Giáo trình kế toán excel

giup nguoi hoc nam cach lam ke toan excel, hau nhu nguoi nguoi hoc ke toan phai thanh thao ve excel, trong bai nay se co nhung thu thuat giup nguoi hoc ke toan de dang hon. sau day la mot so huong dan lam ke toan tren may tinh hieu qua hon

CHƯƠNG I: THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN

I THIẾT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG DANH MỤC

1 Thiết lập thông tin doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp (ten):

Địa chỉ (dc):

Mã số thuế (mst):

Tác dụng của việc đặt tên cho các thông tin trên: khi chuyển sang các sheet sổ khác nhau chúng ta phải cập nhật ít nhất các thông tin cơ bản trên, để giảm thiểu thời gian, công sức để viết lại các thông tin đó, chúng ta sẽ đặt tên cho từng thông tin và khi chuyển sang sheet sổ khác chúng ta chỉ cần đánh: = tên viết tắt, khi đó ta đã có thông tin đầy đủ với thời gian nhanh nhất Cách đặt tên cho thông tin chúng ta

sẽ tìm hiểu trong phần tạo lập danh mục

Chính sách kế toán áp dụng:

+ Chế độ kế toán áp dung: (QĐ 48)

+ Đồng tiền sử dụng:

+ Hình thức kế toán: (trong phạm vi sách chúng ta dùng hình thức kế toán nhật ký chung)

+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: (bình quân gia quyền)

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: (kê khai thường xuyên)

+ Phương pháp tính khấu hao: (đường thẳng)

+ Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch)

+

2 XÂY DỰNG DANH MỤC

- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:

Khi xây dựng danh mục tài khoản ta cần mở các tiểu khoản để quản lý chi tiết, ví dụ như tiền gửi ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp,

Việc mở bao nhiêu tiểu khoản không quan trọng, tuy nhiên nó cần phải đáp ứng được 2 yêu cầu sau: Trước tiên là phải tuân theo tài khoản mẹ thuộc hệ thống tài khoản mà chế độ kế toán ban hành và điều tiếp theo là phục vụ được yêu cầu quản lý của từng đơn vị

- Xây dựng danh mục nhà cung cấp

Danh mục mục NCC gồm có các chỉ tiêu sau:

+ Số thứ tự, mã NCC, tên nhà cung cấp, mã số thuế và địa chỉ, chúng ta có thể thêm vào bất cứ chỉ tiêu nào mà chúng ta muốn hay để đáp ứng yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp

+ Chúng ta đặt tên cho mã NCC: M_NCC

Trước tiên chúng ta bôi đen vùng từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ và từ dòng đầu tiên của danh mục đển hàng cuối cùng của danh mục

Sau đó ta có các cách để đặt tên cho vùng danh mục nhà cung cấp như sau:

• Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3

• Chọn menu sau: Insert./ Name/ Define

Với cả 2 cách trên chúng đều hiện ra cửa sổ con/ hộp thoại Define name như hình sau:

và ta đánh tên cho vùng mã nhà cung cấp là: M_NCC

• Hoặc đánh tên vùng vào ô

Name box

+ Đặt tên cho danh mục NCC: DM_NCC

Trước tiên ta bôi đen vùng danh mục nhà cung cấp từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ, từ hàng đầu tiên đến hàng cuối cùng của danh mục

và chúng ta cũng đặt tên cho vùng bằng ba cách trên:

• Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3

• Menu: Insert/ name/ Define: xuất hiện hộp thoại và đánh tên vào đó

• Đánh tên trực tiếp vào Name box

- Xây dựng danh mục khách hàng

Ta làm tương tự như với danh mục nhà cung cấp

+ Danh mục cũng gồm các chỉ tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã số thuế và Địa chỉ,

và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

+ Đặt tên cho mã khách hàng: M_KH, danh mục khách hàng: DM_KH theo ba cách

- Xây dựng danh mục vật tư – hàng hóa

Danh mục hàng hóa gồm các chỉ tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Tài khoản và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý

+ Ta đặt tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH

+ Đặt tên cho vùng danh mục hàng hóa từ cột mã hàng cho tới cột tài khoản: DM_HH

Đặt tên theo ba cách như bình thường

Danh mục vật tư gồm các chỉ tiêu: STT, Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Kho

+ Đặt tên cho vùng mã vật tư: M_VT

+ Đặt tên cho vùng danh mục vật tư: DM_VT

Đặt tên theo ba cách như bình thường

Ta cũng xây dựng một danh mục gồm cả hàng hóa, vật tư để lọc số liệu cho bảng kê nhập hàng hóa – vật tư

Ta sẽ đặt tên cho vùng: A4:Dn (n số thứ tự dòng cuối cùng của danh mục)

Tên vùng: DM_HH_VT

- Xây dựng danh mục tài sản cố định

Ta xây dựng danh mục tài sản cố định theo các chỉ tiêu: STT, Mã TSCĐ, Tên TSCĐ,

- Danh mục phòng ban

Danh mục phòng ban gồm có các chỉ tiêu: STT, Mã phòng ban, Tên phòng ban

Ta đặt tên cho danh mục phòng ban: M_PB, vùng chỉ có cột tên phòng ban

Đặt tên theo 3 cách ở các danh mục trước

- Danh mục nhân viên

Danh mục nhân viên gồm các chỉ tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ, Phòng ban, Số tài khoản ngân hàng, Mã số thuế cá nhân, Mức lương cơ bản, Giảm trừ gia cảnh

Sau đó ta chọn vùng ô E8:E23 như hình vẽ sau đó chọn Data/ Validation

Hiện ra cửa sổ:

Ta chọn List sẽ hiện ra cửa sổ:

Ta đánh : =M_PB vào ô Source như hình vẽ và nhấn OK

Màn hình sau khi nhấn như sau:

Bây giờ ta sẽ đánh mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, lương cơ bản, giảm trừ gia cảnh, mã số thuế, tài khoản ngân hàng của từng nhân viên

Riêng đối với Phòng ban nhân viên đó làm việc ta chỉ việc kích chuột vào và chọn phòng ban phù hợp

Đến bước này chúng ta đã hiểu phần nào của việc đặt tên cho một vùng dữ liệu chưa ạ Khi đặt tên cho một vũng dữ liệu chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho đánh công thức và chúng ta cũng có thể tạo được list các danh sách, danh mục giúp chúng ta thao tác nhanh hơn, đồng bộ hơn giữa các sheets sổ khác nhau và chính xác hơn

Đối với danh mục nhân viên ta sẽ đặt tên cho :

+ Vùng Danh mục nhân viên : DM_NV

+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là cột mã nhân viên

+ Bảng kê xuất hàng

+ Báo cáo nhập - xuất - tồn

+ Sổ theo dõi tài sản cố định

Sổ nhật ký chung gồm các chỉ tiêu cơ bản sau:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty

+ Tài khoản hạch toán

+ Tài khoản đối ứng

+ Số phát sinh nợ, có

+ Số dư nợ, có: lưu ý, nguyên tắc chung là các tài khoản loại 1 và 2 sẽ có số dư bên nợ và các tài khoản loại 3, 4 sẽ có số dư bên có, khi đó ta sẽ dấu đi cột số dư còn lại khi tiến hành in sổ kế toán

+ Ngoài ra ta sẽ mở thêm các chỉ tiêu như : tháng phát sinh chứng từ, và tài khoản để lọc số dư đầu kỳ

Và cột mã chứng từ chỉ để cập nhật phiếu thu, chi, phiếu nhập nho, phiếu xuất kho

- Bảng cân đối tài khoản

Bảng cân đối tài khoản gồm:

+ Tên công ty:

+ Địa chỉ:

+ Tên sổ:

+ Năm tài chính

+ Số hiệu tài khoản

+ Tên tài khoản kế toán

Với bảng cân đối tài khoản ta sẽ đặt tên cho các vùng sau:

+ Cột “mã”: MA

+ Cột số hiệu tài khoản: M_TK

+ Số dư có đầu kỳ bên: SDCDK

+ Năm tài chính

+ Ngày tháng ghi sổ

+ Số phiếu thu, chi

+ Diễn giải

+ Tài khoản đối ứng

+ Số tiền: Thu, Chi, Tồn

+ Tháng báo cáo, tài khoản báo cáo, nối tháng và tài khoản báo cáo – giúp phục vụ cho việc in sổ

+ Chứng từ: ngày tháng, và số hiệu: 2 chỉ tiêu này ta sẽ dùng công thức để tìm

+ Số phiếu nhập: ta sẽ phải đánh, bởi một phiếu nhập ta có thể nhập nhiều loại hàng hóa khác nhau, số lượng, đơn vị tính khác nhau,…

+ Tên vật tư, đơn vị tính: ta dùng công thức để tìm

+ Mã hàng hóa ta sẽ cập nhật dựa trên downlist được tạo bằng cách: Bôi đen cột mã hàng hóa và chọn data/validation, xuất hiện hộp thoại và thao tác giống với danh mục nhân viên khi tìm phòng ban + Mã vật tư hàng hóa: tự nhập

+ Chứng từ: ngày tháng, số hóa đơn GTGT nhập – ta dùng công thức để tìm

+ Số phiếu xuất kho:

+ Tên hàng hóa, vật tư, đơn vị tính – ta dùng công thức để nhập

+ Mã vật tư, hàng hóa – ta lấy từ Downlist

- Báo cáo nhập - xuất - tồn

+ Tên, địa chỉ công ty

+ Tên báo cáo

+ Tháng báo cáo => như vậy trong một năm ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa

+ STT, Mã hàng là mình tự nhập

+ Tên hàng, đơn vị - dùng công thức để nhập

+ Tồn đầu kỳ, nhập, xuất và tồn kho cuối kỳ về số lượng và thành tiền

- Sổ theo dõi tài sản cố định

Trong giáo trình này, ta sẽ sử dụng phương pháp tính và trích khấu hao tài sản cố định là phương pháp đường thẳng

Và cũng tương tự như báo cáo nhập xuất tốn, ta cũng có 12 bảng tính và trích khấu hao tương ứng với

12 tháng trong năm

+ Bảng tính lương

+ Bảng tính giá thành

II CẬP NHẬT SỐ DƯ BAN ĐẦU

1 Khi cập nhật số dư đầu kỳ ta gồm có các phân hệ như sau:

- Công nợ phải thu

2 Các công việc phải làm khi cập nhật số dư đầu kỳ

- Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản – phần số dư đầu kỳ

- Cập nhật vào các sổ liên quan như báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa: cập nhật số lượng, đơn giá,…

3 Nội dung:

- Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản

Một số lưu ý khi cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản:

Ta chỉ cập nhật số dư đầu kỳ cho các tài khoản ở cấp bé nhất

Ví dụ: với tài khoản tiền gửi ngân hàng thì ta mở đến tiểu khoản cấp 3, như vậy ta chỉ cập nhật cho các tài khoản cấp ba này Còn đối với các tài khoản cấp cao hơn, số dư đầu kỳ của nó sẽ là tổng của các tài khoản cấp bé hơn

Tài khoản tiền mặt sẽ là tổng của các tiểu khoản, ta dùng công thức: =sum(E137:E139) để tính

ra số dư đầu kỳ của tài khoản tiền mặt

Còn đối với các tiểu khoản ta sẽ nhập tay

• Cập nhật mã hàng hóa

- Để tiết kiệm thời gian đánh mã hàng hóa và tránh trường hợp gây khó khăn cho việc nhớ mã hàng thì ta dung downlist để cập nhật mã hàng hóa

- Bôi đen cột mã hàng hóa, và chọn: Data/ validation

- Xuất hiện hộp thoại Data Validation

ta chọn list trong thẻ Allow

Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 2,0),””)

Tìm đơn vị tính : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””)

• Và cập nhật số lượng hàng tồn, đơn giá và dùng công thức: thành tiền = đơn giá * số lượng để tính cột thành tiền

Ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn:

Mỗi một tháng ta sẽ đặt tên cho vùng dữ liệu của tháng báo cáo đó:

NXT_HH1 : B9:N20

NXT_HH2 : …

NXT_HH3 : …

…………

+ Cập nhật vào sổ theo dõi công nợ phải thu (sổ công nợ phải trả làm tương tự)

Gồm sổ tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả và sổ chi tiết 131, 331 – số này sẽ cập nhật số dư đầu kỳ, tình hình tăng giảm các khoản phải thu phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp trong kỳ

kế toán

Đầu kỳ kế toán, ta sẽ cập nhật các thông tin cho sổ tổng hợp công nợ phải thu, phải trả

• STT

• Mã khách hàng/ nhà cung cấp ta cũng dùng validation để tạo Downlist và cập nhật tất cả các khách

hàng có dư đầu kỳ công nợ phải thu, phải trả (Lưu ý: Một trong các cách check độ chính xác thông tin

mình c ập nhật thì số tổng đầu kỳ của tài khoản cộng nợ phải thu, phải trả hay cả các tài khoản quan

tr ọng khác phải bằng số dư ở bảng cân đối tài khoản)

• Tài khoản 131, 331 là tài khoản lưỡng tính nên sẽ tồn tại cả số dư bên nợ và bên có

Khi khách hàng trả trước tiền hàng thì tài khoản 131 sẽ có số dư có

Và khi mình trả trước tiền hàng thì tài khoản 331 sẽ có số dư nợ

• Đối với tên khách hàng, ta sẽ dùng công thức để tìm

Công thức: = if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH, 2,0),””)

+ Cập nhật vào Bảng theo dõi tài sản cố định

Ta sẽ cập nhật STT và mã TSCĐ, từ mã TSCĐ ta sẽ dùng công thức để tìm ra tên và đơn vị tính của từng TSCĐ:

Công thức: = Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 2, 0) – tìm tên

= Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 3, 0) – tìm đơn vị tính

Tiếp tục ta sẽ cập nhật ngày đưa vào sử dung, số năm tính khấu hao, nguyên giá từng TSCĐ

Lưu ý: chúng ta có thể tính mức khấu hao theo tháng, hoặc theo ngày – điều này tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, cách quản lý, chính sách thu hồi vốn của từng đơn vị mà thiết kế các chỉ tiêu trong bảng tính và trích khấu TSCĐ cho phù hợp với doanh nghiệp mình

+ Chi phí trả trước

Tương tự với TSCĐ, ta cũng sẽ có một sheet theo dõi tình hình tăng giảm, phân bổ các chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn vào chi phí của từng kỳ sản xuất kinh doanh (thông thường đó là giá trị công

cụ dụng cụ được đưa vào sử dụng – phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ)

Các chỉ tiêu trong bảng phân bổ chi phí trả trước giống như bảng tính và trích khấu hao TSCĐ

CHƯƠNG II: CẬP NHẬT NGHIỆP VỤ KINH TẾ

PHÁT SINH TRONG KỲ

Trình tự cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

Khi cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh ta nên chú ý tới các nghiệp vụ sau:

- Thu, chi tiền

- Mua hàng, bán hàng

- Mua sắm, thanh lý tài sản cố định

- Mua sắm, đưa vào sử dụng công cụ dụng cụ

- Xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu

Với các nghiệp vụ trên ta cập nhật như sau:

- Cập nhật vào sổ nhật ký chung

- Cập nhật vào các sổ liên quan

Và với các nghiệp vụ còn lại ta chỉ cần cập nhật vào sổ nhật ký chung và cuối kỳ kế toán năm ta làm sổ cái tài khoản và số chi tiết tài khoản

Ta sẽ hạch toán theo kiểu một nợ, một có như trên hình minh họa

Và đối với 2 loại nghiệp vụ sau:

+ Thu, chi tiền

+ Xuất nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu ta sẽ cập nhật thêm số phiếu thu, phiếu chi, số phiếu nhập kho, xuất kho vào cột mã chứng từ

+ Cột ngày tháng chứng từ ta sẽ cập nhật bằng tay, thông thường thì ngày tháng ghi sổ chính là ngày tháng chứng từ do đó ta sẽ dùng công thức rất đơn giản để cập nhật ngày tháng ghi sổ Đánh công thức vào ô D20 như sau: = if(B20<>0, B20, “”) để cập nhật ngày tháng ghi sổ cho nghiệp vụ thanh toán tiền cước internet tháng 12/2008 Sau đó ta dùng chuột để kéo cho các xuống các dòng còn lại của cột ngày tháng ghi sổ (lưu ý: ta chỉ có thể copy công thức của ô trên xuống các ô phía dưới khi dùng chuột để kéo và thả khi ta để con trỏ chuột vào góc bên phải, phía dưới của ô (vùng ô) chứa công thức – khi đó con trỏ chuột sẽ có hình dấu cộng “+”

+ Cột số hiệu chứng từ: ta căn cứ vào chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cập nhật

+ Cột diễn giải: diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Cột đã ghi ghi sổ cái: ta dùng chuột để kéo cho những nghiệp vụ kinh tế đã cập nhật vào sổ nhật ký chung

+ Cột tài khoản ta sẽ dùng để định khoản cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Cột số phát sinh nợ: ta cập nhật bằng tay số tiền cho từng nghiệp vụ

+ Cột số phát sinh có: ta dùng công thức để cập nhật từ ban đầu và copy công thức đó cho cả kỳ kế toán năm (như vậy ta không phải cập nhật số tiền phát sinh bên có mà khi ta đánh số tiền phát sinh nợ

nó sẽ tự nhày)

+ Cột tài khoản đối ứng: ta cũng dùng công thức để cập nhật, và cũng giống như số phát sinh có Ta chỉ việc cập nhật số cột tài khoản và cột số phát sinh nợ có số liệu là cột tài khoản đối ứng cũng sẽ tự nhày

Công thức:

Ta đánh công thức vào ô H20 công thức như sau: = if(I20<>0, G21, G19)

Ta sẽ dùng chuột để copy công thức này xuống các ô còn lại của cột tài khoản đối ứng

+ Phần số dư đầu kỳ ta sẽ dùng công thức để cập nhật số dư đầu kỳ Tuy nhiên có một số tài khoản đặc biệt ta ko dùng công thức để lọc số dư đầu kỳ được (nếu muốn thì công thức sẽ rất dài và khó nhớ) do

đó ta chỉ cập nhật được phần lớn số dư đầu kỳ của các tài khoản mà thôi Còn đối với các tài khoản đặc biệt thì ta sẽ tự cập nhật bằng tay – Công việc này ta chỉ tiến hành vào cuối kỳ kế toán để in sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản hay khi phải lập các báo cáo tài chính bất thường ví dụ như giải thể, chia tách, hợp nhất,…

Để tìm ra số dư đầu kỳ của các tài khoản ta cũng cần phải lập thêm một số dữ kiện nữa như trong hình

vẽ Cách lọc số dư đầu kỳ, chúng ta sẽ tiếp cận trong chương III

+ Cột số dư nợ và số dư có: ta sẽ dùng công thức để tính

Tìm hiểu bản chất của công thức:

Khi có ký tự $ đằng trước dòng hay cột thì được hiểu rằng ta sẽ cố định dòng hay cột đó

Như vậy ta có 3 kiểu cố định dòng - cột như sau:

Cố định dòng mà ko cố định cột: K$20 – khi copy công thức sang các ô khác thì chỉ có địa chỉ cột thay đổi mà địa chỉ dòng không thay đổi

Cố định cột mà ko cố định dòng: $K20 – khi copy công thức sang các ô khác thì chỉ có địa chỉ dòng thay đổi mà địa chỉ cột không thay đổi

Cố định cả dòng và cột: $K$20 – khi copy công thức sang bất kỳ ô nào thì địa chỉ của ô đó không thay đổi

Với công thức tính số dư cuối kỳ này ta có thể để ý thấy: khi ta copy công thức từ ô L20 xuống các ô còn lại của cột số dư có thì các ô P1, L19, J20, I20 không bị thay đổi, và các dòng của cột I, J thì tịnh tiến lên từng đơn vị một

Bởi vì hàm subtotal có ý nghĩ như sau:

=subtotal(9, vùng tính tổng)

Hàm subtotal sẽ tính tỉnh cho các dữ liệu hiện lên trên màn hình khi ta tiến hành lọc dữ liệu

Các bạn có thể kiểm tra bằng cách lọc dữ liệu theo một chỉ tiêu nào đó, đơn cử như ta lọc dữ liệu của tài khoản 142 ta sẽ có kết quả như sau:

+ Cột “tháng”: cột này cũng được dùng khi in sổ kế toán, đồng thời khi kết hợp với cột số dư ta có thể kiểm tra số liệu và tìm kiếm sai sót trong quá trình hạch toán được nhanh hơn và chính xác hơn

Ta sẽ cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào sổ nhật ký chung theo từng tháng Cuối kỳ ta sẽ có các bút toán cuối kỳ:

- Tính lương

- Trích khấu hao

- Phân bổ chi phí trả trước

- Kết chuyển doanh thu, chi phí

- Xác định lãi/lỗ trong kỳ

Dữ liệu được tạo ra

để lọc số dư đầu kỳ

1 Nghiệp vụ thu, chi tiền:

Ở đây ta có thể tách phần giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế riêng hoặc có thể gộp chung là một tùy theo yêu cầu quản lý và mức độ thuận tiện

Lưu ý : Số dư cuối ngày trên sổ nhật ký chung phải khớp với số tồn cuối ngày trên sổ quỹ tiền mặt Bất

kỳ một nghiệp vụ chi, thu tiền nào phát sinh đều phải cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt đầu tiên và số tiền trên sổ quỹ phải bằng số tiền thực tế có tại quỹ của doanh nghiệp Như vậy ta có thể tránh được trường

bỏ xót nghiệp vụ khi cập nhật sổ nhật ký chung

2 Nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng

Khi nói đến nghiệp vụ mua hàng/ bán hàng, có thể là mua, bán hàng hóa, vật tư, tài sản cố định, công

cụ dụng cụ, dịch vụ,… khi đó có thể sẽ phát sinh nghiệp vụ chi tiền hoặc là khoản công nợ phải trả nhà cung cấp/ phải thu khách hàng

Đối với các nhà cung cấp hay khách hàng chủ chốt của công ty thì ta nên theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp/ khách hàng để biết được tình hình thanh toán với bên nhà cung cấp như thế nào, số đã thu của khách hàng là bao nhiêu, số dư đầu kỳ là bao nhiêu và cuối kỳ thì mình còn phải trả từng nhà cung cấp là bao nhiêu/ phải thu là bao nhiêu

Và đối với những nhà cung cấp/ khách hàng nhỏ lẻ hay rất ít phát sinh nghiệp vụ thì ta có thể theo dõi chi tiết hoặc không chi tiết tùy theo yêu cầu của nhà quản lý

Ví dụ :

1 Ngày 09/01, mua 3 chiếc mainboard foxcom G31 về nhập kho hàng hóa đủ, đơn giá : 700.000 vnd của công ty TNHH thiết bị tin học Đức Hà, Thuế 5%, hóa đơn giá trị gia tăng số : 0036553 Chưa thanh toán

- Cập nhật vào sổ nhật ký chung

- Chưa thanh toán -> phát sinh công nợ phải trả

- Mua vật tư nhập kho -> Cập nhật phiếu nhập và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa

Bảng chi tiết công nợ này ta sẽ dùng để cập nhật tất cả các khoản phải thu, phải trả trong kỳ kế toán, của tất cả khách hàng hay nhà cung cấp (chủ chốt hay không chủ chốt)

Khi đó tổng số phát sinh có và số phát sinh nợ của TK 131 (hay 331) trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh bên có và bên nợ của bảng chi tiết công nợ (khi lọc cho từng tài khoản

131, 331)

Đối với những khách hàng, nhà cung cấp chủ chốt ta sẽ đưa lên bảng tổng hợp công nợ phía trên Như vậy ta có thể xem được tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp chủ chốt

Số phát sinh ở trên bảng tổng hợp ta sẽ cập nhật theo công thức sau :

=sumif(vùng điều kiện, điều kiện để tính tổng, vùng tính tổng)

Trên thực tế một công ty A nào đó vừa có thể là nhà cung cấp, vừa có thể là khách hàng của công ty nên ta sẽ cập nhật vào bảng tổng hợp tình hình công nợ của các công ty vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp (tức là 1 công ty sẽ có cả 131, 331)

Ta lập thêm một cột để gộp ô mã KH/ NCC với tài khoản tương ứng là công nợ phải thu hay phải trả

- Vùng điều kiện ở đây chính là vùng chứa cột này : vùng này được cố định bằng cách bấm F4 một lần vào địa chỉ của vùng đó trong công thức

- Điều kiện để tính tổng chính là địa chỉ ô của KH/NCC đó trong vùng vừa chọn Và ta bấm F4 ba lần

để cố định cột nhưng không có định dòng tức là khi ta copy công thức thì chỉ có địa chỉ dòng thay đổi

mà địa chỉ cột không bị thay đổi

- Vùng tình tổng : Có thể là cột số phát sinh có hoặc số phát sinh nợ và vùng tính tổng cũng được cố định bằng cách bấm F4 một lần

Sau khi đánh xong công thức cho dòng thứ nhất ta sẽ copy công thức cho các dòng còn lại trong cột SPS có, nợ

Lưu ý : ta chỉ cần cập nhật công thức cho bảng tổng hợp công nợ một lần và số liệu sẽ tự động được cập nhật vào bảng tổng hợp khi ta cập nhật vào bảng chi tiết công nợ

2 Ngày 09/01, Chi phí tiếp khách, giá chưa thuế : 570.000vnd, thuế 10%, của công ty TNHH Hồng Hường Chưa thanh toán

Đối với khoàn chi phí tiếp khách này ta chỉ cần cập nhật vào sổ nhật ký chung và bảng chi tiết như nghiệp trên Còn nếu doanh nghiệp muốn phục vụ yêu cầu quản lý thì có thể cập nhật thêm vào bảng tổng hợp công nợ Khi đó tổng số phát sinh nợ (có) trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với tổng

số phát sinh nợ (có) trên sổ tổng hợp, chi tiết công nợ

Ta dùng Data/

validation để tạo downlist

Ta dùng công thức để tìm tên của KH,NCC: = vlookup(G17,DMKH,2,0)

Ta bôi đen như hình vẽ (vùng A21:K30) và chọn Data/filter/autofilter ta sẽ thấy biểu

tượng hình mũi tên, ta kích chuột vào đây sẽ hiện ra downlist để ta lọc dữ liệu Giúp

ta biết được cụ thể tình hình công nợ của từng khách hàng, hoặc của từng tháng

3 Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa (làm tương tự với nhập kho vật tư)

Như ví dụ một của nghiệp vụ mua hàng hóa

Thì đồng thời với việc cập nhật vào sổ nhật ký chung, bảng tổng hợp công nợ phải trả thì ta còn phải cập nhật vào phiếu nhập kho hàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn

Trong mỗi lần nhập kho hàng hóa, vật tư ta có thể nhập nhiều loại vật tư hàng hóa cho một phiếu nhập

do đó ta phải cập nhật bằng tay số lượng, đơn giá cho từng loại vật tư hàng hóa Và cập nhật số phiếu nhập sẽ giúp ta tìm được số hóa đơn, ngày nhập cũng như cột “tháng” nhập với công thức sau:

Ngày : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,2,0),"")

Số chứng từ : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,3,0),"")

NKC là vùng A20:Ln (n là địa chỉ dòng cuối cùng của số nhật ký chung)