MẪU HỒ SƠ PHÂN TÍCH.doc

MẪU HỒ SƠ PHÂN TÍCH

II CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH

 Thiết bị: Là tập hợp các loại máy móc, kết cấu phục vụ công

việc khai thác dầu khí của công ty như tàu thuyền, ô tô, máybơm, giàn khoan…

 Linh kiện: Là tập hợp các chi tiết cấu thành nên các thiết bị

 Loại thiết bị: Một loại thiết bị là tập hợp các thiết bị có cùng

một số thông số kĩ thuật nào đó

 Loại linh kiện: Một loại linh kiện là tập hợp các linh kiện có

cùng một số thông số kỹ thuật

Chú ý: Mỗi loại thiết bao gồm nhiều loại linh kiện khác nhau và mỗi

loại linh kiện có thể thuộc nhiều loại thiết bị

 Tỷ lệ hỏng trung bình của một loại linh kiện trong một loại thiết bị nào đó trong một năm: Được tính bằng tỷ số giữa số

linh kiện thuộc loại đó được dùng để sửa chữa, thay thế cho cácthiết bị thuộc loại thiết bị này trong một năm với tổng số linhkiện trong các thiết bị loại này

 Linh kiện dự trữ: Là các linh kiện mới được cất trong kho để

đáp ứng nhu cầu sửa chữa thay thế khi cần thiết, số lượng linhkiện dữ trữ tỉ lệ thuận với số thiết bị công ty đang sử dụng và tỷ

lệ hỏng trung bình của linh kiện trong mỗi loại thiết bị

 Kế hoạch mua hàng: Là bảng danh mục các loại linh kiện cần

mua trong đó xác định tên và số lượng của từng loại linh kiện

 Bảng chào hàng: Là danh mục các linh kiện kèm theo giá cả

và thời hạn cung cấp mà các nhà cung cấp gửi cho công ty đểgiới thiệu

III QUI TRÌNH QUẢN LÝ

1 Mô tả

Theo hạn định hàng tháng, bộ phận mua hàng sẽ lên danh mụccác loại linh kiện cần mua kèm theo số lượng cần mua của mỗi loại.Sau đó căn cứ vào các chào hàng từ phía nhà cung cấp để chọn nhàcung cấp hàng Bước cuối cùng là lập đơn đặt hàng Chi tiết quy trìnhnhư sau:

Quy trình lên danh mục linh kiện cần mua: Để xác định số lượng

mỗi loại linh kiện cần mua( CM), bộ phận mua hàng cần nắm đượccác thông tin sau:

 Số lượng các linh kiện mỗi loại hiện đang được sử dụng trongcông ty( ký hiệu là DSD) Vì các linh kiện được gắn với cácthiết bị do đó số lượng linh kiện hiện có được tính thông qua sốlượng thiết bị công ty đang sử dụng Thông tin về số lượng linhkiện được quản lý thông qua việc quản lý các chứng từ muamới và biên bản thanh lý, mỗi chứng từ mua mới sẽ cho biếtcông ty có thêm bao nhiêu thiết bị theo từng loại, mỗi biên bảnthanh lý sẽ cho biết có bao nhiêu thiết bị từng loại không cònđược sử dụng nữa

 Tỷ lệ hỏng trung bình trong năm của mỗi loại linh kiện trongmỗi loại thiết bị( ký thiệu là TLH) Thông tin về tỉ lệ hỏng haythay thế của mỗi loại linh kiện trong một loại thiết bị được tínhtoán dựa trên các thông kê về tình hình sử dụng thiết bị trongnhiều năm Tùy theo tình hình thực tế hoạt động của công ty

mà tỷ lệ này có thể được điều chỉnh để đảm bảo lượng linh kiện

dữ trữ trong kho đáp ứng được nhu cầu thực tế của công ty

 Số lượng trong kho của mỗi loại linh kiện( ký hiệu là STK).Thông tin này thu được thông qua việc đối chiếu các phiếunhập khoa và phiếu xuất kho

 Số linh kiện đã được đặt hàng nhưng chưa được cung cấp( kýhiệu là SDH) Thông tin này được tính thông qua việc quản lýtổng số hàng đã được đặt trong các đơn hàng và số lượng hàng

đã được nhập về kho

Dựa trên các thông tin trên, bộ phận mua hàng sẽ tính được sốlượng linh kiện cần mua của mỗi loại linh kiện theo công thức sau:

CM = DSD * TLH – STK - SDH Quy trình lập đơn đặt hàng: Căn cứ trên danh mục các loại linh kiện

cần mua, bộ phận mua hàng cần xác định sẽ đặt hàng từ nhà cung cấpnào, tiều chí để chọn nhà cung cấp là giá thành và thời hạn cung cấp

2 Sơ đồ quy trình xử lý

a Quy trình lập kế hoạch mua hàng

XN khai thác BP dịch vụ BP mua hàng BP bảo dưỡng BP kho

Số lượng

thiết bị và

linh kiện

Số lượng thiết bị và linh kiện

Tỷ lệ hỏng của mỗi loại linh kiện

Số lượng linh kiện tồn

Lên danh mục linh kiện cần mua

Số lượng linh kiện

đã đặt hàng

Danh mục các linh kiện cần mua

b Quy trình lập đơn đặt hàng

IV PHÂN TÍCH CÁC ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ

V MẪU BIỂU ĐẦU VÀO, ĐẦU RA

Danh sách các mẫu biểu được sử dụng:

 Chứng từ mua mới thiết bị

 Biên bản thanh lý thiết bị

 Phiếu nhập kho - tần xuất cao

 Phiếu xuất kho - tần xuất cao

 Báo cáo kế hoạch mua hàng

 Đơn đặt hàng

 Bảng chào hàng từ nhà cung cấp

Bảng chào hàng

Danh mục các linh kiện cần mua

Lập đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng

PHẦN II MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

I QUI TRÌNH QUẢN LÝ

Mục tiêu quản lý:

 Theo dõi được thông tin thiết bị của công ty

 Theo dõi việc xuất nhập kho

 Theo dõi linh kiện đã đặt mua

 Theo dõi được thông tin chào hàng của các nhà cung cấp

II MẪU BIỂU ĐẦU VÀO, ĐẦU RA

Danh sách các mẫu biểu được sử dụng:

 Chứng từ mua mới thiết bị

 Biên bản thanh lý thiết bị

 Phiếu nhập kho - tần xuất cao

 Phiếu xuất kho - tần xuất cao

 Báo cáo kế hoạch mua hàng

 Đơn đặt hàng

 Bảng chào hàng từ nhà cung cấp

III CÁC THAY ĐỔI CHÍNH

Thay đổi chính khi đưa hệ thống quản lý vào sử dụng là các lợiích về mặt thời gian xử lý công việc nhưng cũng đòi hỏi một số thayđổi về thói quen làm việc của các nhân viên bộ phận mua hang:

Các lợi ích có được:

 Thời gian lên kế hoạch mua hàng có thể được tính toán với chu

kỳ theo giờ hoặc ngày

 Tổng hợp nhanh báo cáo tồn kho

 Tổng hợp nhanh báo cáo tình trạng các linh kiện đã đặt

 Cung cấp gợi ý chọn nhà cung cấp ở bước đặt hàng

Các yêu cầu thay đổi về thói quen làm việc:

 Các nhân viên phải thường xuyên cập nhật thông tin vào hệthống

 Có thói quen sử dụng máy tính để tham gia vào hệ thống trongquá trình thao tác nghiệp vụ của mình

PHẦN III TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I THỜI GIAN / KẾ HOẠCH THỰC HIỆN

II KẾ HOẠCH NHÂN SỰ

PHẦN IV ĐÁNH GIÁ

I ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG ÁN

Phương án xây dựng hệ thống thông tin ở đây là xây dựng hệthống dựa trên môi trường web với cơ sở dữ liệu tập trung Sở dĩ lựachọn phương án này bởi qua khảo sát cho thấy đặc trưng của công ty

là có nhiều bộ phân nằm phân tán về mặt địa lý, công việc của bộphận mua hàng lại đòi hỏi thông tin tổng hợp từ nhiều bộ phận khácnhau do đó việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung qua môi trườngmạng sẽ thuận lợi hơn so với việc xây dựng các phân hệ riêng biệt

II ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ

Khi hệ thống đi vào hoạt động thì lợi ích có thể nhìn thấy ngay

là tốc độ xử lý các yêu cầu nghiệp vụ sẽ tăng lên do việc giảm thờigian tính toán và tổng hợp số liệu Đặc biết phần quy trình lập kếhoạch mua hàng sẽ phát huy được hiệu quả tốt hơn so với trước bởi nó

có thể cung cấp các báo cáo kế hoạch mua hàng với chu kỳ ngắn hơnnhiều so với việc làm thủ công bằng tay

III ĐÁNH GIÁ RỦI RO

Khó khăn có thể gặp phải trong khi triển khai dự án có thể là:

- Lượng thông tin cần chuyển đổi vào máy là lớn

- Đòi hỏi các bộ phận có liên quan như sửa chữa, kho phảithường xuyên cập nhật thông tin về tình hình hoạt động của bộphần mình, điều này có thể đòi hỏi phải thay đổi thói quen làmviệc của các bộ phận này

MẪU HỒ SƠ PHÂN TÍCH

PHẦN I MÔ HÌNH QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ

I CÁC SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CHI TIẾT VÀ DIỄN GIẢI

Đơn đặt hàng

Bảng báo giá và thời hạn cung cấp

Gửi báo cáo tỉ

lệ hỏng hóc

Lập kế hoạchmua hàng

Kế hoạch mua hàng

Lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng

Chứng từ nhập Chứng từ xuất Lập báo cáo

Xuất

Kho

Chứng từ mua mới Biên bản thanh lý

II CÁC SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU VÀ DIỄN GIẢI

1 Sơ đồ quan hệ thực thể chưa chuẩn hóa

thanh lý

2 Sơ đồ dòng dữ liệu

Báo cáo kho

Loại Linh kiện

Bảng kê khai tài

sản cố định

Loại Thiết bị

Kế hoạch mua hàng

Bảng báo giá và thời hạn cung cấp

Báo cáo tỉ lệ

Quảnlý kho

Lập đơn đặt hàngLập kế hoạch

mua hàng

Theo dõi thông tin thiết bị

Biên bản thanh

lý

Loại Thiết bị

Nhận biên bản thanh lýthanh lý

Chứng từ mua mới

Nhận chứng từ

Bảng kê khai tài sản cố định

hỏng hócChứng từ mua mới

Nhập báo cáo tỉ lệ hỏng hócNhận chứng từLoại Linh kiện

Báo cáo khoTổng hợp tồn

PHẦN II MÔ HÌNH CHỨC NĂNG

I SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

1

Lập kế hoạch mua hàng và đơn đặt hàng

II PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CHI TIẾT

 Nhập báo cáo thiết bị sử dụng và cho thuê

Nhập báo cáo về số lượng từng loại thiết bị hiện đang được sử dụnghoặc cho thuê hàng tháng Tần xuất sử dụng trung bình Không có yêucầu về tốc độ xử lý

 Thống kế số lượng thiết bị đang dùng

Dựa trên chứng từ mua mới và biên bản thanh lý để thống kế số lượngthiết bị mỗi loại mà công ty hiện có Tần xuất sử dụng trung bình.Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Nhập báo cáo kho

Nhập báo cáo về số lượng từng loại linh kiện còn tồn trong kho hàngtháng Tần xuất sử dụng chức năng trung bình Không có yêu cầu vềtốc độ xử lý

 Theo dõi linh kiện đặt mua

Theo dõi các đơn đặt hàng, và tình trạng giao hàng của nhà cung cấp

để biết các linh kiện được đặt mua đã được giao chưa và thời điểmgiao Tần xuất sử dụng chức năng cao Không có yêu cầu về tốc độ xửlý

 Nhập bảng tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong thiết bị

Nhập bảng tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong một loại thiết

bị nào đó hàng năm Tần xuất sử dụng thấp Không có yêu cầu về tốc

độ xử lý

 Theo dõi giá chào - thời hạn cung cấp của nhà cung cấp

Theo dõi giá chào - thời hạn cung cấp của nhà cung cấp Tần xuất sửdụng cao Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Lập kế hoạch mua hàng

Lập kế hoạch mua hàng Tần xuất sử dụng cao Có yêu cầu về tốc độ

xử lý

 Lập đơn đặt hàng

Lập đơn đặt hàng Tần xuất sử dụng cao Có yêu cầu về tốc độ xử lý

1 Nhập báo cáo thiết bị sử dụng và cho thuê

Tên chức năng: Thống kế số lượng thiết bị đang dùng

Mô tả tóm tắt: Dựa trên chứng từ mua mới và biên bản thanh lý để thống kế

số lượng thiết bị mỗi loại mà công ty hiện có

số lượng các thiết bị hiện đang được sử dụng hoặc cho thuê Và lập ramột báo cáo thống kê thiết bị sử dụng và cho thuê bao gồm loại thiết bị

và số lượng thiết bị, tình trạng đang được sử dụng hoặc cho thuê, rồigửi cho Bộ phận Mua hàng Bộ phận Mua hàng nhận báo cáo và lưulại

Báo cáo sử dụng, cho thuê

thiết bị chi tiết

2 Sử dụng thực thể

Thực thể Chèn Truy

xuất nhật Cập Xóa Lưu Chú thích

ra một bảng thống kê tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong từngloại thiết bị bao gồm loại thiết bị, loại linh kiện và tỉ lệ hỏng hóc trongmột năm Sau đó gửi cho Bộ phận Mua hàng, Bộ phận Mua hàng nhậnbảng tỉ lệ hỏng hóc rồi lưu lại

Bộ phận Mua hàng nhận được báo cáo kho từ bộ phận Kho, báo cáothống kê thiết bị sử dụng và cho thuê từ bộ phận Dịch vụ, bảng thống

kê tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong từng loại thiết bị từ bộphận Bảo dưỡng Thiết bị hoặc sẵn có, cùng với các đơn đặt mua linhkiện sẵn có

Bộ phận Mua hàng dựa vào báo cáo thống kê thiết bị sử dụng và chothuê để biết được các thiết bị và số lượng hiện có, tổng hợp báo cáokho và thống kê linh kiện đặt mua mà các nhà cung cấp chưa giao từnhững đơn đặt hàng nhà cung cấp chưa giao hết linh kiện để tính đượccác linh kiện và số lượng tồn kho hoặc chưa nhận hàng Sau đó, Bộphận Mua hàng đối chiếu vào bảng thống kê tỉ lệ hỏng hóc trung bìnhcủa linh kiện trong từng loại thiết bị để quyết định sẽ phải mua thêmbao nhiêu linh kiện mỗi loại và thời hạn cung cấp để đủ dự trữ trongcác tháng tới Từ đó lập được kế hoạch mua hàng gồm loại linh kiện,

số lượng và mức ưu tiên cho thời hạn cung cấp

Công thức gợi ý tính Số lượng linh kiện Lj cần mua:

Số lượng linh kiện Lj cần mua ≈ SLK * TLH – SLKT + SDH SLK = Số lượng thiết bị Ti có linh kiện Lj

TLH = Tỷ lệ hỏng trong một năm

STK = Số lượng linh kiện Lj tồn kho

SDH = Số lượng linh kiện Lj chưa nhận hàng)

Mức ưu tiên cho thời hạn cung cấp linh kiện Lj phụ thuộc vào tỉ lệ:

STK / SLK*TLH

Nếu Tỉ lệ này ≈ 1 thì mức ưu tiên cho thời hạn cung cấp bé, nhưng nếu

Tỉ lệ này << 1 thì mức ưu tiên cho thời hạn cung cấp tăng dần và lớnnhất khi Tỉ lệ này ≈ 0

Báo cáo kho chi

tiết

 Báo cáo sử

dụng, cho thuê



Bộ phận Mua hàng sử dụng kế hoạch mua hàng vừa lập rồi đối chiếu với bảng giá chào - thời hạn cung cấp của các nhà cung cấp đã có Từ

đó tìm ra cách tối ưu nhất để lập các đơn đặt mua hàng với các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí giá chào, thời hạn cung cấp Đơn đặt mua hàng gồm thông tin công ty, thông tin nhà cung cấp, loại linh kiện

Phần III Phân tích dữ liệu

I Sơ đồ quan hệ thực thể

1 Sơ đồ quan hệ thực thể chưa có dữ liệu đã loại bỏ quan hệ nhiều - nhiều

Chứng từ nhập chi tiết Chứng từ xuất chi tiết

Chứng từ mua mới

Nhà cung cấp

Đơn đặt hàng Bảng báo giá và

thời hạn cung cấp

Đơn đặt hàng chi tiết thời hạn cung cấp Bảng báo giá và

chi tiết

Chứng từ nhập Chứng từ xuất

Tỉ lệ hỏng hóc trung bình

2 Sơ đồ quan hệ thực thể dạng chuẩn 3:

Chứng từ nhập

#Số chứng từ Ngày lập

Chứng từ nhập chi tiết

Chứng từ nhập chi tiết

#Mã loại linh kiện Tên loại linh kiện

Nhà cung cấp

# Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp

Bảng báo giá chi tiết

#Mã loại linh kiện@

#Số báo giá @ Đơn giá Thời hạn cung cấp

#Mã loại thiết bị

Số lượng Ngày cập nhật

II PHÂN TÍCH CHI TIẾT THỰC THỂ

a Thực thể Loại thiết bị

1 Mục đích sử dụng

Lưu trữ các thông tin chi tiết của từng loại thiết bị

2 Các thuộc tính

Tên thuộc tính Tùy chọn Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

Tên thuộc tính chọn Tùy Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

Tên loại linh kiện N CHAR 50

bình chính Phải Có Một hoặc nhiều Đơn đặt hàng chi tiết Có tham gia vào khóachính

Tên thuộc tính chọn Tùy Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

Mã loại linh kiện N CHAR 10 Mã loại linh kiện

Tên thuộc tính chọn Tùy Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

thuê thiết bị chi tiết chính

e Thực thể Báo cáo sử dụng, cho thuê thiết bị chi tiết

tính Tùy chọn Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

Mã loại thiết

Số lượng N NUMBER 5 Số lượng từng loạithiết bị

tính Tùy chọn Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

Phải Có Một hoặc nhiều Báo cáo kho chi tiết Có tham gia vào khóachính

g Thực thể Báo cáo kho chi tiết

1 Mục đích sử dụng

Lưu trữ các thông tin chi tiết của từng loại linh kiện được lưu trữ trong kho

2 Các thuộc tính

Tên thuộc

tính chọn Tùy Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

Mã loại linh

Số lượng N NUMBER 5 Số lượng từng loạilinh kiện

tính Tùy chọn Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

i Thực thể Đơn hàng chi tiết

Số lượng N NUMBER 5 Số lượng từng loạilinh kiệnĐơn giá N NUMBER 12 Giá tiền của loạilinh kiệnThời hạn giao

tính Tùy chọn Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

Số báo giá N NUMBER 8 Số của các bảngbáo giá

Mã nhà cung

3 Khóa chính

tính chọn Tùy Khuôn dạng Độ dài Miền Chú thích

Số báo giá N NUMBER 8 Số của các bảngbáo giá

Mã loại linh

MẪU HỒ SƠ THIẾT KẾ

PHẦN I THIẾT KẾ KIẾN TRÚC TỔNG THỂ

I PHÂN CHIA HỆ THỐNG THÀNH CÁC PHÂN HỆ

- Thuận lợi cấu trúc kinh doanh

- Theo đặc điểm vị trí địa lý của đơn vị

- Theo phân cấp trách nhiệm công tác của các đơn vị

- Tạo khả năng bảo mật

- Theo khả năng cấu hình phần cứng…

- Theo cấu trúc sản phẩm hoặc nghiệp vụ của dòng sản phẩm

tự thực hiện Các lược đồ cấu trúc cũng thể hiện theo nhiều mức khác nhau

từ tổng thể tới chi tiết từng module.>

IV LỰA CHỌN THIẾT KẾ KIẾN TRÚC ỨNG DỤNG

<Phân tán, tập trung, hai hoặc ba lớp >

PHẦN II THIẾT KẾ KIỂM SOÁT

I KIỂM TRA DỮ LIỆU - ĐẢM BẢO TÍNH CHÍNH XÁC

<Các biện pháp kiểm tra tính đúng đắn, nhất quán dữ liệu tại các nơi truy cập thông tin bằng cách xác định các đe doạ sai sót dữ liệu và thiết kế các biện pháp kiểm tra ngăn chặn, phát hiện và sửa lỗi tại tất cả các đầu mối.>

<Các dạng sai: Thao tác, nhập sai số liệu mức ứng dụng/mức CSDL,/trong trao đổi với hệ khác Thực hiện không đầy đủ giao tác>

<Xây dựng chương trình kiểm tra dữ liệu theo định kỳ, tự động, hoặc khi nhận biết được có sai lệch.>

II THIẾT KẾ AN TOÀN

<Hệ thống thiết kế để phát hiện, ngăn chặn các tấn công từ bên ngoài và trong nội bộ mạng và đảm bảo tính an ninh tức là đảm bảo hệ thống không

bị các truy nhập trái phép và có khả năng sẵn sàng hoạt động khi có sự cố với các giải pháp thiết kế sao lưu, khôi phục và các biện pháp dự phòng server và chia tải.>