Microsoft project 2013

Thuật ngữ Roll-up: -Sát nhập, cuộn lên Schedule Table-Bảng về tiến độ Schedule Calendar-Lịch dự án Schedule - Tiến độ hoặc lịch trình thực hiện dự án Share Plan/Project/File-Kế hoạch/dự

Kienking@Gmail.com

Thuật ngữ

Sau đây là các thuật ngữ mà có thể bạn sẽ gặp khi sử dụng phần mềm MS Project 2013:

24 Hours Calender-Lịch làm việc 24 giờ trong ngày

Actual cost- Chi phí thực tế

Actual-Thực tế diễn ra

Assigned Resource- Tài nguyên được phân công

Auto Scheduled-Chế độ tiến độ tự động

Available-có sẵn, sẵn sàng để làm việc

Bar chart-Biểu đồ thanh bar.

Base Calenlar-Lịch cơ sở

Baseline cost- Chi phí cơ sở

Baseline work-Thời gian làm việc lưu trong đường cơ sở để so sánh

Baseline-Đường cơ sở để so sánh

Budget-Ngân sách

Constraint date-Ngày bị ràng buộc của nhiệm bụ

Constraint- Ràng buộc

Constraint type-Loại ràng buộc của nhiệm vụ

Cost Resource-Tài nguyên chi phí

Cost Table-Bảng về chi phí

Cost/Use hoặc Cost per use-Chi phí mỗi lần sử dụng

Cost-Chi phí

Critical Path- Lộ trình then chốt

Critical Task-Nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt

Cumulative cost-Chi phí tích lũy

Current cost- Chi phí hiện tại

Current date-Ngày hiện tại

Current date-Ngày hiện tại

Data map-Ánh xạ dữ liệu.

Date Range-Phạm vi các ngày từ ngày này… đến ngày này…

Deadline date-Ngày hạn chót

Delay times- Thời gian trì hoãn

Drill down-khoan xuống

Driven Successor Task- Nhiệm vụ kế nhiệm bị dẫn động

Driving constrain- Ràng buộc phát động

Driving Predecessor Task- Nhiệm vụ tiền nhiệm phát động

Duration-Thời hạn thực hiện

Effort driven-Nỗ lực định hướng tiến độ.

Thuật ngữ

Entry Table-Bảng nhập dữ liệu đầu vào

Exception-Ngoại lệ

Expand/collapse-Bung ra/thu lại.

Extenal task- Nhiệm vụ bên ngoài (không thuộc cùng kế hoạch)

Filter-Lọc dữ liệu

Finish-Ngày kết thúc

Fixed Cost Accrual –Cách tính chi phí tích lũy của chi phí cố định

Fixed Duration-Thời hạn thực hiện được cố định

Fixed Units-Lượng phân công được cố định

Fixed Work-Thời gian làm việc được cố định

Format-Định dạng

Free slack- Thời gian chùng tự do

Fulltime-Làm đủ giờ (ví dụ ngày 8 tiếng)

Gantt Chart view-Khung nhìn Gantt Chart.

Gantt chart views-Các khung nhìn biểu đồ Gantt.

Global Template: -Mẫu toàn cục

Group-Phân nhóm

Gird timephased- Lưới pha thời gian

Highlight-Làm nổi bật

ID-Identity- Số thứ tự định dạng cá nhân

Inactivate-Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ

Incompleted Task-Nhiệm vụ chưa hoàn thành

Incomplete-Đang dở dang, chưa hoàn thành

Indicator-Chỉ thị

Interim plan-Kế hoạch tạm thời.

Interval-Khoảng giá trị là tất cả các giá trị nằm giữa hai giá trị cụ thể nào đó.

Lag days –Số ngày trễ

Lag time: -Thời gian trễ

Late Task- Nhiệm vụ bị chậm

Lead time: -Thời gian sớm

Level Resource- Cân đối tài nguyên

Link-Liên kết giữa các nhiệm vụ

Manually Scheduled-Chế độ tiến độ thủ công

Material Resource-Tài nguyên nguyên vật liệu

Max Units-Công suất làm việc tối đa

Milestonre Task-Nhiệm vụ cột mốc

N/A: -Not applicable, không áp dụng

Night Shift Calender-Lịch làm việc theo ca

NonWorking-Không làm việc

Outline-Trình bày theo dạng đề cương

Overallocated- Phân bổ vượt mức

Overtime Pay rate-Mức lương làm thêm giờ

Overtime-Thêm giờ

Ovt.Rate-Overtime Rate, mức lương làm thêm giờ

Pane-Bảng điều khiển

Panel-bảng điều khiển

Pay rate-Mức lương

Peak Units-Lượng phân công theo hình chóp

Pie chart-Biểu đồ tròn.

Plan- Kế hoạch để thực hiện dự án hoặc viết tắt là kế hoạch dự án, kế hoạch

Plan-Kế hoạch, dự kiến

Predecessor Task-Nhiệm vụ tiền nhiệm

Progress bar-Thanh bar tiến triển

Progress –Tiến triển của nhiệm vụ, thể hiện sự thực hiện ngoài thực tế của nhiệm vụ đã đến đâu.

Project Calendar-Lịch của dự án

Project Summary task-Nhiệm vụ tổng quát của dự án

Prorated-Tính chi phí tích lũy của các chi phí cố định theo tỉ lệ phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ

Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh

Recurring Task-Nhiệm vụ định kỳ

Relationship Type- Loại quan hệ phụ thuộc

Remaining duration-Thời gian thực hiện còn lại

Remaining work-Thời gian làm việc còn lại

Remaining-Còn lại, chưa hoàn thành

Report-Báo cáo

Resource Calendar-Lịch của tài nguyên

Resource Leveling: -Cân đối tài nguyên

Resource pool-Quỹ tài nguyên

Resource Range-Phạm vi thứ tự từ tài nguyên có số ID này… đến số này…

Resource Unit Cost-Chi phí cho một đơn vị tài nguyên

Resource-Tài nguyên

Roll-down: -Cuộn xuống

Thuật ngữ

Roll-up: -Sát nhập, cuộn lên

Schedule Table-Bảng về tiến độ

Schedule Calendar-Lịch dự án

Schedule - Tiến độ hoặc lịch trình thực hiện dự án

Share Plan/Project/File-Kế hoạch/dự án/tập tin chia sẻ

Share Resource-Tài nguyên chia sẻ

Sharer plan-Kế hoạch chi sẻ

Slack-Thời gian chùng

Slippage- Sự trượt tiến độ

Slipping Task- Nhiệm vụ bị trượt tiến độ

Soft-Phân loại dữ liệu

Split-Chia tách nhiệm vụ

Standard Calendar-Lịch tiêu chuẩn (8 tiếng một ngày, từ thứ hai đến thứ 6)

Standard Pay rate-Mức lương trung bình

Start-Ngày bắt đầu

Status date-Ngày trạng thái

Std.Rate-Standard Rate, mức lương trung bình

Subproject-Dự án con

SubTask-Nhiệm vụ con

Successor Task-Nhiệm vụ kế nhiệm

Summary Table-Bảng về các giá trị tổng

Summary task-Nhiệm vụ khái quát

Table-Bảng

Task Calendar-Lịch của nhiệm vụ

Task Mode-Chế độ tiến độ của nhiệm vụ

Task Path-Lộ trình hay đường đi của nhiệm vụ

Task Range-Phạm vi thứ tự từ nhiệm vụ có số ID này… đến số này…

Task Relationship-Mối quan hệ về nhiệm vụ

Task type-Loại của nhiệm vụ

Task-Nhiệm vụ

Timescale- Thời gian biểu

Total Slack-Thời gian chùng toàn bộ

Type trong khung nhìn về tài nguyên-Loại của tài nguyên: Tài nguyên làm việc (Work); tài nguyên chi phí (Cost) và tài nguyên nguyên vật liệu (Material).

Tracking Table-Bảng theo dõi sự thực hiện

Tracking-Theo dõi

Unit-Lượng phân công

Units-Lượng phân công

Usage Table-Bảng thông dụng

Variance Table-Bảng về sự không ăn khớp

Variance-Sự không ăn khớp (sai lệch)

View-Khung nhìn

Work Contour-Đường biên thời gian làm việc

Work- Công việc

Work Resource-Tài nguyên làm việc

Work Table-Bảng về thời gian làm việc

Work- Thời gian làm việc

Working time-Lịch trình thời gian làm việc trong ngày

Working-Làm việc

Mục lục

MỤC LỤC

2.1 Bắt đầu một kế hoạch dự án mới và thiết lập ngày bắt đầu của nó 21

III Chương III: Xây dựng một danh sách các nhiệm vụ 28

V Chương V: Phân công tài nguyên tới nhiệm vụ 65

5.2 Kiểm soát thời gian làm việc khi thêm hoặc bớt các sự phân công tài nguyên 72

5.4 Kiểm tra thời hạn thực hiện, chi phí và thời gian làm việc của kế hoạch 77

7.2 Theo dõi sự thực hiện đúng như kế hoạch tiến độ đến một ngày cụ thể 105

VIII Chương VIII: Nâng cao việc lập tiến độ cho nhiệm vụ 113

8.6 Kiểm soát việc lên tiến độ của nhiệm vụ bằng loại của nhiệm vụ 130

Mục lục

X Chương X: Tinh chỉnh tài nguyên và các chi tiết về sự phân công 148

10.1 Thiết lập sự sẵn sàng làm việc của tài nguyên để áp dụng cho các thời điểm

khác nhau

149

10.3 Thiết lập các mức lương khác nhau của tài nguyên để áp dụng tại các thời

điểm khác nhau

152

XII Chương XII: Tổ chức sắp xếp các chi tiết của kế hoạch 189

XIII Chương XIII: Theo dõi tiến triển của nhiệm vụ và sự phân công 207

13.2 Theo dõi các giá trị thực tế và các giá trị còn lại của các nhiệm vụ hoặc các

14.4 Báo cáo sự không ăn khớp về chi phí của dự án bằng khung nhìn Stoplight 233

Mục lục

XIX Chương XIX: Chia sẻ thông tin với các phần mềm, ứng dụng khác 307

20.2 Xem các thông tin chi tiết về sự phân công trong quỹ tài nguyên 328

20.4 Cập nhật các thông tin về một tài nguyên trong quỹ tài nguyên 332 20.5 Cập nhật thời gian làm việc của tất cả các kế hoạch trong một quỹ tài nguyên 334

20.7 Thay đổi các sự phân công trong kế hoạch chia sẻ và cập nhập tới một quỹ tài

nguyên

339

A.2 Tam giác dự án: Xem xét dự án về mặt thời gian, chi phí và phạm vi 353 A.3 Quản lý các ràng buộc của dự án: Thời gian, chi phí và phạm vi 354

XXII Phụ lục B: Phát triển các kỹ năng quản lý dự án của bạn 358

XXIII Phụ lục C: Cộng tác giữa Project, SharePoint và PWA 361

Giới thiệu về Microsoft Project 2013

Chương I 2

1.1 Giao diện làm việc

Bạn có thể bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start ( trong Windows 7 ) hoặc

màn hình Start ( trong Windows 8), hoặc bằng cách mở trực tiếp một tập tin có đuôi mở rộng là

*.mpp Trong chương này, chúng ta sẽ bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start và sau

đó tìm hiểu qua các phần chính bên trong giao diện của Microsoft Project 2013

Bước 1: Kích vào nút Start  All Programs  Microsoft Office 2013  Project 2013

Màn hình khởi động của Project xuất hiện Ở đây bạn có thể nhanh chóng mở các tập tin

project nào đó mà gần đây nhất đã được mở ra, hoặc tạo ra một dự án -project mới hoặc tạo ra một project mới dựa trên một mẫu sẵn có

Lưu ý: Nếu màn hình khởi đông như trên không xuất hiện khi bạn bắt đầu Project thì hãy

làm như sau Trên tab File  kích Options Trong hộp thoại Project Options  nhấn vào General

bên dưới mục Start up options tích chọn hộp kiểm có nhãn Show the Start screen when this

application starts

Bước 2: Trên màn hình khởi động của Project bấm vào Blank Project Khi đó cửa sổ làm

việc của phần mềm Project sẽ xuất hiện như hình dưới đây

Cửa sổ Project mà bạn nhìn thấy trên màn hình máy tính của bạn có thể có chút khác biệt

so với hình ảnh minh họa trong cuốn sách này Điều này có thể phụ thuộc vào độ phân giải màn

hình máy tính của bạn hoặc có thể do có bất kỳ sự tùy chỉnh giao diện phần mềm Project nào đó

đã được thực hiện trước đó trên máy tính của bạn

Hãy xem qua các thành phần chính có trên giao diện cửa sổ làm việc của Project:

* Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh: đây là một khu vực tùy chọn của

giao diện Project mà bạn có thể thêm các lệnh mà bạn yêu thích hoặc thường xuyên sử dụng Sẽ

nói chi tiết ở phần sau

* Tab và Ribbon: Dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống (drop menu) và các thanh

công cụ truyền thống mà bạn đã làm quen với chúng ở các phiên bản trước ( Từ MS Project 2003

Quick access toolbar Nhóm lệnh Lệnh Trợ giúp Tab

Ribbon

trở về trước) Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project Ribbon (dải) là

khu vực đựng chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng để thực thi các hành động trong Project

* Nhóm lệnh: Là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau Mỗi Tab sẽ được chia thành nhiều

nhóm lệnh

* Lệnh: Là các tính năng ( hoặc công cụ) cụ thể mà bạn sử dụng để thực thi hành động trong Project Mỗi tab chứa đựng một số lệnh Một số lệnh, chẳng hạn như Cut trên tab Task sẽ thực thi một hành động ngay lập tức Một số lệnh khác, chẳng hạn như lệnh Change Working Time

trên tab Project thì sẽ hiển thị một hộp thoại hoặc gợi ý bạn để có thể thêm hành động theo các

cách khác nhau Hầu hết các lệnh đều có mô tả về nó và bạn có thể xem mô tả một lệnh nào đó bằng cách di chuyển con trỏ chuột tới lệnh cần tìm hiểu

* View: Là khung nhìn xuất hiện trong cửa sổ làm việc Project Project có thể hiển thị

một khung nhìn đơn hoặc nhiều khung hình khác nhau trong cửa sổ làm việc

* Tên khung nhìn View: Xuất hiện dọc theo cạnh ngoài cùng phía bên trái của khung nhìn View Project bao gồm nhiều loại khung nhìn khác nhau, vì vậy đây chính là một lời nhắc nhở

hữu ích cho bạn về loại của khung nhìn mà bạn đang mở

* Phím tắt View: Cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi giữa một số khung nhìn thường

xuyên được sử dụng trong Project

* Thanh trượt Zoom: Dùng để thay đổi phạm vi quan sát của khung nhìn

View và tên Thanh trạng thái Phím tắt View Thanh trượt Zoom

Chương I 4

* Thanh trạng thái: Sẽ hiển thị một số chi tiết quan trọng chẳng hạn như chế độ tiến độ

của nhiệm vụ mới ( là thủ công hay tự động) và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung nhìn hiện tại

* Shortcut menu và Mini toolbar: có thể truy cập thông qua việc kích chuột phải bất kỳ

một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong một khung nhìn

Lưu ý: Một khi bạn bạn băn khoăn không biết những hành động nào mà bạn có thể thực thi

cho một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong khung nhìn của Project, hãy nhấp chuột phải vào mục đó và những lệnh có sẵn trên Shortcut menu chính là nhữn hành động mà bạn có thể yêu

cầu nó thực thi

1.2 Khung nhìn Backstage-Quản lý các tập tin và các tùy chọn thiết lập Khung nhìn Backstage là một phần thuộc giao diện làm việc của Project, và bạn sẽ thấy đây là một khung nhìn Backstage tương tự như trong hầu hết các ứng dụng khác của MS Office

2013 Khung nhìn Backstage chứa đựng các lựa chọn về tùy chỉnh và chia sẻ, cũng như các lệnh cần thiết để quản lý tập tin như Open, New và Save

Bước 1: Kích vào tab File Project sẽ hiển thị khung nhìn Backstage

Bước 2: Nếu máy tính của bạn không hiển thị như hình dưới đây, hãy kích vào mục tab

Open nằm ở phía bên trái của khung nhìn Backstage

Khi đó khung nhìn Backstage sẽ hiển thị tùy chọn mở các tập tin (Open) cũng như danh

sách các tập tin vừa mở

Mini toolbars Shortcut menu

Dưới đây là liệt kê vắn tắt các các tab có trong khung nhìn Backstage Bạn có thể nhấp vào

các tab để xem thêm các tùy chọn riêng của chúng:

* Info: Cung cấp cho bạn sự truy cập tới Organizer, một tính năng được sử dụng để chia sẻ

các yếu tố đã được tùy biến giống như các khung nhìn giữa các kế hoạch; Organizer sẽ được mô

tả trong Chương 18 Info cũng cho bạn thấy các thông tin về kế hoạch đang được mở ra trong

Project, chẳng hạn như ngày bắt đầu và kết thúc, các số liệu thống kê và các thuộc tính cấp

cao-Advanced Properties Bạn sẽ tìm hiểu về cao-Advanced Properties trong Chương 2.Nếu bạn đang sử

dụng phiển bản Project Professional cùng với Project Web App thì bạn cũng có thể truy cập tới

các chi tiết của tài khoản của bạn

* New: Hiển thị các tùy chọn để tạo ra một kế hoạch dự án mới từ đầu hoặc dựa trên một

mẫu có sẵn Bạn sẽ tìm hiểu sử dụng việc sử dụng các lệnh trong chương tiếp theo

* Open, Save , Save As và Close: là các lệnh quản lý tập tin tiêu chuẩn

* Print: Bao gồm các tùy chọn để in ra một kế hoạch dự án, bạn cũng có thể như xem trước khi in Sẽ tìm hiểu các tuy chọn trong tab Print trong chương 6 và chương 16.

* Share: Bao gồm tùy chọn để đồng bộ hóa với SharePoint hoặc đính kèm một kế hoạch

tới một bức thư điện tử-email

* Export: Bao gồm các tùy chọn để tạo ra một tập tin định dạng Portable Document Format (PDF) hoặc XML Paper Specification (XPS) và các tùy chọn cho việc xuất nội dung chứa đựng

bên trong Bạn sẽ tìm hiểu về chúng trong chương 19

* Account: Hiển thị các dịch vụ kết nối cũng như các thông tin về phần mềm MS Project

chẳng hạn như thông tin về phiên bản Project mà bạn đang sử dụng Với một tài khoản Microsoft, bạn có thể sử dụng các dịch vụ như các ứng dụng khác của Office, chẳng hạn như lưu trữ tập tin

trực tuyến đám mây SkyDrive, và thiết lập chuyển vùng cá nhân Khi bạn đã đăng nhập, thông tin

người dùng là bạn sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của cửa sổ làm việc của Project

* Options: Hiển thị hộp thoại Project Options Chính bản thân hộp thoại này cũng chứa

đựng nhiều tab và thông qua các tab đó bạn có thể điều chỉnh một loạt các hành vi của Project, chẳng hạn như bạn có muốn hiển thị màn hình khởi động khi bắt đầu Project như đã nói ở phần

đầu hay không

Lưu ý: Để thoát khỏi khung nhìn Backstage, nhấn nút Back ở góc phía trên bên trái của khung nhìn Backstage Hoặc bạn cũng có thể bấm phím Escape

Tiếp theo, bạn sẽ mở tập tin thực hành trong thư mục được đính kèm với cuốn sách này

Bước 5: Chọn tập tin Guided Tour_Start.mpp trong thư mục và sau đó bấm nút Open

Tập tin thực hành được mở ra

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ lưu tập tin ví dụ này dưới một cái tên khác

Bước 6: Trên tab File, kích Save As

Bước 7: Kích vào Computer, kích vào Browse sau đó dẫn dẫn đến thư mục

Practises/Chapter 1

Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn Filename, gõ Guided Tour và sau đó bấm nút Save

* Các biểu mẫu-Templates:

Thay vì tạo ra một kế hoạch dự án bắt đầu từ đầu, bạn có thể có thể sử dụng một biểu mẫu

dự án mà chứa đựng hầu các thông tin ban đầu mà bạn cần, chẳng hạn như tên và các mối quan hệ ràng buộc của các nhiệm vụ Nguồn cung cấp biểu mẫu bao gồm:

- Các biểu mẫu được cài đặt cùng với Project Chúng có thể thay đổi tùy thuộc vào các tùy chọn cài đặt mà đã được bạn lựa chọn khi cài đặt Proejct lên máy tính của bạn

- Các biểu mẫu từ Office Online tại trang web www.office.com Microsoft tạo ra một số

lượng lớn các mẫu dự án có sẵn để tải miễn phí thông qua web này

- Các biểu mẫu trong cơ quan tổ chức của bạn Bạn có thể có đang ở trong một tổ chức mà

có một thư viện biểu mẫu dự án Thông thường, các mẫu này chứa các định nghĩa chi tiết về nhiệm

vụ, các sự phân công tài nguyên chi tiết và các chi tiết đặc biệt khác trong cho cơ quan tổ chức của bạn

Để xem các biểu mẫu có sẵn, kích vào tab File và chọn New Các biểu mẫu cũng xuất hiện

trên màn hình khởi động của Project

Ngoài ra, Project có thể tạo ra một tập tin mới dựa trên các tập tin hiện có của Project hoặc

từ các ứng dụng khác (Trên tab File, chọn New, sau đó kích New from existing project hoặc New

from Excel workbook hoặc New from SharePoint tasks list)

Bạn cũng có thể tạo ra các biểu mẫu từ các kế hoạch dự án của bạn để sử dụng sau này hoặc

để chia sẻ Một mối lo ngại chung về các kế hoạch được chia sẻ là chúng có thể chứa thông tin nhạy cảm như các mức lương của tài nguyên Nhưng bạn có thể lưu một kế hoạch dự án là một biểu mẫu và xoá các thông tin như vậy, cũng như các thông tin về tiến độ

Bước 1: Trên tab File, kích Save As

Bước 2: Dẫn đến thư mục mà bạn muốn tạo ra một biểu mẫu mới dựa trên kế hoạch dự án

của bạn

Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn Project Template

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn File name, nhập tên cho tập tin biểu mẫu mà bạn muốn và

sau đó bấm nút Save

Bước 5: Khi hộp thoại Save As Template xuất hiện, chọn loại thông tin, chẳng hạn như các

mức lương của tài nguyên, mà bạn muốn gỡ bỏ nó khỏi biểu mẫu

Kế hoạch dự án gốc không bị ảnh hưởng

1.3 Tab và Ribbon

Tương tự như các ứng dụng khác của Office 2013, Project 2013 sử dụng giao diện linh hoạt

mà thường được gọi là ribbon Các bộ phận nổi bật nhất của giao diện này là các tab và ribbon

được kéo dài ở phía trên của cửa sổ Project Trong phần này, bạn sẽ làm việc với các tab để xem

làm chúng được tổ chức như thế nào

Các tab này nhóm hợp lý các lệnh có liên quan đến nhau:

* Tab Task và Resoure liên quan đến các dữ liệu mà bạn thường xuyên làm việc với chúng

trong Project

* Tab Report chứa đựng các lệnh mà bạn có thể sử dụng để xem các báo cáo và so sánh hai

kế hoạch dự án

* Tab Project chứa đựng các lệnh mà chúng thường được áp dụng cho toàn bộ kế hoạch,

chẳng hạn như thiết lập thời gian làm việc của kế hoạch

* Tab View giúp bạn kiểm soát những gì bạn nhìn thấy trong cửa sổ Project và cách thức

thông tin xuất hiện

* Các Tab ngữ cảnh, chẳng hạn như tab Format (các tab theo ngữ cảnh khác mà bạn có thể bắt gặp bao gồm tab Design và Layout) sẽ khác nhau, tùy thuộc vào loại thông tin được hiển

thị trong khung nhìn đang được mở ra hoặc tùy thuộc vào kiểu loại của mục dữ liệu đang được

chọn tại thời điểm đó Ví dụ, khi một khung nhìn về nhiệm vụ như khung nhìn Gantt Chart được hiển thị, thì những lệnh trên tab ngữ cảnh Format dùng để áp dụng cho các nhiệm vụ và các yếu

tố của biểu đồ Gantt Chart chẳng hạn như các thanh bar Gantt Ngữ cảnh hiện tại của tab Format

xuát hiện bên trên nhãn của tab này, ví dụ Gantt Chart Tools

Ví dụ: Tab Format của khung nhìn Gantt Chart:

Tab Format của khung nhìn Task Usage:

Chương I 8

Lưu ý: Bạn có thể kích đúp vào tên của một tab để thu gọn (ẩn đi) hoặc mở ra ribbon của tab đó Bạn cũng có thể xem ribbon bị thu gọn của một tab nào đó bằng cách kích chuột vào tên của tab, khi đó ribbon của tab sẽ xuất hiện tạm thời và bạn có thể chọn lệnh mà bạn muốn

Tìm hiểu kỹ hơn về các tab:

Cũng giống như tất cả các tab khác, tab Task chứa đựng một lượng lớn các lệnh và các lệnh này được tổ chức thành các nhóm lệnh Tab Task bao gồm các nhóm lệnh như View,

Clipboard, Font và những nhóm lệnh khác

Nếu màn hình máy tính của bạn hỗ trợ cảm ứng thì hãy kích hoạt cảm ứng chạm-Touch (

Trên Quick Access Toolbar ở góc trên bên trái của cửa sổ Project, kích vào Touch/Mouse mode) thì các lệnh trên ribbon xuất hiện lớn hơn

Một số lệnh sẽ thực thi một hành động ngay lập tức, trong khi đó có một số lệnh khác sẽ dẫn bạn đến nhiều lựa chọn khác hơn Tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu về các tab khác và các kiểu lệnh

Bước 1: kích vào tab Resource

Ribbon của Tab Resource xuất hiện thay thế cho ribbon của tab Task

Bước 2: Trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources

Lệnh này ngay lập tức có hiệu lực và nó sẽ hiển thị hộp thoại Assign Resource

Bạn có thể thực hiện các hành động khác trong cửa sổ làm việc của Project mà không cần

tắt hộp thoại Assign Resources vẫn hiển thị trên màn hình

Còn bây giờ chúng sẽ tắt nó

Bước 3: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close

Bước 4: Kích vào tab View

Ribbon của Tab này là một mớ hỗn hợp các loại lệnh Như bạn có thể thấy, một số lệnh, chẳng hạn như lệnh New Window, chỉ là một cái nhãn và biểu tượng

Trong hầu hết các trường hợp thì loại lệnh kiểu này sẽ thực thi ngay lập tức một hành động

sau khi kích chuột vào nó Một số lệnh khác, như Sort thì bao gồm một biểu tượng, một cái nhãn

và một hình tam giác đen nhỏ

Khi kích vào lệnh kiểu này thì nó sẽ hiển thị ra nhiều lựa chọn khác nhau

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data kích vào lệnh Soft

Lệnh này sẽ hiển thị một danh sách các lựa chọn về việc sắp xếp

Một loại lệnh khác được gọi là nút bấm phân tách-Split button, qua nó bạn có thể thực hiện ngay

lập tức một hành động hoặc đưa ra cho bạn nhiều lựa chọn hơn nữa Bây giờ hãy xem xét một ví

dụ là nút bấm Gantt Chart

- Kích vào phần biểu tượng của lệnh này thì ngay lập tức khung nhìn hiện đang mở chuyển

sang khung nhìn Gantt Chart

- Kích vào phần nhãn của lệnh này ( hoặc chỉ vào hình tam giác nhỏ màu đen khi nhãn không hiển thị) thì nó sẽ cho bạn thấy thêm các thiết lập có sẵn cho lệnh đó

Bước 6: Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích vào nhãn của lệnh Gantt Chart

Biểu tượng

Nhãn

Chương I 10

Bước 7: Trong danh sách các khung nhìn xuất hiện, kích vào Calendar

Project ngay lập tức sẽ chuyển sang khung nhìn Calendar

Khung nhìn Calendar giống như một cuốn lịch để bàn truyền thống và trên đó hiển thị các

nhiệm vụ là các dải mầu kéo qua các ngày sẽ thực hiện các nhiệm vụ đó

Tiếp theo chúng ta sẽ quay lại khung nhìn Gantt Chart

Bước 8: Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích vào biểu tượng của nút lệnh Gantt

Chart

Lưu ý: Xuyên suốt cuốn sách này, khi bạn nhìn thấy một đề nghị kích vào một lệnh là nút

bấm phân tách-Split button ( có một biểu tượng và một nhãn + hình tam giác nhỏ màu đen để hiển

thị thêm nhiều lựa chọn) thì có nghĩa là là chúng tôi muốn bạn kích vào biểu tượng (trừ khi có ghi chú khác)

Tiếp theo, chúng sẽ tìm hiểu về các loại nút bấm khác

Bước 9: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Grantt Chart Style, kích vào nút More để hiển

thị thêm nữa các phong cách-style được thiết lập sẵn

Một bộ sưu tập các lựa chọn phong cách thể hiện thanh bar trong biểu đồ Gantt được định

dạng sẵn xuất hiện

Chúng ta sẽ tìm hiểu các lựa chọn phong cách này ở chương 6

Bước 10: Nhấn phím Esc hoặc kích vào đâu đó trên cửa sổ làm việc Project để đóng bộ

sưu tập này

Để xem chi tiết tùy chọn về định dạng thanh bar trong biểu đồ Gantt, chúng ta sẽ sử dụng

một loại nút bấm khác

Bước 11: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Gantt Chart Style, kích vào nút bấm Format

Bar Styles nút ở góc dưới cùng bên phải của nhóm lệnh

Hộp thoại Bar Styles sẽ xuất hiện:

Nút More

Nút Format Bar Styles

Chương I 12

Nút bấm Format Bar Styles là một ví dụ về hộp thoại Dialog Box Launcher Không giống như hộp thoại Assign Resources bạn đã thấy ở trên, bạn phải đóng hộp thoại Format Bar Styles

trước khi bạn có thể thực hiện các hành động khác bên ngoài của hộp thoại này

Bước 12: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Bar Styles

Có nhiều cách khác nhau để truy cập vào các lệnh trong Project, nhưng những gì bạn đã

được tìm hiểu ở trên gần như bao gồm hết các lệnh có trên giao diện làm cửa sổ làm việc của

Project

Lưu ý: Các phím tắt được cung cấp khắp nơi trong Project Để xem các phím tắt có sẵn cho các lệnh hãy nhấn phím Alt Một số phím tắt dùng trong một số ngữ cảnh cụ thể và một số phím tắt khác có thể dùng trong suốt quá trình làm việc của Project chẳng hạn như Undo (Ctrl+Z)

1.4 Khung nhìn

Khung nhìn-View chính là không gian làm việc trong Project Project bao gồm rất nhiều

loại khung nhìn Các khung nhìn có thể bao gồm: bảng biểu với đồ họa, bảng biểu với thời gian biểu, chỉ có bảng biểu, biểu đồ, sơ đồ và hình thái-form Với một số khung nhìn thì bạn có thể lọc, sắp xếp, hoặc phân nhóm dữ liệu, cũng như tùy chỉnh những loại dữ liệu nào được hiển thị Bạn

cũng có thể sử dụng và tùy chỉnh các khung nhìn được cung cấp bởi Project hoặc do bạn tự tạo

Project có thể chứa đựng rất nhiều các khung nhìn, nhưng bạn thường chỉ làm việc với

một ( hoặc đôi khi hai ) khung nhìn tại một thời điểm Bạn sử dụng khung nhìn để nhập, chỉnh sửa, phân tích và hiển thị thông tin về kế hoạch của bạn Khung nhìn mặc định mà bạn nhìn thấy khi

bạn tạo ra một kế hoạc dự án mới chính là khung nhìn Gantt Chart cùng với khung nhìn Timeline

Nhìn chung, các khung nhìn tập trung vào nhiệm vụ, tài nguyên hoặc các chi tiết về sự

phân công Ví dụ khung nhìn Gantt Chart, liệt kê các chi tiết của nhiệm vụ trong một bảng đặt ở phía bên trái của khung nhìn và hình ảnh đồ họa đại diện cho mỗi nhiệm vụ là một thanh bar Gantt trong phần biểu đồ đặt ở phía bên phải của khung nhìn Khung nhìn Gantt Chart là một cách thức

phổ biến dùng để thể hiện tiến độ của dự án Loại khung nhìn này cũng rất hữu ích cho việc nhập

và tinh chỉnh các chi tiết của nhiệm vụ và cho cả việc phân tích dự án của bạn

Trong phần này, chúng ta sẽ bắt đầu với khung nhìn Gantt Chart và sau đó sẽ chuyển sang

các khung nhìn khác để tập trung vào các khía cạnh khác của kế hoạch

Bước 1: Trên các tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào hình tam giác nhỏ màu đen của hộp chọn có nhãn Timescale và chọn Days

Project sẽ điều chỉnh để thời gian biểu-Timescale hiển thị từng ngày riêng rẽ Những ngày

không làm việc-Nonworking, chẳng hạn như ngày cuối tuần được mặc định sẵn là màu xám nhạt

Bạn có thể điều chỉnh thời gian biểu-Timescale trong khung nhìn Gantt Chart theo nhiều cách Ở đây, bạn sử dụng hộp chọn có nhãn Timescale trên tab View Hoặc bạn cũng có thể sử dụng thanh trượt Zoom ở góc dưới cùng phía bên phải của thanh trạng thái

Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm Timeline Project sẽ hiển thị khung nhìn Timeline ở khung vực phía trên khung nhìn Gantt Chart Khung nhìn Timeline này đã được gắn thêm một chi tiết từ kế hoạch này Bạn sẽ tìm hiểu cách tạo

ra một khung nhìn Timeline tùy chỉnh trong Chương 6

Timescale

Khu vực đồ họa Khu vực bảng biểu

Chương I 14

Bước 3: Kích vào bất cứ nơi nào trong khung nhìn Timeline

Lưu ý: rằng cái nhãn phía trên tab Format sẽ thay đổi thành Timeline Tools Các lệnh hiển thị trong ribbon của tab Format bây giờ là các lệnh cụ thể dùng để áp dụng cho khung nhìn Timeline Lưu ý rằng khi bạn đang trong một khung nhìn nào đấy thì cái nhãn phía trên tab Format và các lệnh trong tab Format sẽ thay đổi cho phù hợp với khung nhìn đó

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, bỏ tích chọn khỏi hộp kểm Timeline Project sẽ ẩn khung nhìn Timeline (Thông tin trong khung nhìn không bị mất đi mà lúc

này nó chỉ bị ẩn đi)

Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet

Khung nhìn Resource Sheet sẽ thay thế khung nhìn Gantt Chart

Khung nhìn Resource Sheet hiển thị các chi tiết về các tài nguyên trong một cấu trúc dữ

liệu gồm có hàng và cột ( được gọi là bảng), và mỗi tài nguyên sẽ được đặt trong một hàng Khung

nhìn này được gọi là sheet view ( khung nhìn bảng) Một loại khung nhìn bảng khác được gọi là Task Sheet view (khung nhìn bảng của nhiệm vụ) liệt kê các chi tiết của nhiệm vụ Ngoài ra, lưu ý

rằng nhãn của tab ngữ cảnh đã thay đổi thành Resource Sheet Tools dựa trên khung nhìn đang

được mở ra

Lưu ý rằng khung nhìn Resource Sheet không nói cho bạn bất cứ điều gì về các nhiệm vụ

mà các tài nguyên sẽ được phân công tới Để thấy được loại thông tin này, bạn cần chuyển sang một khung nhìn khác

Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Usage

Khung nhìn Resource Usage sẽ thay thế Resource Views Khung nhìn Usage này nhóm

các nhiệm vụ thành các nhóm theo từng tài nguyên được phân công đến và cho bạn thấy các các

sự phân công về thời gian làm việc đối với mỗi tài nguyên trong một biểu thời gian, chẳng hạn như hàng ngày hoặc hàng tuần

Trong lưới pha thời gian nằm ở phía bên phải của khung nhìn Resource Usage, bạn có thể

thấy một số sự phân công về thời gian làm việc của Carole Poland trong kế hoạch Hiện tại, thời

gian biểu của khung nhìn Resource Usage này hiển thị thời gian làm việc được phân công theo từng ngày Cũng như thời gian biểu -timescale của khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể điều chỉnh biểu thời gian này bằng cách sử dụng lệnh Timescale có trên tab View hoặc điều khiển thanh trượt Zoom ở phía dưới cùng bên phải thanh trạng thái ở góc dưới bên phải trong cửa sổ Project

Một loại khung nhìn Usage khác, đó là khung nhìn Task Usage, hiển thị tất cả các tài

nguyên đã được phân công trong từng nhiệm vụ Bạn sẽ làm việc nhiều hơn với các khung nhìn

Uasage ở trong Chương 8

Bước 7: Trên tab View, trong lệnh Task Views, kích Gantt Chart

Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện

Bước 8: Nếu thấy cần thiết thì di chuyển thanh cuộn đứng-Scroll của khung nhìn Gantt Chart để nhiệm vụ thứ 12- Set pages lên trên cùng giáp với thanh ribbon

Bước 9: Trong cột có nhãn là Task name kích chuột vào nhiệm vụ thứ 12-Set pages Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích vào hộp kiểm có nhãn Details Khung nhìn Task Form xuất hiện bên dưới khung nhìn Gantt Chart

Chương I 16

Trong cái kiểu chia khung nhìn như thế này thì Gantt Chart là khung nhìn cấp cao và Task Form là khung nhìn thứ cấp Các chi tiết về nhiệm vụ đang được chọn trong khung nhìn Gantt Chart sẽ xuất hiện trong khung nhìn Task Form Bạn cũng có thể chỉnh sửa trực tiếp các giá trị trong khung nhìn Form Task Bạn sẽ làm việc với khung nhìn Task Form trong chương 5 và làm việc với khung nhìn tương tự là Resource Form trong chương 4

Bước 11: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, bỏ kích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn

Details

Khung nhìn Task Form bị ẩn đi

Có rất nhiều loại khung nhìn khác nhau trong Project Bạn có thể nhìn thấy chúng bằng

cách kích vào lệnh Other Views rồi sau đó chọn More Views, trong nhóm lệnh Task Views hoặc Resource Views trên tab View Hãy nhớ rằng, trong tất cả các khung nhìn này cũng như tất cả các

khung nhìn khác trong Project, bạn đang xem xét các khía cạnh khác nhau của tập hợp các chi tiết

giống nhau về một kế hoạch Ngay cả một kế hoạch dự án đơn giản cũng có thể chứa đựng quá nhiều dữ liệu để hiển thị cùng một lúc Sử dụng các khung nhìn để giúp bạn tập trung vào các chi tiết cụ thể mà bạn muốn

1.5 Báo cáo

Các phiên bản trước đó của Project cung cấp các bản báo cáo dạng bảng biểu được thiết

kế chủ yếu cho việc in ấn Trong Project 2013, bản báo cáo đã được tăng cường rất nhiều, cho

phép bạn truyền tải dữ liệu của kế hoạch của bạn trong các định dạng mới hấp dẫn hơn Các bản

báo cáo bây giờ gồm có các yếu tố như biểu đồ-chart, bảng biểu và các hình ảnh để truyền đạt tình

trạng của kế hoạch của bạn, và chúng được tùy biến cao Bạn có thể in hoặc xem các bản báo cáo

trực tiếp trong cửa sổ Project giống như bất kỳ một khung nhìn nào đó Bạn cũng có thể sao chép

và dán các bản báo cáo vào các ứng dụng khác, chẳng hạn như Microsoft PowerPoint

Trong ví dụ này, bạn sẽ khám phá một bản báo cáo

Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh Views Report, kích vào Resource rồi kích vào

Resource Overview

Báo cáo dạng Resource Overview xuất hiện

Bước 2: Di chuyển thanh cuộn dọc để xem tất cả các nội dung của báo cáo

Như bạn có thể thấy, báo cáo này bao gồm hai biểu đồ và một bảng biểu

Bước 3: Kíc vào biểu đồ có nhãn là Resource Starts

Bạn nhìn thấy hai điều xảy ra khi bạn làm việc này

- Đầu tiên, bảng điều khiển Field List xuất hiện ở phía bên phải của cửa sổ Bạn sử dụng

bảng điều khiển này để quyết định những loại dữ liệu nào sẽ có trong biểu đồ Bạn sẽ tùy biến các bảng báo cáo trong Chương 6 và Chương 17

- Điều thứ hai mà đã xảy ra là nhãn Report Tools, Chart Tools và các tab ngữ cảnh liên

quan tới chúng sẽ xuất hiện trên giao diện làm việc của Project.

Bước 4: Kích vào bảng có nhãn là Resource Status

Chương I 18

Một lần nữa, bạn sẽ thấy bảng điều khiển Field List xuất hiện và các tab theo ngữ cảnh

được cập nhật để phản ánh rằng bây giờ bạn đang lựa chọn một bảng biểu trong bản báo cáo thay

vì một biểu đồ nào đó

Tiếp theo bạn sẽ khám phá các tab ngữ cảnh

Bước 5: Kích vào tab Design nằm ở dưới nhãn Report Tools

Ở đây, bạn có thể nhìn thấy các lệnh có liên quan đến toàn bộ việc thiết kế của báo cáo

Bước 6: Kích vào tab Design nằm ở dưới nhãn Table Tools

Bây giờ bạn sẽ thấy các lệnh dùng để áp dụng cho bảng đang được chọn trong báo cáo này

Bước 7: Kích vào tab Layout nằm ở dưới nhãn Table Tools

Bạn có thể sử dụng các lệnh này để kiểm soát toàn bộ việc bố trí của bảng đang được chọn Tiếp theo, chúng ta sẽ phân chia cửa sổ để hiển thị cả khung nhìn và báo cáo cùng một lúc

Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích chọn vào hộp kiểm có nhãn là

Timeline

Khung nhìn được chia này bao gồm một bản tóm tắt cấp cao trong khung nhìn Timeline

và một cái nhìn khái quát về các tài nguyên của bạn trong báo cáo Resource Overview

Lưu ý: Để thấy các thông tin thêm về việc sử dụng các bản báo cáo, trên tab Report, trong

nhóm lệnh View Reports , kích Getting Started và sau đó kích vào bất kỳ mục nào đó trong danh

sách thả xuống

Chương II 20

Bắt đầu một kế hoạch dự án mới

Tiến độ của một dự án hoặc kế hoạch về bản chất là một mô hình mà bạn xây dựng một số khía cạnh mà bạn đang lường trước của một dự án - Đó là những gì mà bạn nghĩ rằng sẽ xảy ra, hoặc là những gì mà bạn muốn xảy ra Mô hình này tập trung vào một số khía cạnh, nhưng không phải tất cả của một dự án-đó là các nhiệm vụ, tài nguyên và các khung thời gian và có thể là các chi phí liên quan tới chúng

2.1 Bắt đầu một kế hoạch dự án mới và thiết lập ngày bắt đầu của nó Đúng như sự mong đợi của bạn Project tập trung chủ yếu vào thời gian Trong thực tế, đôi

khi bạn có thể biết ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc được dự kiến của một dự án hoặc là cả hai

Tuy nhiên, khi làm việc trong Project, bạn bắt buộc phải chỉ rõ một ngày duy nhất mà không được

chọn cả hai: Đó là ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của dự án Tại sao vậy? Bởi vì sau khi bạn

nhập ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc và các chi tiết khác của dự án thì Project sẽ tính toán ra ngày còn lại cho bạn Hãy nhớ rằng Project không chỉ đơn thuần là một chỗ chứa cố định của

thông tin về tiến độ của bạn hay là một công cụ dùng để vẽ biểu đồ Gantt -mà nó còn là một công

cụ lên kế hoạch hành động

Hầu hết các kế hoạch nên được lập tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu, ngay cả khi bạn biết rằng các dự án đó sẽ kết thúc trong một thời hạn nhất định Lập tiến độ từ ngày bắt đầu dẫn đến tất cả các nhiệm vụ bắt đầu càng sớm càng tốt và nó mang lại cho bạn sự linh hoạt tốt nhất về lập tiến độ Trong chương này và chương sau, bạn sẽ thấy sự linh hoạt này trong các hành động khi bạn làm việc với một dự án được lên tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu

Nhiệm vụ: Trong suốt cuốn sách này, bạn sẽ đóng vai trò của một người quản lý dự án tại

nhà xuất bản Lucerne, nhà xuất bản sách chuyên về sách thiếu nhi Lucerne sắp xuất bản một

cuốn sách mới quan trọng, và bạn được yêu cầu phát triển một kế hoạch cho ra mắt cuốn sách Trong chương này, bạn sẽ tạo ra một kế hoạch mới, thiết lập ngày bắt đầu của nó và lưu nó

Bước 1: Làm một trong hai việc sau đây:

- Trong Project, nếu bạn thấy tab File, kích vào nó và sau đó kích New

- Nếu bạn thực sự nhìn thấy một danh sách các mẫu có sẵn trong màn hình khởi động

Start khi bắt đầu Project, chuyển tới bước tiếp theo

Project hiển thị các tùy chọn cho việc tạo ra một kế hoạch dự án mới Các tùy chọn này bao việc sử dụng các các mẫu được cài đặt cùng với Project hoặc có sẵn trên web Bạn

sẽ thấy có cùng một danh sách các mẫu có sẵn trong màn hình Start và trong màn hình New

trên tab File

Chương II 22

Bước 2: Trong danh sách các mẫu có sẵn, kích vào Blank Project

Project tạo ra một kế hoạch dự án mới Bạn có thể thấy một thông báo trên thanh trạng thái ở phía dưới cùng của cửa sổ làm việc Project nhắc nhở bạn rằng có các nhiệm vụ mới được

tạo ra với chế độ tiến độ là thủ công-Manually Scheduled

Chú ý tới đường mỏng thẳng đứng màu xanh lá cây trong phần biểu đồ nằm phía bên phải

của khung nhìn Gantt Chart, nó cho thấy ngày hiện tại Current date trên máy tính của bạn Khi bạn tạo ra một kế hoạch dự án mới thì Project sẽ thiết lập ngày bắt đầu-start date của kế hoạch là

ngày hiện tại Tiếp theo bạn sẽ thay đổi ngày bắt đầu của kế hoạch

Bước 3: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information

Hộp thoại Project Information xuất hiện

Quan trọng: Nếu bạn đang sử dụng phần mềm MS Project Pro chứ không phải là bản MS

Project Standard thì các hộp thoại Project Information và một số hộp thoại khác sẽ có chứa thêm

các tùy chọn bổ sung liên quan đến Project Server Trong suốt cuốn sách này, chúng ta sẽ không

sử dụng đến Project Server, vì vậy bạn có thể bỏ qua các tùy chọn này Để biết thêm thông tin về Project Server, xem phụ lục C

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Start date gõ 05/1/2015 hoặc kích vào hình đầu mũi tên

màu đen để hiển thị bảng lịch và chọn ngày 05 tháng 01 năm 2015

Lưu ý: Trong bảng lịch hiện ra, bạn có thể sử dụng các mũi tên bên trái hoặc bên phải để

di chuyển đến bất kỳ tháng nào và sau đó nhấp vào ngày bạn muốn hoặc kích vào Today để nhanh

chóng chọn ngày hiện tại trong máy tính của bạn Việc nhập ngày tháng như thế nào phụ thuộc

vào thiết lập trong hộp thoại Region and language trong Control Panel trên hệ điều hành Window

của bạn

Lưu ý trong hộp chọn có danh sách thả xuống có nhãn Schedule from đang chọn Project

Start Date Như đã lưu ý trước đó, bởi vì kế hoạch này được lên tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu,

nên khi bạn nhập ngày bắt đầu-start date, Project sẽ tính toán ngày kết thúc dựa trên các chi tiết

về tiến độ được chứa đựng trong kế hoạch

Bước 5: Kích OK để chấp nhận ngày bắt đầu của dự án và đóng hộp thoại Project Information

Liên quan đến

Project Server

Hiển thị bảng lịch

Project cuộn phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để cho thấy ngày bắt đầu của dự

án Ngày bắt đầu của dự án được thể hiện là một đường mỏng thẳng đứng nét đứt

Lưu ý: Bạn có thể thiết lập để Project tự động hiển thị hộp thoại Project Information mỗi khi bạn tạo ra một kế hoạch dự án mới Để thực hiện thay đổi này, trên tab File kích Options Trong hộp thoại Project Options kích vào tab Advanced và trong khu vực bên dưới nhãn General tích chọn hộp kiểm có nhãn Prompt for project info new projects

Bước 6: Trên tab File kích Save

Bời vì kế hoạch này chưa từng được lưu trước đó nên màn hình Save As xuất hiện

Bước 7: Bên dưới khu vực có nhãn Save and Sync kích Computer và sau đí kích vào nút

Browse ở khu vực phía bên phải

Bước 8: Di chuyển tới thư mục Practices/Chapter 2 trong cùng thư mục chứa tập tin về

cuốn sách này trên máy tính của bạn

Bước 9: Trong hộp nhập có nhãn File name gõ Simple plan

Bước 10: Bấm vào nút Save để lưu kế hoạch và đóng hộp thoại Save As

Lưu ý: Bạn có thể chỉ thị cho Project tự động lưu kế hoạch dự án đang được mở ra trong một khoảng thời gian được định trước, chẳng hạn như cứ sau 10 phút lưu một lần Trên tab File,

kích Options Trong hộp thoại Project Options, kích vào Save, tích chọn hộp kiểm có nhãn Auto

save every và sau đó xác định khoảng thời gian ( theo phút) mà bạn muốn lưu tự động trong hộp nhập có nhãn minute

2.2 Thiết lập ngày không làm việc trong lịch dự án- Project calendar

Lịch là phương tiện chủ yếu mà bạn kiểm soát mỗi khi nhiệm vụ và tài nguyên có thể được

lên tiến độ để làm việc trong trong Project Trong những chương sau, bạn sẽ làm việc với các loại

lịch khác, còn trong chương này bạn chỉ làm việc với lịch dự án

“Lịch dự án”-Project calendar xác định những ngày làm việc, ngày không làm việc và thời

gian làm việc trong ngày chung cho các nhiệm vụ Project bao gồm nhiều kiểu lịch, gọi là các lịch

cơ sở-base calendar, bất kỳ kiểu lịch nào một trong số đó có thể được dùng để làm lịch dự án cho một kế hoạch Bạn lựa chọn một kiểu lịch cơ sở để nó sẽ được sử dụng làm lịch dự án trong hộp

thoại Project Information Hãy coi lịch dự án như là lịch làm việc bình thường của tổ chức hay

cơ quan của bạn Ví dụ, làm việc có thể là từ thứ Hai đến thứ Sáu, mỗi ngày làm việc từ 8:00 tới 17:00 và dành 1 tiếng cho nghỉ trưa Cơ quan của bạn hoặc các tài nguyên cụ thể có thể có những ngoại lệ đối với lịch làm việc bình thường này, chẳng hạn như các ngày lễ hoặc ngày nghỉ Bạn sẽ giải quyết các ngày nghỉ của tài nguyên trong Chương 4

Bạn quản lý các lịch này thông qua hộp thoại Change Woring Time (truy cập trên tab

Project) Sử dụng hộp thoại này để thiết lập thời gian làm việc bình thường và các ngoại lệ về thời

gian làm việc cho các tài nguyên riêng biệt hoặc cho toàn bộ kế hoạch mà bạn sẽ thực hiện sau đây

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần kê khai một ngày sắp tới mà

trong ngày đó toàn bộ nhân viên của nhà xuất bản sẽ không sẵn sàng để làm việc trong dự án ra mắt cuốn sách

Trong ví dụ này, bạn sẽ xem xét các lịch cơ sở có sẵn và sau đó tạo ra ngoại lệ về thời gian làm việc trong lịch dự án:

Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information

Hộp thoại Project Information xuất hiện

Bước 2: Trong hộp chọn có nhãn Calendar kích vào đầu mũi tên màu đen

Chương II 24

Danh sách hiện có ba kiểu lịch cơ sở đi kèm với Project:

* 24 Hours: 24 giờ, làm việc liên tục, không có khoảng thời gian không làm việc

* Night Shift: Ca đêm, bắt đầu từ đêm thứ hai và kết thúc vào sáng thứ bảy, một ca làm

việc từ 11 đêm nay tới 8 giờ sáng hôm sau và đã bao gồm 1 tiếng nghỉ giữa giờ

* Standard: Tiêu chuẩn, là các ngày làm việc truyền thống từ thứ Hai đến thứ Sáu, một

ngày làm việc từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều và đã bao gồm 1 tiếng nghỉ trưa

Chỉ có thể chọn một trong số các lịch cơ sở trên để dùng làm lịch dự án Đối với kế hoạch

dự án ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng lịch cơ sở Standard làm lịch dự án, và theo mặc định thì nó

đang được chọn

Bước 3: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Project Information mà không thực hiện

bất kỳ sự thay đổi nào trong đó

Bạn đã biết toàn bộ nhân viên nhà xuất bản Lucerne sẽ có mặt tại một sự kiện đặc biệt vào

ngày 22 tháng 1, do đó không có sự làm việc nào được lên tiến độ vào ngày này Bạn sẽ ghi lại ngày này là một ngoại lệ trong lịch dự án

Bước 4: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time Hộp thoại Change Working Time sẽ xuất hiện

Lưu ý: Kiểu lịch cơ sở đã được chọn làm lịch dự án ở trong hộp thoại Project Information

sẽ xuất hiện trong hộp chọn có nhãn For Calendar và nó sẽ đính kèm thêm dòng chữ “Project

calendar” ở trong dấu ngoặc đơn để hiển thị nó được chọn làm lịch dự án

Bước 5: Trong ô nhập dữ liệu thuộc cột có nhãn Name trong tab Exceptions-“ngoại lệ” ở

phần bên dưới của hộp thoại, gõ Staff at morale event- và sau đó kích vào ô tương ứng ở bên cột

Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn ngày mà bạn muốn trong bảng lịch nằm ở phía trên của tab

Exceptions hoặc từ bảng lịch thả xuống trong trường dữ liệu Start

Và ngày này được lên tiến độ là ngày không làm việc đối với dự án Trong hộp thoại, dấu hiệu để nhận biết một ngày là ngày ngoại lệ khi ngày đó có dấu gạch chân và được phủ mầu

Bước 7: Kích OK để đóng hộp thoại Change Working Time

Để kiểm tra sự thay đổi này tới lịch dự án, quan sát trong phần biểu đồ của khung nhìn

Gantt Chart, bạn sẽ thấy thứ 5 ngày 22 tháng 1 bây giờ được định dạng bởi màu xám để thể hiện

đó là ngày không làm việc ( giống như những ngày nghỉ cuối tuần là thứ bảy và chủ nhật)

Trong phần này, bạn mới chỉ tạo ra một ngày cụ thể là một ngày không làm việc trong toàn

bộ kế hoạch Các ví dụ thông thường khác của việc điều chỉnh thời gian làm việc bao gồm:

* Các ngày nghỉ lễ định kỳ hoặc các thời gian nghỉ khác theo một chu kỳ, chẳng hạn như hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm Để thiết lập các thời gian không làm việc định kỳ hoặc theo

chu kỳ, kích nút Details trên tab Exceptions trong hộp thoại Change Working Time

* Thay đổi thời gian làm việc theo từng tuần Đây là vấn đề xảy ra khi muốn đưa sự thay đổi của các mùa vào trong thời gian làm việc, ví dụ mùa đông sẽ bắt đầu làm việc muộn hơn mùa

hè Để thiết lập các tuần làm việc tùy chỉnh theo ý bạn, trên tab Work Weeks trong hộp thoại Change Working Time, nhập phạm vi ngày mà bạn muốn trong trường Start và Finish, kích vào nút Details, rồi sau đó thiết lập các điều chỉnh về thời gian làm việc mà bạn muốn

* Thời gian làm việc đặc biệt cho một tài nguyên Bạn sẽ thực hiện các thiết lập như thế trong Chương 4

Chương II 26

2.3 Nhập tiêu đề và các thuộc tính khác của kế hoạch

Cũng giống như các ứng dụng khác của Microsoft Office, Project cũng theo dõi một số

thuộc tính của tập tin Một số thuộc tính này là các số liệu thống kê, chẳng hạn như tập tin đã được sửa đổi bao nhiêu lần Các thuộc tính khác bao gồm các thông tin mà bạn có thể muốn ghi lại về một kế hoạch dự án, chẳng hạn như tên dự án, tên người quản lý của dự án hoặc các từ khóa để hỗ trợ việc tìm tập tin Một số thuộc tính được sử dụng trong các khung nhìn, trong các báo cáo và

trong tiêu đề trang và chân trang giấy khi in (header và footer) Bạn có thể xem và ghi lại các thuộc

tính này trong hộp thoại Advanced Properties

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn ghi lại các thông tin cấp cao

về kế hoạch cho ra mắt cuốn sách mới Những chi tiết này sẽ không ảnh hưởng tới tiến độ nhưng liên quan đến thông tin quan trọng được bổ sung mà bạn muốn giữ lại trong kế hoạch

Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập một số thuộc tính về kế hoạch mà sau này bạn sẽ sử dụng khi

in ấn hoặc cho các mục đích khác:

Bước 1: Kích vào tab File

Khung nhìn Backstage xuất hiện Tab Info được mặc định là đang được chọn Ở bên phải của màn hình, dưới khu vực có nhãn Project Information, lưu ý tới các số liệu thống kê chính, chẳng hạn như ngày bắt đầu-start date, nằm ở phía bên phải của khung nhìn Backstage Chú ý

rằng, rất nhiều trường dữ liệu mà bạn nhìn thấy ở đây là giống với các trường dữ liệu mà bạn nhìn

thấy trong hộp thoại Project Information Bạn có thể chỉnh sửa các trường dữ liệu này ở đây hoặc trong hộp thoại Project Information

Bước 2: Kích vào nhãn Project Information Trong menu xuất hiện, kích Advanced

Properties

Hộp thoại Properties xuất hiện với tab có nhãn Summary đang được mở ra

Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Subject gõ: New book launch Schedule

Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Manager gõ: Carole Poland

Bước 5: Trong hộp nhập có nhãn Company gõ: Lucerne Publishing

Bước 6: Trong hộp nhập có nhãn Comments gõ: New chilrent’s book for spring release

Bước 7: kich OK để đóng hộp thoại

Để kết thúc phần này, bạn sẽ lưu những thay đổi này cho tập tin Simple plan

Bước 8: Trên tab File kích Save

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Project là một phần của bức tranh lớn hơn

Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và các thông tin mà bạn có quyền truy cập, các kế hoạch

mà bạn phát triển trong Project có thể không giải quyết những khía cạnh quan trọng khác của các

dự án của bạn Ví dụ, rất nhiều dự án lớn đang được đảm trách bởi các cơ quan tổ chức mà có một quy trình quản lý sự thay đổi Trước khi một sự thay đổi lớn tới phạm vi của một dự án được thông qua, nó phải được đánh giá và chấp thuận bởi những người quản lý và thi hành dự án Mặc dù đây

là một hoạt động quản lý dự án quan trọng nhưng nó không phải là một cái gì đó được thực hiện

trực tiếp trong Project

Chương III 28 Xây dựng một danh sách các nhiệm vụ