GIAO TRINH HTTT QUAN LY 1 0

hệ thống thông tin quản lý

QUẢN LÝ

NG

Lý đã ra đời và phát triển mạnh mẽ trong thời gian qua bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau trong tổ chức xã hội, kinh tế và doanh nghiệp Hệ Thống Thông Tin Quản Lý đã trở thành hân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức

Hệ Thống Thông Tin Quản Lý thật sự đã hỗ trợ các tổ chức trong việc ra quyết định hiệu quả trong quản lý Các dữ liệu như thông tin về các quy trình, thủ tục hoạt động tiêu chuẩn và phương pháp,vv, tất cả đều được lập bảng kê và trình bày trong các hình thức của báo cáo Cũng kiểm soát nội bộ cho từng bộ phận mà danh sách các luồng công việc giữa các nhân viên, các mối quan hệ quyền chịu trách nhiệm, tất cả được liệt kê theo Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

Giáo trình này được viết để phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên trường Đại Học Luật TP.HCM Giáo trình được viết nhằm giúp các sinh viên và nghiên cứu sinh hiểu được các khái niệm, vai trò của các loại hệ thống thông tin quản lý, các khái niệm và phương pháp quản lý phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng truyền thông, Internet Và quan trọng nhất là ứng dụng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý trong công tác quản trị của tổ chức doanh nghiệp

3

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU 2

DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT 6

DANH SÁCH HÌNH 7

CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 8

1.1 MụC TIÊU CHƯƠNG 1 8

1.2 TổNG QUAN Về Hệ THốNG THÔNG TIN 8

1.3 TầM QUAN TRọNG Hệ THốNG THÔNG TIN 9

1.3.1 Người dùng và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 9

1.3.2 Công nghệ thông tin và cơ hội nghề nghiệp 10

1.3.3 Quản lý nguồn thông tin 10

1.4 TổNG QUAN Về Hệ THốNG THÔNG TIN MÁY TÍNH 11

1.4.1 Hệ Thống Thông Tin 11

1.4.2 Hệ Thống Thông Tin Máy tính (CBIS) 13

1.4.3 Đặc điểm về khả năng của hệ thống thông tin 15

1.4.4 Phân loại Hệ Thống Thông Tin Máy tính (CBIS) 16

1.5 Sự ảNH HƯởNG CủA CÔNG NGHệ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIệP 17

1.5.1 CNTT sẽ thay đổi công việc của nhà quản lý` 17

1.5.2 CNTT làm giảm đi việc làm? 18

1.5.3 CNTT tác động sức khỏe và an toàn của nhân viên 18

1.5.4 CNTT Cung cấp cơ hội cho người khuyết tật 18

1.6 CÂU HỏI ÔN TậP 19

CHƯƠNG 2 – XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC CNTT VÀ LỢI THẾ CẠNH TRANH TRONG DOANH NGHIỆP 20

2.1 MụC TIÊU CHƯƠNG 2 20

2.2 TổNG QUAN Về CHIếN LƯợC CNTT& LợI THế CạNH TRANH TRONG DOANH NGHIệP 20

2.3 ÁP LựC KINH DOANH 20

2.3.1 Áp lực thị trường 21

2.3.1.1 Áp lực Toàn cầu hóa 21

2.3.1.2 Áp lực của lực lượng lao động 21

2.3.1.3 Áp lực khách hàng 21

2.3.2 Áp lực công nghệ 22

2.3.3 Áp lực xã hội / chính trị / pháp lý 22

2.4 GIảI PHÁP CHO Tổ CHứC VÀ DOANH NGHIệP 22

2.4.1 Hệ thống chiến lược 23

2.4.2 Tập trung vào chăm sóc khách hàng 23

2.4.3 Kinh doanh và thương mại điện tử 23

2.5 LợI THế CạNH TRANH VÀ CHIếN LƯợC Hệ THốNG THÔNG TIN 24

2.6.1 Chiến lược cho lợi thế cạnh tranh (Porter's Competitive Forces Model) 24

2.6.2 Kết hợp kinh doanh và CNTT 27

2.6 CÂU HỏI ÔN TậP 27

CHƯƠNG 3 – DỮ LIỆU VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU 28

3.1 MụC TIÊU CHƯƠNG 3 28

3.2 TổNG QUAN Về Dữ LIệU VÀ QUảN LÝ TRI THứC 28

3.3 QUảN LÝ Dữ LIệU 29

3.3.1 Những khó khăn của quản trị dữ liệu 30

3.3.2 Quản trị dữ liệu 31

3.4 CÁC PHƯƠNG PHÁP CƠ Sở Dữ LIệU 32

3.4.1 Phân Cấp dữ liệu 33

3.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 34

3.5 Hệ THốNG QUảN LÝ CƠ Sở Dữ LIệU 37

3.5.1 Mô hình quan hệ cơ sở dữ liệu - The Relational Database Model 38

3.6.5.1 Ngôn ngữ truy vấn (Query Languages) 39

3.6.5.2 Từ điển dữ liệu (Data Dictionary) 40

3.6.5.3 Chuẩn hóa (Normalization) 40

3.6 KHO Dữ LIệU VÀ KHO Dữ LIệU CụC Bộ 42

3.6.1 Khái niệm & đặc tính 42

3.6.2 Môi trường kho dữ liệu 44

3.7 CÂU HỏI ÔN TậP 45

CHƯƠNG 4 – HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG TỔ CHỨC 46

4.1 MụC TIÊU CHƯƠNG 4 46

4.2 Hệ THốNG Xử LÝ GIAO DịCH (TRANSACTION PROCESSING SYSTEM –TPS) 47

4.3 Hệ THốNG THÔNG TIN KHU VựC CHứC NĂNG (FAIS- FUNCTIONAL AREA INFORMATION SYSTEMS) 49

4.3.1 Hệ thống thông tin Kế toán và Tài chính 50

4.3.2 Hệ thống thông tin cho marketing 51

4.3.3 Hệ thống thông tin cho sản xuất / Quản lý hoạt động (POM system) 51

4.3.4 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự 51

4.4 Hệ THốNG ERP HOạCH ĐịNH NGUồN LựC DOANH NGHIệP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) 52

4.4.1 ERP II 53

4.4.2 Mô-đun của ERP II (Modules) 54

4.4.3 Lợi ích và giới hạn của hệ thống ERP 56

4.5 CÂU HỏI ÔN TậP 58

CHƯƠNG 5 – HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG 59

5.1 MụC TIÊU CHƯƠNG 5 59

5.2 Hệ THốNG QUảN LÝ QUAN Hệ KHÁCH HÀNG (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT -CRM) 59

5.2.1 Các ứng dụng điểm tiếp xúc khách hang (Customer touch points) 60

CHƯƠNG 6 – HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỐI VỚI CHUỖI CUNG ỨNG 63

6.1 MụC TIÊU CHƯƠNG 6 63

6.2 CHUỗI CUNG ứNG LÀ GÌ 63

6.3 Hệ THốNG THÔNG TIN Hỗ TRợ CHUỗI CUNG ứNG 65

Viết tắt bằng tiếng Anh

1 CBIS Computer-based information system

2 CRM Customer relationship management

3 DM Data Mart

4 Fais Functional area information systems

5 HRIS human resource information system

6 PLM Product life cycle management

7 POM Production/Operations Management

8 SISs Strategic information systems

9 TPS Transaction processing system

10 VPN Virtual private network

7

DANH SÁCH HÌNH

Hình 1: Minh họa Người dùng vá Hệ Thống Thông Tin quản lý 9

Hình 2: Mã nhị phân, nền tảng của thông tin và tri thức 12

Hình 3: Mô hình Hệ Thống Thông Tin dựa trên Máy tính (CBIS) 14

Hình 4: Mô hình tiêu biểu của Hệ Thống Thông Tin trong một doanh nghiệp đơn giản 16

Hình 5: Mô hình tiêu biểu của Hệ Thống Thông Tin trong một doanh nghiệp cao cấp 17 Hình 6: Mô hình năng áp lực cạnh tranh của Porter 25

Hình 7: Chiến Lược Cạnh Tranh theo mô hình Porter 26

Hình 8: Mô hình hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) 33

Hình 9: Mô hình phân cấp dữ liệu cho một tập tin trên máy tính 34

Hình 10: Mối quan hệ giữa các thực thể phản ánh quy tắc kinh doanh 36

Hình 11: Sơ đồ mô hình quan hệ thực thể 37

Hình 12: Bảng dữ liệu 39

Hình 13: Mối quan hệ chuẩn hóa 41

Hình 14: Chuẩn hóa quan hệ trên một đơn hàng 42

Hình 15: Cấu trúc Kho dữ liệu (Data warehouse framework) 45

Hình 16: Làm thế nào các hệ thống xử lý giao dịch quản lý dữ liệu 48

Hình 17: Hệ thống thông tin khu vực chức năng 50

Hình 18: Hệ thống ERP II 54

Hình 19: Quá trình quản lý quan hệ khách hàng 60

Hình 20: Mô hình điểm tiếp xúc khách hàng 61

Hình 21: Mối quan hệ giữa hoạt động và phân tích của hệ thống CRM 62

1 Xác định tầm quan trọng của Hệ Thống Thông Tin trong thế giới ngày nay

2 Mô tả các loại khác nhau của hệ thống thông tin dựa trên máy tính trong tổ chức và doanh nghiệp

3 Thảo luận về cách thức mà công nghệ thông tin có thể ảnh hưởng đến các nhà quản lý và người lao động trong doanh nghiệp

Công nghệ thông tin (CNTT) liên quan đến bất kỳ công cụ máy tính mà mọi người sử dụng để làm việc bao gồm cả hỗ trợ thông tin và chuyển tiếp thông tin CNTT là nhu cầu của mọi tổ chức ngày nay Hệ thống thông tin là thu thập, xử lý, phân tích, và phổ biến thông tin cho một mục đích cụ thể

CNTT đã ảnh hưởng sâu rộng và thể hiện tác động của nó vào những cá nhân, tổ chức trong thế giới hiện đại Ngoài ra, CNTT làm cho thế giới của chúng ta nhỏ hơn, tạo điều kiện cho ngày càng nhiều người có cơ hội giao tiếp, cộng tác và cạnh tranh Không thể phủ nhận, cả tổ chức và cá nhân đều có khả năng tồn tại và cạnh tranh tốt hơn hoặc được thay đổi hoàn toàn bởi công nghệ thông tin Môi trường CNTT có thể kết nối mọi người với nhau một cách mạnh mẽ, cạnh tranh, 24/7/365 Như vậy, nói một các khác, nếu biết sử dụng CNTT một cách hiệu quả nó sẽ mang lại thành công rất lớn cho tổ chức và cá nhân

Theo đó, chương này bắt đầu với một cuộc thảo luận về lý do tại sao bạn nên có kiến thức về CNTT Nó cũng phân biệt các dữ liệu, thông tin và kiến thức, và sự khác biệt giữa các hệ thống thông tin máy tính dựa trên từng ứng dụng khác nhau Cuối cùng, xem xét tác động của các hệ thống thông tin vào các tổ chức và xã hội nói chung

1.3.1 Người dùng và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

Hình 1: Minh họa Người dùng và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

Người dùng là người sử dụng Công nghệ thông tin Có nhiều lý do tại sao chúng ta phải là một người sử dụng thông tin

Người sử dụng thông tin, thông thường sẽ có được nhiều giá trị hơn những công nghệ mà họ đang sử dụng

 Trước tiên, bạn sẽ có được sự hưởng lợi nhiều hơn từ các tổ chức ( đưa ứng dụng CNTT) của bạn bởi vì bạn sẽ hiểu những gì là "đằng sau" những ứng dụng Điều đó có nghĩa là, những gì bạn nhìn thấy trên màn hình máy tính của bạn sẽ mang đến cho bạn rất nhiều thông tin, ví dụ như là bộ máy tổ chức và vận hành một tổ chức là như thế nào ?

 Thứ hai, bạn sẽ được ở một vị trí cao hơn trong tổ chức nhờ việc ứng dụng đúng CNTT vào hoạt động của tổ chức

 Thứ ba, thậm chí là một sinh viên, bạn sẽ nhanh chóng được đánh giá cao nếu khả năng lựa chọn, áp dụng các ứng dụng CNTT trong việc học tập và nghiên cứu

1.3.2 Công nghệ thông tin và cơ hội nghề nghiệp

Bởi vì CNTT là rất quan trọng đến hoạt động của doanh nghiệp hiện đại, nó cung cấp nhiều cơ hội việc làm Nhu cầu CNTT truyền thống là nhân viên lập trình, các nhà phân tích kinh doanh, phân tích hệ thống và các nhà thiết kế, … là đáng kể Hiện tại, nhiều công việc được trả lương cao tồn tại trong các lĩnh vực như Internet và thương mại điện tử (e-commerce), thương mại di động, mạng an ninh, viễn thông và thiết kế

đa phương tiện Nhiều quản lý cấp cao xuất phát từ các nhà hoạch định về IT, vì khả năng phán đón và phân tích hợp logic

Lĩnh vực ISS bao gồm những người trong các tổ chức thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin, những người sử dụng những hệ thống, và những người chịu trách nhiệm quản lý các hệ thống Ở trên cùng của danh sách là các giám đốc thông tin (CIO – Chief Information Officer)

Các CIO là giám đốc điều hành phụ trách các chức năng hệ thống thông tin Trong hầu hết các tổ chức hiện đại, các CIO làm việc với giám đốc đốc điều hành (CEO), các giám đốc tài chính (CFO), và giám đốc điều hành cấp cao khác Vì vậy, họ tích cực tham gia vào quá trình lập kế hoạch chiến lược của tổ chức Trong môi trường kỹ thuật số ngày nay, các chức năng hệ thống thông tin đã ngày càng quan trọng và gắn liền với chiến lược kinh doanh trong các tổ chức Vì vậy, với môn học này, bạn có thể trở thành CIO của tổ chức của bạn một ngày không xa

1.3.3 Quản lý nguồn thông tin

Quản lý hệ thống thông tin trong tổ chức hiện đại là một khó khăn, phức tạp

 Đầu tiên, hệ thống thông tin có giá trị chiến lược rất lớn cho các tổ chức Các công ty dựa vào chúng quá nhiều Trong một số trường hợp, khi các hệ thống này không hoạt động (ngay cả trong một thời gian ngắn), công ty có thể không hoạt động

 Thứ hai, hệ thống thông tin là rất tốn kém để có được sựa vận hành hiệu quả

và duy trì hoạt động

 Một yếu tố thứ ba góp phần vào sự khó khăn trong việc quản lý hệ thống thông tin là sự tiến hóa của các chức năng trong Hệ Thống Thông Tin Quản Lý của tổ chức Khi các doanh nghiệp đầu tiên bắt đầu sử dụng máy tính trong đầu những năm 1950, bộ phận Hệ Thống Thông Tin Quản Lý chỉ "sở hữu" các nguồn máy tính trong tổ chức: máy tính lớn Tại thời điểm đó, người dùng (end users) không tương tác trực tiếp với máy tính lớn

 Ngược lại, trong các tổ chức hiện đại, máy tính được đặt tại tất cả các phòng ban và gần như tất cả các nhân viên sử dụng máy tính trong công việc của họ Tình trạng này, được gọi là máy tính người dùng cuối (end users), đã dẫn đến

sự hợp tác giữa các bộ phận Hệ Thống Thông Tin Quản Lý và người dùng cuối Bộ phận Hệ Thống Thông Tin Quản Lý bây giờ hoạt động như một nhà tư vấn cho người dùng cuối, xem họ như khách hàng Trong thực tế, chức năng chính của bộ phận Hệ Thống Thông Tin Quản Lý là đưa ứng dụng CNTT vào hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, tạo lợi thế canh tranh và mục đích cuối cùng

là lợi nhuận và chi phí thấp

Kết quả của sự phát triển này, trách nhiệm quản lý nguồn thông tin hiện nay phân chia giữa bộ phận Hệ Thống Thông Tin Quản Lý và người dùng cuối Sự sắp xếp này đặt

ra một số câu hỏi quan trọng: Những nguồn lực do ai quản lý ? Vai trò của các bộ phận Hệ Thống Thông Tin Quản Lý , cấu trúc của nó, và vị trí của nó trong tổ chức là

gì ? Mối quan hệ phù hợp giữa các bộ phận Hệ Thống Thông Tin Quản Lý và người dùng cuối ?

Bất kể ai đang làm gì, điều cần thiết là bộ phận MIS và người dùng cuối làm việc phải

Hệ Thống Thông Tin là quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, phân tích và phổ biến thông tin cho một mục đích cụ thể Hệ Thống Thông Tin được hiểu rằng mục đích của Hệ Thống Thông Tin là để cho thông tin chính xác đến đúng người vào đúng thời điểm và

có định dạng phù hợp

Vì Hệ Thống Thông Tin được dùng để cung cấp thông tin hữu ích, chúng ta cần phải phân biệt giữa thông tin và hai khoản liên quan quan trọng là: Dữ liệu và Kiến thức

Hình 2: Mã nhị phân, nền tảng của thông tin và tri thức

 Dữ liệu là một mô tả cơ bản của sự vật, sự kiện, hoạt động, và các giao dịch

được ghi nhận, phân loại và lưu trữ nhưng không được tổ chức để truyền đạt ý nghĩa cụ thể Các dữ liệu có thể là số, chữ cái, con số, âm thanh, và hình ảnh

Ví dụ về các mục dữ liệu là một tập hợp các số (ví dụ, 3.11, 2.96, 3.95, 1.99, 2.08) và ký tự (ví dụ, B, A,C, A, B, D, F, C)

Kiến Thức

Thông Tin

Dữ liệu

 Thông tin liên quan đến dữ liệu đã được chuẩn bị, có ý nghĩa và giá trị cho

người nhận Ví dụ, một điểm trung bình (grade point average- GPA) của chính

nó là dữ liệu, nhưng tên của học sinh hoặc điểm trung bình của mình là thông tin người nhận giải thích ý nghĩa và rút ra kết luận và những tác động từ các thông tin Xem xét các ví dụ về dữ liệu cung cấp ở đoạn trên Trong bối cảnh của một trường đại học, các con số có thể là điểm trung bình, mã sinh viên, và các chữ cái có thể là các trường dữ liệu về lớp học, địa chỉ, lý lịch trong hệ thống MIS

 Kiến thức bao gồm các dữ liệu hoặc thông tin đã được tổ chức và xử lý để

truyền đạt sự hiểu biết, kinh nghiệm, học tập tích lũy, và chuyên môn như họ

áp dụng đối với một vấn đề kinh doanh hiện tại Ví dụ, một công ty tuyển dụng tại trường học tìm được danh sách các sinh viên có điểm trung bình trên 7.0, trong đó, một số có nhiều đóng góp các hoạt động xã hội, một số có kinh nghiệm trong công tác tổc chức cũng như các kỹ năng mềm Dựa trên kiến thức tích lũy này, công ty có thể quyết định chỉ phỏng vấn những học sinh có điểm trung bình trên 7.0 và kết hợp với các kinh nghiệm và kỹ năng Kiến thức

tổ chức, kinh nghiệm và kỹ năng làm việc, có giá trị lớn cho tất cả đối tượng

1.4.2 Hệ Thống Thông Tin Máy tính (CBIS)

Một hệ thống thông tin dựa trên máy tính (CBIS) là một hệ thống thông tin sử dụng công nghệ máy tính để thực hiện một số hoặc tất cả các công việc dự định của doanh nghiệp, tổ chức Mặc dù không phải tất cả các hệ thống thông tin máy tính, hôm nay là nhất Vì lý do này, thuật ngữ hệ thống thông tin thường được sử dụng đồng nghĩa với

hệ thống thông tin dựa trên máy tính Sau đây là các cơ bản các thành phần của hệ thống thông tin dựa trên máy tính Có bốn thành phần cơ bản cấu thành và được gọi là công nghệ thông tin CNTT

 Mạng là một hệ thống kết nối (có dây hoặc không dây) cho phép các máy tính

khác nhau để chia sẻ tài nguyên

Hình 3: Mô hình Hệ Thống Thông Tin dựa trên Máy tính (CBIS)

MIS, Rainer Prince.Watson (2013)

Mô hình Hệ Thống Thông Tin dựa trên Máy tính cho thấy các bốn thành phần cơ bản này được tích hợp để tạo sự đa dạng của các hệ thống thông tin trong một tổ chức Bắt đầu từ phía dưới của hình, bạn thấy rằng các thành phần CNTT gồm phần cứng, phần mềm, mạng (có dây và không dây), và cơ sở dữ liệu tạo công nghệ thông tin nền tảng Nhân viên CNTT sử dụng các thành phần này để phát triển hệ thống thông tin, giám sát an ninh và rủi ro, và quản lý dữ liệu Những hoạt động này được gọi là tích lũy thông tin dịch vụ công nghệ Các thành phần IT cộng với dịch vụ CNTT bao gồm công nghệ thông tin của tổ chức (CNTT) cơ sở hạ tầng Ở phía trên cùng của kim tự tháp là các hệ thống thông tin tổ chức khác nhau “Procedures” trong mô hình

Phần Cứng

Dữ liệu

HTTT Máy Tính

trên là tập hợp các hướng dẫn về cách kết hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu,

và mạng lưới để xử lý thông tin và tạo ra các đầu ra mong muốn

1.4.3 Đặc điểm về khả năng của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin dựa trên máy tính có nhiều khả năng Những điểm sau là tóm tắt những điểm quan trọng nhất

 Thực hiện tốc độ cao, dung lượng lớn, tính toán số

 Cung cấp nhanh chóng, chính xác thông tin liên lạc và cộng tác trong và giữa các tổ chức

 Lưu trữ một lượng lớn thông tin trong một dễ dàng truy cập vào không gian nhưng vẫn nhỏ

 Cho phép truy cập nhanh chóng và không tốn kém một lượng thông tin khổng

lồ trên toàn thế giới

 Giải thích một lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả

 Tự động hóa các quá trình kinh doanh bán tự động và công việc bằng tay

Hệ thống thông tin thực hiện các nhiệm vụ khác nhau thông qua một ứng dụng rộng rãi Một ứng dụng là một chương trình máy tính được thiết kế để hỗ trợ một nhiệm vụ hoặc quy trình kinh doanh cụ thể (Một thuật ngữ đồng nghĩa là chương trình ứng dụng) Mỗi khu chức năng hoặc bộ phận trong một tổ chức kinh doanh sử dụng hàng chục chương trình ứng dụng Ví dụ, bộ phận nguồn nhân lực đôi khi sử dụng một ứng dụng cho người xin việc sàng lọc, ứng dụng lương Bộ sưu tập các chương trình ứng dụng trong một bộ phận duy nhất được thường được gọi là một phòng ban hệ thống thông tin (cũng được biết đến như một hệ thống thông tin khu vực chức năng) Bộ sưu tập của ứng dụng các chương trình có nghĩa là, các hệ thống thông tin phòng ban được sử dụng trong các khu chức năng khác nữa, chẳng hạn như kế toán, tài chính, tiếp thị, và sản xuất

1.4.4 Phân loại Hệ Thống Thông Tin Máy tính (CBIS)

Tổ chức doanh nghiệp hiện đại sử dụng nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau Hình minh họa sau đây đưa ra cơ bản các loại hệ thống thông tin hoạt động trong một tổ chức duy nhất

Hình 4: Mô hình tiêu biểu của Hệ Thống Thông Tin trong một doanh nghiệp đơn giản

Và mô hình sau cho thấy các loại hệ thống thông tin khác nhau hoạt động trong doanh nghiệp phức tạp, hay tập đoàn lớn

Hình 5: Mô hình tiêu biểu của Hệ Thống Thông Tin trong một doanh nghiệp cao cấp

Sau đây là một số cái nhìn tổng quan về tác động của CNTT đối với tổ chức hiện đại

1.5.1 CNTT sẽ thay đổi công việc của nhà quản lý`

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản lý là đưa ra các quyết định Một trong những ảnh hưởng lớn của CNTT là thay đổi cách thức mà các nhà quản lý đưa ra quyết định của mình Bằng cách này, CNTT cuối cùng đã thay đổi công việc quản lý

CNTT thường cung cấp nhà quản lý với những thông tin thực tế và kịp thời, có nghĩa

là các nhà quản lý có ít thời gian để đưa ra quyết định, làm cho công việc của họ thậm chí còn căng thẳng hơn May mắn thay, CNTT cũng cung cấp nhiều công cụ, ví dụ, kinh doanh thông minh các ứng dụng như biểu đồ, công cụ tìm kiếm và mạng nội bộ,

để giúp các nhà quản lý xử lý khối lượng thông tin mà họ phải đối phó với một cách liên tục

Nguyên Vật liệu

Doanh Nghiệp

Khách hàng Tồn kho

1.5.2 CNTT làm giảm đi việc làm?

Một trong những mối quan tâm lớn của mỗi nhân viên là bảo đảm việc làm Tuy nhiên, các biện pháp cắt giảm chi phí không ngừng trong tổ chức hiện đại thường dẫn đến

sa thải quy mô lớn Một cách đơn giản, các tổ chức đang đối phó môi trường cạnh tranh hiện nay bằng cách làm nhiều hơn với ít nhân lực hơn Nhiều công ty đã đáp ứng thời kỳ kinh tế khó khăn, tăng cạnh tranh toàn cầu, nhu cầu tuỳ biến, và tăng sự tinh tế của người tiêu dùng bằng cách tăng đầu tư vào lĩnh vực CNTT

Trong thực tế, cải tiến CNTT làm tăng hiệu suất, khả năng, và lợi thế cạnh tranh thay thế sức người đang gia tăng nhanh chóng Quá trình này thường dẫn đến sa thải Tuy nhiên, CNTT lại có tạo ra loại hoàn toàn mới của công việc, chẳng hạn như lưu giữ hồ

sơ y tế điện tử và công nghệ nano

1.5.3 CNTT tác động sức khỏe và an toàn của nhân viên

Mặc dù máy tính và hệ thống thông tin chung được coi là đại lý của "tiến bộ", họ có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và an toàn cá nhân Để minh họa điều này, húng ta

xem xét hai vấn đề liên quan đến CNTT: công việc căng thẳng và sử dụng bàn

phím dài hạn.

1.5.4 CNTT Cung cấp cơ hội cho người khuyết tật

Máy tính thật sự có thể tạo ra cơ hội việc làm mới cho người khuyết tật bằng cách tích hợp giọng nói Ví dụ, cá nhân không thể sử dụng một bàn phím bằng tay thi có thể sử

dụng bằng giọng nói hoạt động, và cá nhân không thể đi đến công ty làm thì có thể làm việc ở nhà

Hơn thế nữa, thiết bị thích ứng cho các máy tính cho phép người khuyết tật để thực hiện nhiệm vụ mà họ bình thường sẽ không có thể làm được

1.6.1 Trường đại học của bạn có nhu cầu tuyển học sinh trung học có chất lượng cao

từ nhà nước của bạn Cung cấp các ví dụ về

(a) dữ liệu được nhà tuyển dụng của bạn sẽ thu thập trong quá trình này,

(b) những thông tin mà nhà tuyển dụng của bạn sẽ xử lý từ các dữ liệu, và

(c) các loại kiến thức mà nhà tuyển dụng của bạn sẽ suy ra từ các thông tin này

1.6.2 Liệu các “dữ liệu”, “thông tin” và “kiến thức” có thể có ý nghĩa khác nhau cho những người khác nhau? Hỗ trợ câu trả lời của bạn với các ví dụ

1 Xác định hiệu quả phản ứng CNTT khác nhau trong môi trường kinh doanh.

2 Mô tả các chiến lược để các tổ chức và doanh nghiệp áp dụng – Dựa trên năm lực lượng cạnh tranh theo mô hình Porter (Porter's five competitive forces)

3 Mô tả các đặc điểm của hiệu quả bằng sự liên kết giữa kinh doanh và CNTT

Hệ thống thông tin đặc biệt quan trọng trong việc giúp các tổ chức đáp ứng với áp lực kinh doanh và hỗ trợ chiến lược toàn cầu của tổ chức Chương này sẽ cho thấy rằng bất kỳ hệ thống thông tin nào có thể là chiến lược, có nghĩa là nó có thể cung cấp một lợi thế cạnh tranh, nếu nó được sử dụng đúng cách.Chương 2 cũng cho thấy sự phức tạp đáng kinh ngạc của các hệ thống thông tin được sử dụng bởi những công ty đa quốc gia

Lợi thế cạnh tranh là sở hữu của những giá trị đặc thù hơn đối thủ cạnh tranh trong một số biện pháp như chi phí, chất lượng hay tốc độ, nó dẫn đến quyền kiểm soát của một thị trường với lợi nhuận lớn hơn mức trung bình Có nghĩa là doanh nghiệp phải liên tục cung cấp cho thị trường một giá trị đặc biệt mà không có đối thủ cạnh tranh nào có thể cung cấp được

Trong rất nhiều trường hợp trong thực tế, công nghệ thông tin cung cấp lợi thế cạnh

tranh cho doanh nghiệp

Môi trường kinh doanh hiện đại là một môi trường cạnh tranh đầy thách thức Để cạnh tranh, các DN phải phản ứng nhanh chóng các vấn đề và nắm bắt cơ hội phát sinh từ

điều kiện cực kỳ năng động Xem xét một số những áp lực lớn mà các công ty & tập đoàn đang phải đối mặt:

Môi trường kinh doanh là sự kết hợp của các yếu tố xã hội, pháp lý, kinh tế, và chính trị trong đó các doanh nghiệp tiến hành các hoạt động của họ Thay đổi đáng kể trong bất kỳ của những yếu tố này có thể tạo ra áp lực kinh doanh trên tổ chức

Có ba loại áp lực kinh doanh chính là: Thị trường , Công nghệ , và Áp lực xã hội / chính trị / pháp lý

2.3.1 Áp lực thị trường

Áp lực thị trường được tạo ra bởi nền kinh tế toàn cầu, cạnh tranh khốc liệt, bản chất thay đổi của lực lượng lao động, và khách hàng một cách mạnh mẽ Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng yếu tố

2.3.1.1 Áp lực Toàn cầu hóa

Toàn cầu hóa là sự tích hợp và phụ thuộc lẫn nhau của các mặt kinh tế, xã hội, văn hóa và sinh thái của cuộc sống Toàn cầu hóa có thể hiểu bằng cách tiến bộ nhanh chóng trong lĩnh vực CNTT

2.3.1.2 Áp lực của lực lượng lao động

Lực lượng lao động, đặc biệt là ở các nước phát triển, ngày càng trở nên đa dạng hơn Ngày càng có nhiều phụ nữ, dân tộc thiểu số và người khuyết tật đang làm việc trong tất cả các loại của các vị trí CNTT được giảm bớt sự tích hợp của những nhân viên vào lực lượng lao động truyền thống CNTT cũng cho phép mọi người làm việc từ nhà, có thể là một lợi ích lớn cho cha mẹ có con trẻ và cho những người phải đối mặt với vấn đề đi lại và / hoặc vận chuyển

2.3.1.3 Áp lực khách hàng

Tinh tế của người tiêu dùng và kỳ vọng tăng lên khi khách hàng trở nên hiểu biết hơn

về các sản phẩm và dịch vụ mà họ có được Khách hàng có thể sử dụng Internet để tìm thông tin chi tiết về sản phẩm và dịch vụ, để so sánh giá, và mua các sản phẩm đấu giá điện tử

Các áp lực liên quan đến công nghệ là áp lực liên quan đến những đổi mới công nghệ

và tình trạng quá tải thông tin

Công nghệ mới và được cải thiện nhanh chóng tạo ra hoặc hỗ trợ thay thế cho các sản phẩm Tạo nhiều lựa chọn trong dịch và vụ chất lượng Các sản phẩm công nghệ hôm nay có thể là lỗi thời ngày mai Ví dụ như làm thế nào để phiên bản mới của điện thoại thông minh của bạn được phát hành? Làm thế nào tạo phiên bản điện tử của cuốn sách, tạp chí và báo thay thế phiên bản bản giấy truyền thống? Những thay đổi này buộc các doanh nghiệp để theo kịp với nhu cầu tiêu dùng

Số lượng thông tin có sẵn trên Internet tăng gấp đôi mỗi năm, và phần lớn là miễn phí Internet và mạng viễn thông khác đang mang lại một loạt những thông tin để quản lý

Để đưa ra quyết định hiệu quả, các nhà quản lý phải có khả năng truy cập, điều hướng, và sử dụng các nguồn dữ liệu, thông tin và kiến thức của Công nghệ thông tin, chẳng hạn như công cụ tìm kiếm và khai thác dữ liệu

2.3.3 Áp lực xã hội / chính trị / pháp lý

Áp lực kinh doanh thứ ba bao gồm trách nhiệm xã hội, các quy định chính phủ và pháp lý Phần này sẽ giải thích như thế nào cho các ảnh hưởng của nó đến doanh nghiệp hiện đại

Các vấn đề xã hội có ảnh hưởng đến các doanh nghiệp, cá nhân nằm trong khoảng

từ trạng thái của môi trường vật lý, để công ty và hoạt động từ thiện cá nhân, giáo dục Một số công ty và cá nhân sẵn sàng dành thời gian và / hoặc tiền để giải quyết vấn đề xã hội khác nhau Những nỗ lực này được gọi là trách nhiệm xã hội của tổ chức, cá nhân

Một áp lực kinh doanh quan trọng nữa là các quy định của chính phủ liên quan đến môi trường kinh doanh

Để đối phó với áp lực kinh doanh, các tổ chức và Doanh có thể thực hiện CNTT như

hệ thống chiến lược, tập trung vào khách hàng, làm theo đơn đặt hàng và tùy biến

đại chúng, và kinh doanh điện tử

2.4.1 Hệ thống chiến lược

Hệ thống chiến lược cung cấp các tổ chức có lợi thế cho phép họ tăng thị phần và lợi nhuận của họ Đàm phán với các nhà cung cấp tốt hơn, và để ngăn chặn đối thủ cạnh tranh xâm nhập vào thị trường của họ Ví dụ, bộ phận CNTT tại Procter & Gamble (P &G; www.pg.com) đã phát triển một môi trường ảo hóa mà các công ty sử dụng cho thiết kế sản phẩm làm việc, nghiên cứu vị trí sản phẩm, nghiên cứu và thông tin phản hồi của người tiêu dùng P & G sử dụng mô hình thực tế ảo để thử nghiệm những ý tưởng thiết kế cho những bước đột phá tiếp theo trong các sản phẩm như tã lót và mỹ phẩm Trong những "ảo thế giới," P & G có thể kiểm tra nhanh chóng hiệu suất sản phẩm cũng như phản ứng của người tiêu dùng đối với các loại nguyên liệu và đóng gói lựa chọn

Xem xét trong lĩnh vực CNTT như là một chiến lược kinh doanh để thực hiện nhiệm

vụ của doanh nghiệp một cách hiệu quả đang được chú ý và hành động ở hầu hết các

tổ chức

2.4.2 Tập trung vào chăm sóc khách hàng

Nỗ lực để các tổ chức và doang nghiệp nâng cao dịch vụ khách hàng có thể tạo ra sự khác biệt giữa thu hút và giữ khách hàng và không bị mất khác hàng về tay các đối thủ cạnh tranh Rất nhiều công cụ CNTT và các quá trình kinh doanh đã được thiết kế

để giữ cho khách hàng hài lòng Xem xét Amazon, cho ví dụ Khi bạn truy cập trang web của Amazon bất cứ lúc nào sau khi chuyến thăm đầu tiên của bạn, trang web các đón chào những bạn trở lại bằng cách gọi tên và giới thiệu bạn với thông tin trên cuốn sách mà bạn có thể thích, dựa trên lần mua hàng trước đó của bạn Trong một ví dụ khác, Dell hướng dẫn bạn thông qua các quá trình của mua một máy tính bằng cách cung cấp thông tin và sự lựa chọn có thể trợ giúp bạn thực hiện một quyết định mua hàng

2.4.3 Kinh doanh và thương mại điện tử

Kinh doanh điện tử là một chiến lược cần thiết cho các công ty đang cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay Thương mại điện tử (e-commerce) mô tả quá trình mua, bán, chuyển nhượng, hoặc trao đổi sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin qua mạng

Lợi thế cạnh tranh ngày càng quan trọng trong môi trường kinh doanh ngày nay Nhìn chung, cốt lõi kinh doanh của công ty không có gì mới nhưng qua đó công nghệ thông tin sẽ cung cấp các công cụ để có thể nâng cao thành công của một tổ chức thông qua các nguồn truyền thống của lợi thế cạnh tranh, chẳng hạn như chi phí thấp, nâng cao dịch vụ khách hàng, và quản lý chuỗi cung ứng

Hệ thống thông tin chiến lược (Strategic information systems - SISs) cung cấp một lợi thế cạnh tranh bằng cách giúp một tổ chức để thực hiện mục tiêu chiến lược của mình

và cải thiện hiệu suất của nó và năng suất Bất kỳ hệ thống thông tin nào giúp tổ chức đạt được một lợi thế cạnh tranh hay giảm thiểu những bất lợi cạnh tranh đểu đủ điều kiện là để gọi lả chiến lược Hệ Thống Thông Tin (SISs)

2.6.1 Chiến lược cho lợi thế cạnh tranh (Porter's Competitive Forces Model)

Mô hình nổi tiếng nhất cho việc phân tích khả năng cạnh tranh là mô hình Năng Lực Cạnh Tranh Michael Porter Hầu hết các công ty sử dụng mô hình của Porter để phát triển chiến lược để tăng lợi thế cạnh tranh của họ Mô hình của Porter cũng thật sự cho thấy nó có thể làm cho một công ty trở nên cạnh tranh hơn

Quyền lực đàm phán

Hình 6: Mô hình n

(Porter's Competitive Forces Model)

Như vậy, các thành phần trong Mô hình Five Forces c

1 Mức độ cạnh tranh (Rivalry among existing competitors),

2 Quyền lực của nhà cung c

3 Quyền lực của khách hàng (Bargaining power of buyer

4 Nguy cơ thay thế (Threats of substitute products or services),

5 Đối thủ tiềm tàng - Rào c

Dựa trên các áp lực kinh doanh, các t

lược để đối phó với năm áp l

chọn một chiến lược phù h

hợp không thể thành công Quy

NHÀ CUNG CẤP (Quyền

lực)

Thách thức sản phẩm dịch vụ thay thế

Đối thủ mới

: Mô hình năng áp lực cạnh tranh của Porter (Porter's Competitive Forces Model)

n trong Mô hình Five Forces của Michael Porter bao g

nh tranh (Rivalry among existing competitors),

a nhà cung cấp (Bargaining power of suppliers),

a khách hàng (Bargaining power of buyers), (Threats of substitute products or services), Rào cản gia nhập (Threats of new entrants – Entry barriers),

c kinh doanh, các tổ chức liên tục cố gắng để phát trinăm áp lực cạnh tranh xác định bởi Porter Các

ợp và sau đó sống với nó, bởi vì một chithành công Quyết định đó gắn liền với sự lựa chọ

CẠNH TRANH(CÁC ĐỐI THỦ HIỆN TẠI)

ĐỐI THỦ TIỂM NĂNG

(Rào cản gia nhập)

KHÁCH HÀNG

(Quyền Lực)

NGUY CƠ THAY THẾ

Quyền lực đàm phán

a Porter

a Michael Porter bao gồm:

Entry barriers),

phát triển các chiến Các công ty phải lựa

t chiến lược không phù ọng và sử dụng hệ

Chiến Lược Cạnh Tranh - Theo Porter

Chiến lược phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp sao cho sản phẩm hoặc dịch vụ này có được những đặc tính độc đáo và duy nhất, được khách hàng coi trọng và đánh giá cao hơn so với sản phẩm của các hãng cạnh

Hình 7: Chiến Lược Cạnh Tranh theo mô hình Porter

2.6.2 Kết hợp kinh doanh và CNTT

Như vậy, làm thế nào để các tổ chức và doanh nghiệp kết hợp được CNTT vào chiến lược kinh doanh của họ? CNTT hỗ trợ như thế nào cho các chiến lược kinh doanh để nâng cao lợi thế cạnh tranh?

Có 6 nguyên tắc vàng cho sự kết hợp giữa CNTT & Chiến lược kinh doanh như sau:

1 Đổi mới liên tục CNTT như một công cụ biến đổi & nâng cao hiệu suất kinh doanh, gia tăng doanh thu

2 Xem khách hàng và chức năng dịch vụ khách hàng của họ là vô cùng quan trọng

3 Liên kết việc kinh doanh, nhân viên các phòng ban chức năng chức năng và công việc IT đển nâng cao kỹ năng công nghệ

4 Cung cấp các mục tiêu bao quát được hoàn toàn rõ ràng cho CNTT và nhân viên kinh doanh

5 Đảm bảo rằng nhân viên CNTT hiểu hoạt động của công ty

6 Tạo ra một nền văn hóa công ty sôi động và toàn diện

Thật không may, nhiều tổ chức không thực hiện các nguyên tắc liên kết bởi vì:

 Quản lý doanh nghiệp và nhà quản lý CNTT có mục tiêu khác nhau

 Các bộ phận kinh doanh và CNTT là không biết gì về chuyên môn của nhau

 Thiếu thông tin cho nhau

1 Các đặc tính của môi trường kinh doanh hiện đại là gì?

2 Thảo luận một số áp lực đặc trưng cho môi trường kinh doanh toàn cầu hiện đại

3 Làm thế nào CNTT có thể giúp Công ty tuân thủ các yêu cầu pháp lý và trách nhiệm xã hội? Học viên tự đưa ra ví dụ

2 Mô tả sơ đồ quản lý dữ liệu trong thực tế

3 Thảo luận về những ưu điểm và nhược điểm của quan hệ cơ sở dữ liệu

4 Giải thích các yếu tố cần thiết để thực hiện thành công và duy trì kho dữ liệu

"Dữ liệu lớn" được cho một vấn đề rất thực tế rằng mỗi doanh nghiệp phải đối mặt Vấn đề này trở nên rõ rệt hơn khi xem xét đến sự gia tăng lớn trong số lượng dữ liệu

mà tổ chức có và lưu trữ Có nhiều vấn đề xảy ra tại Doanh nghiệp do nguồn dữ liệu quá lớn và các giải pháp mà các tổ chức đang sử dụng để quản lý các dữ liệu Ý tưởng quan trọng để nhận ra đây là Dữ liệu lớn sẽ tiếp tục nhận được "lớn hơn", và các tổ chức sẽ phải tìm các giải pháp sáng tạo hơn bao giờ hết để quản lý nó

Từ năm 2006 đến năm 2010, số lượng thông tin kỹ thuật số được tạo ra, nắm bắt và nhân rộng mỗi năm thêm khoảng 18 triệu lần và càng nhiều thông tin như hiện nay Hình ảnh lấy bởi hàng tỷ thiết bị trên thế giới, từ máy ảnh kỹ thuật số và điện thoại máy ảnh đến máy quét và camera an ninh

Công nghệ thông tin và hệ thống các tổ chức hỗ trợ trong việc quản lý, đó là, mua thông tin, tổ chức, lưu trữ, truy cập, phân tích và diễn giải dữ liệu Như đã nói ở phần

1, khi các dữ liệu được quản lý đúng cách, chúng trở thành thông tin và sau đó kiến thức Thông tin và kiến thức là nguồn lực tổ chức có giá trị mà có thể cung cấp một lợi thế cạnh tranh Chương này sẽ xem xét các quá trình trong đó dữ liệu được chuyển đổi đầu tiên vào thông tin và sau đó vào kiến thức

Các chuyên gia kinh doanh và nhá quản lý doanh nghiệp cảm thấy thoải mái và tự tin khi thực hiện hoặc cho quyết định kinh doanh mà không phải dựa trên thông tin vững chắc Điều này đặc biệt phù hợp trong thời đại ngày nay, khi hệ thống thông tin hiện đại làm cho truy cập thông tin nhanh chóng và dễ dàng Ví dụ, chúng ta có công nghệ định dạng dữ liệu, bằng cách này các nhà quản lý và các nhà phân tích có thể dễ dàng hiểu được Cũng nhờ vậy, các chuyên gia có thể tự truy cập vào các dữ liệu và phân tích chúng theo nhu cầu của họ Kết quả là thông tin được sử dụng hữu ích Giám đốc điều hành có thể áp dụng kinh nghiệm của họ sử dụng thông tin này để giải quyết một vấn đề kinh doanh, qua đó tạo ra tri thức Kiến thức quản lý, kích hoạt công nghệ thông tin, nhận định và lưu trữ kiến thức trong các hình thức mà tất cả các nhân viên của tổ chức có thể truy cập và áp dụng, tạo sự linh hoạt, mạnh mẽ trong tổ chức

Tất cả các ứng dụng CNTT đều đòi hỏi dữ liệu Vì vậy, Dữ liệu phải có chất lượng cao, đầy đủ, kịp thời, phù hợp, dễ tiếp cận, phù hợp và chính xác Tuy nhiên, không may là quá trình thu thập, lưu giữ, quản lý và dữ liệu ngày càng trở nên khó khăn

3.3.1 Những khó khăn của quản trị dữ liệu

Vì dữ liệu được xử lý trong nhiều giai đoạn và thường ở một số nơi khác nhau nên thường xuyên gặp các vấn đề và khó khăn Quản lý dữ liệu trong các tổ chức vì thế cũng đối mặt với không ít khó khăn vì nhiều lý do



Đầu tiên, số lượng dữ liệu tăng lên theo cấp số nhân theo thời gian Nhiều

dữ liệu lịch sử phải được lưu giữ trong một thời gian dài, và dữ liệu mới được

bổ sung nhanh chóng Ví dụ, để hỗ trợ hàng triệu khách hàng, các nhà bán lẻ lớn như Walmart phải quản lý nhiều terabyte dữ liệu

 Ngoài ra, dữ liệu cũng nằm rải rác khắp các tổ chức và được thu thập bởi

nhiều cá nhân sử dụng phương và các thiết bị pháp khác nhau Những dữ

liệu này thường được lưu trữ trong nhiều máy chủ và địa điểm và trong hệ thống máy tính khác nhau, cơ sở dữ liệu, định dạng, và các ngôn ngữ người dùng và máy tính

 Một vấn đề khác là dữ liệu đến từ nhiều nguồn: nguồn nội bộ (ví dụ, cơ sở

dữ liệu của công ty và công ty tài liệu), các nguồn cá nhân (ví dụ, suy nghĩ cá nhân, ý kiến, và kinh nghiệm), và các nguồn bên ngoài (ví Ví dụ, cơ sở dữ liệu thương mại, báo cáo của chính phủ, và các trang web của công ty) Dữ liệu cũng đến từ các trang web, trong các hình thức dữ liệu đường dẫn (path data hoặc clickstream data) Dữ liệu đường dẫn là những dữ liệu mà khi sử dụng Internet, một dòng đường dẫn mà người dùng đi qua sẽ được tạo ra Thông tin này có khi được tham khảo và gọi là “clickstream data” có thể được thu thập và lưu trữ bởi server của website Clickstream data có thể cho chúng ta biết loại máy và lọai trình duyệt cũng như địa chỉ một website mà người dùng đã kết nối

 Thêm vào những vấn đề này là một thực tế rằng các nguồn dữ liệu mới, chẳng hạn như blog, podcast, videocasts, và các thẻ RFID và cảm biến không dây

khác, liên tục được phát triển Dữ liệu phân hủy theo thời gian Ví dụ, khách

hàng di chuyển đến địa chỉ mới hoặc thay đổi tên của họ, các công ty đi ra khỏi kinh doanh hoặc được mua, mới sản phẩm được phát triển, nhân viên được thuê hoặc sa thải, và các công ty mở rộng kinh doanh…

 Một vấn đề khác phát sinh từ thực tế là, theo thời gian, các tổ chức đã phát triển hệ thống thông tin cụ thể quy trình kinh doanh, chẳng hạn như xử lý giao dịch, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng, và các quá trình khác Hệ thống thông tin hỗ trợ các quá trình này bằng đặt yêu cầu trên dữ liệu, kết quả trong sự lặp lại và các cuộc xung đột trên toàn tổ chức Ví dụ, các chức năng tiếp thị có thể duy trì thông tin trên khách hàng, khu vực buôn bán, và thị trường dữ liệu trùng lặp trong thanh toán hoặc các chức năng dịch vụ khách hàng Tình trạng này cung cấp dữ liệukhông phù hợp trong doanh nghiệp.

Dữ liệu không phù hợp ngăn chặn một công ty phát triển từ một cái nhìn thống nhất của lõi thông tin dữ liệu kinh doanh liên quan đến khách hàng, sản phẩm, tài chính, và như vậy trên toàn bộ tổ chức và của nó hệ thống thông tin

Vì những nhiều vấn đề, dữ liệu rất khó để quản lý Các công ty đang ngụp lặng trong núi dữ liệu, phần lớn trong số đó là không có cấu trúc Số lượng dữ liệu thì tăng theo cấp số nhân Để có lợi nhuận, các công ty phải phát triển một chiến lược để quản lý những dữ liệu này một cách hiệu quả Kết quả là, các tổ chức đang dần dần chuyển sang quản trị dữ liệu

3.3.2 Quản trị dữ liệu

 Quản trị dữ liệu là một phương pháp để quản lý thông tin trên toàn tổ chức

Nó liên quan đến việc thiết kế và xây dựng quy trình kinh doanh và quy định để đảm bảo dữ liệu kinh doanh được xử lý trong một nhất định, rõ ràng Các tổ chức / doanh nghiệp lập ra các quy tắc, quy định rõ ràng cho việc thu thập, xử

lý và bảo vệ thông tin của chính mình Mục tiêu là để làm cho thông tin trở nên minh bạch và hữu ích cho những người có thẩm quyền để truy cập vào nó

 Một chiến lược để thực hiện quản trị dữ liệu là quản lý dữ liệu chủ (Master

Data Management) Quản lý dữ liệu chủ là một quá trình mở rộng tất cả các

quy trình kinh doanh của tổ chức và các ứng dụng Nó cung cấp cho các công

ty có khả năng lưu trữ, duy trì, trao đổi và đồng bộ hóa một "phiên bản duy nhất

" phù hợp, chính xác và kịp thời cho của công ty

 Dữ liệu chủ (Master data) là một tập hợp các dữ liệu cốt lõi, chẳng hạn như

khách hàng, sản phẩm, nhân viên, nhà cung cấp, vị trí địa lý, và như vậy, mà trải rộng hệ thống thông tin doanh nghiệp Điều quan trọng là phải phân biệt

Từ những năm 1950, khi các ứng dụng máy tính đầu tiên được sử dụng trong kinh doanh cho đến đầu những năm 1970 khi các tập đoàn bắt đầu quản lý dữ liệu trong môi trường quản lý tập tin Môi trường này đã phát triển vì tổ chức bắt đầu tự động hoá các ứng dụng Các hệ thống này đã tăng nhanh một cách độc lập, không có quy hoạch tổng thể Mỗi ứng dụng yêu cầu dữ liệu riêng của nó và được sắp xếp trong một tập tin dữ liệu

Một tập tin dữ liệu là một tập hợp các hồ sơ liên quan một cách hợp lý Vì vậy, trong một môi trường quản lý tập tin, mỗi ứng dụng có một dữ liệu cụ và có chứa tất cả các bản ghi dữ liệu cần thiết cho ứng dụng Theo thời gian, các tổ chức phát triển nhiều ứng dụng cho mỗi một liên kết, tập tin dữ liệu một cách cụ thể

Việc sử dụng cơ sở dữ liệu loại bỏ rất nhiều vấn đề nảy sinh từ phương pháp như lưu trữ và truy cập dữ liệu, chẳng hạn như hệ thống quản lý tập tin Cơ sở dữ liệu được

sắp xếp sao cho chương trình phần mềm mang tên Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

để có thể cung cấp cả phân quyền cho người dùng, bằng cách đó, hệ thống này giảm thiểu các vấn đề sau:

 Dự phòng Dữ liệu: Cùng một dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nơi

 Cách ly dữ liệu: Các ứng dụng không thể truy cập dữ liệu được liên kết với nhựng ứng dụng khác

 Dữ liệu không nhất quán: bản sao khác nhau của dữ liệu không nhất quán

Hình 8: Mô hình hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS)

Mô hình trên (Hình 8) minh họa một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu chung của một trường đại học Các ứng dụng đi từ văn phòng đăng ký sinh viên, phòng kế toán, phòng liệu truy cập điền kinh thông qua hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu có thể chứa một lượng lớn dữ liệu Để làm cho các dữ liệu dễ hiểu hơn và hữu ích, họ được bố trí trong một hệ thống phân cấp

3.4.1 Phân Cấp dữ liệu

Dữ liệu được tổ chức trong một hệ thống phân cấp bắt đầu với các “bit” (binary digit-

Mã nhị phân) và tiếp diễn trên mọi đường, phân hướng của cơ sở dữ liệu (xem hình9) Mã nhị phân đại diện cho các đơn vị nhỏ nhất của dữ liệu máy tính có thể xử

lý Mã nhị phân có thể chỉ bao gồm 0 hoặc 1 Một nhóm tám Mã nhị phân được gọi là một byte, đại diện cho một ký tự duy nhất Một byte có thể là một chữ, một số, hoặc một biểu tượng Một nhóm hợp lý của các ký tự tạo nên một từ, một nhóm nhỏ các từ ngữ, hoặc một mã số được gọi là một vùng

Ví dụ, tên của học sinh trong các tập tin máy tính của trường đại học sẽ xuất hiện trong lĩnh vực "tên", và cô ấy hay xã hội của mình Số bảo mật sẽ xuất hiện trong lĩnh vực "An sinh Xã hội số" Các lĩnh vực cũng có thể chứa dữ liệu khác so với văn bản

và số Một lĩnh vực có thể chứa một hình ảnh, hoặc bất kỳ loại hình khác của đa

Hình 9: Mô hình phân cấp dữ liệu cho một tập tin trên máy tính

Một nhóm hợp lý của các lĩnh vực có liên quan, chẳng hạn như tên của học sinh, các khóa học thực hiện, ngày, bao gồm một kỷ yếu Một nhóm hợp lý các hồ sơ liên quan được gọi là một tập tin hoặc một bảng Ví dụ, các bản ghi từ một khóa học đặc biệt, bao gồm số khóa học, giáo sư, và điểm số của học sinh, sẽ tạo thành một tập tin dữ liệu cho khóa học đó Một nhóm các tập tin phù hợp có liên quan sẽ tạo thành một cơ

sở dữ liệu Sử dụng các ví dụ tương tự, các tập tin trình sinh viên có thể được nhóm lại với các tập tin trên lịch sử cá nhân của học sinh và nền tảng tài chính để tạo ra một

cơ sở dữ liệu sinh viên

3.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Để có giá trị, một cơ sở dữ liệu phải được tổ chức để người dùng có thể lấy, phân tích

và hiểu các dữ liệu mà họ cần Chìa khóa để thiết kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả là

mô hình dữ liệu Một mô hình dữ liệu là một sơ đồ đại diện cho các thực thể trong cơ

sở dữ liệu và các mối quan hệ của họ Một thực thể là một người, địa điểm, điều, hoặc

sự kiện, chẳng hạn như một khách hàng, một nhân viên, hoặc một sản phẩm về những thông tin được duy trì Các đối tượng thường có thể được xác định trong môi