Quản lý hệ thống thông tin quản lý kho

Để có thể đưa ra được giải pháp hiệu quả nhất cho công tác quản lý kho, làm tăngnăng suất công việc thì việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệpquản lý tốt hơn tr

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TỂ NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

-TIỂU LUẬN HỌC PHẦN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CHUYÊN ĐỀ:

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

ThS Tôn Thất Lộc

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Họ tên: Phạm Ngọc Quỳnh Như MSSV: 1525106010029

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

-TIỂU LUẬN HỌC PHẦN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CHUYÊN ĐỀ:

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Họ tên: Phạm Ngọc Quỳnh Như MSSV: 1525106010029 Lớp: D15QC01

09/11/2018

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

Giảng viên

LỜI CAM KẾT

Em xin cam đoan dưới đây là bài tiểu luận do chính em thực hiện, có sự hỗ trợ từ giáoviên hướng dẫn bộ môn Tất cả thông tin trong bài đều do em thu thập từ nhân viên tạicông ty

Em xin chịu hoàn toàn về lời cam đoan này

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Nhận xét 1

Lời cam kết 2

Mục lục 3

Danh mục hình 5

Danh mục bảng 6

Danh mục chữ viết tắt 7

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU (ĐẶTVẤN ĐỀ) 8

1.1 Lý do chọn đề tài 8

1.2 Mục tiêu 8

1.3 Đối tượng nghiên cứu 8

1.4 Phạm vi nghiên cứu 8

1.5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn 8

1.6 Kế hoạch thực hiện 8

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ DỮ LIỆU 10

2.1 Hệ thống thông tin quản lý 10

2.1.1 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 10

2.1.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 11

2.2 Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 12

2.3 Quản trị tồn kho 12

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG TIỆN – PHƯƠNG PHÁP 14

3.1 Phương tiện nghiên cứu 14

3.2 Phương pháp nghiên cứu 14

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ THẢO LUẬN 15

4.1 Thực trạng hoạt động của hệ thống và doanh nghiệp 15

4.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh 17

4.1.4 Quy trình nghiệp vụ 17

4.2 Xây dựng mô hình ERD 18

4.2.1 Xác định các đối tượng thực thể 18

4.2.2 Mô hình ERD 18

4.2.3 Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ 19

4.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu 19

4.3.1 Tạo bảng dữ liệu và Khóa chính 19

4.3.2 Xác định Mối quan hệ 24

4.3.3 Nhập cơ sở dữ liệu 24

4.4 Truy vấn dữ liệu 25

4.5 Tạo form 27

4.6 Report 28

4.7 Thiết kế xử lý 29

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 30

5.1 Kết luận 30

5.2 Kiến nghị 30

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Mô tả mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 12

Hình 4.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH C&H Vina 16

Hình 4.2: Mô hình ERD 19

Hình 4.3: Mô tả cấu trúc dữ liệu NHAN_VIEN 20

Hình 4.4: Mô tả cấu trúc dữ liệu HANG_HOA 21

Hình 4.5: Mô tả cấu trúc dữ liệu PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA 22

Hình 4.6: Mô tả cấu trúc dữ liệu CT_PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA 23

Hình 4.7: Mối quan hệ dữ liệu 24

Hình 4.8: Trình bày truy vấn cập nhật thành tiền của hàng hóa 25

Hình 4.9: Trình bày truy vấn tổng số lượng nhập xuất hàng hóa trong kho 26

Hình 4.10: Trình bày truy vấn thông tin hàng hóa theo mã hàng 26

Hình 4.11: Form Thông tin hàng hóa 27

Hình 4.12: Form Kiểm kho 27

Hình 4.13: Cấu trúc thiết kế bảng báo giá hàng hóa 28

Hình 4.14: Cấu trúc thiết kế bảng thành tiền hàng hóa 28

Hình 4.15: Cấu trúc thiết kế bảng kiểm kho hàng hóa 29

DANH MỤC BẢNG

Bảng 4.1: Biến động năng suất lao động năm 2017 – 2018 17

Bảng 4.2: Xác định kiểu dữ liệu NHAN_VIEN 20

Bảng 4.3: Xác định kiểu dữ liệu HANG_HOA 21

Bảng 4.4: Xác định kiểu dữ liệu PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA 22

Bảng 4.5: Xác định kiểu dữ liệu CT_PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA 23

Bảng 4.6: Bảng dữ liệu Nhân viên 24

Bảng 4.7: Bảng dữ liệu Hàng hóa 24

Bảng 4.8: Bảng dữ liệu Phiếu nhập xuất hàng hóa 25

Bảng 4.9: Bảng dữ liệu Chi tiết phiếu nhập xuất hàng hóa 25

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống và làm việc trong nền kinh tế đang phát triển từng ngày, đặc biệtkhi Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Vậy làm sao để cácdoanh nghiệp có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường trong nước và quốc tế? Để thựchiện được điều này các doanh nghiệp cần quan tâm đến tất cả các bộ phận hiện có tạicông ty doanh nghiệp mình nhằm đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu từ xã hội, nâng cao hiệusuất làm việc, giảm các loại chi phí không cần thiết

Đối với doanh nghiệp sản xuất, công tác quản lý kho hàng hóa phải cần được chútrọng quan tâm Khi doanh nghiệp giải quyết tốt về vấn đề về kho hàng hóa sẽ giúp doanhnghiệp giảm các loại chi phí tồn trữ về nguyên vật liệu, giảm chi phí thuê mặt bằng khochứa Bên cạnh đó, đảm bảo cho việc cung ứng nguyên vật liệu trên các dây chuyềnkhông bị trì trệ

Để có thể đưa ra được giải pháp hiệu quả nhất cho công tác quản lý kho, làm tăngnăng suất công việc thì việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệpquản lý tốt hơn trong khâu kiểm soát hàng hóa tại doanh nghiệp Do đó, em chọn đề tài:

“Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong quản lý kho hàng hóa của công ty TNHHC&H Vina”

1.2 Mục tiêu đề tài

Phân tích được thực trạng kho hiện tại của công ty TNHH C&H Vina

Phân tích hệ thống thông tin quản lý kho xuất – nhập của công ty Từ đó, góp phầnlàm giảm một số chi phí lưu kho hàng hóa, nâng cao công tác quản lý kho xuất – nhậphàng hóa của công ty TNHH C&H Vina

1.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý kho xuất – nhậpkhẩu hàng hóa tại công ty TNHH C&H Vina

1.4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin quản lýkho xuất – nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH C&H Vina

1.5 Ý nghĩa khoa học thực tiễn

Thông qua việc phân tích hệ thống thông tin quản lý kho xuất – nhập, đề xuất giảipháp giúp giải quyết hiệu quả tình trạng kho hiện tại

1.6 Kế hoạch thực hiện

Bên cạnh các phần: Nhận xét của giáo viên, mục lục, lời cam đoan, các danh mụcbảng – hình- chữ viết tắt, tài liệu tham khảo Đề tài nghiên cứu còn bao gồm:

Chương 1: Mở đầu

Chương 2: Cơ sở lý luận

Chương 3: Phương tiện – phương pháp nghiên cứu

Chương 4: Kết quả thảo luận

Chương 5: Kết luận – Kiến nghị

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN2.1 Hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin quản lý Sau đâylà một cách phân loạithông dụng:

- Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation Systems – OAS): Là hệ thốngthông tin gồm máy tính với các phần mềm xử lý văn bản, thư tín điện tử, bảng tính,…cùng các thiết bị như máy fax, máy in, máy chiếu,… được tích hợp nhằm tự động hóacoogn việc ghi chép, tạo văn bản, giao dịch bằng văn bản, hình ảnh, lời nói giúp tăngnăng suất cho người làm văn phòng

- Hệ thống truyền thông (Communication System – CS): Giúp cho việc thực hiện traođổi thông tin giữa các thiết bị thông qua các hình thức khác nhau với những khoảng cách

xa dễ dàng, nhanh chóng và đạt chất lượng tốt Ngày nay, trong điều kiện mạng Internetngày cành phát triển, hệ thống truyền thông được xem như bộ phận của hệ thống thôngtin, trợ giúp điều hành và nhiều hệ thống khác hoạt động hiệu quả

- Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS): Là một hệ thốngthông tin nghiệp vụ phục vụ cho hoạt động của tổ chức ở mức vận hành, là hệ thống cungcấp nhiều dữ liệu nhất cho các hệ thống khác trong tổ chức

- Hệ thống cung cấp thông tin thực hiện (Executive Information System – EIS): Cungcấp các thông tin thực hiện các nhiệm vụ trong một tổ chức, tổng hợp báo cáo quá trìnhthực hiện công việc ở các bộ phận trong những khoảng thời gian nhất định

- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Trợ giúp cáchoạt động quản lý của tổ chức Là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tìnhtrạng hiện thời và hoạt động kinh doanh/quản lý hiện thời của doanh nghiệp/tổ chức

- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System – DSS, là MIS ở mức cao):Đước sử dụng ở mức quản lý của tổ chức

- Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES): Trợ giúp quyết định ở mức chuyên sâu

Có thể xử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra những quyết định

- Hệ thống trợ giúp điều hành (Execution Support System – ESS): Được sử dụng ởmức quản lý chiến lược Sản sinh ra các đồ thị phân tích trực quan và các giao dịch rấtthuận tiện với môi trường được thiết kế nhằm trợ giúp cho các quyết định không câu trúc

- Hệ thống trợ giúp làm việc theo nhóm (Groupware System – GS): Trợ giúp trao đổitrực tuyến các thông tin giữa các thành viên trong nhóm, rút ngắn sự ngăn cách giữa họ cả

về không gian và thời gian

- Hệ thống tự động hóa sản xuất (Manufacturers Automation System)/ Hệ thống điềukhiển quá trình (Process Control System): Là hệ thống xử lý và điều khiển tự động cácquá trình vận hành của các thiết bị trong sản xuất, viễn thông, quân sự Hoạt động theophương thức xử lý thời gian thực

- Hệ thống nhúng thời gian thực (Embedded Real-Time System): Là hệ thống đượcthực hiện trên các phần cứng đơn giản và được nhúng vào trong một thiết bị nào đó Đượclập trình ở mức thấp và thực hiện xử lý theo phương thức thời gian thực

- Phần mềm hệ thống (System Software): Là hệ thống thiết lập nền hạ tầng kỹ thuậtcủa các hệ thống máy tính, phục vụ cho các phần mềm chạy trên đó

- Hệ thống thông tin tích hợp (Integrated Information System – IIS): Được xây dựngtích hợp các loại hệ thống trên Có thể tích hợp bằng cách ghép nối với nhau một cách dễdàng nhờ công cụ Portal (cổng thông tin)

2.1.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ

Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ do E.F.Codd phát minh ra vào năm 1970, được thcuwjhiện thông qua một hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ

Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm một tập hợp các bảng hay các lược đồ quan

hệ có liên quan với nhau, mỗi bảng cơ sở dữ liệu như một tệp dữ liệu, các tệp này đượclưu trữ hoàn toàn độc lập về cấu trúc cũng như về dữ liệu, được tổ chức theo dạng cấutrúc logic Dù dữ liệu được lưu trữ vật lý như thế nào thì cũng không gây ảnh hưởng tớicông việc của nhà thiết kế và người sử dụng

Ưu điểm:

- Có tính độc lập về cấu trúc cơ sở dữ liệu

- Hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ có khả năng linh hoạt rất cao

- Dễ tạo ra một giao diện thích hợp với người sử dụng

Nhược điểm:

- Hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ đòi hỏi một hệ thống máy tính mạnh để hỗ trợ cho việctruy cập dữ liệu và thông tin

Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý

Hình 2.1: Mô tả mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 2.2 Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Tại Việt Nam, có ít nhất ba MIS được quan tâm triển khai trong doanh nghiệp:

- Hệ thống quản lý chất lượng (ISO – International Organization for Standardization)

- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise ResourcePlanning)

- Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Client Relationship Management).ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 1990 cùngvới sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấutrúc chủ - khách (Client – Server)

ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà còn bao trùm lên toàn bộ các hoạtđộng chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hậu cần,quản trị bán hàng

ERP được xem là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty Tất cả cáccông ty đa quốc gia hiện nay không thể hoạt động nếu ERP gặp trục trặc, vì bằng cách thủcông thì họ không thể nào quản lý, kiểm soát được hết các chi nhánh và các giao dịch diễn

ra hàng ngày ERP còn là công cụ chính để tăng hiệu quả quản lý

2.3 Quản trị tồn kho

Hàng hóa tồn kho là những mặt hàng mà doanh nghiệp dùng để dự trữ bán ra hoặc lànhững nguyên vật liệu tạo nên một sản phẩm (Trần Anh Tuấn, 2015)

Trong các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho tồn tại dưới ba loại:

- Nguyên liệu thô: Đây là những nguyên liệu được bán ra hoặc được giữ lại dùng đếảnxuất trong tương lai

- Bán thành phẩm: Là những sản phẩm dùng trong sản xuất nhưng vẫn còn dang dởhoặc các sản phẩm đã được hoàn thành nhưng chưa làm thực tập nhập kho.

- Thành phẩm: Là những sản phẩm đã được hoàn thành sau quastrinhf sản xuất

Mục đích của quản trị hàng tồn kho:

- Sản xuất đủ số lượng hàng tồn kho sẵn có

- Giảm các chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho

- Đảm bảo hàng hóa về mặt giá trị sử dụng, tránh hư hỏng , ứ đọng hàng hóa

Như vậy, quản trị hàng tồn kho là hệ thống bao gồm tất cả các quá trình quản lý, cácthủ tục liên quan đến hàng tồn hiện có trong kho, số lượng hàng cần bổ sung và hàng hóa

dự trù trong tương lai nhằm đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn do thiếu hoặcthừa nguyên vật liệu

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG TIỆN – PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Phương tiện nghiên cứu

Sử dụng phần mềm ACCESS hỗ trợ quá trình tạo lập thiết kế hệ thống thông tin quản

- Tham khảo tài liệu trên Internet, sách báo có liên quan đến đề tài nghiên cứu

- Thu thập số liệu từ bộ phận quản lý kho hàng của công ty TNHH C&H Vina

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ THẢO LUẬN4.1 Thực trạng hoạt động của hệ thống và doanh nghiệp

4.1.1 Thực trạng công ty

Công ty TNhH C&H Vina được thành lập vào tháng 6/2017

Đến tháng 8/2017 cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị máy móc cơ bản đã được hoànthiện Tháng 9/2017, công ty đi vào hoạt động với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng đội ngũcông nhân tại công ty được hưởng phúc lợi phù hợp, việc đào tạo nâng cao tay nghề chonhân viên tại xưởng may đặc biệt được chú trọng

Tên công ty: Công ty TNHH C&H Vina

Trụ sở chính: số 34A/26, khu phố Bình Quới, phường Bình Chuẩn, thị xã Thuận An,tỉnh Bình Dương

Điện thoại: 0984802808

Email: import@cnhbag.com

Người đại diện: Jee TaeGu

Loại hình tổ chức: Tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa

Hiện tại, công ty chưa có phần mềm chuyên quản lý việc nhập hàng và kiểm khohàng Nhân viên tại công ty thực hiện kiểm tra thủ công sau đó sử dụng phần mềm Excel

để quản lý Do đó, đã gặp phải một số khó khan trong việc kiểm soát hàng hóa:

- Khó kiểm tra được chất lượng, trạng thái hàng hóa hiện tại trong kho

- Khó kiểm soát được các thông tin về nhân viên, khách hàng, sản phẩm, số lượnghàng hóa, hóa đơn,…

Vì vậy, để có thể quản lý hiệu quả công tác quản lý kho của công ty, ban lãnh đạo đãyêu cầu cần thiết lập một hệ thống quản lý tại bộ phận kho của công ty nhằm có thể quản

lý các thông tin cần thiết của bộ phận, nâng cao chất lượng công việc

4.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty hợp lý, công việc được phân công rõ ràng Mỗi bộ phận

có chức năng hoạt động chuyên môn riêng biệt, đồng thời có sự phối hợp, liên kết chặtchẽ với nhau

Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH C&H Vina

Hình 4.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH C&H Vina.

Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận:

Giám đốc: Là người có quyền hạn quyết định cao nhất Chịu trách nhiệm mọi hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty Là người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệmpháp lý đối với mọi hoạt động sản xuất hàng ngày của công ty, kí kết hợp đồng, sắp xếp

bố trí cơ cấu tổ chức

Phó giám đốc: Là người có quyền quyết định sau giám đốc khi được giám đốc ủyquyền Hỗ trợ giám đốc giải quyết các vấn đề liên quan trong quá trinh sản xuất kinhdoanh, giải quyết các vấn đề khi giám đốc vắng mặt

Phòng văn phòng:

- Showroom: Là nơi trưng bày và tiếp khách hàng

- Phòng kế toán: Điều hành và quản lý trực tiếp nguồn vốn của công ty sử dụng choquá trình sản xuất kinh doanh Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin về tàichính, lên kế hoạch chi tiêu hợp lý Chịu trách nhiệm chuyển tiền lương của công ty quatài khoản ngân hàng

- Phòng nhân sự: Là bộ phận hỗ trợ cho giám đốc trong tuyển dụng lao động, hướngdẫn, quan sát và thực hiện thi đua khen thưởng, kỷ luật hợp lý Chịu trách nhiệm quản lý

hồ sơ, các hợp đồng lao động