Cac buoc lap LC nhap khau

quy trình mở LC tại NHCT VN

2.1 Quy trình tài trợ xuất nhập khẩu tại một số Ngân hàng thương mại

2.1.1 Quy trình nghiệp vụ thư tín dụng nhập khẩu tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ LC

Người thực hiện: CBKH

Nội dung công việc:

(i) Hướng dẫn KH lập và hoàn thiện hồ sơ

Hướng dẫn KH lập hồ sơ đề nghị mở LC Hồ sơ đề nghị mở LC bao gồm các hồ sơ sau:

Hồ sơ pháp lý khách hàng, hồ sơ LC; Hồ sơ bảo đảm:

(ii) Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, sao gửi và hoàn chỉnh hồ sơ

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ mở LC, sao gửi hồ sơ cho phòng Quản lý rủi ro

- Sau khi kiểm tra đảm bảo hồ sơ hội đủ các điều kiện, CBKH lập Tờ trình phê duyệt phát hành LC trình qua 2 cấp KSV phê duyệt và cấp hạn mức mở LC đó

Lưu ý:Trường hợp khách hàng mở LC không yêu cầu xuất trình chứng từ vận tải hoặc chấp nhận chứng từ vận tải copy/chứng từ liên quan đến vận tải hàng hóa không được điểu chỉnh bởi UCP, cũng không yêu cầu xuất trình biên bản giao nhận hàng giữa người mua và người bán hoặc một chứng từ tương tự thì KSVC2 có quyền xem xét, cân nhắc mức độ rủi

ro để quyết định có mở LC hay không Quyết định này phải được thể hiện trên tờ trình mở

LC và trên giấy đề nghị mở LC của chi nhánh gửi về SGD

Bước 2: Thẩm định/tái thẩm định, trình duyệt kết quả thẩm định/tái thẩm định LC

(i) Thẩm định/tái thẩm định hồ sơ mở LC, lập kết quả thẩm định/tái thẩm định

Người thực hiện: CBKH

Nội dung thẩm định/tái thẩm định:

- Thẩm định năng lực pháp lý, tình hình SXKD, tài chính của khách hàng (trường hợp

có thay đổi):

- Thẩm định, đánh giá mức độ đáp ứng các điều kiện mở LC theo quy định; phân tích tính khả thi, hiệu quả của phương án, dự án liên quan tới nhu cầu mở LC; Đánh giá mức

độ rủi ro của ngân hàng trong việc kiểm soát luồng tiền chậm trả theo LC (trường hợp LC trả chậm);

- Kiểm tra tính thống nhất giữa HĐ thương mại và Giấy đề nghị mở LC; thẩm định các nội dung liên quan tới tài trợ thương mại, đảm bảo phù hợp với thông lệ quốc tế, tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối;

- Đối với trường hợp LC ký quỹ dưới 100%:

Nếu giá mua hàng hoá chưa bao gồm phí bảo hiểm, đề nghị khách hàng mua bảo hiểm hàng hoá tại công ty bảo hiểm được phép hoạt động tại Việt Nam trước khi Ngân hàng mở

LC Trong đó, bảo hiểm theo hình thức có thể chuyển nhượng được, ký hậu bỏ trống (không chấp nhận hình thức “Giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời” hoặc cam kết sẽ mua bảo hiểm trước khi hàng được giao nếu chi nhánh không giám sát được thời điểm giao hàng thực tế để yêu cầu khách hàng mua bảo hiểm kịp thời) Tuỳ từng trường hợp, CBKH khuyến khích khách hàng mua bảo hiểm tại Công ty bảo hiểm của NHCTVN hoặc công ty bảo hiểm mà NHCTVN góp vốn;

Nếu giá mua đã bao gồm phí bảo hiểm: Kiểm tra các điều kiện về chứng từ bảo hiểm như: người hưởng phải xuất trình “Full set of insurance policy/certificate in assignable form, endorsed in blank ”; ghi rõ Bảo hiểm được khiếu đòi ở Việt Nam (claims payable in Vietnam) và chỉ rõ tên công ty bảo hiểm tại Việt Nam có trách nhiệm bồi thường và số lượng bản gốc phát hành phải thể hiện trên bề mặt chứng từ bảo hiểm

- Đánh giá mức độ rủi ro của giao dịch mở LC và đề xuất mức ký quỹ và/hoặc TSBĐ

có tính thanh khoản cao;

- Dự kiến lợi ích nếu hồ sơ mở LC được phê duyệt: Tính toán phí dự kiến thu được từ giao dịch mở LC;

- Xem xét khả năng cân đối ngoại tệ để thanh toán LC; Thực hiện các thủ tục ký Hợp đồng mua bán ngoại tệ kỳ hạn (nếu có) với khách hàng;

- Đề xuất phương án NH mở LC cùng khách hàng đi nhận hàng (trường hợp nhận cầm cố hàng hóa mua theo LC), làm thủ tục hải quan và giữ giấy tờ hải quan (trường hợp nhận thế chấp hàng hóa là phương tiện vận chuyển);

- Lập/ghi kết quả thẩm định, soạn thảo HĐTD, HĐBĐ (nếu có), ký chuyển lãnh đạo phòng để kiểm tra và ký rà soát trình người có thẩm quyền phê duyệt

Trường hợp mở LC bằng vốn của khách hàng hoặc NH mở LC cho vay theo phương thức cho vay từng lần để thanh toán LC: CBKH lập TTTĐ; soạn thảo HĐTD, HĐBĐ (nếu có); Trên hợp đồng tín dụng phải thể hiện số Hợp đồng mua bán liên quan hoặc số hợp đồng ủy thác (nếu nhập khẩu ủy thác qua bên thứ ba), ngày ký hợp đồng Giấy đề nghị mở LC kiêm cam kết sử dụng vốn vay/Giấy đề nghị mở LC kiêm cam kết thanh toán của khách hàng phải thể hiện số hợp đồng tín dụng, ngày ký hợp đồng tín dụng, số hợp đồng mua bán/hợp đồng uỷ thác, ngày ký hợp đồng

Trường hợp NH mở LC cho vay theo phương thức hạn mức để thanh toán LC, hạn mức cho vay đã được phê duyệt và đã ký HĐTD tại thời điểm cấp hạn mức: Khi xem xét mở

LC, CBKH có thể không lập TTTĐ nhưng phải ký xác nhận trên Giấy đề nghị mở LC về việc hàng hoá, thiết bị thuộc đối tượng cho vay theo HĐTD/ ghi nội dung thẩm định về phương án/dự án và ký trên Giấy đề nghị mở LC;

Trường hợp NH mở LC cho vay theo phương thức cho vay theo dự án đầu tư: HĐTD đã

ký tại thời điểm phê duyệt Dự án Khi xem xét mở LC, CBKH có thể không lập TTTĐ nhưng phải ký xác nhận trên Giấy đề nghị mở LC về việc hàng hoá, thiết bị thuộc đối tượng cho vay trung dài hạn theo HĐTD Chuyển dự thảo HĐTD, HĐBĐ (nếu có) sang

phòng (tổ) Quản lý rủi ro, trừ trường hợp HĐTD được áp dụng theo mẫu đã được phòng (tổ) Quản lý rủi ro xem xét, chấp thuận

- Lập TTTĐ bổ sung (nếu cần) sau khi nhận báo cáo thẩm định rủi ro từ phòng/tổ thẩm định rủi ro

- Chuẩn bị hồ sơ và sao gửi cho các thành viên Hội đồng theo quy chế Hội đồng tín dụng hiện hành của NHCTVN sau khi nhận được báo cáo thẩm định rủi ro (trường hợp hồ

sơ đề nghị mở LC thuộc thẩm quyền của Hội đồng tín dụng cơ sở Trường hợp đặc biệt, báo cáo thẩm định rủi ro có thể gửi đến các thành viên muộn hơn (nhưng phải trước khi họp) nếu được chủ tịch Hội đồng tín dụng chấp thuận trên thông báo triệu tập họp

- Chuyển bản sao HĐTD, HĐBĐ (nếu có) đã được phê duyệt cho phòng (tổ) quản lý rủi ro;

Lưu ý: + Trong quá trình thẩm định/tái thẩm định, nếu cần lấy ý kiến tham gia của các phòng ban khác (ngoài các trường hợp phải phối hợp thẩm định với bộ phận QLRR nêu trên), CBKH báo cáo lãnh đạo Phòng để gửi thư công tác lấy ý kiến

+ Đối với trường hợp tái thẩm định: Nội dung tờ trình tái thẩm định không cần nêu lặp lại những vấn đề đã được đề cập ở Tờ trình thẩm định (TTTĐ) mà nêu bổ sung những điểm khác biệt hoặc cần nhấn mạnh so với TTTĐ

(ii) Kiểm soát và trình duyệt kết quả thẩm định/tái thẩm định mở LC

Người thực hiện: Lãnh đạo phòng Khách hàng

Nội dung thực hiện:

- Kiểm tra, rà soát lại hồ sơ mở LC và nội dung Giấy đề nghị mở LC, HĐTD, HĐBĐ (nếu có), yêu cầu cán bộ làm rõ, bổ sung nội dung còn thiếu/hoặc thông tin chưa đầy đủ (nếu có);

- Ký tắt trên từng trang Giấy đề nghị mở LC/TTTĐ/tái thẩm định, HĐTD, HĐBĐ (nếu có) ghi rõ ý kiến đề xuất mở LC/không mở LC, các điều kiện kèm theo (nếu có), ký trình Người có thẩm quyền phê duyệt;

- Trình TTTĐ cùng toàn bộ hồ sơ mở LC lên cấp có thẩm quyền phê duyệt; hoặc yêu cầu CBKH chuyển tiếp các hồ sơ (không kể các hồ sơ đã chuyển bước 1) và bản sao TTTĐ của phòng KH sang phòng QLRR để thực hiện thẩm định rủi ro

- Đề xuất với chủ tịch Hội đồng tín dụng triệu tập họp Hội đồng tín dụng (trường hợp

hồ sơ đề nghị mở LC phải trình Hội đồng tín dụng cơ sở hoặc mức ký quỹ thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng tín dụng cơ sở)

Bước 3: Thẩm định rủi ro độc lập và trình duyệt báo cáo kết quả thẩm định rủi ro (trường hợp phải thẩm định rủi ro theo quy định hoặc khi người có thẩm quyền phê duyệt yêu cầu)

Người thực hiện: Cán bộ QLRR, Lãnh đạo phòng QLRR

Nội dung thực hiện: Thực hiện tương tự như quy định tại Bước 3 (trang 16) Quy trình nghiệp vụ bảo lãnh, mà số QT.35.06

Bước 4: Xét duyệt hồ sơ mở LC; Ký HĐTD, HĐBĐ (nếu có); Thực hiện công chứng, chứng thực đăng ký giao dịch bảo đảm đối với HĐBĐ, thực hiện các thủ tục giao nhận TSBĐ, hồ sơ TSBĐ

Người thực hiện: Người có thẩm quyền phê duyệt mở LC

Nội dung thực hiện: Thực hiện tương tự như quy định tại Bước 4 (trang 16) và mục 5.4 Bước 5 (trang 19) Quy trình nghiệp vụ bảo lãnh, mã số QT.35.06 và Quy định về bảo đảm tiền vay và các Quy trình nhận bảo đảm tương ứng mã số QT.06.02, QT.05.03, QT.35.01

Bước 5: Nhập các thông tin về KH, hồ sơ mở LC, TSBĐ; kiểm soát, giám sát việc nhập thông tin trên hệ thống INCAS

Người thực hiện: CBKH, Cán bộ QLRR; Lãnh đạo phòng KH, phòng QLRR

Nội dung thực hiện: Thực hiện tương tự như quy định tại Bước 6 (trang 19) Quy trình nghiệp vụ bảo lãnh, mã số QT.35.06

Bước 6: Chuyển hồ sơ về SGD để xử lý

(i) Gửi chứng từ

Người thực hiện: CBKH

- Các chứng từ fax/ scan & image có tính ký hiệu mật về SGD để xử lý bao gồm:

Giấy đề nghi ̣ phát hành/ thư tín du ̣ng (của chi nhánh)

Giấy đề nghi ̣ mở thư tín du ̣ng (của khách hàng)

Hơ ̣p đồng nhâ ̣p khẩu hoă ̣c các giấy tờ có giá tri ̣ pháp lý tương đương Nếu hợp đồng quá dài thì chỉ chuyển về SGD phần hợp đồng quy định điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, các bên liên quan của hợp đồng và số hợp đồng

Trường hợp cần thiết, SGD có thể yêu cầu chi nhánh cung cấp thêm các tài liê ̣u hồ sơ khác

có liên quan đến việc mở LC

(ii) In chứng từ

Sau khi SGD đã phát hành LC/sửa đổi LC, CBKH thực hiện các công việc sau:

- Sử dụng chức năng /DOCUMENT RECEIVED/DOCUMENT UTILITY trong chương trình TRADE FINANCE để in LC, chứng từ báo nợ, báo có để lưu trữ và giao cho khách hàng Đối với Phiếu thu phí dịch vụ kiêm hoá đơn VAT, sử dụng chương trình CHARGE BILL để in chứng từ;

- Kiểm tra, đối chiếu sự khớp đúng của các chứng từ in ra với hồ sơ gốc, nếu phát hiê ̣n sai sót, liên hê ̣ ngay với SGD để tìm biê ̣n pháp giải quyết;

- Trình KSV ký, đóng dấu, giao chứng từ cho khách hàng và lưu trữ

(iii) Chứng từ giao cho khách hàng

- Giao cho khách hàng bản FOR CUSTOMER của LC, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu phí dịch vụ kiêm hoá đơn VAT

Trường hợp sau 5 tiếng kể từ khi chuyển hồ sơ chứng từ về SGD bằng phương tiện điện tử

mà chi nhánh vẫn không nhận chứng từ báo nợ, báo có và điện SWIFT phát hành/sửa đổi

LC và không được thông tin gì về tình trạng hồ sơ LC nhập khẩu, CBKH có trách nhiệm liên lạc với SGD, tránh tình trạng hồ sơ chứng từ bị thất lạc và chậm chễ

Bước 7: Sửa đổi LC

- Khách hàng xuất trình Giấy đề nghị sửa đổi LC tại chi nhánh CBKH thực hiện kiểm tra đề nghị sửa đổi của khách hàng, đảm bảo các chỉ thị đưa ra là rõ ràng, hạn chế tiềm ẩn rủi ro cho NHPH và khách hàng, phù hợp với thông lệ quốc tế, đồng thời phải thể hiện rõ bên chịu phí sửa đổi

- Nếu sửa đổi tăng tiền (trừ trường hợp ký quỹ 100% giá trị tăng thêm) hoặc kéo dài thời hạn hiệu lực của LC, CBKH thẩm định, bổ sung hạn mức phát hành LC (trong trường hợp hạn mức không đủ), bổ sung tiền ký qũy và tài sản thế chấp tương ứng để đảm bảo khả năng thanh toán LC đó

- Trường hợp giá trị/thời hạn thanh toán LC sau khi sửa đổi vượt mức uỷ quyền phán quyết của KSVC2 thì trước khi phát hành sửa đổi phải có văn bản chấp thuận của Tổng giám đốc NHCTVN hoặc người được ủy quyền

- Sau khi xác định đề nghị sửa đổi của khách hàng đã hội đủ các điều kiện trên, CBKH lập tờ trình sửa đổi LC, trình KSV phê duyệt, sau đó fax/scan&image các chứng từ sau về SGD

+ Giấy đề nghị sửa đổi thư tín dụng (của chi nhánh);

+ Giấy đề nghị sửa đổi thư tín dụng (của khách hàng);

+ Trong trường hợp cần thiết, SGD có thể yêu cầu chi nhánh fax/scan&image thêm các chứng từ khác

- Việc in các kết quả xử lý giao dịch, kiểm tra, ký đóng đấu và giao cho khách hàng như trong trường hợp phát hành thư tín dụng

Bước 8: Ký hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng/bảo lãnh nhận hàng khi chưa có vận đơn xuất trình qua ngân hàng

- Trường hợp chưa nhận được bộ chứng từ do NH gửi chứng từ gửi đến, khách hàng

có yêu cầu ký hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng/bảo lãnh nhận hàng cần xuất trình Giấy đề nghị ký hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng/phát hành bảo lãnh nhận hàng (theo mẫu) trong

đó có cam kết sẽ thanh toán bộ chứng từ kể cả trường hợp bộ chứng từ có sai sót, CBKH thực hiện các thủ tục sau:

+ Yêu cầu khách hàng nhận nợ vay/nộp tiền đủ để thanh toán cho trị giá lô hàng;

+ Đóng dấu ký hậu vận đơn/lập ủy quyền nhận hàng cho khách hàng trình KSV phê duyệt, đóng dấu, chuyển cho khách hàng và gửi thông báo qua fax/scan cho SGD về việc đã ký hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng cho khách hàng;

+ Trường hợp phát hành Bảo lãnh nhận hàng, chi nhánh scan/fax (có tính ký hiệu mật) các chứng từ sau về SGD:

· Giấy đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng (của chi nhánh)

· Giấy đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng (của khách hàng)

· Lệnh chi/giấy nộp tiền (trường hợp LC trả ngay thanh toán bằng vốn tự có)

· Giấy báo hàng đến (Notice of Arrival) của đại lý giao nhận hàng hóa và bản copy chứng từ vận tải

- Sau khi giao dịch được SGD xử lý, CBKH in Bảo lãnh nhận hàng, báo nợ và phiếu thu phí dịch vụ kiêm hóa đơn VAT trong chương trình TRADE FINANCE – chức năng DOCUMENT RECEIVED/DOCUMENT UTILITY, kiểm tra; trình KSV ký và đóng dấu theo quy định để giao cho khách hàng và lưu hồ sơ

Chứng từ giao cho khách hàng: bản ORIGINAL bảo lãnh nhận hàng, giấy báo nợ và hóa đơn VAT Chi nhánh lưu bản FILE COPY và các chứng từ hạch toán liên quan

Bước 9: Nhận và xử lý chứng từ/điện đòi tiền

(i) Trường hợp đòi tiền bằng thư

- Khi nhận được bộ chứng từ cùng Thông báo chứng từ đến kiêm phiếu kiểm tra chứng từ, CBKH và KSV ký trên Thông báo chứng từ đến kiêm phiếu kiểm tra chứng từ và gửi cho khách hàng trong vòng 01 ngày làm việc Nếu khách hàng có ý kiến khác về kết quả kiểm tra chứng từ, trong vòng 02 ngày làm việc kể từ sau ngày chi nhánh nhận được Thông báo chứng từ đến kiêm phiếu kiểm tra chứng từ, CBKH liên hệ và thông báo ngay bằng văn bản cho bộ phận kiểm tra bộ chứng từ tại SGD/Bộ phận TTXNK phía Nam

* Bộ chứng từ không có sai sót:

+ Đối với LC trả ngay: CBKH yêu cầu khách hàng nộp tiền/ký giấy nhận nợ trước khi thực hiện ký hậu vận đơn/uỷ quyền nhận hàng theo quy trình tại bước 8 và giao chứng từ cho khách hàng để đi lấy hàng Việc hạch toán tiền vay và tính lãi được thực hiện kể từ ngày thanh toán cho NH đòi tiền Đối với LC thanh toán bằng nguồn vốn tự có của khách hàng, khi nhận được chứng từ phù hợp với LC, nếu khách hàng không có đủ tiền thanh toán, CBKH yêu cầu khách hàng ký Giấy nhận nợ vay bắt buộc Việc hạch toán và tính lãi vay bắt buộc phải theo dõi trên Hệ thống TRADE FINANCE từ thời điểm thanh toán LC

+ Đối với LC trả chậm: CBKH yêu cầu khách hàng ký giấy chấp nhận thanh toán đối với phần vốn vay hoặc vốn tự có trước khi ký hậu vận đơn/uỷ quyền nhận hàng và giao chứng từ cho khách hàng để đi lấy hàng

Trong cả 2 trường hợp trên, trước khi giao chứng từ cho khách hàng, CBKH photo/scan từng loại chứng từ để lưu trữ Việc giao nhận chứng từ phải được theo dõi, vào sổ, có ký nhận của đại diện của Khách hàng và CBKH

* Bộ chứng từ có sai sót:

- CBKH gửi kết quả kiểm tra chứng từ cho khách hàng và đề nghị khách hàng có ý kiến bằng văn bản về việc xử lý chứng từ trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo từ chi nhánh và thực hiện các nội dung sau:

+ Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán: CBKH kiểm tra chữ ký và thẩm quyền của người ký Văn bản chấp nhận sai sót của bộ chứng từ của khách hàng, sau đó làm thủ tu ̣c ký hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng và giao bô ̣ chứng từ cho khách hàng như trường hợp chứng từ phù hợp

+ Nếu khách hàng từ chối thanh toán/ hoặc không thông báo ý kiến, chi nhánh lưu giữ chứng từ đảm bảo nguyên trạng như khi nhận

+ Sau 30 ngày kể từ ngày thông báo cho khách hàng mà không có ý kiến gì khác hoặc khách hàng có văn bản từ chối nhận hàng và đề nghị chuyển trả lại bộ chứng từ, chi nhánh gửi đề nghị thông báo trả chứng từ kèm bộ chứng từ về SGD để xử lý Lưu ý: Khi chứng từ có sai sót mà một phần hay toàn bộ trị giá bộ chứng từ được thanh toán bằng vốn vay NHCTVN, KSVC2 chỉ ký hậu vận đơn cho khách hàng đi nhận hàng khi hàng hóa đã thực sự đến địa điểm giao hàng.(Yêu cầu khách hàng xuất trình Thông báo hàng đến – Notice of Arrival và thậm chí cử cán bộ trực tiếp kiểm tra tại địa điểm giao hàng để xác định hàng đã đến địa điểm giao hàng)

(ii) Trường hợp đòi tiền bằng điện

- Khi nhận được điện đòi tiền từ NH thương lượng và Thông báo điện đòi tiền do SGD chuyển đến, CBKH thông báo cho khách hàng và làm các thủ tục thanh toán (nộp tiền/nhận nợ vay) và gửi hồ sơ về SGD để thực hiện thanh toán vào ngày đến hạn như quy định tại bước 6

- Khi nhận được bộ chứng từ, SGD sẽ thực hiện kiểm tra chứng từ và thông báo cho chi nhánh về tình trạng bộ chứng từ như trường hợp đòi tiền bằng bộ chứng từ

Bước 10: Thanh toán/chấp nhâ ̣n thanh toán LC

(i) Thanh toán LC trả ngay

- Khi đến hạn thanh toán, CBKH chuyển các chứng từ sau về SGD:

+ Giấy đề nghi ̣ thanh toán (của chi nhánh);

+ Giấy nhâ ̣n nợ (trường hợp khách hàng sẽ dùng vốn vay để thanh toán);

+ Lê ̣nh chi/ủy nhiệm chi/giấy nộp tiền (trường hợp khách hàng dùng vốn tự có để thanh toán) hoặc Giấy nhận nợ vay bắt buộc (nếu khách hàng không đủ tiền);

+ Văn bản chấp nhâ ̣n bô ̣ chừng từ có sai sót của khách hàng (trường hợp bô ̣ chứng từ bất hợp lê ̣)

- Sau khi SGD hoàn thành xử lý, CBKH vào chức năng DOCUMENT RECEIVED/ DOCUMENT RECEIVED/DOCUMENT UTILITY và chương trình CHARGE BILL để in

ra các chứng từ báo nợ, điện SWIFT, phiếu thu phí dịch vụ kiêm hóa đơn VAT giao cho khách hàng và lưu trữ

- Trường hợp khách hàng vay vốn thì CBKH vào chức năng của BDS, phân hệ cho vay

để thực hiện việc giải ngân và ghi có vào tài khoản trung gian giữa tài trợ thương mại và cho vay (TK 511005003) số tiền thanh toán bằng nguồn vốn vay (loại tiền ghi có vào TK

511005003 là ngoại tệ thanh toán) Việc giải ngân phải thực hiện trong cùng ngày SGD thanh toán bộ chứng từ, tài khoản 511005003 không được phép dư nợ vào cuối ngày hoạt động

- Trường hợp khách hàng dùng vốn tự có để thanh toán nhưng đến thời điểm thanh toán không đủ tiền, chi nhánh yêu cầu khách hàng ký Giấy nhận nợ vay bắt buộc và gửi về SGD Việc hạch toán và tính lãi vay bắt buộc được theo dõi trên Hệ thống TF từ thời điểm thanh toán LC (Không thực hiện giải ngân trên BDS)

(ii) Chấp nhận/thanh toán LC trả chậm

- Trong vòng 02 ngày làm việc sau khi nhận Thông báo chứng từ đến kiêm phiếu kiểm tra chứng từ nếu chứng từ phù hợp hoặc ngay sau khi khách hàng chấp nhận bộ chứng từ sai sót, CBKH làm thủ tục chấp nhận thanh toán LC, trình KSV phê duyệt và

Fax/scan&image các chứng từ sau về SGD:

+ Giấy đề nghi ̣ chấp nhận thanh toán (của chi nhánh – theo mẫu đính kèm);

+ Giấy nhâ ̣n nợ ghi rõ ngày thanh toán sẽ là ngày hạch toán tiền vay và tính lãi

(trường hợp khách hàng sẽ dùng vốn vay để thanh toán);

+ Văn bản chấp nhận bộ chứng từ có sai sót của khách hàng (trường hợp bộ chứng từ

có sai sót)

- Sau khi SGD hoàn thành việc xử lý, CBKH vào chức năng DOCUMENT

RECEIVED/DOCUMENT UTILITY và chương trình CHARGE BILL để in ra các chứng

từ báo nợ, điện SWIFT, phiếu thu phí dịch vụ kiêm hóa đơn VAT giao cho khách hàng và lưu trữ

- Đến hạn thanh toán, CBKH chuẩn bị hồ sơ đề nghị thanh toán trình KSV phê duyệt

và gửi về SGD như đối với thanh toán LC trả ngay

Bước 11: Đóng hồ sơ LC nhập khẩu, kích hoạt hồ sơ LC nhập khẩu

(i) Đóng hồ sơ LC nhập khẩu

- Việc đóng hồ sơ LC nhập khẩu được thực hiện khi có một trong các điều kiện sau:

+ LC nhập khẩu được các bên liên quan bao gồm ngân hàng phát hành, người yêu cầu phát hành, người hưởng và ngân hàng xác nhận (nếu có) đồng ý huỷ bỏ

+ LC đã thanh toán, số dư còn lại quá nhỏ, người bán không giao hàng tiếp.

+ LC đã hết hiệu lực từ 15 ngày trở lên

+ NHCTVN và người yêu cầu mở LC từ chối thanh toán và bộ chứng từ đã gửi trả lại

NH thương lượng

- Những LC không còn hiệu lực sẽ tự động đóng hồ sơ sau 45 ngày kể từ ngày hết hiệu lực của LC Ngoài lý do này, nếu phát sinh yêu cầu đóng hồ sơ LC nhập khẩu, chi nhánh scan/fax (có tính ký hiệu mật) các chứng từ sau về SGD:

+ Giấy đề nghị đóng hồ sơ LC nhập khẩu (của chi nhánh – theo mẫu đính kèm);

+ Văn bản Đề nghị của khách hàng (trường hợp đóng hồ sơ theo đề nghị của khách hàng)

- Đối với các LC chưa hết hạn hiệu lực hoặc hết hiệu lực chưa đến 15 ngày, hồ sơ LC chỉ được phép đóng khi có sự đồng ý bằng văn bản của người thụ hưởng và ngân hàng xác nhận (nếu có)

- NHCTVN không chấp nhận huỷ LC trong trường hợp khách hàng đã nhận hàng thông qua bảo lãnh nhận hàng của NHCTVN hoặc có tranh chấp thương mại mặc dù hai bên mua bán thoả thuận nhưng chưa được sự chấp thuận huỷ LC của các NH liên quan

(ii) Kích hoạt LC nhập khẩu

- Khi khách hàng có nhu cầu tái sử dụng LC và chi nhánh xem xét chấp nhận đề nghị của khách hàng hoặc trường hợp LC đã đóng nhưng cần kích hoạt lại để thanh toán, sửa đổi, v.v CBKH fax/Scan & Images có tính ký hiệu mật các chứng từ sau về SGD để kích hoạt lại LC:

+ Giấy đề nghị kích hoạt hồ sơ LC nhập khẩu của chi nhánh;

+ Văn bản Đề nghị của khách hàng (trường hợp kích hoạt theo yêu cầu của khách hàng)

- SGD sẽ thực hiện đóng/kích hoạt hồ sơ LC, chi nhánh thực hiện in thông báo

đóng/kích hoạt LC và các giấy báo nợ/báo có, phiếu thu phí dịch vụ kiêm hóa đơn VAT trong hệ thống TF, chức năng DOCUMENT RECEIVED/DOCUMENT

RECEIVED/DOCUMENT UTILITY và chương trình CHARGE BILL (nếu có) để giao cho khách hàng

Bước 12: Lưu trữ chứng từ