng trang
M enu xổ xuống đ ín h kèm với n ú t O rie n ta tio n tro n g n h ó m P ag e Setup của ta b P ag e Layout R ibbon chứa h a i tùy chọn;
* Portrait (ìĩiặc định) nơi việc in chạy song song với móp ngắn của
Hình 5.5: R6 một marker dể aiẩu chinh l í của nó trong vùng xem trưức trang của
panel Print khi nút Show Margins được chọn.
Trang 35160 Chưởng 5: In tài liệu
T ro n g h ìn h 5.6, b ạ n có th ể th ấ y cửa sổ P r i n t P re v ie w với t r a n g đầu tiê n của r e p o r t tro n g c h ế độ L an d sc a p e tr o n g P ag e L ayout V iew Đối với re p o rt n à y , E xcel có th ể đ ặ t th ê m b a cột th ô n g tin n ằ m v ừ a tro n g
tr a n g n à y tro n g c h ế độ L a n d sc a p e so với tro n g c h ế độ P o r tr a it, Tuy
n h iê n , bởi v ì h ư ớ ng tr a n g n à y chứa í t h à n g h ơ n , tổ n g sô” tr a n g cho
re p o rt n à y tă n g từ h a i tr a n g tro n g c h ế độ P o r tr a i t lê n bố n t r a n g tro n g
Hình 5 6 : Một report chẽ' flộ Landscape trong Page Layout View.
Đ ể chĩ đ ịn h các h à n g vềi/hoăc các cột là m các tiê u đề in tro n g m ột
re p o rt, là m th e o n h ữ n g bước sau đây:
1 N h ấ p n ú t P r i n t T itle s t r ê n ta b P a g e L ay o u t tr ê n R ibbon hoặc nhâVi A lt+ P I
H ộp th o ạ i P a g e S etu p x u ấ t h iệ n với ta b S h e e t được chọn (xem
h ìn h 5.7)
Đ ể chỉ đ ịn h các h à n g w o rk s h e e t là các tiê u đ ề in , đi đ ế n bước 2a
Đ ể chỉ đ ịn h các cột w o rk s h e e t là các tiê u dề in , đi đ ế n bước 2b
Trang 36C hưdng 5 : In tài liệu 161
2a C h ọ n h ộ p te x t Row to R e p e a t a t Top v à sa u đó rê qua các h à n g
có th ô n g tin m à b ạ n m uốn x u ấ t h iệ n ở p h ầ n t r ê n cùng củ a môi
tr a n g tro n g w o rk s h e e t b ê n dưới N ếu cần th iế t, g iả m hộ p th o ạ i
P a g e S etu p th à n h chỉ h ộ p te x t Row to R e p e a t a t Top b ằ n g cách
n h ấ p n ú t C o llap se /E x p an d củ a hộp tex t
Đói với ví dụ được m in h h ọ a tro n g h ìn h 5.7 , n ú t C o llap se /E x p an d
đi k è m với h ộ p te x t Row to R e p e a t a t Top được n h ấ p v à sau đó được r ê q u a các h à n g 1 v à 2 tro n g cột A củ a w o rk s h e e t L ittle Bo
P eep P e t D e te c tiv e s - C lie n t L ist Excel n h ậ p d ãy h à n g $1;$2 tro n g h ộ p te x t R ow s to R e p e a t a t Top
E xcel b iể u th ị các h à n g tiê u đ ề in tro n g w o rk s h e e t b ằ n g việc đ ậ t
m ộ t đường c h ấ m c h ấ m (chuyển động n h ư m ộ t m a rq u e e) tr ê n đường
v iề n giữa các tiê u đề v à th ô n g tin tro n g p h ầ n t h â n của rep o rt
Hình 5.7; Xác định các hàng và cột dưực sử dụng làm các tiẽu đề in trẽn tab Sheet
của hộp thoại Page Setup.
2b C h ọ n h ộ p te x t C olum n to R e p e a t a t L eft v à s a u đó r ê qua dãy cột có th ô n g tin m à b ạ n mucTn x u ấ t h iệ n t ạ i m ép t r á i của mỗi
t r a n g của r e p o rt in tro n g w o rk s h e e t b ên dưới N ếu c ầ n th iế t,
g iả m hộ p th o ạ i P a g e S etu p t h à n h chỉ hộ p te x t C olum ns to Re-
p e a t a t L eft b ằ n g cách n h ấ p n ú t C o lla p se /E x p a n d của h ộ p te x t
E xcel biểu t h ị các cột tiê u đề in tro n g w o rk s h e e t b ằ n g việc đ ặ t
m ộ t đường c h ấ m ch ấ m (di ch u y ển n h ư m ột m a rq u e e) t r ê n đường
v iề n giữa các tiê u đề v à th ô n g tin tro n g p h ầ n t h â n của re p o rt
Trang 37162 Chưtíng 5: In tài liệu
3 N h ấ p OK hoặc n h â n E n te r để đóng hộp th o ạ i P ag e S etup
Đường chấm chấm cho th ấ y đường viền của các tiê u đề h à n g và/ hoặc cột b iế n m ấ t khỏi w ork sh eet
T ro n g h ìn h 5.7, các h à n g 1 v à 2 chứa tiêu đề w o rk s h e e t v à các tiê u đề cột cho cơ sở dữ liệu k h á c h h à n g L ittle Bo P e e p P e t
D ete cttiv es được chỉ đ ịn h là các tiêu đề in cho re p o rt tro n g hộp
th o ạ i P ag e Setup T rong h ìn h 5.8, b ạ n có th ể th ấ y cửa sổ P rin t
P re v iew với tr a n g th ứ h a i của rep o rt Chú ý n h ữ n g tiê u đề in n ày xuâ^t h iệ n n h ư t h ế nào tr ê n t ấ t cả tr a n g của rep o rt
Đ ế x ó a c á c iiê u ẩề in ro k kồ i m ộ t r«p>opt nếu L ọ n i^kônq cđ n ăến c k ứ n q n ữ a , {□ b S í i e e i cùo k ệ p ik o g ỉ P a q e -Setup v ò sou Ỉ ố xóa cóc ẦôìẬ hòn q vò cộ t \ù cóc
e»ON >t»—<
M««* “911
‘ ị l ’ r - y
• 1 4 » L.w «
Sử dụng các nút trong nhóm Scale to Fit
N ếu m áy in hỗ tr ợ các tù y chọn đ ịn h tỉ lệ th ì b ạ n g ặp m ay B ạn luôn
có th ể là m cho m ột w o rk sh eet n ă m vừa tr ê n m ột tr a n g m ộ t cách đơn
g iả n b ằ n g việc chọn tùy chọn 1 P ag e tr ê n các m enu xổ xuông W id th và
Trang 38H eig h t đ ín h k è m với các n ú t lệ n h của chúng tro n g n h ó m Scale to F it
tr ê n ta b P ag e L ayout của Ribbon K hi b ạ n chọn n h ữ n g tù y chọn này, Excel x ác đ ịn h bao n h iê u p h ầ n để g iảm kích cỡ của th ô n g tin m à b ạ n in
đ ể đ ậ t t ấ t cả vừa tr ê n m ột tra n g S au k h i n h ấ p n ú t P ag e B rea k Preview trê n S ta tu s b a r, b ạ n có th ể xem trước tr a n g n à y tro n g p a n e l P r in t của
B ack stag e View (C trl+ P ) v à th ấ y rằ n g in b ản in quá nh ỏ k h ô n g th ể đọc được th o ả i m ái Quay trở lạ i k h u n g x em w o rk sh e et N o rm al (Esc), chọn
ta b P ag e L ayout tr ê n Ribbon, và th ử th a y dổi sô' tr a n g tro n g các m enu
xổ xuông W id th v à H e ig h t tro n g n h ó m Scale to F it
C hưđng 5: in lài liệu 163
• • • • • • •
Thủ thuật
Sau khi sử dụng các tùy chọn Scale to Fit VVidth và Height, có thể bạn thấy rằng bạn không muốn dịnh tỉ lệ bản ín Hủy việc dịnh tỉ lệ bằng việc chọn Automatic trên cả hai menu xổ xuống VVỈdth và Heighỉ và sau dó gõ nhập 100 trong hộp text Scaie (hoặc chọn 100% bằng các nút spỉnner của nó).
Sử dụng các nút Print trong nhóm sheet Options
N hóm S h e e t O ptions chứa h a i hộ p k iểm P r in t r ấ t hữu dụng (cả hai
k h ô n g được chọn tự động) Hộp kiểm th ứ n h â't n ằ m tro n g cột G ridlines
v à hộp k iể m th ứ h ai n ằ m tro n g cột H eadings:
Chọn hộp kiểm Prínt trong cột Cridlines đ ể in các đường lưới cột và hàng trẽn mỗi trang của report.
M Chọn hộp kiểm Print trong cột Headings đ ể in các liên đề hàng với các số hàng và các tiêu đ ề cột I>ới các mẫu tự cột trên mỗi trang của repon.
Thủ thuát
Chọn cà hai hộp kiểm (báng cách nhấp chứng để đật các dấu kiểm vào chúng) khi bạn muấn phiên bản in cua dữ liệu bảng tính khớp vớr diện mạo ỉrên màn hình của nó Điều này hữu dụng khi bạn cần sử dụng các tham chỉếu ồ trên bản in để gỉúp bạn sau dó dịnh vi các ô trong worksheeỉ thực sự cần được biên tập.
K hi w o rk s h e e t ở tro n g P age L ayout View, d ặ t con trỏ chuột lê n p h ần
ở lề trê n cùng của tr a n g đầu tiê n được đ á n h dấu là C lick to A dd H ea d er
Trang 39hoặc tro n g lề cuôl cùng của tr a n g đầu tiê n được đ á n h dâu là C lick to
A dd Footẽr
-Đ ể tọ o m ộ ỉ lieadep lio ộ c ío o le p ỉ ư ợ c c a n k q iữ a , n k ế p p liđ n q iũ a củ o v ủ n q h e a (Je r/
ío o te r n à^ 3 ề dột ể iể m ckè n ồ q iđ o p k đ n a ó Đ ể i k l m m ột lieQcJfiP ịìo ộ c ío o le r
đưỢc c a n k tp ó ii n liế p p k đ n tpáỉ d ể ẩ ợ t ẳ ìể m c k ề n nqonq t)ànq véí m ép i r ó i Đ ế
tk ê m m Ệ t kead eF k o ộ c fooiep ẩ ư ợ c c a n L p k đ i, n liđ p p L đ n p íiđ í i ề ẩ<3Ì đ iể m cliè n
n q an q t>ànq v á i m ép p liâ í.
164 _Chướng 5: In tài liệu
N gay sau k h i đ ặ t đ iểm ch èn tro n g p h ầ n tr á i, giữa h o ặc p h ả i của vùng header/footer, Excel th ê m m ộ t ta b n g ữ c ả n h H e a d e r & F o o ter Tools với
ta b D esign riê n g của nó (xem h ìn h 5.9) T ab D esign được p h ầ n chia
th à n h các n h ó m H e a d e r & F ooter, H e a d e r & F o o te r E le m e n ts , N aviga-
tion, v à O ptions
Thêm một Auto Header hoặc Auto Footer
Các n ú t lệ n h H e a d e r v à P o o ter tr ê n ta b D esig n của ta b n g ữ cản h
H e a d e r & F o o ter cho p h é p b ạ n th ê m các h e a d e r v à footer có s ẵ n tro n g
g iây lá t C hỉ việc n h ấ p n ú t lệ n h th íc h h ợ p v à sau đó n h ấ p m ẫ u h e a d e r hoặc footer m à b ạ n m uôn sử d ụ n g tr ê n m en u xổ xuông H e a d e r hoặc
P o o ter vừa x u ấ t h iện
Đ ể tạ o h e a d e r v à footer được c a n h giữa cho re p o rt n h ư được m in h họa tro n g h ìn h 5.10, C lie n t L ist, C o n íìd e n ta l, P a g e 1 được chọn tr ê n m enu
xổ x u ô n g củ a n ú t lệ n h h e a d e r C l ie n t L is t là t ê n củ a w o rk s h e e t
C o n íid en tal là te x t có s ẵ n v à dĩ n h iê n P ag e 1 là sô” tr a n g h iệ n h à n h
Để th iế t lậ p footer 1, P ag e 1 of? được chọn tro n g m enu xổ xuống cúa
n ú t lệ n h F o o ter (d ặ t s ố tr a n g h iệ n h à n h với tổ n g số tr a n g tro n g report)
B ạn có th ể chọn tù y chọn p h â n tr a n g n à y t r ê n m enu xổ xuống của n ú t
H e a d e r hoăc P ooter
Trang 40Chương 5 : In tài tiệu 165
f i( *iit ỉhiB íirníM • •
AM ■•■•« u_>*iit 'hin **• • ' M n
-Hình 5.9; Xác dịnii một header mâi sử dụng các nút Irễn Ịab Oesign của tab ngữ
cảnh Header & Pooter Tools.
K iểm t r a k ế t quả tro n g h ìn h 5.10, đây là tr a n g đầu tiê n của re p o rt tro n g P ag e L ayout View ớ đây, b ạ n có th ể th ấ y h e a d e r v à footer như
ch ú n g sè in ra B ạ n cũng có th ể th ấ y việc chọn P age 1 of? là m việc như
t h ế n ào tro n g footer T rê n tr a n g dầu tiê n , b ạ n th ẩ y footer được canh giừa P ag e 1 o f 4; t r ê n tr a n g th ứ h a i footer được ca n h giữa là P age 2 o f 4
• • • • • • •
Thú thuật
Nếu, sau khỉ chọn một sô thông tin header hoặc fooỉer có sẫn, bạn quyết dịnh răng bạn không còn cần header hoặc íooter ỉn trong report nữa, bạn có thế ỉoại bỏ nó C h ỉ việ c nhấp tủy chọn (None) ở phần trén cùng của menu xể xuếng của nút Header hoặc núl Pooter (Hãy nhớ rằng tab Design với các nút lệnh Header và Pooter bên dưới tab ngữ cảnh Header & Pooter Tools được chọn trẽn Ribbon lúc bạn nhấp header hoặc foater trong Page Layout View ).
