Chuyen doi excel 2003 sang 2007 2010 tạp 1

cách chuyển đổi thông dụng, nên đọc

Chuyển đổi

sang

BNTT

Nội dung

Lời nói đầu 3

Nội dung 6

1 Làm quen với Excel 2007-2010 17

 Những thuật ngữ cần nhớ 17

 Làm quen với giao diện mới 18

 Hệ thống Ribbon 18

 Ẩn / Hiện hệ thống Ribbon 19

 Nút Office 20

 Tùy biến Thanh truy cập nhanh trong Excel 2007 22

 Tự tạo thêm Tab trong Ribbon của Excel 2010 24

 Truy cập nhanh Ribbon bằng bàn phím 26

 Sử dụng những phím tắt của Excel 2003 28

 Sử dụng Shortcut menu (thực đơn ngữ cảnh) 28

 Sheet Tab 29

 Tùy biến thanh Status Bar 29

 Tạo một Workbook mới 32

 Mở một Workbook có sẵn (Open) 33

 Lưu Workbook (Save) 34

- Một số lưu ý khi Save 35

 Đóng Workbook (Close) 36

 Sắp xếp các Workbook 36

 Thao tác với Worksheet 37

 Chèn thêm một Worksheet mới 37

 Sắp xếp thứ tự các Worksheet 37

 Sao chép Worksheet 38

 Xóa Worksheet 39

 Đổi tên worksheet 39

 Tô màu cho Worksheet 39

 Ẩn/hiện Worksheet 40

 Bảo vệ Worksheet 40

 Di chuyển qua lại giữa các Worksheet bằng bàn phím 41

 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác 41

- Sử dụng thanh Zoom 42

- Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ 42

- Chia khung bảng tính làm nhiều phần 44

- Cố định vùng tiêu đề 45

- Chức năng Watch Window 46

 Thao tác với các dãy ô 47

 Khái niệm về địa chỉ của một ô, một dãy ô 47

- Name Box 48

 Kỹ thuật chọn dãy ô bằng chuột 48

- Chọn một dãy ô liên tục 48

- Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính 50

- Chọn một dãy ô liên tục với chế độ Extend 50

- Chọn một dãy không liên tục bằng chuột 51

- Một số thủ thuật nâng cao khi dùng chuột để chọn dãy 51

 Kỹ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím 52

- Chọn một dãy ô liên tục 52

- Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính 53

- Chọn một dãy không liên tục 53

- Một số thủ thuật nâng cao khi dùng bàn phím để chọn dãy 53

 Chọn một dãy bằng lệnh GoTo 54

 Sử dụng hộp thoại GoTo Special 55

- Chọn các ô theo loại nội dung 55

- Chọn các ô liền kề nhau 56

- Chọn các ô theo các điểm khác biệt 56

- Những tùy chọn khác của hộp thoại GoTo Special 58

- Những phím tắt khi sử dụng GoTo Special 59

 Sao chép và di chuyển một dãy ô 60

 Paste Special 61

- Sao chép, di chuyển, Paste Special một dãy ô bằng phím phải chuột 64

 Thêm chú thích cho một ô 65

 Xóa / làm sạch một dãy ô, một hàng hoặc một cột 66

- Xóa hoàn toàn một dãy ô 66

- Xóa hoàn toàn một cột, một hàng 66

- Làm sạch một dãy ô, một cột, một hàng 67

 Chèn thêm một ô, một dòng, một cột vào bảng tính 67

 Thay đổi kích thước của cột và dòng 68

- Dùng chuột để điều chỉnh bằng tay 69

- Dùng lệnh Format Cells trên Ribbon 70

- Sử dụng shortcut menu 71

 Kẻ khung, tô màu cho các ô 75

 Di chuyển giữa các ô trong bảng tính 77

3 Sử dụng tên cho dãy ô 79

 Khái niệm về tên dãy 79

 Đặt tên cho một dãy 81

 Quy tắc đặt tên cho một dãy 81

 Các phương pháp đặt tên cho một dãy 82

- Sử dụng Name Box đặt tên cho một dãy 82

- Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho một dãy 82

- Sử dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy 84

 Đặt tên cho các hằng số 87

 Thay đổi phạm vi ảnh hưởng của tên dãy trong bảng tính 88

 Làm việc với các tên dãy 89

 Tham chiếu đến một tên dãy 89

- Sử dụng AutoComplete để chèn tên dãy 90

 Chọn một dãy bằng cách sử dụng tên của nó 92

 Chèn bảng Danh sách các tên dãy vào trong bảng tính 92

 Sử dụng Name Manager 94

 Sử dụng vùng giao nhau của hai dãy 96

4 Nhập liệu và định dạng dữ liệu 98

 Những điều cần biết khi nhập liệu 98

 Nhập dữ liệu vào một dãy 98

 Điền đầy một dãy 99

 Sử dụng công cụ Fill Handle và chức năng AutoFill để

nhập nhanh dữ liệu vào một dãy 100

- Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số 100

- Tự tạo những danh sách AutoFill 103

 Sử dụng Series để nhập nhanh dữ liệu vào một dãy 104

 Định dạng dữ liệu 107

 Thiết lập Control Panel để định dạng dữ liệu 108

- Những thiết lập cho Numbers 108

- Những thiết lập cho Currency 110

- Những thiết lập cho Date 110

 Định dạng cho dữ liệu số 111

- Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số 112

- Thay đổi các kiểu định dạng số khi nhập liệu 114

 Định dạng cho dữ liệu ngày tháng năm và thời gian 118

- Sử dụng hộp thoại Format Cells 118

- Sử dụng Ribbon và phím tắt 119

 Định dạng cho dữ liệu text 121

- Sử dụng các nút lệnh trên Ribbon 121

- Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới 122

- Ngắt dòng trong ô 123

- Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô 124

- Canh lề cho dữ liệu 124

- Nhập những ký tự đặc biệt 127

 Thiết lập những quy tắc nhập liệu với công cụ Data Validation 128

 Các nguyên tắc chung khi thiết lập quy tắc nhập liệu 128

- Giá trị giới hạn cố định 130

- Giá trị giới hạn không cố định 130

 Các loại quy tắc nhập liệu 130

- Whole Number 130

- Decimal 132

- Custom 136

 Cài đặt các hướng dẫn và thông báo lỗi cho quy tắc 137

- Input Message 137

- Error Alert 139

5 Thiết lập những công thức 142

 Những điều căn bản về công thức 142

 Những giới hạn của Excel 143

 Nhập và sửa công thức 144

- Nhập công thức 144

- Sửa công thức 145

 Các loại công thức trong Excel 145

 Công thức số học (Arithmetic Formulas) 146

 Công thức so sánh (Comparison Formulas) 146

 Công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formulas) 147

 Công thức tham chiếu (Reference Formulas) 148

 Thứ tự ưu tiên của các toán tử 148

 Sao chép và di chuyển công thức 150

 Định dạng Tham chiếu Tương đối 152

 Định dạng Tham chiếu Tuyệt đối 153

 Định dạng Tham chiếu Hỗn hợp 154

 Sao chép, di chuyển công thức mà không điều chỉnh các tham chiếu tương đối 154

 Những thủ thuật với các công thức 155

 Chuyển đổi kết quả của một công thức thành một giá trị 155

 Làm việc với các Tên dãy trong các Công thức 156

- Chèn tên dãy vào công thức 157

- Áp dụng các tên dãy vào công thức 157

- Sử dụng các Tên Hàng và các Tên Cột khi áp dụng các tên dãy 159

 Đặt tên cho các Công thức 161

 Xử lý lỗi công thức 162

 Tìm hiểu các giá trị lỗi trong Excel và cách xử lý 163

- #DIV/0! 163

- #N/A 164

- #NAME? 164

- #NULL! 166

- #NUM! 166

- #REF! 167

- #VALUE! 167

 Lỗi do quên hoặc thiếu các dấu ngoặc đơn 168

 Lỗi do định dạng cột quá hẹp 169

 Ngăn ngừa lỗi công thức bằng hàm IFERROR 169

6 Các hàm trong Excel 172

 Tìm hiểu các hàm 173

 Cấu trúc của một hàm 173

 Nhập một Hàm vào trong một Công thức 175

 Sử dụng tính năng Insert Function 177

 Một số hàm thông dụng trong Excel 180

 Nhóm hàm xử lý chuỗi văn bản (Text Functions) 180

 Nhóm hàm luận lý (Logical Functions) 182

 Nhóm hàm dò tìm (Loookup Functions) 183

 Nhóm hàm ngày tháng và thời gian (Date & Time Functions) 184

- Excel xử lý các ngày tháng và thời gian như thế nào 184

- Một số hàm ngày tháng thông dụng 185

- Các hàm về thời gian 187

 Giới thiệu 190

 Các bước căn bản để vẽ một biểu đồ 191

 Các thao tác cơ bản với biểu đồ 195

 Nhận biết các thành phần của biểu đồ 195

 Thao tác với các thành phần của biểu đồ 197

 Hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ 198

 Các công cụ dùng để hiệu chỉnh và định dạng 199

- Sử dụng Ribbon 199

- Sử dụng hộp thoại Format 200

 Hiệu chỉnh và định dạng các thành phần của biểu đồ 202

- Hiệu chỉnh và định dạng Chart Area 202

- Hiệu chỉnh và định dạng Plot Area 203

- Hiệu chỉnh và định dạng Tiêu đề biểu đồ, Chú thích, Tiêu đề trục hoành trục tung 204

- Hiệu chỉnh các trục 205

 Thao tác với chuỗi số liệu trong biểu đồ 212

 Xóa một chuỗi số liệu 213

 Thêm một chuỗi số liệu 214

- Sử dụng Select Data Source 214

- Sử dụng Copy – Paste 215

 Thay đổi số liệu nguồn của một chuỗi số liệu 215

 Thêm đường xu hướng (Trendline) vào biểu đồ 216

8 Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 218

 Một số khái niệm về Table 219

 Thành phần của một Table 219

 Những điều cần lưu ý khi tạo một Table 219

 Chuyển đổi một dãy thành một Table 221

 Các thao tác cơ bản với Table 224

 Sắp xếp dữ liệu (Sort) 229

 Sắp xếp nhanh 229

 Sắp xếp theo nhiều tiêu chí 231

 Lọc dữ liệu (Filter) 233

 Sử dụng AutoFilter để lọc nhanh dữ liệu trong Table 233

 Sử dụng những bộ lọc nhanh (Quick Filters) của Excel 2007 235

 Gỡ bỏ những điều kiện lọc 239

 Dùng những tiêu chuẩn phức tạp để lọc dữ liệu trong Table (Advanced Filter) 239

- Thiết lập một dãy tiêu chuẩn (Criteria range) 240

- Lọc dữ liệu một Table với Criteria range 241

- Nhập điều kiện cho Criteria range 243

- Sử dụng công thức làm điều kiện lọc 246

- Sao chép dữ liệu đã lọc ra một nơi khác 248

 Các tham chiếu Table trong công thức 251

 Tìm hiểu Specifiers 251

 Nhập các công thức Table 254

9 Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 256

 Highlight Cells 257

 Top/Bottom 259

 Data Bars 261

 Color Scales 264

 Icon Sets 266

 Sử dụng công thức để định dạng có điều kiện 268

 Một vài thuật ngữ sử dụng trong PivotTable 276

 Tạo một PivotTable 278

 Chọn Data Source 278

 Tạo một PivotTable 278

 Làm việc với PivotTable 281

 Các thao tác với PivotTable 281

 Làm việc với các Grand Total và SubTotal 282

- Ẩn/hiện các Grand Total trong PivotTable 283

- Ẩn/hiện các Subtotal trong PivotTable 284

- Ẩn các Grand Total và SubTotal từ Ribbon 284

- Tùy biến phép tính của Subtotal 285

11 Tổng hợp dữ liệu với Consolidate 287

 Tổng hợp theo vị trí 288

 Tổng hợp theo hạng mục 292

12 Phân tích nhân quả 296

 Data Table 297

 Data Table với một dữ liệu đầu vào 297

 Data Table với hai dữ liệu đầu vào 299

 Goal Seek 302

13 Định dạng trang bảng tính và in ấn 306

 Định dạng trang bảng tính 306

 Các chế độ hiển thị trang bảng tính 306

 Định dạng trang bảng tính (Page Setup) 308

- Margins 308

- Orientation 308

- Size 308

- Print Area 309

- Breaks 310

- Background 310

- Print Tittle 310

- Header / Footer 311

 Điều chỉnh tỷ lệ trang in cho bảng tính 313

 In bảng tính 314

 Một số lưu ý 315

- Ngăn không cho in một số vùng nào đó 315

- Ngăn không cho in những đối tượng 315

- In các đường lưới và tiêu đề dòng, cột 316

14 Nguồn tham khảo 317

*** Quy ước về việc chọn lệnh trên Ribbon: Ví dụ: HomeStyles Format as Table  New Table Style

Tức là: Chọn Tab Home, chọn nhóm Styles, nhấn nút lệnh Format as Table rồi chọn tiếp lệnh New Table Style

1

Làm quen với Excel 2007-2010

 Workbook : Đây là một tập tin để làm việc như: tính

toán, vẽ đồ thị, .và lưu trữ dữ liệu Một workbook có thể chứa nhiều Sheet, do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ

nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một

tập tin Mỗi workbook có thể chứa nhiều worksheet hay Chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính

 Worksheet: Còn được gọi là Sheet, là nơi lưu trữ và làm

việc với dữ liệu Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng Worksheet được lưu trong workbook Trong Excel 2007, một worksheet chứa được

16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của Excel 2003, tức tổng số ô trong Excel 2007 đã tăng lên gấp 1,024 lần so với Excel 2003!

 Chart sheet: Thực chất là một Sheet trong workbook,

nhưng nó chỉ chứa một đồ thị Vì vậy, nếu chỉ muốn

xem từng đồ thị riêng lẻ thì Chart Sheet là lựa chọn tối

ưu

 Sheet Tab : Tên của các Sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt

ở góc bên trái phía dưới của cửa sổ workbook Bạn có thể di chuyển từ Sheet này sang Sheet khác bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên Sheet cần đến trong Sheet Tab

Lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện của nó có thể làm cho bạn choáng ngợp bởi sự thay đổi khác hẳn so với

các phiên bản trước Thay cho các thanh menu và toolbar

truyền thống là các nhóm nút lệnh được trình bày ngay phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận

tiện hơn, đó chính là Ribbon

Hình 1 - Hệ thống menu và toolbar của Excel 2003

Hình 2 - Hệ thống Ribbon của Excel 2007

Bộ công cụ Ribbon bình thường sẽ có các Tab: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View,

bạn có thể tạo một Customize toolbar rồi đặt các nút lệnh

của riêng mình vào đó để tiện sử dụng

Với Excel 2007, các nút lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng, hầu như không thiếu một lệnh nào (bởi vậy nên Excel 2007 không cần có menu nữa), khi bạn cần là có

ngay Bạn sẽ thấy rằng Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ

trợ công việc tuyệt vời

Để tiết kiệm không gian làm việc, nhất là khi diện tích màn

hình của bạn khá khiêm tốn, bạn có thể ẩn các Ribbon, chỉ

chừa lại các tên nhóm Khi đó, các nhóm lệnh chỉ hiện ra khi bạn nhấn vào, và sau khi bạn đã chọn một lệnh, chúng sẽ tự động khép lại, dành chỗ cho bạn làm việc

Hình 3 - Hệ thống Ribbon đã được ẩn đi

Để ẩn / hiện Ribbon, bạn có thể thực hiện một trong ba

Ở trên cùng bên trái của cửa sổ chương trình Excel, có một cái nút tròn với biểu tượng của Office, đó chính là nút Office Có thể gọi nút Office này là ―trung tâm điều hành‖ của Excel 2007, bởi nó

là nơi chứa tất cả những lệnh cần thiết nhất, thường hay sử dụng nhất: New, Open, Save, Save as, Print và Close

Có thể so sánh nút Office này như menu File trong Excel

2003

Hình 4 – Các lệnh của nút Office trong Excel 2007

Trong cửa sổ mở ra khi nhấn nút Office, ở góc dưới bên phải, bạn sẽ thấy nút Excel Options Đây chính là công cụ để thiết lập những tùy chọn cho Excel, mà trong Excel 2003,

nó nằm trong menu Tools

vào Tab File của Excel 2010, bạn sẽ thấy nó được mở ra như một cửa sổ độc lập , che hết toàn bộ bảng tính

Hình 5 - Cửa sổ chứa các nhóm lệnh của nút File trong Excel 2010

Ứng với mỗi lệnh được chọn ở khung bên trái, Excel 2010

sẽ trình bày chi tiết những gì liên quan đến lệnh đó ở phần bên phải một cách rất chuyên nghiệp, có thể làm hài lòng những ai khó tính nhất

Khác biệt nhất so với Excel 2007 là lệnh Print Ở Excel

2010, bạn có thể xem trước những gì sẽ in, cũng như canh

lề, định dạng cho trang in ngay trong cửa sổ này

Và cũng như Excel 2007, các tùy chọn cho Excel (Options) được đưa vào đây

Tương tự với việc tùy

Mặc định ban đầu, ở đây chỉ có 3 nút lệnh là Save, Undo và Redo Để thêm các lệnh khác, bạn hãy làm theo các bước sau đây :

1 Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải thanh Quick Access Toolbar Trong bảng mở ra có sẵn một số lệnh (New, Open ), muốn thêm nút lệnh nào vào thì nhấn chọn lệnh đó

2 Nếu bạn thấy lệnh mình muốn không có trong danh sách có sẵn ở trên, thì nhấn vào More Commands

3 Trong cửa sổ mở ra, chọn nhóm lệnh ở khung Choose commands from

4 Chọn lệnh cần thêm vào trong khung bên dưới

5 Nhấn nút Add để thêm nút lệnh vào Quick Access Toolbar Lập lại bước 4 và bước 5 để thêm những lệnh khác, nếu cần thiết có thể chọn lại nhóm lệnh như bước 3 Nếu không thích một nút lệnh nào đó, thì thay

vì nhấn vào Add, bạn chọn nó (trong Group) rồi nhấn

Remove

6 Sau khi đã vừa ý, nhấn OK để hoàn tất

Hình 6 – Quick Access Toolbar

Hình 7 – Các bước để thêm nút lệnh vào Quick Access Toolbar

Ngoài ra, bạn cũng có thể cho thanh truy cập nhanh này

nằm ở phía dưới Ribbon (thay vì nằm ở trên như mặc định)

bằng lệnh Show Below the Ribbon, xuất hiện khi bạn nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải thanh Quick Access Toolbar như đã thực hiện ở bước 1

Tuy nhiên, có thể bạn sẽ thấy rằng diện tích của Quick Access Toolbar khá khiêm tốn, không đủ để chứa hết những lệnh bạn thường sử dụng nhất Nhưng Excel 2007 chưa cho

phép bạn tự tạo một nhóm lệnh riêng trong Ribbon giống như bạn đã từng tạo những Custumize Toolbar ở Excel

2003, trừ phi bạn biết lập trình VBA hoặc dùng Macro 4 để

can thiệp Có lẽ thấu hiểu được nhu cầu này của bạn, trong phiên bản Excel 2010, Micorsoft đã có một bước cải tiến

mà bạn sẽ thấy ở phần ngay sau đây

Nếu đã sử dụng thành thạo Excel 2003, chắc hẳn bạn đã

biết cách tạo thêm một Toolbar theo ý riêng mình, chứa

những nút lệnh cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian

Với Exel 2010, bạn cũng có thể thực hiện điều đó Ngoài

những nhóm có sẵn trên Ribbon, bạn có thể tự tạo thêm những nhóm lệnh (Tab) khác theo ý riêng mình, trong đó

chứa những nút lệnh mà bạn thường hay sử dụng nhất

Để thực hiện, bạn theo các bước sau đây :

1 Right-click vào bất kỳ chỗ nào trong Ribbon

2 Chọn lệnh Customize the Ribbon

3 Trong cửa sổ mở ra, nhấn vào New Tab để tạo một

Tab mới Bạn có thể tạo mới bao nhiêu Tab tùy ý

4 Theo mặc định, Excel 2010 sẽ tạo sẵn một Group (nhóm nút lệnh) nằm trong Tab mới này

5 Bạn có thể sửa lại tên theo ý thích bằng cách click

chọn vào Tab hoặc Group mới được tạo, và nhấn vào

nút Rename, nhập tên mới (có thể gõ dấu tiếng Việt bằng bộ gõ Unicode) và nhấn OK.

6 Chọn nhóm danh sách các lệnh có sẵn của Excel

7 Chọn lệnh cần thêm vào Tab mới

Hình 8 – Các bước tạo Customize Ribbon trong Excel 2010

8 Nhấn Add để thêm nút lệnh mới vào trong Group mới

được tạo Lập lại bước 6, 7, 8 để thêm các nút lệnh khác Nếu không thích một nút lệnh nào đó, thì thay

vì nhấn vào Add, bạn chọn nó (trong Group) rồi nhấn

Remove

9 Nếu cần tạo thêm nhiều Group nữa trong Tab mới

này, bạn nhấn vào New Group, đặt lại tên như ở bước

5, và thêm các nút lệnh vào Group như đã làm ở bước

6, 7, 8

10 Theo mặc định, Excel sẽ đặt Tab mới tạo nằm ngay sau Tab Home Nếu cần thiết phải di chuyển nó đi chỗ khác, bạn chọn nó, rồi nhấn vào cặp mũi tên ở ngoài rìa bên phải

11 Sau khi đã vừa ý với tác phẩm của mình, nhấn OK để quay về màn hình chính

Trong trường hợp thay vì tạo mới một Tab, mà bạn lại thêm hoặc bớt những nút lệnh trong những Tab có sẵn của Ribbon mặc định của Excel 2010, và sau đó bạn muốn hoàn trả lại như ban đầu, bạn chỉ cần chọn Tab đã bị chỉnh sửa

rồi nhấn vào nút Reset nằm ở góc dưới bên phải

Excel 2010 còn cho phép bạn lưu lại những thiết lập

Ribbon của riêng bạn sang một máy khác, hoặc nhập vào

Excel của bạn một thiết lập đã có sẵn:

Trong cửa sổ Customize the Ribbon, ở góc dưới bên phải, có một nút lệnh Import/Export Nhấn vào đó, bạn sẽ thấy có 2 lệnh:

 Import customization file: dùng để nhập những thiết lập

có sẵn vào trong máy Loại tập tin mà Excel 2010 lưu

những thiết lập cho Ribbon được gọi là Exported Office UI file

 Export all customization: dùng để lưu lại những thiết lập của bạn Bạn có thể lưu vào bất kỳ nơi nào trong ổ cứng

Mới nhìn qua giao diện Excel 2007, bạn có thể tưởng rằng

chỉ có thể sử dụng Ribbon bằng chuột chứ không thể dùng

tổ hợp phím Alt + ký tự đại diện như bạn đã từng sử dụng với Excel 2003, vì trên hệ thống Ribbon không hề thấy các

ký gạch chân như ở Excel 2003 Tuy nhiên, thanh Ribbon

vẫn có thể truy cập bằng bàn phím

Thật vậy, bạn chỉ cần nhấn phím Alt (nhấn một cái thôi, và

không cần giữ nó), bạn sẽ thấy Ribbon xuất hiện những ký

tự như ở hình 9:

Hình 9 – Nhấn Alt để truy cập nhanh Ribbon

Những chữ cái vừa xuất hiện đó đại diện cho tên của các

Tab trên Ribbon Cần truy cập Tab nào, bạn chỉ cần gõ chữ

cái tương ứng Hoặc cũng ngay lúc này, bạn có thể dùng

các phím mũi tên để di chuyển qua lại giữa các Tab

Giả sử, tôi nhấn tiếp phím H để gọi Tab Home, Ribbon sẽ

ngay lập tức cho biết thêm các phím tắt của từng nhóm nút

lệnh trong Tab Home

Hình 10 – Những ký tự đại diện cho các phím tắt để truy cập Ribbon

Những chữ cái đơn lẻ thì dễ rồi, chỉ cần nhấn vào để gọi nút lệnh tương ứng đang nằm sau lưng nó Nhưng những cặp ký tự có hai chữ thì sao? Vẫn bình thường thôi, ví dụ tôi nhấn tiếp phím F Chỉ những phím tắt nào bắt đầu bằng chữ F còn lại trên màn hình Bây giờ thì tôi chỉ cần nhấn thêm ký tự thứ hai, là tôi sẽ chọn được nút lệnh mong muốn Ví dụ, nếu tôi nhấn ký tự C, một khung màu sẽ mở

ra để tôi chọn màu cho chữ của ô hiện hành

Hình 11 – Những ký tự đại diện cho các phím tắt để truy cập Ribbon

Nếu muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính mà không chọn một nút lệnh nào hết, bạn chỉ cần nhấn Esc hoặc nhấn Alt một lần nữa

Truy cập các nút lệnh trên Ribbon bằng bàn phím thật đơn

giản, phải không bạn Chưa hết Nếu bạn là người đã sử dụng Excel 2003 lâu năm, chắc hẳn bạn sẽ thuộc khá nhiều

bộ phím tắt trong đó Ví dụ, nhấn Alt+T+O sẽ mở hộp thoại Options, Alt+D+S sẽ mở hộp thoại Sort, v.v

Bạn không cần phải quên những bộ phím tắt đó Bạn vẫn

có thể sử dụng chúng bình thường để gọi những hộp thoại quen thuộc của mình, cho dù đây là Excel 2007, hay thậm chí là Excel 2010 Hãy thử xem

Cho dù không thể hiện các ký tự gạch chân đại diện cho các phím tắt trên màn hình, nhưng Excel 2007 vẫn lưu giữ những bộ phím tắt đã có ở những phiên bản trước Có lẽ Excel hiểu rằng, thuộc được những phím tắt đã khó, quên chúng còn khó hơn!

Cũng như Excel 2003, khi bạn right-click vào một ô, hoặc một nhóm các ô, hoặc một đối tượng nào đó trên bảng tính,

Excel 2007 sẽ xuất hiện một Shortcut menu ngay tại vị trí

Tuy nhiên, ở Excel 2007, ngoài

những lệnh thông thường như đã

có ở Excel 2003, Shortcut menu

này còn có thêm nhóm nút lệnh

dùng để định dạng font chữ, định

dạng kiểu dữ liệu và định dạng ô

bảng tính, giúp bạn tiết kiệm được

khá nhiều thời gian khi làm việc

với Excel

Sheet Tab là nhóm phím dùng để di chuyển qua lại giữa các

Sheet nằm ở góc dưới bên trái, giống như đã có ở Excel

2003 Riêng với Excel 2007, ở ngoài cùng bên phải của

Sheet Tab có thêm nút Insert Worksheet, dùng để

chèn một Sheet mới vào trong bảng tính

Hình 13 – Sheet Tab trong Excel 2007

Đã sử dụng Excel 2003, chắc hẳn bạn đã biết có thể xem nhanh một trong những loại kết quả có sẵn cho dãy ô đang chọn như: Tổng / Trung bình / Giá trị lớn nhất / Giá trị nhỏ

Hình 12 – Shortcut menu xuất hiện khi right-click

vào một ô

nhất của nhóm ô đang chọn, bằng cách chọn lệnh tương

ứng khi right-click vào Status bar

Tuy nhiên, với Excel 2003, mỗi lần như thế bạn chỉ có thể chọn một loại kết quả Đã chọn SUM thì không thể chọn COUNT Bạn không thể chọn xem nhiều loại kết quả trên

Status bar Và ngoài chuyện chọn xem nhanh những kết

quả cho khối ô đang chọn, bạn không còn tùy chọn nào

khác cho Status bar

Với Excel 2007, thì mọi chuyện lại khác Không những bạn

có thể chọn xem cùng lúc nhiều loại kết quả cho khối ô

đang được chọn, mà còn có thể đặt vào Status bar những

thông số khác liên quan đến bảng tính, như số trang của bảng tính, tình trạng của các phím chức năng Chỉ cần

right-click vào Status bar và chọn mục cần xem , chọn bao nhiêu mục cũng được

Hình 14 – Tùy chọn Status bar của Excel 2007

Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS

Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài Nhờ vậy, các tài liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết

Ngoài dạng XLSX dùng cho các file bảng tính thông thường, Excel 2007 còn có nhiều loại tập tin khác cũng theo chuẩn XML Trong số đó, bạn nên quan tâm đến dạng XLSM

Dạng file XLSM dùng cho các bảng tính có chứa các macro Nếu bạn có lập trình VBA trong bảng tính, buộc bạn phải chọn lưu theo dạng này, vì khi đó Excel mới cho phép các macro hoạt động

Dĩ nhiên, chuẩn XML này chỉ có Excel 2007 trở lên mới sử dụng được

***

2

Thao tác với bảng tính

Có nhiều cách để tạo một workbook mới Song cách dễ

nhất và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

Tuy nhiên, việc ấy sẽ chỉ mở ra một workbook trắng Nếu như bạn muốn tạo một workbook mới dựa theo những khuôn mẫu có sẵn (template), thì bạn làm theo cách sau

mục New from existing

Ngoài ra, nếu máy của bạn có nối mạng Internet, bạn có thể

vào Micorsoft Online để tải về rất nhiều những templates

được dựng sẵn, chia thành từng nhóm phù hợp với mỗi loại công việc

Hình 15 – Cửa sổ New của Excel 2007

Có nhiều cách để mở một workbook có sẵn Song cách dễ

nhất và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Sau đó bạn chọn workbook cần

mở rồi nhấn nút Open

Hoặc, bạn nhấn nút Office Open, một hộp thoại sẽ mở ra giống như khi bạn nhấn Ctrl+O

Nếu như bạn đã từng dùng Excel, thì cũng như Excel 2003,

Excel 2007 sẽ lưu lại tên của những workbook được mở ra

gần nhất trong khung Recent Documents của nút Office Tuy

nhiên, Excel 2007 có thể lưu lại đến 50 workbook được mở

ra gần nhất, trong khi Excel 2003 thì chỉ có 9

Còn một cách khác nữa để mở một workbook có sẵn, đó là

bạn dùng Windows Explorer tìm đến thư mục chứa

workbook đã lưu, rồi double-click vào tên workbook Excel

sẽ tự khởi động (nếu chưa mở) đồng thời mở luôn

workbook đó cho bạn

Tuy nhiên, trong trường hợp bạn sử dụng đồng thời nhiều phiên bản Excel trong máy tính, thì Excel sẽ khởi động phiên bản nào được cài vào sau cùng Nếu bạn không biết cách thiết lập phiên bản mặc định sẽ tự khởi động khi

double-click vào tên của một workbook, thì bạn hãy khởi

động Excel lên trước, rồi hãy double-click vào tên

workbook trong Windows Explorer sau

Sau khi làm việc với workbook, điều cốt tử là phải lưu lại

những chỉnh sửa, thay đổi, nếu không, công sức của bạn xem như bỏ biển Excel 2007 cung cấp một cơ chế sao lưu

tự động trong một khoảng thời gian nhất định (mặc định là

10 phút/lần) Bạn có thể tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian giữa các lần sao lưu để đề phòng trường hợp máy tính

bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện

Cách tùy chỉnh rất đơn giản: Nhấn nút Office  Excel Options  Save, bạn chỉ cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every rồi chỉnh lại thời gian sao lưu

tự động theo ý muốn

Hình 16 – Tùy chỉnh thời gian Auto Save trong Option của Excel 2007

Có nhiều cách để lưu một workbook, nhưng nhanh nhất và

thích hợp với bất kỳ phiên bản Excel nào, vẫn là tổ hợp phím Ctrl+S hoặc Shift+F12 Với riêng Excel 2007, thì bạn nhấn nút Office Save

Trong trường hợp muốn lưu workbook với một tên khác,

với mọi phiên bản của Excel, bạn chỉ cần nhấn F12

Một số lưu ý khi Save

 Quy tắc đặt tên: Các bảng tính Excel dùng chung

quy tắc đặt tên của Windows Tên bảng tính có thể dài tối đa 255 ký tự, nhưng không được dùng các ký tự đặc biệt như: \ ? : * “ < >

 Bảo mật: Để bảo mật cho workbook, bạn có thể gán

mật mã bảo vệ, và chỉ có ai biết mật mã mới mở

được Để gán mật mã cho workbook, bạn làm như

Hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật Sau đó nhấn nút OK

Hình 17 – Hộp thoại Save as với tùy chọn Tools

4 Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau đó nhấn

nút OK

5 Nhấn nút Save để hoàn tất

Có nhiều cách để đóng một workbook Song cách dễ nhất

và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là nhấn

tổ hợp phím Ctrl+W, hoặc Alt+F4

Hoặc, bạn nhấn nút Office Close

Cũng giống như Excel 2003, Excel 2007 cung cấp cho bạn

khả năng sắp xếp các workbook được mở cùng lúc Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại giữa các các workbook thuận

tiện hơn

Hình 18 – Chọn lệnh Arrange All để sắp xếp các workbook đang mở

Bạn làm theo một trong các cách sau:

 Dùng tổ hợp phím Shift+F11 để chèn một Sheet mới vào trước Sheet hiện hành

 Chọn HomeCells Insert  Insert sheet

 Right-click lên Sheet Tab và chọn Insert, chọn Worksheet và nhấn nút OK trong hộp thoại Insert

 Và cách này thì chỉ có trong Excel 2007: Nhấn vào biểu tượng nằm

ở ngoài cùng

bên phải của

Sheet Tab

, bạn sẽ có ngay một Sheet mới

Khi cần phải di chuyển, sắp xếp lại các Sheet, cách nhanh

nhất là dùng chức năng kéo thả của Excel Bạn chỉ việc

nhấn và giữ phím trái chuột lên tên Sheet rồi kéo đến vị trí

mới để thả xuống

Hình 19

Khi phải di chuyển qua nhiều Sheet mà số lượng các Sheet thì nhiều, bạn right-click lên tên Sheet cần di chuyển, chọn

Move or Copy

Hộp thoại Move or Copy sẽ mở ra, và bạn chỉ cần bấm chọn

tên của Sheet mà bạn sẽ chuyển Sheet đang chọn đến trước

nó, rồi nhấn OK (xem ví dụ ở hình 20: Di chuyển Sheet1đến đứng trước Sheet6)

Bạn có thể chọn một lần nhiều Sheet để di chuyển, bằng

cách nhấn giữ phím Ctrl rồi nhấp chuột vào mỗi Sheet bạn

muốn chọn

Hình 20 – Di chuyển Sheet1 đến trước Sheet6

Khi cần phải sao chép một Sheet (đến một vị trí khác hoặc

sang một bảng tính khác), bạn cũng dùng hộp thoại Move or Copy như đã nói trên đây, nhưng trước khi nhấn OK, bạn hãy đánh dấu vào tùy chọn Create a copy