bai thu hoach thuc te

Công tác văn thư lưu trữ

BÁO CÁO KẾT QUẢ THU HOẠCH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU

TRỮ TẠI PHÒNG KINH TẾ THÀNH PHỐ LONG XUYÊN

Công tác văn thư, lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của một đơn vị; là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý, điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Qua thời gian tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, chương trình chuyên viên khóa 58 năm 2017 của Trường Chính trị Tôn Đức Thắng tỉnh

An Giang và quá trình thực tế công tác tại đơn vị Tôi xin báo cáo kết quả thu hoạch thực tế về công tác văn thư, lưu trữ tại phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên như sau:

I Đặc điểm tình hình

1 Một số đặc điểm tình hình đơn vị

- Tên đơn vị: Phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang

- Địa điểm trụ sở chính: Số 47, Hai Bà Trưng, phường Mỹ Long, thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang

- Tóm tắt cơ cấu tổ chức:

Phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên gồm có lãnh đạo phòng và 3 tổ chuyên môn gồm: tổ Nông nghiệp, tổ Công nghiệp – Khoa học công nghệ và tổ Thương mại Ngoài ra, phòng còn 01 tổ văn phòng kiêm nhiệm và phụ trách 02 đơn vị trực thuộc là Trạm Thuỷ lợi và Tổ Thuỷ sản (đồng quản lý với Chi cục Thuỷ sản An Giang)

+ Đội ngũ cán bộ, công chức gồm 12 biên chế, 01 hợp đồng lao động

+ Bộ máy của Phòng Kinh tế:

 Ban lãnh đạo: Trưởng phòng và 03 phó Trưởng phòng

 Các tổ chuyên môn gồm: 01 tổ trưởng, 02 tổ viên

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị

2.1 Vị trí và chức năng

Phòng Kinh tế là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương về lĩnh vực: công thương, khoa học công nghệ, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phòng chống thiên tai, chất lượng,

an toàn thực phẩm đối với nông sản, lâm sản, thủy sản và muối, phát triển nông thôn, phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông lâm ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề ở nông thôn, thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền của Ủy ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành, lĩnh vực công tác

ở địa phương

Phòng Kinh tế có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Công thương, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,

đề án, chương trình trên các lĩnh vực: thương mại – dịch vụ, công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, khoa học

và công nghệ trên địa bàn thành phố sau khi được phê duyệt Đồng thời hướng dẫn chuyên môn về thương mại – dịch vụ, công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, khoa học và công nghệ đối với Ủy ban nhân dân phường, xã

- Thực hiện công tác quản lý nhà nước về thị trường, giá cả, hoạt động chợ, các hoạt động dịch vụ; hoạt động khuyến mãi trên địa bàn thành phố; Thực hiện

và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, cấp giấy phép sản xuất rượu thủ công và kinh doanh bán lẻ sản phẩm rượu, thuốc lá; Hỗ trợ sở Công thương An Giang thẩm định cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu, khí dầu mỏ hóa lỏng – LPG (gas)

- Hướng dẫn và thực hiện chính sách khuyến khích các tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất - kinh doanh; tổ chức các hoạt động tư vấn chuyển giao công nghệ, cung cấp thông tin, xúc tiến thương mại cho các cơ sở sản xuất - kinh doanh thuộc lĩnh vực công nghiệp, thương mại; tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện công tác quản lý nhà nước về điện trên địa bàn

- Thường trực Hội đồng khoa học và công nghệ của thành phố, tham mưu

Ủy ban nhân dân thành phố xét duyệt danh mục đề tài, xét duyệt đề cương chi tiết, nghiệm thu đề tài khoa học cấp cơ sở; phát triển phong trào lao động sáng tạo, phổ biến, lựa chọn các tiến bộ khoa học và công nghệ, sáng chế, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật vào sản xuất Quản lý hoạt động tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng theo quy định của pháp luật

- Tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo điều hành sản xuất nông nghiệp, phát triển nông thôn; tổ chức thực hiện công tác khuyến nông và các chương trình, dự án, đề án phát triển nông nghiệp và nông thôn trên địa bàn thành phố; công tác phòng chống, lụt, bão, sâu bệnh, dịch bệnh; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, thanh tra việc thi hành pháp luật về hoạt động: thương mại, công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, khoa học và công nghệ trên địa bàn

II Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên:

Theo Quyết định số 223/QĐ-PKT ngày 12 tháng 04 năm 2016 của phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên về việc thực hiện quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi của phòng Kinh tế Hiện tại, phòng Kinh tế không có phòng văn thư, lưu trữ độc lập, phòng bố trí cán bộ văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ Xác định công tác văn thư, lưu trữ là công tác quan trọng, phòng thường xuyên nhắc nhở, tuyên truyền các quy định về văn thư, lưu trữ cho toàn thể công

chức, viên chức thông qua các buổi họp cơ quan cán bộ, công chức ngày càng hiểu sâu và thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ

1 Công tác văn thư:

Công tác soạn thảo và quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Quy trình thực hiện xử lý văn bản đến, văn bản đi: kết hợp 02 hình thức

quản lý gồm quản lý văn bản qua phần mềm và văn bản giấy

Theo Quyết định 223/QĐ-PKT quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi của phòng gồm có 11 bước, gồm:

1 Tiếp nhận văn bản đến (chia làm 3 nội dung: đối với văn bản giấy, đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng, đối với văn bản có chỉ mức độ mật và tên

cá nhân)

2 Chuyển Trưởng phòng

3 Chuyển phó Trưởng phòng phụ trách chuyên môn

4 Dự thảo văn bản đi

5 Xin ý kiến đóng góp của Tổ trưởng

6 Trình phó Trưởng phòng phụ trách chuyên môn

7 Trình Trường phòng

8 Trình ký

9 Đăng ký văn bản đi

10 Phát hành văn bản đi

11 Lưu văn bản

Văn bản đến được cho số đến tự động trên phần mềm Các văn bản đến qua Email, VIC trình và xử lý trực tiếp trên phần mềm, khi văn bản giấy đến thì văn thư cho số và lưu tại văn thư; Văn bản giấy từ các cơ quan gửi đến thì Scan

và trình xử lý trên phần mềm, bản giấy lưu tại văn thư

Văn bản đi được cho số qua sổ được in sẳn Văn bản đi do các chuyên viên

soạn thảo và trình lãnh đạo ký duyệt trên phần mềm, sau khi trình ký bản giấy thì lấy số tại văn thư để làm các thủ tục phát hành và ký số phát hành qua phần mềm

Công tác quản lý con dấu và đóng dấu văn bản:

Con dấu của phòng Kinh tế thành phố do văn thư bảo quản và sử dụng bao gồm: con dấu phòng Kinh tế, dấu họ và tên các lãnh đạo, dấu tiếp nhận văn bản đến

Cách đóng dấu cơ quan theo đúng các quy định hiện tại về quản lý và sử dụng con dấu

2 Công tác lưu trữ:

- Công tác chỉnh lý tài liệu: Toàn bộ tài liệu lưu trữ tại văn phòng đều

được chỉnh lý sơ bộ và xếp lên giá theo tiêu chuẩn

- Thu thập, bổ sung tài liệu: Nguồn thu thập bổ sung tài liệu chính là từ các

tổ chuyên môn, các cá nhân trong cơ quan

- Công tác bảo quản tài liệu: Tài liệu của phòng Kinh tế thành phố được

bảo quản trong bìa sơ mi, hộp sơ mi và tủ, kệ lưu hồ sơ, tài liệu được in trên giấy tốt, khối tài liệu còn tốt, không bị hư hỏng, mối mọt Hiện tại, phòng chưa có kho lưu trữ riêng biệt, các hồ sơ, văn bản được lưu trong tủ, kệ, chưa có quy định để bảo quản tài liệu, chưa quan tâm nhiều đến ảnh hưởng của nhiệt độ, độ ẩm

- Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tình hình thực tế phòng Kinh tế thành phố chưa có nội quy, chưa có các quy định về khai thác sử dụng tài liệu (như mượn, sao chụp tài liệu…) và các loại công cụ tra cứu tài liệu tại kho lưu trữ (như mục lục hồ sơ, bộ thẻ tra tìm) Hiện tại, việc tra cứu tài liệu của phòng hoàn toàn trên ứng dụng Văn phòng điện tử (VIC) của phòng, cá nhân (Quản lý toàn bộ văn bản đi, văn bản đến và cung cấp một số công cụ tra tìm phục vụ tương đối tốt) Tuy nhiên, các văn bản không được lập thành hồ sơ mà ở dạng rời thống kê theo các đặc trưng: thời gian, tác giả, tên loại, nội dung, số ký hiệu…

III Kết quả đạt được

- Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các phòng Kinh tế về cơ bản thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm

2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Quyết định 223/QĐ-PKT ngày 12 tháng 4 năm 2016; công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu cũng đã được quan tâm, triển khai, hướng dẫn, chỉ đạo đến từng cán bộ, công chức trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc, đúng quy định

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu: Các cơ quan, tổ chức đều thực hiện tốt việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số

99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý, sử dụng con dấu

- Công tác bảo quản tài liệu: tài liệu được bảo quản an toàn, hạn chế tối đa xảy ra trường hợp hư hỏng, mất mát tài liệu, thường xuyên kiểm tra vệ sinh tủ,

kệ để tài liệu, chống ẩm mốc, côn trùng cắn phá tài liệu, đảm bảo an toàn phòng cháy và che chắn tài liệu phòng khi mưa bão xảy ra Sắp xếp phân loại hồ sơ, tài liệu theo từng lĩnh vực một cách khoa học, hợp lý đảm bảo phục vụ công tác nhập, xuất tài liệu chính xác và kịp thời

IV Thuận lợi và khó khăn:

1 Thuận lợi:

- Được sự quan tâm của lãnh đạo phòng, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ an tâm thực hiện tốt công việc của mình

- Cử cán bộ theo học lớp Văn thư - Lưu trữ nhằm tạo điều kiện nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ và góp phần thực hiện ngày càng tốt hơn công tác lưu trữ tại cơ quan

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ tương đối đầy đủ và hiện đại, đáp ứng tốt công tác văn thư lưu trữ trong tình hình mới

- Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản bằng phần mềm, đáp ứng tốt các tiêu chí: Nhanh chóng, chính xác, bảo mật và hiện đại trong công tác

2 Khó khăn:

- Chưa có cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, cán bộ kiêm nhiệm không thể thực hiện hết các khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ khi

số lượng tài liệu ngày càng nhiều

- Cán bộ, công chức phòng chưa nhận thức đầy đủ, về ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của phòng; Chưa quan tâm đến việc bảo quản lập

hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Các nghiệp vụ căn bản của công tác lưu trữ như thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê, công cụ tra cứu, bảo quản và tổ chức sử dụng chưa thực hiện triệt để dẫn đến không thể phát huy hiệu quả của tài liệu lưu trữ

V Giải pháp:

- Thường xuyên tuyên truyền các văn bản quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để cán bộ, công chức nhận thức đầy đủ, toàn diện hơn về công tác văn thư, lưu trữ của phòng

- Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ công chức phải có ý thức tuân thủ đầy đủ những quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như lập hồ sơ công việc trước khi giao nộp tài liệu, giao nộp tài liệu theo đúng thời gian quy định…

- Bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách nắm vững nghiệp vụ

- Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ: Cải tiến quy trình nghiệp vụ nhanh, gọn, chính xác, khoa học; Hiện đại hóa trang thiết bị như: tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo copy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ, máy scan,… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ

- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản

lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng

- Bố trí kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu như giá, kệ, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ…

VI Kiến nghị:

- Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí để xây dựng kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị chuyên dùng cho công tác lưu trữ; trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu như giá, kệ, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ…

- Tăng cường tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức

- Tăng cường ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan như ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử, chữ ký điện tử

VII Kết luận:

Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của phòng Kinh tế thành phố Long Xuyên nói riêng, cơ quan ban ngành nói chung được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan Nội dung tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việc, phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của

cơ quan

Tóm lại, công tác văn thư, lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức Với vai trò như vậy, thực hiện tốt nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sẽ có ảnh hưởng tốt trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của đơn vị./