Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Ngày nay trong xu thế phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin trên toàn thế giới, thông tin đã và đang đóng vai trò hết sức quan trọng. Bởi vì thông tin được hình thành từ nhiều nhân tố khác nhau, nó rất đa dạng và phức tạp, do đó việc xử lý thông tin ngày càng khó khăn hơn. chính vì vậy, công nghệ thông tin đang dần dần từng bươc được áp dụng vào các lĩnh vực của đời sống xã hội nhằm giảI quyết nhiều vấn đề xã hội khác nhau. Một trong những lĩnh vực phát triển nhất hiện nay là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Nhờ vào các công tác tin học hoá mà việc quản lý và điều hành trong các doanh nghiệp ngày càng được cảI thiện theo hướng tích cực. Trong các doanh nghiệp, thủ kho phảI thường xuyên cập nhật số liệu về lượng hàng xuất, nhập để có thể đáp ứng được nhu cầu. Việc cập nhật này hoàn toàn là thủ công, số hiệu được lưu trên giấy tờ, sổ sách. đến cuối thàng thì toàn bộ giấy tờ, sổ sách đó được chuyển lên bộ phận kế toán hàng tồn kho để cập nhật vào máy rồi xử lý để đưa ra báo cáo. Cuối mỗi tháng đặc biệt là cuối năm công việc này thường rất vất vả, khó khăn đối với kế toán hàng tồn kho. Đề tài : “Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho” được tực hiện nhằm giảm bớt các chi phí không cần thiết, nâng cao công tác quản lý hàng hoá, giảm thiểu những hạn chế quản lý xuất nhạp lưu kho bằng phương pháp thủ công hgiện nay. Cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên đồng thời khắc phục những sai sót trong công việc

Lời mở đầu

Ngày nay trong xu thế phát triển vợt bậc của công nghệ thông tin trêntoàn thế giới, thông tin đã và đang đóng vai trò hết sức quan trọng Bởi vìthông tin đợc hình thành từ nhiều nhân tố khác nhau, nó rất đa dạng và phứctạp, do đó việc xử lý thông tin ngày càng khó khăn hơn chính vì vậy, côngnghệ thông tin đang dần dần từng bơc đợc áp dụng vào các lĩnh vực của đờisống xã hội nhằm giảI quyết nhiều vấn đề xã hội khác nhau

Một trong những lĩnh vực phát triển nhất hiện nay là ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý Nhờ vào các công tác tin học hoá mà việc quản lý và

điều hành trong các doanh nghiệp ngày càng đợc cảI thiện theo hớng tích cực.Trong các doanh nghiệp, thủ kho phảI thờng xuyên cập nhật số liệu về l-ợng hàng xuất, nhập để có thể đáp ứng đợc nhu cầu Việc cập nhật này hoàntoàn là thủ công, số hiệu đợc lu trên giấy tờ, sổ sách đến cuối thàng thì toàn

bộ giấy tờ, sổ sách đó đợc chuyển lên bộ phận kế toán hàng tồn kho để cậpnhật vào máy rồi xử lý để đa ra báo cáo Cuối mỗi tháng đặc biệt là cuối nămcông việc này thờng rất vất vả, khó khăn đối với kế toán hàng tồn kho

Đề tài : Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho“Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho” ” đợc tực hiệnnhằm giảm bớt các chi phí không cần thiết, nâng cao công tác quản lý hànghoá, giảm thiểu những hạn chế quản lý xuất nhạp lu kho bằng phơng pháp thủcông hgiện nay Cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên đồng thời khắc phụcnhững sai sót trong công việc

Chơng 1: phơng pháp luận về HTTT.

1 Các khái niệm cơ bản về HTTT.

1.1 Khái niệm về dữ liệu và thông tin.

Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệthống quản lý Thông tin là thể nền của quản lý cũng nh năng lợng là thể nềncủa mọi hoạt động Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đíchthực

Dữ liệu là thông tin đã đợc qua xử lý

1.2 HTTT.

HTTT là một ứng dụng và đầy đủ nhất các thành tựu của công nghệ, củatin học và của tổ chức Nó là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phânphối thông tin trong môt tập hợp các ràng buộc

Một httt gồm có các bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, khodữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra

Httt thờng gồm 2 loại: hệ thống chính thức và hệ thống không chínhthức

1.2.1 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trongmỗi cấp quản lý, chúng lại đợc chia thep nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Bảng phân loại HTTT thep lĩnh vực và mức ra quyết địnhTài chính chiến l-

Nhân lực chiếnthuật

Kinh doanh và sảnxuất chiến thuậtTài chính chiến

tác nghiệp

nghiệp

Nhân lực tácnghiệp

Kinh doanh và sảnxuất tác nghiệp

1.2.2 Mô hình biểu diễn HTTT.

Cùng một HTTT có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm củatừng ngời mô tả có 3 mô hình đã đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thốngthông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong

Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lú mà

hỏi “Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho”cái gì?” và “Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho”để làm gì?” nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụngcũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệthống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của

đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộphậnm con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ côngcũng nh các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặcbàn phím đợc sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệthống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy

ra Nó trả lời các câu hỏi: cái gì? ai? ở đâu? và khi nào

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý cua rhệ thốngtuy nhiên không phải là cái nhing của ngời sử dụng mà là của nhân viên kĩthuật Mô hình giải đáp câu hỏi: nh thế nào?

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic làkết quat của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn ngới sửdụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kĩ thuật Ba mô hình trên có độ

ổn định khác nhau, mô hình lồgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong làhay biến đổi nhất

1.3 Cơ sở dữ liệu (CSDL)

Cơ sở dữ liệu đợc hiếu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau đợc tổchức trên các thiết bị hiện đại của tin hóc, chịu sự quản lý của một hệ thốngchơng trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngời dùng khácnhau, với những mục đích khác nhau

Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm sau:

Thực thể là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ thông tin về

nó Khi nói đến thực thể là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loại

Trờng dữ liệu để lu trữ thông tin về từng thực thể ngời ta thiết lập cho nómột bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó

Bản ghi (record): tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể cụ thểlàm thành một bản ghi

Bảng: toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra mộtbảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng

2 Phân tích, thiết kế một HTTT.

2.1 Mô hình của phân tích, thiết kế 1 HTTT.

xem httt hiện tại Hoạt động nh thế nào?

Httt hiện tại Làm cáI gì?

Xem httt mới hoạt động

Nh thế nào?

Httt mới sẽ làm CáI gì?

Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình

Nguyên tăc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nguyên tắc đi từ cái chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giảnhoá Thực tế ngời khẳng định rằng để hiểu tôt một hệ thống thì trớc hết phảihiểu các mặt chung trớc khi xem xét chi tiết Tuy nhiên những công cụ đầutiên đợc sử dụng để phát triển tin học hoá một hệ thống bằng nhiều khía cạnhchi tiết hơn nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn

ở đây em trình bày phơng pháp điển hình Nó gồm có 7 giai đoạn mỗigiai đoạn bao gồm một dãy các công đợn đợc liệt kê Nó sẽ đợc chi tiết trongphần tiếp theo.

Xác định & làm rõ

Yêu cầu phát triển

Phân tích

Thiết kế logic

Xây dựng 1

Số ph ơng án

Thiết kế Vật lý

Thực hiện

kĩ thuật Cài đặt

2.3 Các công đoạn của phát triển 1 hệ thống.

2.3.1 Đánh giá yêu cầu.

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội

đồng giám đốc những dữ liệu đích thức để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này đợc thực hiện

t-ơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

Làm rõ yêu cầu

Lập kế hoạch phân tích chi tiết.

Nghiên cứu môi trờng hệ thống thức tại

Nghiên cứu hệ thống thực tại

Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

Đánh giá lại tính khả thi

Thay đổi đề xuất của dự án

Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế xử lý

Thiết kế các luồng dữ liệu vào

Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

Hợp thức hoá mô hình logic

2.3.4 Đề xuất các phơng án của HTTT mới.

Mô hình logic của hệ thống mô tả cái mà hệ thống náy sẽ làm khi môhình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngới sử dụng, thì phân tích viên hoặcnhóm phân tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện hệ thốngnày đó là việc xây dựng các phơng án giải pháp khác nhau để cụ thể mô hìnhlogic Mỗi một phơng án là một phác hoạ của mô hình logic vật lý ngoài của

hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên ngới sử dụng sẽ thấy

dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài đợc xây dựngchi tiết nhng chi phí của việc tạo ra chúng rất lớn

Các công đoạn của gai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp:

Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộn tổ chức

Xây dựng các phơng án của giải pháp

Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án và giảipháp

2.3.5 Thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựachọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trớc hết là một tàiliệu bao hàm chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thựchiện kĩ thuật, và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phầnthủ công và cả những giao diện cuả phần tin học hoá Những công đoạn chínhcủa thiết kế vật lý ngoài la:

Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế chi tiết các giao diện( vào/ra)

Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật

4 Giới thiệu hệ quản trị CSDL Access và ngôn ngữ lập trình VB.

và ta có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thông qua câu truy vấn Câu truy vấn lalệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin Sử dụng câu truy vấn ta có thể lấy dữliệu từ một hay nhiều t rờng trong một hay nhiều bảng

4.2 Ngôn ngữ lập trình VB.

Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đến việc thànhcông của chơng trình Các ngôn ngữ đợc đánh giá bởi các tiêu thức nh mức độ hỗtrợ cho ngời lập trình khả năng trong công việc thiết lkế giao diện, sự đáp ứngyêu cầu trong quản lý cơ sở dữ liệu, yêu cầu về phần mềm, tính thông dụng.Ngôn ngữ VB có nhiều u điểm thể hiện qua những chức năng u việt:

Vb gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện ngời dùng đồhoạ tức là khi thiết kế chơng trình ngời dùng nhìn thấy ngay kết quả qua từngthao tác và giao diện Vb cho phép sửa đổi nhanh chóng hình dáng, kích thớc,màu sắc của các đối tợng có trong ứng dụng

Vb có khả năng kết hợp với ác thủ tục cuat th viện liên kết động DDL

Nó có thể dễ dàng sử dụng các chức năng sẵn có của windows thông qua OLEcủa microsoft

Phơng pháp lập trình sự kiện của VB làm cho việc xây dựng chơng trình

đơn giản rất nhiều

VB cho phép xây dựng dễ dàng các chơng trình và các ứng dụng trênInternet

Quản lý nhập kho Quản lý xuất kho. Xuất báo cáo.

Kiểm tra hoá đơn

BC tổng hợp Nhập, xuất, tồn

2.1.2 Sơ đồ luồng thông tin (DFD).

Bộ phận

Quản lý kho

Nhà cung cấp

KH

Bộ phận Kinh doanh

HTTTquản lý kho.

Bảng báo cáo Nhập xuất

Tình hình nhập xuất

Phiếu xuất hàng

DFD mức contex của quản lý kho.

DFD mức 1 của quản lý nhập kho.

Nhà cung

cấp

1.1.

Kiểm tra HĐ & hàng

HĐ mua hàng.

đ ợc xuất

2.2 Giao hàng.

2.3 Viết phiếu xuất.

2.4 Lập báo cáo

Xuất hàng.

Hoá đơn.

H đủ & đảm Bảo chất l ợng

Hàng hóa

Hàng đã

Giao đủ.

Phiếu xuất Hàng.

3.1

DFD møc 1 cña LËp b¸o c¸o.

3.1 KiÓm kª hµng.

3.2 B¸o c¸o tån ®Çu k×.

3.2 B¸o c¸o tån cuèi k×.

3.3 B¸o c¸o tæn hîp NhËp, xuÊt, tån.

DS H nhập Mới hỏng, thiếu

Phiếu Nhập kho

Xuất kho

Bản sao HĐBH Phiếu xuất H

Phiếu xuất kho

BC

Chứng từ XuÊt kho Khi xuất

kho H

BC tồn kho

Tổng hợp NXT

BC hàng nhập

thẻ kho, sổ chi tiết hàng Khi cã

yªu cÇu

IFD cña nghiÖp vô nhËp kho

Thêi ®iÓm Nhµ cung cÊp BP kho p Kinh doanh Bp kÕ to¸n H tån kho

DS h nhËp, Míi, háng.

Th«ng tin

H thùc nhËp

LËp phiÕu NhËp kho

PhiÕu nk

In phiÕu nk

Chøng tõ NhËp kho

IFD cña nghiÖp vô xuÊt kho còng t¬ng tù nh cña nghiÖp vô nhËp kho

2.2 ThiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin.

2.2.1 ThiÕt kÕ CSDL.

B¶ng admin:

B¶ng danh môc hµng ho¸:

B¶ng danh môc nh©n viªn:

B¶ng danh môc kho hµng:

B¶ng danh môc kh¸ch hµng:

Tªn trêng §é réng KiÓu M« t¶

B¶ng phiÕu xuÊt kho:

nhËp kho

2.2.2 ThiÕt kÕ gi¶i thuËt.

NhËp l¹i KT

Vµo trang default.

§ S

§

S

§

S

ThuËt to¸n t×m b¶n ghi.

2.2.3 ThiÕt kÕ giao diÖn

Mét sè giao diÖn chÝnh:

Kết luận

Lĩnh vực quản lý hàng tồn kho hiện nay vẫn còn quản lý bằng phơngpháp thủ công vì thế nó tốn rất nhiều chi phí và thời gian không cần thiết.Hiện nay các doanh nghiệp đề theo hớng sản xuất dựa trên những dây chuyềnlớn thì việc quản lý hàng hoá đòi hỏi phảI tin học hoá quản lý Nhng cácdoanh nghiệp đều có những điều kiện về kinh tế, kĩ thuật và trình độ nhân viênkhác nhau, vì thế các doanh nghiệp phảI biết phân tích kĩ các nghiệp vụ đểchọn lựa và xây dựng phần mềm phù hợp Việc em chọn đề tài này cũng mộtphần do yêu cầu đó hiện nay

Chơng trình đợc xây dựng hoàn toàn trên hớng mở để có thể hoàn thiện

và nâng cấp trong tơng lai Tuy nhiên, đây cha phải là một phần mềm hoànchỉnh do còn nhiều hạn chế về sự hiểu biết, về mặt thực tế cũng nh vấn đề thờigian

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn những góp ý, chỉ bảo của thầygiáo ThS Nguyễn Văn Th đã giúp đỡ em hoàn thành đề án môn học

.

Tµi liÖu tham kh¶o

[1] Visual Basic 21 ngµy

[2] S¸ch tù häc Visul Basic ®iÖn tö

[3] Gi¸o tr×nh VB 6.0.NET

[4] Gi¸o tr×nh kÕ to¸n m¸y

[5] Gi¸o tr×nh c¬ së d÷ liÖu SQL, Microsoft Access

Mục lục

Trang

Lời mở đầu 1

Chơng 1: Phơng pháp luận về HTTT 2

1 Các khái niệm cơ bản về HTTT 2

1.1 Khái niệm về dữ liệu và thông tin 2

1.2 HTTT 2

1.2.1 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp 2

1.2.2 Mô hình biểu diễn HTTT 3

1.3 Cơ sở dữ liệu (CSDL) 3

2 Phân tích, thiết kế một HTTT 4

2.1 Mô hình của phân tích, thiết kế 1 HTTT 4

2.2 Các phơng pháp thờng dùng để phát triển 1 HTTT 4

2.3 Các công đoạn của phát triển 1 hệ thống 6

2.3.2 Phân tích chi tiết 6

2.3.3 Thiết kế logic 6

2.3.4 Đề xuất các phơng án của HTTT mới 7

2.3.5 Thiết kế vật lý ngoài 7

2.3.6 Triển khai HTTT 8

2.3.7 Cài đặt, bảo trì hệ thống 8

3 HTTT quản lý hàng tồn kho 8

4 Giới thiệu hệ quản trị CSDL Access và ngôn ngữ lập trình VB 9

4.1 Hệ quản trị CSDL 9

4.2 Ngôn ngữ lập trình VB 9

Chơng 2: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho 10

2.1 Phân tích hệ thống thông tin 10

2.1.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 10

2.1.2 Sơ đồ luồng thông tin (DFD) 11

2.1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (IFD) 13

2.2 Thiết kế hệ thống thông tin 14

2.2.1 Thiết kế CSDL 14

2.2.2 Thiết kế giải thuật 17

2.2.3 Thiết kế giao diện 18

Kết luận 24

Tài liệu tham khảo 25