Hướng dẫn Ôn tập MÔN TỔ CHỨC EVENT (PHẦN 1)

MỤC LỤCVai trò & vị trí của Event trong chiến lược Marketing Communication Các thể loại Event cơ bản Quy trình thực hiện 1 Event Thực tập tại các công ty Event Gợi ý về đề tài thực tập.

Hướng dẫn Ôn tập MÔN TỔ CHỨC EVENT (PHẦN 1)

MỤC LỤC

Vai trò & vị trí của Event trong chiến lược Marketing Communication Các thể loại Event cơ bản

Quy trình thực hiện 1 Event Thực tập tại các công ty Event Gợi ý về đề tài thực tập

1 VAI TRÒ CỦA EVENT

Vị trí của Event trong chiến

dịch Marketing Communication

1.1

• Tạo quan hệ với đối tác

• Tăng sự đoàn kết trong nội bộ tổ chức

• Tạo quan hệ với các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền

• Tăng sự nhận biết của Công ty, sản phẩm, thương hiệu

• Công bố thông tin

• Tăng lượng người trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ

• Thúc đẩy mua hàng, gia tăng doanh số

1.2

2 CÁC THỂ LOẠI EVENT CƠ BẢN

Business & Corporate Events

2.1

Đối tượng tham dự

– Nhân viên công ty – Cổ đông

– Đối tác – Đại lý, nhà phân phối

Government Event, Civic Event

2.3

Private Event

2.5

3 QUY TRÌNH THỰC HIỆN 1 EVENT

Thông tin

cơ bản

Khách hàng mục tiêu

Thông tin thương hiệu

Mục tiêu, KPIs

Địa điểm, Thời gian thực hiện

Khách &

số lượng tham

dự Key Message

Yêu cầu khác

Phong cách cần thể hiện

Điều cần chú ý

Công việc của Agency

Thời hạn, Deadline

Tiếp nhận thông tin

3.1

1 Debriefing 2

Jobs-to-be-done 3 Think BIg

4 Think Tight

5 Select and Develop

Tổ chức Event để làm

gì?

Khách hàng muốn gì?

Thương hiệu đang ở đâu?

Cần đạt được gì qua Event?

Cần phải làm gì để khách hàng hài lòng?

Yếu tố quan trọng nhất là ấn tượng/thúc đẩy doanh số…

option về concept option về theme option về activity

Ý tưởng nào vừa tiết kiệm vừa nhanh chóng?

Ý tưởng nào vừa chất lượng vừa đáp ứng tiến độ?

Yếu tố nào có mức độ tác động cao và

độ quan trọng lớn?

Ý tưởng nào được lựa chọn?

Tiếp tục phát triển nó như thế nào?

Phương hướng thực thi

ra sao?

Quy trình phát triển ý tưởng

Khảo sát địa điểm

Phát triển phác thảo proposal

Phát triển proposal cuối cùng

ý, nội dung chính

Viết proposal đầy đủ nội dung

Chỉnh sửa, trau chuốt về hình ảnh

Chuẩn bị các giấy

tờ, phụ lục đi kèm

Các bước phát triển proposal

 Thông tin cơ bản về Event

 Thông điệp cần truyền tải

 Nhiệm vụ của Agency

Thành phần chính yếu của 1 proposal

Tổ chức thực hiện

3.4

Bước 1: Thuyết trình nội bộ Bước 2: Thuyết trình cho khách hàng

Tổ chức thực hiện Event

3.4

Bước 1: Chuẩn bị nhân sự thực hiện

Event Directorr

Effect manager

Venue Manager

Client Repre sentative

Logistic Manager

Out of hall manager

Production

& Set up Team

Welcome team

Setup Front Hall

Doc

support Visual

Camera Photo grapher

Health Care

Resource Project Management Process Event Output

Time Time Management Schedule

Money Financial Management Budget

Humanpower Human Resource Mgt Oganizational Chart

Information Communication Mgt Production Book

Space Site Mgt Site Plan

Suppliers Procedure Mgt Request for Proposal and

Bid Specification

Bước 2: Phát triển các giấy tờ quản lý

việc tổ chức Event

 First Aid Plan

 Security & Safety Checklist

Agenda & Script

Bước 3: Chuẩn bị trước Event (Pre-Event)

• Khảo sát địa điểm

• Xin giấy phép

• Thiết kế

• Sản xuất, thuê mướn

• Tuyển dụng, thuê nhân sự

Bước 4: Thực hiện Event

• Đảm bảo những người trong team hiểu rõ và đảm nhận tốt vai trò của mình

• Đảm bảo sự phối hợp ăn ý giữa các cá nhân, bộ phận

• Luôn chuẩn bị tinh thần cho những vấn đề có thể xảy ra và tìm hướng xử lý theo kế hoạch B đã đề ra hoặc nếu chưa lường

trước thì linh động tìm cách giải quyết

• Gởi cho lãnh đạo công ty/khách hàng:

• Các hình ảnh báo cáo, các link đính kèm

• Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình

• Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ

• Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo

• Họp nội bộ team thực hiện để đúc rút kinh nghiệm, khen thưởng nhắc nhở…

Đánh giá, tổng kết, báo cáo

3.5

4 THỰC TẬP TẠI CÁC CÔNG TY EVENT

• Các công ty Event thường rất hoành tráng: Trừ một số

công ty lớn đã có vị trí trên thương trường, đa phần những công ty chuyên biệt về Event là công ty Việt Nam, quy mô vừa và nhỏ, bộ máy tương đối gọn nhẹ, nếu có

nhiều dự án họ sẽ tìm freelancer để cộng tác thêm

• Sẽ được bận rộn với công việc: Trừ một số công ty lớn,

thông thường các công ty nhỏ chỉ có vài Event một

tháng, thậm chí nhiều Công ty vài tháng mới có 1 Event

• Sẽ được thực hành quản lý 1 dự án, tổ chức một sự kiện:

Khởi đầu của tất cả những người quản lý Event đều là chân chạy việc, đảm nhiệm những công việc nhỏ nhặt

nhất

• Vào công ty bị sai vặt nhiều, không được ai chỉ dẫn để

có cơ hội học hỏi: Sinh viên nên tự học hỏi, quan sát

và đúc rút kinh nghiệm cho bản thân thông qua việc quan sát những người trong công ty thực hiện dự án

Một số lầm tưởng về việc thực

tập

4.1

1 Thông tin cá nhân: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại,

email…

2 Mục tiêu thực tập: Để học hỏi, để trau dồi kỹ năng,

kinh nghiệm, tìm môi trường có tính thực tế cao…

3 Học vấn: Liệt kê tên trường, khoa đang học và các khóa

học ngắn hạn đã tham gia, tình trạng tốt nghiệp hay chưa…

4 Kinh nghiệm làm việc/Hoạt động ngoại khóa: Nếu đã từng

tham gia làm thêm, hay từng tham gia công tác xã hội, hãy liệt kê rõ theo thời gian, công việc và vị trí của mình

5 Năng lực, sở trường: Một số kỹ năng thế mạnh, một số

khả năng về ngoại ngữ, tin học… cần nhấn mạnh

Mẫu CV dành cho ứng viên thực

tập

4.2

1 Rà soát kỹ càng, đảm bảo không xảy ra lỗi chính tả,

ngữ pháp

2 Font chữ nhất quán, chữ nghĩa, cách dòng thoáng, không

dày đặc, chừa ít nhất 1 cách dòng giữa các mục

Bullet, cách dòng có nhất quán giữa các đoạn

3 Độ dài trung bình khoảng 2 trang Nếu có hình ảnh,

thông tin cần giới thiệu thêm có thể đính kèm trong 1 file Powerpoint

4 CV nên có hình thẻ chụp thẳng mặt, tối kỵ đưa hình

đang đi chơi, hình tự chụp bằng điện thoại hay đang mặc trang phục không được nghiêm túc

5 Khi gởi email CV cho nhà tuyển dụng, email cần phải có

tiêu đề, trong email cần có ít nhất vài dòng lời ngỏ Địa chỉ email tốt nhất nên lấy là tên của mình

Lưu ý khi gởi CV thực tập

4.3

1 Nguồn dễ tiếp cận nhất: Internet, danh bạ doanh nghiệp

2 Có thể tìm trên máy tìm kiếm các Các từ khóa liên quan

đến những công ty tổ chức sự kiện

3 Tham khảo website Công ty để biết thêm về bản thân

công ty, nhu cầu tuyển dụng, thông tin liên hệ

4 Liên hệ với phòng nhân sự công ty, xin gặp người phụ

trách tuyển dụng và gởi email CV cho họ Nhớ lưu lại tên người tuyển dụng và số điện thoại di động (nếu có)

5 Sau 3 đến 5 ngày nếu vẫn chưa được hồi đáp thì liên hệ

lại với nhà tuyển dụng để hỏi tình hình nhận hồ sơ

Tìm kiếm 1 công ty thực tập

4.4

Thông qua khoảng 10 dòng thư ngỏ,cần cho nhà tuyển dụng thấy:

1 Tinh thần ham học hỏi và cầu tiến, không ngại khó của

mình

2 Cho nhà tuyển dụng nhìn thấy những gì sinh viên có thể

đóng góp cho công ty của họ: có những khả năng nào đặc biệt, có thể phụ những công việc gì

3 Cho họ thấy sẽ không phải mất nhiều thời gian vào việc

hướng dẫn sinh viên thực tập

Làm sao để “lấy điểm” công ty

nhận thực tập

4.5

• Bí quyết thực tập ở các Công ty Event

5 GỢI Ý VỀ ĐỀ TÀI THỰC TẬP

• Làm đề tài vượt quá khả năng hiểu biết, khả năng trải

nghiệm thực tế trong thời gian thực tập

• Làm đề tài sa đà vào những mảnh ghép quá nhỏ trong

Event: chất liệu thi công, việc in ấn…

• Vẽ ra một Event mơ ước nhưng không có khả thi trong

thực tế

Một số điều cần tránh khi làm đề

tài tốt nghiệp

5.1

• Một khía cạnh nào đó trong quá trình thực hiện Event:

– Công tác khách hàng

– Lên kế hoạch

– Tổ chức thực hiện

– Báo cáo, nghiệm thu

• Những vấn đề liên quan đến tổ chức Event có liên hệ đến thực tế tại địa phương, tại đất nước

• Tối ưu hóa quy trình làm Event: về tổ chức nhân sự, quy trình, giấy tờ…

• Kế hoạch chi tiết để thực hiện 1 Event

Một số mảng đề tài có thể lựa

chọn

5.2

Q & A

Email: thao.nguyenhaanh@gmail.com Blog: www.banhbeo.wordpress.com