HƯỚNG DẪN VỀ EXCEL

Khởi động: Nháy đúp biểu tượng Các thành phần chính của màn hình Excel Thanh tiêu đề Thanh menu và thanh bảng chọn Ô địa chỉ Thanh công thức Vùng làm việc của bảng tính Các trang của bản

Hướng dẫn sử dụng Excel

I Khởi động: Nháy đúp biểu tượng

Các thành phần chính của màn hình Excel Thanh

tiêu đề

Thanh menu

và thanh bảng chọn

Ô địa

chỉ

Thanh

công

thức

Vùng làm việc của bảng tính Các trang của

bảng tính

II Các thao tác văn bản trên bảng tính Excel

Mở một tệp

mới

Mở tệp đã

có trên đĩa

Ghi

1 Thao tác với tệp

2 Định dạng

- Con trỏ ô: Là một hình chữ nhật viền đậm bao quanh ô hay một khối được chọn

Con trỏ ô đư

ợc đặt vào

đặt vào một khối

nhiều ô

2 Định dạng

- Di chuyển con trỏ ô: Dùng các phím mũi tên hoặc dùng chuột a) Định dạng phông, cỡ, màu, kiểu cho chữ

Phông chữ cỡ chữ

Kiểu chữ

đậm, nghiêng, gạch chân

Canh trái, giữa, phải

ô

Tăng giảm thụt

đầu hàng

Màu nền ô

Màu chữ trong

ô b) Mở rộng độ rộng dòng, cột

Đưa con trỏ chuột đến đường biên của tên hàng, cột cần mở rộng, giữ chuột trái, kéo thả

c) Thêm hàng, cột

Nháy chuột phải vào tên hàng, cột sau hàng cột cần thêm, chọn Insert

- Chọn 1 ô: Nhấn chuột trái vào ô cần chọn

- Chọn 1 khối: Nhấn chuột trái và kéo thả từ ô góc trên bên trái của khối

đến góc dưới bên phải của khối, chọn nhiều khối thì giữ phím Ctrl và làm lần lượt cho từng khối

d) Trộn ô, tách ô

- Chọn các ô cần trộn, rồi nhấn chuột trái vào nút lệnh

- Chọn các ô cần tách, rồi nhấn chuột trái vào nút lệnh e) Căn chỉnh trên ô

Ngoài các nút còn có nhiều thao tác căn chỉnh khác Thực hiện như sau:

- Chọn các ô cần căn chỉnh, nhấn chuột phải, chọn Format Cell, chọn nhãn Alignment

Căn hai bên ô: gồm Left(trái), Center(giữa),

Right(phải), Justify(đều 2 bên)

Căn trên dưới ô: gồm Top(trên),

Center(giữa), Bottom(đáy), Justify(đều trên

dưới)

Trộn tách ô

Hiện thị nhiều hàng trên 1 ô Thụt

đầu dòng

Quay chữ ngiêng Cuối mỗi thao tác cần chọn OK

f) KÎ khung

- Chän vïng cÇn kÎ khung, nhÊn chän

HoÆc chuét ph¶i, chän Format Cell, chän nh·n Border

- None: Kh«ng cã khung

- Outline: Khung viÒn cña vïng chän

-Inside: tÊt c¶ khung c¸c « cña vïng

®­îc chän

- Style: KiÓu cña khung

- Mét sè nót lªnh kÎ khung tuú ý

Cuèi mçi thao t¸c chän OK

3 Trình bày trang in và in

a) Xem trước khi in: chọn File, chọn Print Preview

b) Đặt hướng giấy: Chọn File, chọn Page Setup , chọn nhãn Page, chọn … Landscape

c) Căn lề: Chọn File, chọn Page Setup , chọn nhãn Margins, trong đó…

- Top(lề trên), Left(lề trái), Right(lề phải), Bottom(lề dưới)

III CHỨC NĂNG BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

1 Các kiểu dữ liệu trên Excel

-Kiểu số: nhập bởi các chữ số 0 – 9 và dấu chấm(.) phân cách thập phân Trong ô kiểu số mặc định căn phải ô

-Kiểu xâu, chuỗi(Text): Nhập bởi các chữ A-Z; a-z, 0-9, các kí tự :,.;/’”

-Kiểu ngày tháng

-……

2 Địa chỉ ô, khối.

-Một ô, khối được xác định bởi địa chỉ

-Địa chỉ ô được xác định bởi tên cột ghép với tên hàng Ví dụ: C2 là ô giao giữa cột C và dòng 2

-Địa chỉ khối: được xác định bởi địa chỉ ô góc trên bên trái và địa chỉ ô góc dưới bên phải của của khối, phân cách bằng dấu “:” Ví dụ: A3:E10

* Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối:

-Địa chỉ tương đối: Chỉ ghép tên cột và tên hàng Ví dụ: C2

-Địa chỉ tuyệt đối: trong khi viết địa chỉ ô, trước hàng, cột thêm dấu $ Có 3 loại địa chỉ tuyệt đối

+ Địa chỉ tuyệt đối cả dòng, cột Ví dụ: $C$2 + Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối Cét Ví dụ: $C2 + Địa chỉ tương đối hàng, tuyệt đối hµng Ví dụ: C$2

* Sự giống và khác nhau của địa chỉ tương đối, tuyệt đối:

+ Giống nhau: C2; $C2; C$2 và $C$2 đều nói đến ô C2 như vậy khi tham gia vào tính toán dù sử dụng địa chỉ nào thì kết quả là như nhau

+ Khác nhau: 2 loại địa chỉ này chỉ khác nhau khi sao chép công thức

3 Công thức, hàm, biểu thức.

- Công thức: Là dãy các phép toán nối các giá trị; các địa chỉ ô, các hàm

Cách viết: =công thức

Ví dụ: Công thức trên các giá trị =23-12;

Công thức trên địa chỉ ô =A2+B2;

Công thức trên hàm =sum(3,4,5,6,7)+A1

- Hàm: Là những công thức được Excel định nghĩa sẵn

Cách viết: = tên hàm(các đối sô)

Ví dụ: =sum(A2:C12)

4 Các phép toán và một số hàm tính toán cơ bản.

a) Các phép toán và các hàm tính toán số học

- các phép toán số học +; -; *; /

- Hàm tính tổng:

+ Cú pháp: =sum(gt1,gt2,khoi1,khoi2,….) + Ví dụ: =sum(12,A10,C11:E30)

- Hàm tính giá trị TB:

+ Cú pháp: =AVERAGE(gt1,gt2,khoi1,khoi2…)

- Hàm làm tròn số

+ Cú pháp: =round(gt,số)

trong đó gt: là giá trị cần làm tròn(có thể là bt)

số: là số các chữ số trong phần thập phân

+ Ví dụ:

- Hàm tìm giá trị lớn nhất

+ Cú pháp: =max(gt1,gt2,khoi1,khoi2, ) + Ví dụ:

- Hàm tìm giá trị nhỏ nhất:

+ Cú pháp: =min(gt1,gt2,khoi1,khoi2,….) + Ví dụ:

- một số hàm khác:

+ lấy phần nguyên của 1 số: =int(số) + Lấy phần dư trong phép chia a cho b: =mod(a,b) + Căn bậc hai của 1 số: =SQRT(số)

+ Giá trị tuyệt đối của 1 số: =ABS(số)

b) Các phép toán và các hàm trên xâu ký tự

- Phép cộng sâu: &

+ Cú pháp: = “xâu1”& “xâu2” (hoặc địa chỉ ô 1 & địa chỉ ô 2) + Ví dụ:

- Hàm cho biết chiều dài xâu: len

+ cú pháp: = len(xâu)

- Lấy bên trái xâu n ký tự:

+ Cú pháp: = left(xâu,n)

- lấy bờn phải xõu n ký tự

+ Cỳ phỏp: =right(xõu,n)

- cắt cỏc kớ tự trắng ở 2 đầu: = trim(xõu)

- Đổi chứ thường thành chữa hoa: = upper(xõu)

- Đổi chữ hoa thành chữ thường: = lower(xõu)

c) Cỏc phộp so sỏnh và cỏc hàm điều kiện

- Cỏc phộp so sỏnh: =; >; <; >=; <=; <> Khi so sỏnh giỏ trị trả về chỉ

cú giỏ trị là TRUE hoặc FALSE

- Hàm hoặc: OR

Cỳ phỏp: =or(dk1,dk2,dk3,…); dk1,dk2… là cỏc phộp so sỏnh Hàm này cú ớt nhất 1 đk đỳng là hàm trả về giỏ trị đỳng

- Hàm và: AND

Cỳ phỏp: =and(dk1,dk2,dk3,…); dk1,dk2… là cỏc phộp so sỏnh

Hàm này cú ớt nhất 1 đk sai là hàm trả về giỏ trị sai

- Hàm điều kiện: if

cỳ phỏp: =if(đk,gt1,gt2)

ý nghĩa: nếu đk đỳng thỡ hàm trả về gt1, cũn sai trả về gt2

đk trong hàm if cú thể là 1 phộp so sỏnh, cú thể là cỏc hàm or, and1

- Hàm NOT(Điều_kiện)

Hàm trả giá trị phủ định của điều kiện đưa vào

d) Một số hàm thống kê

-Hàm đếm dữ liệu số: Cú pháp: =count(khối dữ liệu số cần đếm)

- Hàm đếm dữ liệu bất kỳ: cú pháp: =counta(khối dữ liệu) -Hàm COUNTBLANK(Vùng_dữ_liệu)

Hàm trả về số các ô trong vùng dữ liệu không có dữ liệu

e) Một số hàm tìm kiếm

- Hàm Vlookup

=Vlookup(giá trị dò tìm, bảng tham chiếu, cột cần lấy,x)

Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm

+ Giá trị dò tìm là giá trị giống nhau hoàn toàn giữa bảng CSDL và bảng

tham chiếu Luôn luôn được lấy trên bảng CSDL

+ Bảng tham chiếu: Cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải bao phủ vừa đủ

và toàn bộ các giá trị dò tìm Luôn luôn phải để ở giá trị tuyệt đối

+ Cột cần lấy đếm xem nó là cột thứ bao nhiêu trong bảng tham chiếu Khi

đếm phải đếm từ trái qua phải

+ X là giá trị dò tìm

♦ x=0 dò tìm một cách chính xác

♦ x=1 là dò tìm một cách tương đối và cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần

- Hàm Hlookup

=Hlookup(giá trị dò tìm, bảng tham chiếu, cột cần lấy,x)

Hàm Hlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo dòng đưa từ bảng tham chiếu lên

bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm Cách sử dụng tương tự như hàm Vlookup nhưng thay cột bằng dòng