Chuong 06 MS word tủ tài liệu bách khoa

Thao tác trên văn bản  Lưu văn bản hiện hành với 1 tên mới/định dạng mới PDF/XPS  File > Save As > đặt tên mới trong ô File name, chọn định dạng mới trong Save as type  Cập nhật dữ

Trang 2

Chương 6 MICROSOFT WORD

Trang 3

Giới thiệu

 Một ứng dụng trong bộ MS Office, dùng để xử lý văn bản (word processing)

 Chức năng:

 Tạo văn bản mới: nhập và trình bày văn bản, tài liệu, tạp chí một cách có hệ thống với nhiều tiện ích

 Xem, chỉnh sửa và chuyển đổi văn bản thuộc các khuôn dạng khác nhau (giữa các phần mềm hay các phiên bản của Winword)

Bộ môn Mạng máy tính và truyền thông

Trang 4

Giới thiệu

 Khởi động:

 Start > All Programs > MS Office > MS Word

 Double click shortcut của MS Word (hoặc phím tắt của shortcut)

 Nhấn tổ hợp phím Windows + R

Trang 5

Thiết lập một số Option cho văn bản

 Chế độ kiểm tra chính tả:

Trang 6

 Đơn vị đo:

Trang 7

 Chức năng phím Insert – ghi đè trong word:

Trang 8

 Mặc định định dạng văn bản (.doc hoặc docx) và vị trí lưu văn bản

Chọn vị trí mặc định để lưu văn bản

Trang 9

 Tự động lưu văn bản:

Trang 10

 Hiển thị lề trang văn bản:

Trang 11

Thao tác trên văn bản

 Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnh: nhấn phím Alt -> để mở thẻ, nhấn các phím chữ cái xuất hiện trên thẻ

Trang 12

 Phóng lớn hoặc thu nhỏ một tài liệu:

 Kéo thanh trượt zoom

 Hoặc giữ phím Ctrl và lăn chuột

 Page width: chiều

rộng trang bằng với

chiều rộng màn hình

Trang 13

 Các chế độ xem (View)

 Print Layout: bố cục của 1 trang in

 Full Screen Reading: đọc ở chế độ toàn màn hình (hiển thị 2 trang trên màn hình), nhấn Close hoặc ESC để thoát

 Web Layout: bố cục của 1 trang web

 Outline: kiểm soát việc tổ chức các nội dung trong tài liệu: di chuyển, tăng hoặc giảm cấp (level) của nội dung

 Draft: chế độ nháp, giúp chỉnh sửa tài liệu dễ dàng hơn (xoá ngắt trang, ngắt section, )

Trang 14

 Thumbnails: duyệt tài liệu ở chế độ thu nhỏ

 View > Navigation Pane /

Thumbnails

Trang 15

 Sau khi khởi động, mặc định Winword đang làm việc với một văn bản mới

 Để tạo một văn bản mới:

 File > New > Blank Document

 Click biểu tượng New

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

 Tạo văn bản mới theo mẫu có sẵn:

 File > New > Sample templates

 Lưu văn bản:

 File > Save

 Click biểu tượng Save

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

 Đặt tên và chọn đường dẫn cần lưu

Trang 16

 Lưu văn bản hiện hành với 1 tên mới/định dạng mới (PDF/XPS)

 File > Save As > đặt tên mới trong ô File name, chọn định dạng mới trong Save as type

 Cập nhật dữ liệu của một tập tin:

 Mở tập tin muốn cập nhật: File > Open (Ctrl + O) hoặc double-click vào tập tin

 Thay đổi/bổ sung nội dung của tập tin

 Lưu lại (Ctrl + S thường xuyên)

Trang 17

Thao tác với văn bản tiếng Việt

 Điều kiện:

 Bộ chữ (bảng mã) – Font chữ

 Phần mềm thao tác bàn phím: Unikey hoặc Vietkey

 Các bộ chữ tiếng Việt:

 TCVN 6909:2001- Chuẩn quốc gia: Unicode

 Hai bộ chữ thông dụng khác: VNI Windows, TCVN3 (ABC)

 Mỗi bộ chữ có nhiều kiểu chữ (font) tương ứng:

• Unicode: Arial, Times New Roman, Tahoma, Verdana

• VNI Windows: VNI-Times, VNI-Helve, …

• TCVN 3 : VnTime, VnTimeH, VnArial, …

Trang 18

 Sử dụng dấu Show/Hide (menu Home) để xem hay

ẩn dấu kết thúc đoạn văn bản, dấu khoảng trắng, dấu tab, dấu ngắt section, dấu ngắt trang

Trang 19

Nhập văn bản

 Con trỏ | nhấp nháy: vị trí thao tác với dữ liệu (xoá, chèn,

sửa đổi, tạo khối)

 Con trỏ : vị trí của chuột

 Có thể định vị trí con trỏ | bằng cách di chuyển chuột đến vị

trí mong muốn rồi click hoặc sử dụng các phím mũi tên;

home; pg up, pg dn, end để di chuyển con trỏ |

 Chức năng Insert bật: nhập chồng lên kí tự đã có

 Chức năng Insert tắt: nhập chèn vào kí tự đã có

Trang 20

Nhập văn bản

 Khối văn bản (Block)

 Các thao tác xoá, copy, di chuyển, định dạng thường được thực hiện trên khối văn bản

 Một khối văn bản có thể chỉ là 1 kí tự, một từ, nhiều

từ, nhiều dòng, nhiều đoạn hoặc toàn bộ văn bản

Trang 21

 Đưa con trỏ | đến đầu dòng, bấm <Shift+End>

 Đưa con trỏ | đến cuối dòng, bấm <Shift+Home>

 Chọn 1 đoạn văn bản:

 Nhắp trái chuột 3 lần (triple-click) tại một vị trí bất kì trong đoạn

 Đưa con trỏ chuột ra vùng lề trang giấy đến 1 dòng bất

kỳ thuộc đoạn muốn chọn rồi double-click

 Chọn toàn bộ văn bản:

 Bấm Ctrl + A

 Đưa con trỏ chuột ra vùng lề trang giấy rồi triple-click

Trang 22

Nhập văn bản

 Xoá khối:

 Chọn khối rồi bấm <Delete> hoặc <Backspace>

 Sao chép, di chuyển khối (copy/cut)

 Chon khối

 Bấm Ctrl + C (copy) hoặc Ctrl + X (cut)

 Chuyển con trỏ | đến vị trí muốn chèn thêm khối rồi

bấm Ctrl + V (paste)

 Paste Preview: xem trước nội dung

được dán vào văn bản

 Có thể sử dụng right click với các chức năng trên hộp thực đơn ngữ cảnh

Trang 23

Khai báo trang in (page setup)

Page Layout > Page Setup

File > Print (Ctrl + P) > chọn

Page Setup

Margins: khai báo độ rộng lề

trên, dưới, trái, phải

 Top, Bottom, Left, Right

 Gutter: chừa một khoảng

Trang 24

Khai báo trang in (page setup)

 Orientation: trang in dọc (Portrait) hoặc trang in ngang (Landscape)

Trang 28

Định dạng đoạn (paragraph)

 Căn lề (Alignment): left, right,

cemtered, justify, distributed

Trang 30

 Right click > Adjust List Indents

(tăng/giảm)

Trang 31

Đánh số phân cấp tự động

 Tạo tiêu đề phân cấp cho văn bản:

 Tăng hoặc giảm cấp:

Multilevel list

Trang 32

Định dạng Border and Shading

 Border and Shading: kẻ đường viền và tô nền cho khối văn bản (text), đoạn (paragraph) hay trang văn bản (page)

Trang 33

Định dạng Border and Shading

 Định dạng trang bìa cho tài liệu: Page Layout > Border Page

Trang 34

Ngắt trang (Page break)

 Ngắt trang:

 Chọn vị trí muốn bắt đầu trang mới

 Insert > Page Break

 Nội dung phía sau con trỏ sẽ đưa đến một trang mới

 Dấu ngắt trang

Trang 35

Ngắt vùng (section)

 Page Layout > Breaks

 Next Page: bắt đầu vùng

mới trên trang mới kế

tiếp

 Continuous: bắt đầu vùng

mới trên cùng một trang

 Even Page/Odd Page: bắt

đầu vùng mới trên trang

chẵn hoặc lẻ kế tiếp

Trang 36

Thêm trang/xoá trang

 Thêm trang trắng:

 Chọn vị trí muốn thêm trang mới

 Insert > Blank Page

 Thêm trang bìa:

 Insert > Cover Page > chọn kiểu trang bìa

 Xoá trang bìa:

 Insert > Cover Page > Remove Current Cover Page

Trang 37

Header & Footer

 Chèn Header/Footer mới cho toàn bộ tài liệu:

 Insert > Header/Footer > chọn Header/Footer theo mẫu

 Chỉnh sửa Header/Footer:

 Double click vào vị trí Header/Footer

 Insert > Header/Footer > Edit…

 Xoá Header/Footer

 Insert > Header/Footer > Remove…

Trang 38

Header & Footer

Trang 39

Header & Footer

 Header/Footer cho các vùng khác nhau của tài liệu

 Ngắt section: phân vùng cho tài liệu

 Double click vào vị trí Header/Footer (mặc định 2 section sẽ cùng Header/Footer)

 Trỏ đến vị trí Header/Footer

của section 2

 Bỏ chọn Link to Previous

(Same as Previous biến mất)

-> Header/Footer của section 2 sẽ

không giống với Header/Footer

của section 1

-> Định dạng Header/Footer cho 2 section

Trang 40

Đánh số trang

 Insert > Page Number

 Format Page Numbers : Chọn kiểu đánh số thích hợp (La Mã hoặc số thứ tự 1,2,3, hoặc a,b,c., )

 Start at: số bắt đầu

Trang 41

Đếm số từ trong tài liệu

 Hiển trị trên thanh trạng thái

 Đếm số từ trong khi gõ văn bản:

 Đếm số từ trong vùng được chọn:

 Review > Word Count

Check để Word đếm cả từ

trong textboxes, footnotes,

endnotes

Trang 44

Tìm và thay thế văn bản

Trang 45

 Insert > Symbol > More Symbols

Chèn biểu tượng hoặc ký tự đặc biệt

Trang 46

Insert > Symbol > More Symbols > Special Character Chèn biểu tượng hoặc ký tự đặc biệt

Trang 47

 Insert > Equation

Chèn biểu thức toán học

Trang 48

 Insert > Hyperlink (Right click > Hyperlink)

 Cho 1 trang web

 Hoặc cho một tài liệu

Tạo Hyperlink

Địa chỉ tài liệu hoặc

trang web

Trang 49

 Bookmarrk: di chuyển nhanh đến 1 vị trí nào đó trong tài liệu

Trang 50

 Dop Cap: tạo chữ lớn đầu đoạn văn bản:

 Insert > Drop Cap

Drop Cap

Trang 51

 Chèn chữ nghệ thuật vào văn bản:

Trang 52

 Insert > Shapes

 Các tuỳ chỉnh: Drawing Tool >

Format

 Shape Fill: màu của shape

 Shape Outline: đường viền

 Shape Effect: các hiệu ứng 3D

 Position: vị trí của shape so với

trang văn bản

 Wrap Text: vị trí shape so với text

trong văn bản

 Group: nhóm các shape với nhau

 Right click > Add Text: thêm chữ

vào shape



Drawing

Trang 53

 Hiển thị thước kẻ: View > Ruler

 Các loại Tab:

 Tab trái: canh trái 1 đoạn text

 Tab giữa: canh giữa 1 đoạn text

 Tab phải: canh phải 1 đoạn text

 Tab thập phân: dấu phân cách thập phân sẽ nằm trên cùng 1 vị trí

 Bar Tab: không định vị cho text mà chèn 1 thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab

Cài đặt điểm dừng Tab

Trang 54

 Chèn ký tự đặc biệt trước tab

Trang 55

 Tạo bảng:

 Insert > Table

 Các tuỳ chỉnh: Table Tool > Design /

Layout

 Border and Shading

 Chèn công thức toán học vào bảng

Table

Trang 56

Number format: các định dạng kiểu

số

Paste Function: các hàm cơ bản

Sao chép công thức:

 Khối (bôi đen) kết quả vừa tính

 Copy và paste xuống các ô còn lại

Cập nhật kết quả tính toán

 Right click vào kết quả > Update

Field (F9 để cập nhật theo dòng)

Table

Trang 57

Chuyển bảng thành văn bản

 Layout > Convert to Text

 Chọn các kí hiệu để phân cách nội

dung trong ô thuộc Table

• Paragraph marks: dấu phân đoạn (Enter)

• Tabs: có khoảng cách phím tab

• Commas: dấu phẩy

• Other: dấu khác

Chuyển văn bản thành văn bảng

 Chọn dữ liệu cần chuyển đổi

 Insert > Table > Convert Text to

Table

Trang 58

 Tạo cột cho văn bản

 Khối vùng văn bản hoặc chọn

section cần tạo cột

 Page Layout > Columns

 Apply to:

 This section: trên section hiện tại

 Selected sections: trên những

section được chọn

 Selected text: trên text được chọn

 This point forward: từ vị trí con

trỏ đến hết văn bản

 Whole document: cho toàn văn

bản

Columns

Trang 59

 Đặt con trỏ | tại vị trí muốn

Chèn chú thích cho tài liệu

Trang 60

 Tạo ghi chú:

 Chọn đoạn text hoặc đối tượng cần tạo ghi chú

 Review > New Comment

Trang 61

 Thay đổi ghi chú:

 Nếu ghi chú không hiển thị trong tài

liệu: chọn Show Markup > check vào

Comments

 Thay đổi tên người ghi chú:

 Tracking Changes > Change User

Name

Tạo ghi chú cho tài liệu

Trang 62

Theo dõi quá trình chỉnh sửa tài liệu

 Review > Nhấn nút Tracking Changes

 Final: Show Markup

 Original: Show Markup

Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú

Trang 63

 Home > Clipboard

 Khi thực hiện lệnh copy, nội

dung sẽ được hiển thị trong

clipboard

 Clear All: xoá bộ nhớ và tiếp

tục copy các nội dung mới

 Paste All: dán tất cả các nội

dung đã copy

 Hoặc chọn từng clipboard để

paste hoặc delete

Office Clipboard

Copy và paste nhiều nội dung cùng lúc trong các ứng

dụng của bộ Office

Trang 64

 Đóng dấu bản quyền trên văn bản

 Diagonal: nằm chéo trên trang văn bản

 Horizontal: nằm ngang trên trang văn bản

 Cách xoá:

 Page Layout > Watermark > Remove Watermark

Watermark

Trang 65

Bộ môn Mạng máy tính và truyền thông Thêm công cụ Developer

Trang 66

 Developer > Design Mode

Date

Check Box

Trang 67

 File > Info > Protect Document > Encrypt with Password

=> phải nhập đúng password mã hoá để mở tài liệu

Đặt password mở tài liệu

Trang 68

 Cách 1: File > Info > Protect Document > Encrypt with Password > xoá password đã tạo

 Cách 2: File > Save As

Gỡ password mở tài liệu

Password chỉnh sửa tài liệu

Read-only (không cho chỉnh sửa)

Trang 69

 Thiết lập bảo vệ:

Review > Protected Document / Restrict Editing

- Tracked change: cho phép lưu mọi thay đổi nhưng có để lại dấu vết (đoạn text bị thay đổi sẽ được tô màu đỏ)

- Comment: cho phép thêm ghi chú vào file word

- Filling in form: chỉ cho phép thay đổi các đối tượng trong form đã được thiết

kế sẵn (không cho phép copy và chỉnh sửa)

- No changes (Read only): không cho phép bất cứ sự thay đổi nào

Bảo vệ tài liệu

Trang 70

 Nhập password bảo vệ:

phép thay đổi định dạng văn bản

Trang 71

 Dừng bảo vệ: Review > Protected Document / Restrict Editing > Stop Protection

Trang 72

 Đánh dấu mục lục:

 Sử dụng Heading được xây dựng sẵn

 Hoặc đánh dấu level các mục văn bản riêng

 Sau đó, tạo mục lục tự động

Tạo mục lục tự động

Trang 74

 Modify Heading:

 Đặt level cho đề mục:

Format > Paragraph

Đánh dấu mục lục – sử dụng Heading

Trang 76

 Modify Heading:

 Đánh số cho đề mục:

Format > Numbering

Đánh dấu mục lục – sử dụng Heading

Trang 77

 Đánh dấu level các mục văn bản riêng:

 Lựa chọn nội dung muốn tạo heading

 References > Add Text > Chọn level muốn thể hiện trong mục lục

 Có thể đánh số phân cấp cho đề mục

Đánh dấu mục lục – level

Trang 78

 Home > Multilevel List > Define New Multilevel List

Đánh số phân cấp cho đề mục

Trang 79

 View > Navigation Pane / Thumbnail: xem các nội dung

sẽ được thể hiện trong mục lục

Trang 80

 Reference > Insert Caption > New Label

(Bảng hoặc Hình)

 Numbering : đánh số thứ tự cho Bảng/Hình

Tạo danh mục hình, bảng biểu

Trang 81

Tạo danh mục hình, bảng biểu

Trang 82

 Dữ liệu:

 Văn bản gốc (main document): nội dung văn bản được soạn thảo sẵn, bỏ trống các thông tin cần điền khác biệt giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị được gửi

Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển

 Dữ liệu gốc (data source): bộ cơ sở thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, đơn vị để điền vào các chỗ trống trong văn bản gốc

Mail Merge

Trang 83

 Mailings > Start Mail Merge

Trang 84

 Bước 1: chọn văn bản (mẫu thư

đã được soạn thảo sẵn)

 Mailings > Start Mail Merge >

Letters

 Bước 2: chọn dữ liệu kết nối

 Select Recipients > Use Existing

List

 Chọn file dữ liệu > chọn sheet

có thông tin cần chèn

Hướng dẫn trộn thư

Trang 85

 Bước 3: chèn dữ liệu vào văn

bản

 Insert Merge Field

 Bước 4: xem lại văn bản trước

Trang 86

LOGO

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	2,85 MB