báo cáo thực tập môn Văn thư

Do quy định của ngành nên biên chế Trường Tiểu học CQuốc Thái chỉ có 01 cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn đàotạo đúng chuyên ngành, luôn thực hiện đúng quy trình của côn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH 1

CƠ QUAN THỰC TẬP: TRƯỜNG TIỂU HỌC C QUỐC THÁI

Sinh viên : Nguyễn Thị Mộng Thu

Mã số sinh viên: 1336133051

Lớp: An Giang K1 Khóa: 2013 - 2017

Ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Người hướng dẫn: TS Đỗ Văn Học

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Tran g 3 PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 6

1 Khái quát về cơ quan 6

1.1 Tìm hiểu về sự hình thành và phát triển của cơ quan 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 6

2 Quản trị hành chính văn phòng 9

2.1 Tình hình chung của văn phòng cơ quan 9

2.2 Tình hình một số nội dung nghiệp vụ của công tác văn phòng cơ quan 10

a) Lập kế hoạch, chương trình công tác 10

b) Hoạt động thu thập và xử lý thông tin 10

c) Tổ chức hội họp 10

d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan 11

đ ) Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong văn phòng

11 2.3 Nhận xét chung 12

3 Công tác văn thư 12

3.1 Tổ chức – cán bộ văn thư của cơ quan 12

3.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về CTVT đã được cơ quan ban hành Chất lương và tác dụng của những văn bản đó

12 3.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ của CTVT 12

a) Soạn thảo, ban hành văn bản 12

b) Quản lý văn bản đi ……… 13

c) Quản lý văn bản đến ……… 13

d) Quản lý và sử dụng con dấu ……… 13

đ) Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ……… 14

e) Tình hình ững dụng tin học trong CTVT 15

3.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong CTVT 15

3.5 Nhận xét chung……… 15

PHẦN II THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ……… 16

1 Quản trị hành chính văn phòng 16

1.1 Lập kế hoạch, chương trình công tác 16

1.2 Tổ chức hội họp 18

1.3 Thu thập và xử lý thông tin 21

1.4 Xây dựng quy chế làm việc 23

1.5 Thực hành sử dụng các trang thiết bị thông dụng trong văn phòng 26

2 Tham gia soạn thảo văn bản của cơ quan 26

3 Thực hành đăng ký văn bản đến trong cơ quan 45

4 Thực hành đăng ký văn bản đi trong cơ quan 48

5 Thực hành lập hồ sơ hiện hành 50

6 Quản lý và sử dụng con dấu 52

PHẦN III: NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN……… 53

LỜI NÓI ĐẦU

Quản trị hành chính văn phòng và công tác văn thư có ý nghĩa hết sứcquan trọng và công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lýhành chính nhà nước Đối với các cơ quan, tổ chức công tác Văn thư có vaitrò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụriêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sảnsinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều đượclưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết

Thực hiện phương châm gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thựctiễn và công tác đào tạo của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

TP HCM nói chung và Bộ môn Lưu trữ học – QTVP nói riêng Lấy lý luận

làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên Trường và Bộ môn đã tổ chức đợt thực tập từ ngày 15/12/2016 đến ngày 18/3/2017, cho sinh viên thực tập chuyên ngành một với chuyên đề QTVP và Công tác văn thư Nhằm củng cố kiên thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp Được sự đồng ý của Trường, em đã hoàn thành đợt thực tập theo đúng thời gian và thực hiện các nội dung mà bản đề cương thực tập nêu ra Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tâm của Ban lãnh đạo để em hoàn thành đợt thực tập này Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế, nên trong quá trình làm báo cáo chắc chắn vẫn còn thiếu sót hoặc chưa đầy đủ về nội dung theo yêu cầu của nhà trường và Bộ môn Kính mong Quý thầy hướng dẫn làm báo cáo giúp đỡ để em hoàn thành bài báo cáo tốt nhất có thể

Em xin chân thành cảm ơn./

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP

………

………

………

………

………

………

………

……….…………

……

………

………

………

………

………

………

……….………… ……

………

………

………

………

………

………

………

……….………… ……

Quốc Thái, ngày tháng năm2017 HIỆU TRƯỞNG NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

……… …… …/.

.,Ngày tháng năm 2017

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ

1 Khái quát về cơ quan:

1.1 Tìm hiểu về sự hình thành và phát triển của cơ quan.

- Trường Tiểu học C Quốc Thái tọa lạc trên địa bàn xã Quốc Thái, huyện

An Phú, tỉnh An Giang Trường thành lập năm 1996, được tách ra từ điểm lẻ của trường Tiểu học A Quốc Thái

- Trường có hai điểm, điểm chính thuộc ấp Đồng Ky, điểm lẻ thuộc ấp Quốc Phú, hai điểm cách nhau khoảng 2 km Diện tích đất của trường là 4925m2 Có 20 phòng ( điểm chính có 15 phòng, điểm lẻ có 5 phòng) Trong đó

16 phòng dùng để giảng dạy ( điểm chính 12 phòng, điểm lẻ 4 phòng) và 4 phòng chức năng ( 1 văn phòng, 1 phòng TV-TB; 1 phòng truyền thống và 1 phòng GV ( nằm ở điểm lẻ)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.

b) Nhiệm vụ và quyền hạn của trường:

Thực hiện theo Điều 3, Điều lệ trường tiểu học (Ban hành kèm theo Thông

tư số 41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo) Trích nội dung điều 3 như sau:

1 Tổ chức giảng dạy, học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theomục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông cấp Tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáodục và Đào tạo ban hành

2 Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi, vận động trẻ em khuyết tật, trẻ em

đã bỏ học đến trường, thực hiện phổ cập giáo dục và chống mù chữ trong cộngđồng Nhận bảo trợ và giúp các cơ quan có thẩm quyền quản lí các hoạt độnggiáo dục của các cơ sở giáo dục khác thực hiện chương trình giáo dục tiểu họctheo sự phân công của cấp có thẩm quyền Tổ chức kiểm tra và công nhận hoànthành chương trình tiểu học cho học sinh trong nhà trường và trẻ em trong địabàn trường được phân công phụ trách

3 Xây dưng và phát triển nhà trường theo đúng quy định của Bộ Giáo dục

và Đào tạo và nhiệm vụ phát triển giáo dục của địa phương

4 Thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục

5 Quản lí cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh

6 Quản lí, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài chính theoquy định của pháp luật

7 Phối hợp với gia đình, các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiệnhoạt động giáo dục

8 Tổ chức cho cán bộ quản lí, giáo viên, nhân viên và học sinh tham giacác hoạt động xã hội trong cộng đồng.

9 Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

c) Cơ cấu tổ chức cơ quan:

Cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu C Quốc Thái gồm có:

* Chi bộ Đảng:

- Bí thư chi bộ

- Phó bí thư

- Chi ủy viên và các đảng viên

* Ban giám hiệu:

- Đoàn thanh niên

- Đội thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh

- Công đoàn cơ sở trường Tiểu học C Quốc Thái gồm có: Chủ tịch côngđoàn, Phó chủ tịch công đoàn, Ban nữ công và các đoàn viên công đoàn

* Các tổ chức năng:

- Tổ kế toán - tài vụ

- Tổ phòng chống bão lụt

- Tổ phổ cập

- Tổ thư viện - thiết bị

- Cộng tác viên bảo hiểm thân thể - y tế

- Quản lý tài sản - xây dựng cơ sở vật chất

* Các hội đồng

- Hội đồng trường

- Hội đồng khoa học ( chấm chọn sáng kiến cải tiến, thiết bị dạy học )

- Hội đồng thi đua khen thưởng - kỉ luật

* Các ban:

- Ban kiểm tra nội bộ

- Ban văn nghệ thể dục

- Ban thanh tra nhân dân

- Ban đại diện cha mẹ học sinh

- Ban chỉ đạo công tác y tế trường học và an toàn giao thông

- Ban chỉ đạo xây dựng trường học thân thiện - học sinh tích cực, kiểmđịnh chất lượng

- Ban phòng chống cháy nổ, thiên tai lũ lục trong trường học

Sơ đồ tổ chức của trường

2 Quản trị hành chính văn phòng:

2.1 Tình hình chung của văn phòng cơ quan.

- Bộ phận văn thư của Trường Tiểu học C Quốc Thái trực thuộc văn phòngchứ không có phòng văn thư riêng Đây là đầu mối thông tin có chức năng tiếpnhận công văn đến và chuyển giao công văn tới các bộ phận, cá nhân có liênquan để giải quyết, xử lý công văn đó sao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độquy định Cán bộ văn thư có nhiệm vụ soạn thảo văn bản, đánh máy, in sao vănbản và quản lý con dấu Do quy định của ngành nên biên chế Trường Tiểu học CQuốc Thái chỉ có 01 cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn đàotạo đúng chuyên ngành, luôn thực hiện đúng quy trình của công tác Văn thư màNhà nước đã quy định Nội dung và công tác văn thư của nhà trường do Hiệutrưởng - Thủ trưởng cơ quan - chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo Vậy, có thểthấy rằng công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, nó chiếmmột phần quan trọng xuyên suốt hoạt động của nhà trường Đây là một mắt xíchgiữa hoạt động của các tổ, các ban, các tổ chức đoàn thể nói chung và giữa cáccán bộ công chức, viên chức nói riêng

- Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên là 34 trong đó cán bộ quản lý: 02;giáo viên dạy lớp: 26; giáo viên phụ trách Đội: 01; nhân viên: 05 ( Văn thư :01;

Kế toán: 01; Thư viện: 01; Y tế:01; Bảo vệ: 01) Đội ngũ cán bộ, giáo viên trẻ,nhiệt tình trong công tác được đào tạo đạt chuẩn và trên chuẩn, có năng lựcchuyên môn và kỹ năng sư phạm tốt; trong những năm qua luôn có thành tích vềcông tác mũi nhọn như: giáo viên giỏi cấp huyện, đạt nhiều giải sáng kiến cảitiến trong dạy học, giáo viên và học sinh đạt giải thi viết chữ đẹp cấphuyện, được tặng nhiều giấy khen, bằng khen, danh hiệu cao của chính quyền

và của ngành

KHỐI 2

2.2 Tình hình một số nội dung nghiệp vụ của công tác văn phòng cơ quan a) Lập kế hoạch, chương trình công tác.

Đây là một nhiệm vụ quan trọng được đơn vị quan tâm tổ chức thực hiệntriệt để nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện nhiệm vụtrước mắt cũng như lâu dài, theo dõi và kiểm tra giám sát tiến trình công việc.Đối với các chương trình công tác tháng và tuần được lập ra trên cơ sở dựa trênchương trình công tác năm, quý của đơn vị Mặt khác, tùy thuộc vào tình hìnhthực tế chương trình công tác tháng hoặc tuần của đơn vị sẽ có những thay đổicho phù hợp với từng thời điểm của năm học

b) Hoạt động thu thập và xử lý thông tin.

Phần lớn các thông tin của đơn vị được thu thập trong quá trình hoạt độngcủa đơn vị, các văn bản chỉ đạo của ngành, của chính quyền địa phương vàthông tin điện tử của phòng giáo dục Tùy thuộc vào tính chất của thông tin màlãnh đạo đơn vị xem xét để chỉ đạo cho các cá nhân hoặc các bộ phận khác trongđơn vị thực hiện Thủ trưởng đơn vị trực tiếp kiểm tra, đánh giá kết quả thựchiện hoặc giao cho các cán bộ cốt cán theo dõi kiểm tra, đánh giá

c) Tổ chức hội họp.

Để hoạt động của đơn vị diễn ra thông suốt, đúng thời gian và đạt hiệu quảnhư mong muốn thì các bộ phận trong đơn vị phải hội họp đúng quy định, cụ thểhàng tháng Trường Tiểu học C Quốc Thái thực hiện chế độ hội hội như sau:

- Chi bộ Đảng: Ban chi ủy họp 1 lần/tháng, họp chi bộ 1 lần/tháng

- Hội đồng trường họp 1 lần/ tháng

- Ban chấp hành Công đoàn họp 1 lần / tháng

- Họp Hội đồng thi đua khen thưởng và kỉ luật theo từng thời điểm của nămhọc hoặc đột xuất khi có vấn đề cần giải quyết

- Tổ chuyên môn họp 2 lần / tháng, trong đó có lồng vào họp tổ công đoàn

ở lần họp thứ hai

Ngoài ra, thủ trưởng đơn vị còn triệu tập cốt cán của trường họp để triểnkhai kế hoạch thực hiện trong tháng, có sự phân công cụ thể và thời gian hoànthành

d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan.

Căn cứ vào kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học của phòng giáo dục,quyền và nhiệm vụ của các chức danh trong đơn vị theo quy định của ngành, thủtrưởng đơn vị xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của đơn vịtrong suốt năm học, trong đó nêu rõ thời gian làm việc, nhiệm vụ và quyền hạncủa từng chức danh

Quy chế làm việc của cơ quan được ban hành dựa trên những văn bản phápluật đã được Nhà nước quy định, căn cứ tình hình thực tế của đơn vị mình

đ) Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong văn phòng.

- Trong văn phòng có tổ trưởng ( do phó hiệu trưởng đảm nhận ) và cácthành viên khác không trực tiếp tham gia giảng dạy như: hiệu trưởng, văn thư,

kế toán, bảo vệ, cán bộ y tế, thư viện - thiết bị, tổng phụ trách Đội

- Các thành viên được bố trí nơi làm việc như sau: Ban giám hiệu, văn thư,bảo vệ làm việc chung một phòng (văn phòng); Cán bộ y tế, tổng phụ trách Đội,thư viện – thiết bị và kế toán mỗi một người có phòng làm việc riêng

- Các phương tiện làm việc trong văn phòng như bàn ghế, máy tính, máyin, được sắp xếp ngăn nấp, thuận tiện cho mỗi cá nhân làm việc

- Trang thiết bị phục vụ đủ và được bảo quản tốt

- Phòng y tế là phòng tạm bợ, chưa thoáng mát và chưa được đầu tư xâydựng tốt

3 Công tác văn thư:

3.1 Tổ chức – cán bộ văn thư của cơ quan.

- Do đơn vị là trường loại hai nên chỉ có một cán bộ văn thư, được đào tạo

đúng chuyên môn và đảm nhận được các công việc được giao.

- Cán bộ văn thư được phân làm nhiều nhiệm vụ giúp việc cho hiệu trưởngnhư: quản lý con dấu, quản lý văn bản đi, văn bản đến, soạn thảo văn bản, theodõi các hoạt động trong đơn vị làm báo cáo tháng, tuần trình hiệu trưởng duyệt

để nộp về cấp trên Ngoài ra, còn theo dõi hợp thư của trường để làm báo cáo vềphòng kịp thời,

3.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về CTVT đã được cơ quan ban hành Chất lượng và tác dụng của những văn bản đó.

- Thực hiện theo chỉ đạo của phòng giáo dục là cán bộ văn thư làm công tácvăn thư và kiêm thủ quỹ Theo đề án vị trí việc làm số 75/ĐA-THCQT vị trí việclàm của Trường tiểu học C Quốc Thái

- Thực hiện theo Quy chế làm việc của đơn vị do hiệu trưởng ban hành,trong đó có sự phân công cụ thể công việc phải thực hiện

- Cán bộ văn thư phát huy được vai trò của mình, hoàn thành nhiệm vụđược phân công

3.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ của CTVT:

a) Soạn thảo, ban hành văn bản:

+ Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơquan, tổ chức giao cho cán bộ văn thư soạn thảo hoặc tự soạn thảo

+ Việc soạn thảo văn bản thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày vănbản

+ Để văn bản ban hành ra đảm bảo chất lượng, thì cán bộ văn thư phải cótrách nhiệm thực hiện các công việc sau:

+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạnthảo;

+ Thu thập xử lý thông tin có liên quan Soạn thảo văn bản

+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu Trưởng, tổ chức việc thamkhảo ý kiến của các cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoànchỉnh bản thảo

+ Bản thảo văn bản phải do Hiệu Trưởng ký bản duyệt.

b) Quản lý văn bản đi.

+ Đánh máy, in văn bản;

+ Kiểm tra lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi,đóng dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có);

+ Đăng ký vào sổ theo dõi văn bản đi;

+ Chuyển giao văn bản đi;

+ Sắp xếp và quản lý lưu văn bản đi

c) Quản lý văn bản đến.

+ Tiếp nhận đăng ký văn bản đến;

+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;

+ Đăng ký vào sổ văn bản đến, trình hiệu trưởng phê duyệt văn bản đến, insao chụp văn bản đã được duyệt, chuyển tới các tổ chuyên môn, các bộ phận cánhân để giải quyết công việc;

+ Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giaongay sau khi nhận được;

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

d) Quản lý và sử dụng con dấu.

+ Con dấu là một loại tài sản của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức Vì vậy,việc quản lý và sử dụng con dấu giữ một vai trò vô cùng quan trọng con dấu thểhiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính chân thực và hiệu lựcthi hành của văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Vì vậy trách nhiệm quản lý,kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu là rất quan trọng đối với công tác vănthư

+ Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu, con dấu của cơ quan phảiđược bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán bộ văn thư có trách nhiệm và cótrình độ chuyên môn giữ và đóng dấu

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quiđịnh Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 trữ ký vềphía bên trái

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành đượcthực hiện theo qui định của Ban Giám HIệu.

đ) Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là khâu cuối cùng trong công

tác văn thư Sau khi văn bản đã hết thời gian lưu ở văn thư sẽ được nhân viênvăn thư lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan với các bước như sau:

+ Mở hồ sơ: chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa Trong quátrình giải quyết công việc sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quanvào bìa hồ sơ đó để quản lý và theo dõi quá trình giải quyết

+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu liên quan hình thành trong quá trình giải quyết công việc, sắp xếp đưa vào hồ sơ

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ: sau khi công việc kết thúc, người lập hồ sơkiểm tra, sắp xếp lại các văn bản, tài liệu liên quan theo trình tự giải quyết côngviệc; viết tờ mục lục văn bản, chứng từ kết thúc hồ sơ và hoàn thiện tờ bìa hồ sơ

+ Nhìn chung việc lập hồ sơ của cơ quan được thực hiện đúng theo quytrình lập hồ sơ mà Nhà nước quy định và hướng dẫn Lập hồ sơ hiện hành sẽ gópphần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác, giúp cơ quan quản lý văn bảnđược chặt chẽ và tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

e) Tình hình ững dụng tin học trong CTVT.

+ Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vựccủa đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lựccho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề đượcĐảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại gópmột phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị

+ Để ứng dụng thành công đạt hiệu quả tốt hơn công nghệ thông tin trongcông tác văn thư lưu trữ thì yêu cầu các cơ quan đơn vị phải quan tâm hơn nữa,tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệthông tin

3.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong CTVT.

+ Hiện nay bộ phận văn thư của trường được bố trí khá đầy đủ các trangthiết bị, máy móc, dụng cụ phục vụ cho công tác văn thư như: 1 máy vi tính , 1máy in, bàn làm việc, ghế, điện thoại bàn, quạt, 1 tủ đựng hồ sơ giấy tờ, các loạigim, kẹp giấy….Bên cạnh đó thì phòng làm việc rộng rãi, thoáng mát, gần cửa

ra vào…thuận tiện cho việc trao đổi giấy tờ Chất lượng các trang thiết bị củaphòng văn thư tương đối đầy đủ, hoạt động tốt, phục vụ hiệu quả và tích cực chocông tác văn thư

3.5 Nhận xét chung.

* Ưu điểm:

Được sự quan tâm của lãnh đạo Phòng Giáo Dục và Ban Giám Hiệutrường thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ chonhân viên văn thư, lưu trữ

Nhân viên văn thư được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữđúng chuyên ngành có kinh nghiệm, năng lực công tác, có ý thức trách nhiệmcao, luôn sắp xếp công việc một cách khoa học, sáng tạo, đảm bảo tính tỉ mĩ, cẩnthận Vì vậy, chất lượng nghiệp vụ văn thư đã được nâng cao, ít xảy ra sai sót,không để thất thoát mất mát tài liệu

bố trí xa nhau, buộc cán bộ khi cần trao đổi công tác phải thường xuyên dichuyển, tạo tâm lý không thoải mái, thiếu tập trung cho cán bộ

* Kiến nghị:

- Bố trí phòng riêng cho bộ phận vă thư, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ, nhằm tiết kiệm thời gian, kinh phí,nâng cao hiệu quả công tác

- Thường xuyên bồi dưỡng, tập huấn và tổ chức hội thi cán bộ văn phònggiỏi, nhằm khuyến khích tinh thần thi đua trong công tác

- Có chính sách đãi ngộ phù hợp cho đội ngũ cán bộ văn phòng

PHẦN II THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ

1 Quản trị hành chính văn phòng:

1.1 Lập kế hoạch, chương trình công tác.

Theo quy định của cơ quan thì cuối tuần cán bộ văn thư sẽ tổng hợp thông tin để xây dựng kế hoạch công tác tuần, sau đó sẽ gửi tới các tổ chuyên môn và

cá nhân đóng góp ý, sửa chữa, bổ sung và ký ban hành

Thông qua chương trình kế hoạch giúp cho hoạt động của nhà trường hoạtđộng được tốt hơn, điều chỉnh và đưa ra những biện pháp giải quyết hợp lý.Thực hiện theo kế hoạch giúp cho hoạt động nhà trường làm việc một cách có tổchức, khoa học, không bị động, không chồng chéo Tạo ra sự thống nhất tronghoạt động của cơ quan, thực hiện một mục tiêu chung Chương trình, kế hoạch

là cơ sở cho Hiệu Trưởng chỉ đạo điều hành trong hoạt động của cơ quan

PHÒNG GD&ĐT AN PHÚ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG TIỂU HỌC C QUỐC THÁI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

KẾ HOẠCH Lịch công tác tuần từ ngày 13/3/2017 đến 17/3/2017.

gian Người thực hiện Thứ hai:

13/3/2017 Tổ chức thi Olympic toán vòng trường 1 buổi P Hiệu trưởng, GV

cần thiết, đúng quy định và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn,manglại hiệu quả, để có cuộc họp có kết quả, cần tiến hành một cách nghiêm túc, có

ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung cuộc họp

PHÒNG GD&ĐT AN PHÚ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG TIỂU HỌC C QUỐC THÁI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 01/GM-CQT Quốc Thái, ngày 01 tháng 02 năm 2017

GIẤY MỜI Tham dự họp phụ huynh

Ban Giám Hiệu Trường tiểu học C Quốc Thái trân trọng kính mời:

Ông( bà): Nguyễn Văn A là phụ huynh em Nguyễn Văn B, học lớp: 1A

Tới dự buổi họp phụ huynh học sinh cuối học kỳ I

Thời gian: vào lúc 7 giờ 30 phúc, ngày 02/02/2017

Địa điểm: tại phòng học lớp 1A của nhà trường

Rất mong phụ huynh đi đúng thời gian và địa điểm nêu trên

Nơi nhận HIỆU TRƯỞNG

- Phụ huynh học sinh;

- Lưu VT.

Đỗ Thị Bỉnh

PHÒNG GD&ĐT AN PHÚ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG TIỂU HỌC C QUỐC THÁI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 01/BB-CQT Quốc Thái, ngày 01 tháng 02 năm 2017

BIÊN BẢN Họp phụ huynh học sinh học kỳ I

Thời gian bắt đầu: lúc 7 giờ 30 phút, ngày 02 tháng 02 năm 2017

Địa điểm: Tại phòng học lớp 1A

Thành phần tham dự: Giáo viên và phụ huynh học sinh

Chủ trì ( chủ tọa): Hiệu Trưởng

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp)

Cuộc họp kết thúc vào lúc 10 giờ 15 phút, ngày 02 tháng 02 năm 2017./

THƯ KÝ CHỦ TỌA

Lê Thị Cẩm Thùy Đỗ Thị Bỉnh

Nơi nhận:

- Lưu VT.

1.3 Thu thập và xử lý thông tin.

- Thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành nóichung và công tác soạn thảo văn bản nói riêng

+ Thông tin tạo nên mối liên kết chặt chẽ trong hệ thống quản lý

+ Thông tin phục vụ mọi chức năng quản lý

+ Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của Văn phòngnhằm đạt mục tiêu chung;

+ Thông tin là cơ sở để ra các quyết định của lãnh đạo;

+ Thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý

+ Thông tin vừa là đối tượng, vừa là công cụ đắc lực của lãnh đạo, thể hiện:xây dựng và phổ biến mục tiêu, lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các nguồn lực,lựa chọn, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện kế hoạch, kiểm tra hoạt động;+ Thông tin là nhu cầu thường xuyên trong hoạt độngcác cơ quan;

PHÒNG GD&ĐT AN PHÚ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG TIỂU HỌC C QUỐC THÁI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 01/BC-CQT Quốc Thái, ngày 01 tháng 02 năm 2016

BÁO CÁO TÌNH HÌNH DẠY THÊM HỌC THÊM

Học kỳ I năm học: 2015 - 2016

I Tình hình triển khai các văn bản:

1 Triển khai văn bản số 341/PGDĐT-Ktr, ngày 17 tháng 12 năm 2014

Về việc chấn chỉnh tình trạng dạy thêm học thêm trên địa bàn huyện An Phú

- Có Họp Hội đồng trường và triển khai văn bản cho tất cả giáo viên trongtrường, họp triển khai vào lúc 9 giờ 15 phút, ngày 15 tháng 11 năm 2015

- Tất cả giáo viên làm bản cam kết không dạy thêm học thêm trái quyđịnh và có lưu lại ở trường và đóng thành tập

2 Trong học kỳ I năm học 2015- 2016, có Thành lập Đoàn đi kiểm tragiám sát việc dạy thêm học thêm được 2 lượt không phát hiện giáo viên trongđơn vị dạy thêm

II Nhận định tình hình dạy thêm học thêm hiện nay:

- Hiện nay tất cả giáo viên của trường không có tham gia dạy thêm họcthêm trái quy định

III Kế hoạch thực hiện học kỳ 2 năm học 2015-2016.

- Xây dựng kế hoạch, thành lập đoàn kiểm tra dạy thêm học thêm

- Trường có phối hợp với Ban Ấp kiểm tra giám sát

- Tham mưu UBND xã xử phạt vi phạm giáo viên dạy thêm học thêm

- Xử lý kỷ luật giáo viên vi phạm dạy thêm học thêm

- Báo cáo hàng tháng tình hình dạy thêm học thêm về bộ phận Kiểm tra

- Ban thanh tra nhân dân kiểm tra việc dạy thêm học thêm

Trên đây là báo cáo tình trạng dạy thêm học kỳ I của trường Tiểu học CQuốc Thái

Nơi nhận:

- PGD ( để báo cáo); HIỆU TRƯỞNG

1.4 Xây dựng quy chế làm việc.

Công tác tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan được thựchiện chặt chẽ và nghiêm chỉnh Quy chế làm việc của cơ quan được ban hànhdựa trên những văn bản pháp luật đã được Nhà nước quy định, căn cứ tình hìnhthực tế của đơn vị mình, căn cứ ý kiến, đề nghị của cán bộ công chức Sở Cácquy chế của cơ quan được toàn bộ cán bộ công nhân viên thực hiện nghiêm

chỉnh Các bản quy chế quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn và nhiệm vụ củatừng cá nhân cụ thể

Quy chế quy định nguyên tắc làm việc, chế độ và trách nhiệm của từng cánhân cụ thể, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của trường đượctốt hơn

Quy chế này áp dụng đối với mọi công chức, viên chức, và những ngườilàm việc theo chế độ hợp đồng của đơn vị

PHÒNG GD&ĐT AN PHÚ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TIỂU HỌC C QUỐC THÁI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 01/QC-CQT Quốc Thái, ngày 05 tháng 9 năm 2016

QUY CHẾ LÀM VIỆC NĂM HỌC: 2016-2017

CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi đối tượng điều chỉnh

Điều 2: Nguyên tắc làm việc

CHƯƠNG II : TỔ CHỨC VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC

Điều 3: Tổ chức quản lí trong trường.

Điều 4: Trách nhiệm của các CB – GV – CNV trong nhà trường.

1 Hiệu trưởng

2 Phó hiệu trưởng

3 Đối với tổ khối chuyên môn

4 Đối với giáo viên

5 Hành vi, ngôn ngữ ứng xử, trang phục của giáo viên

6 Các hành vi giáo viên không được làm

7 Đối với Tổng phụ trách Đội

8 Văn thư, thủ quỹ - Thư viện, thiết bị

9 Công tác kế toán

10.bảo vệ

Điều 5: Chế độ hội họp và thông tin báo cáo.

Điều 6: Việc đi công tác

Điều 7: Thời gian làm việc và trang phục.

a/ Thời gian làm việc:

b/ Trang phục

CHƯƠNG III : QUAN HỆ CÔNG TÁC Điều 8: Quan hệ công tác giữa hiệu trưởng với các CB – GV – CNV trong trường.

1/ Hiệu trưởng với phó hiệu trưởng thực hiện theo chế độ thủ trưởng cơ quan.

2/ Hiệu trưởng với CB – GV – CNV

Điều 9: Quan hệ giữa trường với cấp ủy.

Điều 10: Quan hệ giữa các tổ chức chính trị xã hội

Điều 11 : Tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên phải có trách nhiệm tham mưu cho

Hiệu trưởng công tác thuộc lĩnh vực mình phụ trách và góp ý trong các lĩnh vựckhác của nhà trường; thực hiện các công tác khác khi được nhà trường phâncông

CHƯƠNG IV : ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 12: Tất cả các cá nhân, tổ chức đoàn thể trong nhà trường có trách nhiệm

thực hiện tốt quy chế này

Điều 13: Quy chế này sau hội nghị CB – CC có hiệu lực thi hành từ ngày

1.5 Thực hành sử dụng các trang thiết bị thông dụng trong văn phòng.

- Trang thiết bị văn phòng gồm những trang thiết bị như sau: máy vi tínhđược kết nối mạng, máy in, máy chiếu, điện thoại, giúp điều hành và quản lýcông việc được dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian làm việc nhưng đem lạihiệu quả cao hỗ trợ cho việc truyền đạt, báo cáo, thuyết minh, tạo được môi

trường làm việc chuyên nghiệp và hiện đại trong thời đại công nghệ thông tinhiện nay.

- Trang thiết bị của văn phòng luôn được sử dụng đúng mục đích trongcông việc chuyên môn của đơn vị Trong đó, hệ thống máy vi tính đã phục vụđắc lực cho hoạt động của văn phòng So với trang thiết bị trước đây như máychữ, hệ thống sổ sách… thì việc đầu tư trang thiết bị hiện đại của cơ quan đãgóp phần tiết kiệm được khá nhiều thời gian, giảm bớt nhiều công đoạn thựchiện nhiệm vụ mang tính thủ công, đem lại hiệu quả cao trong công tác Vì thếngười sử dụng phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bịlâu bền, tiết kiệm, hiệu quả Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trangthiết bị được giao, bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sửdụng, nếu có chuyển giao công tác phải làm biên bản bàn giao các trang thiết bịđang sử dụng

2 Tham gia soạn thảo văn bản của cơ quan.

a) Soạn thảo và ban hành văn bản.

- Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơquan diễn ra một cách có hệ thống, giải quyết tốt các công việc của cơ quanmình Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và ban hành văn bản

sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý

- Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đơn vị được thực hiệntheo đúng quy trình và đảm bảo về tính hình thức hành chính thực hiện theoThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫnthể thức và kỷ thuật trình bày văn bản

Để văn bản ban hành ra đảm bảo chất lượng, nhiệm vụ của cán bộ soạnthảo có trách nhiệm xác định được các nội dung như: mục đích ban hành, thểloại, độ mật, khẩn, phạm vi phổ biến, thời gian thực hiện của văn bản

Theo quy định của cơ quan thì quy trình soạn thảo văn bản phải tuân thủtheo các bước sau: