MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH GE VIỆT NAM

MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH GE VIỆT NAM

1.1.1.1 N«i dung cña tiÒn l¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l¬ng.

Tiền lương là một phạm trù kinh tế phức tạp, mang tính lịch sử, nóchịu ảnh hưởng mạnh mẽ bởi trình độ phát triển và tư tưởng chính trị củamỗi giai đoạn phát triển của xã hội

Trong xã hội tư bản chủ nghĩa tiền lương là giá cả của sức lao động, làbiểu hiện bằng tiền giá trị của sức lao động và được biểu hiện ra bên ngoàithành giá cả của sức lao động Do đó nó cũng vận động lên xuống theo sựtác động của các qui luật thị trường như qui luật giá cả, qui luật cung cầu,qui luật cạnh tranh

ë níc ta, tiền lương là thu nhập chủ yếu của người lao động, được chủdoanh nghiệp chi trả căn cứ vào đóng góp của họ cho hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên trong sản xuất và sinh hoạt hằngngày người lao động luôn có nguy cơ gặp những rủi ro như ốm đau, bệnhtật, tai nạn khiến họ bị suy giảm, mất sức lao động tạm thời hay vĩnh viễn.Điều này gây rất nhiều khó khăn cho người lao động và doanh nghiệp Đểbảo hiểm và hỗ trợ vật chất cho người lao động khi gặp rủi ro trên, theoquy định hiện hành, các doanh nghiệp và người lao động phải cùng đónggóp xây dựng quỹ BHYT, BHXH Ngoài ra các doanh nghiệp còn phảitrích lập CPCĐ, quỹ này ghóp phần hỗ trợ các hoạt động đoàn thể và bảo

vệ quyền lợi của người lao động

1.1.1.2 Ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương.

Với người lao động tiền lương là thu nhập chủ yếu để họ trang trảisinh hoạt phí, thỏa mãn các nhu cầu vật chất và tinh thần của bản thân vàgia đình Hơn nữa tiền lương còn là thước đo đóng góp của người lao độngcho doanh nghiệp Vì vậy, người lao động luôn mong muốn mình được trảcông xứng đáng và có thu nhập ngày càng được nâng cao Hơn nữa họcũng có nhu cầu hưởng các phúc lợi khác như BHXH, BHYT, thưởng, trợcấp, được tham gia các hoạt động đoàn thể, được bảo vệ quyền lợi chínhđáng của mình Chỉ với mức lương và các phúc lợi hợp lí mới có tác dụngkhuyến khích người lao động làm việc sáng tạo, không ngừng học hỏi nângcao trình độ, kỹ năng, năng lực nghề nghiệp cũng như tuân thủ kỷ luật laođộng

Ngược lại với doanh nghiệp, tiền lương và các khoản trích theo lươnglại là bộ phận không hề nhỏ trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh Vớimục đích tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, tối đa hóa lợi nhuận, các doanhnghiệp luôn tìm cách cắt giảm chi phí nhân công nhưng vẫn muốn khaithác tối đa người lao động

Bởi vậy yêu cầu đặt ra với công tác quản lý tiền lương và các khoảntrích theo lương tại mỗi doanh nghiệp là: tiết kiệm, hiệu quả, phải xây dựng

và thực hiện được một chính sách tiền lương và phúc lợi hợp lý, vừa có tácdụng là đòn bẩy kích thích lao động vừa góp phần sử dụng tiết kiệm, hiệuquả chi phí cho doanh nghiệp Muốn vậy các doanh nghiệp phải sử dụngtổng hợp nhiều công cụ và biện pháp quản lý khác nhau

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Với vai trò là một công cụ quản lý kinh tế quan trọng của doanhnghiệp, kết toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện tốtcác nhiệm vụ sau:

* Tổ chức hạch toán đầy đủ, đúng đắn thời gian, số lượng, chất lượng,

và kết quả lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và cáckhoản liên quan cho người lao động

* Tính toán phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công vàcác khoản BHYT, BHXH, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan

* Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hìnhquản lý và chi tiêu quỹ tiền lương, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết chocác bộ phận liên quan

1.2 Các hình thức trả lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 1.2.1 Nguyên tắc trả lương.

Việc trả lương tại các đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắcsau

Nguyên tắc: Trả lương theo số lượng và chất lao động

Nguyên tắc này khắc phục được chủ nghĩa bình quân trong phân phốithu nhập, mặt khác nguyên tắc này đòi hỏi người lao động phải có ý thứctrách nhiệm với công việc của mình Thực hiện nguyên tắc trả lương theo

số lượng và chất lượng lao động đảm bảo trả lương công bằng, xứng đángcho người lao động, giúp họ yên tâm và luôn tích cực phấn đấu làm việc.Với doanh nghiệp, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động lànguyên tắc cơ bản và quan trọng hàng đầu để đảm bảo sử dụng tiết kiệmhiệu quả tiền lương, kích thích công nhân viên lao động làm lợi cho doanhnghiệp

Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm soát

và biện pháp quản lý chặt chẽ để hạch toán đúng đắn thời gian làm việc,khối lượng công việc và kết quả hoàn thành của từng người lao động

Nguyên tắc: Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nângcao mức sống cho người lao động

Quá trình sản xuất cũng là quá trình tiêu hao sức lao động, chuyển hóachúng vào giá trị của sản phẩm, phần giá trị này được bù đắp thông qua quá

trình tiêu dùng các tư liệu sinh hoạt của người lao động Vì vậy, người laođộng phải có mức thu nhập tối thiểu đảm bảo duy trì cuộc sống, thỏa mãncác nhu cầu cơ bản của con người Hơn nữa, với mức lương không ngừngđược cải thiện và nâng cao còn giúp họ có cuộc sống tinh thần phong phú,lành mạnh là những điều kiện thiết yếu để nâng cao hiệu quả, năng suất laođộng.

Nguyên tắc: Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa nhữngngười lao động khác nhau trong nền kinh tế quốc dân

Việc thực hiện nguyên tắc này giúp nhà nước đảm bảo sự phát triểncân đối giữa các ngành, các vùng miền, khuyến khích ngành mũi nhọn,đồng thời chống phân hóa giàu nghèo, đảm bảo lợi ích cho người lao động

1.1.2 Các hình thức trả lương

Tầm quan trọng của tiền lương với các doanh nghiệp là không thể phủnhận, nhưng dồng thời nó cũng là một vấn đề hết sức nhạy cảm, bởi vậymỗi doanh nghiệp cần căn cứ yêu cầu quản lý của nhà nước, đặc điểm sảnxuất kinh doanh và tính chất của công việc và trình độ quản lý của mình màlựa chọn hình thức trả lương phù hợp

Hiện nay có hai hình thức trả lương chủ yếu: hình thức tiền lương thờigian và hình thức tiền lương theo sản phẩm

1.2.2.1 Hình thức tiền lương thời gian

Là hình thức trả lương căn cứ thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật vàthang lương của người lao động Được xác định bằng thời gian lao độngnhân với mức lương thời gian áp dụng hình thức lương này tại doanhnghiệp có ưu điểm tính toán lương đơn giản, khối lượng tính toán ít nêncho kết quả nhanh chóng Ngược lại, căn cứ tính lương chỉ là thời gian laođộng và thang lương cấp bậc lương của người lao động, do đó việc trảlương không gắn kết với kết quả lao động, ít có tác dụng kích thích laođộng

Bởi vậy các doanh nghiệp chỉ áp dụng hình thức lương thời gian vớicông việc chưa xây dựng được định mức lao động, chưa có đơn giá tiềnlương sản phẩm; thường áp dụng với các lao động làm công tác văn phòngnhư: hành chính, quản trị, thống kê, kế toán… và phải theo dõi ghi chépchính xác thời gian lao động và mức lương thời gian của người lao động.Tiền lương thời gian với đơn giá lương thời gian cố định được gọi làlương thời gian đơn, được xác định theo công thức sau:

Tiền lương tháng = mức lương ngày x số ngày làm việc thực tế

Mức lương ngày =(LTT * hệ số + phụ cấp)/22

LTT: mức lương tối thiểu do nhà nước quy định

Hệ số: hệ số lương được xác định cho từng người lao động căn cứ vàotrình độ, khả năng và thời gian lao động của họ

Phụ cấp: các khoản phụ cấp có tính chất lương

Để khắc phục hạn chế của hình thức tiền lương thời gian, khuyếnkhích người lao động, người ta có thể kết hợp tiền lương thời gian giản đơnvới chế độ thương, tạo nên lương thời gian có thưởng

Lương thời gian có thưởng = lương thời gian giản đơn + thưởng

1.2.2.2 Hình thức lương sản phẩm

Là hình thức trả lương căn cứ vào khối lượng sản phẩm, công việchoàn thành đảm bảo các yêu cầu chất lượng quy định và đơn giá tiền lươngtính cho một sản phẩm và công việc hoàn thành đó

Đây là hình thức trả lương đảm bảo nguyên tắc tr¶ lương theo sốlượng và chất lượng lao động gắn thu nhập về lương với kết quả sản xuấtcủa mỗi công nhân Do đó khuyến khích công nhân ra sức học tập nâng caotrình độ, tay nghề, phát huy sáng tạo, cải tiến kỹ thuật, sử dụng tốt máymóc, thiết bị nâng cao năng suất lao động Đồng thời thúc đẩy công tácquản lý tại doanh nghiệp nhât là quản lý lao động, nâng cao tính tự chủ,chủ động của công nhân

Tuy nhiên, việc tính toán tiền lương phải trả tương đối phức tạp, phảihạch toán, quản lý được kết quả lao động của công nhân để có căn cứ tínhlương.

Hình thức trả lương này được áp dụng với công nhân sản xuất tại cácdoanh nghiệp đã xây dựng được đơn giá sản phẩm

1.2.3 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.

1.2.3.1 Quỹ tiền lương

* Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo người lao động củadoanh nghiệp, do doanh nghiệp quả lý vào chi trả

Quỹ tiền lương bao gồm:

+ Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm, lương khoán

+ Các loại phụ cấp làm thêm giờ, thêm ca, phụ cấp độc hại …

+ Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trongphạm vi chế độ qui định

+ Tiền lương trả cho người lao động ngừng sản xuất do nguyên nhânkhách quan như: đi học, hội nghị, tập quân sự …

+ Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên …

Quỹ lương phản ánh phần lớn chi phí nhân công mà doanh nghiệp đã

bỏ ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh, bởi vậy việc quản lý và chi tiêuquỹ lương phải đảm bảo tiết kiệm hợp lý, nhằm phục vụ tốt cho việc thựchiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu chi phí, giá thành và lợinhuận của doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tíchtiền lương, làm cơ sở cho việc quản lý quỹ tiền lương thì tiền lương có thểđược chia ra thành tiền lương chính và tiền lương phụ

Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho thời gian họ làm nhiệm vụchính của mình, bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấpkèm theo

Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian

họ thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động, như hội họp,tập quân sự, nghỉ phép năm theo chế độ …

Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quátrình sản xuất, phụ thuộc vào năng suất chất lượng sản phẩm do đó trongcông tác kế toán tổng hợp chi phí thành giá tiền lương chính thường đượchạch toán trực tiếp cho các đối tượng tính giá thành Tiền lương chínhthường được hạch toán trực tiếp cho các đối tượng tính giá thành Tiềnlương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với quá trình sảnxuất, không có mối quan hệ trực tiếp với năng suất lao động nên thườngphải phân bố gián tiếp cho các đối tượng tính giá thành

1.2.3.2 Quỹ BHXH

Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích lập theo tỷ lệ qui địnhtrên tổng quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (phụ cấp trách nhiệm,phụ cấp khu vực …) của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.Theo qui định hiện hành, các doanh nghiệp phải tính và nộp BHXHcho cơ quan bảo hiểm xã hội theo tỉ lệ trích là 20%, trong đó 15% do doanhnghiệp nộp được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% còn lại do doanhnghiệp nộp thay người lao động và được trừ vào thu nhập của họ

Quỹ BHXH do cơ quan BHXH quản lý, được sử dụng để hỗ trợ ngườilao động và gia đình họ trong trường hợp họ tạm thời hay vĩnh viễn mấtsức lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn, bệnh nghề nghiệp, về hưu, trợcấp tử tuất …

1.2.3.3 Quỹ BHYT

Quỹ BHYT cũng được hình thành trên cơ sở trích lập tổng quỹ lương

cơ bản và các khoản phụ cấp ( trách nhiệm, khu vực …) theo tỉ lệ qui định

Tỉ lệ trích theo quy định hiện hành là 3%, toàn bộ do doanh nghiệptính và nộp cho cơ quan BHYT, nhưng chỉ có 2% doanh nghiệp thực chất

phải nộp và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% doanh nghiệpnộp hộ người lao động và được trừ vào thu nhập của họ.

Quỹ BHYT do cơ quan BHYT quản lý, được chi dùng để trợ giúpngười lao động chi trả các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc menkhi họ ốm đau bệnh tật Nhằm tạo nên mạng lưới bảo vệ sức khỏ toàncộng đồng

1.2.3.4 KPCĐ:

Công đoàn là một tổ chức đoàn thể đại diện cho người lao động, đượcthành lập để bảo vệ quyền lợi cho người lao động đồng thời hướng dẫn vàđiều chỉnh thái độ của người lao động với công việc

Để có nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn các doanh nghiệp hàngtháng phải tính và trích lập theo tỉ lệ qui định trên tổng quỹ lương thực tếphải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng nhằm hình thànhkinh phí công đoàn

Tỉ lệ trích KPCĐ theo qui định hiện hành là 2%, toàn bộ được tính vàochi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhưng một phần nộp chocông doàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu

Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệpcòn xây dựng các chế độ khuyến khích vật chất khác như thưởng cá nhân,thưởng tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh … Nếucác khoản tiền thưởng này có nguồn từ quỹ lương thì nó cũng là một bộphận cùng với tiền lương và BHYT, BHXH, KPCĐ hình thành nên tổngchi phí nhân công của doanh nghiệp Do đó quản lý lao dộng tiền lươngkhông chỉ cần hạch toán, cung cấp và phân tích thông tin về tiền lương màcũng cần quan tâm đến tất cả các chỉ tiêu trên

1.3 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh

 Chứng từ hạch toán số lượng lao động: là “sổ danh sách laođộng của doanh nghiệp” sổ này phản ánh toàn bộ số lượng lao động trongdoanh nghiệp của từng phòng ban, tổ đội, công việc theo trình độ, tay nghề

 Chứng từ hạch toán thời gian lao động:

Hạch toán thời gian lao động là hạch toán về việc sử dụng thời gianlao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Các chứng từ dùng hạch toán thời gian lao động là:

1) Bảng chấm công: MS01a-LĐTL (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)

Do bộ phận sử dụng lao động lập, để phản ánh theo dõi số ngày cônglàm việc thực tế, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH … làm căn cứ cho việc tínhtrả lương, BHXH trả thay cho từng người lao động và quản lý lao độngtrong doanh nghiệp

2) Bảng chấm công làm thêm giờ: MS02b-LĐTL (QĐ số15/2006/QĐ-BTC)

3) Do bộ phận có hoạt động làm thêm giờ lập, dùng để theo dõingày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ

bù, tính và thanh toán lương cho người lao động.

4) Phiếu báo làm thêm giờ: MS 07-LĐTL (QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT) do cá nhân người lao động thêm giờ lập

5) Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH: MS 03-LĐTL (QĐ số1141-TC/QĐ/CĐKT) do cơ quan y tế lập riêng cho từng người laođộng, nhằm cung cấp số ngày được nghỉ và hưởng các khoản trợ cấpBHXH, BHYT

 Chứng từ hạch toán kết quả lao động

Để hạch toán kết quả lao động các doanh nghiệp thường sử dụng cácchứng từ :

1) Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: LĐTL (QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT)

MS05-Do người giao việc lập nhằm xác nhận số sản phẩm và công việc hoànthành làm căn cứ cho việc tính và thanh toán tiền lương, tiền công Sau khilập, phiếu này phải được chuyển cho phòng lao động tiền lương ký duyệttrước khi chuyển cho kế toán để trở thành chứng từ hợp pháp

2) Hợp đồng giao khoán: MS08_LĐTL(QĐ số BTC)

15/2006/QĐ-Là văn bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận giao khoán,dùng để xác nhận khối lượng, nội dung công việc khoán, trách nhiệm vàquyền lợi của các bên trong hợp đồng

3) Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán: LĐTL (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)

MS09-Là chứng từ dùng để xác nhận số lượng, chất lượng công việc và giátrị hợp đồng đã thực hiện, là căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợpđồng

1.3.1.2 Chứng từ tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội.

Theo qui định hiện nay nhà nước cho phép doanh nghiệp được trảlương cho người lao động theo tháng hoặc tuần Trên cơ sở các hình thức

trả lương của doanh nghiệp áp dụng và kết quả hạch toán ban đầu, kế toánphải tính lương và các khoản trợ cấp BHXH cho từng người lao động, sau

đó tổng hợp cho từng tổ đội, phòng ban

Trong một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng cơbản thường áp dụng hình thức lương khoán cho tập thể người lao động, kếtoán phải tính lương và trả lương cho từng việc khoán, đồng thời phảihướng dẫn chia lương cho từng thành viên trong nhóm theo các phươngpháp chia lương thích hợp để đảm bảo công bằng hợp lý

Kết quả tính và tình hình thanh toán lương và các khoản trợ cấpBHXH được thể hiện qua các chứng từ sau

1) Bảng thanh toán tiền lương: MS02-LĐTL (QĐ số15/2006/QĐ-BTC)

Do kế toán tiền lương lập cho từng bộ phận, phòng ban một bảngthanh toán, trong đó kê tên và các khoản lương được lĩnh của từng ngườitrong đơn vị

Đây là căn cứ cho việc thanh toán và kiểm tra tình hình thanh toán cáckhoản lương, phụ cấp, các khoản thu nhập khác của người lao động làmviệc trong doanh nghiệp

2) Bảng thanh toán BHXH: MS04-LĐTL (QĐ số1141-TC/QĐ/CĐKT)

Bảng này được mở cho toàn doanh nghiệp, trong đó kê tên các khoảnBHXH từng công nhân viên hưởng trong tháng

3) Bảng thanh toán tiền thương: MS03-LĐTL (QĐ số15/2006/QĐ-BTC)

Được mở cho từng tổ đội sản xuất, phòng ban quản lý, để xác nhận sốtiền thưởng, cơ sở để tính thu nhập cho từng người lao động và ghi sổ kếtoán

Ngoài ra mỗi doanh nghiệp có thể căn cứ tình hình thực tế của mình

sử dụng thêm một vài chứng từ lao động tiền lương khác

1.3.2 Tài khoản kế toán và sử dụng

Để kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụngcác tài khoản chủ yếu sau:

Tài khoản 334- Phải trả người lao động:

Tài khoản này phản ánh tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấpBHXH, tiền thưởng … và các khoản thanh toán khác có liên quan đến thunhập của người lao động

Kết cấu tài khoản này như sau:

Bên nợ:

- Các khoản tiền lương, thưởng và các khoản khác đã thanh toáncho người lao động

- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động

- Các khoản lương, thu nhập người lao động chưa lĩnh chuyểnsang tài khoản khác

Bên có:

- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chấtlương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người laođộng

Dư nợ (nếu có): Số tiền trả thừa người lao động.

Dư có: Tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các

khoản khác còn phải trả người lao động

Tài khoản này mở chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

TK3341 – phải trả công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả và

tình hình thanh toán các khoản phải trả về tiền lương, tiền thưởng có tínhchất lương, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập củacông nhân viên của doanh nghiệp

TK3348 – phải trả người lao động khác: phản ánh các khoản phải trả

về tiền công, tiền thưởng có tính chất tiền công (nếu có), và các khoản khác

thuộc về thu nhập của người lao động ngoài công nhân viên của doanhnghiệp.

Tài khoản 338 – phải trả phải nộp khác: phản ánh các khoản phải nộp

phải trả cho các cơ quan pháp luật, tổ chức đoàn thể xã hội, phải nộp cấptrên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản cho vay, cho mượntạm thời, giá trị tài sản chờ xử lý …

Kết cấu

Bên nợ:

- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý cấp trên

- Các khoản chi về kinh phí công đoàn

- …

Bên có:

- Trích BHYT, BHXH, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh

và khấu trừ vào thu nhập của người lao động

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

+ 3382 - Kinh phí công đoàn

+ 3383- Bảo hiểm xã hội

công( doanh nghiệp xây lắp); TK627-chi phí sản xuất chung; TK641: chiphí bán hàng; Tk642 – chi phí sản xuất doanh nghiệp; Và các tài khoảnphản ánh vốn bằng tiền như: Tk111: tiền mặt; TK112: tiền gửi ngân hàng;TK141: tạm ứng …

1.3.3 Tổng hợp và phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.

Để phục vụ cho công tác tập hợp chi phí, tính giá thành và ghi sổ kếtoán, hàng tháng kế toán lương phải tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳcho từng đối tượng sử dụng và tính BHYT, BHXH, KPCĐ hàng tháng vàochi phí sản xuất kinh doanh theo tỉ lệ qui định, các số liệu này được tổnghợp trên “ bảng phân bổ tiền lương và BHXH”: MS11-LDDTL (QĐ số15/2006/QĐ-BTC)

Căn cứ lập bảng phân bổ lương và BHXH là:

+ Các bảng thanh toán lương, BHXH, đã được lập trừ trước

+ Các qui định hiện hành về chế độ trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ.Căn cứ bảng thanh toán lương kế toán tổng hợp và phân loại tiềnlương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, nội dung của tiềnlương là trả trực tiếp cho sản xuất hay phục vụ quản lý ở các bộ phận liênquan; đồng thời cũng tách riêng tiền lương chính, tiền lương phụ và cáckhoản phụ cấp … từ đó tổng hợp số liệu cột có TK334 vào các dòng phùhợp

Căn cứ tiền lương cơ bản, các khoản phụ cấp, tiền lương thực tế phảitrả và tỉ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán tính và ghi số liệu tươngứng bên có TK 3382, 3383, 3384, vào các dòng thích hợp

Các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất mang tính thời vụ, công nhânsản xuất nghỉ phép không ổn định, có thể trích trước tiền lương nghỉ phépcủa công nhân trực tiếp sản xuất vào giá thành coi như một khoản chi phíphải trả Hàng tháng, kế toán lương cũng phải tính và phản ánh khoản tríchtrước này vào “bảng phân bổ tiền lương và BHXH”

Mức trích trước = (Lương nghỉ phép thực tế) x (tỉ lệ trích trước)

Tỉ lệ trích trước = (Lương nghỉ phép KH năm/tiền lương chính KHnăm)x 100%

Việc trích trước tiền lương nghỉ phép chỉ áp dụng với công nhân sảnxuất trực tiếp Đầu mỗi chu kỳ sản xuất, khi lập kế hoạch sản xuất, căn cứtổng tiền lương nghỉ phép và tổng tiền lương chính của công nhân sản xuấttrực tiếp trong năm kế hoạch, các doanh nghiệp xác định tỉ lệ trích trướctiền lương nghỉ phép Từ đó hàng tháng tính số lương nghỉ phép phải tríchtrước vào chi phí căn cứ tỉ lệ trích và tiền lương nghỉ phép của công nhânsản xuất trực tiếp thực tế phát sinh trong tháng Bảng phân bổ tiền lương vàBHXH sau khi được lạp được dùng để ghi sổ ở bộ phận kế toán tiền lương

Nợ TK 241 : Tiền lương phải trả cho bộ phận xây dựng cơ bản

Nợ TK 622 : Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất

Nợ TK 623(1) : Tiền lương trả cho công nhân sử dụng máy thi công(doanh nghiệp xây lắp)

Nợ TK 627(1) : Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý và phục

vụ sản xuất tại phân xưởng

Nợ TK 641(1) : Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng

Nợ TK 642(1) : Tiền lương phải trả cho nhân viên QLDN

Có TK 334: Tổng tiền lương phải trả cho người lao độngtrong tháng

2 Tiền thưởng phải trả cho người lao động

Nợ TK431(1) : Thưởng từ thi đua từ quỹ khen thưởng

Nợ TK 622;623;627;641;642: Thưởng tính vào chi phí sản xuấtkinh doanh

Có tk 334: Tổng tiền thưởng phải trả

3 Trích BHYT, BHXH, KPCĐ hàng tháng

Nợ TK 622;627;641;642: Phần tính vào chi phí kinh doanh

Nợ TK334 : Phần trừ vào thu nhập của người lao động

Nợ TK 627 : Phần tính vào chi phí kinh doanh

Nợ TK334 : Phần trừ vào thu nhập của người lao động

Có TK 141: Tạm ứng chi thừa chưa thanh toán

Có TK 1388: các khoản doanh nghiệp trả thay người lao

động; hoặc bắt người lao động bồi thường …

5 Doanh nghiệp chi hộ tiền BHXH cho công nhân viên thay cho cơquan bảo hiểm xã hội:

Nợ TK1388: phải thu của cơ quan BHXH

Có TK334: Số trả thay

6 Thanh toán lương, bảo hiểm xã hội cho người lao động

Thanh toán bằng tiền:

Nợ TK334: tổng số đã thanh toán

Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112: Thanh toán bằng chuyển khoản

Thanh toán lương bằng vật từ, sản phẩm, hàng hóa kế toán phải ghinhận 2 bút toán:

+ Ghi nhận giá vốn của vật tư hàng hóa dùng thanh toán lương

Nợ TK632: giá vốn hàng bán

Có TK 152;153;155;156

+ Ghi nhận giá thanh toán

Nợ TK334:

Có TK 512: doanh thu tiêu thụ nội bộ

Có TK 3331:thuế GTGT phải nộp ( theo phương pháp

khấu trừ)

7 Chuyển tiền nộp BHYT, BHXH, KPCĐ

Nợ TK 338(3382, 3383,3384) –phải trả phải nộp khác

Có TK 111;112

8 Chi tiêu kinh phí công đoàn

Nợ TK3382(2): kinh phí công đoàn

Có TK 338: số vượt chi được cấp bù

11 Tại các doanh nghiệp có trích trước tiền lương nghỉ phép củacông nhân trực tiếp sản xuất

Định ký trích trước tiền lương nghỉ phép

Nợ TK 622: chi phí phải trả-số trích trước

Nợ TK 335: chi phí trả trước-số lương nghỉ phép thực tế phátsinh.

Có TK 334: phải trả người lao động

Cuối chu kỳ sản xuất nếu số trích trước lớn hơn lương nghỉ phép thực

tế của công nhân sản xuất trực tiếp thì được ghi giảm chi phí:

Nợ TK 335: Số trích thừa

Có TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp

Nếu số thực tế phải trả lớn hơn số đã trích, thì phần chênh lệch giữa sốthực tế và số đã trích khi hạch toán sẽ ghi thẳng vào tài khoản 622 màkhông ghi qua tài khoản 335 ( như trường hợp không trích trước)

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 334; 111; 112: Phần chênh lệch

CHƯƠNG II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ VIỆC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

TẠI CÔNG TY TNHH GE VIỆT NAM.

2.1 Khái quát chung về đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

TNHH GE Việt Nam

2.1 1 Đặc điểm chung về Công ty TNHH GE Việt Nam

Tên công ty: CÔNG TY TNHH GE Việt NAM

Tên quốc tế: GENERAL ELECTRIC VIETNAM LIMITEDCOMPANY

Tên viết tắt: GE

Trụ sở chính: V1505 – 1508 Pacific Place, 83B Lý Thường Kiệt, HàNội

Đăng ký kinh doanh số: 180HN

Số tài khoản: Tại Ngân Hàng Citi Bank: 200716027 VND; 200716019USD

Mã số thuế: 0101442678

GE là một trong những công ty Mỹ đầu tiên lập văn phòng tại ViÖtNam vµo năm 1993 Với hoạt động chủ yếu là xúc tiến và hỗ trợ các hoạtđộng kinh doanh của GE, giới thiệu thiết bị công nghệ mới và các giải pháptài chính cho các doanh nghiệp nhà nước và các thành phần kinh tế khác

Hỗ trợ thực hiện các hợp đồng đã ký kết với khách hàng Việt Nam và tổchức các phái đoàn cấp cao của GE tới Việt Nam để đầu tư và kinh doanh Năm 2003, GE thành lập công ty TNHH Việt Nam lĩnh vực chủ yếu

là cung cấp các dịch vụ hậu mãi trong các lĩnh vực thiết bị y tế và nănglượng điện Cung cấp các dịch vụ lắp đặt, tháo dỡ thiết bị thuộc ngành nănglượng, hệ thống phát điện Đến nay, bốn trong sáu doanh nghiệp của GE

đang hoạt động ở Việt Nam, trong các lĩnh vực cơ sở hạ tầng( năng lượng

và hàng không), sản phẩm công nghiệp và tiêu dùng y tế…

Phương thức mà GE đã và đang phát triển mang tên “ Hệ thống lãnhđạo” Đây là sự kết hợp tất cả các yếu tố xây dựng sự hợp tác giữa các nhânviên, phát triển những cá nhân tiềm năng trở thành lãnh đão Các yếu tố đóbao gồm: đào tạo năng lực lãnh đạo, chia sẻ những giá trị của công ty, vậnhành quy trình kinh doanh hiệu quả, điều hành minh bạch, tăng cường sựtham gia của lãnh đạo cấp cao, khuyến khích những sáng kiến đơn giản và

có giá trị lâu dài, đề cao trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm xã hội và chế độnhân tài Với những nỗ lực phát triển nguồn nhân lực đó, GE đã lọt vàodanh sách “ Những công ty dành cho nhà lãnh đạo” năm 2007 của tạp chíFotune

2.1 2 Nhiệm vụ và cơ c Êu tæ chức quản lý của công ty GE

2.1.2.1 Đặc điểm sản phẩm:

Về cung c Êp các dịch vụ:

- Cung cấp các dịch vụ lắp đặt, tháo dỡ thiết bị, bảo dưỡng bảo trì vàsửa chữa các máy móc thiết bị thuộc ngành năng lượng, hệ thống phát điện,thiết bị y tế dùng theo dõi chụp hình chuẩn đoán bệnh thiết bị điện và côngnghệ thông tin

- Thực hiện đào tạo, hướng dẫn kỹ thuật các thiết bị máy móc thuộccác lĩnh vực nêu trên

Về thương mại:

- Kinh doanh các thiết bị thuộc ngành năng lượng, hệ thống phát điện,thiết bị y tế dùng theo dõi chụp hình chuẩn đoán bệnh thiết bị điện và côngnghệ thông tin

2.1.2.2- Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty GE

Công ty TNHH GE Viet Nam là công ty 100% vốn nước ngoài Tại thời điểm thành lập công ty, bộ máy tổ chức của công ty chỉ bao gồm 5

thành viên Trải qua 15 năm hiện nay GE Vietnam đã có đội ngũ nhân viên đông đảo và các kỹ sư hiện hành của công ty cơ cấu như sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty ( biểu 1 ) Phụ lục

Trong đó:

* Chủ tịch công ty là người có quyết định cao nhất của công ty, với

nhiệm kỳ 5 năm và có quyền quyết định:

Chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.Quyết định phương thức đầu tư và các dự án đầu tư ( ngoại trừ cáctrường hợp thuộc quyền hạn của Nhà Nước)

Quyết định nhân sự và phân bổ nhân sự, cơ cầu tổ chức quản lý, mởrộng hoặc thay đổi hoạt động kinh doanh của công ty

Thông qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án sử dụng và phânchia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty

* Tổng giám đốc là đại diện theo pháp luật của công ty và chịu trách

nhiệm trực tiếp trước chủ tịch công ty và nhà đầu tư, điều hành hoạt độngkinh doanh thường nhật của công ty vì lợi ích cao nhất của công ty Tổnggiám đốc có quyền thực hiện mọi việc không thuộc quyền của nhà đầu tư

và chủ tịch theo Điều lệ của công ty hoặc theo Luật pháp Việt Nam

* Phó tổng giám đốc: Có trách nhiệm giúp tổng giám đốc trong công

việc của Tổng giám đốc và những công việc liên quan đến hoạt động hàngngày của công ty khi tổng giám đốc yêu cầu

* Kế toán trưởng: giúp Tổng giám đốc quản lý tài chính và tài khoản

của Công ty, kiểm tra và ký các kế hoạch tài chính, kế hoạch tín dụng vàcác tài khoản của công ty, chuẩn bị toàn bộ hồ sơ, sổ sách tài chính và kếtoán của công ty vào sổ sách một cách chuẩn xác và trung thực mọi khoảnthu chi tài chính Các vấn đề tài chính khác được quy định trong điều lệcông ty và đảm bảo tất cả các giao dịch tài chính của công ty được ghi chépchính xác và đầy đủ trong các tài khoản

Việc tăng được tổng lợi nhuận trước thuế là do công ty đã tăng đượcdoanh thu bán hàng Điều đó chứng tỏ công ty đã tổ chức tốt công tác bánhàng cũng như đưa ra các quyết định quản lý thích hợp để tăng được kếtquả kinh doanh một cách tích cực và bền vững.

2.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty GE

Nhiệm vụ cụ th Ó của phòng Tài chính kế toán

 Kế toán trưởng: Phụ trách toàn bộ công việc kế toán, phâncông lãnh đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán tại công ty, tổ chức côngtác kế toán, công tác thống kê của công ty Hướng dẫn thi hành các chế độ,thể lệ tài chính kế toán của nhà nước

 Kế toán tổng hợp: Làm tổng hợp theo dõi tiêu thụ và thu nhập,

kế toán thanh toán với người mua, các khoản phải thu, phải trả, các khoảnthanh toán với ngân sách nhà nước, đến kỳ có nhiệm vụ tổng hợp số liệutính giá thành và lập báo cáo tài chính

 Kế toán tiền lương bảo hiểm: Có nhiệm vụ căn cứ vào bảngtổng hợp thanh toán tiền lương và phụ cấp do các đội chuyển lên để lập cácbảng tổng hợp thanh toán lương cho các đội, pồng ban công ty, lập bảngphân bổ tiền lương và BHXH

 Kế toán thuế: Theo dõi các khoản thuế và các khoản phải nộpngân sách nhà nước

 Kế toán thanh toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty ( biểu 2 )

2.4 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty

Kế toán là công cụ quản lý kinh tế quan trọng không thể thiếu ở bất cứdoanh nghiệp nào Bởi kế toán thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, phântích và cung cấp thông tin, đồng thời kiểm tra giám sát toàn bộ các hoạtđộng kinh tế tài chính tại công ty Nhờ vậy giám đốc có thể nắm bắt được

thực tế toàn bộ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính để cóthể ra các quyết định đúng đắn chính xác kịp thời.

Hiện nay công ty đang áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ViệtNam theo quy định số 15/2006/QD-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộtrưởng Bộ Tài Chính và các chuẩn mực Kế toán, Kiểm toán do bộ Tàichính ban hành

- Hình thức kế toán sử dụng: Hình thức nhật ký chung

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12dương lịch

- Đơn vị tiền tệ kế toán là: VND, USD

- Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi ngoại tệ chuẩn theoquyết định 15, tỷ giá quy đổi để hạch toán thu chi là tỷ giá thực tế dongân hàng công bố

- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: là các tài khoản như chế

độ và chuẩn mực kế toán quy định

- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thườngxuyên

- Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kê khai theotháng

- Khấu hao TSCĐ theo đường thẳng

- Công tác kế toán tại công ty được thực hiện trên máy Phầnmềm kế toán sử dụng tại công ty là phần mềm Oracle

2.5 Tổ chức công tác kế toán tiền lương tại công ty TNHH GE Việt Nam.

2.5.1 Lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH GE Việt Nam.

2.5.1.1 Đặc điểm và tình hình quản lý lao động tai Công ty TNHH GE Việt Nam.

Trong điều kiện hiện nay quản lý tốt lao động có ý nghĩa vô cùng to lớn trong việc tổ chức sản xuất, sử dụng, chi phí Quản lý lao động cùng

chế độ đói ngộ hợp lý cú tỏc dụng khuyến khớch lao động gắn bú với doanh nghiệp, hăng hỏi làm việc, nõng cao hiệu quả lao động mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp Thấy được tầm quan trọng này, cỏc Doanh

nghiệp luụn cố gắng hoàn thiện cụng tỏc quản lý lao động sao cho hợp lý

và lắp đặt cỏc thiết bị

+ Phũng Energy: Là phũng chuyờn cung cấp cỏc thiết bị năng lượngcho những khỏch hàng đặt mua theo đơn đặt hàng Phũng cú 40 kỹ sư

+ GBS: Là phũng Kế toỏn Phũng Kế toỏn thu thập tất cả cỏc chứng từ

và xử lý cỏc dữ liệu Phũng kế toỏn gồm 5 nhõn viện

Do tớnh chất đặc thự kinh doanh dịch vụ nờn cỏc sản phẩm của cụng tyrất đa dạng Và cỏc hoạt động kinh doanh luụn liờn tục với cường độ rấtcao theo cỏc hợp đồng cú giỏ trị rất lớn cả trong nước cũng như nướcngoài Vỡ vậy cụng việc luụn đũi hỏi cũng như yờu cầu trỡnh độ rất cao vớicỏc nhận viờn trong cụng ty GE

2.5.1.2 Cỏc hỡnh thức trả lương và thủ tục trả lương tại cụng ty TNHH GE Việt Nam.

Trong cụng tỏc tớnh và thanh toỏn tiền lương cho cỏn bộ nhõn viờn củaCụng ty luụn tuõn thủ theo nguyờn tắc: chấp hành tốt chế độ chớnh sỏchlương của Nhà nước cũng như đảm bảo trả lương đỳng sức lao động màcụng nhõn viờn đó bỏ ra

Tại Cụng ty TNHH GE Việt Nam, nhõn viờn làm việc tại cụng ty đượctrả lương theo hợp đồng thoả thuận Thời gian làm việc tại cụng ty là 8h/1

ngày và làm việc 22 ngày/1 tháng Thời gian làm thêm giờ buổi trưa vàbuổi tối sẽ được tính lương làm thêm giờ theo quyết định của nhànước(150% lương chính) Mức lương khởi điểm cho một nhân viên mớivào làm việc là theo thỏa thuận giữa công ty và người lao động.

Quỹ tiền lương: được trả cho người lao động, bao gồm tất cả lươngcủa cán bộ, nhân viên làm việc tại công ty, các khoản phụ cấp, làm thêmgiờ, thưởng cho người lao động

2.5.1.3 Chứng từ sử dụng.

- Bảng chấm công

- Bảng thanh tóan tiền lương

- Danh sách quỹ công đoàn

- Bảng thanh toán tiền BHXH, BHYT

- Lệch chuyển tiền ( do công ty sử dụng hình thức chuyểnkhoản để trả cho người lao động)

2.5.1.4 Cách tính lương trong công ty TNHH GE Việt Nam

Công thức tính lương tại Công ty TNHH GE Việt Nam

Lương tháng= [(Tổng số công tính lương x lương thỏa thuận)/ 22 công + Lương trách nhiệm + phụ cấp + Thưởng ] – Quỹ công đoàn, BHXH, BHYT – Tạm ứng

Lương làm thêm giờ của công ty TNHH GE Việt Nam được tính theo

số công tính lương, lương làm thêm ngày chủ nhật được hưởng là 150%lương cơ bản, làm thêm vào ngày lễ được hưởng 200% lương Như vậy vớimỗi ngày chủ nhật đi làm sẽ được tính là 1,5 công, với ngày lễ thì được tính

là 2 công Tổng số công làm trong tháng được coi là số công tính lương vàđược dựa trên bảng chấm công và thời gian làm thêm giờ của người laođộng BHXH và BHYT được xác định thoe quy định của nhà nước và tínhtrên phần lương cơ bản mà ngừơi lao động được nhận

Ví dụ: Lương của Nguyễn Thu Bình ( GBS – Kế toán trưởng ) được

xác định như sau:

Lương thoả thuận hiện nay: 4.000.000 đ

Phụ cấp xăng xe, điện thoại: 500.000 đ

Trong tháng 12/2007, chị Bình đi làm đầy đủ ( 22 công/1 tháng), dotháng 12 là tháng cuối năm nên công việc rất bận Chính vì vậy chị Bình đã

đi làm thêm 2 ngày chủ nhật Và 2 ngày thứ 7 nên số công làm việc trongtháng của chị Bình sẽ là:

22 + (4 x 2 ) = 30 ( Công )BHXH, BHYT mà chị Bình phải đóng là:

2.5.1.6 Hạch toán tiền lương

Khi tính lương cho cán bộ công nhân viên của công ty, kế toán địnhkhoản như sau:

Nợ TK 642, 641: Tổng số lương phải trả cho nhân viên trong tháng vàBHXH, BHYT, Quỹ công đoàn phải nộp cho cán bộ công nhân viên

Có TK 334: Số lương nhân viên được nhận

Tại công ty TNHH GE Việt Nam, trong tháng 10 năm 2007, tổng sốtiền lương phải trả trả cho nhân viên trong công ty là: 600.000.000 đ

Trong đó, chi phí tiền lương cho bộ phận bán hàng là: 200.000.000 đ.Còn lại là được hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh: 400.000.000 đ