Chuyen d tt nghip CHNG 1 c s LY l (1)

Khái niệm và đối tượng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu Nhập khẩu nói chung là hoạt động kinh doanh ngoại thương mà quốc gia này mua hàng hoá, dịch vụ của quốc gia khác, cụ thể hoạt đ

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA 1.1 Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá có ảnh hưởng đến kế toán nhập

khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu

1.1.1 Khái niệm và đối tượng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu

Nhập khẩu nói chung là hoạt động kinh doanh ngoại thương mà quốc gia này mua hàng hoá, dịch vụ của quốc gia khác, cụ thể hoạt động nhập khẩu ở Việt Nam được hiểu là việc mua bán hàng hoá giữa thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài theo các hợp đồng ngoại thương

Đối tượng hàng hoá được phép nhập khẩu là tất cả các mặt hàng không nằm trong doanh mục hàng hoá cấm nhập khẩu hoặc hàng hoá tạm ngừng nhập khẩu Ngoài những mặt hàng mà doanh nghiệp được tự do nhập khẩu còn có những mặt hàng nhập khẩu có điều kiện và những mặt hàng cấm nhập khẩu Đối với hàng hoá nhập khẩu có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được phép nhập khẩu theo hạn mức hoặc theo giấy phép của Bộ Thương mại hoặc cơ quan chủ quản

1.1.2 Các phương thức kinh doanh hàng nhập khẩu

 Phương thức kinh doanh theo Nghị định thư:

Đây là phương thức kinh doanh mà Chính phủ Việt Nam ký kết với chính phủ nước ngoài Nghị định thư về trao đổi hàng hoá, sau đó giao cho một doanh nghiệp nào

đó thực hiện Doanh nghiệp này chịu trách nhiệm thu mua hàng hoá giao cho nước ngoài hoặc tổ chức mua hàng hoá của nước ngoài với số ngoại tệ quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Nhà nước quy định hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng Nhà nước có thể trợ giúp cho doanh nghiệp về vốn, vật tư và các điều kiện cần thiết khác để doanh nghiệp thực hiện nhập khẩu một cách tốt nhất Về thanh toán Nhà nước

có thể cam kết thanh toán hoặc uỷ nhiệm cho doanh nghiệp trực tiếp thanh toán

 Phương thức kinh doanh ngoài Nghị định thư:

Đây là phương thức kinh doanh phổ biến ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện nhập khẩu những mặt hàng mà Nhà nước không cấm, chủ động về hàng hoá, giá cả thị trường trong phạm vi chính sách cho phép và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước

1.1.3 Các phương thức nhập khẩu hàng hoá

Các doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá có thể thực hiện nhập khẩu theo các phương thức sau:

 Phương thức nhập khẩu trực tiếp:

Hợp đồng nhập khẩu/

Xác nhận đơn hàng

Lập phiếu

đề nghị thanh toán

Phiếu đề nghị thanh toán

toán

Bộ chứng từ thanh toán

Xét duyệt

Thanh toán tiền, lập giấy báo nợ

Giấy báo nợ

Phê duyệt

Nhập liệu

Lưu N

Lưu đồ 1: Lưu đồ quy trình thanh toán hàng nhập khẩu trực tiếp

Nhập khẩu trực tiếp là quá trình doanh nghiệp trực tiếp ký kết hợp đồng nội với khách hàng nội để xác định nhu cầu về hàng hoá cần cung cấp, sau đó doanh nghiệp tiến hành tham khảo thị trường nước ngoài, tìm ra nguồn hàng phù hợp và ký kết hợp đồng ngoại để nhập hàng về giao cho khách hàng nội Trên cơ sở hàng hoá thực tế nhập

về kế toán xác định giá nhập và giá bán để chuyển cho khách hàng nội

 Phương thức nhập khẩu uỷ thác:

QUY TRÌNH NHẬP KHẨU ỦY THÁC

Hợp đồng nhập khẩu/

Xác nhận đơn hàng

Lập phiếu

đề nghị thanh toán

Phiếu đề nghị thanh toán

Xét duyệt

Thanh toán tiền, lập giấy báo nợ

Giấy báo nợ

Phê duyệt

Nhập liệu

Lưu N

Ký hợp đồng

ủy thác

Hợp đồng

ủy thác

Ứng trước tiền hàng, lập UNC

Ủy nhiệm chi

Lập giấy báo có

Giấy báo có

Thanh toán hợp đồng, thanh toán chênh lệch

Ủy nhiệm chi

Lập giấy báo có Giấy báo có

Lưu đồ 2: Lưu đồ quy trình thanh toán hàng nhập khẩu ủy thác

Nhập khẩu uỷ thác là quá trình Công ty thực hiện cung cấp dịch vụ nhập khẩu cho khách hàng có yêu cầu, trong hình thức nhập khẩu này Công ty tiến hành nhập một

số mặt hàng nhất định với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên giao uỷ thác Căn cứ trên hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, Công ty đứng ra trực tiếp thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng nhập khẩu, thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài tiền Kết thúc hợp đồng uỷ thác, đơn vị nhận được một khoản hoa hồng gọi

là hoa hồng uỷ thác nhập khẩu Số hoa hồng uỷ thác này được tính theo thoả thuận trên trị giá lô hàng nhập và được ghi trong hợp đồng uỷ thác, hoa hồng uỷ thác mà Công ty được hưởng là đối tượng chịu thuế GTGT

1.1.4 Các phương thức thanh toán sử dụng trong hoạt động nhập khẩu

Tuỳ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà họ có thể lựa chọn các phương thức thanh toán khác nhau Các phương thức thanh toán thường dùng trong hợp đồng mua bán ngoại thương gồm:

 Phương thức chuyển tiền (Remitance):

 Chuyển tiền bằng thư: Là hình thức chuyển tiền trong đó lệnh thanh toán của

ngân hàng chuyển tiền được thể hiện trong nội dung 1 bức thư mà ngân hàng này gửi yêu cầu ngân hàng thanh toán thực hiện

 Chuyển tiền bằng điện: Là hình thức chuyển tiền, trong đó lệnh thanh toán của

ngân hàng chuyển tiền được thể hiện trong nội dung 1 bức điện mà ngân hàng này gửi cho ngân hàng thanh toán thông qua truyền tin của mạng viễn thông như SWIFT, TELEX

 Chuyển tiền trả sau

 Chuyển tiền trả trước

 Phương thức ghi sổ hay phương thức mở tài khoản (open account):

Theo phương thức này, người bán mở một tài khoản hoặc một quyển sổ để ghi

nợ cho người mua sau khi người bán đã hoàn thành việc giao hàng hoá hay dịch vụ Định kỳ (tháng, quý, năm, …) người mua trả tiền cho người bán

Đặc điểm của phương thức này là không có sự tham gia của ngân hàng với chức năng mở tài khoản và thực hiện thanh toán

Phân loại:

Căn cứ vào đảm bảo thanh toán:

 Ghi sổ có đảm bảo (open account to be Secured)

 Ghi sổ không có đảm bảo (open account to be Naked)

Căn cứ vào cách thanh toán khi đến hạn:

 Ghi sổ chủ động (open account by collection)

 Ghi sổ bị động (open account by Remittance)

 Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment):

Đây là phương thức thanh toán mà trong đó người bán sau khi đã hoàn thành giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua sẽ tiến hành uỷ thác cho ngân hàng mình thu nợ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu do người bán lập ra

Thanh toán theo phương thức nhờ thu bao gồm hai trường hợp:

 Nhờ thu phiếu trơn (clean collection): Là phương thức thanh toán mà trong đó

người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu

do mình lập ra, còn chứng từ hàng hoá thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng

 Nhờ thu kèm chứng từ (documentary collection): Là phương thức thanh toán mà

trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu và bộ chứng từ hàng hoá gửi kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ hàng hoá cho người mua để nhận hàng

 Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (Documents against payment – D/P)

 Nhờ thu chấp nhận trả tiền đổi chứng từ (Documents against acceptance – D/A)

 Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of credit- L/C):

Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) là sự thoả thuận mà trong đó ngân hàng

mở thư tín dụng (Là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu, thực hiện cấp tín dụng cho người nhập khẩu) theo yêu cầu của khách hàng (Người mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho người cung cấp hàng nhập khẩu (Người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định để nhập khẩu trong thư tín dụng

 Thư tín dụng có thể hủy ngang (Revocable L/C)

 Thư tín dụng không thể hủy ngang (Irrevocable letter of credit)

 Thư tín dụng không thể hủy ngang có xác nhận (Confirmend irrevocable letter

of credit)

 Thư tín dụng không thể hủy ngang và không được truy đòi lại tiền (Irrevocable without recourse letter of credit)

 Thư tín dụng tuần hoàn (Revolving letter of credit)

 Thư tín dụng giáp lưng (Back to back letter of credit)

 Thư tín dụng đối ứng (Reciprocal L/C)

 Thư tín dụng thanh toán chậm (Deferred payment L/C)

 Thư tín dụng với điều khoản đỏ (Red clause L/C)

 Thư tín dụng dự phòng (Stand – by L/C)

 Thư tín dụng có điều khoản T/TR (Telegraphic transfer Reimbursement)

 L/C có thể chuyển nhượng được (Irrevocable transferable L/C)

1.1.6 Các chứng từ sử dụng chủ yếu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá

Để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ giữa bên mua và bên bán thì việc thực hiện một hợp đồng nhập khẩu cần dựa vào các chứng từ chủ yếu sau:

 Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong các

chứng từ hàng hoá Hoá đơn do người bán lập sau khi đã gửi hàng, yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng đã được ghi trên hoá đơn

 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quanlity): Là chứng từ xác nhận

chất lượng hàng hoá Người cấp giấy chứng nhận phẩm chất có thể là người sản xuất, cũng có thể là cơ quan chuyên môn như: Cục kiểm nghiệm hàng hoá xuất nhập khẩu hay Công ty giám định

 Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ trong đó thống kê cụ thể tất cả

các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên hoá đơn hoặc hợp đồng

 Phiếu đóng gói (Packing list): Là một chứng từ hàng hoá do nhà cung cấp lập

ra để liệt kê những mặt hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Là chứng từ do Phòng Thương

mại của nước xuất khẩu cấp cho nhà cung cấp xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của hàng hoá

 Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity): Là chứng từ xác định số

lượng hàng hoá mà người bán giao cho người mua Giấy này có thể do Cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hoá xuất nhập khẩu hoặc Công ty giám định cấp hoặc do đơn vị xuất khẩu lập và được Công ty giám định hay Hải quan kiểm nghiệm và xác nhận

 Vận đơn (Bill of loading): Là chứng từ chuyên chở hàng hoá do người vận

chuyển cấp cho chủ hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận chuyển với chủ hàng

 Bảo hiểm đơn (Insurance Policy): Là chứng từ do Công ty bảo hiểm cấp cho

người được bảo hiểm Bảo hiểm đơn có tác dụng xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo hiểm và các điều khoản của hợp đồng đó, xác nhận việc trả phí bảo

hiểm, đó là chứng từ cần thiết để khiếu nại Công ty bảo hiểm và để nhận tiền bồi thường bảo hiểm khi người mua bảo hiểm gặp rủi ro

 Hoá đơn Hải quan: Hoá đơn này thuận tiện cho việc thống kê của Hải quan

nước nhập khẩu, thuận tiện cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá Hoá đơn Hải quan còn được dùng để ngăn chặn thủ đoạn bán phá giá, mặt khác

nó còn xác định chính xác giá của hàng hoá nhằm ngăn chặn việc thương nhân báo giá giả để trốn thuế

1.1.7 Đặc điểm tính giá hàng nhập khẩu

Giá thực tế khi mua và giá xuất khi bán của hàng nhập khẩu được xác định cụ thể như sau:

 Xác định giá thực tế của hàng nhập khẩu:

Hàng hoá nhập khẩu theo quy định được tính theo giá thực tế tương tự như hàng hoá kinh doanh nội địa Giá thực tế của hàng mua vào tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong giá mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào, còn với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, trong giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào Công thức tính như sau:

NK (CIF)

+

Các khoản thuế không được hoàn lại

+

Chi phí thu mua hàng nhập khẩu

-

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng NK được hưởng

1.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

LẬP ĐƠN MUA HÀNG - HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

Yêu cầu mua hàng Đơn đặt hàng

Copy đơn đặt hàng, hợp đồng nhập khẩu

Sổ theo dõi công nợ NCC

Hàng hóa,

bộ chứng từ hải quan - đăng kiểm, chứng từ giao hàng

Hóa đơn thương mại thanh toán Thủ tục

quốc tê Thông báo hàng về

Sơ đồ 1: Sơ đồ dòng dữ liệu DFD quy trình nhập khẩu hàng hóa

1.2.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng

Tài khoản 151- Hàng mua đi đường

Tài khoản 156- Hàng hoá

- 1561- Giá mua hàng hoá

- 1562- Chi phí thu mua hàng hoá

Tài khoản 157- Hàng gửi bán

Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán

Ngoài các tài khoản được sử dụng chủ yếu ở trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản: 111, 112, 131, 331, 333,… để hạch toán các nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu

1.2.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

Để thực hiện nhập khẩu theo phương thức này, đơn vị NK thường phải tiến hành mở L/C theo hợp đồng thương mại đã ký Khi chuyển tiền để ký quỹ mở L/C (khoảng từ 30% đến 100% trị giá lô hàng), kế toán ghi:

Nợ TK 144: Số tiền ký quỹ tính theo tỷ giá hạch toán (TGHT)

Có TK 1112, 1122, 311 (TGHT) Căn cứ vào thông báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu

đã hoàn thành thủ tục Hải quan, kế toán ghi các bút toán sau:

Bút toán 1/ Phản ánh giá mua thực tế của hàng nhập khẩu (CIF)

Nợ TK 156 (1561): Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đã kiểm nhận, nhập kho tính theo tỷ giá thực tế (TGTT)

Nợ TK 157: Trị giá mua thực tế của hàng NK chuyển đi tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng, chờ chấp nhận hay ký gửi đại lý (TGTT)

Nợ TK 151: Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đang đi đường cuối kỳ (TGTT)

Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đã tiêu thụ trực tiếp trong

Bút toán 2/ Phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp theo thông báo:

Nợ TK 1561, 157, 151, 632: Tính vào trị giá mua của hàng NK

Có TK 333 (3333): Thuế nhập khẩu

Bút toán 3/ Phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu:

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 133 (1331): Số thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333 (33312): Số thuế GTGT phải nộp

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Nợ TK 1561, 157, 151, 632: Tính vào trị giá mua của hàng NK

Có TK 333 (33312): Số thuế GTGT phải nộp

Bút toán 4/ Phản ánh thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp (nếu có):

Nợ TK 1561, 157, 151, 632: Tính vào trị giá mua của hàng NK

Có TK 333 (3332): Thuế TTĐB của hàng NK (nếu có)

Bút toán 5/ Khi nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế

nhập khẩu, kế toán phản ánh:

Nợ TK 333 (33312, 3332, 3333):

Có TK 111, 112…

Bút toán 6/ Phản ánh chi phí thu mua hàng nhập khẩu:

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 1562: Chi phí chưa có thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT

Có TK 1111, 1121, 331…: Tổng chi phí phải thanh toán

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Nợ TK 1562: Chi phí gồm cả thuế GTGT

Có TK 1111, 1121, 331…: Tổng chi phí phải thanh toán

Bút toán 7/ Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán định khoản:

Nợ TK 331

Có TK 1112, 1122, 144…

1.2.3 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác

Bút toán 1/ Khi nhận của đơn vị uỷ thác nhập khẩu một khoản tiền mua hàng trả trước

để mở L/C, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đã nhận theo

tỷ giá hạch toán:

Nợ TK 1112, 1122

Có TK 131 (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác NK)

Bút toán 2/ Khi chuyển tiền hoặc vay ngân hàng để ký quỹ mở L/C (nếu thanh toán

bằng thư tín dụng), căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi:

Nợ TK 144: Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

Có TK 1112, 1122, 311,…

Bút toán 3/Sau khi kiểm nhận hàng hoá, căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán

phản ánh các bút toán sau:

Số tiền hàng NK phải thanh toán hộ với người bán cho bên giao uỷ thác:

Nợ TK 151: Nếu hàng nhập khẩu đang đi đường cuối kỳ

Nợ TK 156 (1561): Nếu hàng nhập khẩu đã về nhập kho trong kỳ

Có TK 331 (Chi tiết cho từng nhà cung cấp)

Trường hợp hàng nhập khẩu không nhập kho mà chuyển giao thẳng cho đơn

vị uỷ thác nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 131 (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu)

Có TK 331 (Chi tiết cho từng nhà cung cấp)

Bút toán 4/ Phản ánh số thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế nhập khẩu

phải nộp hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 151: Tính vào trị giá mua của hàng NK đang đi đường cuối kỳ

Nợ TK 156 (1561): Tính vào trị giá mua của hàng NK đã kiểm nhận nhập kho trong kỳ

Nợ TK 331 (chi tiết đơn vị giao uỷ thác): Tính vào trị giá mua của hàng

NK đã chuyển giao thẳng cho đơn vị giao uỷ thác

Có TK 333 (33312, 3332, 3333): Thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu phải nộp

Bút toán 5/ Khi nộp thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 333 (33312, 3332, 3333)

Có TK 111, 112, 311, … Trường hợp đơn vị giao uỷ thác tự nộp các khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu, kế toán đơn vị nhận uỷ thác căn cứ vào các chứng từ ghi:

Nợ TK 333 (33312, 3332, 3333)

Có TK 131 (chi tiết đơn vị giao uỷ thác)

Bút toán 6/ Khi trả hàng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn GTGT

(nếu đã nộp thuế GTGT) hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu chưa nộp thuế GTGT), kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng đã bàn giao (bao gồm giá mua hàng nhập khẩu theo hoá đơn thương mại, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT):

Nợ TK 131 (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác)

Có TK 151, 156

Bút toán 7/ Đối với phí uỷ thác nhập khẩu, thuế GTGT tính trên phí uỷ thác nhập

khẩu, căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu phí uỷ thác nhập khẩu:

Nợ TK 111, 112, 131 (chi tiết đơn vị giao uỷ thác)

Có TK 511 (5113): Hoa hồng uỷ thác

Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT tính trên hoa hồng uỷ thác

Bút toán 8/ Đối với các khoản chi hộ cho đơn vị uỷ thác NK liên quan đến hoạt động

nhận uỷ thác NK (Phí ngân hàng, phí giám định Hải quan, chi thuê kho bãi, chi bốc xếp vận chuyển…), căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán ghi:

Nợ TK 131 (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác)

Có TK 111, 112 Nếu trong hợp đồng uỷ thác quy định các khoản chi này do bên nhận uỷ thác chịu, kế toán ghi:

Nợ TK 641: Tập hợp chi phí

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán

Bút toán 9/ Khi thanh toán hộ tiền hàng nhập khẩu với người bán cho đơn vị uỷ thác

nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 331 (chi tiết cho từng người bán)

Có TK 112, 144 Khi đơn vị uỷ thác nhập khẩu chuyển trả nốt số tiền hàng nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu (nếu đơn vị giao uỷ thác nhờ nộp

hộ vào NSNN các khoản thuế này), và các khoản chi hộ cho hoạt động nhập khẩu uỷ thác, phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán phản ánh:

Nợ TK 111, 112

Có TK 131 (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác)

1.3 Kiểm soát quy trình kế toán nhập khẩu hàng hóa

1.3.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ

Những lưu ý khi đàm phán và kí kết hợp đồng qua email và fax:

 Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, cần luôn luôn nhớ rằng thư từ là

sứ giả của mình đến với khách hàng cho nên phải hết sức thận trọng trong khi viết, phải đảm bảo yêu cầu lịch sự, chính xác, kiên nhẫn

 Nội dung phải được trình bày chính xác, mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ nhưng không rườm rà, tránh những lỗi không đáng, hoặc dễ gây hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, không khúc chiết, hoặc do sử dụng những từ ngữ không chính xác

 Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo: tiêu đề ghi rõ ràng: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax…

 Nhân viên bán hàng thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu chưa có nghiệp

vụ về kế toán nên lúc lựa chọn các bút toán định khoản trong danh sách các bút toán được quy định sẵn trong phần mềm thường lựa chọn sai, đồng thời hàng tuần kế toán cũng phải kiểm tra lại việc định khoản của nhân viên bán hàng này

1.3.2 Quy trình khai báo hải quan và hoàn tất thủ tục hải quan

Trước đây khi việc khai báo hải quan chưa áp dụng hình thức khai báo điện tử, thì việc khai báo hải quan thường có sai sót và tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, tốn nhiều chi phí lưu container, lưu bãi, ảnh hưởng đến uy tín công ty Trong trường hợp tính thiếu thuế, doanh nghiệp còn phải chịu một khoản tiền phạt Tuy nhiên kể từ khi áp dụng khai báo điện tử thì tình trạng sai sót này đã được hạn chế đáng kể

Để kiểm soát vấn đề “Nhân viên xuất nhập khẩu khai báo hải quan trễ, sai sót trong việc khai báo và tính thuế”, nhân viên xuất nhập khẩu phải thường xuyên cập nhật thông tin về thuế, về các quy định khai báo hải quan, phải thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ khai báo hải quan

Đối với rủi ro “Nhân viên xuất khẩu lập sai chứng từ, làm thủ tục hải quan chậm trễ”, vì đây là rủi ro phát sinh từ khả năng của con người, do đó không thể tránh khỏi sai sót Nếu sai sót phát hiện sớm còn có thể sửa chữa dễ dàng và tốn ít thời gian Tuy nhiên nếu như phát hiện sau khi chứng từ đã được chuyển đi hoặc đến thời hạn giao chứng từ đến Chi cục hải quan mới phát hiện thì có thể ảnh hưởng đến thời gian, chi phí

1.3.3 Quy trình lập chứng từ thanh toán, theo giõi công nợ và trả tiền

Trong quy trình này có 2 rủi ro có khả năng xảy ra, đó là rủi ro “Nhân viên bán hàng lập sai hoặc thiếu chứng từ thanh toán”, “Thanh toán chậm trễ” Vì khi chứng từ thanh toán lập sai hoặc thiếu thì phải sữa chữa lại, tốn nhiều thời gian và tiền của

Hiện nay, để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, phương thước thanh toán an toàn nhất là phương thức L/C Tuy nhiên nhân viên bán hàng không đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngoại thương nên thường không nắm rõ các

thủ tục và các điều khoản trong L/C dẫn đến lập chứng từ thanh toán sai lệch, ngân hàng không chịu hoặc kéo dài thời gian thanh toán

1.3.4 Tổ chức bộ máy kế toán

Chức năng nhiệm vụ của hai phần hành kế toán công nợ và kế toán thanh toán

có thể được phân chia như sau:

 Kế toán công nợ:

 Theo dõi các khoản phải thu khách hàng, các khoản phải trả người bán và các khoản phải thu, phải trả khác căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và hoá đơn mua hàng

 Mở các sổ chi tiết để theo dõi công nợ chi tiết cho từng đối tượng

 Mở sổ cái để theo dõi công nợ

 Đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn

 Theo dõi các khoản nợ của công ty và tiến hành đề xuất trả nợ đúng hạn cho người bán

 Định kỳ lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và với người bán

 Kế toán thanh toán:

 Thực hiện các hoạt động thu chi tiền mặt, chuyển tiền, thu tiền qua ngân hàng

 Nhận giấy báo nợ, giấy báo có từ ngân hàng

 Ghi các sổ chi tiết, sổ cái thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

 Định kỳ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đảm bảo sự chính xác về số liệu ghi trên sổ sách và số liệu của ngân hàng

 Định kỳ đối chiếu với thủ quỹ để đảm bảo sự chính xác về số liệu ghi trên

sổ sách và số liệu của thủ quỹ

KẾT LUẬN

Kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý tài chính, có vai trò tích cực trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh Đối với các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu, thông qua công tác kế toán mà người quản

lý có thể nắm bắt được thị phần nào, mặt hàng nào, lĩnh vực nào mà mình đang kinh doanh có hiệu quả Điều này không những đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả trên thị trường đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra như: lợi nhuận, thị phần, uy tín kinh doanh…

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN

NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH

TMDV XNK HOÀNG PHƯỚC MINH

2.1 Giới thiệu chung về Công ty Hoàng Phước Minh

2.1.1 Thông tin chung

 Tên giao dịch trong nước: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ - Xuất nhập khẩu Hoàng Phước Minh

 Tên giao dịch quốc tế: HPM Trade Services Export Import Company Limited

 Trụ sở chính: 844, Đường 781, Tổ 1, Ấp Tam Hạp, Xã Thái Bình, Huyện Châu Thành, Tỉnh Tây Ninh, Việt Nam

 Văn phòng đại diện: 339 An Dương Vương, Phường 4, Quận 5, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam

Công ty TNHH TMDV – XNK Hoàng Phước Minh chính thức đi vào hoạt động

từ ngày 28 tháng 02 năm 2012 Năm 2012, công ty đã có những thành công nhất định khi có những hợp đồng nhập khẩu lớn với các đối tác ở nhiều thị trường như Mỹ, Hàn Quốc, Đài Loan, Ả Rập v.v Công ty mở rộng thêm một số mặt hàng kinh doanh khác như vòng bi công nghiệp, máy móc nông lâm ngư cơ, v v Tuy nhiên, hoạt động nhập khẩu ô tô vẫn là hoạt động kinh doanh chủ yếu và có tỷ trọng hơn 90 % trong cơ cấu thu nhập của công ty

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

2.1.3.1 Chức năng

Từ khi chính thức đi vào hoạt động đến nay, Công ty TNHH TM DV - XNK Hoàng Phước Minh đã và đang thực hiện tốt các chức năng kinh doanh theo ngành nghề được cấp phép:

 Tìm kiếm thị trường, nhận đặt hàng các dòng xe ô tô nhập khẩu, nhận các hợp đồng ủy thác nhập khẩu

 Nhập khẩu và buôn bán ô tô cá nhân, ô tô du lịch, ô tô vận tải

 Dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng ô tô

 Nhập khẩu và buôn bán các mặt hàng mà công ty kinh doanh

2.2 Cơ cấu tổ chức Bộ máy quản lý tại Công ty Sao Viễn Đông

2.2.1 Cơ cấu chung

2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH TM DV - XNK Hoàng Phước Minh

GIÁM ĐỐC

Phó Giám đốc phụ trách Tài chính

Phó Giám đốc phụ trách Kinh Doanh

Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu

Phòng Tài Chính –

Kế Toán

Công ty TNHH TM DV - XNK Hoàng Phước Minh có cơ cấu tổ chức khá đơn giản theo cơ cấu chức năng Với quy mô nhỏ, công ty chỉ bao gồm Ban Giám Đốc cùng hai Phòng ban chức năng là Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu và Phòng Tài chính – Kế Toán Trong đó, Giám đốc phụ trách chung toàn công ty, hai Phó Giám đốc sẽ phụ trách hai phòng ban tương ứng Cơ cấu tổ chức của Công ty khá gọn nhẹ, phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động thương mại dịch vụ

2.2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

 Ban Giám đốc

 Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty

 Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty

 Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty

 Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty

 Tuyển dụng lao động

 Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu

 Trực tiếp nghiên cứu thị trường, nguồn hàng, khách hàng trong và ngoài nước

để xúc tiến thương mại

 Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ Xuất nhập khẩu

 Chịu trách nhiệm dự thảo, lập hợp đồng thương mại, điều kiện và hình thức thanh toán Thực hiện tốt nghiệp vụ thủ tục Xuất nhập khẩu đúng quy định cũng như theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng

 Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục

kế toán trước khi trình Ban Giám đốc ký duyệt

2.2.2 Cơ cấu phòng Kế toán

2.2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Phòng Kế toán của Công ty được sắp xếp và phân công công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của từng nhân viên

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức Bộ máy kế toán tại Công ty

2.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán

 Kế toán trưởng

 Tổ chức, điều hành và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán của Công ty Chịu trách nhiệm kiểm tra việc chấp hành các chuẩn mực kế toán theo pháp lệnh

hiện hành

 Thuyết minh, phân tích kết quả từ Báo cáo Tài chính để giúp Ban Giám đốc

đề ra quyết định đúng đắn Bên cạnh đó, chịu trách nhiệm về sự chính xác các

số liệu trong sổ và cung cấp thông tin cần thiết về tình hình hiện tại của công

ty cho Ban Giám đốc

 Kế toán tổng hợp

 Kiểm tra quản lý chứng từ đầu vào theo quy định của cơ quan thuế và công

ty

 Quản lý phần mềm kế toán về việc ghi sổ chứng từ gốc, lập báo cáo Thuế

v.v nộp đầy đủ và đúng hạn cho cơ quan thuế

 Kế toán thanh toán

 Chịu trách nhiệm về việc kiểm tra, theo dõi và thanh toán các khoản công nợ phải trả, xác định công nợ khách hàng và nội bộ Phối hợp với đồng nghiệp

xử lý các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ tài chính, kế toán

 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Chịu trách nhiệm các khoản thu – chi – tồn quỹ Tiền mặt và Tiền gửi Ngân

hàng

 Kiểm kê quỹ tiền mặt, tiến hành đối chiếu thực tế tồn quỹ trên sổ kế toán Tiền

mặt

2.3 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại công ty

2.3.1 Hình thức và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty:

2.3.1.1 Hình thức và mô hình kế toán

 Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung

 Công ty TNHH TM DV - XNK Hoàng Phước Minh chọn mô hình kế toán tập trung – toàn bộ các nghiệp vụ kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính -

Kế toán từ khâu ghi chép tới khâu lập báo cáo kế toán gửi cho Ban Giám đốc

và các cơ quan chức năng

 Trình tự ghi sổ theo phương pháp Nhật ký chung:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, định khoản nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Sơ dồ 2: Trình tự ghi sổ theo phương pháp Nhật ký chung

 Sổ sách kế toán chủ yếu

 Sổ Nhật ký chung

 Sổ Cái

 Các sổ và thẻ kế toán chi tiết

Công ty sử dụng phần mềm Kế toán Simsoft 7.1 cho hoạt động Tài chính – Kế toán nên tất cả sổ sách đều được phòng Tài chính – Kế toán in và lưu trữ tại công ty; thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu

2.3.1.2 Các chính sách kế toán áp dụng

 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty

 Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Công ty Việt Nam theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006

 Các thông tin tài chính được soạn lập theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam VAS

21 – Trình bày Báo cáo tài chính

 Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm

Bảng tổng hợp chi tiết

SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT Nhật ký đặc biệt

 Tiền và các khoản tương đương tiền

 Tiền và nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền:

 Tiền: bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (không kỳ hạn), tiền đang chuyển

 Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền:

- Các khoản tiền mặt : Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

- Các khoản tiền gửi ngân hàng : Căn cứ vào Giấy báo Nợ và báo Có của Ngân hàng kết hợp với sổ phụ hoặc bản xác nhận số dư của các ngân hàng tại từng thời điểm

- Các khoản tiền đang chuyển: dựa vào các lệnh chuyển tiền chưa có giấy báo Nợ và giấy nộp tiền chưa có giấy báo Có

 Chính sách đối với Hàng tồn kho

 Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc

 Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên

 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền

 Chính sách đối với Tài sản cố định

 Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ: Hạch toán theo giá mua và các chi phí để đưa tài sản vào vị trí hoạt động

 Phương pháp khấu hao: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng

Áp dụng theo thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013

 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập công ty hiện hành, chi phí thuế thu nhập hoãn lại:

 Chi phí thuế thu nhập công ty trong kỳ bao gồm: chi phí thuế thu nhập hiện hành và chi phí thuế thu nhập hoãn lại khi xác định lãi hoặc lỗ trong một kỳ

 Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay:

 Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí tài chính trong kỳ

 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, doanh thu tài chính:

 Doanh thu được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sở hữu hàng hóa đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu

tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền, chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bán bị trả lại

 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính:

 Chi phí đi vay: ghi nhận hàng tháng căn cứ trên khoản vay, lãi suất vay và số ngày vay thực tế

 Chi phí lỗ tỷ giá hối đoái: được ghi nhận khi có sự chênh lệch giữa tỷgiá dùng hạch toán và tỷ giá thực tế thanh toán

 Tổ chức lập báo cáo kế toán

Lập báo cáo tài chính cuối năm gồm:

 Bảng cân đối kế toán

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

 Thuyết minh báo cáo tài chính

2.4 Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công Ty TNHH TMDV Sao

Viễn Đông

2.4.1 Phương thức nhập khẩu trực tiếp

2.4.1.1 Quy trình kế toán nhập khẩu trực tiếp

 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nhập kho hàng nhập khẩu

QUY TRÌNH NHẬP KHO HÀNG NHẬP KHẨU

Bên bán Hãng tàu Chi cục hải quan Cục đăng kiểm Phòng KD - XNK Giám đốc Phòng kế toán Ngân hàng

Điện chuyển tiền, Giấy báo nợ

Điện chuyển tiền, Giấy báo nợ Xuất

Bộ hồ sơ đăng

ký đăng kiểm Xét duyệt

Lập giấy giới thiệu

Giấy giới thiệu, vận đơn

Lập lệnh giao hàng (D/O)

Lệnh giao hàng (D/O)

Lập chứng từ kiểm tra

và nộp thuế

Bộ chứng từ B Xét duyệt

Nộp thuế

Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước

Đăng ký nguôn gốc, xe nhập khẩu

Lập phiếu xuất kho thanh lý hàng

Phiếu xuất kho, phiếu thanh lý

Lập phiếu nhập kho

 Đàm phán, ký kết hợp đồng

Khi đạt được thỏa thuận, phòng KD – XNK sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng

và trình Ban Giám đốc ký duyệt Bản sao sẽ được gửi cho bên cung ứng Hợp đồng được ký kết bằng fax

 Thanh toán cho nhà cung cấp

Sau khi ký kết hợp đồng, phòng KT – TC sẽ cử đại diện mang theo hợp đồng

và giấy ủy quyền của Giám đốc, đến ngân hàng, yêu cầu thực hiện điện chuyển tiền Ngân hàng sẽ gửi cho công ty một bản sao điện chuyển tiền

 Thủ tục hải quan nhập khẩu

Ngay sau khi giao hàng lên tàu, nhà cung cấp sẽ gửi bộ chứng từ nhập khẩu cho công ty (Bộ chứng từ A): vận đơn đường biển, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Nhân viên XNK sẽ tiến hàng khai hải quan điện tử, bổ sung bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan

Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên XNK có nhiệm vụ mang vận đơn gốc cùng giấy giới thiệu của Giám đốc đến hãng tàu đổi lấy lệnh giao hàng Hãng tàu giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng

Sau khi cán bộ chi cục Hải quan sẽ kiểm tra các thông tin trên bộ chứng từ hải quan, đóng dấu xác nhận để tiến hành nộp thuế nhập khẩu Việc nộp thuế được kế toán tiến hành tại Ngân hàng Để hoàn tất thủ tục, công ty phải khai tờ khai nguồn gốc, nộp cho Chi cục Hải quan cùng kết quả kiểm tra hàng hóa Sau khi Chi cục Hải quan ký xác nhận, công ty có thể nhận hàng

 Lưu đồ luân chuyển chứng từ thanh toán tiền hàng nhập khẩu

Sau khi hợp đồng thương mại được ký kết, Giám đốc lập giấy ủy quyền, giao cho phòng kế toán để cử người tới Ngân hàng yêu cầu lập lệnh chuyển tiền Sau khi tiền được chuyển cho nhà cung cấp, Ngân hàng giao lệnh chuyển tiền, điện chuyển tiền,