báo cáo thực tập môn Lưu trữ Quản trị văn phòng

LỜI NÓI ĐẦUNhư chúng ta đã biết, công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhànước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quanđến việc tổ chức khoa học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH 2

CƠ QUAN THỰC TẬP: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHƯỚC HƯNG

Sinh viên : Nguyễn Thị Mộng Thu

Mã số sinh viên: 1336133051

Lớp: An Giang K1 Khóa: 2013 - 2017

Ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Người hướng dẫn: TS Đỗ Văn Học

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trang 3 PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 6

1 Khái quát về cơ quan 6

1.1 Tìm hiểu về sự hình thành và phát triển của cơ quan 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 6

2 Về công tác lưu trữ 9

2.1 Tổ chức – cán bộ lưu trữ của cơ quan 9

2.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 10

2.3.Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ

a) Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

10 b) Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ 10

c) Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 10

d) Thống kê trong lưu trữ 11

đ ) Bảo quản tài liệu lưu trữ 11

e) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

f) Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ

2.4.Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ

2.5 Nêu nhận xét chung các ưu điểm, hạn chế

12 PHẦN II THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ………

1.Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

2 Phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:

4.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

5 Thực hành các nội dung nghiệp vụ

LỜI NÓI ĐẦU

Như chúng ta đã biết, công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhànước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quanđến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu cấpbách của công dân

Công tác lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối với mọihoạt động về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc thực hiệntốt nội dung của công tác lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ di sản của dân tộc,của quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ đất nước

Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trongnhững công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lạimọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữcũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyêntruyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân Ngoài ra,tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao

Do đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác,

đó chính là nguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơquan đều có thể sử dụng được

Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính

vì vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một sốngười thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiềutài liệu có giá trị Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

đi vào nề nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhànước

Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ởTrung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chútrọng và phát triển Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản phápquy, các công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các

cơ quan quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địaphương Bên cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình

độ chuyên môn cán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữbước đầu đi vào nề nếp

Nhận thức được tầm nhìn quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng vàNhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ vớicác đợt thực tập, thực Vì vậy đợt thực tập này em xin vận dụng hết những kiếnthức mà mình đã được học đối chiếu với thực tế tại UBND xã Phước Hưng,nhằm củng cố thêm kiến thức đã học, kết hợp với thực tiễn của công tác Lưu trữ

mà các thế hệ đi trước để lại nhằm đúc kết nâng cao năng lực vận dụng lý luậnvào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp

Được sự giới thiệu của Trường Đại Học khoa học xã hội và nhân văn em

đã được đồng ý tiếp nhận thực tập tại UBND xã Phước Hưng, huyện An Phú,tỉnh An Giang từ ngày 15/5/2017 đến 01/7/2017

Qua đợt thực tập này, em nhận thấy rằng công tác văn thư – lưu trữ của

Ủy ban nhân dân xã Phước Hưng còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về kho tàng,

cơ sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ Đồng thời, vận dụng các kiến thức đãđược học, trong đợt thực tập này em đã đúc rút ra được một số kinh nghiệm quýbáu trong công tác lưu trữ giúp cho em có được kiến thức về nghiệp vụ một cáchvững chắc hơn

Để hoàn thành đợt thực tập này, em xin cảm ơn sự trau dồi kiến thức củacác thầy, cô trong thời gian qua, cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chúlãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Phước Hưng đã tạo điều kiện cho em hoàn thànhtốt đợt thực tập này./

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP

………

………

………

………

………

………

………

………

……….………… ……

………

………

………

………

………

………

………

………

……….………… ……

………

………

………

………

………

………

Quốc Thái, ngày tháng năm2017

CHỦ TỊCH

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

……… …… …/.

.,Ngày tháng năm 2017

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ

1 Khái quát về cơ quan.

1.1 Tìm hiểu về sự hình thành và phát triển của cơ quan:

Xã Phước Hưng được thành lập theo Quyết định số 08-HĐBT ngày 12tháng 01 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng về việc phân vạch địa giới phường,thị trấn và một số xã thuộc tỉnh An Giang

1984, ấp Phước Thạnh của xã Đa Phước và một phần ấp 4 của xã PhướcHưng (lúc này thuộc huyện Phú Châu) được tách ra để thành lập thị trấn AnPhú; ấp 4 của xã Nhơn Hội ấp 1 của xã Phước Hưng và các cồn Bắc, cồn Nam,cồn Liệt sĩ của xã Phú Hữu được tách ra để thành lập xã Quốc Thái

Ngày 13 tháng 11 năm 1991 huyện Phú Châu chia lại thành hai huyện An Phú  và Tân Châu, xã Phước Hưng thuộc huyện An Phú

Xã Phước Hưng là một xã nội địa thuộc huyện đầu nguồn An Phú, nằm

dọc theo quốc lộ 91C với chiều dài 7572 mét, có tuyến lộ giao thông nông thôndài 4309 mét, đặc biệt có 01 Cồn cốc nằm giữa dòng sông Hậu, phía Đông giápVĩnh Lộc, phía Tây giáp Phú Hội, phía Nam giáp thị trấn An Phú, phía Bắc giápQuốc Thái với tổng số dân toàn xã là 2.630 hộ tương đương 10.955 người dânsinh sống trên địa bàn Xã Phước Hưng được chia thành 4 ấp (ấp Phước Khánh,

ấp Phước Thạnh, ấp Phước Hòa, ấp Phước Mỹ)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan hiện nay.

và chấp hành nghiêm chỉnh ở địa phương, phát huy quyền làm chủ của nhân dânlao động, động viên mọi người công dân làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước.

Có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại kho bạcnhà nước huyện An Phú

* Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Xây dựng các văn bản Quy phạm pháp luật (được quy định tại Luật Tổchức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 củaChính phủ);

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hằng năm trình HĐND xãthông qua, trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện về kế hoạch đó

- Tổ chức khai thác những ngành nghề truyền thống tại địa phương, ứngdụng những tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển ngành nghề mới

- Thực hiện quản lý ngân sách xã Thực hiện kế hoạch về phát triển sựnghiệp giáo dục tại địa phương, tổ chức các hoạt động văn hóa thông tin, nghệthuật, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn minh

- Tổ chức hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển nông, công nghiệp, dịch vụ theo quy định của cấp trên

Tổ chức thực hiện các biện pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất Tổchức xây dựng các công trình thủy lợi, lập quy hoạch sử dụng đất đai, thực hiệnquản lý nguồn nước

- Tổ chức huấn luyện quân sự pổ thông, xây dựng quốc phòng toàn dân;thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự, công tác tuyển quân, đăng ký, quản lý quân

dự bị động viên; tổ chức huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân tự vệ tại địaphương; thực hiện hậu cần tại chỗ và chính sách hậu phương quân đội

- Quản lý việc xây dựng nhà ở, điểm dân cư nông thôn theo quy định củapháp luật Tổ chức kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông đường

bộ và các công trình cở sở hạ tầng ở dịa phương, huy động sự đóng góp tựnguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông trong xã

- Thực hiện quản lý Trạm y tế xã, triển khai các chương trình kế hoạch

hóa gia đình, thực hiện chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình

có công với cách mạng , thực hiện công tác cứu trợ xã hội, hoạt đọng nhân đạo

từ thiện, thực hiện quy hoạch quản lý và tu bổ nghĩa trang liệt sỹ

- Thực hiện quản lý, sắp xếp chợ và các điểm buôn bán giao dịch tại địaphương, phối hợp với các cơ quan Nhà nước để chống buôn lậu, trốn thuế và lưuhành hàng giả tại địa phương

- Tổ chức thực hiện các biện pháp thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bảncủa cơ quan, Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp Tuyêntruyền giáo dục pháp luật tại địa phương, hướng dẫn hoạt động của các tổ hòagiải , giải quyết những tranh chấp nhỏ trong nhân dân, thực hiện việc đăng ký hộtịch theo quy định của pháp luật; thực hiện biện pháp bảo vệ tài sản của Nhànước, cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương, bảo vệ tính mạng, tự do, nhânphẩm của công dân

- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội Xâydựng lực lượng công an xã và các phòng trào quần chúng bảo vệ an ninh tổquốc Thực hiện phòng ngừa và chống tội phạm; quản lý về hộ khẩu, đăng kýtạm trú, phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án, xử lý các viphạm pháp luật ở địa phương

- Thực hiện chính sách dân tộc tôn giáo

- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp

+ Xây dựng các chương trình kế hoạch báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáokiểm điểm, công tác chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, UBND và Chủ

- Ban Tư pháp:

+ Tham mưu giúp việc UNBD thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vềxây dựng, kiểm tra, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật, thi hành an dân sự,chứng thực, hộ tịch, đăng ký kết hôn, đăng ký giấy khai sinh khai tử

- Ban Địa chính:

+ Tham mưu cho UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về kiếntrúc quy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà ở và công sở hạ tầng kỹ thuật,khảo sát đất đai, tư vấn giải quyết các thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp về cáchình thức chuyển đổi đất đai

- Ban Văn hóa-Xã hội:

+ Tham mưu giúp UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về: Văn hóa ,thông tin, du lịch, bái chí, xuất bản, truyền thông Đài truyền thanh trong xã

- Ban Công an:

+ Tham mưu giúp cho UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về trật tựtrên địa bàn toàn xã, phòng chống các tệ nạn xã hội, phòng chống tội phạm,ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật như buôn bán trái phép các chất matúy, cháy nổ… can thiệp và giải quyết vào nhứng vụ án hình sự xảy ra trên địabàn xã theo quy định của pháp luật

- Ban Dân số, gia đình, trẻ em:

+ Tham mưa cho UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về kế hoạch hóagia đình, kiểm soát sự gia tăng dân số trên địa bàn xã, tuyên truyền giáo dục giơitính, can thiệp và xử phạt những hành vi bạo lực gia đình, xâm phạm và bạohành trẻ em

- Ngoài những phòng, ban thuộc UBND xã còn có những đơn vị trựcthuộc và có nhiệm vụ chịu sự quản lý chỉ đạo của UBND xã là trường mầm non,cấp I, cấp II, trạm y tế xã

* Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã:

* Cơ Cấu Tổ Chức

Theo Luật HĐND và UBND quy định

Cơ cấu tổ chức của UBND xã Phước Hưng hiện nay bao gồm:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Phước Hưng

CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

CÔNG

AN

KHỐI KINH TẾ

KHỐI VĂN HOÁ - XÃ HỘI

QUÂN SỰ

VĂN PHÒNG THỐNG KÊ

2 Về công tác lưu trữ

2.1 Tổ chức - cán bộ lưu trữ của cơ quan:

Hiện nay ở UBND xã Phước Hưng có một cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ,với trình độ Trung cấp và đang trong quá trình hoàn thiện bậc Đại Học Tại Chức

để nâng cao hơn về chuyên môn và nghiệp vụ

UBND xã Phước Hưng là đơn vị hành chính cấp cơ sở nên số lượng vănbản giấy tờ sản sinh ra không nhiều Số lượng nộp lưu hằng năm không lớn, do

đó cũng không tổ chức thành bộ phận VTLT riêng mà chỉ có một cán bộ Văn

thư kiêm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND xã Phước Hưng Và được bố trí kholưu trữ được đặt ở góc trong phòng làm việc.

Loại hình tài liệu chủ yếu là loại hình về hành chính, cũng có một vài tàiliệu về phim ảnh, không có tài liệu khoa học công nghệ Tình trạng vật lý tàiliệu: do chưa có dụng cụ bảo quản nên hầu hết bị phai màu, một số bị rách nát,lộn xộn Tài liệu được sắp xếp theo năm và được bó gói cẩn thận

2.2 Các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ của UBND xã Phước Hưng

- Ủy ban nhân dân xã Phước Hưng chỉ đạo việc thực hiện công tác vănthư –lưu trữ theo các văn bản hướng dẫn của tỉnh và huyện ban hành

+ Quyết định số 1183/2002/QĐ-UB ngày 16/05/2002 ban hành bản quyđịnh về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh An Giang

+ Chỉ thị 28/2002/CT-UB ngày 29/07/2002 về việc tăng cường công tácvăn thư – lưu trữ

+ Quyết định số 1512/2003/QĐ-UB ngày 18/08/2003 về việc ban hànhquy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữi tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh AnGiang

+ Kế hoạch số 11/KH-UBND ngày 04 tháng 4 năm 2011 về công tác vănthư lưu trữ năm 2011

+ Công văn số 1241/UBND-SNV ngày 28 tháng 4 năm 2011 về việc triểnkhai thực hiện Thông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 cù BộNội vụ

Ủy ban nhân xã Phước Hưng là đơn vị hành chính cấp cơ sở, khác với ởcấp huyện có các phòng ban giúp việc, ở UBND cấp xã chỉ có một số ban giúpviệc kiêm nhiệm, ở cấp xã không có phòng hay bộ phận văn thư lưu trữ riêng.Theo thông tư số: 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ

đã quy định: ở cấp xã không thành lập phòng Lưu trữ riêng mà chỉ có cán bộlàm công tác Lưu trữ hiện hành và được bố trí trong bộ phận Văn phòng Tổnghợp Công tác Lưu trữ xã Phước Hưng được đặt trong bộ phận Văn phòngThống kê và được bố trí một cán bộ chuyên trách mà công tác Văn thư kiêm

Lưu trữ Có thể nói công tác Lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong hoạt độngquản lý, điều hành chỉ đạo của UBND xã Bộ phận Văn phòng tổng hợp củaUBND xã đảm nhận công tác Văn phòng thống kê, công tác lưu trữ như: Phục

vụ công tác chỉ đạo, lãnh đạo giúp việc cho Chủ tịch và Phó Chủ tịch Quản lý

và cấp phát văn phòng phẩm, xây dựng các kế hoạc của tuần, tháng, quý, năm.Lập kế hoạch làm các công tác chuẩn bị hội nghị Thường trực tiếp dân và tổnghợp tình hình làm báo cáo gửi lên cấp trên Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản,thực hiện việc trình ký văn bản, nhân bản, chuyển giao văn bản đến các đơn vị

cá nhân Tiếp nhận và vào sổ công văn đến đi, Tiếp nhận và vào sổ đơn thư,khiếu nại ,tố cáo của các tổ chức, công dân; Thực hiện lưu trữ văn bản, hồ sơ.Thực hiện việc phục vụ khai thác, sử dụng và theo nhu cầu của công việc, Cấpgiấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức công dân

Tất cả các loại văn bản đi đến đều được lưu giữ tại Văn phòng UBND xã.Đến cuối năm tất cả các văn bản sẽ được phân loại, lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ.Cán bộ Văn Thư Lưu Trữ có trách nhiệm hướng dẫn và đôn đốc các ban nộptài liệu và gửi vào lưu trữ tạm thời tại Văn phòng

Tổ chức quản lý văn bản, giấy tờ trong cơ quan nhăm phục vụ thông tinkịp thời, nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý không những chỉ ở khâuquản lý văn bản đi, đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng rất quan trọng

Như chúng ta đã biết trong quá trình hoạt động của cơ quan, trong quátrình giải quyết công việc sẽ sản sinh ra các văn bản, giấy tờ Trong số đố cónhững loại chỉ có giá trị tạm thời trước mắt nhưng cũng có những loại sau khigiải quyết xong cần được lưu trữ lại nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu lâu dài,giữ bí mật nội dung của tài liệu

Qua khảo sát công tác này tại Văn phòng của UBND xã Phước Hưng chothấy: trước đây công tác lưu trữ chưa được chú trọng nhiều tài liệu có giá trị đãđược lưu trữ Nhưng những năm gần đây đã được quan tâm nhiều hơn, lãnh đạo

cơ quan đã giao nhiệm vụ cho cán bộ VTLT có trách nhiệm đôn đốc các tổ chức,các ban và cá nhân, sau khi giải quyết công việc xong phải lập hồ sơ hoặc nhữngtài liệu còn thiếu về Văn phòng UBND xã

Theo đúng quy định của nhà nước sau khi công việc kết thúc 01 năm cáccán bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ tiến hànhthu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Đối với UBND xã Phước Hưng hiện naythu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết vì trong lưu trữ cònrất nhiều hồ sơ chưa được hoàn chỉnh

Các quy định của UBND xã Phước Hưng thực hiện theo quy định củaNhà nước tại Điều 14, Luật Lưu trữ 2011:

- Tài liệu hình thành trong qua trình hoạt động của Hội đòng nhân dân

và Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp của xã,được lưu trữ tại Văn phòng ủy ban xã

- Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã có nhiệm vụhướng dẫn việc lập hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu chỉnh lý, thống kê, bảoquản và phục vụ khai thác sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ

- Tại Thông Tư số 14/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 08/11/2011quyđịnh quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND vàUBND cấp xã phải được quản lý tập trung tại lưu trữ UBND cấp xã ( Điều 3) Và

có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu tại UBND cấp xã thuộc về tất cả cán bộ,công chức cấp xã từ Chủ tịch đến người làm công tác lưu trữ và người hoạt độngkhông chuyên trách ở cấp xã Trong đó người làm công tác lưu trữ phải thựchiện nhiêm vụ tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơtài liệu của HĐND và UBND cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp

xã về việc lập hồ sơ công việc, tổ chức sắp xếp hệ thống, bảo quản hồ sơ tài liệu

an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác của HĐND và UBND Phục vụ cho nhucầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức cá nhân

2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ sau đây của công tác lưu trữ:

a) Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;

Thu thập bổ sung tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa trongcông tác lưu trữ nhằm quản lý thống nhất tài liệu hình thành trong quá trình hoạt

động Bên cạnh đó nếu công tác thu thập bổ sung đầy đủ sẽ tạo điều kiện thuận

lợi cho việc bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu tại cơ quan

Hầu hết tài liệu trong kho lưu trữ UBND cấp xã là các văn bản về cáccuộc họp và các văn bản cấp trên và các cơ quan liên quan gửi đến.Vì tài liệu ởUBND xã chủ yếu là các văn bản giấy tờ từ các đơn vị, bộ phận trong UBNDgiữ lại để phục vụ cho quá trình hoạt động của các bộ phận đơn vị đó Các hồ

sơ bên Tư pháp về hộ tịch hộ khẩu, giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn,đăng ký nghĩa vụ quân sự, và các bộ phận khác gửi khác chủ yếu là giữ lại đểgiải quyết công việc

Lưu trữ UBND xã Phước Hưng là Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ nhưsau: Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành đã giải quyết xong củacác cán bộ công chức trong cơ quan, Lưu trữ hiện hành căn cứ vào danh mục hồ

sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lưu chọn và tiếp nhận các tài liệu nộplưu.Lưu trữ chỉ thu thâp, bổ sung tài liệu đã giải quyết xong và được lập hồ sơtheo quy định của Nhà nước Đối với tài liệu đã đến hạn giao nộp vào lưu trữhiện hành nhưng cán bộ công chức cần giữ lại để phục vụ công tác ngiên cứu thìphải làm các thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ sau đó làm các thủ tục mượnlại tài liệu Tài liệu lưu trữ của UBND xã Phước Hưng sản sinh ra kể từ khi hìnhthành đến nay Tuy đã làm công tác lưu trữ nhưng do trước đây công tác chưađược quan tâm nhiều và công tác bảo quản chưa tốt nên số lượng tài liệu đượcgiữ lại rất ít đặc biệt là các văn bản có giá trị Chỉ trong những năm gần đây,công tác lưu trữ mới thực sự được quan tâm Tại UBND xã Phước Hưng không

có trong kho lưu trữ tài liệu riêng mà số lượng tài liệu chủ yếu được để trong cáccặp và đưa vào bảo quản tại các tủ lưu trữ Sau khi công việc kết thúc đã kếtthúc các cán bộ tại các ban và các cán bộ chuyên môn có nhiệm vụ lập hồ sơ vànộp về Văn phòng của UBND xã

Cán bộ Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cánhân sau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và nộp về VTLT Tuy nhiên, vấn

đề này vẫn chưa được thực hiện tốt chính vì vậy còn có nhiều hồ sơ, tài liệukhông được đưa về Văn phòng để văn thư đưa vào lưu trữ, gây khó khăn trong

việc xác định giá trị của từng nguồn tài liệu.

Thực tế cho thấy công tác lưu trữ tại UBND xã Phước Hưng vẫn cònhạn chế đó là chưa xây dựng được kho lưu trữ riêng Hiện nay, số tài liệu lưu trữtại đây chủ yếu được để trong các tủ lưu trữ bằng kim loại, được bảo quản trong

05 tủ mỗi tủ cao 4m và rộng 2m Tài liệu của UBND xã Phước Hưng chủ yếu làtài liệu hành chính, ngoài ra cũng có một số tài liệu khoa học kỹ thuật và một sốtài liệu phim ảnh Các tài liệu hành chính chủ yếu là về công tác chung củaUBND, tài liệu về quản lý cán bộ và tài liệu của các ban Tài liệu được để nơicao ráo, thoáng mát nên không có hiện tượng tài liệu bị ẩm hay bị các loại côntrùng cắn rách nát

Khi các cán bộ chuyên môn hoặc đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu thì cán

bộ VTLT có trách nhiệm lập biên bản giao nộp tài liệu để làm cơ sở, đồng thờicũng giúp cán bộ VTLT làm công tác tra cứu để lập kế hoạch thu thập, bổ sungtài liệu còn thiếu vào lưu trữ cơ quan Tài liệu lưu trữ UBND xã Phước Hưngkhông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chỉ bảo quản để phục vụ chocông tác quản lý và nghiên cứu trong thời gian nhất định tại cơ quan

Nhìn chung công tác thu thập tài liệu để đưa vào lưu trữ tại UBND xãPhước Hưng cũng đã được tiến hành và thực hiện khá tốt Tuy nhiên, vì chưaquán triệt triệt để nên một số đơn vị cá nhân tuy đã được cán bộ VTLT ở cơquan nhắc nhở về tình hình giao nộp tài liệu còn thiếu cần bổ sung, nhưng việcthực hiện còn chậm trễ thậm chí còn có những đơn vị, cá nhân không hoàn thànhcông việc này dẫn đến tình trạng thu thập, bổ sung nguồn tài liệu bị hạn chế

b) Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

Như chúng ta đã biết, chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng

để tổ chức tài liệu theo một phương án phân loại khoa học tạo điều kiện thuậnlợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu Trong đó, tàiliệu lưu trữ được hệ thống theo một phương án thích hợp và được cố định trật tựsắp xếp Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các khâunghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu không những có vị trí quan trọng trong toàn bộ công tác lưu trữ

mà còn là một nhiệm vụ có tính cấp thiết nên cần thực hiện Nếu ở khâu Văn thưthực hiện tốt công việc lập hồ sơ thì chỉnh lý sẽ không còn phức tạp nữa Vì tàiliệu đã được đưa về theo từng vấn đề và công việc đã được giải quyết cụ thể.

Đối với phông tài liệu của UBND xã Phước Hưng thì từ khi thành lậpnên các tài liệu đã có từ đó đến nay, tuy nhiên trong trong những năm đầu côngtác lưu trữ chưa được thực hiện tốt, công tác bảo quản tài liệu còn hạn chế, vìvậy một số tài liệu có giá trị còn bị thất lạc và mất mát Năm 2010 UBND xãPhước Hưng đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu từ năm 1990 đến năm 2010 Căn

cứ vào số tài liệu hiện có , chức năng nhiệm vụ được giao và cơ cấu tổ chức có

sự thay đổi, cơ quan đang hoạt động Vì vậy phương án phân loại cho phôngUBND xã Phước Hưng là phương án “ THỜI GIAN - CƠ CẤU TỔ CHỨC”.Theo phương án này tài liệu của UBND xã trước hết được chia về theo các năm,sau đó trong từng năm tài liệu lại được chia về các đơn vị, tổ chức, các phòngban

Quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của UBND xã Phước Hưng

đã diễn ra theo các bước sau:

 Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý

Vì chưa có kho lưu trữ riêng nên không thực hiện quá trình giao nhận tàiliệu mà tài liệu được vệ sinh sơ bộ và được đưa ra chỉnh lý Sau đó tiến hànhkhảo sát sơ bộ khối tài liệu để là rõ khối lượng, thời gian, thành phần và nộidung tài liệu từ đó:

+ Xây dựng phương án phân loại

+ Thu thập, bổ sung tài liệu

+ Viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

sinh ra tài liệu và thời gian tài liệu được phản ánh để phân chia tài liệu về cácnăm thì tiến hành kiểm tra lại cho đúng.

+ Bước 2: Tiến hành phân chia tài liệu trong từng năm ra thành các nhóm,tài liệu của các ban tương ứng với một hồ sơ Để phân chia tài liệu về các nhóm

cụ thể được nhanh chóng thì đã dựa vào các đặc trưng về tác giả và đặc trưngnội dung tài liệu

+ Bước 3: Xác lập các đơn vị bảo quản, sắp xếp thứ tự các đơn vị bảoquản trong từng nhóm nhỏ Nếu nhóm nào khối lượng tài liệu nhiều và có nộidung phức tạp thì lên phương án chi tiết cho từng nhóm đó Các tài liệu đã đượcphân chia thành các hồ sơ về một vấn đề cụ thể thì tiến hành lập và hoàn chỉnh

hồ sơ

Khi lập hồ sơ phải kiểm tra xem tài liệu nhóm nhỏ nhất tương đương vớimột hồ sơ đã đạt yêu cầu chưa, nếu như thiếu thì phải bổ sung, nếu thừa thì bỏ

ra, sau đó sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo các đặc trưng cụ thể, dự kiến tiêu đề

và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, đánh số tờ để cố định trật tự tài liệu cótrong từng hồ sơ và ghi mục lục văn bản, ghi chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ

Sau khi hồ sơ đã được biên mục bên ngoài xong thì tiến hành hệ thốnghóa hồ sơ Đây là việc sắp xếp thự tự các hồ sơ, đơn vị bảo quản từ các nhómnhỏ nhất đến các nhóm lớn nhất của từng vấn đề và tiến hành lập mục lục hồ sơ,sau đó tiến hành sắp xếp thứ tự các vấn đề, sau khi hoàn thành xong công tácnày hồ sơ được đưa vào các cặp, cặp được đánh số và dán nhãn

 Kết thúc chỉnh lý

Tiến hành kiểm tra kết quả chỉnh lý bằng cách căn cứ vào: mục đích yêucầu của đợt chỉnh lý, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành, báo cáo kếtquả khảo sát tài liệu, kế hoạch chỉnh lý và nội dung để kiểm tra bao gồm: kiểmtra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, danh mục tài liệu loạicủa khối tài liệu chỉnh lý, kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý

Tiếp theo đó là ban giao tài liệu: tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giaotheo mục lục hồ sơ, tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tàiliệu loại Sau khi hoàn thành xong việc bàn giao ta thực hiện việc đưa tài liệu

vào bảo quản trong các tủ lưu trữ

Cuối cùng viết báo tổng kết chỉnh lý trong đó trình bày tóm tắt về nhưngkết quả đạt được nhận xét đánh giá ưu, khuyết điểmcũng như tiến đọ thực hiệntrong quá trình thực hiện chỉnh lý sau đó hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ đợt chỉnhlý

Như vậy: công tác chỉnh lý tài liệu của UBND xã Phước Hưng cũng đãđược tiến hành theo một quy trình bài bản đã đợc chuẩn bị trước Tuy nhiên quakhảo sát tinh hình chỉnh lý em thấy, do công tác lưu trữ còn chưa được quan tâmnhiều nên chưa lưu trữ được nhiều tài liệu đặc biệt là các tài liệu có giá trị vềmặt lịch sử Các tài liệu sau khi chỉnh lý thì hồ sơ hoàn chỉnh lập được rất ít,phần lớn là các hồ sơ chưa hoàn chỉnh cần được bổ sung thêm Tuy không trựctiếp tham gia và qua trình chỉnh lý nhưng qua tìm hiểu được qua cán bộ Văn thưkiêm Lưu trữ cung cấp thông tin em thấy được việc thực hiện các bước trong cáckhâu ngiệp vụ chỉnh lý đã được thực hiện theo trình tự, nhưng kết quả thu về lạirất thấp do cán bộ thực hiện tuy nắm được nghiệp vụ nhưng trình độ nghiệp vụ

về lưu trữ còn hạn chế

c) Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, tiêu chuẩn và phươngpháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu được hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng vềcác mặt chính trị, khoa học vầ các gí trị khác Từ đó, lựa chọn những tài liệu đểbao quản lâu dài và vĩnh viễn, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Xácđịnh giá trị tài liệu tại lưu trữ UBND xã Phước Hưng là kiểm tra lại giá trị củacác hồ sơ tài liệu, điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đúng với giá trị của các hồ

sơ trên cơ sở toàn bộ tài liệu, thuộc phạm vi quản lý sẽ được đánh giá một cáchtổng hợp Những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra vàlàm thủ tục để tiêu hủy

Đây là công việc hết sức quan trọng và phức tạp, quyết định đến sốphận của tài liệu, vì vậy khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cần phải tiến hành

tỉ mỉ, không để tổn thất tài liệu Làm tốt công tác xác định giá trị sẽ tạo điều kiện

để bổ sung tài liệu vào các Phông, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụngtài liệu và tiết kiệm trang thiết bị bảo quản Giá trị của tài liệu là thông tin cótrong tài liệu phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu Tàiliệu có giá trị về thực tiễn và giá trị lịch sử Giá trị thực tiễn là thông tin chứađựng trong tài liệu để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức cánhân

Thực tế tại UBND xã Phước Hưng cho thấy công tác lưu xác định giá trịtài liệu được tiến hành vào cuối năm Cuối năm khi công việc của cơ quan kếtthúc, lúc này công việc đã được giải quyết trong năm được sắp xếp sự việc nào

ra sự việc đó Lúc này Hội đồng xác định giá trị tài liệu đã được thành lập bằngquyết định của thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác định giá trị tài liệu bao gồm:

Phó Chủ tịch UBND xã làm Chủ tịch hội đồng; đại diện các phòng ban,đơn vị có tài liệu lưu trữ làm ủy viên; cán bộ Văn thư Lưu trữ làm ủy viên; Sẽtiến hành nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ quan xem xét đề nghị lựa chọntài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, làm cho việcxác định giá trị tài liệu được tực hiện một cách thống nhất, chính xác và đúngvới quy định của Nhà nước Hội đồng xác định giá trị tài liệu sau khi hoàn thànhxong nhiệm vụ thì được giải thể

Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của Nhànước, phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt các quy phạm của lưu trữ quốc gia.Tất cả tài liệu phải được thẩm tra và thực hiện trình tự như sau:

-Những tài liệu loại ra để tiêu hủy phải được phân loại theo đơn vị tổ chứccủa đơn vị hành chính phông, lập danh sách các tài liệu tiêu hủy

-Danh sách các tài liệu tiêu hủy được thống kê Mỗi đơn vị tài liệu loại ratiêu hủy được thống kê một dòng Cấu tạo bản danh sách này gồm các thông tin:

Việc ghi vào danh mục tài liệu loại là một công việc cần thiết Khi ghichép đầy đủ các thông tin, đặc biệt là lý do loại, tờ danh mục này cần phải đượclưu trữ lại Thông thường số tài liệu tại UBND xã Phước Hưng là không nhiều.Sau khi lựa chọn tài liệu loại lúc này UBND sẽ tiến hành gửi danh mục tài liệulên UBND cấp huyện để tiến hành thẩm tra xem xét tài liệu đó có hết giá trị vàđược phép mang ra tiêu hủy hay không.

Danh sách tài liệu tiêu hủy được các thành viên của Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu ở UBND xã xem xét, kiểm tra cụ thể Những tài liệu nào mà thànhviên Hội đồng xác định giá trị tài liệu còn nghi ngờ về giá trị của nó thì giữ lại

để xác minh chính xác Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu xác nhận đồng

ý tiêu hủy thì danh sách này sẽ được trình lên thủ trưởng cơ quan cùng với biênbản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, sau khi thủ trưởng cơ quan cấp trên ởđây là UBND huyện xem xét và ký vào văn bản phê duyệt

Sau đó lãnh đạo UBND xã Phước Hưng làm đầy đủ các thủ tục trên thì

ra quyết định tiêu hủy những tài liệu hết giá trị Khi tiến hành tiêu hủy tài liệuhết giá trị thì UBND xã đã chịu mọi trách nhiệm chính Tài liệu đã được tiêuhủy hết thông tin bằng cách đưa đến các cơ sở tái chế làm nguyên liệu giấy, cómột số tài liệu thì được cắt nhỏ đóng bao chuyển tới nhà máy giấy hoặc đốtcháy Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị được bảo quản ở UBND xã Phước Hưng

là 20 năm

Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

Tên cơ quan

-Căn cứ Điều 11 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

-Căn cứ Quyết định số… ngày…tháng… năm… của … về…;

Hôm nay, ngày … tháng… năm …

Tại ……… chúng tôi gồm:

1……… …… đại diện……….2………đại diện……….……….3……….……… đại diện………4……….……… đại diện………

Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc phông……… Biện pháp tiêu hủy tài liệu ………

lưu trữ hiện hành để nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và xác đinh tuổi thọ chotài liệu Bảng thời hạn bảo quản cũng là công cụ tra tìm tài liệu, giúp cho việcxác định giá trị tài liệu được chính xác, thống nhất, tránh việc hủy hoại tài liệumột cách tùy tiện UBND xã Phước Hưng đã có Bảng thời hạn bảo quản cho tàiliệu lưu trữ

Như vậy nhìn chung, công tác xác định giá trị tài liệu ở UBND xãPhước Hưng được tiến hành một cách triệt để có phối kết hợp của lãnh đạo cơquan cũng như sự trợ giúp của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và Hội đồngthẩm tra tài liệu của UBND huyện nên các tài liệu nhanh chóng được xác địnhgiá trị, và loại ra những tài liệu hết giá trị đem đi tiêu hủy theo đúng quy địnhcủa Nhà nước, tuy nhiên do quy mô của tài liệu không lớn nên giá trị của nguồntài liệu đã được xác định không cao

d) Thống kê trong lưu trữ;

Thống kê: Tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu khoa học, thống kê phươngtiện bảo quản, thống kê cán bộ lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp, công cụchuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác, số lượng chất lượng tình hình tàiliệu và trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ

Là mắt xích quan trọng không thể thiếu của quy trình nghiệp vụ lưu trữ

Từ những số liệu thống kê tài liệu lưu trữ dã giúp UBND xã PhướcHưng xây dựng kế hoạch thu tập bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế Thông kêtài liệu lưu trữ tạo điều kiện cho việc quy hoạch công tác bảo quan, bảo vệ antoàn tài kiệu lưu trữ, ngoài ra căn cứ vào số liệu thống kê UBND xã đã lập các

kế hoạch nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ trong phạm vi quản lý của mình cũngnhư trong cả nước, dựa vào đó UBND xã xác định được phương hướng bổ sungnhững tài liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng lập kế hoạch bảo quản tài liệu có giátrị

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu vàthông tin về tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính

xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ, nó cho biết trong kho lưutrữ có tài liệu gì, bảo quản ở đâu, việc tra tìm tài liệu lưu trữ có thể thực hiệntheo phương pháp nào Ngoài ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn là phươngtiện để thống kê thành phần, số lượng thành phần trong kho lưu trữ còn là căn cứ

để xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ được khoa học, quản lý tài liệu được chặtchẽ, khỏi mất mát, thất lạc.Trong lưu trữ có nhiều công cụ tra tìm tài liệu lưu trữnhư : mục lục hồ sơ, các bộ sách giới thiệu, phiếu phông… Mỗi loại công cụ cótác dụng riêng biệt nhưng chúng bổ sung cho nhau, quan hệ với nhau chặt chẽ

Nhìn chung việc thống kê tài liệu và sử dụng công cụ tra tìm tài liệu lưutrữ tạo rất nhiều thuận lợi trong việc tra tìm, tập hợp tài liệu được nhanh chóng

Tại UBND xã Phước Hưng hiện nay đang sử dụng mục lục hồ sơ đểlàm phương tiện thống kê và cũng là công cụ tra tìm tài liệu Mục lục hồ sơdùng để giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉdẫn địa chỉ của hồ sơ, thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, hướng dẫncán bộ làm lưu trữ sắp xếp hồ sơ lên giá theo một trật tự khoa học dùng để cốđịnh phương án phân loại tài liệu trong phông Đối với những phông lưu trữ đãđược chỉnh lý mục lục hồ sơ dùng để cố định phương án phân loại trong phông.Mục lục hồ sơ giới thiệu toàn bộ hồ sơ của phông lưu trữ

Như vậy có thể nói, mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra tìm tài liệu, vừa làcông cụ để thống kê, quản lý tài liệu lưu trữ Cũng là loại hình công cụ tra tìmchủ yếu trong các lưu trữ

đ) Bảo quản tài liệu lưu trữ;

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật đểkéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêucầu khai thác, sử dụng tài liệu

Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể mất mát,

hư hỏng Đặc biệt nước ta lại nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, cho nêncác yêu tố như nhiệt độ, độ ẩm cao làm cho vi sinh vật, côn trùng phát triểnmạnh, tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn Ánh sáng , không khí, bụi cũng lànhững yếu tố ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu rất cao Vì vậy, bảo quản tài

liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp

Tài liệu UBND xã Phước Hưng hình thành trong quá trình hoạt độngcủa ủy ban từ khi thành lập, nhưng do những năm đầu công tác quản tài liệu vẫncòn chưa được thực hiện tốt nên nhiều tài liệu có giá trị không còn nữa Năm

2010, UBND xã Phước Hưng đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu giai đoạn 1990đến 2010 và đưa vào bảo quản Các tài liệu này chủ yếu là nhóm tài liệu hànhchính, ngoài ra còn một số ít là tài liệu phim ảnh và tài liệu khoa học kỹ thuật vềthiết kế xây dựng cơ bản các công trình xây dựng cơ bản của xã Tài liệu lưu trữcủa Xã Phước Hưng hiện nay đang được bảo quản trong các tủ lưu trữ bằng kimloại, có khóa cẩn thận Hiện tại UBND xã Phước Hưng đã có kế hoạch sử dụng

01 phòng tại tầng 2 của trụ sở với diện tích 30m2 để làm kho lưu trữ Nhưng dotrụ sở xây dựng theo hướng Tây Bắc không thể tránh được ánh sáng chiếu thẳngvào phòng, kho lưu trữ Trước đây cũng do công tác bảo quản tài liệu lưu trữkhông được làm tốt, vì vậy nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị bị hư hỏng

Trong những năm gần đây, do thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưutrữ cùng với sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên công tác lưu trữ ở UBND xã thựchiện được quan tâm do chưa có kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ của xã chủ yếu đượcđưa vào các cặp, hộp, và được bảo quản tại tủ lưu trữ Các tủ đựng tài liệu đặt ở

vị trí cao ráo, thoáng mát không bị ánh sang chiếu trực tiếp và nên tài liệu bị ẩmmốc, giấy bị vàng, giòn được hạn chế, hiện tượng côn trùng phà hoại tài liệu hầunhư không có

Hàng năm cứ vào cuối năm, khi công việc kết thúc, cùng với việc xácđịnh giá trị tài liệu cán bộ văn thư kiêm lưu trữ của UBND xã tiến hành công tác

vệ sinh tài liệu, kiểm tra tình hình của tài liệu và thực hiện tu bổ tài liệu nếu tàiliệu hư hỏng theo Quyết định số: 69/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục VănThư Lưu Trữ Nhà Nước về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ Do điều kiện của cơquan mà chưa thể có những trang thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ và cáctrang thiết bị bảo quản như : thiết bị đo độ ẩm, thiết bị đo nhiệt độ, thiết bị duytrì nhiệt độ…

Tài liệu ở UBND xã Phước Hưng thì chủ yếu là tài liệu hành chính nên

trang thiết bị bảo quản chưa đầy đủ cũng không làm ảnh hưởng đến tài liệu lưutrữ nhưng do có định kỳ kiểm tra, vệ sinh tài liệu hằng năm nên tài liệu lưu trữcủa UBND xã Phước Hưng không có tình trạng mục nát hay bị côn trùng pháhoại Vì vậy tài liệu lưu trữ luôn ở trong tình trạng tốt

e) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

Tổ chức khai thác và sử dụng lưu trữ là một quá trình nghiên cứu và cungcấp thông tin cần thiết từ các tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích chung cho cơquan, và các dơn vị về các mặt: kinh tế, chịnh trị, văn hóa, xã hội… thực tiễnđây là yêu cầu cần thiết là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ Để nâng caotrách nhiệm của các lưu trữ và của đọc giả trong việc khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ, ngày 07/4/2004 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số: 30/2004/TT-BTC hướng dẫn chế độ thu, nộp quản lý phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực tế, tại UBND xã Phước Hưng việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữkhông nhiều, tài liệu lưu trữ được sử dụng phần lớn trong quá trình giải quyếtcông việc, khi có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, lãnh đạo cơ quan hoặc cácđơn vị, cá nhân đề xuất ý kiến với cán bộ Văn Thư kiêm Lưu trữ để mượn tàiliệu

Hiện nay hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND xã PhướcHưng chủ yếu là hình thức cho mượn tài liệu, vì chưa có kho lưu trữ riêng vànguồn tài liệu lưu trữ chưa thực sự phong phú nên các hình thức như công bố tàiliệu lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ hay tổ chức khai thác sử dụng tại phòngđọc đến nay vẫn chua được tổ chức

f) Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ;

Trong 02 năm nay UBND xã Phước Hưng đẩy mạnh việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, nhất là phần mềm chuyên dụng quản

lý hồ sơ lưu trữ Phần mền này được cài đặt trên một máy tính chủ và các máykhác có thể truy cập, nhập dữ liệu Vì vậy việc tra tìm tài liệu trong phần mềmcủa cơ sở dự liệu dễ dàng và nhanh chóng Song song với phần mềm quản lý hồ

sơ lưu trữ thì UBND xã Phước Hưng hiện đang sử dụng thêm phần mềm Cổngthông tin điện tử, phần mềm này dùng để trao đổi và xử lý văn bản trong nội bộ

và ra bên ngoài, các tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động đều đượclập thành hồ sơ lưu trữ bằng phần mền này.

2.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ: số lượng, chất lượng và hiệu quả sử dụng.

Trong những năm gần đây, nhờ sự chỉ đạo và tác động mạnh mẽ của lãnhđạo về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ, nên các ngành các cấp đãnâng cao nhận thức nên đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữngày càng hiện đại và hoàn thiện hơn

Cán bộ lưu trữ được trang bị máy vi tính cấu hình mạnh và dung lượnglưu trữ lớn nhằm đáp ứng cho nhu cầu lưu trữ hồ sơ, tài liệu và tốc độ truy cậpphần mềm của các máy tính khác vào máy của cán bộ lưu trữ nhanh hơn Bêncạnh đó, các trang thiết bị như máy scan, máy in, máy fax, máy phôtô và cácloại tủ, giá kệ, hộp, bìa hồ sơ đều được trang bị đầy đủ

Nhìn chung, từ khi đơn vị được trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụcho công tác lưu trữ, hiệu quả của công tác này được nâng lên rõ rệt Việc bảoquản hồ sơ tài liệu được an toàn và hiện đại, tốc độ truy tìm tài liệu cho độc giảtăng lên đáng kể

2.5 Nêu nhận xét chung: các ưu điểm, hạn chế chủ yếu về công tác lưu trữ và kiến nghị giải pháp của cá nhân đối với công tác lưu trữ của cơ quan.

* Ưu điểm

Tại UBND xã Phước Hưng, tuy không thành lập bộ phận Văn thư và Lưutrữ riêng nhưng công tác Lưu trữ luôn được quan tâm và chú trọng Các nộidung và công tác Lưu trữ, cũng như các quy trình và công tác này được thựchiện đúng quy trình theo quy định của Nhà nước Tại đây xã cũng đã thành lậpHội đồng xác định giá trị tài liệu, các quy trình về công tác bảo quản tài liệuđược thực hiện tốt trong khi chưa có kho tàng để bảo quản tài liệu lưu trữ, việcgiao nộp tài liệu lưu trữ vào cơ quan cũng được các phòng ban thực hiện theođúng quy định điều đó giúp cho việc thu thập bổ sung những tài liệu còn thiếu

được nhanh chóng thuận tiện hơn, UBND xã Phước Hưng cũng đã có phươngtiện thống kê và công cụ tra tìm tài liệu đó là mục lục hồ sơ giúp cho việc tra tìmcũng như tập hợp tài liệu được nhanh chóng

*Tồn tại

Trong những năm qua, công tác quản lý nhà nước về lưu trữ có một số bấtcập và hạn chế như : Một số quy định của các văn bản cấp trên khó thực hiện vàchưa rõ về hệ thống tổ chức xã chưa có biên chế làm công tác lưu trữ trong khi

đó luật Lưu trữ quy định lưu trữ cấp xã là lưu trữ cố định, toàn bộ hồ sơ, tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân cấp xã được lưu trữ tại Văn phòng UBND xã UBND xã Phước Hưng là đơn

vị hành chính cấp cơ sở, đơn vị hành chính cấp nhỏ nhất trong hệ thống các cơquan hành chính Nhà nước chỉ có quan hệ trực tiếp, chủ yếu với cấp huyện và ởcấp xã nên số lượng tài liệu sản sinh ra hàng năm không nhiều vì vậy số lượngtài liệu nộp lưu trữ không đáng kể

Tuy nhiên các phòng ban đã ý thức được việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ

cơ quan sau khi công việc kết thúc trong vòng một năm, nhưng thực tế cho thấycòn một số phòng ban không coi trọng việc giao nộp đó, việc giao nộp còn chậmtrễ thậm chí còn quên việc đó và không hoàn thành việc giao nộp Quá trình thuthập tài liệu còn có sự lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, vì vậy còn thất lạc nhiều tài liệu

có giá trị Và tại UBND xã Phước Hưng chưa có kho lưu trữ riêng nên tài liệulưu trữ hiện nay còn để phân tán Các trang thiết bị chưa đầy đủ nên việc ứngdụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ là không có chủ yếu bảo quản tàiliệu bằng phương pháp thô sơ, do nguồn tài liệu ít giá trị không được cao chonên không tổ chức hết được các hình thức khai thác sử dụng tài liệu như: triểnlãm, công bố, tổ chức cho độc giả tại tới khai thác sử dụng tại phòng đọc mà chủyếu là muợn tài liệu để nghiên cứu

* Kiến nghị và giải pháp cá nhân đối với lưu trữ cơ quan.

*Đề xuất kiến nghị đối với cơ quan

Cần quan tâm nhiều hơn về công tác văn thư Lưu trữ, các quy trìnhnghiệp vụ thực hiện chưa mang lại hiệu quả cao, trình độ chuyên môn về lưu trữ

chưa đạt tiêu chuẩn, việc bàn giao tài liệu không được chú trọng nhiều, các trangthiết bị để thực hiện công tác Lưu trữ còn thiếu và thô sơ, sự phối hợp còn chưa

ăn ý giữa các bộ phận cũng như phòng ban về công tác lưu trữ

Triển khai các văn bản Quy phạm pháp luật của Nhà nước một cách cóhiệu quả trong cơ quan, các cán bộ công chức, viên chức, cấn bộ chuyên môncần nâng cao hơn nghiệp vụ liên quan tới lưu trữ, các trang thiết bị cần phảiđược đầu tư hơn, cán bộ chuyên môn phải nâng cao trách nhiệm về chuyên môncũng như nghĩa vụ khi thực hiện công tác lưu trữ

+ Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm đúng mức, nghiêm túc và triển khaithực hiện có hiệu quả các văn bản Quy phạm pháp luật của Nhà nước và bố trícán bộ có nghiệp vụ làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ

+ Cán bộ lưu trữ và cán bộ chuyên môn cần có sự phối hợp chặt chẽ, phải

có nội quy, quy định riêng trong cơ quan về trách nhiệm và nghĩa vụ của các cán

bộ chuyên môn khi thực hiện công tác Lưu trữ,

+ Đầu tư các trang thiết bị làm việc văn phòng hiện đại

+ Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác Lưu trữ cho cán bộcông chức, viên chức trong cơ quan

+ Về Quy chế, nội quy là một phương pháp quản lý điều hành có hệ

thống trong một cơ quan, mặt khác một cơ quan muốn có hiệu quả công việc, nềnếp, kỷ cương… nhất thiết cần phải có một quy chế, nội quy đúng đắn Nhậnthấy việc xây dựng quy chế , nội quy về công tác Lưu trữ ở UBND xã PhướcHưng còn thiếu sót và lỏng lẻo dẫn tới tình trạng hiệu quả đạt được về công tácLưu trữ còn thấp nên đề xuất kiến nghị và các giải pháp đối với các nội dungnày

+ Phương pháp – cách thực hiện

Lãnh đạo UBND xã Phước Hưng khảo sát, dựa vào thông tư04/2013/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 16/4/2013 hướng dẫn về xây dựng quychế công tác Văn thư Lưu trữ của các cơ quan tổ chức để xây dựng quy chế, nộiquy, quy định cụ thể về công tác Lưu trữ ở cơ quan mình

+ Nội dung thực hiện xây dựng quy chế, nội quy sau:

Quy chế, nội quy

CHƯƠNG I : NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi, đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định các hoạt động về Lưu trữ trong quá trình quản lý.Chỉ đạo của UBND xã Phước Hưng…

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giátrị, bảo quản, thống kế và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của UBND xã …

Điều 2: Giải thích từ ngữ

Điều 3: Trách nhiệm đối với công tác lưu trữ

1.Trách nhiệm của Chủ tịch UBND xã Phước Hưng trong việc quản lýcông tác lưu trữ

a, Tổ chức xây dựng ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ công tácLưu trữ theo quy định cua pháp luật hiện hành

b, Kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về công tác lưu trữ đói vớicác phòng ban, đơn vị trực thuộc, giải quyết việc khiếu nại tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền

2, Trách nhiệm của các trưởng các đơn vị:

Trưởng các phòng ban , và người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có tráchnhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của UBND xã Phước Hưng

3 Trách nhiệm của mỗi cá nhân

Điều 4: Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác lưu trữ

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1: CÔNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 5: Giao nhận hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan:

Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ UBND xã Phước Hưng, cónhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu để đến hạn nộp lưu và lưu trữ cơ quan

Điều 6: Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ tài liệu của UBND xã phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và được đưavào lưu trữ, tránh phân tán phông lưu trữ, khi phân loại phải tôn trọng sự hình

thành tài liệu theo trình tự theo dõi giải quyết công việc, tài liệu sau khi chỉnh lýphải phản ánh được các hoạt động của UBND xã Phước Hưng.

Điều 7: Xác định giá trị tài liệu

Bộ phận làm công tác lưu trữ phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tàiliệu trình lãnh đạo cơ quan ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan cóthẩm quyền

Điều 8: Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Thực hiện theo quy định tại điều 18 Luật lưu trữ 2011

Điều 9: Hủy tài liệu hết giá trị

Thực hiện theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ 2011

Điều 10: Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Thực hiện theo quy định tại điều 21 Luật lưu trữ 2011

MỤC 2: BẢO QUẢN TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 11: Hồ sơ tài liệu chưa đén hạn nộp lưu vào lưu trữ UBND xã PhướcHưng thì cán bộ công chức, viên chức lưu trữ có trách nhiệm bố trí, sắp xếpkhoa học tài liệu, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê,kiểm tra, tra cứu

Điều 12 Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu

Tất cả các cán bộ công chức, viên chức trong, ngoài UBND xã PhướcHưng và mọi cá nhân đề có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mụcđích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng

Điều 13 Các hình thức tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực hiện theo quy định tại điều 32 Luật lưu trữ 2011

Điều 14 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực hiện theo điều 31 và điều 32 Luật lưu trữ 2011

Điều 15 Quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ

Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổđăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục

vụ khai thác tài liệu

*Đề xuất kiến nghị nội dung về trang thiết bị và cơ sở hạ tầng