SỬ DỤNG CƠ BẢN PHẦN MỀM ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG

Ghi chú: Để đơn giản và để người đọc dễ theo dõi, trong phần này chúng tôi quy ước cách biểu diễn các thao tác khi chọn các lệnh, ví dụ như: Chọn thẻ tab File, chọn tiếp Close sẽ được v

1

Chương 4

SỬ DỤNG CƠ BẢN PHẦN MỀM ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG

Nội dung chính của chương này là giới thiệu cách sử dụng

cơ bản ba phần mềm ứng dụng văn phòng là: phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm bảng tính điện tử và phần mềm trình chiếu Các phần mềm được chọn để minh họa ở đây là ba phần mềm thường được sử dụng nhiều nhất của bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office 2010: Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft PowerPoint

Sau khi học xong chương này, các sinh viên có thể:

 Hiểu và ứng dụng thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trong phần mềm Microsoft Word Cụ thể:

- Hiểu và thực hiện được các thao tác cơ bản liên quan đến giao diện của phần mềm Tin học văn phòng nói chung

và của phần mềm soạn thảo văn bản nói riêng

- Hiểu và thực hiện được các thao tác liên quan đến tệp văn bản

- Hiểu và biết ứng dụng nguyên tắc soạn thảo văn bản một cách bài bản

- Biết cách sử dụng hợp lý các thao tác nhập và điều chỉnh nội dung văn bản thông thường, kiểm tra lỗi chính

tả, tìm kiếm và thay thế,…

- Biết cách sử dụng các thao tác định dạng cơ bản liên quan đến phông chữ (font), đoạn văn bản (paragraph), tạo các ký tự hoặc ảnh ở đầu đoạn (bullet), đánh số thứ tự tự động (numbering), tạo đường viền (border) và tô màu nền (shading)

- Biết cách sử dụng điểm dừng Tab và phím Tab khi cần soạn thảo những văn bản đặc biệt

- Biết cách tạo và làm việc với bảng biểu (Table)

- Biết cách cài đặt các thông số của trang in (page setup), chèn số trang (page number), tạo các tiêu đề trên (header)

và các tiêu đề dưới (footer) của trang in và in văn bản ra giấy

- Biết cách phân tích yêu cầu soạn thảo của từng loại văn bản cụ thể, biết cách chọn những công cụ thích hợp của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word để nhập văn bản và định dạng văn bản một cách tốt nhất qua các ví dụ minh họa và các bài tập thực hành cuối chương

 Hiểu và sử dụng các thao tác cơ bản của phần mềm bảng tính Microsoft Excel Cụ thể:

- Khái quát chung về Microsoft Excel: Trình bày về chức năng cơ bản của bảng tính điện tử Excel và một số khái niệm cơ bản liên quan đến quá trình làm việc với bảng tính điện tử

- Một số thao tác cơ bản trong bảng tính điện tử: Hướng dẫn thực hiện giải quyết một số công việc thường gặp trong quá trình sử dụng bảng tính điện tử

- Công thức và hàm: Trình bày và hướng dẫn sử dụng một

số hàm thông dụng, đơn giản trong bảng tính điện tử Đồng thời giúp người học có thể tự nghiên cứu để sử dụng các hàm mẫu trong Excel

- Biểu đồ: Trình bày về cách thức biểu biễn dữ liệu dưới dạng hình ảnh Tạo lập cho người học khả năng hiệu chỉnh, sửa đổi biểu đồ trong bảng tính điện tử

- In ấn: Chỉ ra những điểm khác biệt cần lưu ý so với các phần mềm trong bộ Microsoft Office khi in ấn

 Hiểu và sử dụng các thao tác cơ bản của phần mềm trình chiếu Microsoft PowerPoint Cụ thể:

- Hiểu và sử dụng được những thao tác cơ bản liên quan đến giao diện của phần mềm trình chiếu cũng như các chế

độ view khác nhau của tệp trình chiếu

- Hiểu và sử dụng được các thao tác cơ bản liên quan đến tệp trình chiếu (file), trang trình chiếu (slide), các đối tượng trên trang trình chiếu như: nội dung văn bản (text), các khung hình mẫu (shape), bảng biểu (table), đồ thị/biểu

đồ (chart/graph), các chữ nghệ thuật (word Art), các ảnh (Picture/Image), các sơ đồ nghệ thuật (Smart Graphic), …

- Hiểu và sử dụng được các thao tác cơ bản liên quan đến định dạng cho trang trình chiếu như: sắp đặt các đối tượng trên trang trình chiếu (slide layout), tạo nền (background) cho trang trình chiếu, tập hợp các thông số định dạng cơ bản (themes), các mẫu định dạng (template) cũng như tổ chức tệp trình chiếu thành các phần (section) khác nhau

- Hiểu và sử dụng được các thao tác liên quan đến phần trình chiếu Cụ thể là: cách tạo các hiệu ứng động khi chuyển trang trình chiếu cũng như cho các đối tượng trên trang trình chiếu; các tạo các liên kết giữa trang trình chiếu hiện thời với các trang trình chiếu khác trong cùng một tệp trình chiếu hoặc ở tệp trình chiếu khác hoặc với nội dung của các phần mềm khác trong Windows như Microsoft Word, Microsoft Excel, nhờ các siêu liên kết hoặc các nút hoạt động (action button); kết hợp trình chiếu nội dung văn bản và hình ảnh với các hiệu ứng khác như âm thanh, audio clip,…; cài đặt các thông số trình chiếu thích hợp với mục đích sử dụng trong từng tình huống cụ thế; chọn chế độ trình chiếu trên đa màn hình (Presenter view)

- Hiểu và sử dụng các thao tác định dạng trang in cũng như in nội dung của các tệp trình chiếu ở các chế độ khác nhau: in nội dung của 1 trang trình chiếu trên một tờ giấy (slide), in nội dung của nhiều trang trình chiếu trên một tờ giấy (handouts), in nội dung của trang trình chiếu kèm chú thích (notes) hoặc chỉ in dàn ý chính của tệp trình chiếu (outline)

- Biết cách tạo, trình bày một tệp trình chiếu một cách bài bản và tiết kiệm thời gian theo một trình tự hợp lý thông qua các ví dụ minh họa và bài tập cuối chương

4.1 SỬ DỤNG CƠ BẢN HỆ SOẠN THẢO MICROSFT WORD

4.1.1 Giới thiệu Microsoft Word

Microsoft Word là một phần mềm soạn thảo văn bản trong

bộ phần mềm Tin học văn phòng của Microsoft (Microsoft Office) Tuy các phiên bản của Word khác nhau nhưng có chúng cùng có chung các tính năng cơ bản sau đây:

 Giao diện đồ họa

 Có khả năng giao tiếp với các ứng dụng khác trong Windows

 Có các bộ chương trình tiện ích hỗ trợ

 Có chương trình kiểm tra lỗi chính tả, gõ tắt, macro, Trong giáo trình này chúng tôi sẽ tập trung hướng dẫn các chức năng cơ bản được sử dụng trong bất kỳ phiên bản nào của Microsoft Word Giao diện màn hình và các thao tác sẽ được minh họa qua phiên bản Microsoft Word 2010 Những ai sử dụng các phiên bản cũ hơn vẫn có thể tham khảo các kiến thức

cơ bản trong giáo trình này và xem cách sử dụng lệnh thông qua phần chú thích cho Microsoft Word 2003

Ghi chú: Để đơn giản và để người đọc dễ theo dõi, trong phần

này chúng tôi quy ước cách biểu diễn các thao tác khi chọn các

lệnh, ví dụ như: Chọn thẻ (tab) File, chọn tiếp Close sẽ được viết ngắn gọn như sau: Chọn File -> Close

4.1.2 Các thao tác cơ bản trong Microsoft Word

4.1.2.1 Khởi động Microsoft Word

Việc khởi động Microsoft Word được thực hiện hoàn toàn tương tự như đối với việc khởi động các ứng dụng trong hệ điều hành Windows Chúng ta có thể sử dụng một trong các cách sau đây:

 Nháy đúp vào biểu tượng lối tắt của Microsoft Word trên màn hình desktop hoặc trên thanh taskbar

 Chọn Start -> Microsoft Word (hoặc Start -> All

Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Word)

 Nháy đúp vào tệp thực thi của Microsoft Word trong cửa sổ My Computer hoặc cửa sổ Windows Explorer

 Trong trường hợp người sử dụng luôn luôn Microsoft Word ngay sau khi khởi động hệ điều hành Windows thì có thể đặt tệp thực thi hoặc lối tắt (shortcut) của nó

vào cặp hồ sơ Start Up

4.1.2.2 Màn hình giao tiếp của Microsoft Word 2010

Sau khi khởi động, xuất hiện màn hình soạn thảo của Microsoft Word 2010 như được minh họa trên hình 4-1

Hình 4-1: Màn hình giao tiếp của Microsoft Word 2010

1- Title bar, 2- Các thẻ (Tabs) trên Ribbon, 3- Các Groups và các Ribbon Comands, 4- Quick Access Toolbar, 5 Ruler, 6 – Document, 7- Scroll bars, 8-

Status bar, 9- Help

Sau đây là tên gọi, chức năng và cách sử dụng các thành phần cơ bản của màn hình giao tiếp của Microsoft Word 2010

Thanh tiêu đề (title bar)

Thanh tiêu đề chứa tên của ứng dụng Microsoft Word và tên tệp văn bản hiện thời Nếu tệp văn bản chưa được lưu trữ

trên đĩa thì Microsoft Word lấy tên ngầm định là Document n

(n=1,2,3,…)

Thanh chọn lệnh (Ribbon)

Trong Microsoft Office 2010 các thanh bảng chọn (menu)

và các thanh công cụ (toolbars) của các phiên bản cũ được thay thế bởi Ribbon là một phần của giao diện hướng người dùng (Microsoft Fluent user interface)

Các thẻ (tabs)

Trên Ribbon chứa các thẻ (tabs), tương tự như thanh bảng chọn các phiên bản cũ của Microsoft Word từ phiên bản 2003 trở về trước

Các nhóm (Groups)

Trong trong mỗi thẻ chứa các nhóm (group) và mỗi nhóm chứa một số nút lệnh (Ribbon Command) cho phép sử dụng nhanh những thao tác liên quan đến công việc soạn thảo Ví dụ, trên hình 4-1, thẻ Home chứa các nhóm: Clipboard, Font, Paragraph và Style Trong nhóm Clipboard lại chứa các nút lệnh: Paste, Cut, Copy và Format Painter

Để chọn các các nút này chúng ta có thể dùng chuột nháy

lần lượt vào Tên Ribbon -> nút cần sử dụng

Chúng ta cũng có thể sử dụng các phím truy cập để sử dụng nhanh các nút lệnh này mà không cần sử dụng chuột bằng cách sau:

 Nhấn phím ALT

 Các KeyTips xuất hiện trên Ribbon, ví dụ như trên hình

4-2

Hình 4-2: các KeyTips xuất hiện trên Ribon

 Nhấn phím tương ứng với ký tự được chỉ trên KeyTip

tại chức năng muốn sử dụng Tùy thuộc vào ký tự được

nhấn, có thể lại xuất hiện thêm các KeyTips bổ sung Ví

dụ như, nếu thẻ Home đang được kích hoạt và ta nhấn

phím N, thì thẻ Insert được hiển thị với các KeyTips

xuất hiện trên các nhóm của thẻ này Tiếp tục nhấn các

ký tự cho tới khi nhấn ký tự tương ứng với lệnh hoặc lựa chọn muốn sử dụng Trong một số trường hợp, ta cần phải nhấn ký tự của nhóm chứa lệnh trước khi nhấn phím chọn lệnh

Ghi chú: để hủy hoạt động đang thực hiện hoặc ẩn các KeyTips, hãy nhấn phím ALT

Microsoft Word 2010 vẫn cho phép người dùng sử dụng các phím truy cập (access keys) đã quen thuộc từ các phiên bản trước Khi sử dụng các phím truy cập từ các phiên bản trước, một thông báo xuất hiện nhắc người dùng biết đang nhấn phím nào Ví dụ như, trong Word 2010, nếu người sử dụng muốn chèn một siêu liên kết (hyperlink) vào tệp văn bản của mình và thì có thể sử dụng tổ hợp phóm ALT+I như trong Word 2003, thì một thông báo xuất hiện “Office access key: ALT, I,” Sau

khi nhấn phím I một lần nữa thì hộp hội thoại Insert Hyperlink

xuất hiện

Một cách khác sử dụng bàn phím để làm việc với Ribbon programs là chuyển tiêu điểm (focus) giữa các thẻ và các lệnh cho tới khi tìm được chức năng cần sử dụng (xem bảng 4-1)

Bảng 4-1: Các phím được sử dụng khi làm việc với Ribbon

Chọn thẻ kích hoạt trên

ribbon và các phím truy cập

ALT hoặc F10 Nhấn các phóm này một lần nữa để chuyển về chế độ soạn thảo

và hủy chế độ chọn các phím truy cập

Chuyển tới thẻ khác của

ARROW để chuyển giữa các

Chuyển tiêu điểm tới các

vùng sau của cửa sổ:

 Thẻ kích hoạt trên ribbon

 Vùng soạn thảo văn bản

 Task pane

 Xem thanh trạng thái

(status bar) ở cuối cửa

sổ

F6

Chuyển tiêu điểm tới từng

lệnh trên ribbon, về phía

trước hoặc ngược lại

ALT hoặc F10, và sau đó

nhấn phím TAB hoặc

SHIFT+TAB

Chuyển xuống, lên, trái hoặc

phải giữa các phần tử trên

ribbon

ARROW, LEFT ARROW,

hoặc RIGHT ARROW

điều khiển trên ribbon để

điều chỉnh các giá trị ENTER

Hoàn thành việc điều chỉnh

một giá trị trong một điều

khiển trên ribbon, và chuyển

tiêu điểm về vùng soạn thảo

Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)

Quick Access Toolbar là một thanh công cụ tùy biến

chứa một tập hợp các lệnh độc lập của các thẻ trên Ribbon đang hiển thị Quick Access Toolbar có thể được định vị bởi một trong hai vị trí:

- Góc trái trên bên cạnh biểu tượng ứng dụng của Word (là vị trí ngầm định)

- Bên dưới Ribbon

Để di chuyển vị trí của Quick Access Toolbar, hãy làm theo các bước sau:

- Kích nút Customize Quick Access Toolbar

- Trong danh sách, kích Show Below the Ribbon hoặc

Show Above the Ribbon

Sau đây là một số thao tác cơ bản với Quick Access Toolbar:

- Bổ sung một lệnh vào Quick Access Toolbar: trên

Ribbon, kích thẻ hoặc nhóm thích hợp để hiện lệnh muốn bổ sung Kích nút phải vào lệnh và sau đó kích

tiếp Add to Quick Access Toolbar

- Xóa một lệnh khỏi Quick Access Toolbar: Kích nút phải

vào lệnh muốn xóa trên Quick Access Toolbar, và sau

đó kích tiếp Remove from Quick Access Toolbar

- Thay đổi thứ tự của các lệnh trên Quick Access Toolbar: Kích nút phải vào trên Quick Access Toolbar,

và sau đó kích tiếp Customize the Quick Access Toolbar Dưới Under Customize Quick Access Toolbar,

kích chọn lệnh muốn di chuyển và sau đó kích mũi tên

Move Up hoặc Move Down

- Nhóm các lệnh bằng cách bổ sung dải ngăn cách giữa các lệnh: Kích nút phải vào trên Quick Access Toolbar,

và sau đó kích tiếp Customize the Quick Access Toolbar Trong danh sách Choose commands from kích Popular Commands Kích <Separator>, và sau đó kích

nút Add Để đặt dấu ngăn cách tại vị trí cần thiết, kích

các mũi tên Move Up hoặc Move Down

- Tùy biến Quick Access Toolbar bằng cách sử dụng lệnh

Options: Kích chọn thẻ File Dưới Help, kích Options

-> Quick Access Toolbar Thực hiện các công việc bổ

sung, xóa hoặc thay đổi thứ tự các lệnh trên Quick Access Toolbar theo nhu cầu

- Cài đặt lại (Reset) Quick Access Toolbar với các thông

số ngầm định: Kích nút phải trên Quick Access Toolbar, và sau đó kích tiếp Customize the Quick Access Toolbar Trong cửa sổ Quick Access Toolbar

window, kích Reset Defaults -> Reset only Quick

Access Toolbar

Thước (Ruler)

Thước kẻ được hiển thị ở hai vị trí ngang và dọc ở chế độ

Print Layout View để hỗ trợ cho công việc soạn thảo văn bản

Để ấn hoặc hiện thước, chọn thẻ View -> Ruler

Để ẩn hoặc hiện thước dọc ở chế độ Print Layout View, hãy làm theo các bước sau:

- Chọn thẻ File -> Options -> Advanced

- Dưới Display, chọn/hủy chọn các hộp kiểm Show

Vertical Ruler in Print Layout View

- Kích OK

Đơn vị đo ngầm định trên thước là inches Tuy nhiên

chúng ta có thể thay đổi đơn vị đo bằng cách sau:

- Chọn thẻ File -> Options -> Advanced

- Dưới Display, trong danh sách Show measurements in

unit of, chọn một trong các đơn vị đo: Inches, Centimeters, Millimeters, Points hoặc Picas

- Kích OK

Ghi chú: Trong các phiên bản Word 2003 trở về trước, để thay đổi đơn vị đo chúng ta chọn Tools-> Options Trong thẻ General, chọn đơn vị đo trong hộp Measurements Units

Vùng soạn thảo (Document)

Vùng soạn thảo là phần cho phép người sử dụng nhập, điều chỉnh và định dạng văn bản theo yêu cầu

Các thanh cuốn (Scroll bar)

Hai thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang cho phép người

sử dụng cuộn để hiển thị những phần văn bản bị che khuất Để ẩn/hiện các thanh cuốn này, hãy thực hiện các bước sau:

- Chọn thẻ File -> Options -> Advanced

- Dưới Display, chọn/hủy chọn các hộp kiểm Show

Horizontal Scroll bar hoặc Show Vertical Scroll bar

- Kích OK

Ghi chú: Trong các phiên bản Word 2003 trở về trước, để thay đổi đơn vị đo chúng ta chọn Tools-> Options Trong thẻ View, chọn/hủy chọn các hộp kiểm Show horizontal Scroll bar hoặc Show Vertical Scroll bar

Thanh trạng thái (Status bar)

Một cách ngầm định, thanh trạng thái cho biết các thông tin về số trang hiện thời, tổng số trang, số từ và ngôn ngữ được

sử dụng trong văn bản, các nút chuyển đổi giữa các chế độ xem văn bản (view) và thay đổi kích thước hiển thị văn bản (zoom)

Để tùy biến các thông tin hiển thị trên thanh trạng thái hãy làm theo các bước sau:

- Kích nút phải chuột tại thanh trạng thái

- Trong bảng chọn Customize Status Bar, chọn/hủy chọn

các phần tử theo yêu cầu

Nút trợ giúp (Help)

- Để mở cửa sổ trợ giúp của Word, hãy nhấn phím F1 hoặc kích nút trợ giúp (?)

4.1.2.3 Các thao tác với tệp văn bản

Tạo văn bản mới

Để mở một văn bản mới trong Microsoft Word có thể sử dụng một trong các cách sau:

- Khởi động Microsoft Word

- Chọn File -> New Kích đúp vào Blank Document

- Chọn File -> New -> Blank Document -> Create

Ghi chú: Trong phiên bản Word 2003 thì chỉ cần chọn File -> New -> Blank Document

- Gõ tổ hợp phím tắt CTRL+N

Mở văn bản đã có sẵn trên đĩa

Khi mở một tệp văn bản trong Word 2010, nó sẽ xuất hiện theo một trong ba chế độ sau:

- Word 2010

- Word 2007 Compatibility Mode

- Word 97-2003 Compatibility Mode

xuất hiện ngay sau tên tệp trên thanh tiêu đề Nếu trên thanh tiêu

đề không xuất hiện “Compatibility Mode” thì có nghĩa là văn bản đang ở chế độ của Word 2010

Để mở một văn bản đã có sẵn trên đĩa, hãy làm theo các bước sau:

- Chọn File -> Open (hoặc nhấn tổ hợp CTRL+O hoặc

CTRL + F12) Xuất hiện hộp hội thoại Open (xem

hình 4-3)

Hình 4-3: Hộp hội thoại Open

1- tổ chức cây thư mục, 2- danh sách các tệp trong cặp hồ sơ hiện thời,

3- nút mở danh sách tên các tệp đã mở (File name),

4- nút chọn kiểu định dạng của tệp cần mở (Types of Files)

- Trong hộp hội thoại làm một trong các cách sau để mở tệp văn bản:

 Dưới Organize, chọn tên ổ đĩa và tên cặp hồ

sơ chứa tệp văn bản cần mở và kích đúp vào tên tệp cần mở trong danh sách các tệp

 Trong trường hợp cần mở những tệp văn bản ở các định dạng khác Word 2010, chọn kiểu tệp

trong hộp Types of Files và thực hiện các thao

tác giống như cách 1

 Trong trường hợp cần mở các tệp đã mở trước

đó, có thể chọn tên tệp cần mở trong danh sách

File name và kích tiếp nút Open

Mở văn bản mới dùng

Trong trường hợp cần mở văn bản mới dùng gần đây, có thể sử dụng cách sau:

- Chọn File -> Recent Kích đúp vào tên tệp văn bản

dưới Recent Documents

- Chọn File Kích đúp vào tên tệp văn bản trong danh

sách truy cập nhanh

Hình 4-4: Hộp hội thoại Recent Document

1- danh sách các tệp mở gần nhất, 2- danh sách các tệp cần truy cập nhanh, 3-

nút ẩn/hiện danh sách truy cập nhanh

Một cách ngầm định, trong danh sách Recent Documents

hiện 25 tên tệp văn bản làm việc gần đây nhất Để điều chỉnh số tên tệp văn bản của danh sách này hãy thực hiện các bước sau:

- Chọn File -> Options -> Advanced

- Dưới Display, trong hộp Show this number of Recent

Document, gõ hoặc chọn số tên tệp văn bản muốn

được xuất hiện trong danh sách này (tối đa là 50)

Ghi chú: Trong phiên bản Word 2003 trở về trước, muốn thay

đổi số tên tệp được sử dụng gần nhất dưới danh sách của bảng

chọn File thì chỉ cần chọn Tools -> Options -> General Trong hộp Recently User File List, thay đối số tên tệp muốn xuất hiện

(tối đa là 9)

Để thay đối số tên tệp xuất hiện trong danh sách truy cập

nhanh của thẻ File, hãy làm như sau:

- Chọn hộp kiểm Quickly access this number of Recent Documents

- Chọn hoặc gõ số theo nhu cầu (tối đa bằng số tên tệp đã

được xác định trong danh sách Recent Documents)

Ghi tệp văn bản vào đĩa

Để ghi tệp văn bản vào đĩa hãy làm theo các bước sau:

- Kích nút Save trên Quick Access Toolbar, hoặc

nhấn tổ hợp CTRL+S hoặc chọn File -> Save Nếu đây

là lần ghi đầu tiên tệp văn bản vào đĩa, xuất hiện hộp hội thoại Save As (hình 4-5)

Hình 4-5: Hộp hội thoại Save As

1- tổ chức cây thư mục, 2- nhập tên tệp văn bản, 3- chọn kiểu định dạng cho

tệp văn bản

- Chọn ổ đĩa và cặp hồ sơ sẽ lưu trữ tệp văn bản

- Nếu cần thiết, chọn kiểu định dạng tệp trong hộp Save

as Type

- Gõ tên văn bản trong hộp File name

- Kích nút Save

Từ lần ghi thứ hai trở đi, Word sẽ không hiển thị hội thoại

Save As nữa mà chỉ ghi những thay đổi vào tệp

Ghi tệp văn bản đã có sẵn thành một văn bản mới

Để tránh ghi đè lên văn bản gốc, hãy sử dụng lệnh Save

As để tạo văn bản mới ngay sau khi mở văn bản gốc theo các

bước sau đây:

- Mở tệp văn bản gốc

- Chọn File -> Save As hoặc nhấn phím F12 Xuất hiện hộp hội thoại Save As

- Gõ tên tệp mới trong hộp File name nếu muốn ghi văn

bản mới ở cùng vị trí với văn bản gốc Trong trường hợp nếu muốn ghi ở vị trí khác thì chọn lại ổ đĩa và cặp

hồ sơ đích và có thể giữ nguyên tên tệp cũ hoặc gõ tên

tệp mới trong hộp File name

- Kích nút Save

Xóa tệp văn bản

Để xóa tệp văn bản hãy làm theo các bước sau:

- Chọn File -> Open (hoặc nhấn CTRL+O hoặc

CTRL+F12)

- Chọn ổ đĩa hoặc cặp hồ sơ chứa tệp cần xóa

- Kích nút phải chuột vào tệp tệp và kích tiếp Delete trên

thực đơn ngắn

Đặt mật khẩu cho một tệp văn bản

Đặt mật khẩu cho tệp văn bản để chỉ cho phép người có quyền và mật khẩu đúng mới mở được văn bản bằng các bước sau đây:

- Chọn File -> Info

- Kích Protect Document -> Encrypt with Password

- Trong hộp hội thoại Encrypt Document gõ mật khẩu và

kích OK

- Trong hộp hội thoại Confirm Password gõ mật khẩu

một lần nữa và kích OK

Ghi chú: Password có phân biệt chữ hoa và chữ thường Đảm

bảo rằng đèn CAPS LOCK phải tắt khi nhập mật khẩu lần đầu Nếu quên mật khẩu, Word không thể khôi phục lại dữ liệu

Trong Word 2003, để đặt mật khẩu, chọn Tools->Option -> Security Gõ mật khẩu trong hộp Password to Open hoặc trong hộp Password to modify Nhấn Enter Gõ lại mật khẩu và nhấn

Enter

Đóng tệp văn bản

Để đóng tệp văn bản hãy chọn File -> Close

4.1.2.4 Thoát khỏi ứng dụng Microsoft Word

Để đóng cửa số ứng dụng Microsoft Word hãy làm theo một trong các cách sau:

4.1.3 Nhập và điều chỉnh nội dung văn bản

4.1.3.1 Nhập văn bản

Nhập văn bản thông thường

Trước khi nhập văn bản, nếu cần gõ tiếng Việt thì việc đầu tiên là phải đảm bảo trong máy tính đã được cài một bộ gõ tiếng việt Các phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt có thể là Unikey, VietKey, ABC,… với các phiên bản khác nhau Sau đó phải khởi động bộ gõ tiếng Việt và chọn chế độ gõ tiếng Việt Việc tiếp theo là chọn chuẩn tiếng Việt và chọn kiểu gõ dấu tiếng Việt Các chuẩn gõ tiếng Việt có thể là Unicode, TCVN, VNI hoặc các bảng mã khác Tuy nhiên, xu hướng hiện nay là sử dụng chuẩn Unicode Các kiểu gõ dấu có thể là Telex, VNI hoặc các kiểu khác Kiểu gõ dấu TELEX hiện là thông dụng

Khi nhập văn bản cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Chỉ sau khi nhập hết một đoạn văn bản (paragraph) mới được nhấn Enter

- Việc nhập các dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu hai chấm (:) phải tuân theo quy tắc: sát từ đằng trước và sau đó

có một dấu cách (nhấn phím Space) Sau khi gõ các dấu

mở nháy đơn („), mở nháy kép (“) hoặc mở ngoặc đơn,

mở ngoặc vuông, mở ngoặc nhọn,… cần gõ từ tiếp theo ngay sát các ký hiệu đó Các dấu đóng nháy đơn, đóng nháy kép, đóng ngoặc đơn, đóng ngặc vuông, đóng ngoặc nhọn,… phải gõ ngay sát từ cuối cùng

Ví dụ, để soạn thảo một Đơn xin việc, trước hết hãy nhập

toàn bộ nội dung theo mẫu trên hình 4-6 Chú ý, đầu tiên là nhập

đúng và nhập đủ nội dung và tuân thủ theo các nguyên tắc đã

nêu ở trên Lúc này chưa cần quan tâm đến phông chữ, cỡ chứ,

kiểu chữ cũng như vị trí của các đoạn văn bản trong đơn xin

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

ĐƠN XIN VIỆC

Kính gửi: Công ty XYZ

Tên tôi là: Nguyễn Văn Anh

Sinh ngày: 20-06-1984

Quê quán: Tuy Lộc - Cẩm Khê – Phú Thọ

Chỗ ở Hiện tại: Ngô Gia Tự - Đức Giang – Hà Nội

Gần đây được biết quý công ty đang có nhu cầu cần tuyển cán bộ Quàn trị

mạng Tôi đã nhận được thông tin này từ trang web

http://www.vietnamworks.com Vì vậy, tôi viết đơn này xin được tham gia

dự tuyển và vào làm việc cho công ty với vị trí Nhân viên quản trị hệ thống

Sau khi tốt nghiệp trường đại học Bách khoa, chuyên ngành Công nghệ

thông tin, tôi đã làm nhân viên kỹ thuật và quản trị mạng cho công ty máy

tính AAA Trong quá trình học tập và làm việc, tôi thấy mình có thể làm

được những công việc sau:

Sửa chữa, lắp ráp, cài đặt, bảo trì máy tính

Lắp đặt và thiết lập hệ thống mạng LAN

Biết sử dụng các công cụ giám sát mạng: MRTG, Whatup‟s Good,

Hostmonitor,…

Sử dụng thành thạo Internet, thành thạo Tin học văn phòng

Có khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh chuyên ngành

Với khả năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc (đã được trình bày chi tiết

trong bản lý lịch cá nhân) cộng với sự ham thích học hỏi, sáng tạo và sự hòa

đồng với các đồng nghiệp, tôi tin rằng mình có thể hoàn thành tốt các nhiệm

vụ được công ty giao Vậy tôi làm đơn này xin được tham gia phỏng vấn để

có cơ hội làm việc cho công ty

Tôi xin chân thành cảm ơn sự xem xét của quý công ty

Hà Nội, ngày 20 tháng 2 năm 2011

Người làm đơn

(Ký tên)

Nguyễn Văn Anh

Hình 4-6: Mẫu nhập nội dung đơn xin việc

Font: Times New Roman, Size:12

việc Nếu sử dụng chuẩn Unicode để gõ tiếng Việt thì nên bật sáng đèn CAPSLOCKS hoặc giữ phím SHIFT khi nhập những chữ in hoa

Trong trường hợp nhập văn bản phức tạp hơn thì chúng ta cần phải sử dụng điểm dừng Tab, chèn thêm bảng biểu hoặc chèn thêm các đối tượng đồ họa khác Cách sử dụng điểm dừng Tab và cách chèn bảng biểu sẽ được trình bày ở các mục sau

Nhập ký tự đặc biệt

Khi cần nhập một ký tự đặc biệt không có trên bàn phím,

ví dụ như khi cần gõ α+β=γ chẳng hạn, hãy làm theo các bước sau:

- Chọn thẻ Insert Trong nhóm Symbol,

kích chọn nút Symbol Kích chọn tiếp

ký cần chèn

- Trường hợp không tìm thấy ký tự cần

chèn, kích tiếp vào More Symbol, xuất

hiện hộp hội thoại Symbol (hình 4-7)

Chọn tiếp phông chữ cần thiết trong hộp Font, chọn ký

tự cần chèn và kích nút Insert Sau khi chèn xong các

ký tự đặc biệt, kích nút Close để đóng hộp hội thoại

Hình 4-7: Hộp hội thoại Symbol

4.1.3.2 Điều chỉnh văn bản

Sửa nội dung văn bản

Trong quá trình sửa văn bản có thể sử dụng một trong hai chế độ: chèn (Insert) hoặc đè (Overtype)

- Chế độ chèn: khi gõ một ký tự bất kỳ, ký tự đó được

chèn tại vị trí hiện thời của con trỏ văn bản và đẩy ký tự

cũ sang bên phải

- Hiển thị chế độ Insert/OverType trên thanh trạng thái

nếu nó đang ở trạng thái ẩn bằng cách kích nút phải

chuột vào thanh trạng thái và kích tiếp OverType

- Nhấn phím Insert hoặc lấy chuột kích vào nút

Insert/OverType trên thanh trạng thái

Để sửa nội dung văn bản, hãy chuyển con trỏ văn bản đến

vị trí cần sửa theo hướng dẫn trên bảng 4-2

Bảng 4-2: Một số phím chuyển con trỏ văn bản trong văn bản thông

thường

Chuyển tới Nhấn phím

Một đoạn văn bản phía trên CTRL+UP ARROW

Một đoạn văn bản phía dưới CTRL+DOWN ARROW

Cuộn xuống một màn hình PAGE DOWN

Tới vị trí mới làm việc gần

nhất

SHIFT+F5

Chuyển tới Nhấn phím

Sau khi mở văn bản, chuyển

tới vị trí đang làm việc khi

đóng văn bản lần cuối cùng

SHIFT+F5

Công việc sửa nội dung văn bản có thể là:

- Chèn thêm nội dung: Chọn chế độ chèn, đặt con trỏ văn

bản tại vị trí muốn chèn thêm nội dung và gõ phần văn bản bổ sung

- Xóa bớt nội dung: đặt con trỏ văn bản ở vị trí cần xóa,

sử dụng phím Backspace để xóa ký tự đứng bên trái con trỏ văn bản hoặc sử dụng phím Delete để xóa ký tự

bên phải con trỏ văn bản

Tuy nhiên, việc xóa nội dung văn bản bằng các phím như

mô tả ở trên chỉ sử dụng trong trường hợp cần xóa ít ký tự Trong quá trình soạn thảo văn bản nhu cầu xóa, di chuyển, sao chép một khối văn bản là thường xuyên xảy ra Vì vậy, trước tiên, chúng ta cần biết sử dụng các thao tác liên quan đến khối văn bản

Các thao tác với khối văn bản

Để tạo khối văn bản có thể sử dụng nhiều cách khác nhau (xem bảng 4- 3)

Bảng 4-3: cách tạo khối văn bản

Khối bất kỳ Rê chuột hoặc đưa điểm chèn ở

đầu khối, giữ SHIFT, các phím mũi tên LEFT ARROW, RIGHT ARROW, UP ARROW và DOWN AROW để chọn khối

Để chọn Thao tác

tương ứng

Một khối liên tục Đặt con trỏ văn bản ở đầu khối,

giữ SHIFT kích ở cuối khối Một khối rời rạc Đặt con trỏ văn bản ở đầu khối,

giữ CTRL để chọn các khối rời rạc

Một từ Kích đúp chuột tại vị trí bất kỳ

của từ Một câu Giữ CTRL, kích chuột tại vị trí

từ vị trí con trỏ đến cuối

dòng

Nhấn tổ hợp phím SHIFT+END

từ vị trí con trỏ đến đầu Nhấn tổ hợp phím

Để chọn Thao tác

Để di chuyển khối, có thể làm một trong các cách sau:

- Sử dụng nút trái chuột với các bước sau đây:

 Chọn khối văn bản cần di chuyển

 Rê khối được chọn đến vị trí mới

- Sử dụng nút phải chuột với các bước sau đây:

 Chọn khối văn bản cần di chuyển

 Rê khối bằng nút phải chuột được chọn đến vị trí

mới, thả tay và chọn Move Here tại thực đơn ngắn

- Sử dụng bộ đệm (clipboard)

 Chọn khối văn bản cần di chuyển

 Cắt vào bộ đệm bằng cách kích vào nút trên

thẻ Home hoặc trên thực đơn ngắn của khối vừa

Để sao chép khối văn bản, có thể làm một trong các cách sau:

- Sử dụng nút trái chuột với các bước sau đây:

 Chọn khối văn bản cần di chuyển

 Giữ CTRL, rê khối được chọn đến vị trí mới, lần

lượt thả tay nhấn chuột và phím

- Sử dụng nút phải chuột với các bước sau đây:

 Chọn khối văn bản cần di chuyển

 Rê khối bằng nút phải chuột được chọn đến vị trí

mới, thả tay và chọn Copy Here tại thực đơn ngắn

- Sử dụng bộ đệm (clipboard)

 Chọn khối văn bản cần di chuyển

 Cắt vào bộ đệm bằng cách kích vào nút trên

thẻ Home hoặc trên thực đơn ngắn của khối vừa

Để xóa khối văn bản, hãy thực hiện các bước sau:

- Chọn khối văn bản cần xóa

- Nhấn phím Delete

Ghi chú: Để lặp lại các thao tác, hãy sử dụng phím F4 hoặc tổ

hợp phím CTRL+Y Để hủy thao tác vừa làm có thể nhấn tổ hợp phím CTRL+Z hoặc kích nút Undo trên Quick Access Toolbar Để làm lại thao tác vừa hủy hãy kích nút Redo trên Quick Access Toolbar

4.1.3.3 Tìm kiếm, thay thế

Trong quá trình điều chỉnh văn bản, đôi khi người sử dụng

có nhu cầu tìm kiếm một cụm từ nào đó hoặc tìm kiếm một cụm

từ để thay thế một cụm từ khác

Để tìm kiếm nhanh một từ hoặc một cụm từ hãy thực hiện các bước sau đây:

- Chọn thẻ Home Trong nhóm

Editting chọn Find -> Find (hoặc

nhấn CTRL+F) Khung Navigation

được hiển thị

- Dưới Navigation, gõ cụm văn bản

cần tìm kiếm trong hộp Search

Document Các kết quả tìm kiếm sẽ

được hiển thị trong khung Navigation Dùng chuột để

chuyển tới phần văn bản cần tìm hoặc sử dụng các mũi

tên Next Search Result và Previous Search Result

Để tìm kiếm với nhiều tiêu chí khác nhau hãy làm theo các bước sau:

- Chọn thẻ Home trong nhóm Editting chọn Find ->

Advanced Find Xuất hiện hộp hội thoại Find and Replace (hình 4-8)

Hình 4-8: Hộp hội thoại Find and Replace (thẻ Find)

- Gõ cụm từ cần tìm trong hộp Find what

- Nếu cần thiết, kích nút More để mở rộng

hộp hội thoại và lựa chọn các tiêu chí

khác dưới Search Options Nếu cần tìm

các cụm từ có định dạng đặc biệt, kích nút Format và

chọn định dạng cần thiết

- Kích nút Find Next để chuyển đến phần văn bản chứa

cụm từ cần tìm kiếm

- Kích nút Cancel để đóng hộp hội thoại

Để tìm kiếm và thay thế văn bản, hãy làm theo các bước sau:

- Chọn Home trong thẻ Editting chọn Replace Xuất hiện hộp hội thoại Find and Replace (hình 4-9)

- Trong hộp Find what, gõ cụm từ cần tìm và thay thế

trong hộp Find what Nếu cần thiết, kích nút More để

mở rộng hộp hội thoại và lựa chọn các tiêu chí khác

dưới Search Options Nếu cần tìm các cụm từ có định dạng đặc biệt, kích nút Format và chọn định dạng cần

thiết

- Trong hộp Replace with, gõ cụm từ thay thế Nếu cần thiết, kích nút Format và chọn các định dạng cho cụm

từ thay thế

Hình 4-9: Hộp hội thoại Find and Replace (thẻ Replace)

- Kích nút Find Next, và làm một trong các việc sau:

 Để thay thế các cụm chữ được làm nổi bật

(highlighted text), kích nút Replace

 Để thay thế tất cả những cụm từ đƣợc tìm thấy trong

văn bản, kích nút Replace All

 Để bỏ qua cụm từ đƣợc tìm thấy, chuyển tới cụm từ

cần tìm tiếp theo kích nút Find Next

Có thể sử dụng các ký tự thay thế để tìm kiếm văn bản,

bằng cách kích chọn hộp kiểm Use wildcards trong hộp hội

thoại Find and Search Để chọn một ký tự thay thế từ một danh sách, kích nút Special, và kích tiếp ký tự thay thế, sau đó gõ văn

bản bổ sung hoặc gõ trực các ký tự thay thế vào hộp Find what

Bảng 4-4 mô tả các ký tự cho các phần tử thay thế muốn tìm kiếm hoặc muốn thay thế

Bảng 4-4: Bảng các ký tự thay thế đƣợc sử dụng trong các hộp Find

what và Replace with

Một ký tự bất kỳ ? h?a tìm thấy hoa và hua

Một chuỗi ký tự bất kỳ * h*g tìm thấy hung và

[!x-t[!a-m]ck tìm thấy tock và tuck, nhƣng không tìm thấy tack hoặc tick

@ lo@t tìm thấy lot và loot

Một cách để sửa lỗi khi nhập văn bản không tuân thủ quy

tắc đặt các dấu chấm, dấu phẩy,… (chẳng hạn như sau khi gõ từ cuối cùng, gõ dấu cách rồi mới gõ dấu phẩy) là sử dụng chức

năng tìm kiếm và thay thế của Word như sau:

- Chọn thẻ Home trong nhóm Editting chọn Replace Xuất hiện hộp hội thoại Find and Replace (hình 9)

- Trong hộp Find what, gõ “ ,”

- Trong hộp Replace with, gõ “, ”

- Kích nút Replace All

Tương tự như vậy có thể sửa các lỗi khác

4.1.3.4 Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp

Microsoft Word cung cấp chức năng kiểm tra lỗi chính tả

và ngữ pháp tiếng Anh Để thực hiện chức năng này, hãy làm theo các bước sau:

- Trên thẻ Review, trong nhóm Proofing kích Spelling

& Grammar

- Nếu Microsoft Word tìm thấy lỗi chính tả, một hộp hội thoại xuất hiện với lỗi chính tả được tìm thấy được đánh dấu màu đỏ (xem hình 4-10)

Hình 4-10: Hộp hội thoại Spelling and Grammar

- Sau khi người sử dụng lựa chọn cách giải quyết từng lỗi chính tả, Microsoft Word lại đánh dấu lỗi chính tả tiếp theo để ta quyết định cách sửa

- Sau khi Word hoàn thành việc đánh dấu lỗi chính tả, nó lại chỉ ra các lỗi ngữ pháp Đối với mỗi lỗi ngữ pháp, hãy chọn một cách sửa

Microsoft Word còn cho phép tự động kiểm tra lỗi chính

tả ngay khi gõ văn bản và gạch chân bằng đường lượn sóng màu

bị lỗi để nhìn các từ được gợi ý thay thế Ví dụ:

Sau khi bật chế độ tự động kiểm tra lỗi chính tả, Microsoft Word đánh dấu những chỗ bị lỗi bằng cách gạch chân bằng đường sóng màu xanh lá cây, ví dụ như:

Kích nút phải chuột tại vị trí lỗi để chọn tiếp các giải quyết các lỗi này

Ví dụ như:

Trên thực đơn ngắn, hoặc bỏ qua lỗi này bằng cách kích

chọn Ignore hoặc kích About This Sentence để xem tiếp hướng

dẫn

Để bật hoặc tắt chế độ kiểm tra tự động lỗi chính tả và ngữ pháp hãy làm theo các bước sau:

- Kích chọn File -> Options -> Proofing

- Trong hộp Exceptions for, kích chọn tên của tệp văn

bảng đang mở hiện thời để bật/tắt chức năng tự động

kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp cho văn bản đang mở

hiện thời Hoặc chọn All New Documents nếu muốn

bật/tắt chức năng tự động kiểm tra lỗi chính tả hoặc ngữ pháp cho các tệp văn bản được tạo từ thời điểm hiện thời trở đi

- Chọn hoặc hủy chọn các hộp kiểm Hide spelling errors

in this document only và Hide grammar errors in this document only

Để kiểm tra lại các từ và ngữ pháp đã kiểm tra trước đây và đã

bỏ qua không sửa, hãy làm như sau:

- Mở văn bản cần kiểm tra

- Kích File -> Options -> Proofing

- Dưới Correcting spelling and grammar in Word, kích

nút Recheck Document Kích tiếp Yes khi nhìn thấy

thông báo sau: This operation resets the spelling checker and the grammar checker so that Word will recheck words and grammar you previously checked and chose to ignore Do you want to continue?

- Trong hộp hội thoại Word Options kích OK để quay

tự động, tạo khung và nền sẽ được trình bày trong phần này

Sử dụng các nút trên nhóm Font hoặc dùng phím tắt

Các thao tác cần thiết khi định dạng ký tự bằng cách sử dụng các nút trên Ribbon hoặc các phím tắt như sau:

- Chọn khối văn bản cần

định dạng

- Chọn thẻ Home Chọn

các nút sau đây trong

nhóm Font (tên gọi và mô tả của các nút hiện ở phần

đuôi của con trỏ chuột khi ta trỏ vào các nút này) hoặc nhấn tổ hợp phím tương ứng khi cần thực hiện một thao tác theo yêu cầu cụ thể (xem bảng 4-5)

Bảng 4-5: Các nút định dạng ký tự trên thẻ Home, trong nhóm Font của

Ribbon và các phím tắt tương ứng

Font Ctrl+Shift+F chọn font chữ

Font Size Ctrl+Shift+P chọn cỡ chữ Grow Font Ctrl+> tăng cỡ chữ

đậm

Italic Ctrl+I bật/tắt chữ

nghiêng Underline Ctrl+U bật/tắt chữ

gạch chân

Biểu tượng Tên gọi Phím tắt Chức năng

Strike through

gạch ngang chữ

Subscript Ctrl+= chỉ số dưới Superscipt Ctrl+Shift+ + chỉ số trên

Text Effect

tạo các hiệu ứng cho văn bản

Text Hightlight Color

làm nổi bật chữ bằng màu khác, tương tự như dùng bút làm nổi bật

chữ

Clear Formatting

xóa toàn bộ định dạng, đưa văn bản về trạng thái bình thường (plain text)

Sử dụng hộp hội thoại Font

 Hộp Font được sử dụng để chọn phông chữ

 Hộp Font Style được sử dụng để chọn các kiểu chữ

khác nhau

 Hộp Size để chọn cỡ chữ

 Hộp Font Color để chọn màu chữ

 Hộp Underline style để chọn kiểu gạch chân

 Hộp Underline color để chọn màu của gạch chân

 Dưới Effects là các hộp kiểm cho phép chọn/hủy các hiệu ứng sau: Strikethrough- chữ gạch ngang, Doubstrikethrough- gạch ngang kép, Superscript- chỉ số trên, Subscript- chỉ số dưới, Shadow- chữ có bóng, Outline- đường viền chữ, Emboss- chữ nổi, Engrave- chữ chìm, Small caps- chữ hoa nhỏ, All caps- chữ hoa lớn, Hidden- chữ ẩn

Hình 4-11: Hộp hội thoại Font, thẻ Font

- Thẻ Advanced (hình 4-12) cho phép tinh chỉnh những

thông số liên quan đến khoảng cách giữa các ký tự cũng như lựa chọn các phông chữ đặc biệt

 Dưới Character Spacing: Scale – thay đổi độ phóng đại, Spacing - điều chỉnh khoảng cách giữa các ký

tự (Normal- bình thường, Expanded- giãn rộng theo giá trị được chọn trong hộp By tương ứng, Condensed – thu hẹp theo giá trị được chọn trong hộp By tương ứng); Position – thay đổi vị trí của ký

tự (Normal- vị trí bình thường, Raised- nâng cao so

với dòng bình thường theo giá trị được chọn trong

hộp By tương ứng, Lowered nâng cao so với dòng bình thường theo giá trị được chọn trong hộp By

tương ứng)

 Open Type Features: những đặc tính đặc biệt khác (Ligatures- tổ hợp các ký tự được viết như một nét trang trí chạm trổ, Number spacing – điều chỉnh khoảng cách giữa các số, Number form – điều chỉnh dạng hiển thị số, Stylistic sets – các tập hợp

các kiểu dáng phông chữ cho một số phông chữ đặc biệt)

 Use contextual alternates: hộp kiểm được chọn sẽ

cung cấp cách đổi kiểu dáng của các ký tự hoặc tổ hợp các ký tự so với các ký tự bao quanh Lựa chọn này được sử dụng khi muốn trang trí văn bản hấp dẫn hơn hoặc khi muốn chỉ định các dạng chữ bắt đầu hoặc kết thúc các từ, cạnh dấu phẩy hoặc cuối các đoạn văn bản

- Kích nút OK để đóng hộp hội thoại

Hình 4-12: Hộp hội thoại Font, thẻ Advanced

Ví dụ về một số kiểu dáng phông chữ (stylitic sets) và

contextual alternates đƣợc minh họa trên các hình 4-13 và 2-14

Hình 4-13: Một số stylistic sets

1 Văn bản đƣợc định dạng với phông chữ Gabriola với stylistic set đƣợc chọn là default 2- stylistic set bằng 4, 3- stylistic set bằng 5, 4- stylistic set

bằng 6