GIAO TRINH TIN HOC VP1

Các từ được phân biệt bởidấu cách, hay còn gọi là kí tự trốngspace;  Tập hợp nhiều từ kết thúc bởi một trong các dấu chấm câu gọi là câu;  Một tập hợp các kí tự nằm trên cùng một đường

Chương I TIN HỌC CĂN BẢN BÀI 1: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS

1 Khái niệm hệ điều hành

Hệ điều hành: thuật ngữ tiếng Anh gọi là “Operating System”.

Hệ điều hành là hệ thống các chương trình cho phép khai thác thuận tiện các tài nguyên của hệ thống tính toán (máy tính) Ở đây tài nguyên bao gồm CPU, bộ nhớ, thiết

bị ngoại vi, chương trình Hệ điều hành là môi trường cho phép người lập trình xây dựngcác ứng dụng phục vụ các nhu cầu thực tiễn

2 Microsoft Windows

2.1 Khởi động máy tính và Windows

Để khởi động máy tính:

- Kiểm tra xem máy tính được nối với nguồn điện chưa

- Nhấn nút Power trên thân máy tính.

Nếu máy tính đã được cài đặt sẵn hệ điều hành Windows thì thông thường nó sẽ được khởi động

Tuỳ thuộc vào cấu hình Windows mà cần/không cần đăng nhập với username và password

2.2 Màn hình làm việc của Windows

2.3 Desktop

Phần không gian lớn của màn hình làm việc

Desktop chứa các liên kết tới các thành phần của máy tính, bao gồm:

- My Documents: Nơi lưu trữ tài liệu của người dùng.

- My Computer: Nơi truy xuất các tài nguyên (ổ cứng, máy in,…).

- My Network Places: Truy cập mạng nội bộ.

- Recycle Bin: Thùng rác, nơi chứa các thư mục và tập tin mà bạn ra lệnh xoá

chúng đi Chúng sẽ bị xoá đi thực sự khi bạn Empty Recycle Bin

- Các liên kết đến các ứng dụng mà người dùng hay dùng nhất: Internet Explorer,Outlook Express, Word, Excel,…

Để sử dụng các thành phần của Desktop ta kích đúp chuột trái vào biểu tượng để kích hoạt chức năng tương ứng.

Desktop

Desktop Icons

System Tray

Một đặc trưng của Windows, kích đơn chuột trái vào đây để truy xuất các chức năng, các chương trình của Windows Bao gồm các lệnh:

- Shutdown: Tắt, khởi động lại,… máy tính

- Run: Chạy một lệnh hay chương trình nào đó bằng cách gõ lệnh hoặc chỉ ra tậptin thực thi

- Help: Kích hoạt chức năng trợ giúp

- Search: Các chức năng tìm kiếm

- Settings: Một số chức năng cài đặt, thiết lập cấu hình Windows như:

+ Control Panel: Mở bảng điều khiển

+ Network and Dialup Connections: Thiết lập mạng nội bộ và mạng Internet.+ Printer: Máy in

+ Taskbar and Start menu: Thiết lập thanh Taskbar và menu start

- Documents: Danh sách các tập tin được mở gần đây nhất

- Programs: Danh mục các chương trình (được cài đặt theo đúng trình tự) trong

máy tính của bạn.

3 Một số đối tượng trong Windows

3.1 Sử dụng chuột và bàn phím

 Sử dụng bàn phím:

- Gõ phím (press): Nhấn một phím nào đó rồi thả ra ngay tức thì.

- Nhấn và giữ phím (press and hold): Nhấn phím xuống nhưng không thả phím ratrong một khoảng thời gian nào đó

- Kích đúp chuột trái (kích đúp – double click): Hai lần kích chuột liên tiếp

- Kích chuột phải (right click): Nhấn phím chuột phải 1 lần

- Bấm và rê chuột (drag): bấm và giữ phím chuột (trái hoặc phải) rồi di chuyển chuột

- Thả phím chuột (drop): Khi rê chuột tới nơi thích hợp, thả phím chuột

 Sử dụng chuột trong Windows

- Kích đơn chuột trái để chọn một đối tượng (ví dụ các biểu tượng trên màn hìnhdesktop)

- Kích đúp chuột trái để kích hoạt đối tượng (kích đúp)

- Kích chuột phải vào đối tượng để bật menu con (pop-up menu) cho ta nhiều thaotác hơn với đối tượng (ví dụ: xoá, sao chép, xem thông tin,…)

- Bấm và rê chuột để lựa chọn văn bản hoặc để kéo thả (drag and drop) đối tượng.

3.2 Chạy chương trình từ Menu Start

Kích chuột vào nút Start, chọn Programs

Sau đó kích chuột chọn tiếp các mục chương trình rồi đến chương trình

Start à Programs à Accessories à Paint (chương trình thao tác hình ảnh đơn giản).

3.3 Sử dụng Taskbar để chuyển ứng dụng

Hãy chạy thử một vài ứng dụng (Notepad, WordPad)

Các ứng dụng đang chạy được liệt kê ở trên Taskbar, kích chuột vào một ứng dụng nào đó để chuyển sang ứng dụng đó hoặc kích chuột phải vào đó để có thể

có thêm lựa chọn với ứng dụng (Close: đóng, Restore: chuyển vào cửa sổ ứng dụng,…).

3.4 Cửa sổ - Windows

Mỗi ứng dụng được chạy sẽ tương ứng với một hoặc nhiều cửa sổ (window) Các thao tác cơ bản với cửa sổ:

- Close: Đóng cửa sổ.

- Minimize: Thu nhỏ cửa sổ

- Maximize: Phóng cực đại cửa sổ

- Restore: Khôi phục trạng thái trước đó của cửa sổ

- Di chuột tới biên của cửa sổ rồi bấm và rê chuột để thay đổi kích thước cửa sổ

Mỗi cửa sổ thường có một Title bar (dòng màu xanh trên cùng có chứa tên ứng dụng và tài liệu đang mở,…): Bấm chuột vào đó để chọn cửa sổ, bấm và rê chuột tại thanh này để di chuyển cửa sổ.

3.5 Lưu trữ trong Windows

Bao gồm các đĩa cứng (hard disk), đĩa mềm (floppy disk), đĩa CDROM, DVDROM, Flash…

Windows sử dụng các chữ cái để chỉ định các thiết bị lưu trữ như:

- Tập tin (file): Giống như tờ danh sách Trong máy tính tập tin là tổ chức dữ liệu thực

tế lưu trên các thiết bị lưu trữ như đĩa mềm, đĩa cứng,…

Tóm lại: Thư mục được sử dụng để tổ chức các tập tin theo hạng mục, tập tin biểu diễn dữ liệu thực sự được ghi lên thiết bị lưu trữ.

II Tên tập tin và thư mục

Tuỳ thuộc hệ thống máy tính mà ta có cách đặt tên là khác nhau Như:

 Hệ DOS có tên gồm 2 phần

Phần tên: ≤ 8 ký tự

Phần mở rộng: ≤ 3 ký tự (loại tập tin, thư mục): txt, doc, xls, exe, com

Ngăn cách bởi dấu chấm

Ví dụ: danhsach.doc, baithi.pas,…

Thường thì thư mục không sử dụng tên mở rộng

 Hệ Windows cũng có tên gồm 2 phần với chiều dài tối đa là 255

C:\SV là đường dẫn ám chỉ thư mục SV trên ổ đĩa C

C:\SV\MT48 là thư mục MT48 chứa trong thư mục SV trên ổ đĩa C.C:\ là thư mục gốc trên ổ đĩa C (chỉ định ổ C)

 Đường dẫn tập tin:

Có dạng: đường_dẫn_thư_mục\tên_tập tin.

Ví dụ: C:\SV\Tinhoc\danhsach.doc ám chỉ tập tin danhsach.doc trong thư mục

Tinhoc.

IV Các thao tác cơ bản trong Windows

- Các thao tác cơ bản với các đối tượng của Windows cũng được áp dụng với Windows Explorer.

- Sử dụng cửa sổ bên trái của Windows Explorer để di chuyển tới các nơi khác nhau (các ổ cứng khác như C:, D:,…, các thư mục khác) Kích hoặc kích đúp chuột vào một ổ cứng, thư mục được liệt kê nào đó.

1 Tạo thư mục

- Để tạo thư mục mới, kích chuột vào không gian trống trong phần hiển thị nội dung

của thư mục rồi chọn NewàFolder.

- Hoặc kích chuột vào menu File rồi chọn New à Folder Sau đó gõ tên cho thư mục

rồi nhấn phím Enter

2 Tạo tập tin

Khởi động chương trình soạn tập tin tương ứng

Ví dụ: Muốn tạo tập tin văn bản thì sử dụng Microsoft WordPad, Microsoft Word,…

Sử dụng chương trình:

 Tạo tập tin mới (Fileà New).

 Lưu tập tin (FileàSave).

 Gõ tên tập tin rồi gõ Enter.

3 Sao chép, xóa thư mục, tập tin

- Kích chuột phải vào một tập tin/thư mục

- Chọn Copy để sao (hoặc Cut để chuẩn bị chuyển, Delete để xoá).

4 Đổi tên tập tin/thư mục

Ta thực hiện từng bước sau:

 Kích chuột phải vào biểu tượng tập tin/thư mục

- Dùng chuột phải nhấn vào tên chương trình trong của sổ thư mục chứa nó, rê và

thả ra màn hình nền (nơi cần tạo đường tắt)

- Trong bảng chọn xuất hiện Creat Shortcut Here

* Cách 2:

- Chuột phải vào màn hình nền chọn New àShortcut

- Nháy vào nút Browse trong hộp thoại Creat Shortcut

- Chọn đối tượng muốn tạo Shortcut

- Chọn OKàNextà Finish

V Tìm 1 tệp hay thư mục:

- StartàSearch Hộp thoại Search Results xuất hiện

- Nháy vào lựa chọn cho việc tìm kiếm, chẳng hạn All files and folders

- Gõ tên hoặc phần tên đối tượng cần tìm làm cơ sở cho việc tìm kiếm

- Nháy Search để bắt đầu việc tìm kiếm

-BÀI 3 : COTROL PANEL

I Cotrol Panel:

- Control Panel là tập hợp các chương trình dùng để cài đặt các tham số hệ thống như phông chữ, máy in, thay đổi tham số của chuột, bàn phím để phù hợp với công ciệc và sở thích.

1) Để khởi động Cotrol Panel, ta thực hiện:

Nháy Star à Setting à Control Panel

Cửa sổ Cotrol Panel xuất hiện như sau:

+ Add/Remove Programs: Cài đặt, gỡ bỏ chương trình

+ Administrative Tools: Các công cụ quản trị

+ Display: Thiết lập hiển thị cho màn hình (độ phân giải, màu sắc)

+ Date and Time: Thiết lập thời gian

+ Folder Options: Thiết lập hiển thị folder

+ Fonts: Phông chữ

+ Internet Options: Internet Explorer Options

+ Keyboard : Các thiết lập bàn phím

+ Mouse : Các thiết lập cho chuột

+ Regional Options: Lựa chọn vùng lãnh thổ

1) Thay đổi thuộc tính màn hình nền:

Chương trình Display trong Control Panel có chức năng thay đổi một số thuộc tính củamàn hình nền

Khởi động Display để làm xuất hiện cửa sổ Display Properties

a) Desktop: thay đổi màn hình nền

+ Chọn một ảnh trong hộp Background hoặc nháy vào nút Browse tìm ảnh để làmmàn hình nền

+ Nháy Apply rồi nháy OK

+ Chọn hình ảnh của màn hình nghỉ trong danh sách.

+ Nháy nút Settings nếu muốn sửa đổi Tuỳ thuộc vào trạng thái nghỉ mà bạn đãchọn, hộp thoại sẽ xuất hiện những tuỳ chọn tương ứng

+ Nháy nút Preview để xem trước trạng thái đã chọn

+ Trong hộp Wait đặt số thời gian (phút) quy định bắt đầu trạng thái nghỉ của mànhình kể từ khi không có tác động gì lên bàn phím hoặc chuột

+ Nháy OK

* Lưu ý: Cũng có thể thiết đặt nhanh màn hình nền bằng cách nhấn chuột phải lên màn

hình nền, chọn Properties

2 Thiết đặt các thông số khu vực.

Nháy Control PanelàDate, Time, Language,

and Regional Options

Chẳng hạn, để phù hợp với Việt Nam ta có thể

chọn các thông số sau:

Trong trang Number (số): Decimal symbol (kí

hiệu thập phân): dấu phẩy(,) Digit gruoping

simbol (kí hiện nhóm các chữ số): dấu chấm (.)

THỰC HÀNH

1) Khởi động Windows

2) Ôn lại cách tổ chức thông tin trong máy tính

3) Làm ciệc với tệp và thư mục, tìm kiếm tệp hoặc thư mục

4) Làm việc với các chương trình ứng dụng, tạo đường tăt cho một ứng dụng

5) Sử dụng Control Panel để thiết đặt một số tham số hệ thống, cài đặt máy in

6) Đóng tất cả các ứng dụng và thoát khỏi Windows

7) Tạo cây thư mục:

chương trình

bangdiem.xls sapxep.pas caro.pas

hello.c congvan.doc quylop.xls

ÔN LẠI MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1 Kí tự, từ, câu, dòng, đoạn, trang:

 Thành phần cơ sở trong văn bản là các kí tự;

 Một hoặc một vài kí tự ghép lại với nhau thành một từ Các từ được phân biệt bởidấu cách, hay còn gọi là kí tự trống(space);

 Tập hợp nhiều từ kết thúc bởi một trong các dấu chấm câu gọi là câu;

 Một tập hợp các kí tự nằm trên cùng một đường cơ sở từ bên trái sang bên phảimàn hình soạn thảo (hoặc trang in) là dòng;

 Nhiều câu liên tiếp nhau, tương đối hoàn chỉnh về ý nghĩa tạo thành một đoạn văn.Trong Word, đoạn văn bản được định nghĩa bằng cách nhấn phím Enter;

 Phần văn bản thấy được tại một thời điểm trên màn hình gọi là trang màn hình;

 Phần văn bản thiết kế để in ra trên một trang giấy được gọi là trang văn bản

 Không sử dụng (các) kí tự trống ở đầu dòng để căn lề

3 Các thao tác biên tập trong văn bản:

Chọn đối tượng tác động: Để có thể di chuyển, sửa đổi, xóa hay thực hiện bất kì thoa tác

gì với một đối tượng (từ, nhóm từ, đoạn văn, hình ảnh,…) nào đó, trước hết phải chọn(đánh dấu) đối tượng đó

 Sao chép (Copy): Sao chép nội dung được chọn vào bộ nhớ đệm

 Cắt (Cut): Lưu nội dung được chọn vào bộ nhớ đệm đồng thời xóa nộidung đó khỏi văn bản hiện thời

 Dán (Paste): Lấy nội dung từ bộ nhớ đệm ra và chèn (“dán”) vào vănbản từ vị trí con trỏ hiện thời

* Các thao tác nhanh:

 Chọn văn bản bằng bàn phím:

Shift +  (Shift + ) Chọn một kí tự bên phải (bên trái)

Ctrl + Shift +  (Ctrl + Shift + ) Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối từ (đầu từ)Shift + Home (Shift + End) Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu dòng (cuối

dòng)Ctrl + Shift +  (Ctrl + Shift + ) Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối đoạn văn (đầu

đoạn văn)Ctrl + Shift + Home (Ctrl + Shift + End) Chọn từ vị trí con trỏ đến đâu văn bản (cuối

văn bản)

 Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ:

 Xóa đối tượng được chọn nhưng được lưu vào bộ nhớ đệm

 Sao đối tượng được chọn vào bộ nhớ đệm.

 Dán (sao) nội dung bộ nhớ đệm vào vị trí con trỏ văn bản.

 Hủy bỏ thao tác vừa làm

 Khôi phục thao tác vừa hủy bỏ.

4 Các chế độ hiển thị văn bản:

Một số chế độ hiển thị thông dụng

o Normal (Chuẩn): Hiển thị văn bản dưới dạng đã được đơn giảnhóa

o Print Layout (Bố trí trang): Xem bố trí văn bản trên toàn trang

o Outline (Dàn bài): Xem cấu trúc của một văn bản

o Full Screen (Toàn màn hình): Hiển thị văn bản trên toàn bộ mànhình

o Print Preview: Xem trước khi in

-Chương II TIN HỌC VĂN PHÒNG

HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD

Bài 1: GIỚI THIỆU

I KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI MICROSOFT WORD

Khởi động:

Để khởi động MS Word có nhiều cách đơn giản nhất:

- Vào Start chọn Program, và chọn biểu tượng của MS Word.

- Kích chuột vào biểu tượng trên nền của Windows (nền Desktop)

Đóng tập tin văn bản

Để đóng tập tin MS Word, có thể chọn một trong các cách sau:

- Chọn menu File, Close

- Nhắp chuột vào phím trên góc cao bên phải của cửa sổ làm việc

- Nhấn tổ hợp phím CTRL + W, hoặc CTLR + F4

Kết thúc chương trình MS Word

Để kết thúc MS Word, có thể chọn một trong các cách sau:

- Chọn menu File, Exit

- Nhắp chuột vào phím trên góc cao bên phải của cửa sổ làm việc

- Nhấn tổ hợp phím ALT + F4

Nếu văn bản hiện thời đang soạn thảo chưa được ghi lại, MS Word sẽ

bật hộp hội thoại vấn đáp kiểm tra xem NSD có ghi lại văn bản lên đĩa hay không.

II LÀM QUEN VỚI CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ LÀM VIỆC:

 Thanh tiêu đề: chứa tên MS Word và tên tệp tin văn bản đang soạn thảo

 Thanh menu: chứa các menu của MS Word Các thực đơn của MS_Word

2000 được bố trí theo chức năng sử dụng Khi chọn một menu trên thanh

menu MS Word bật xuống một hộp menu khác, gọi là Pull-down menu.

 Thanh công cụ: chứa các phím bấm có biểu tượng đồ họa Các phím bấm

này là các phím tắt thay cho một số menu trong hệ thống menu của MS Word

 Thước định vị: cho phép định dạng khổ giấy, căn lề giấy, căn chỉnh lề các đoạn văn bản, đặt dấu Tab, điều chỉnh độ rộng các cột văn bản

 Cửa sổ soạn thảo: nằm cân giữa màn hình, hiển thị nội dung văn bản.

 Thanh trượt: nằm về bên phải và phía dưới cửa sổ soạn thảo văn bản, sử dụng

để cuốn trôi các trang văn bản;

 Thanh trạng thái: nằm dưới cùng của cửa sổ làm việc, thể hiện trạng thái làm

việc (số thứ tự trang, tổng số trang, dòng, cột ký tự, đang ghi số liệu hay không

III MỘT SỐ QUI TẮC LÀM VIỆC CHUNG:

Qui tắc làm việc với hộp hội thoại của MS Word:

Hộp hội thoại trong MS Word, nhắc nhở NSD phải lựa chọn cho một thao tác nào đó Khi xuất hiện hộp hội thoại, thông thường sẽ có 3 lựa chọn:

 Yes: Đồng ý cho phép thực hiện thao tác đã chọn

 No: Không đồng ý thực hiện thao tác

 Cancel: Hủy bỏ thao tác và quay về màn hình soạn thảo

Các qui tắc cơ bản khi soạn thảo

 Gõ văn bản:

Tại cửa sổ soạn thảo văn bản, vị trí của ký tự được xác định bởi dấu chèn, có dạng một

Thanh tiêu đề (Title Bar)

Thanh menu (Menu Bar)

Thanh công cụ (Tool Bar)

Các nút thay đổi

Thước định vị (Ruler) Cửa sổ soạn thảo văn bản

Thanh trượt (Scroll Bar) Dòng trạng thái (Status Bar)

tại vị trí dấu chèn Dấu chèn di chuyển dần sang phải Khi tới lề phải trang văn bản, dấu chèn tự động xuống dòng Để kết thúc một đoạn văn bản, chuyển sang đoạn văn bản

trái hoặc phải một từ

Tới đầu hoặc cuối một dòng

trang màn hình

văn bản

 Chọn (Bôi đen) một phần văn bản:

Để hiệu chỉnh hay trình bày một phần văn bản, NSD cần phải chọn vùng văn bản đó Vùng văn bản được chọn sẽ thay đổi màu nền và màu chữ (còn gọi là bôi đen) Các phương pháp chọn văn bản:

 Sử dụng chuột:

Đưa chuột đến biên trái của cửa sổ soạn thảo cho đến khi hình ảnh chuột có dạng mũi tên hướng lên góc phải ( ) Khi đó có các cách lựa chọn sau:

 Chọn một từ: Nhắp đúp chuột tại từ muốn lựa

 Chọn từng dòng: Nhắp chuột tại dòng muốn chọn

 Chọn nhiều dòng: Nhắp và kéo chuột từ dòng muốn chọn đến dòng kế tiếp

 Chọn một đoạn: Nhắp đúp chuột tại đoạn muốn chọn

Đưa chuột vào vùng soạn thảo, khi hình ảnh chuột có dạng thì có các cách lựa chọn sau:

 Chọn một phần văn bản: Nhắp và giữ chuột tại ký tự đầu tiên của phần muốnlựa, sau đó kéo chuột đến ký tự cuối cùng của phần đó

 Sử dụng bàn phím:

Tại vị trí của dấu chèn có thể đánh dấu văn bản bằng các tổ hợp phím sau:

một dòng

một ký tự bên trái hoặc bên phải

Shift + Home hoặc Shift + End Lựa đến đầu hoặc cuối dòng

Shift + PgUp hoặc Shift + PgDn Lựa một trang màn hình trên hoặc duớiCtrl+Shift +  hoặc Ctrl + Shift +  Lựa một từ bên trái hoặc phải

hoặc cuối văn bản

IV ĐÓNG, MỞ, LƯU TRỮ VĂN BẢN:

1 Mở văn bản mới:

Để mở 1 văn bản mới, NSD có thể thực hiện 1 trong các cách sau:

- Vào Menu File à Chọn mục New

o Trong bảng General, chọn làm việc với mục Blank Document

o Trong mục Create New, chọn mục Document

o Chọn OK

- Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars

- Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N

2 Lưu trữ văn bản:

Để lưu văn bản bằng lệnh Save, NSD có thể thực hiện:

- Vào Menu File à Chọn mục Save

- Chọn biểu tượng Save trên thanh công cụ

chuẩn (Standard)

- Hoặc Bấm tổ hợp phím Ctrl+S

Trường hợp NSD soạn thảo một văn bản mới, MS

Word tự động gán tên ngầm định là Document Khi

lưu văn bản lần đầu, MS Word sẽ bật hộp hội thoại

“Save as” để NSD đặt tên cho văn bản

- NSD chọn ổ đĩa, thư mục để lưu trữ trong mục

Save in:

- Gõ tên cần đặt văn bản vào mục File name:

- Nhấp chọn nút Save để thực hiện lưu trữ (hoặc

- Khi lưu văn bản đang soạn thảo với một tên khác, trùng với tên một văn bản khác

đã có trên đĩa, MS Word sẽ bật hộp hội thoại vấn đáp xác nhận xem NSD có muốn

lưu đè lên văn bản đã có hay

không

Nếu trả lời Yes nội dung văn bản

đó sẽ được thay thế bằng nội dung

văn bản đang soạn thảo

 Nếu trả lời No NSD phải

chọn một tên khác để lưu văn bản

 Nếu trả lời Cancel sẽ hủy

bỏ thao tác lưu trữ và quay về màn

hình soạn thảo

3 Mở văn bản đã có:

Để mở văn bản đã có trên ổ đĩa, NSD

có thể thực hiện 1 trong các cách sau:

- Vào Menu File à Chọn mục

Open

- Hoặc có thể chọn biểu tượng Open trên thanh công cụ chuẩn (Standard)

- Hoặc có thể bấm tổ hợp phím Ctrl+O

Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện hộp hội thoại chọn:

- Lựa chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin cần mở trong mục “Look in”.

- Chọn tập tin cần mở trong màn hình trình bày

Ví dụ: Gõ dòng chữ: Nước chảy đá mòn bằng dãy các phím sau:

Nwowcs chayr ddas monf hoặc N][cs chary ddas mofn

- Kiểu VNI:

Phím số 1 = Dấu sắc Phím số 2 = Dấu huyền

Phím số 3 = Dấu hỏi Phím số 4 = Dấu ngã

Phím số 5 = Dấu nặng Phím số 6 = Dấu mũ của chữ â, ê và ô Phím số 7 = Dấu râu của chữ ơ và ư Phím số 8 = Dấu mũ của chữ ă

Phím số 9 = Dấu gạch ngang của chữ đ Phím số 0 = Hủy dấu (xóa dấu)

Ví dụ: Gõ dòng chữ: Nước chảy đá mòn bằng dãy các phím sau:

Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n hoặc Nu7o7c1 chay3 d9a1 mon2

Bảng mã và Font chữ Tiếng Việt:

Để gõ được Tiếng Việt, ngoài kiểu gõ, thì còn

cần phải có sự tương thích giữa Bảng mã và Font

chữ Hiện nay có rất nhiều Bảng mã dùng để gõ

tiếng Việt Tuy nhiên thông dụng nhất vẫn là các

Bảng mã sau đây:

Font VNI do công ty Vietnam International

(USA) phát triển, là font chữ 2 byte thường được sử

dụng trong khu vực phía Nam và ở nước ngoài

Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng:

Sử dụng bộ gõ Vietkey trong soạn thảo:

Bộ gõ Vietkey hiện nay đang là bộ gõ tiếng Việt thông dụng nhất Để sử dụng bộ gõ này cần tiến hành như sau:

- Khởi động Vietkey (Nếu bộ gõ chưa khởi động)

- Nhấp phải chuột vào biểu tượng Vietkey trên Taskbar, chọn mục “Hiện cửa sổVietkey” (Vietkey Panel) Màn hình Vietkey có dạng:

o Trong mục “Kiểu gõ”, chọn kiểu gõ (Telex/VNI); chọn kiểu bỏ dấu; chọn

ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ (FONT):

+ Sử dụng trên thanh menu (thanh bảng chọn)

- Chọn phần văn bản.Vào Menu Format à Chọn Font Cửa sổ lựa chọn Font chữ như sau :

+ Sử dụng trên thanh công cụ định dạng (Formatting)

ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN

(PARAGRAPH)

Ms Word cung cấp công cụ cho phép NSD có

thể định dạng văn bản soạn thảo theo yêu cầu

soạn thảo Với công cụ này, NSD có thể canh

chỉnh biên, khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng

- Thực hiện định dạng như sau:

o Trong mục Alignment: Chọn các cách canh biên cho văn bản (Left,

Right, Center, Justify).

o Trong mục Indentation: Chọn các khoảng cách co giãn biên của đoạn

văn bản:

 Left: Co - giãn biên trái.

 Right: Co - giãn biên phải.

 Special: Qui định thụt đầu dòng cho đoạn.

o Trong mục Spacing: Chọn khoảng cách giữa các đoạn và các dòng

trong đoạn:

 Before: Qui định khoảng cách với đoạn phía trước.

 After: Qui định khoảng cách với đoạn phía sau.

 Line spacing: Qui định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn.

o Chọn OK để thiết lập các lựa chọn Chọn Cancel để hủy bỏ cách lựa chọn.

Ngoài ra NSD có thể sử dụng các biểu tượng sẵn có trên màn hình để định dạng văn bản.

- Co - giãn biên và thụt đầu dòng mỗi đoạn:

Dấu chỉ thụt đầu dòng Dấu chỉ cuối dòng

Dấu chỉ đầu dòng

- Canh chỉnh văn bản theo biên:

Căn chỉnh văn bản theo biên

Ctrl + L Căn chỉnh theo biên trái Ctrl + E Căn chỉnh cân giữa Ctrl + R Căn chỉnh theo biên phải Ctrl + J Căn chỉnh đều theo hai biên

B2: - Vào Menu Edit à Chọn mục Copy

- Hoặc chọn biểu tượng Copy trên công cụ

- Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C.

Khi đó Ms Word sẽ đưa nội dung đoạn văn bản vào trong bộ nhớ của mình

B3: Để đưa đoạn văn bản từ trong bộ nhớ ra ngoài màn hình, ta thực hiện như sau:

- Vào Menu Edit à Chọn mục Paste

- Hoặc chọn biểu tượng Paste trên Toolbars

- Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V.

2 Di chuyển 1 đoạn văn bản:

Để di chuyển phần văn bản từ vị trí này đến vị trí khác, thực hiện như sau:

B1: Chọn phần văn bản cần sao chép

B2: - Vào Menu Edit à Chọn mục Cut

- Hoặc chọn biểu tượng Cut trên công cụ

- Vào Menu Edit à Chọn mục Paste

- Hoặc chọn biểu tượng Paste trên Toolbars

- Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V.

3 Xóa phần văn bản

- Để xóa 1 ký tự, có thể thực hiện như sau:

o Di chuyển con trỏ soạn thảo đến bên trái ký tự cần xóa à Nhấn phímDelete

o Di chuyển con trỏ soạn thảo đến bên phải ký tự cần xóa à Nhấn phímBackspace ()

- Để xóa phần văn bản

- Chọn phần văn bản cần xóa

- Nhấn phím Delete

4 Phục hồi các thao tác:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, nếu muốn quay lại 1 thao tác trước đó, có thể thực hiện như sau:

- Vào Menu Edit à Undo

- Hoặc chọn biểu tượng Undo trên thanh công cụ

- Hoặc chọn tổ hợp phím Ctrl+Z

Sau khi dùng thao tác Undo, nếu muốn quay ngược trở lại, có thể thực hiện như sau:

- Vào Menu Edit à Redo

- Hoặc chọn biểu tượng Undo trên Toolbars

- Hoặc chọn tổ hợp phím Ctrl+Y

5 Sao chép kiểu định dạng

- Chọn phần văn bản đã được định dạng trước

- Nhấn nút Format Painter , di chuyển con trỏ chuột tới vị trí muốn sao chép định dạng khi đó bên phải con trỏ xuất hiện thêm một chổi quét sơn nhỏ

- Quét lên phần văn bản cần sao chép kiểu định dạng

-Bài 4: CÁC CHỨC NĂNG SOẠN THẢO NÂNG CAO

1 Tạo khung, màu nền đoạn văn bản

Một đoạn văn bản có thể được đóng khung viền xung quanh, hoặc tạo màu nền để làmnổi bật đoạn văn bản đó lên Để thực hiện mục đích này, có thể sử dụng một trong haicách sau:

 Sử dụng thanh công cụ Border:

 Sử dụng trên thanh Menu

- Đánh dấu đoạn văn bản cần tạo

* Trong hộp hội thoại, chọn làm việc trên lớp Shading

o Chọn màu nền cho đoạn văn bản

2 Chia cột văn bản (cột báo)

MS Word cho phép NSD xây dựng trên một

trang văn bản nhiều cột để trình bày nội dung,

theo hình thức như trang báo Ngầm định khi

soạn thảo văn bản mới, MS Word gán hình thức

mặc nhiên cho văn bản là một cột Trong quá

trình soạn thảo, NSD có thể căn chỉnh lại trình

bày thành một hoặc nhiều cột Định dạng cột có

thể áp dụng cho toàn văn bản hoặc một vài phần

nào đó trong văn bản.

Để thực hiện định dạng cột, thực hiện các

bước sau:

- Chọn đoạn văn bản cần định dạng.

- Vào Menu Format à Chọn mục Columns

- Trong cửa sổ định dạng Column, chọn:

o Kiểu phân chia cột trong mục Presets

o Chọn số cột cần chia trong mục: Number of columns

o Chọn độ rộng cột và khoảng cách giữa các cột trong mục: Width and

Spacing

o Chọn chế độ kẻ đường phân chia cột trong mục: Line Between

o Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng cho

đoạn văn bản.

NSD có thể sử dụng biểu tượng Columns trên

thanh công cụ Standard Bằng cách Chọn vào biểu

tượng , sau đó kéo chuột để nhận được số cột văn

bản cần chia.

3 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản (Drop Cap)

Drop Caps là một kiểu định dạng đặc biệt thường

thấy trên các trang báo Cách thực hiện :

- Chọn ký tự cần định dạng.

- Vào Menu Format à Chọn mục Drop Cap.

- Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap, chọn:

o Kiểu trình bày trong mục: Position.

o Chọn Font chữ trình bày trong mục: Font.

o Chọn số dòng mà chữ Drop Cap chiếm trong mục: Lines to drop.

o Chọn khoảng cách giữa chữ Drop Cap so với đoạn văn bản trong mục:

Distance from text.

o Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng vừa tạo ra.

Đối với văn bản vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap, cần chú ý:

- Nếu tạo: Chia cột trước, tạo chữ Drop Cap sau.

- Nếu hủy: Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột sau.

4 Tạo danh mục dạng ký tự và số thứ tự (Bullets and numbering)

Các Bullets và Numbering trong Ms Word

giúp NSD có thể tự động đánh dấu tự động các

tiêu đề hay chỉ mục trong văn bản của mình.

Để định dạng Bullets hoặc Numbering, thực

hiện như sau:

- Đưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cần

chọn định dạng.

- Vào Format à Chọn mục Bullets and

Numbering lúc đó sẽ xuất hiệp hộp thoại

- Chọn tiếp vào mục Bullet

- Trong cửa sổ Symbol, chọn kiểu ký

tự cần làm Bullet àChọn OK.

- Tiếp tục chọn OK Khi đó ký tự

bạn chọn sẽ được lấy để làm Bullet cho văn bản.

- Trong cửa sổ Customize, NSD có thể

chọn lại các kiểu trình bày số thích

hợp.

- Chọn OK để cập nhật kiểu chọn.

Với kiểu định dạng Numbering, NSD có thể tùy chọn:

- Restart Numbering: Để đặt lại chế độ đánh số.

- Continue Previous lits: Để tiếp tục đánh số theo các mục trước đó.

Cũng có thể sử dụng các biểu tượng sẵn có trên thanh công cụ để định dạng

Bullets hoặc Numbering.

- Định dạng Numbering bằng biểu tượng:

- Định dạng Bullets bằng biểu tượng:

- Sử dụng biểu tượng công cụ: nhấn vào biểu tượng Insert Table trên thanh công

cụ, MS Word bật xuống menu lựa chọn dạng mẫu lưới Chọn số hàng và số cột

cần thiết và nhắp chuột

- Sử dụng menu: Vào Table à Chọn Insert à Chọn Table:

Biểu tượng Insert Table trên

Toolbars

2 Nhập văn bản trong bảng biểu:

Muốn nhập văn bản vào bảng, chỉ cần di chuyển dấu chèn đến ô cần thiết rồi nhậpvăn bản bình thường như các phần soạn thảo khác

Nhắp chuột tại một

Nhấn phím TAB Di chuyển giữa các ô từ trái sang phải, trên xuống dưới Nếu

trong ô dấu chèn đến có số liệu, MS Word sẽ đánh dấu lựa cả ô.

Nếu dấu chèn đang ở tại ô cuối cùng của bảng, nhấn TAB sẽ thêm một hàng mới

Shift + Tab Dấu chèn di chuyển ngược thứ tự phím TAB

Phím  hoặc  Di chuyển từng ký tự nếu có số liệu, nếu không sẽ chuyển ô

 hoặc  Di chuyển giữa các ô cùng một cột

Alt + Home Di chuyển về ô đầu tiên của hàng

Alt + End Di chuyển về ô cuối cùng của hàng

Alt + PgUp Di chuyển về ô đầu tiên của cột

Alt + PgDn Di chuyển về ô cuối cùng của cột

3 Chọn các đối tượng trong bảng

+ Chọn 1 ô: Kích chuột bên trái của ô đó

+ Chọn khối ô liền kề nhau : Chọn 1 ô và kéo chuột về ô ở góc đối diện

+ Chọn 1 hàng: Kích chuột tại biên trái của hàng đó

+ Chọn 1 cột: Kích chuột tại mé trên của cột đó

+ Chọn toàn bộ bảng: Kích chuột tại nút ở góc trên bên trái của bảng

Chúng ta cũng có thể chọn các đối tượng của bảng trên thanh menu bằng cách:

Vào Table chọn Select chọn : - Table ( Chọn bảng).

- Đưa chuột vào đường biên của cột cần thay đổi, kéo chuột về hướng cần thay độ

độ rộng của cột Lúc đó, nếu độ rông của cột bên trái tăng thì cột biên phải giảm và ngược lại

5 Canh chỉnh dữ liệu trong bảng:

- Chọn vùng dữ liệu cần canh chỉnh

- Kích chuột vào biểu tượng như hình sau để canh chỉnh dữ liệu theo chiều ngang

và chiều đứng trong ô

6 Chọn hướng văn bản:

Để chọn hướng trình bày văn bản trong các ô của bảng biểu, thực hiện như sau:

- Chọn vùng dữ liệu cần canh chỉnh

- Vào Menu Format à Chọn Text Direction.

- Trong cửa sổ Text Direction, chọn kiểu trình bày thích hợp

- Chọn OK để cập nhật định dạng

7 Chèn thêm, xoá bớt hàng, cột:

Với bảng biểu, NSD có thể thêm vào hoặc bớt ra khỏi bảng các dòng, cột.

* Để chèn thêm dòng hoặc cột vào bảng:

- Chọn vị trí cột (hàng) cần chèn

- Vào menu Table à Chọn Insert chọn :

- Columns to the Left Chèn cột mới vào bên trái cột được chọn

- Columns to the Right Chèn cột mới vào bên phải cột được chọn

được chọn

hàng được chọn

* Để xoá bớt dòng hoặc cột ra khỏi bảng:

- Chọn dòng hoặc cột cần xoá khỏi bảng

- Vào menu Table à Chọn Delete chọn :

- Columns Xoá cột được chọn

Có thể sử dụng phím phải chuột: Nhấp phải chuột chọn:

- Insert Columns : Chèn thêm cột

- Delete Columns : Xoá cột

- Insert Rows : Chèn thêm hàng

- Delete Rows : Xoá hàng

8 Gộp, tách các ô:

Trong những trường hợp cần thiết, có thể ghép các phần tử rời nhau của các bảng thành một bảng, hoặc phân rã các phần tử của một bảng thành các phần tử rời nhau Đối

tượng để thao tác có thể là các ô (Cell), hàng (Row), cột (Column).

Cách thực hiện như sau:

 Gộp các ô thành 1 ô:

- Chọn các ô cần gộp

- Vào menu Table à Chọn Merge Cells

 Tách ô thành nhiều ô:

- Chọn ô cần tách

- Vào menu Table à Chọn Split Cells

9 Đóng khung, kẻ bảng, tạo bóng:

Đóng khung, kẻ bảng, tạo bóng đối với bảng số

liệu có thể áp dụng giống như đối với đoạn văn bản

bình thường

Ngoài ra, MS Word cung cấp thêm một công cụ

khác để trình bày bảng, đó là Table Autoformat, được

sử dụng thông qua menu Table à Table Autoformat

Khi lựa chọn một kiểu định dạng nào đó trong

hộp danh mục định dạng Format, trên cửa sổ Preview

sẽ xuất hiện ví dụ Các hình ảnh ví dụ này cũng thể

hiện tác dụng của các ô đánh dấu ở phía dưới, liên quan

đến các kiểu định dạng áp dụng cho độ bóng, đường

viền, cột, hàng đầu tiên hoặc cuối cùng

Bài 6: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN.

1 Chèn ký tự đặc biệt Symbol vào văn bản:

Ta có thể chèn vào một số các ký tự đặc biệt không có trên bàn phím vào các vị trí thích hợp trong văn bản Ví dụ :       

- Đưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn ký tự đặc biệt.

- Vào menu Insert à Chọn Symbol, chọn:

- Chọn dạng ký tự Symbol cần chèn trong hộp Font.

- Chọn ký hiệu cần chèn à Chọn nút Insert.

2 Vẽ hình vào văn bản (Hình mẫu có sẵn trong MS Word)

MS Word cung cấp cho NSD thanh công cụ Drawing dùng để thao tác vẽ các hình đơn

giản Với thanh công cụ này NSD có thể đưa vào văn bản của mình một số chi tiết trình bày đơn giản nhưng thuận tiện, như: hình khối, hình Ellip, hình tròn, đoạn thẳng, có thể tạo bóng, nền trang trí…

Cách sử dụng các nút trên thanh công cụ vẽ (Drawing) :

1 : Công cụ line, dùng để vẽ đường thẳng.

2 : Công cụ Arrow, dùng để vẽ các đường có hướng

3 : Công cụ Rectangle, dùng để vẽ hình chữ nhật

Kết hợp công cụ này với phím Shift: dùng để vẽ hình vuông

4 : Công cụ Oval, dùng để vẽ các hình Elip

Kết hợp công cụ này với phím Shift: dùng để vẽ hình tròn

5 : Công cụ Text Box, dùng để vẽ các khối vuông hoặc chữ nhật và có thể chứa

dữ liệu văn bản

6 : Công cụ AutoShapes, dùng để vẽ các khối phức hợp: các đường khépkín, các khối lục giác, các khối chỉ hướng,……

3 Chèn đối tượng hình vẽ vào văn bản:

Để cho văn bản thêm sống động, chúng ta có thể chèn vào trong nó những hình ảnh thích hợp

- Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh

- Vào menu Insert à Chọn Picture à Chọn Clip Art

- Hoặc có thể chọn biểu tượng trên thanh công cụ Drawing.

- Kích chuột vào mục Organize clips, chọn mục Office Collections, chọnnhóm hình chứa các hình, chọn hình ảnh cần chèn

- Kích chuột phải trên hình cần chèn, chọn mục Copy

- Đóng hộp thoại chèn hình ảnh để về văn bản chính

- Vào Edit chọn Paste (hoặc CTRL + V) để dán hình ra văn bản

4 Tạo chữ nghệ thuật

Để tạo các dòng chữ nghệ thuật ta có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu Insert à Chọn Picture à Chọn WordArt

- Hoặc có thể chọn biểu tượng trên thanh Drawing

- Lựa chọn các kiểu trang trí qua :

- Sau khi nhấn vào nút OK, một hộp thoại xuất hiện cho phép ta nhập dòng văn

bản vào trong khung Your Text Here, lựa chọn Font chữ và kích thước chữ.

- Chọn OK để xem kết quả

Hiệu chỉnh WordArt:

- Có thể hiệu chỉnh các WordArt thông qua thanh công cụ của nó:

o : Chèn thêm 1 WordArt mới

o : Hiệu chỉnh lại nội dung của WordArt

o : Chọn lại kiểu trình bày

o : Định dạng lại màu trang trí

o : Chọn các hình dán trình bày không có trong phần chuẩn

5 Hiệu chỉnh các đối tượng đồ hoạ

Trên thanh công cụ Drawing cũng cung cấp các công cụ dùng để hiệu chỉnh các đối tượng đồ họa

1 : Công cụ Fill Color, dùng chọn màu nền cho đối tượng

2 : Công cụ Line color, dùng để chọn màu đường viền của đối tượng

3 : Công cụ Line Style và Dash Style, dùng để chọn kiểu nét đường viền củađối tượng

5 : Công cụ Shadow và 3-D, dùng để tạo bóng và tạo khối dạng 3-D cho đốitượng.

6 : Công cụ Free Rotate, dùng để quay đối tượng theo yêu cầu NSD

7 Thay đổi kích thước đồ hoạ:

- Chọn đồ hoạ cần thay đổi kích thước

- Khi con trỏ chuột có dạng ↨ ta thay đổi theo chiều đứng, khi con trỏ chuột có dạng ↔ ta thay đổi theo chiều ngang, khi con trỏ chuột có dạng ta thay đổi theo chiều ngang và đứng

Ngoài ra, trên thanh công cụ Drawing còn có mục Draw, cho phép NSD thực hiện:

+ Sắp xếp thứ tự hiển thị các đồ hoạ trên văn bản

- Chọn đồ hoạ

- Vào Draw chọn mục Order, chọn

+ Định vị các đồ hoạ trên văn bản

- Chọn đồ hoạ.

- Vào Draw chọn mục Text Wrapping, chọn

6 Chèn công thức toán học vào văn bản:

- Trong cửa sổ soạn thảo Equation, tiến hành chọn các đối tượng soạn thảocông thức.

- Sau khi soạn thảo, nhấp chuột lên màn hình ngoài vùng Equation để quay về

màn hình soạn thảo MS Word.

7 Chèn số trang vào văn bản

Cho phép người dùng chèn số trang vào văn bản một cách tự động.

- Chọn Insert à Page Numbers à qui định cách đánh số trang qua:

- Nhấp vào nút lệnh Format trên hộp hội thoại để định dạng qui cách đánh số trang:

8 Tạo tiêu đề đầu trang và chân trang cho văn bản

Mọi văn bản đều có thể có tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang Thông thường, các tiêu đề này ghi thông tin về tiêu đề văn bản, số trang, ngày giờ tạo lập văn bản Tiêu đề đầu trang và cuối trang được xác lập theo từng chương (section) của văn bản Để tạo tiêu

đề đầu trang, tiêu đề cuối trang cần chọn menu View \ Header and Footer

 Ví dụ: Cần soạn thảo tài liệu gồm nhiều chương, NSD có thể đánh tiêu đề đầu trang theo thứ tự từng chương : Tài liệu A - Chương I, Tài liệu A - Chương II Trong trường hợp này cần cắt rời tiêu đề của từng chương, bằng cách chọn phím cắt sự giống nhau của các tiêu đề Tác dụng của phím này là: NSD có thể hiệu chỉnh tiêu đề của

Section này mà không ảnh hưởng đến Section khác

Sau đây là các biểu tượng và ý nghĩa trong việc sử dụng nó trong thanh công cụ của Header and Footer.

Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang

Chuyển đổi giữa vùng soạn thảo đầu trang, cuối trang

Di chuyển đến section trước

Di chuyển đến section sau Cắt bỏ sự giống nhau giữa tiêu đề các section

Đánh số trang Đặt ngày, tháng Đặt giờ

Định dạng khổ giấy Hiển thị hoặc không hiển thị nội dung văn bản

Quay trở lại cửa sổ soạn thảo văn bản

2 Chọn hướng giấy và lề của trang giấy

- File \ Page Setup xuất hiện hộp thoại sau

- Chọn lớp Margins chọn các mục như hình sau:

II XEM TRƯỚC KHI IN:

Trước khi in văn bản ra máy in, NSD có thể xem trước sản phẩm của mình trên màn hình, để có thể điều chỉnh những sai sót trong trình bày, điều chỉnh trang văn bản Những

gì hiện trên màn hình trong chế độ Preview sẽ là những gì sẽ in ra giấy.

Để thực hiện thao tác này có thể chọn một trong hai cách:

- Sử dụng menu File à Print Preview

- Hoặc sử dụng biểu tượng trên thanh công cụ Standard

MS Word sẽ chuyển cửa sổ làm việc sang cửa sổ xem, bao gồm thanh menu và một thanh công cụ Chức năng của các phím trong thanh công cụ được liệt kê trong bảng sau:

In ra máy in

Bật tắt chế độ soạn thảo văn bản trong chế độ Print

Preview

Xem một trang Xem nhiều trang

Tỷ lệ xem Bật tắt thước định vị

MS Word tự động dồn trang

Xem toàn màn hình Quay trở về cửa sổ soạn thảo văn bản Tra cứu nhanh chức năng các phím

III IN VĂN BẢN

- Vào menu File à Chọn Print

- Hoặc chọn tổ hợp phím Ctrl + P

Trong cửa sổ Print, chọn:

- Máy in trong mục: Name

- Chọn vùng in trong mục: Page range

o All: In tất cả

o Current page: In trang văn bản mà con trỏ soạn thảo đang làm việc

o Selection: In vùng lựa chọn trong văn bản

o Pages: In theo yêu cầu NSD Sử dụng dấu “-” để in từ trang này đến trang khác,hoặc dấu “,” để in các trang không liên tục nhau

- Chọn cách thức in trong mục: Print

o All pages in range: In tất cả các trang trong vùng chọn

o Odd pages: Chỉ in các trang lẻ trong vùng chọn

o Even pages: Chỉ in các trang chẵn trong vùng chọn

- Chọn số lượng bản in trong mục: Number of copies

- Sau khi thiết lập tất cả các cấu hình, chọn nút OK để thực hiện in văn bản ragiấy

Chương IV BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL, CHẾ BẢN VÀ

ĐỒ HỌA

LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL

Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được

sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới Excel là chương trình bảngtính có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê

1 Khởi động

Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003.

Hình 1 Khởi động chương trình Excel

Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003

Hình 2 Cửa sổ chương trình Excel

Thanh thực đơn lệnh Thanh tiêu

đề

Thanh công cụ Thanh công thức

Thanh trạng thái

Thanh cuộn dọc

Thanh cuộn ngang

Đường viền dọc

Đường viền ngang

Trang tính Sheet1,

…

Nhập dữ liệu vào đây

- Ô (Cell): Ô của trang tính là giao của một cột và một dòng Ô trên trang bảngtính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòngđứng sau

VD: Địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ ô cuối cùng trên trang bảng tính làIV65536

- Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có các thành phần chính sau:

+ Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin

+ Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp các nhóm lệnh làm việc với bảng tính

+ Thanh công cụ: Cung cấp các nút thao tác nhanh

+ Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo

và nội dung dữ liệu của ô

+ Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B…Y, Z, AA,AB,…IV Mỗi cột có chứa 65536 ô

+ Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ 1 đến 65536 Mỗi dòng chứa 256 ô.+ Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị những ô bị che khuất

+ Thanh trạng thái: Ở dưới đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin về bảng tính, vềtrạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản

Ready: Đang sẵn sàng làm việc

Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức

Hình 3 Ba trang bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3

Hình 4 Địa chỉ ô là A1

Hình 5 Giao diện chương trình Excel

Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại.

+ Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) là phần lớn nhất dùng để nhập dữ liệu,tính toán, vẽ đồ thị…

- Chọn menu File -> Open

5 Trang hiện hành, ô hiện hành

- Trên một bảng tính hiện hành, tại một thời điểm chúng ta chỉ có thể thao tác vớicác ô trên một trang của bảng tính và đó gọi là trang hiện hành

Để chuyển trạng thái hiện hành đến trang khác, chúng ta chỉ cần thao tác đơn giản

là nhắp chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính

- Trên trang hiện hành, tại một thời điểm chúng ta chỉ thao tác được với một ô, gọi

là ô hiện hành

6 Nhận dạng con trỏ

Trên trang hiện hành, chúng ta sẽ thấy các loại con trỏ sau:

- Con trỏ ô: Xác định ô nào là ô hiện hành trên trang Một đường bao đậm xuất

Hình 6.Bảng tính Sheet1 đang là trang hiện hành

Hình 7 Ô A1 là ô hiện hành

- Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập dữ liệu choô.

- Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí của nó trên trang bảng tính

Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng khi ở trên các ô

Con trỏ chuột có dạng chữ I khi ở phía trong ô đang soạn thảo.

7 Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên ô hiện hành

- Các phím thường dùng

+ Phím Tab: Di chuyển con trỏ ô sang phải một cột

+ Phím Enter: Di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/chỉnhsửa dữ liệu

+ Các phím mũi tên : Di chuyển con trỏ ô đến các địa chỉ bất kỳ trên trang

- Nhập dữ liệu:

+ Nhắp chuột vào ô cần nhập hoặc sử dụng các phím mũi tên để chuyển trạng tháihiện hành về ô

+ Gõ phím để nhập kí tự vào ô, nếu sai thì sử dụng phím Delete hoặc Backspace

để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh trên dòng nhập

+ Nhấn phím ESC nếu muốn kêt thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập.Nhấn phím Enter để đưa dữ liệu cho ô và kết thúc nhập

- Chỉnh sửa dữ liệu:

Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trên một ô, chúng ta nhắp đúp chuột vào ô đó rồichỉnh sửa dữ liệu Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnhsửa. -

BÀI 2: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

1 Nhập dữ liệu kiểu số và văn bản

- Dữ liệu một ô của bảng tính sau khi nhập sẽ được chương trình tự động phân loại

và đưa về một trong các kiểu dữ liệu sau: Kiểu số (Number), kiểu văn bản (Text), kiểulogic, kiểu mã lỗi (Error)

+ Kiểu số: Khi nhập dữ liệu số vào ô -> số được canh sang phải.

Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự cho phép đó là: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ( ) , / $ + -

Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào trước số đó hoặc nhập số vào giữa cặpdấu ngoặc đơn ( ) Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu “,” ngăn cách với phầnnguyên

+ Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số Kiểu nhập ngày tháng

được hệ điều hành qui định trong mục Regional Setting đặt trong cửa sổ Control Panelcủa hệ điều hành Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày làngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hay là dd/mm/yyyy)

Hình 9 Thay đổi khuôn dạng số nhưng không làm thay dổi giá trị

Kiểu ngày: khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu được canh sang phải

Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại

- Chương trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết dữ liệutrong một ô nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiện đượchết thì chúng ta sẽ nhìn thấy dạng thông báo “#########”

Lưu ý: Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng ta thay đổikhuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình

Ví dụ: Chúng ta nhập giá trị vào ô D4, D6, D7 đều là 20000000 Sau đó thay đổikhuôn dạng ô D6 và D7 chúng ta có được các dạng thể hiện số khác nhau nhưng giá trị

dữ liệu vẫn không thay đổi, ở ô D7 vẫn là 20000000 được hiển thị rõ ràng trên thanhcông thức

+ Kiểu văn bản: Khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu được canh sang trái.

Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự, kí tự số hoặc là khoảng trống và các

2 Chỉnh sửa dữ liệu trong ô

Có 3 cách để chỉnh sửa dữ liệu trong ô

Cách 1: Nhắp đúp chuột vào ô mốn chỉnh sửa để chuyển ô sang trạng thái soạnthảo khi đó có thể chỉnh sửa dữ liệu Nhấn phím Enter để kết thúc

Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sửa sau đó nhấn phím F2 khi đó ta sẽ thấy con trỏchuột nhấp nháy, chỉnh sửa dữ liệu rồi nhấn phím Enter để kết thúc

Cách 3: Di chuyển chuột lên thanh Formula Bar sau đó nháy chuột vào vị trí cầnchỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc

3 Chọn các đối tượng trong trang tính (chọn ô, dòng, cột, trang tính)

3.1 Chọn một ô

Để chọn một ô, chúng ta chỉ cần nhắp chuột vào ô đó

3.2 Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật

- Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái

- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô dưới cùng bên phải

3.3 Chọn vùng ô rời rạc

- Đầu tiên chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục hình chữ nhật

- Giữ phím Ctrl trong khi chọn một hoặc một vùng ô liên tục hình chữ nhật tiếptheo

Lưu ý: Chúng ta có thể nhanh chóng thay đổi vùng chọn bằng cách nhắp chuột

một lần nữa trên các ô đã chọn để hủy chọn mà không cần phải làm lại từ đầu

- Chỉ thả phím Ctrl khi kết thúc

3.4 Chọn một cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc

 Chọn một cột: Để chọn một cột, chúng ta nhắp chuột vào tên cột có trên đườngviền ngang

 Chọn dãy cột liền kề nhau

- Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên (bên trái hoặc bên phải của dãy) trên đường viềnngang

- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng cùng của dãy

- Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Shift ra

 Chọn dãy cột rời rạc

- Trước tiên chúng ta chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

- Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột chọn dãy cột tiếp theo

- Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Ctrl

3.5 Chọn một dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc

 Chọn một dòng

- Để chọn một dòng, chúng ta nhắp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viềndọc

 Chọn dãy dòng liền kề nhau

- Nhắp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng của dãy) trềnđường viền dọc

- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy

- Thả phím Shift ra

Hình 10 Chọn vùng ô liên tục

Hình 11 Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G

 Chọn dãy dòng rời rạc

- Trước tiên chúng ta chọn dòng hoặc dãy dòng liền nhau

- Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp theo, thảphím Ctrl khi kết thúc việc chọn dòng

5 Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

5.1 Sao chép các ô

Thao tác sao chép một ô trong Excel không chỉ bao gồm sao chép nội dung, địnhdạng của ô đó Chúng ta có thể nhìn thấy trong bảng dưới đây nhiều mục lựa chọn khidán một ô đã sao chép

 All – Sao chép tất cả (nội dung, định dạng…)

 Formulas – Sao chép công thức

 Values – Sao chép giá trị

 Formats – Sao chép định dạng

 Comments – Sao chép chú thích

 All except borders – Sao chép tất cả trừ đường viền

 Column widths – Sao chép độ rộng cột

 Formulas and number formats – Sao chép công thức và định dạng số

 Values and number formats – Sao chép giá trị và định dạng số

- Thao tác sao chép giữa các ô trên cùng trang bảng tính

+ Chọn ô cần sao chép (ô này có thể là một ô hoặc một vùng ô)

+ Nhấn nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép

+ Chuyển con trỏ đến vị trí muốn dán

+ Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ô

- Thao tác sao chép giữa các ô khác trang bảng tính

+ Trên trang bảng tính hiện hành, chọn các ô cần sao chép

+ Nhấn vào nút lệnh Copy hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C

+ Chuyển trạng thái hiện hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tínhkhác