Hướng dẫn sử dụng module quản lý nhân sự

Các tính năng chính của Module quản lý nhân sự:  Quản lý thông tin của nhân viên  Quản lý nhân viên theo phòng ban  Quản lý ngày phép của nhân viên  Quản lý hợp đồng của nhân viên 

MODULE QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Phiên bản 5.0

Hà nội 6-2011

MỤC LỤC

1 Tổng quan 3

2 Quản trị Module 4

2.1 Phân quyền sử dụng 4

2.2 Quản lý Phòng ban 5

2.3 Quản lý loại hợp đồng 6

2.4 Quản lý Bằng cấp 7

2.5 Quản lý Loại hình đào tạo 7

3 Sử dụng Module Quản lý nhân sự 9

3.1 Thêm mới nhân sự 9

3.2 Xem chi tiết nhân sự 11

3.2.1 Xem chi tiết nhân sự 11

3.2.2 Cập nhật quá trình đào tạo của một nhân sự 12

3.2.3 Cập nhật đánh giá nhận xét của một nhân sự 13

3.2.4 Quản lý hợp đồng của một nhân sự 13

3.2.5 Quản lý quá trình nghỉ phép của một nhân sự 15

3.2.6 Quản lý file hồ sơ nhân sự 17

3.3 Báo cáo nhân sự 17

3.3.1 Báo cáo số lượng nhân viên hiện có 17

3.3.2 Báo cáo danh sách nhân viên hiện có 17

3.3.3 Báo cáo danh sách nhân viên đã nghỉ việc 18

3.3.4 Báo cáo theo trình độ học vấn 18

3.3.5 Thống kê hợp đồng lao động 19

3.3.6 Thống kê sinh nhật trong tháng 19

1 Tổng quan

Phân hệ quản lý nhân sự ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự bao gồm

quản lý hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động, cũng như cung cấp các thông tin cần thiết về năng lực

nhân viên để bạn có cơ sở tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên phát huy hết tiềm lực của mình

Các tính năng chính của Module quản lý nhân sự:

 Quản lý thông tin của nhân viên

 Quản lý nhân viên theo phòng ban

 Quản lý ngày phép của nhân viên

 Quản lý hợp đồng của nhân viên

 Quản lý quá trình làm việc của nhân viên

 Xem thông tin chi tiết của nhân viên

 Xem thông tin nghỉ phép của từng nhân viên

 Xem danh sách sinh nhật của nhân viên theo tháng

 Xem danh mục tất cả phòng ban

Hình: Màn hình chính chức năng quản lý nhân sự

Hình: Menu chính của chức năng quản lý nhân sự

2 Quản trị Module

2.1 Phân quyền sử dụng

Chọn Phân quyền, hệ thống sẽ cung cấp màn hình phân quyền sau

Các nhóm quyền trong quản lý Tài sản:

 Quyền quản trị: Người có quyền này, cùng với người quản trị hệ thống (System Admin) thay đổi, bổ sung những người dùng được truy cập hay cập nhật thông tin trong chức năng này

 Quyền cập nhật: Người có quyền này cập nhật nhân sự

 Quyền xem: Người có quyền truy cập và xem thông tin nhân sự

Trong hệ thống có 02 hình thức phân quyền: Phân quyền theo nhóm người dùng và phân

quyền theo từng người dùng

nhóm hoặc bảng Phân quyền người dùng Hệ thống sẽ cung cấp các bảng quyền sau:

Hình: Bảng quyền theo nhóm người dùng

Hình: Bảng quyền theo người dùng

 Lựa chọn các ô quyền tương ứng với từng người dùng, nhóm người dùng cần phân quyền

 Sau khi lựa chọn phân quyền, Click nút “Lưu” để lưu dữ liệu và kết thúc phân quyền

2.2 Quản lý Phòng ban

 Thêm mới: chọn nút Thêm Phòng – Ban mới, hệ thống sẽ hiển thị màn hình thêm mới phòng

ban với các thông tin như:

 Thuộc phòng: Nếu chọn trong danh sách là -Không thuộc phòng nào - thì nhóm này là nhóm gốc (nhóm cha) Nếu chọn một nhóm bất kỳ có sẵn trong danh sách, thì nhóm mới cập nhật này là nhóm con của nhóm đó

 Tên phòng

 Điện thoại, fax

 Email

 Website

 Chú thích

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin của phòng, chọn nút Cập nhật để lưu thông tin và kết thúc

 Sửa & Xóa nhóm: Chọn một nhóm bất kỳ tại danh sách phòng ban, hệ thống sẽ hiển thị thông

tin cập nhật đơn vị như phần thêm phòng ban mới Để xóa phòng ban, chọn nút xóa, hệ thống

2.3 Quản lý loại hợp đồng

Chọn Menu Danh mục/ Loại hợp đồng, hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý loại hợp đồng

 Thêm mới: chọn nút Thêm loại mới, hệ thống sẽ hiển thị màn hình thêm mới loại hợp đồng

với các thông tin như:

 Tên loại hợp đồng

 Thời hạn: nhập ký tự dạng số rồi chọn theo loại tháng hoặc năm

 Chú thích

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin của phòng, chọn nút Cập nhật để lưu thông tin và kết thúc

 Sửa & Xóa nhóm: Chọn một nhóm bất kỳ tại danh sách loại hợp đồng, hệ thống sẽ hiển thị

thông tin cập nhật loại hợp đồng như phần thêm loại hợp đồng mới Để xóa Loại hợp đồng, chọn

2.4 Quản lý Bằng cấp

Chọn Menu Danh mục/ Bằng cấp, hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý danh mục bằng cấp

 Thêm mới: Nhập tên bằng/cấp vào ô thêm nhóm mới, chọn nút Thêm để lưu loại bằng cấp vào

hệ thống

 Sửa: Chọn một loại bằng/cấp bất kỳ tại danh sách nhóm bằng cấp với biểu tượng tương

ứng, hệ thống sẽ hiển thị thông tin cập nhật

 Xóa: Chọn một loại bằng/cấp bất kỳ tại danh sách nhóm bằng cấp với biểu tượng tương ứng

để xóa

2.5 Quản lý Loại hình đào tạo

Chọn Menu Danh mục/ Loại hình đào tạo, hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý danh mục

Loại hình đào tạo

 Thêm mới: Nhập tên bằng/cấp vào ô thêm nhóm mới, chọn nút Thêm để lưu loại hình đào tạo

vào hệ thống

 Sửa: Chọn một loại hình đào tạo bất kỳ tại danh sách nhóm đào tạo với biểu tượng tương

ứng, hệ thống sẽ hiển thị thông tin cập nhật

 Xóa: Chọn một loại hình đào tạo bất kỳ tại danh sách nhóm đào tạo với biểu tượng tương

ứng để xóa

3 Sử dụng Module Quản lý nhân sự

3.1 Thêm mới nhân sự

mới bao gồm các thông số:

 Họ đệm

 Tên

 Mã nhân viên

 Phòng Ban

 Chức danh

 Sổ bảo hiểm XH

 Ngày cấp

 Mã số thuế cá nhân

 Ngày bắt đầu vào làm

 TK Ngân hàng số

 Ngân hàng

 Ngày sinh

 Nơi sinh

 Giới tính

 Tình trạng hôn nhân

 Thẻ CMTND (Ngày cấp, Nơi cấp)

 Địa chỉ

 Điện thoại NR

 Mobile

 Email

 Trình độ văn hoá

 Trình độ chính trị

 Trình độ chuyên môn

 Ngày vào đảng

 Địa chỉ thường trú:… (Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố)

 Nguyên Quán

 Dân tộc

 Tôn giáo

 Đưa file Ảnh:

 GIA ĐÌNH

 QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC

 CÁC THÔNG TIN KHÁC

3.2 Xem chi tiết nhân sự

Hình: Chi tiết một nhân sự

Chi tiết một nhân sự bao gồm các chức năng xử lý sau:

 Chỉnh sửa nhân sự: Khi xem chi tiết một nhân sự, chọn nút Cập nhật, hệ thống cung

cấp màn hình chỉnh sửa nhân sự Các thao tác được thực hiện như phần thêm mới

 Đưa nhân sự vào danh sách nghỉ việc: Khi xem chi tiết một nhân sự, chọn nút Đưa

vào DS nghỉ việc, hệ thống sẽ chuyển nhân sự đó vào danh sách nghỉ việc chứ

không xóa khỏi hệ thống Người quản lý có thể vào Báo cáo/Danh sách nghỉ việc để xem chi tiết

 Quản lý quá trình đào tạo

 Ghi đánh giá và nhận xét về nhân viên

 Quản lý hợp đồng nhân sự

 Quản lý quá trình nghỉ phép của nhân sự

 Quản lý file hồ sơ nhân sự

3.2.2 Cập nhật quá trình đào tạo của một nhân sự

Đây là chức năng quản lý quá trình đào tạo của một nhân viên Đây được xem là hồ sơ lưu lại học vấn của từng nhân viên

Tại đây, người quản lý nhân sự có thể thêm mới, sửa hoặc xóa hồ sơ đào tạo của một nhân viên

 Thêm mới hồ sơ: chọn nút Cập nhật bằng cấp, hệ thống sẽ hiển thị màn hình Cập nhật quá

trình đào tạo bao gồm các thông số:

 Tên Nhân viên: hệ thống tự động chọn

 Thời giansẽ có chi tiết năm và tháng đào tạo

 Loại hình đào tạo: là danh sách đã nhập sẵn trong phần Danh mục/Loại hình đào tạo

 Bằng cấp: là danh sách đã nhập sẵn trong phần Danh mục/Bằng cấp

 Nơi đào tạo

 Nội dung đào tạo:

Hình: Cập nhật bằng cấp đào tạo

3.2.3 Cập nhật đánh giá nhận xét của một nhân sự

Đây là chức năng quản lý những đánh giá và nhận xét của lãnh đạo với một nhân viên Đây được xem là hồ sơ lưu lại quá trình thi đua, khen thưởng hay bị phê bình của từng nhân viên

Tại đây, người quản lý nhân sự có thể thêm mới, sửa hoặc xóa hồ sơ của một nhân viên

 Thêm mới: chọn nút Ghi chú, hệ thống sẽ hiển thị màn hình Cập nhật thông tin chú thích về

nhân viên gồm các thông số:

 Tên Nhân viên: hệ thống tự động chọn

 Tóm tắt nội dung

 Chi tiết: Thông tin chi tiết về đánh giá nhân viên

Hình: Ghi chú nhân viên

 Sửa hồ sơ: chọn nút Sửa tương ứng với hồ sơ nhận xét, đánh giá cần chỉnh sửa, hệ thống hiển

thị màn hình chỉnh sửa hồ sơ Các thao tác được thực hiện như chức năng thêm mới

 Xóa: chọn nút Xóa tương ứng với hồ sơ nhận xét, đánh giá cần xóa

Đây là chức năng quản lý hồ sơ hợp đồng hiện tại của một nhân viên Những thông tin hợp đồng chỉ có thể thêm mới một lần và có thể sửa hoặc xóa

Hình: Quản lý hợp đồng nhân viên

 Thêm mới hợp đồng: chọn nút Cập nhật, hệ thống hiển thị màn hình Cập nhật thông tin hợp

đồng bao gồm các thông số:

 Hợp đồng số

 Loại hợp đồng

 Hệ số lương

 Hệ số phụ cấp cho chức vụ

 Hệ số phụ cấp khác

 Hệ số lương bổ sung

 Lương cơ bản

 Phụ cấp khác

 Tổng lương

 Ngày hiệu lực từ ngày

 Ngày hết hiệu lực

 Mức đóng bảo hiểm

 Mô tả vị trí công việc

 Quyền lợi và nghĩa vụ

 Ghi chú tóm tắt của hợp đồng trước

Hình: Cập nhật thông tin hợp đồng

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin hợp đồng, chọn nút cập nhật để kết thúc quá trình thêm mới

hợp đồng

 Sửa/xóa hợp đồng: Chọn nút cập nhật tại màn hình quản lý hợp đồng, hệ thống sẽ hiển thị

màn hình cập nhật thông tin hợp đồng Nếu sửa hồ sơ hợp đồng, các bước thực hiện như phần

thêm mới Nếu muốn xóa hợp đồng, chọn nút Xóa.

Đây là chức năng quản lý thời gian nghỉ phép của một nhân viên

Tại đây, người quản lý nhân sự có thể thêm mới ngày nghỉ phép của mỗi nhân viên

Hình: Danh sách nghỉ phép của một nhân viên

 Thêm mới ngày nghỉ phép: chọn nút Cập nhật, hệ thống hiển thị màn hình cập nhật ngày

nghỉ phép bao gồm các thông số:

 Tên Nhân viên: hệ thống tự động chọn

 Lý do nghỉ phép

 Các thông tin khác cho phép người quản lý nhập ngày nghỉ, lựa chọn việc nghỉ cả ngày (8 giờ) hoặc nghỉ nửa ngày (4 giờ), chọn nghỉ có phép hay không?

Hình: Cập nhật ngày nghỉ phép

Sau khi nhập đầy đủ thông tin nghỉ phép, chọn nút Lưu để kết thúc

 Cập nhật và xóa ngày nghỉ phép

Người quản lý nhân sự có thể xem danh sách nghỉ phép theo tháng bằng cách chọn Nghỉ phép

trên menu chính Hệ thống sẽ hiển thị màn hình LỊCH NGHỈ PHÉP

Hình: Lịch nghỉ phép

3.2.6 Quản lý file hồ sơ nhân sự

Chức năng này cho phép người quản lý nhân sự cập nhật các file hồ sơ điện tử cho mỗi nhân sự Các bước thực hiện như hình dưới đây

3.3 Báo cáo nhân sự

Báo cáo thống kê chi tiết danh sách nhân viên hiện có Tại báo cáo này, người xem báo cáo có thể lọc (Filter) báo cáo theo phòng bản và có thể lựa chọn được những trường thông tin hiển thị trên báo cáo như: Phòng, ngày sinh, CMT, địa chỉ, điện thoại…

Tại báo cáo này, người xem báo cáo có thể in trực tiếp báo cáo và có thể xuất báo cáo sang dạng Winword hoặc Excel

3.3.3 Báo cáo danh sách nhân viên đã nghỉ việc

Báo cáo thống kê chi tiết danh sách nhân viên đã đưa vào nghỉ việc Các chức năng khác trong báo cáo này là:

Khôi phục nhân viên trong danh sách nghỉ việc về trạng thái nhân viên đang làm việc

hoàn toàn khỏi hệ thống

3.3.5 Thống kê hợp đồng lao động

Chọn Hợp đồng tại menu Nhân sự, hệ thống sẽ thống kê danh sách toàn bộ hợp đồng lao động

của danh sách nhân sự

Hình: Danh sách hợp đồng lao động

định danh sách ngày sinh nhật trong tháng hiện tại Có thể xem các tháng khác trong năm

Hình: Danh sách sinh nhật trong tháng