BAO CAO 3 NAM

CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO, TRIỂN KHAI THỰC HIỆN : - Trên tinh thần của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ và các văn bản hướng dẫn thi hành khác về công tác chứng thực, UBND TP.. Cũng như t

UBND PHƯỜNG PHÚ THẠNH

Số: …/BC-UBND

CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Phú Thạnh, ngày 09 tháng 7 năm 2018

BÁO CÁO

Về việc thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ – CP ngày 16/ 02 /2015 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn thi hành.

I CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO, TRIỂN KHAI THỰC HIỆN :

- Trên tinh thần của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ và các văn bản hướng dẫn thi hành khác về công tác chứng thực, UBND TP Tuy Hòa, tỉnh Phú Yên đã ban hành nhiều văn bản, kế hoạch chỉ đạođể triển khai, hướng dẫn về công tác chứng thực Bên cạnh đó, UBND TP.Tuy Hòa, tỉnh Phú Yên còn thông qua các buổi hội nghị, tọa đàm pháp luật Cũng như tập huấn nghiệp vụ chứng thực nhằm triển khai cụ thể, rõ ràng hơn các nội dung tại Nghị định số 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành cho các cán bộ, công chức Tư pháp - Hộ tịch của 16 UBND phường, xã trên địa bàn thành phố Tuy Hòa, tỉnh Phú Yên

- Nhìn chung, trong 03 năm tính từ năm 2015 đến nay, việc thực hiện công tác chứng thực tại UBND phường Phú Thạnh được đảm bảo tốt về cơ sở vật chất cũng như điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức bộ phận Tư pháp

-Hộ tịch Bên cạnh đó, UBND TP Tuy Hòa, tỉnh Phú Yên cũng chú trọng đến vấn đề bố trí, sắp xếp số lượng đội ngũ cán bộ, công chức phù hợp với số lượng công việc thông qua những Quyết định, văn bản quy phạm pháp luật để đảm bảo xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ quan.Cụ thể, mỗi năm

số lượng cán bộ, công chức tại bộ phận Tư pháp – hộ tịch đều được bố trí tối thiểu 02 người phù hợp với số lượng công việc Sự sắp xếp, bố trí phù hợp góp phần tạo được sự tinh giảm và gọn nhẹ cho bộ máy tổ chức, điều hòa nhân lực được phù hợp

- Trong những năm qua, với việc thực hiện công tác chứng thực theo Nghị định số 23 luôn nhận được nhiều sự tham mưu, chỉ đạo, cũng như sự phối hợp, trao đổi của các bộ phận, cơ quan, tổ chức khác trong việc cung cấp thông tin để làm rõ hơn hồ sơ chứng thực cho công dân Cụ thể với những hồ

sơ chứng thực liên quan lĩnh vực đất đai cần phải có sự phối hợp, trao đổi với

bộ phận Địa chính - Xây dựng phường để đảm bảo chặt chẽ hồ sơ khi giải quyết Ngoài ra, khi gặp những vướng mắc, khó khăn trong quá trình giải quyết công tác chứng thực cán bộ, công chức còn tích cực tham mưu với cấp trên về hướng giải quyết nhằm đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ Qua đó, có thể thấy cơ chế phối hợp trao đổi giữa các bộ phận, cơ quan, tổ chức với nhau trong công tác chứng thực không chỉ giúp cung cấp trao đổi thêm thông tin trong quá trình giải quyết công việc mà còn nhằm giúp giải quyết nhanh gọn chính xác, không mất thời gian của công dân khi trả kết quả

II KẾT QUẢ THỰC HIỆN:

1.Công tác quản lý nhà nước:

- Để hiểu rõ và thực hiện tốt tinh thần của Nghị định số 23, UBND phường Phú Thạnh cũng đã tổ chức các buổi hội nghị, tọa đàm tại các khu phố trên địa bàn phường để triển khai thực hiện nội dung của Nghị định số 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành Bên cạnh đó, còn bố trí các tủ sách pháp luật để tiện cho việc đáp ứng nhu cầu tìm hiểu pháp luật của người dân trên địa bàn

- Nhằm phổ biến sâu rộng nội dung của Nghị định số 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành cho người dân trên địa bàn, UBND phường Phú Thạnh cũng bố trí niêm yết đầy đủ các quy trình thủ tục hành chính giải quyết trong công tác chứng thực và bảng giá các loại chứng thực gồm chứng thực bản sao

từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch Góp phần làm minh bạch ,công khai các quy định của pháp luật về công tác chứng thực đến người dân được rõ ràng

- Hằng năm, cán bộ, công chức UBND phường Phú Thạnh đều được tập huấn

để nâng cao cũng như củng cố thêm nghiệp vụ chứng thực được tổ chức tại UBND thành phố Tuy Hòa Trên tinh thần đó, các cán bộ, công chức cũng tiếp thu tốt nội dung các buổi tập huấn, tọa đàm cũng như các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để áp dụng các quy định của pháp luật vào thực tế đời sống một cách linh hoạt và chính xác

- Ngoài ra, công tác chứng thực tại UBND phường Phú Thạnh, mỗi năm đều

có đoàn thanh tra của UBND thành phố Tuy Hòa thanh tra, kiểm tra cụ thể chi tiết các hoạt động từ thủ tục hành chính đến tác phong làm việc của cán bộ, công chức phường trong công tác chứng thực

- Tính từ năm 2015 đến nay, các cán bộ, công chức UBND phường Phú Thạnh luôn đáp ứng, tuân thủ theo đúng tinh thần của Nghị định số 23 và các

văn bản hướng dẫn thi hành Không để sai hay làm lệch hướng khi áp dụng các quy định của pháp luật Do đó, nhìn chung trong 03 năm qua UBND phường Phú Thạnh chưa nhận được đơn thư khiếu nại, tố cáo nào liên quan đến việc giải quyết thủ tục chứng thực của người dân

2 Việc giải quyết các yêu cầu chứng thực.

a) Đánh giá việc giải quyết công tác chứng thực theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành như sau:

- Căn cứ theo quy định tại Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP việc chứng thực chữ ký người dịch được chuyển giao cho cộng tác viên dịch thuật của phòng Tư pháp thuộc UBND thành phố Tuy Hòa Do đó, UBND cấp xã chỉ còn tiến hành thực hiện các hoạt động chứng thực bao goomg chứng thực bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Công tác chứng thực được quy định tại nhiều văn bản pháp quy giúp cụ thể hóa các quy định của pháp luật khi giải quyết vấn đề Tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ, công chức khi thực hiện thủ tục chứng thực Tuy nhiên bên cạnh đó, đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính mà bản chính đã hết hiệu lực pháp luật Nhưng trong trường hợp này pháp luật lại chưa có quy định những trường hợp giấy tờ gốc đã hết hiệu lực thì người dân có được đem

đi chứng thực hay không Đây còn là một vấn đề mà các cán bộ, công chức làm công tác Tư pháp - Hộ tịch vẫn còn lúng túng khi gặp phải Hơn hết, pháp luật cũng có quy đinh cụ thể việc người dân có thể đem bản chính để đối chiếu với bản sao không có chứng thực Song quy định này lại chưa được phát huy hiệu quả trên thực tế Từ đó đem đến nhiều khó khăn cho người dân khi làm các thủ tục và cũng dẫn tới tình trạng lạm dụng quá nhiều việc yêu cầu chứng thực bản sao từ sổ gốc

- Vê việc thực hiện công tác chứng thực chữ ký, khi giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, các cán bộ, công chức đã thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật về thủ tục bao gồm tuân thủ theo đúng mẫu lời chứng chứng thực chữ ký và yêu cầu cho công dân ký trước mặt cán bộ, công chức làm công tác Tư pháp- Hộ tịch Tương tự như lệ phí và thời hạn trả hồ sơ cho người dân cũng được đáp ứng đầy đủ theo quy định của pháp luật Mục đích

để nhằm tạo điều kiện cho người dân trong khi làm giấy tờ, UBND phường Phú Thạnh luôn nghiêm túc trong việc bố trí cán bộ trực tại bộ phận một cửa

để giải quyết các thủ tục cho công dân Đồng thời thực hiện tốt việc lưu trữ hồ

sơ chứng thực chữ ký của công dân theo đúng quy định của pháp luật

- Về thủ tục giải quyết việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cán bộ, công chức Tư pháp-Hộ tịch cũng thực hiện đầy đủ theo các quy định của pháp luật tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thành phần hồ sơ chứng thực của công dân khi yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch Áp dụng đúng mẫu lời chứng theo quy định của pháp luật Cũng như cho đầy đủ tất cả những người có mặt trong hợp đồng giao dịch ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt cán bộ, công chức phường Đồng thời cũng tuân thủ việc vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch đầy đủ đúng từng mục quy định trong sổ, Ngoài ra, sau khi giải quyết xong công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch cho người dân cán bộ, công chức Tư pháp-Hộ tịch vẫn tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật trong việc lưu giữ lại 01 bản để lưu hồ sơ nhằm đối chứng khi có xảy ra sai sót

- Trên cơ sở chỉ đạo của UBND tỉnh Phú Yên và UBND thành phố Tuy Hòa

về việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao

có chứng thực, UBND phường Phú Thạnh cũng đã triển khai, quán triệt đến các cán bộ, công chức bộ phận Tư pháp -Hộ tịch đầy đủ nội dung của Chỉ thị

số 17 Trên tinh thần đó, các cán bộ, công chức phường đã nghiêm túc thực hiện phổ biến nội dung của Chỉ thị số 17 đến người dân Qua đó tiêt kiệm đáng kể thời gian, vật chất cho công dân, chũng như giảm khối lượng chứng thực cho cơ quan nhà nước.Góp phần hạn chế tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực

b) Thống kê kết quả thực hiện công tác chứng thực trong thời gian từ

tháng 4/2015 đến tháng 6/2018 ( có biểu mẫu đính kèm).

3 Những khó khăn vướng mắc và nguyên nhân:

- Thực hiện theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP trong công tác chứng thực đã góp phần không nhỏ trong việc giảm bớt thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người dân trong giao dịch Tuy nhiên, khi triển khai, thực hiện bên cạnh đó cũng bộc lộ không ít những điểm vướng mắc, hạn chế như sau:

+ Cụ thể, lúc trước công tác chứng thực bản sao từ sổ gốc cán bộ, công chức làm công tác chứng thực sẽ lưu trữ lại một bản sao Nhưng nay theo quy định tại Nghị định số 23 thì không phải lưu trữ như trước nữa Thực tế, có những trường hợp bản sao đã được chứng thực rồi, nhưng người yêu cầu chứng thực lại có hành vi gian dối, sửa chữa bản sao khi đã được chứng thực Do đó, việc

không lưu trữ bản sao sẽ vô tình khiến cơ quan thực hiện chứng thực không

có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp hay sai sót xảy ra

+ Hay như trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch, theo như quy định người dân chỉ cần có chứng minh nhân dân, hộ chiếu của các bên, dự thảo hợp đồng, giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng …là đã đủ theo quy định của Nghị định số 23 Tuy nhiên, chính vì sự quá đơn giản trong thủ tục hành chính, nên đối với một số trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch mà liên quan đến thừa kế cán bộ hộ tịch lại phải yêu cầu thêm giấy khai sinh, sổ hộ khẩu để chứng minh mối quan hệ với người để lại di sản Tạo sự khó khăn, vướng mắc cho cán bộ chứng thực khi giải quyết hồ sơ

III Kiến nghị, đề xuất hoàn thiện các quy định của Nghị định số 23/2015/ NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Đối với một số trường hợp trên thực tế rất khó để có thể áp dụng đúng theo quy đinh tại Nghị định số 23 Cụ thể trường hợp một bên chuyển nhượng quyền sử dụng đất là ông A, đứng tên trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là ông A Trong trường hợp này rất khó để xác định được vợ ông A có quyền chung trong tài sản này không Và trên thực tế, cán bộ chứng thực yêu cầu thêm giấy xác nhận của vợ ông A là không liên quan đến tài sản trên Khi

đó mới đủ cơ sở hợp pháp để chứng thực, nhằm tránh rủi ro dẫn đến hợp đồng

vô hiệu Thiết nghĩ Nghị đinh số 23 nên cần có văn bản hướng dẫn rõ hơn về thành phần hồ sơ đối với các trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch trên

để đảm bảo độ an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch

- Phổ biến rộng rãi chỉ thị số 17/CT-TTg tại các cơ quan hành chính để nhằm khắc phục tình trạng lạm dụng bản sao từ bản chính Cần thiết, có thể sửa đổi,

bổ sung Nghị định 23 theo hướng quy định rõ người dân có quyền lựa chọn nộp bản sao y có chứng thực, hoặc bản sao y không có chứng thực kèm theo bản gốc để đối chiều khi có yêu cầu Ngoài ra, Nghị định số 23 cần quy định thêm hướng giải quyết đối với trường hợp chứng thực bản sao từ sổ gốc mà giấy tờ gốc đã hết hiệu lực thì có được đem đi chứng thực không?