Xây dựng macro visual basic để nhập dữ liệu tự động

Xây dựng macro Visual Basic để nhập dữ liệu tự động Trong thực tế, dù ở môi trường lập trình Chuyên nghiệp hay ứng dụng văn phòng, chúng ta đều thường xuyên thao tác trên các dạng cơ sở

Xây dựng macro Visual Basic để nhập dữ liệu tự động

Trong thực tế, dù ở môi trường lập trình Chuyên nghiệp hay ứng dụng văn phòng, chúng ta đều thường xuyên thao tác trên các dạng cơ sở dữ liệu Việc ghi dữ liệu ra các định dạng dữ liệu đã

có là một công việc khá thường xuyên và tương đối nhàm chán Trong bài viết này tôi xin giới thiệu một phương pháp tương đối đặc biệt cho phép chúng ta nhanh chóng nhập dữ liệu vào các định dạng của các ứng dụng có hỗ trợ ngôn ngữ macro VBA của Microsoft như Excel, Access, Word

Có rất nhiều kỹ thuật để ghi dữ liệu vào các định dạng dữ liệu chuẩn, với định dạng MDB của Access có thể sử dụng DAO đi kèm với bất kì bộ phát triển nào của Microsoft; với các định dạng chuẩn cơ sở dữ liệu như DBF (DBase, FoxPro), MDB (Access), DB (Paradox) chúng ta có thể sử dụng giao tiếp ODBC hoặc hiện đại hơn là OLE-DB; ngoài ra có thể sử dụng các kĩ thuật khác kém phổ biến hơn như OLE Automation hoặc tự xây dựng thư viện xuất dữ liệu Mỗi phương pháp đều có những điểm mạnh yếu riêng, không có phương pháp nào tốt cho mỗi nhu cầu của các lập trình viên Việc sử dụng các thư viện tự viết chỉ thích hợp với các loại cơ sở dữ liệu đã quá cổ điển, không còn được hỗ trợ trong môi trường hiện tại; đối nghịch với nó, nếu bạn sử dụng thư viện CSDL đã có, ứng dụng của bạn sẽ "nở" to đến độ không ngờ, bạn sẽ phải đối phó những vấn đề nhức đầu có thể có trong quá trình cài đặt và vận hành ứng dụng, từ việc sai hỏng version trong quá trình cài đặt, đến các lỗi bất ngờ xảy ra do tranh chấp file dữ liệu, vân vân và vân vân Đứng trên tất

cả các vấn đề đó là việc bạn phải bỏ ra khá nhiều thời gian quý báu của mình để cài đặt các thủ tục đọc ghi/xử lý lỗi khi xuất dữ liệu

Tôi muốn giới thiệu với các bạn một cách đơn giản, tương đối hiệu quả và đặc biệt là tốn rất

ít thời gian để cài đặt việc nhập dữ liệu tự động vào các file cơ sở dữ liệu Đó là việc sử dụng các Macro VBA được bạn viết sẵn ngay trong các file cơ sở dữ liệu Với cách này bạn không cần quan tâm đến các cơ chế giao tiếp của ngôn ngữ lập trình với các cơ sở dữ liệu Hơn nữa, đây lại là một cách đảm bảo tính độc lập dữ liệu cao đồng thời nó không phụ thuộc vào các Version của cơ sở dữ liệu Bây giờ, chúng ta hãy xem xét cách thức tiến hành của phương pháp này

Vấn đề: Chúng ta tưởng tượng một lập trình viên A đã có một chương trình xử lý dữ liệu viết trong Visual C++, dữ liệu do chương trình tạo ra cần được xuất ra nhiều dạng để nhiều chương trình khác xử lý, chẳng hạn cần xuất ra 3 dạng Access, Word và Excel, vấn đề ở đây là A cần phải hoàn thành công việc trong thời gian ngắn, chẳng hạn 1 ngày Thay vì viết các hàm xuất dữ liệu trong Visual C++, công việc mà không chắc có thể 1 ngày làm xong được A bèn làm như sau:

1 Xuất dữ liệu của chương trình ra file text theo một định dạng tự quy ước

2 Viết các hàm bằng macro VBA trong Access, Word và Excel để khi các file này mở ra thì các macro tự động chạy và nạp dữ liệu từ file text đã có vào chính bản thân nó Cơ chế này tương tự các virus macro trong Word

3 Mỗi lần người sử dụng xuất dữ liệu, chương trình sẽ xuất ra một file dữ liệu trống chứa sẵn các macro mà A đã xây dựng, kèm theo một file text trùng tên Khi người dùng mở file dữ liệu, dữ liệu

từ file text sẽ được nhập vào trong quá trình mở file

Như các bạn có thể thấy, thay vì phải viết/kiểm tra các hàm xuất dữ liệu cho từng loại CSDL, A chỉ phải xuất ra dạng text và viết vài macro VBA đơn giản

Chúng ta hãy xem xét việc tạo một macro chạy tự động trong Microsoft Excel

Trước tiên, nếu bạn đang làm việc với Office 97 hay Office 2000, bạn tìm đến và click vào biểu tượng của Visual Basic Editor trên Toolbar (biểu tượng này nằm trên Toolbar "Visual Basic" hoặc chọn mục "Tools.Macro.Visual Basic Editor" trên menu chính, lúc này bạn sẽ có một cửa sổ làm việc

ở đây, bạn có thể viết các macro cho workbook hay các sheet Trong phần này tôi sẽ giới thiệu cách cài đặt macro cho một workbook Macro nhập dữ liệu tự động từ một file Text vào trong file Excel khi file này được mở Để đơn giản, ta nên đặt tên file text trùng với tên file excel và định dạng file text này, chẳng hạn file text của tôi được định dạng như sau:

Dòng đầu tiên là số cột cần xuất vào file

Dòng thứ 2 đến dòng thứ n+ 1 là tên của n cột

Dòng thứ n + 2 là số dòng sẽ được xuất vào file

Dòng thứ n+3 trở đi là nội dung của các Ô (nội dung mỗi Ô ghi trên 1 dòng), lần lượt theo các dòng

từ trên xuống dưới và các cột từ trái sang phải

Ví dụ cụ thể, tôi có một file example.txt được định dạng như sau:

4

Họ và tên

ngày sinh

Quê quán

Nghề nghiệp

2

Nguyễn Văn A

01-01-1970

Hà Nội

Kế toán

Nguyễn Thị B

30-10-1976

Hà Tây

Giáo viên

Bây giờ bạn bắt đầu viết Macro để thực hiện công việc nhập dữ liệu tự động Để đảm bảo là dữ liệu được nhập vào ngay khi file được mở, chúng ta phải xử lý ở sự kiện Open workbook

Trước tiên, ta đưa các khai báo sau vào sau phần Option Explicit: Option Explicit

Public NumCol As Integer

Public Numrow As Integer

Dim Columns (1 To 300 ) As String

Chúng ta đưa vào sự kiện Workbook- Open() đoạn mã sau đây:

Private Sub workbook-open ( )

On Error Goto FALL

Dim fileNum As Integer, I As Integer, J As Integer

Dim str As String, fileName As String

Dim wb As Workbook

Dim index As Integer

Set wb = Thisworkbook

fileName - Left (wb.FullName,

Len(wb FullName) - 3)' & "txt"

fileNum = FreeFile

Open fileName For Input AB #fileNum

Input #fileNum, NumCo1

index = 1

For I = 1 To NumCo1

Line Input#fileMum, str

Woksheets ("Sheet1"), Range (Columns (I) &CStr (index)) Value = str

Next I

Input#fileNum, NumRow

For J = 1 To NumRow

index = index + 1

For I = 1 To NumCol

Line Input #fileNum, str

If (str <>"") Then

Worksheets ("Sheet1") Range (Columns (I) & CStr (index) Value=str

End If

Next I

Next J

Close #fileNum

Kill fileName

wb.Save

End

FALL:

End

End Sub

Trong đoạn mã trên, columns là một mảng ký hiệu các cột của Excel (A Z, AA ) Ta có thể tạo ra mảng một cách đơn giản bằng thủ tục sau đây:

Sub SetNameColumn()

Dim I As Integer

Columns (1) = "A"

For I = 2 To 26

Columns (I) = NextColumn (Columns (I-1))

Next I

Columns (27) = "AA"

For I = 28 To 300

Columns (I) = NextColumn (Columns (I-1))

Next I

End Sub

Trong đó NextColumn (Columns (i)) là hàm trả về tên cột tiếp theo cột i Hàm này được viết như sau:

Function NextColumn (s As String) As String

If Len (s)=1 Then

NextColumn=Chr (Asc(s)+1)

Else

If Asc (Mid(s, Len(s)))=90 Then

NextColumn=Chr(Asc(s)+1)&"A"

Else

NextColumn=Chr(Asc(s) & Chr (Asc(Mid(s, Len(s))) +1)

End If

End If

End Function

Hoạt động của macro rất đơn giản, đầu tiên nó đọc dữ liệu từ file, đọc được số cột và đặt tên cho các cột của sheet, sau đó nó đọc xem dữ liệu xuất có bao nhiều hàng và lần lượt đọc/ghi thông tin vào các ô của sheet

Việc viết macro cho Word và Access cũng không khác là bao, nắm được ý tưởng trên cộng với một chút kiến thức về VB là các bạn có thể dễ dàng thành công Sau đây chúng ta hãy thử đánh giá phương pháp này một chút

Nhược điểm

- Đôi khi có thể mất dữ liệu do người dùng đã có thao tác với file được xuất ra (chẳng hạn: move nó sang thư mục khác) Nhưng vấn đề này có thể được giải quyết trọn vẹn bằng một vài kỹ thuật VB tinh tế hơn

- Chỉ chạy được với các ứng dụng hỗ trợ VBA, vấn đề này tương tự như việc các trang web có java script chỉ chạy được trên các trình duyệt hỗ trợ js vậy

- Các macro có thể bị nhận lầm là virus (nhất là với các chương trình diệt virus của Việt Nam), vì

kỹ thuật của chương trình sử dụng tương tự các kỹ thuật của virus

Ưu điểm:

- Chương trình nhỏ gọn, chẳng dính dáng gì đến cơ sở dữ liệu (Cũng có nghĩa là không phải lo lắng

gì về xử lý lỗi cài đặt, lỗi đọc dữ liệu )

- Các macro được viết bằng VBA, dễ dàng bảo trì và phát triển hơn các đoạn mã viết bằng ngôn ngữ khác

- Có thể xuất dữ liệu vào các ứng dụng rất đặc thù, không thể làm bằng các phương pháp xuất dữ liệu thông thường, ví dụ: xuất dữ liệu vào các file định dạng của Word, của PowerPoint, của Microsoft Project, của Visio Đây là lợi thế độc nhất vô nhị của phương pháp này

- Thời gian chi phí cho việc phát triển phần xuất dữ liệu là rất ngắn so với các phương pháp khác

Trên đây là một cách sử dụng macro tự động nhập dữ liệu vào các file cơ sở dữ liệu Việc viết macro rất đơn giản mà nhiều khi lại rất hiệu quả Hy vọng các nhập dữ liệu này sẽ giúp bạn cảm thấy thú vị hơn khi làm việc với các cơ sở dữ liệu