Hệ thống thông tin kế toán

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CẤP 0 CHU TRÌNH CHI PHÍBộ phận khác Nhận và bảo quản 2.0 Kho hàng Nhà cung cấp Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ Thanh toán 4.0 HT sổ cái và báo cáo Yêu cầu mua hà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ-KĨ THUẬT-CÔNG

NGHIỆP

ENOCOMIC UNIVERSITY INDUSTRIAL ENGINEERING

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ-KĨ THUẬT-CÔNG

NGHIỆP

ENOCOMIC UNIVERSITY INDUSTRIAL ENGINEERING

Môn học: Hệ thống thông tin kế toán

- Chu trình chi phí là chu trình liên quan

đến các hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán

3.3 CHU TRÌNH CHI PHÍ

Chuỗi hoạt động chính:

- Nhận yêu cầu trong nội bộ và tiền kiếm

người đặt hàng với người cung cấp

- Nhận và bảo quản hàng mua

- Ghi nhận công nợ phải trả

- Thanh toán cho người bán về hàng mua

3.3 CHU TRÌNH CHI PHÍ

HÌNH 3.12: SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU TỔNG QUÁT CHU TRÌNH CHI PHÍ

Mô tả hình 3.12:

- Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho chu trình doanh thu, chu trình sản xuất với các bộ phận khác trong doanh nghiệp xác định các

yêu cầu mua hàng và nhận hàng yêu cầu khi mua về vì vậy giao

tiếp với chu trình chi phí thông qua các yêu cầu về hàng hóa.

- Các bộ phận yêu cầu mua hàng sau đó đặt hàng ở nhà cung cấp, sau khi nhận hóa đơn và nhận được hàng thì thanh toán, nhà cung cấp và chu trình chi phí giao tiếp với nhau qua thông tin đặt hàng mua và thanh toán tiền

- Các hóa đơn và phiếu được lưu lại ghi vào sổ cái và sổ báo cáo Hệ thống sổ cái và sổ báo cáo nhận thông tin hoạt động mua hàng và thanh toán từ chu trình chi phí

3.3 CHU TRÌNH CHI PHÍ

3.3.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

- Nhận hàng từ nhà cung cấp

- Ghi nhận nợ phải trả

- Thanh toán với người bán

HÌNH 3.13 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CẤP 0 CHU TRÌNH CHI PHÍ

Bộ phận khác

Nhận và bảo quản 2.0

Kho hàng Nhà cung cấp

Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

Thanh toán 4.0

HT sổ cái và báo cáo

Yêu cầu mua hàng Đặt hàng Yêu cầu mua hàng Đặt hàng Đặt hàng Yêu cầu mua hàng

Đặt hàng

Hàng và thông tin nhập kho

công nợ

Mô tả hình 3.13 sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 chu trình chi phí:

- Bộ phận khác yêu cầu mua hàng chấp nhận đơn đặt hàng từ bộ phận khác Thông báo cho kiểm soát hàng tồn kho để kiểm tra về đơn đặt hàng và chấp nhận yêu cầu Tiến hành chu trình sản xuất của đơn và chấp nhận mua hàng Đặt hàng tại chu trình doanh

thu, yêu cầu mua hàng tiếp nhận doanh thu

- Đặt hàng nhà cung cấp, nhà cung cấp nhận và bảo quản hàng thông tin giao hàng Đem hàng nhập kho chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ Nhà cung cấp mang thông tin bán hàng hoàn

thành hóa đơn và cho vào công nợ theo dõi

- Doanh nghiệp ghi hóa đơn và theo dõi công nợ Yêu cầu đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp chấp nhận hóa đơn và theo dõi mua hàng và công nợ để hoàn thành sổ cái và báo cáo tài chính.

3.3.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

3.3.2 Tổ chức kế toán trong chu trình chi phí

- Xác định nhu cầu hàng hóa hay dịch vụ cần đặt

hàng với thời gian phù hợp

- Những nhà cung cấp phù hợp

- Kiểm tra tính chính xác và có thực về thông tin mua hàng

- Thông tin liên quan tới công nợ người bán và kế

hoạch thanh toán

- Đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng

3.3.2.1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình

3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

* Hoạt động đặt hàng

Ví dụ 7 Tại công ty ABC có quy trình luân chuyển

chứng từ trong hoạt động đặt hàng bằng thủ công

do bộ phận mua hàng thực hiện, các chứng từ

mang nội dung các dòng dữ liệu sẽ được chuyển

đến từng kế toán theo chức năng xử lý của mình

Hình sau minh họa luân chuyển chứng từ trong

hoạt động đặt hàng tại công ty ABC

Hoạt động đặt hàng tại công ty ABC

Bộ phận mua hàng HÌNH 3.14 LƯU ĐỒ XỬ LÝ ĐẶT HÀNG XỬ LÝ THỦ CÔNG

Nơi yêu cầu

Yêu cầu mua

hàng

- Báo cáo hàng tồn kho

- Kế hoạch sản xuất

- Ngân sách phòng ban

- Thông tin người bán

- Xét duyệt, tổng hợp yêu cầu mua hàng

Người bán

N Nơi yêu cầu

Kế toán phải trả Nhận hàng

Đặt hàng 1

3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

Mô tả hình 3.14: Lưu đồ xử lý đặt hàng xử lý thủ công

- Nơi yêu cầu gửi giấy yêu cầu mua hàng đến bộ phận mua hàng

Bộ phận mua hàng tiếp nhận tiếp nhận yêu cầu và tiến hành

kiểm tra tính hợp lý của yêu cầu mua hàng bằng cách đối chiếu yêu cầu với báo cáo hàng tồn kho, kế hoạch sản xuất, ngân sách phòng ban, thông tin người bán

- Kết thúc quá trình kiểm tra, yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển đi

để xét duyệt, tổng hợp yêu cầu mua hàng để tìm kiếm người

bán, quá trình này sẽ kết thúc bằng việc lập đơn hàng và kí duyệt

- Kế toán sẽ viết hai chứng từ, chứng từ 1 là yêu cầu mua hàng, chứng từ hai là đơn đặt hàng, chứng từ đặt hàng được chia làm 5 liên, liên 5 của chứng từ đặt hàng và yêu cầu mua hàng sẽ lưu vào sổ theo số thứ tự Liên 4 sẽ đưa cho nơi yêu cầu, liên 3 sẽ

đưa cho kế toán phải trả, liên 2 sẽ đưa cho nơi nhận hàng, liên 1 chuyển cho người bán

Ví dụ 8: Tại công ty ABC có quy trình luân chuyển

chứng từ trong hoạt động đặt hàng bằng máy Các

dữ liệu mang nội dung của các dữ liệu đặt hàng, yêu cầu mua hàng được lưu trữ trong các tập tin dữ liệu yêu cầu mua hàng, dữ liệu hàng tồn kho… các tập tin này là cơ sở để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng Do

khả năng xử lý tự động của máy tính, các nội dung

ghi nhật ký, theo dõi chi tiết hàng tồn kho, nợ phải

trả được xử lý đồng thời bởi phần mềm Hình sau

mô tả lưu đồ xử lý trong môi trường cử lý bằng máy.

3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

* Hoạt động đặt hàng

HÌNH 3.15 LƯU ĐỒ XỬ LÝ ĐẶT HÀNG TRONG MÔI TRƯỜNG XỬ LÝ BẰNG MÁY

Hoạt động đặt hàng tại công ty ABC

Bộ phận mua hàng

Nơi yêu cầu

Yêu cầu mua

DL kế hoạch sản xuất

DL ngân sách

DL người bán)

CSDL ( DL đặt hàng được kí duyệt

trên hệ thống)

Người bán

Người bán Yêu cầu

Đặt hàng được kí duyệt 1 Người bán

Người bán

Mô tả hình 3.15 Lưu đồ xử lý đặt hàng trong môi trường xử lý bằng máy

- Hoạt động đặt hàng luôn bắt đầu từ các yêu cầu mua hàng và tạo ra đặt hàng gửi người bán, hoạt động này cần thu thập các dữ liệu về nhu cầu bổ sung hàng hay dịch vụ và xử lý tạo các đặt hàng gửi người bán Các dữ liệu và thông tin này

có thể được thu nhập và truyền thông bằng các chứng từ hoặc các tệp tin điện

tử trong môi trường tin học hóa Các dữ liệu thu nhập được lưu trữ trong các tệp tin điện tử trong môi trường xử lý bằng máy hoặc sổ kế toán trong môi

Ví dụ 9: tại công ty ABC có quy trình luân chuyển

chứng từ trong hoạt động nhận hàng bằng thủ công

do bộ phận nhận hàng và bộ phận kho hàng bảo quản hàng thực hiện, các chứng từ mang nội dung các dòng

dữ liệu sẽ được chuyển đến từng kế toán theo chức

năng xửa lý của mình Hình sau minh họa luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận hàng tại công ty ABC

3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

* Hoạt động đặt hàng

HÌNH 3.16 LƯU ĐỒ XỬ LÝ NHẬN HÀNG – XỬ LÝ THỦ CÔNG

Hoạt động nhận đặt hàng

Bộ phận nhận hàng Kho hàng bảo quả hàng

BP mua hàng Nhà cung cấp

Đặt hàng 2

N

Phiếu gửi hàng ( cùng hàng hóa)

Đối chiếu đặt hàng, kiểm hàng

Phiếu gửi hàng

Đặt hàng 2 ( được kiểm tra)

Lập phiếu nhập

kho

4

3

2

Phiếu nhập kho 1 1 Phiếu gửi hàng Đặt hàng 2 ( được kiểm tra) N 1 4

Đếm, kiểm hàng, kí

phiếu

Kế toán vật tư

Kế toán phải trả

Mô tả hình 3.16 Lưu đồ xử lý nhận hàng – xử lý thủ công

- Dựa trên dữ liệu liên quan đặt hàng và giao hàng của người bán,

xử lý nhận hàng, tạo thông tin nhận hàng và thông báo cho các nơi

về thông tin nhận hàng

- Bộ phận mua hàng sẽ đặt hàng và lưu chứng từ theo số thứ tự

- Nhà cung cấp gửi hàng cùng phiếu gửi hàng cho doanh nghiệp sau khi nhận phiếu gửi hàng( cùng hàng hóa ) Bộ phận nhận hàng

sẽ đối chiếu đặt hàng, đếm và kiểm hàng Từ chứng từ đặt hàng 2

và phiếu gửi hàng được kiểm tra, kế toán lập phiếu nhập kho

- Các chứng từ phiếu nhập kho qua 4 liên dược chuyển cho bộ

phận giao hàng, bảo quản hàng để đếm kiểm hàng, kí phiếu Sau

đó phiếu nhập kho liên 1 sẽ được lưu trữ theo số thứ tự, phiếu nhập kho liên hai sẽ được xử lý qua kế toán phải trả, liên 3 sẽ được

xử lý qua kế toán vật tư, liên 4 lưu trữ theo số thứ tự

- Chứng từ đặt hàng 2 và và phiếu gửi hàng được lưu trữ theo số thứ tự

Ví dụ 10: Mô tả hoạt động nhận hàng tại công ty

ABC trong môi trường hệ thống thông tin tích

hợp như giả thiết ở phần đặt hàng

3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

* Hoạt động đặt hàng

HÌNH 3.17 LƯU ĐỒ XỬ LÝ NHẬN HÀNG – XỬ LÝ TRÊN MÁY

Mô tả hình 3.17 Lưu đồ xử lý nhận hàng – xử lý trên máy

- Trong bộ phận nhận hàng, Bộ phận mua hàng làm đơn đặt

hàng 2 sau đó lưu theo tên tại bộ phận mua hàng

- Tại bộ phận nhận hàng nhà cung cấp gửi phiếu gửi hàng và hàng hóa đến cho công ty, nhân viên nhận hàng đối chiếu đặt hàng, đếm và kiểm hàng Nhân viên nhập dữ liệu nhận hàng

vào máy, sau đó kiểm tra và cập nhật dữ liệu , in phiếu nhập

kho, phiếu nhận hàng lưu trữ cơ sở dữ liệu hàng tồn kho, dữ liệu kế hoạch sản xuất, dữ liệu ngân sách và dữ liệu người bán,

in phiếu nhập kho thành 2 liên, liên 1 chuyển sang bộ phận kho hàng Lưu phiếu gửi hàng và chứng từ đặt hàng 2 theo số thứ tự

- Tại kho hàng nhận hai phiếu nhập kho, nhân viên kho hàng đếm, kiểm hàng, và ký phiếu nhập kho, phiếu nhập kho liên 1 được lưu theo số thứ tự, phiếu nhập kho liên hai chuyển cho kế toán phải trả

* Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

Ví dụ 11: Tại công ty ABC có quy trình luân chuyển chứng từ trong hoạt động chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ -

không sử dụng chứng từ thanh toán Xử lý bằng thủ công do

bộ phận mua hàng và bộ phận kho hàng thực hiện, các chứng

từ mang nội dung các dòng dữ liệu sẽ được chuyển đến từng

kế toán theo chức năng xửa lý của mình

HÌNH 3.18 LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN – THEO DÕI CÔNG NỢ

Chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ tại công ty ABC – không sử dụng chứng từ

N

Người bán

Hóa đơn mua hàng

Kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ

Sổ chi tiết phải trả

Đặt hàng PNK

Hóa đơn mua

hàng

D

Mô tả hình 3.18 Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ

- Bộ phận mua hàng có nhiệm vụ đặt hàng khi hàng đã

được chuyển vào kho thì kế toán ghi phiếu nhập kho và lưu trữ thủ công chứng từ theo số thứ tự

Hoạt động mua hàng đã được hoàn thành sau khi doanh nghiệp nhận được hàng Người bán chuyển giao hóa đơn mua hàng, kế toán doanh nghiệp phải kiểm chứng, đối

chiếu, chấp nhận, theo dõi công nợ phải trả người bán Đến hạn kế hoạch lập các thủ tục để thanh toán tiền cho người bán

Ví dụ 12 Tại công ty ABC có quy trình luân chuyển

chứng từ trong hoạt động chấp nhận hóa đơn – theo

dõi công nợ - sử dụng chứng từ kế toán Xử lý bằng thủ công do bộ phận mua hàng và bộ phận kho hàng thực

hiện, các chứng từ mang nội dung các dòng dữ liệu sẽ

được chuyển đến từng kế toán theo chức năng xử lý

của mình Hình sau mô tả xử lý bằng tay chấp thuận

hóa đơn, theo dõi công nợ trong mô hình sử dụng hệ

thống chứng từ thanh toán ( còn gọi là mô hình chứng

HÌNH 3.19 LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN – THEO DÕI CÔNG NỢ, SỬ

DỤNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN, XỬ LÝ THỦ CÔNG

Chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ tại công ty ABC –sử dụng chứng từ thanh toán

HĐMH

Chứng từ thanh toán D

Chứng tù thanh toán

Chuyên về kế toán trưởng kí duyệt

Chuyên về bộ phận tài vụ thanh toán khi tới hạn thanh toán

Mô tả hình 3.19 Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ,

sử dụng chứng từ thanh toán, xử lý thủ công

- Khi nhận hóa đơn mua hàng từ người bán, kế toán có nhiệm vụ kiểm tra hóa đơn, đối chiếu thông tin trên hóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhận hàng

- Nếu thông tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đủ chính xác thì kế toán tiến hành trả chấp nhận hóa đơn, lưu trữ hồ sơ liên quan đến mua

hàng như hóa đơn mua hàng, PNK, chứng từ ghi nhận thông tin đặt hàng được chấp nhận lập chứng từ thanh toán, theo dõi công nợ, dựa vào hóa đơn được chấp nhận thanh toán, kế toán phải lập kế hoạch thanh toán trên chứng từ thanh thanh toán Sau đó chứng từ thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng kí duyệt và lưu vào sổ theo

dõi( sổ đăng kí chứng từ thanh toán)

- Các chứng từ thanh toán và chứng từ liên quantruwjc tiếp như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng được lưu trong hồ sơ chứng từ thanh toán chưa thanh toán, sau đó được chuyển về bộ

phận tài vụ để làm thủ tục thanh toán

Ví dụ 13 Tại công ty ABC có quy trình luân chuyển chứng từ trong hoạt động chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ - sử dụng chứng từ kế toán Xử lý bằng máy dựa trên các tập tin

dữ liệu hóa đơn, dữ liệu đặt hàng, nhận hàng…

Hình sau mô tả xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi công nợ - không sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán xử lý bằng

máy

HÌNH 3.20 LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN – THEO DÕI CÔNG NỢ KHÔNG SỬ

DỤNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN, XỬ LÝ TRÊN MÁY

Theo dõi công nợ tại công ty ABC – không sử dụng chứng từ thanh toán, xử lý trên

Dữ liệu hóa đơn

Kiểm tra DL liên quan, cập nhật DL khách hàng, công

nợ

CSDL Đặt hàng, nhận hàng, hóa đơn, người bán, hàng hóa

Phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng

D

Kế toán tiền

Mô tả hình 3.20 Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn – theo dõi công nợ không sử dụng chứng từ thanh toán, xử lý trên máy

- Người bán chấp nhận bán lập hóa đơn mua hàng sau đó xử

lý kiểm tra đối chiếu dữ liệu hóa đơn Kiểm tra dữ liệu liên

quan, cập nhật dữ liệu khách hàng, công nợ Tiếp theo lưu trữ

về mặt luận lý ( file) gồm CSDL, đặt hàng, nhận hàng, hóa đơn, người bán, hàng hóa Quá trình mua hàng thực hiện xong, đã chấp nhận hóa đơnthì người bán thanh toán cho kế toán tiền

- Kho hàng chấp nhận nhập hàng lập phiếu nhập kho và lưu theo số thứ tự Thủ kho kiểm tra đỗi chiếu các dữ liệu hóa đơn

và kiểm tra dữ liệu liên quan, cập nhật dữ liệu khách hàng,

công nợ Quá trình nhập hàng thực hiện xong, lập 2 chứng từ: phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng và được lưu trữ theo ngày

* Hoạt động thanh toán công nợ

3.3.2.2 Tổ chức thu nhập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

Ví dụ 14: Quy trình xử lý nghiệp vụ thanh toán tiền của công ty ABC bằng thủ công do các kế phải trả, kế toán tiền và thủ quỹ thực hiện, các chứng từ mang nội dung các dong dữ liệu sẽ

được chuyển đến từng kế toán theo chức năng xử lý của mình.

HÌNH 3.21 LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG TAY THANH TOÁN TIỀN

Thu tiền công ty ABC – xử lý thủ công

Đối chiếu ghi sổ

Sổ chi tiết

phải trả

Đặt hàng PNK HĐMB Phiếu chi

A

Từ kế toán thanh toán (xem hình 6.11)

HĐMB

2

Phiếu chi Đối chiếu, ghi sổ

Phiếu chi

Chuyển duyệt thanh toán

Phiếu chi

Sổ chi tiết phải

trả

D

Xét duyệt thanh toán

Phiếu chi được xét

Mô tả hình 3.21 lưu đồ xử lý bằng tay thanh toán tiền

- Sau khi nhận được hóa đơn mua hàng, PNK và đơn đặt hàng được đính kèm với nhau được gửi từ người bán, kế toán phải trả tiến hành lưu các chứng từ này theo tên khách hàng.

- Kế toán tiền sau khi nhận được chứng từ gồm 3 liên được đính kèm: HĐMH, PNK và đơn đặt hàng từ kế toán thanh toán tiền tiến hành kiểm tra và lập phiếu chi 3 liên: HĐMH, PXK và đơn đặt hàng đã kiểm tra, được đính kèm với nhau và được gửi đi cùng phiếu chi 3 liên để duyệt thanh toán Tại bộ phận thủ quỹ sau khi nhận được phiếu chi 3 liên đã được xét duyệt được gửi từ bộ phận xét

duyệt thanh toán, thủ quỹ tiến hành chi tiền và ghi sổ quỹ

- Sau khi chi tiền, phiếu chi được xét duyệt bao gồm 3 liên (liên 1 lưu tại

phòng thủ quỹ theo ngày tháng, liên 2 gửi cho kế toán phải trả, liên 3 gửi cho

kế toán tiền)

- Tại phòng của kế toán phải trả, nhân viên này căn cứ vào 1 liên nhận được từ thủ quỹ và các thông tin được lưu trữ để tiến hành đối chiếu ghi sổ chi tiết phải trả Sau đó đính kèm đơn đặt hàng, PNK, HĐMH và phiếu chi đã được xét duyệt được gửi từ thủ quỹ, nhân viên này tiến hành đối chiếu, ghi sổ chi tiết phải trả, phiếu chi đã được đối chiếu và lưu theo ngày tháng.