Giáo trình kế toán excel (lý thuyết)

Tài liệu tham khảo, học tập về Excel dành cho nghành kế toán.

PHẦN I

LÝ THUYẾT ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFTEXCEL

CHƯƠNG II:QUẢN LÝ WORKBOOK, WORKSHEET

CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG WORKSHEET

CHƯƠNG IV: LẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM

CHƯƠNG V: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU

CHƯƠNG VI: MẢNG VÀ CÔNG THỨC MẢNG

I Khởi động Excel

- Cách 1: Click vào nut Start trên Taskbar chọn Program chọn Miscrosoft Excel

- Cách 2: Double click vào shortcut Excel trên Desktop

II Thoát Execel

- Cách 1: Click vào nút close( bên phải cửa sổ Excel)

- Cách 2: Vào menu file, chọn exit

- Cách 3: Click vào control box, chọn close

III Màn hình giao diện

Các thanh công cụ hỗ trợ

- Title bar: Chứa tiêu đề cửa sổ hoặc tên tập tin đang mở trong cửa sổ

- Menu bar: Liệt kê tên các nhóm lệnh của Excel

- Status bar: Dùng để giải thích một lệnh được chọn hoặc hướng dẫn , chỉ thị cáchthực hiện công việc.

- Formular bar: Vùng cho phép nhập và chỉnh sửa dữ liệu

IV Workbook, worksheet

1 Tập tin( workbook),bảng tính(worksheet)

- Mở một tập tin của Microsoft excel

- Các workbook chứa 1 hoặc nhiều bảng tính

- Khi khởi động một Workbook mặc nhiên có tên Book 1

- Một workbook mới mở có 3 sheet, đặt tên sheet1, sheet2, sheet 3, và có thể thêmsheet mới bằng cách bấm chuột phải vào inset , chọn ok

2 Cấu trúc bảng tính

- Worksheet là bảng tính nhiều dòng nhiều cột

- Dòng(row) : có 65536 dòng

- Cột(column): có 256 cột

- Ô(cell): là giao điểm của dòng và cột

- Vùng(range): là tập hợp các ô có dạng hình chữ nhật Địa chỉ vùng được xác địnhbởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải

- Worksheet không chỉ chứa chữ số mà còn hình ảnh, biểu đồ…

3 Các kiểu dữ liệu: Có 4 loại dữ liệu khác nhau có thể xuất hiện trong ô: chữ, số,trị logic, mã lỗi

a Kiểu số:Bao gồm 0-9, +, -, / , %,e Có thể là số nguyên, thập phân, số mũ

o Nếu số quá dài, Excel hiện ###### lấp đầy ô

o Số đươcï canh bên phải ô

b Kiểu văn bản, kiểu chữ:

- Bao gồm chữ cái , số các ký hiệu có trên bàn phím Mỗi ô có chứa tới 32.000 kýtự

- Nếu độ rộng cột không đủ để thể hiện toàn bộ chuỗi ký tự thì sẽ tràn sang ô kếnếu ô không có dữ liệu, nếu ô có dữ liệu thì sẽ bị cắt bớt

- Text được canh ở bên trái ô

c Các trị logic: Các trị logic True, False Các trị logic thường được sử dụngtrong các công thức điều kiện

d Mã lỗi: Các công thức có thể trả ra kết quả lỗi

VD: # DIV/0! : công thức dẫn tới phép toán chia cho 0

CHƯƠNG II: QUẢN LÝ WORKBOOK- WORKSHEET

I Các thao tác trên tập tin

1 Tập tin (workbook) mới

- Vào menu file, chọn new hoặc click vào new trên thanh công cụ, ctrl+N.

2 Mở workbook đã có trên đĩa

- Vào file , chọn open hoặc trên thanh công cụ, Ctrl+O

Hộp thoại open xuất hiện

- Chọn ổ đĩa, đường dẫn thư mục trong Look in

- Chọn tên hoặc gõ tên trong hộp File name

- Click chọn open

3 Lưu workbook

- Vào menu file chọn Save hoặc nhấn ctrl + S, hoặc click vào trên thanh côngcụ

- Nếu lần đầu chọn lệnh save thì hộp thoại Save As xuất hiện:

+ Chọn đường dẫn trong save as + Gõ tên vào hộp file name

+ Click vào save

Lưu workbook với tên mới

- Vào menu file chọn save as

o Chọn đường dẫn trong save in

o Gõ tên vào hộp file name

o Click vào save

4 Đóng workbook

- Vào file chọn close, Ctrl+W,

5 Đóng tất cả các workbook cùng một lúc : Nhấn và giữ shift Vào menu , chọnclose all

II Các thao tác trên vùng:

1 Chọn cột, dòng, vùng

- Chọn dòng: Click tại đường biên trái của worksheet

- Chọn nhiều dòng: Click tại đường biên trái của worksheet và drag mouse lên hoặcxuống

- Chọn một cột: Click tại đường biên trên của worksheet

- Chọn nhiều dòng: Click tại đường biên trên của worksheet và drag mouse sangtrái hoặc phải

- Chọn toàn bộ bảng tính: Click vào giao điểm của đường biên trái và đường biêntrên của worksheet

- Chọn một vùng: Drag chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải hayngược lại

- Hoặc nhấn phím shift gõ các mũi tên

+ Columns: nếu muốn chèn cột.

+ Cells: nếu muốn chèn ô Khi đó hộp hội thoại Insert xuất hiện:

Shist cells right: thêm các ô, đẩy các ô đã chọn sang phải

Shist cells down: thêm các ô, đẩy các ô đã chọn xuống dưới

Entire row: thêm các hàng, đẩy nhóm hàng chứa các ô đã chọn xuống dưới.Entire colunm: thêm các cột, đẩy nhóm cột chứa các ô đã chọn sang phải

Cách 2:

- Chọn vùng ( có thể 1 ô, 1 vùng, 1/ nhiều dòng, 1/ nhiều cột)

- Click phải lên vùng đã chọn Chọn Insert

3 Xóa ô, cột, dòng

- chọn các ô, cột, dòng muốn xóa

- Vào menu Edit, chọn Delete Hộp hội thoại Delete xuất hiện:

Chọn 1 trong các mục sau:

Shift cells left: xóa các ô đã chọn, kéo dồn các ô cùng dòng từ bên phải sang.Shift cells up: xóa các ô đã chọn, kéo dồn các ô cùng cột từ bên dưới lên

Entire row: xóa dòng đã chọn, kéo dồn các vòng kế tiếp bên dưới lên

Entire colunm: xóa cột đã chọn, kéo dồn các cột kế tiếp từ bên phải sang

4 Xóa vùng dữ liệu

- Cách 1: chọn vùng muốn xóa dữ liệu, nhấn phím Del

- Cách 2: chọn vùng muốn xóa dữ liệu Vào menu Edit, chọn Clear

5 Sao chép dữ liệu vùng: (Chú ý: nếu vùng đích có dữ liệu sẽ bị mất)

- Chọn vùng nguồn muốn sao chép

- Vào menu Edit, chọn copy ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C)

- Chọn ô góc trái của vùng đích

- Vào menu Edit, chọn Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V)

6 Di chuyển dữ liệu vào vị trí mới: (Chú ý: nếu vùng đích có dữ liệu sẽ bịmất)

- Chọn vùng muốn di chuyển

- Vào menu Edit, chọn Cut (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X)

- Chọn ô góc trái của vùng đích

- Vào menu Edit, chọn Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V)

7 Chèn dữ liệu được sao chép từ nơi khác:

- chọn vùng muốn sao chép

- Vào menu Edit, chọn copy ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C)

- Vào menu Insert, chọn Cut cells Hộp hội thoại Insert Paste xuất hiện

- Chọn cách thức chèn dữ liệu ( Shift cells right, hoặc Shift cells down)

- Chọn OK

III Nhập dữ liệu:

1 Nhập dữ liệu vào 1 ô:

- Chọn 1 ô bằng cách Click chuột vào ô đó

3 Nhập ngày (date), giờ (time):

- Date: bao gồm 0 -> 9, / , tên viết tắt của các tháng (bằng tiếng Anh)

- Time: bao gồm 0 -> 9, AM, PM

- Để nhập nhanh ngày giờ của hệ thống, ta nhấn tổ hợp phím Ctrl+ ; và Ctrl+:

4 Nhập 1 chuỗi số, ngày, văn bản liên tục các giá trị kế tiếp nhau:

- Chọn 2 ô đã nhập giá trị và chọn vùng cần tạo chuỗi liên tục.

- Vào menu Edit, chọn Fill, chọn Series Chọn OK

+ Linear trend: Giống Fill Series, nhưng lệnh này chỉ có tác dụng khi nhập 2 giátrị đầu tiên

+ Growth Trend: lệnh này chỉ có tác dụng khi nhập 2 giá trị đầu tiên Giá trị đượcđiền vào ô sau là lũy thừa của ô trước với số mũ là bước tăng (hoặc giảm) của chuỗi liêntục

IV Chỉnh sửa và xóa dữ liệu:

1 Chỉnh sửa dữ liệu trong ô:

- Cách 1: chọn ô muốn chính sửa dữ liệu, click vào thanh công thức( Formula bar) làm xuất hiện điểm chèn trên thanh công thức

- Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sữa dữ liệu, nhấn phím F2 điểm chèn xuấthiện ở cuối dữ liệu trong ô

- Cách 3: Double click vào ô muốn chỉnh sửa dữ liệu Điểm chèn xuất hiện

ở cuối dữ liệu trong ô

2 Undo thao tác nhập dữ liệu

- Cách 1: Vào menu Edit, chọn Undo…

- Cách 2: Click vào nút Undo, hoặc Redo

- Chú ý: bạn có thể Undo 16 thao tác mới nhất của bạn

Tuy vậy bạn không thể Undo:

+ Lệnh File/Save hoặc File/ Close

+ việc xóa hoặc chèn Worksheet, xóa tên hoặc đặt dấu ngắt

3 Xóa dữ liệu trong một hoặc nhiều ô:

- Cách 1: Chọn các ô muốn xóa dữ liệu Nhấn phím Del

- Cách 2:

+ Vào menu Edit, chọn Clear

- Cách 1: Click vào tab của Worksheet đó.

- Cách 2: Dùng tổ hợp phím Ctrl+Page Up để kích hoạt Worksheet kế trước.Dùng tổ hợp phím Ctrl + Page Down để kích hoạt Worksheet kế sau

2 Chèn thêm, xóa bớt Worksheet:

a Chèn Worksheet vào Workbook:

- Cách 1: vào menu Insert, chọn Worksheet

- Cách 2: Click phải vào tab của Worksheet, chọn Insert

-b Xóa Worksheet ra khỏi Workbook:

- Cách 1: Kích hoạt Worksheet muốn xóa Vào menu Edit, chon DeleteSheet Hộp hội thoại xuất hiện, chon OK

- Cách 2: Click phải vào tab của Worksheet muốn xóa Chọn Delete

3 Sao chép và di chuyển Worksheet:

a Sao chép và di chuyển Worksheet trong cùng Workbook:

- Cách 1:

+ Kích hoạt Worksheet cần sao chép hay di chuyển

+ Nếu muốn di chuyển thì: Click vào Tabs của Worksheet cần di chuyển, dragđến vị trí mới trên Sheet tabs Thả nút chuột

+ Nếu muốn sao chép thì: nhấn và giữ phím Ctrl trong khi drag tabscủaWorksheet cần sao chép đến vị trí mới trên thanh Sheet tabs Thả nút chuột

- Cách 2:

+ Kích hoạt Worksheet cần sao chép hay di chuyển

+ Vào menu Edit, chọn Move or Copy sheet Hộp hội thoại Move or Copy Sheetxuất hiện

Chọn vị trí chuyển đến trong danh sách của hộp Before Sheet

Nếu muốn sao chép, đánh dấu chọn vào hộp Create A Copy

Chọn OK

b Xóa Worksheet ra khỏi Workbook:

- Phải mở cả 2 Workbook và sắp xếp để trong thấy cả 2 cùng lúc

- Muốn di chuyển: Click vào Tab của Worksheet cần di chuyển, drag nó đếnthanh tab trên Workbook đích

- Muốn sao chép: nhấn và giữ phím Ctrl trong khi drag vào tab củaWorksheet cần di chuyển đến sheet tabs trên Workbook đích

4 Đổi tên cho các Worksheet:

- Cách 1: Double click vào tab của Worksheet ta muốn đổi tên Gõ tên mới

- Cách 2: Click phải vào tab của worksheet ta muốn đổi tên, chọn Renae

- Cách 3: Click vào tab của Worksheet ta muốn đổi tên Vào menu Format,chọn Sheet, chọn Rename.

VI Sắp xếp và thay đổi các cửa sổ:

1 Sắp xếp các cửa sổ:

- Vào menu Window, chọn Arrange Windows Hộp thội thoại ArrangeWindows xuất hiện

Chọn 1 trong các cách sắp xếp sau đây:

+ Tiled: Thấy toàn phần các cửa sổ

+ Horizontal: Thấy toàn phần các cửa sổ, chúng được sắp xếp theo chiều ngang.+ Vertical: Thấy toan phần các cửa sổ, chúng được sắp xếp theo chiều dọc

+ Cascade: Các cửa sổ được xếp lớp như lợp ngói Chỉ trông thấy phần tiêu đề củachúng

2 Chuyển từ cử sổ này sang cửa sổ khác:

Nếu các cửa sổ được sắp xếp để trông thấy chúng:

- Cách 1: Click vào cửa sổ bạn muốn chuyển đến

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F6 để chuyển đến cửa sổ kế sau,Ctrl+Shift+F6 để chuyển đến cửa sổ kế trước

3 Đóng cửa sổ:

- Cách 1: Click vào Control box (ở góc trên bên trái), chọn Close

- Cách 2: Double click vào Control box (ở góc trên bên trái)

4 Che – hiện cửa sổ:

- Để che giấu 1 cửa sổ đang kích hoạt, bạn vào menu window, chọn Unhide

- Để hiển thị trở lại cửa sổ bị che giấu, bạn vào menu Window, chọnUnhide

VII Điều khiển sự hiển thị:

1 Phóng to và thu nhỏ:

- Cách 1:

+Vào menu View, chọn Zoom Xuất hiện hộp thoại Zoom

+ Bạn có thể chọn một trong các tỷ lệ hiện thị Hoặc gõ vào hộp Custom 1 con sốtheo tỷ lệ theo ý bạn, hoặc chọn Fit Selection sẽ hiển thị trong danh sách kéo xuống củanút Zoom trên thanh công cụ Standard.

2 Chia khuôn cửa sổ: ( tách cửa sổ thành các ô cửa sổ (Window pane), nhờ

đó bạn có thể đọc cùng 1 lúc 2 hay 4 vùng dữ liệu khác trên Worksheet)

- Chọn vị trí tách: chọn 1 cột để tách 2 pane theo chiều đứng Chọn 1 dòng

để tách 2 pane theo chiều ngang, chọn 1 ô để tách 4 pane

- Vào menu Window, chọn Split

3 Đông cứng các pane: (để giữ yên các dòng tiêu đề và các cột tiêu đề)

- Chọn vị trí tách:

+Chọn 1 cột để tách 2 pane theo chiều đứng

+ Chọn 1 dòng để tách 2 pane theo chiều ngang

+ Chọn 1 ô để tách 4 pane

- Vào menu Window, chọn Freeze Panes

Chú ý: phần nằm phía trên đường phân chia pane, phần nằm bên trái đường phânchia pane không cuộn được

4 Bỏ các phân chia trong trường hợp cửa sổ không bị đông cứng: ( để ghéplại như cửa sổ ban đầu)

- Cách 1: vào menu Window, chọn Remove Split

- Cách 2: Double click vào thanh phân chia

5 Bỏ các phân chia trong trường hợp cửa sổ bị đông cứng:

Vào menu Window, chọn Unfreeze Panes

6 Hiển thị toàn màn hình:

Vào menu View, chọn Full screen

VIII Thay đổi độ cao dòng và độ rộng cột:

1 Thay đổi độ rộng cột:

- Cách 1:

+ Chọn 1 ô bất kỳ trong cột muốn thay đổi độ rộng

+ Vào menu Format, chọn Column

+ Tùy theo nhu cầu, bạn chọn 1 trong các lệnh sau :

Width : Excel mở hộp thoại Column Width, bạn nhập độ rộng cột vào hộpColumn Width

AutoFit Selection : Execl tự động chọn độ rộng cột sao cho ô chứa nội dung dàinhất trong cột được hiện vừa đủ giá trị

Hide/ Unhide : Che/ hiện cột đã chọn.

Standard Width : Cho phép thay đổi độ rộng mặc nhiên của cột, bạn nhập độrộng cột vào hộp Column Width

- Cách 2:

+ Di chuyển con trỏ đến biên phải column header của cột cần thay đổi độ rộngcho xuất hiện  , drag chuột đến vị trí mới

+ Để tăng độ rộng cột sao cho ô chứa nội dung dài nhất trong cột được hiện vừa

đủ giá trị, Double click trên biên phải column header của cột cần thay đổi độ rộng

+ Để che cột, di chuyển con trỏ đến biên phải column header của cột

CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG WORKSHEET

1 I Định dạng Font chữ

a Cách 1:

- Chọn vùng muốn định dạng

- Vào menu Format, chọn Font Hộp thư thoại Format cells xuất hiện, chọn tab Fort

- Chọn các thuộc tinh Font cần thiết

o Font : danh sách tên các font

o Font style : kiểu Font

 Normal, Regular : kiểu chuẩn

 Italic : kiểu nghiêng

 Bold : kiểu đậm

 Bold – Italic : kiểu vừa đậm, vừa nghiêng

o Size : kích thước Font chữ

o Underline:

 None: xoá chọn ghạch dưới

 Single: gạch dưới net đơn

 Double: gạch dưới nét đôi

 Single Accounting: Tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa văn bản, chỉ gạch dưới (nét đơn) số nếu ô chứa số nếu ô có dấu

$ sẽ không gạch dưới dấu $

 Double Accounting: Tác động lên toàn bộ ô nếu ô chứa vănbản, chỉ gạch dưới (nét đôi) số nếu ô chứa số nếu ô có dấu

$ sẽ không gạch dưới dấu $

o Color: Bảng màu được mở ra để bạn chọn màu cho màu của ký tự trong cả ô

o Effects:

 Strikethrough: gạch ngang giữa chữ

 Superscipt: chỉ số trên

 Subscript: chỉ số dưới

o Normal Font: Lấy các thuộc tính của font chhữ mặc nhiên

o Preview Window: cho thấy hình mẫu của các thuộc tính được chọn

- Chọn OK

b Cách 2 : chọn vùng muốn định dạng

- Click vào nút Font để chọn chữ Font

- Click vào nút Font size để chọn kích thước font chữ

- Click vào nút Bold để chọn kiểu đậm Click trở lại vào nút bold để chọn kiểu đậm

- Click vào nút Italic để chọn kiểu nghiêng, Click trở lại vào nút Italic để bỏ chọn kiểu nghiêng

- Click vào nút Underline để chọn kiểu gạch dưới, Click trở lại vào nút Underline để

- Vào menu Format, chọn Cells, Chọn tab Border

- Style : Chọn hình thức của các đường kẻ

- Color : Chọn màu của các đường kẻ Để xoá màu đường kẻ đã chọn, lấy màu mặc nhiên thì chọn Automatic

- Border : Chọn các Border cần tạo

- Preset :

o Inside : tạo đường chung quanh vùng được chọn

o Outline : tạo đường giữa các ô

- Vào menu Format, chọn Cells, chọn Alignment

- Horizontal : canh ký tự trong ô theo chiều ngang

o General: theo mặc định, văn bản canh trái, số canh phải

o Left: canh dữ liệu trong ô sang trái

o Right: canh giữ liệu trong ô sang phải

o Fill: điền đầy các ô được chọn

o Justify: dàn đều theo chiều ngang của ô (tự động xuống dòng) chỉ thấy hiệu lực đối với các ônhiềi dòng

o Center Across Selection: canh giữa nhóm ô đã chọn

- Vertocal: canh ký tự trong ô theo chiều đứng

o Top: nội dung trong ô nằm sát vào phía đỉnh của ô

o Center: canh giữa theo chiều đứng

o Bottom: nội dung trong ô nằm sát vào phía đáy của ô

o Justify: dàn đều theo chiều đứng của ô và tự động xuống hàng

- Wrap text: Cắt ngắn các dòng chữ dài cho phù hợp với độ rộng cột Một dòng có thể cắt thành nhiều dòng ngắn hơn vừa với độ rông của cột Chiều cao của dòng tự động điều chỉnh để phù hợp với nhiều dòng chữ

- Shrink to fit: làm thay đổi size của Font Co kéo chữ cho vừa ô

- Merge cell: Ghép nhiều ô thành 1 ô, mà không làm thay đổi chiều cao dòng hay độ rộng cột.

- Orientation: Xoay văn bản trong ô Bạn có thể lam thay đổi hướng của văn bản từ

- 90o > + 90o so với hướng nằm ngang Chọn 1 trong 2 cách sau: Click chuột và kéo kim chỉ thị hướng Chọn chỉ số góc trong Degrees

b Cách 2: Chọn vùng muốn định dạng

- Click vào nút Left để canh trái

- Click vào nút Center để canh giữa

- Click vào nút Right để canh phải

- Click vào nút Merge and Center để ghép nhiều ô thành 1 ô

4 Định dạng nền dữ liệu: (Định dạng Patterm và màu)

a Cách 1:

- Chọn vùng muốn thêm màu sắc hoặc trang trí

- vào menu Format, chọn Patterns tab hộp hội thoại Format Cells xuất hiện :

- Chọn vùng muốn thêm màu sắc hoặc trang trí

- Click vào nút Fill

5 Định dạng số ( số, thời gian, phân số, tiền tệ):

a Định dạng số ( số, thời gian, phân số, tiền tệ):

- Vào menu Format, chọn Cells, chọn number tab

- Chọn nhóm Custom trong categories, và gõ mã dạng thứ trong hộp Type Chọn OK

c Xoá định dạng số tự định :

- Vào menu Format, chọn cells, chọn Number tab

- Chọn nhóm Custom trong Categories Chọn mã dạng thức trong hộp Type và nhấn nút Del

d Định dạng ngày, giờ :

- Chọn vùng cần định dạng

- Vào menu Format, chọn Cells, chọn number tab

- Chọn nhóm Date trong Categoris

Chú ý: Để định ngày giờ mặc định, bạn phải làm như sau:

o Click vào nút Start, chọn Settings, chọn Control Panel

o Doubie click vào biểu tượng Regional Settings

o Chọn Date tab Xuất hiện hộp hội thoại Regional Settings Properties

o Chọn trong Short date style 1 dạng ngày viết gọn hoặc chọn trong Long date style 1 dạng ngày viết đầy đủ.

6 Sử dụng dán Format painter :

Thực hiện các bước sau khi sử dụng Format Painter:

- Chọn ô có dạng mà bạn muốn sao chép

- Click chuột vào nút Format Painter trên Standard toolbar

- Drag chuột qua các ô cần định dạng

Có thể lặp lại định dạng mà không cần click chuột lên nút format painter bằng cách double click lên nút này một lần, con trỏ Format painter vẫn được kích hoạt cho đến khi bạn click chuột lên nút format painter lần nữa

Dùng Format painter để xoá định dạng: chọn ô chưa có định dạng, click chuột lên nút Formatpainter và drag chuột ua các ô cần xoá định dạng

7 Tìm kiếm và thay thế trong Worksheet :

a Tìm kiếm văn bản, số và công thức :

- Chọn 1 ô bất kỳ trong worsheet muốn tìm kiếm

- Vào Edit, chon Finf Hoặc nhấn tổ hợp phím Shift+f5 Hộp hội thoại Find xuất hiện:

- Gõ dữ liệu cần tìm kiếm vào trong Find What

Chú ý: Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện khi nhập tên File hoặc tên Folder

o ? dùng cho 1ký tự bất kỳ

o * dùng cho bất kỳ 1 hay nhiều ký tự nào

- Nếu bạn muốn thu hẹp phạm vi tìm, thực hiện theo các bước sau:

o Dùng danh sách Look in để chỉ ra nơi tìm:

 Formulas: Tìm trong các công thức

 Values: Tìm trong các công thức

 Notes: Tìm trong các ghi chú, các chú thích

o Chỉ ra trình tự tìm theo dòng hay theo cột trong Search:

 By Rows: tìm theo dòng bắt đầu từ ô hiện tại

 By Columns: tìm theo Cột bắt đầu từ ô hiện tại

o Click vào chọn Match Case để hạn chế chỉ tìm trên các ký tự so khớp chữ in và chữ thường

o Click chọn vào Find Entire Cells Only nếu bạn muốn tìm toàn bộ nội dung của ô sao khớp với nội dung trong hộp Find What

- Chọn Find next để tìm tiếp, chọn Close để chấm dứt việc tìm kiế

b Thay thế văn bản, số và công thức

- Chọn 1 ô bất kỳ trong Worksheet muốn tìm kiếm

- Vào Find, chọn Replace Hộp hội thoại xuất hiện replace

- Gõ dữ liệu cần thay thế vào trong Find What

- Gõ dữ liệu thay thế vào trong hộp Replace with

- Nếu bạn muốn thu hẹp phạm vi tìm, thực hiện các bước sau:

o Chỉ ra trình tự tìm theo dòng hay theo cột trong Search:

 By Rows: tìm theo dòng bắt đầu từ ô hiện tại

 By Columns: tìm theo cột bắt đầu từ ô hiện tại

o Click vào chọn Match case nếu bạn muốn tìm và thay thế những từ

so khớp chính xác với chữ in và chữ thường

o Click vào chọn Find Entire Cells Only nếu bạn muốn chỉ định văn bản trong hộp Find What hoàn toàn phù hợp với nội dung trong ô

 Chọn Replace All để tìm và thay thế toàn bộ nội dung so khớp, chọn Close để hoặc chọn Replace All để thay thế mục tìm thấy hiện hành.

Ví dụ: Tại địa chỉ C1 lập công thức = A1 * B1 => Kết quả là 500

Tại A4 lập công thức = sum (A1 : A3) => Kết quả là 600

1 100 50

2 200 60

3 300 704

- Địa chỉ tham chiếu :

- Tham chiếu tuyệt đối : chỉ đến 1 hay vùng cụ thể Tham chiếu tuyệt đối không thay đổi khi được sao chép sang ô khác Ký hiệu: $CỘT$DÒNONG2

- Tham chiếu tương đối: chỉ đến 1ô hay vùng trong sự so sánh với 1 ví trí náo đó Tham chiếu tương đối sẽ tự động thay đổi khi sao chép sang ô khác Ký hiệu

o Tổng quát: <tên Worksheet>!Địa chỉ

o Ví dụ : Sheet1 !A1 :F200 ; BT !B5:G20

- Tham chiếu đến các ô trong Worksheet ở Workbook khác (được gọi tham chiếu ngoài): Tham chiếu ngoài bắt đầu bằng tên của Workbook được bọc trong cặp ngoặc vuông (Chú ý: tham chiếu ô mặc nhiên là tham chiếu tuyệt đối)

o Ví dụ: [D:/Ketoan.XLS]CT!$A$5:$K$396

- Các toán tử số học trong công thức:

+(cộng), -(trừ), *(nhân), /(chia),  (luỹ thừa), %(phép lấy phần trăm khi đặt sau 1 con số)

- Thứ tựưu tiên thực hiện các phép toán: (từ trên xuống)

-đảo dấu

% lấy phần trăm

 phép luỹ thừa

*, / phép nhân, chia+, - phép cộng, trừ

& phép nối chuỗi

>, <, >= , < =, < > các phép so sánh

- Thể hiện địa chỉ tham chiếu:

- Thay vì bạn gõ dấu $ hay xoá $ để thay đổi tham chiế, bạn có thể đặt con trỏ đâ đó trên các thành phần tham chiếu Nhấn phím F4

- Nhấn phím F4 một lần là địa chỉ tham chiếu tuyệt đối $CỘT$DÒNG

- Nhấn phím F4 hai lần là địa chỉ tham chiếu tương đố cột và tuyệt đối dòng

CỘT$DÒNG

- Nhấn phím F4 ba lần là địa chỉ tham chiếu tuyệt đối cột và tương đối dòng

$CỘTDÒNG

- Dùng lệnh Insert Function để lập công thức :

- Chọn ô muốn đưa hàm vào

- Chọn Insert Function hoặc nhấn nút Function Wizard

- Chọn lạoi hàm từ danh sách Function Category

- Chọn hàm cụ thể trong Function Name

- Chọn OK Xuất hiện hộp hội thoại của hàm tương ứng

- Nhập hàm

- Kết quả của hàm xuất hiện ở Formula Result.

- Chọn OK

- Hàm thông dụng trong Microsoft Excel :

o Cú pháp chung các hàm : Tên hàm (các đối số – nếu có)Công thức trong Microsoft Excell có các tính chất cơ bản như sau:

Mọi công thức bắt đầu bằng dấu =Nhập xong công thức, trên thanh công thức sẽ xuất hiện công thức tại ôđó

o Hàm

- Nhóm hàm số : (Abs, Int, Mod, Round, Sqrt, Power)

o Abs (number): trả về giá trị tuyệt đối của 1 số number

=Round(12335.67,-o Sqrt (number): trả về căn bậc hai của 1 số ví dụ: =SQRT(4)  2

o Power (number, power): trả ra luỹ thừa của 1 số ví dụ:

=POWER(3,2) 9

- Nhóm hàm logic : (Not, And, Or, If)

o If(Logic_test, value_if_false): hàm If có thể lồng nhau đến 7 cấp

 Trả về value_if_true, nếu logic_test=true

 Trả về value_if_false, nếu logic_test=false

o Not (logic): trả về phủ định logic

o And (logic 1, logic 2, ): có thể chấp nhận tối đa 30 biểu thức logic3

 Trả về true, nếu tất cả mọi đối số đều là true

 Trả về false, nếu có ít nhất 1 đối số của nó false

o Or(logic 1 logic 2, ):

 Trả về true, nếu có ít nhất 1 đối số là true

 Trả về false, nếu tất cả các đối số là false

ví dụ: cho bảng tính sau: Hãy lập công thức tính khấu hao của từng tài sản, biết rằng

Nếu nhóm tài sản không phải là loại A hoặc loại D thì khấu hao = 10% giá trịNếu nhóm tài sản loại A hoặc loại D thì khấu hao = 20% giá trị

ví dụ 1: cho bảng tính sau:

Tại ô D2 lập công thức sau: =If(Not(Or(B2=”A”,B2=”D”)),C2*10%,C2*20%)

Hãy lập công thức cho cột phụ cấp, biết rằng Phụ cấp được tính theo nguyên tắc sau:

Nếu là TP (trưởng phòng) thì Phụ cấp =40%Lương, còn lại là 30% LươngTại ô D3 lập công thức sau: =If(B3=”TP”,40%*C3,30%/C3)

Nếu là TP (trưởng phòng) thì phụ cấp =40% Lương

Nếu là PP (phó phòng) thì phụ cấp =35% Lương, còn lại là 30%Lương

- Nhóm thống kê : (Average, Count, CountA, Countif, Max, Min, Sum, SumIf, Rank)

o Average (number 1, number 2 ): trả về trung bình cộng của các số

o Max (number 1, number 2 ): trả về giá trị lớn nhất số trong danh sách các số number 1, number 2

o Min (number 1, number 2 ): trả về giá trị nhỏ nhất số trong danh sách các số number 1, number 2

o Sum (number 1, number 2 ): trả về tổng số tất cả các đố số trong danh sách các đố số number 1, number 2,

o SumIf (CheckRange, Criteria, SumRange): cộng các ô thoả điều kiện

 CheckRange: Vùng đem so sánh với Criteria

 Criteria: Điều kiện (có thể là số, chuỗi text, hoặc biểu thức)

 SumRange: Vùng được tính tổngLưu ý: CheckRange, SumRange phải cùng nằm trên cùng 1 vùng dữ liệu và có độ dài bằng nhau

o Count (value 1, value 2, ) : trả về số phần tử thuộc tiểu số

o CountA(value 1, value 2, ) : trả về số phần tử khác trống (ô trống

là ô không có dữ liệu)

o Countif (CheckRange, Criteria): đếm các ô thoả mãn điều kiện

 CheckRange: Vùng đem so sánh với Criteria

 Criteria: Điều kiện (có thể là số, chuỗi text, hoặc biểu thức)

o Rank (number, ref, order): thứ bậc của 1 số trong danh sách các số

o Len(text): trả về chiều dài của chuỗi Text

o Left (text, n) : trả về n ký tự bên trái của chuỗi Text, trong đó n là

số nguyên >=0

o Right (text, n): trả về n ký tự bên phải của chuỗi Text, trong đó n là

số nguyên >=0

o Mid (text, start_number, num_char): trả về chuỗi con của Text

o Trim(text): bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi text

o Lower(text): chuyển tất cả các ký tự chủ chuỗi Text ra chữ thường

o Upper(text): chuyển tất cả các ký tự chủ chuỗi Text ra chữ in

o Proper(text): trả về 1 chuỗi có dạng ký tự đầu tiên mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in

o Value(text): đổi chuỗi số ra số

o Concatenate (hoặc dùng ký tự ampersand & ): nối chuỗi

ví dụ: =”Your barlance due is $”&” Your barlance due is $500”

- Nhóm hàm tìm kiếm : (Vlookup, Hlookup, Index, match)

o Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, Range_lookup) hàm tìm kíêm1 giá trị trong cột bên trái của Table_array và trả về giá trị trên cột thứ col_index_num nếu tìm thấy hoặc #N/A (Not Available) nếu không tìm thấy

 Lookup_value: là giá trị được tìm kiếm trong cột bến trái của vùng dữ liệu table_array

 Table_array: là vùng chứa dữ liệu được tìm kiếm cho trước

 Col_index_num: là số thứ tự của cột trong table_array nơi hàm sẽ lấy giá trị trả về col_index_num =1:trả về cột đầu tiên, =2: trả về cột thứ 2

 Range_lookup:là giá trị logic xác định ta muốn việc tìm kiếm 1 giá1 trị là chính xác hay gần đúng

1 Rang_lookup=true (hay không ghi gì cả) thì hàm

sẽ thực hiện tìm kiếm giá trị bằng với loookup_value nếu không được hàm sẽ tìm lấy giá trị nhỏ hơn lookup_value nhưng lớn nhất so với các giá trị mà nó dò qua và điều kiện là cột

dữ liệu phía bên trái của Table_array phải sắp theo thứ tự tăng dần.

2 Range_lookup=false (hoặc =0) thì hàm sẽ thực

hiện tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value

o Hlookup (lookup_value, table_array, row_index_Range_lookup): trả về giá trị nằm tại hàng thứ row_index_num trong Table_array nếu tìm thấy hoặc trả về #N/A nếu không tìm thấy

 Lookup_value: là giá trị được lấy để tìm kiếm trên hàng đầucủa vùng dữ liệu table_array

 Table_array: là vùng chứ dữ liệu được tìm kiếm cho trước

 Row_index_num: là vùng thứ tự của hàng trong table_arraynơi hàm Hlookup sẽ lấy giá trị trả về Row_index_num =1 chỉ hàng đầu tiên, =2 chỉ hàng thứ 2

 Range_lookup: là giá trị logic xác định ta muốn việc tìm kiếm 1 giá trị là chính xác hay gần đúng

1 Range_lookup=true (hay không ghi) thì hàm sẽ

thực hịên tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value nếu không được hàm sẽ tìm lấy giá trị nhỏ hơn lookup_value nhưng lớn nhất hàng đầu tiên trong vùng dữ liệu theo thứ tự tăng dần nếu không thì hàm sẽ trả về giá trị không chính xác

Ví dụ 4: Cho bảng tính sau:

Để tính tiền thưởng cho từng cán bộ, bạn nhập công thức sau vao ô

E5=Vlookup(D5,$C$14:$D$16,2,1)

Ví dụ 5: Giả sử bạn có danh mục vật tư sau:

Bạn cần tạo 1 bảng nhập vật tư theo bảng trên:( ngày, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lương, thành tiền)

Bạn cần nhập dữ liệu vào bảng trên theo yêu cầu sau:

Các dữ liệu: ngày , số chứng từ nhập theo bình thường

Khi nhập mã vật tư thì Tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá được tự động đưa vào các cột tương ứng

Nhập xong số lương thì cột thành tiền được tự động tính theo công thức:

Thành tiền = Số lương * Đơn giáTại ô C13: =Vlookup(B13,$B$14:$E$6,2,1), sao chép công thức ở ô C13 sang tất cả các ô cột Tên vật tư mà bạn dự định sẽ nhập liệu

Tại ô D13: =Vlookup(B13,$B$14:$E$6,3,1), sao chép công thức ở ô D13 sang tất cả các ô cột Đơn vị tính mà bạn dự định sẽ nhập liệu

Tại ô E13: =Vlookup(B13,$B$14:$E$6,4,1), sao chép công thức ở ô C13 sang tất cả các ô cột Đơn giá mà bạn dự định sẽ nhập liệu

Tại ô G13: =E13*F13, sao chép công thức ở ô G13 sang tất cả các ô cột thành tiền màbạn dự định sẽ nhập liệu.

o Index (lookup Range, Coordinate 1, Coordinate 2, AreaNum)

 Lookup Range: Vùng hoặc mảng được tham chiếu tới

 Coordinate 1: Nếu LookupRange là 1 chiều: xác định số dòng hoặc số cột trong vùng, nếu LookupRange là 2 chiều: xác định số dòng

 Coordinate 2: số cột trong LookupRange chỉ sử dụng đối sốnày khi LookupRange là 2 chiều

 AreaNum:xác định số vùng khi LookupRange bao gồm vùng không liên tiếp

o Match (lookup_value, lookup_array, match_type) hàm tìm kiếm một giá trị trong lookup_array và trả về vị trí của giá trị tìm thấy trong lookup_array

 Lookup_value: là giá trị dùng để tìm kiếm

 Lookup_array: là vùng chứa dữ liệu được tìm kiếm

 Match_type: là giá trị logic xác định ta muốn việc tìm kiếm một giá trị là chính xác hay gần đúng

Match_type = 1 (hay không ghi gì cả) thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value nế không được hàm sẽ tìm thấy giá trị nhỏ hơn lookup_value nhưng lớn nhất so với các giá trị mà nó dò qua và điều kiện là lookup_array phải sắp theo thứ tự tăng dần

Match_type = 0 thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value

Match_type = -1 thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value nếu không được hàm sẽ tìm lấy giá trị lớn hơn lookup_value nhưng nhỏ nhất so với các giá trị mà nó dò qua và điều kiện là lookup_array phải sắp theo thứ tự giảm dần

- Nhóm hàm xử lý ngày giờ: ngày giờ là những giá trị số, bất chấp định dạng của ô

o Today ( ): trả về số thập phân của ngày hiện hành

Ví dụ: Hôm nay là ngày 19/2/2005 thì =Today( )  38402 (với dạng là General)

o Now ( ): trả về số thập phân của ngày và giờ hiện hành

o Date (Year, Month, Day): trả về chuỗi ngày tháng năm

o Day (SerialNumer): trả ra ngày trong tháng (từ 1-31)

SerialNumer: số thập phân hoặc văn bản biểu thị Date

date_text là dạng text của ngày theo định dạng date của microsoft Excel.

- Hàm Subtotal : Subtotal(function_num, ref1, ref2, )

Trong đó : function_num có giá trị từ 1 đến 11, ứng với mỗi giá trị của function_num hàm Subtotal sẽ thực hiện theo chức năng tương ứng

Ref1, ref2, ref29 là các vùng dữ liệu muốn subtotal

o Ngắt dòng trong công thức cho dễ đọc : dùng tổ hợp phím Atl+Enter cho việc ngắt dòng trên cùng một ô

- Mã lỗi khi nhập công thức:

- #DIV/0! chia cho 0

- #N/A có nhiều nghĩa tuỳ theo tình huống (thường cho dùng sai các đối số khi sử dụng hàm)

- #Name? Tham chiếu đến tên vùng không hợp lệ

- #NULL! Tham chiếu đến tên vùng rỗng

- #NUM! Dùng số không hợp lệ (ví dụ:  1 )

- #REF! Tham chiếu ô không hợp lệ

- #VALUE! Thường do đối số hay toán tử không hợp lệ

CHƯƠNG V: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU

I Thiết lập cơ sở dữ liệu

- Field (trường): là một cột trong cơ sở dữ liệu

- Record (mẫu tin): là 1 dòng trong cơ sở dữ liệu

- Field Name (tên trường): dòng trên cùng của cơ sở dữ liệu chứa các tên trương Tên trương bao gôm các ký tự số, chữ, gạch nối, khoảng trắng và những ký tự đặc biệt khác Mỗi tên trường không được trùng lắp

II Sắp xếp dữ liệu :

1 Sắp xếp tối đa 3 khoá (3 cột) :

- Vào menu Data, chọn Sort Hộp hội thoại Sort xuất hiện

- Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ nhất ở Sort by và thứ tự sắp xếp (Asceding : tăng dần ; Descending : giảm dần)

- Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ hai nếu có ở Then by và thứ tự sắp xếp

- Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ ba nếu có ở Then by và thứ tự sắp xếp

- Click vào nút OK, hoặc nhấn phím Enter

Chú ý :

o Nếu cơ sở dữ liệu có dòng tiêu đề (Header row), nhưng bạn lại chỉ d8ịnh không có dòng tiêu đề (No header row) các tiêu đề này sẽ được sắp xếp vào cơ sở dữ liệu như thể dòng tiêu đề là mẫu dữ liệu

o Nếu sắp xếp sai, bạn có thể loại bỏ bằng cách : vào menu Edit, chọn Undo Sort

2 Vài điểm quan trọng cần biết về tính năng sắp xếp của Excel :

- Sắp xếp được thực hiện giá trị ô cơ bản, không theo bề mặt đã được định dạng của ô

- Sắp xếp không phân biệt chữ hoa hay chữ thường bởi mặc định Bạn có thể chỉ địnhphân biệt này bằng cách : Click vào nút Option trong hộp hội thoại Sort và đánh chọn hộp Case-sensitive

- Trị FALSE đi trước TRUE trong săp xếp tăng dần

- Tất cả các giá trị lỗi điều xem như nhau

- Các ô rỗng được sắp xếp sau cùng cho cả thứ tự tăng dần và giảm dần

- Tránh có cả mẫu tự và số trong cùng 1 trường, thường nó cho kết quả không như mong muốn

3 Sắp xếp trên 3 khóa :

Sử dụng phương pháp sắp xếp nhiều lần, và bắt đầu từ những khoá it quan trọng nhất.III Lọc dữ liệu

1 Tạo vùng tiêu chuẩn để lọc dữ liệu:

Thành phần của vùng tiêu chuẩn: Vùng tiêu chuẩn gồm có 2 phần

- Dòng đầu đề: chứa các tiêu đề cột mà các tiêu đề cột này phải phù hợp với các tiêu đề cột của cơ sở dữ liệu

- Các dòng còn lại chứa dữ liệu để lọc cơ sở dữ liệu

Xác định tiêu chuẩn:

- Tiêu chuẩn so sánh: >, <, >=, < =, < >

- Tiêu chuẩn chuỗi: ? thể hiện cho 1 ký tự bất kỳ, * thể hiện cho 1 nhóm ký tự bất kỳ.

- Tiêu chuẩn trống: Nếu trong ô điều kiện ko có dữ liệu, tiêu chuẩn là tuỳ ý

Xác định nhiều tiêu chuẩn:

AND những mẫu tin thoả tất cả các tiêu chuẩn, thì đặt tiêu chuẩn này vào 1 dòng

OR những mẫu tin thoả 1 trong những tiêu chuẩn thì đặt tiêu chuẩn này vào những dòng khác

- Tiêu chuẩn công thức: Ô điều kiện có kiểu công thức Trong trương hợp này phải lưu ý 2 yêu cầu sau:

2 Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là 1 tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng cơ sở dữ lịêu

3 Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên (dòng thứ 2 trong vùng cơ sở dữ liệu ) để so sánh

2 Lọc “ tại chỗ”

- Tạo 1 vùng tiêu chuẩn

- Chọn 1 ô trong vùng cơ sở dữ liệu

- Vào menu Data, chọn Filter, chọn Advaced Fiter Hộp hội thoại Advaced Fiter xuất hiện

- Chọn Filter the list, in –place

- Nhập vùng tiêu chuẩn vào Criteria range (bạn có thể gõ vào 1 tham chiếu hoặc dùng chuột chọn vùng tiêu chuẩn)

- Click vào OK để thực hiện lọc “tại chỗ”

3.Rút trích:

- Tạo 1 vùng tiêu chuẩn

- Chọn 1 ô trong vùng cơ sở dữ liệu

- Vào menu Data, chọn Filter, chọn Advaced Fiter Hộp hội thoại Advaced Fiter xuất hiện

- Chọn Copy To Another Location

- Nhập vùng tiêu chuẩn vào Criteria range (bạn có thể gõ vào địa chỉ tham chiếu hoặc dùng chuột chọn vùng tiêu chuẩn)

- Click vào OK để thực hiện

Ví dụ: Cho bảng tính sau:

Tìm những người có tên bắt đầu là chữ N Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau:

TênN*

Tìm những người có ký tự thứ 2 là G Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau:

Tìm những người có chức vụ là GĐ, PGĐ, hoặc TP Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau:

Chức vụGĐPGĐTP

Tìm những người thoả mãn điều kiện sau:

2 Có chức vụ là TP và lương lớn hơn hoặc bằng 3200000

3 Hoặc có chức vụ là PP và lương lớn hơn hoặc bằng 3500000

Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau

Database: vùng dữ liệu tính từ tiêu đề các cột trở xuống

Field: tên field hay thứ tự field trên database

Criteria: vùng tiêu chuẩn

Dcount (database, field, criteria): đếm các ô chứa số trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước

Dcounta (database, field, criteria): đếm các ô khác rỗng trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệuthoả vùng tiêu chuẩn cho trước

Dmax (database, field, criteria): trả về giá trị lớn nhất trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước

Dmin (database, field, criteria): trả về giá trị nhỏ nhất trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước

Dproduct (database, field, criteria): trả về tích các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước

Dsum (database, field, criteria): trả về tổng các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước

Lợi ích của việc dùng tên Mảng thay cho một địa chỉ ô hoặc mảng

Qua phần I tổng quan về Excel, chúng ta đã làm quen với việc lập một công thức cho một

Ô của bảng tính

ví dụ: ta có công thức tại ô có dạng: =IF(H7>1000000,H7*0.1,0)

Rõ ràng trong một bảng tính chúng ta có rất nhiều công thức tham chiếu đến nhiều ô khácnhau, và đôi khi, do nhu cầu thực tế chúng ta có nhu cầu cần phải thay đổi công thức chút

ít Thực tế khi chúng ta đã tạo rất nhiều công thức thì khi nhìn lại nội dung một công thứcchúng ta rất khó hình dung được ý nghĩa của công thức này Nhưng nếu công thức theo ví

dụ trên được viết ra dưới dạng : =IF(DOANHSO>1000000,DOANHSO*HOAHONG,0) thì chúng ta có thể hiểu ngay đây là một công thức để tính hoa hồng với điều kiện Doanh

số lớn hơn 1.000.000đ

Ở đây ô H7 đã được đặt tên thành DOANHSO và tỷ lê hoa hồng 10% được đặt tên HOAHONG

Ngoài ra tên của ô hoặc mảng còn được sử dụng chung cho tất cả các bảng tính (chúng ta

sẽ thấy rõ điều này trong chương sau), vì vậy rất thuận tiện cho việc sử dụng trong các phép tính tham chiếu từ bảng tính này sang bảng tính khác hoặc trong cùng bảng tính.Tất nhiên , việc thay đặt tên cho một ô hoặc một mảng không hề làm ảnh hưởng đến việc

tự động thay đổi giá trị của công thức có chứa tên của ô hoặc mảng khi có sư thay đổi về giá trị của ô hoặc mảng đó Khi có sự thay đổi giá trị của các ô trong mảng đã được đặt tên thì giá trị của công thức có liên quan đến ô hoặc mảng đó cũng được tự động thay đổi.Hơn nữa, việc dùng tên mảng trong công thức còn tránh được cho các bạn sự “khó chịu” khi phải sao chép công thức sang các ô khác

Ví dụ: bạn có một bảng tính sheet DMHH chứa danh mục hàng hoá như sau:

Giả sử trong Sheet XUẤT bạn đã lập công thức của ô B5 tìm giá trị tương ứng của ô A5 trong bảng danh mục hàng hoá trong Sheet DMHH có địa chỉ từ A4 đến B305 để lấy về tên hàng hoá.

khi sao chép một công thức ở ô B5=VLOOKUP(A5,DMHH!A4:B305,2,0) sang các ô tiếp theo, nếu bạn không để ý đến việc dùng dấu $ để cố định mảng A4:B305

($A$4;$B$305), thì công thức của ô B6 sẽ trở thành VLOOKUP(A6,DMHH!

A5:B306,2,0), tương tự công thức của ô B7 sẽ là VLOOKUP(A7,DMHH!A6:B307,2,0), v.v khi đó công thức không còn đúng với mục đích nữa rồi!

Nhưng nếu chúng ta gán tên cho mảng A4:B305 trong sheet DMHH là DANHMUC chẳng hạn, và nhập lại công thức ô B5 như sau: =VLOOKUP(A5,DANHMUC,2,0) Sau

đó sao chép công thức ô B5 sang các ô B6, B7, B8 thì công thức tại các B6, B7, B8 sẽ là:

=VLOOKUP(A6,DANHMUC,2,0)

=VLOOKUP(A7,DANHMUC,2,0) =VLOOKUP(A8,DANHMUC,2,0) Nhận xét: tuy trong các công thức trên, mặc dừ tên mảng DANHMUC tham chiếu đến một địa chỉ của một bảng tính khác (DMHH!A4:B305) nhưng không hề có dạng “Sheet!XX:XX”, điều này do tính chất tên mảng được sử dụng chung cho các bảng tính như đã nói ở trên, càng thuận lợi cho chúng ta khi lập công thức Thực tế, khi đã đặt tên mảng chomột khốicác ô, khi lập công thức liên quan đến khối đó, chúngkhông cần “nhớ” địa chỉ của khối đó mà chỉ cần “nhớ” đến tên mảng đã đặt cho khối

Chọn địa chỉ ô hay vùng muốn đặt tên vào Refer to

Sau khi đã nhập tên và chọn đại chỉ ô hay vùng xong, chọn Add để chấp nhận tên đã đặt cho ô hoặc mảng

chúng ta cũng có thể gán một giá trị cụ thể tên bằng cách nhập ngay giá trị đó vào hộp Refers To

Ví dụ: ta có thể gán ngay giá trị là 0.10 10%) cho tên HOAHONG

Cách 2 :Chọn ô hoặc mảng cần đặt tên

Nhập trực tiếp tên cần đặt vào ô name Box phía trên bên trái cạnh ô hiện nội dung công thức

Sau đó nhấn Enter để xác nhận

3 Các quy định về đặt tên cho mảng:

Tất cả các tên đều bắt đầu bằng một chữ cái, một dấu “/ ” hoặc dấu gạch dưới “_ ”

các chữ số và các ký hiệu đặt biệt có thể được sử dung

Các chữ đơn, trừ chữ R và C có thể dủng để đặt tên

Các vị trí trống nên thay bằng dấu gạch dưới “_ ”

4 Sửa nội dung cho tên : chúng ta có thể sửa đổi lại tên vùng bằng một trong hai cách sau :

Định nghĩa lại mảng và vào bảng chọn tạo lại tên cho mảng Tên này trùng với tên cũ đã được đặt

Vào hộp thoại Define name trong Menu Insert/ name, chọn lại vùng mới trong hộp RefersTo.

5 Xoá một tên đã định nghĩa:

Nhấn nút Delete trong hộp thoại Define Name khi đã chọn tên ô hoặc mảng trong hộp danh sách name In Worbook

Ví dụ: ta có Bảng Tổng Kết Hàng Nhập trong tháng 01/2000 của công ty XYZnhư sau:

Yêu cầu tính tổng Số Lượng và trị giá tưng mặt hàng trong tháng theo bảng sau:

Tuy có nhiều cách để thực hiện bài toán này, nhưng ở đây chúng tôi muốn các bạn sử dụng một công thức duy nhất để tìm ngay được tổng số lượng hoặc tổng giá trị của từng mặt hàng đã xuất ra trong tháng

Cách tiện lợi nhất là chúng ta lập công thức mảng cho các ô trong cột SL và cột Tiền như sau:

Với giả thiết là ta đã đặt tên mảng cho một số khối như sau:

XUAT_MANH: tên mảng đặt cho khối $C5$C23 của Sheet XUẤTXUAT_SL: tên mảng đặt cho khối $E5$E23 của Sheet XUẤTXUAT_TIEN: tên mảng đặt cho khối $F5$F23 của Sheet XUATKhi đó ta lập công thức mảng ở ô C5 của Sheet TONGHOP se là:

là một “chuỗi ký tự” chứ không phải là công thức mảng

Để Excel nhận biết đây là một công thức mảng, khi nhập công thức cho ô C5, bạn vẫn nhập như một công thức bình thường nhưng khi nhập xong công thức, bạn phải dùng tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER để xác nhận đây là công thức mảng Ngay khi bạn dùng phím F2 để sửa lại công thức, khi kết thúc cũng phải nhấn tổ hợp Ctrl+Shift+Enter này để xác nhận lại công thức mảng

Ý nghĩa của công thức:

{=SUM(IF(XUAT_MANH=A5,1,0)*XUAT_SL)}

Công thức này hàm chứa ý nghĩa so sánh từng dòng trong khối XUAT_MANH (tức mã hàng hoá trên bảng XUAT) với ô C5 (tức mã hàng hoá SA01) Nếu thấy “bằng” thì lấy giá trị tương ứng (hàng ngang) trong khối XUAT_SL (tức số lương xuất của dòng đó) nhân với 1 Nếu “không bằng” thì lấy giá trị tương ứng trong khối XUAT_SL nhân với 0 Sau đó “cộng” tất cả các giá trị lại với nhau

Ở đây thực chất hàm If ( ) đóng vai trò như một công cụ “đánh dấu” những dòng thoả điêu kiện bằng với mã SA01 thì số lương tương ứng sẽ được nhân với 1, có nghĩa là chính

Số lượng đó)

Còn hàm Sum ( ) làm nhiệm vụ cộng giá trị của các dòng lại đó lại với nhau

Nói cách khác, công thức mảng này cộng được Số Lượng Xuất của những dòng có Mã Hàng Hoá bằng với ô C5 (tức SA01) Đó chính là yêu cầu bài toán đặt ra.

Để hoàn tất các công thức còn lại ta sao chép 2 công thức trên cho các ô còn lại kết quả

sẽ nhận được như hình sau:

Qua ví dụ trên, ta thấy được công dụng đặc biệt của công thức mảng giáup chúng ta lập công thức tính toán trong Excel hiệu quả hơn rất nhiều Trong công tác kế toán, công thứcmảng được sử dung rất phổ biến Điều này chúng ta sẽ thấy rõ hơn trong phần 2

PHẦN II