Quản lý khủng hoảng lý

Ý nghĩa của mỗi bước đó trong việc hạn chế/ ngăn ngừa hậu quả do khủng hoảng gây ra” Giảng viên : PGS... Ý nghĩa của mỗi bước đó trong việc hạn chế/ ngăn ngừa hậu quả do khủng hoảng gây

ĐẠI HỌC VINH

- -Đề bài:

“Trình bày năm bước cơ bản để

xử lý khủng hoảng của một doanh nghiệp/ tổ chức

Ý nghĩa của mỗi bước đó trong việc hạn chế/ ngăn ngừa hậu quả do khủng hoảng gây ra”

Giảng viên : PGS TS Đỗ Thị Phi Hoài Học viên : Hoàng Lê Phương Lý

Lớp : Cao học K25 - Quản lý kinh tế lớp A

Vinh, 2018

Đề bài: Trình bày năm bước cơ bản để xử lý khủng hoảng của một doanh

nghiệp/ tổ chức Ý nghĩa của mỗi bước đó trong việc hạn chế/ ngăn ngừa hậu quả

do khủng hoảng gây ra

Trả lời:

Khủng hoảng là một sự thay đổi đột ngột hoặc là nguyên nhân của một quá trình, dẫn đến một vấn đề cấp bách cần phải giải quyết ngay lập tức

Quản trị khủng hoảng là một phần của hệ thống quản lý rủi ro của tổ chức Đó

là toàn bộ chương trình và giải pháp được lên kế hoạch và chỉ đạo sát sao, quyết liệt nhằm kiểm sóat khủng hoảng trong các tổ chức và công ty Mục tiêu của quản trị khủng hoảng là ngăn ngừa và giảm tới mức tối thiểu hậu quả mà khủng hoảng gây ra, bảo vệ danh tiếng và uy tín cho tổ chức

Mỗi cuộc khủng hoảng luôn có ba giai đoạn:

- Tiền khủng hoảng

- Trong khủng hoảng

- Hậu khủng hoảng

Năm bước cơ bản để xử lý khủng hoảng bao gồm các bước như sau:

A Trước khủng hoảng

1 Ngăn ngừa khủng hoàng

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý khủng hoảng là quản lý cuộc khủng hoảng trước khi bạn cần quản lý nó Cách tốt hơn để xử lý một vấn đề là ngăn ngừa nó xảy ra ngay, bằng các thông tin và kinh nghiệm sau:

- Thông tin chi tiết từ các nhà quản lý dự án trước

- Nghiên cứu các nhà quản lý trước đã xử lý khủng hoảng như thế nào

- Tin tức trong ngành của doanh nghiệp bạn

- Xu hướng truyền thông với ngành của bạn

2 Xây dựng các kế hoạch dự phòng chi tiết với đội ngũ quản lý khủng hoảng

Rất khó để đưa ra các phương án dự phòng nếu bạn chỉ làm một mình Bên cạnh việc lập kế hoạch dự phòng khủng hoảng cùng nhân viên, bạn cần một đội ngũ “đặc nhiệm” cho việc quản lý khủng hoảng Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, đội ngũ này có thể có hai người đến 20 người

Nhà quản lý dự án thông thái nhất sẽ tập hợp ít nhất một người, hoặc là các trưởng phòng của mỗi bộ phận và đào tạo họ về cách tiếp cận và xử lý khi khủng hoảng xảy ra Nhóm này cũng sẽ có trách nhiệm giải quyết các hậu quả của khủng hoảng trong phạm vi công việc của họ

Ngoài giám đốc điều hành, nhóm “đặc nhiệm” quản lý khủng hoảngbao gồm người đứng đầu của:

- Phòng nhân sự

- Phòng kinh doanh

- Phòng marketing

- Phòng công nghệ

- Phòng quan hệ công chúng (nếu có)

Mỗi đại diện của từng bộ phận phải theo sát chính xác những gì có thể sai lệch trong quá trình lập kế hoạch và triển khai dự án Bạn cần cộng tác và phát triển các phương án dự phòng cùng với mỗi người trong số họ Cần đảm bảo thêm rằng mỗi thành viên trong nhóm “đặc nhiệm” được huấn luyện để hiểu về các rủi ro và xử lý ngay lập tức các tình huống sự cố theo kế hoạch

Còn một lưu ý nữa, bạn có thể cảm thấy có trách nhiệm tự giải quyết các vấn đề nhưng hãy đối mặt với nó, những nhà quản lý giỏi nhất biết khi nào cần được giúp đỡ Nếu bạn tập hợp đội ngũ của mình ngay từ khi nhận dự án, bạn không chỉ sẽ chuẩn bị tốt hơn khi cuộc khủng hoảng diễn ra, mà đồng nghiệp cũng sẽ rất ấn tượng với sự chủ động và nhạy bén của bạn

B Trong khủng hoảng

3 Giữ một cái đầu lạnh và tinh thần lạc quan

Bạn là người chèo lái con thuyền dù cho khi trời yên bể lặng hay khi có thảm họa ập tới Cấp dưới sẽ trông vào bạn để tìm sự hướng dẫn, hỗ trợ; còn cấp trên thì cần bạn báo cáo, xoay chuyển tình thế một cách nhanh chóng Hoảng loạn và sợ hãi chỉ làm trầm trọng hơn tình trạng vốn đang không có gì tốt đẹp Nếu bạn mất bình tĩnh, team của cũng vậy Vì thế hãy là người tiên phong Nếu team của bạn thấy rằng bạn bình tĩnh, tập trung, và lạc quan; họ sẽ bắt chước hành vi của bạn và được truyền động lực

4 Làm chủ khủng hoảng

Bước đầu tiên đối diện với khủng hoảng là ngăn chặn nó không lan rộng thêm nữa Bạn có thể kiểm soát nó và sau đó có biện pháp để loại trừ Để khắc phục khủng hoảng, bạn cần phải:

- Hành động nhanh chóng và dứt khoát

- Tập hợp mọi dữ liệu thực tế liên quan

- Quản lý các kênh truyền thông nội bộ và bên ngoài, và khuyến khích các ý tưởng mới để xử lý khủng hoảng

Một khi bạn đã có tất cả thông tin tin dữ liệu, và kiểm soát tốt truyền thông, bạn có thể đi trước và giải quyết vấn đề nhanh chóng

5 Xác định nguyên nhân của cuộc khủng hoảng

Sau khi kiểm soát được cơn khủng hoảng và ngăn chặn chúng lan rộng, đã đến lúc bạn bắt đầu sửa chữa những thiệt hại và dẫn dắt team của bạn trở lại đúng hướng Bước đầu tiên để xác định nguyên nhân của cuộc khủng hoảng là xác định vấn đề gốc rễ xuất phát từ bộ phận, phòng ban nào Sau đó bạn cần gặp người trưởng phòng và nhóm của họ tìm hiểu nguyên nhân, và kiểm tra kỹ lưỡng mức độ

mà mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm Có thể không chỉ đơn thuần là thành viên trong nhóm đã mắc lỗi Xem lại các dữ kiện bạn thu thập được, và tổ chức một buổi thảo luận với cả nhóm làm thế nào để ngăn ngừa tốt nhất cuộc khủng hoảng này lặp lại

C Hậu khủng hoảng

Chỉ vì bạn đã vượt qua khủng hoảng và trở lại guồng công việc không có nghĩa là việc xử lý khủng hoảng đã hoàn tất Hãy nhớ cách chúng ta bắt đầu với tầm quan trọng của việc giám sát? Sau khi sống sót qua cuộc khủng hoảng, chắc chắn rằng bạn đã nắm bắt được không chỉ cách cuộc khủng hoảng bắt đầu, mà còn các bước để giải quyết hiệu quả

Sau một vài cuộc khủng hoảng, hãy lưu giữ thật tốt hồ sơ xử lý, bạn sẽ không chỉ làm tốt công việc giám sát mà còn giúp ngăn ngừa và giải quyết khủng hoảng tương tự trong tương lai Không ai hoan nghênh cuộc khủng hoảng, nhưng hãy tận dụng lợi ích mà nó mang lại cho bạn, đó chính là những kinh nghiệm quý báu