MỤC ĐÍCH Quản lý các thông tin phục vụ cho công tác bảo hành thông qua các hồ sơ được tạo ra trong quá trình bảo hành và các quá trình có liên quan.. Các hồ sơ cần quản lý và cán bộ được
Trang 1QUẢN LÝ THÔNG TIN BẢO HÀNH Ngày hiệu lực: 20/08/2004
I MỤC ĐÍCH
Quản lý các thông tin phục vụ cho công tác bảo hành thông qua các hồ sơ được tạo ra trong quá trình bảo hành và các quá trình có liên quan
Các hồ sơ cần quản lý và cán bộ được phân công quản lý hồ sơ: Xem trong Hướng dẫn công việc Quản lý thông tin bảo hành 01-HD/BH/HDCV/FPT
II LƯU ĐỒ
Hồ sơ bảo hành
phát sinh từ các
quá trình bảo hành
Nhận và kiểm tra
hồ sơ
Kết thúc
Hồ sơ bảo hành phát sinh từ các quá trình khác
Có nhu cầu thông tin bảo hành từ các
bộ phận khác
Yêu cầu gửi thông tin Kiểm tra hồ sơ
Nhập số liệu của
hồ sơ vào máy tính
Lưu giữ hồ sơ
Cần nhập số liệu vào máy tính?
Không
Có Lập các báo cáo
gửi cho các bộ phận
liên quan
Kiểm tra và xử lý
Trang 2III THÔNG S T NG H P Ố TỔNG HỢP ỔNG HỢP ỢP
tin nhanh chóng và tiện lợi
Có nơi lưu trữ
Cài đặt chương trình quản lý Khô ráo, sạch sẽ
Chỉ tiêu đánh giá Thời gian tìm kiếm thông
tin
<=15 phút
vụ
Phiếu bảo hành Phiếu sửa chữa
FSM
Biên bản bàn giao thiết bị Điều kiện bảo hành trong hợp đồng
IV PHÂN ĐOẠN VÀ HOẠT ĐỘNG
Bước kiểm tra hồ sơ
hiện
Tài liệu hướng dẫn
phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
tin trong hồ sơ có được
ghi đầy đủ không
Thông tin được kiểm tra
Cán bộ được phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
03 Nếu chưa đủ thông tin
thì đề nghị người lập hồ
sơ hoàn thành nốt
Cán bộ được phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
Bư c yêu c u g i thông tin ớc yêu cầu gửi thông tin ầu gửi thông tin ửi thông tin
hiện
Tài liệu hướng dẫn
Trang 3STT Hoạt động Sản phẩm Người thực
hiện
Tài liệu hướng dẫn
phân công
02 Yêu cầu bộ phận liên quan
gửi thông tin
Cán bộ được phân công
Bước nhận và kiểm tra hồ sơ
hiện
Tài liệu hướng dẫn
phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
02 Kiểm tra xem các thông tin
trong hồ sơ có được ghi
đầy đủ không
Thông tin được kiểm tra
Cán bộ được phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
03 Nếu chưa đủ thông tin hoặc
thông tin không chính xác
thì ghi nhận vào Sổ theo
dõi hồ sơ ngoài và đề nghị
người nộp ký xác nhận
Cán bộ được phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
Bước nhập số liệu của hồ sơ vào máy tính
hiện Tài liệu hướng dẫn
01 Nhập số liệu vào máy
sơ để tham khảo
Bản mềm của hồ sơ được lưu trữ
Cán bộ được phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
Bước lưu giữ hồ sơ
hiện
Tài liệu hướng dẫn
phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
tự
Cán bộ được phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
được lưu trữ
Cán bộ được phân công
01-HD/BH /HDCV/FPT
Trang 4Bư c ki m tra v x lý ớc yêu cầu gửi thông tin ểm tra và xử lý à xử lý ửi thông tin
hiện Tài liệu hướng dẫn
01 Kiểm tra thông tin, so
sánh với các yêu cầu
Thư ký bảo hành
01, 10-HD/BH/ HDCV.FPT
02 Thông báo và thoả thuận
với khách hàng nếu cần
Thư ký bảo hành
03 Cập nhật số liệu vào
chương trình quản lý
bảo hành
Số liệu được cập nhật
Thư ký bảo hành
01, 10-HD/BH/ HDCV/FPT
quan
Bư c l p các báo cáo g i các b ph n có liên quan ớc yêu cầu gửi thông tin ập các báo cáo gửi các bộ phận có liên quan ửi thông tin ộ phận có liên quan ập các báo cáo gửi các bộ phận có liên quan
hiện
Tài liệu hướng dẫn
01 Lập các báo cáo định kỳ Báo cáo định kỳ về
hoạt động bảo hành
Cán bộ được phân công
phận
04 Lập các báo cáo đột xuất
nếu có yêu cầu Báo cáo đột xuất vềhoạt động bảo hành Cán bộ đượcphân công
V H S Ồ SƠ Ơ
giữ (năm) Mức độ quan trọng
phân công