Sáng kiến kinh nghiệm việc ứng dụng excell vào công tác quản lý đất đai, nhiệm vụ chính là theo dõi quy trình thủ tục hồ sơ đất đai được hộ gia đình nộp 1 cửa của UBND huyện Tuy An, để xem rõ quá trình thụ lý hồ sơ của văn phòng đăng ký đất đai huyên tuy An
Trang 11 PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU 2
8 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 3
12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 4
16 CHƯƠNG III: BIỆN PHÁP GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ THỰC HIỆN 6
21 2.4 NỘI DUNG CẬP NHẬP QUẢN LÝ THEO DÕI VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ 7
22 2.4.1 ỨNG DỤNG Microsoft office Excel CẬP NHẬP QUẢN LÝ THEO
23 2.4.1 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ XIN CẤP GIẤY HÀNG NGÀY 8
24 2.4.2 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỈNH LÝ BIẾN ĐỘNG HÀNG NGÀY 9
25 2.4.3 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐÃ CẤP GIẤY Ở CÁC XÃ, THỊ TRẤN 10
26 2.4.4 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ THẾ CHẤP VÀ XÓA THẾ CHẤP HÀNG NGÀY 12
27 2.4.4 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ TRÍCH LỤC, TRÍCH ĐO HÀNG NGÀY 13
30 PHẦN III: KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ
Trang 2I/ PHẦN I: MỞ ĐẦU
1/ Lý do chọn đề tài:
Trong những năm qua, nhìn chung công tác cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ chưa thực sự quan tâm đúng mức, nên việc thực hiện các văn bản chưa được đồng bộ và đúng theo các quy định đã hướng dẫn Mặt khác, việc cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ bố trí cán bộ làm công tác này chưa được chuyên sau Từ đó cho đến nay đối với công tác này còn nhiều thô sơ chưa có khoa học, tủ đựng hồ sơ lưu trữ, kệ đựng hồ sơ lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường Vai trò của đất đai trong đời sống của người dân lại càng trở nên quan trọng hơn Khi đất đai đã trở nên có giá trị thì các quyền liên quan đến đất đai ngày càng cao, để thực hiện tốt công việc này thì trước hết cần phải có cơ sở để quản lý Để giải quyết tốt các vấn đề trên cần phải đề ra một số giải pháp để thực hiện
Việc cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ trong nhiều năm qua của Văn phòng đăng
ký quyền sử dụng đất chưa đi vào nề nếp, chưa có khoa học, dẫn đến việc bất cập trong quá trình phục vụ cung cấp những thông tin khi tổ chức cá nhân yêu cầu Có những vụ việc yêu cầu cung cấp hồ sơ để giải quyết những vấn đề mâu thuẩn, tranh chấp, hoặc cung cấp những thông tin để làm cơ sở dữ liệu, tài liệu quản lý đất đai, trong quá trình tìm kiếm rất khó khăn chậm trễ, dân đến việc cung cấp thông tin hoặc làm cơ sở để giải quyết kéo dài thời gian, không đáp ứng kịp thời phục vụ cho công tác quản lý đất đai
Để sắp xếp lại việc cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ một cách có khoa học nhằm phục vụ tốt Phương pháp cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ để công tác quản lý đất đai trên địa bàn huyện ngày càng tốt hơn
Xuất phát từ thực tế trên Vì vậy tôi chọn đề tài: Sáng kiến kinh nghiệm “Ứng dụng tin
học cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ” làm đề tài chiến sỹ thi đua cấp cơ sở năm
2013
2/ Mục đích nghiên cứu:
Tìm hiểu các quy định pháp lý, nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc cấp nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ chưa đi vào nề nếp, chưa có khoa học, ngăn nắp
Nhằm giúp cho lãnh đạo cập nhật quản lý theo dỗi và cán bộ công nhân viên chức bộ phận lưu trữ hồ sơ khắc phục những thiếu sót để từ đó quản lý cập nhật theo dõi và lưu trữ hồ sơ có chất lượng cao và đúng theo quy định
3/ Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
* Đối tượng nghiên cứu:
Cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ Cấp giấy chứng nhận QSD đất, cho tặng QSD đất, chuyển nhượng QSD đất, cấp đổi cấp lại, thừ kế QSD đất, tách thửa QSD đất, thế chấp và xóa thế chấp QSD đất, chỉnh lý biến động, chuyển mục đích
* Phạm vi nghiên cứu:
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường
4/ Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nhận hồ sơ và trả kết quả theo thủ tục hành chính
Cập nhập quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ đúng thực trạng trong công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thực hiện các quyền liên quan đến đất đai trên địa bàn huyện, tạo thuận lợi trong quá trình lưu trữ cũng như công tác đôn đốc công việc trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ giải quyết hồ sơ của cán bộ đang thụ lý hồ sơ
Trang 3Đánh giá những mặt thuận lợi, khó khăn trong công tác báo cáo hồ sơ của các xã, thị trấn
5/ Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích các thông tin thu thập được và tổng hợp các thông tin cần thiết để đưa vào đề tài nghiên cứu
Phương pháp so sánh: so sánh các hồ sơ trễ hẹn trong công tác cấp giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất và thực hiện các quyền của người dân, từ đó giúp đề xuất các giải pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện tốt hơn
Phương pháp thống kê: thu thập các số liệu cấp giấy trên địa bàn huyện, số liệu về thực hiện ccong tác của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để báo cáo
PHẦN II: NỘI DUNG ĐỀ TÀI:
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1/ Cở sở pháp lý:
- Luật đất đai 2003 thông qua ngày 26/11/2003 có hiệu lực ngày 01/7/2004
- Nghị định 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về hướng dẫn thi hành luật đất đai
- Nghị định 88/2009/NĐ-CP ngày 19/10/2009 của Chính phủ về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
- Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc huớng dẫn lập chỉnh lý quản lý hồ sơ địa chính
- Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21/10/2009 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về quy định về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất
2/ Cở sở lý luận:
- Công tác cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ nói riêng thì công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ cho các yêu cầu về tổ chức có khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội Là một ngành hoạt động của Nhà nước bao gồm các mặt chính trị , khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ là tài sản chung của toàn dân do nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất
3/ Cở sở thực tiễn:
Đất đai là một tài nguyên vô cùng quý giá và quyền sử dụng tài nguyên này là một vấn đề rất nhạy cảm dễ xảy ra tranh chấp Yêu cầu phải quản lý và cung cấp thông tin chính xác cho người quản lý và người sử dụng Hồ sơ lưu trữ phải được lâu dài nên cần được bảo quản đảm bảo
độ chính xác cao, tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng Nhưng hiện nay việc cập nhật thông tin đến
hồ sơ lưu trữ rất nhiều, khi cần hồ sơ để giải quyết một công việc cho người dân hoặc tổ chức yêu cầu cuung cấp thông tin về hồ sơ đó rất khó khăn, mất nhiều thời gia làm ảnh hưởng đến công việc rất nhiều… Do đó việc ứng dụng tin học cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ là một điều hết sức cần thiết, giúp lãnh đạo và cán bộ chuyên môn nắm chắc chắn công việc và giảm bớt khối lượng công việc, cập nhật nhanh chóng chính xác llưu trữ lâu dài và chính xác
Trang 4CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1/ Khái quát phạm vi địa bàn nghiên cứu:
Tuy An là một huyện ven biển phía Bắc của tỉnh Phú Yên có toạ độ địa lý từ 1308’2’’ đến
13022’20’’ vĩ độ Bắc và từ 10905’10’’ đến 109021’24’’ kinh độ Đông; vị trí tiếp giáp như sau:
- Phía Bắc giáp Thị xã Sông cầu và Tây Bắc giáp huyện Đồng Xuân
- Phía Nam giáp thành phố Tuy Hoà và huyện Phú Hoà
- Phía Đông giáp Biển Đông
- Phía Tây giáp huyện miền núi Sơn Hoà
Bảng 1 Hiện trạng sử dụng đất và cơ cấu đất đai năm 2012
TỔNG DIỆN TÍCH CÁC LOẠI ĐẤT (ha)
CƠ CẤU DIỆN TÍCH LOẠI ĐẤT
(%)
1.4 Đất có mặt nước ven biển (MVB) 218.69 0.53
2/ Thực trạng của đề tài nghiên cứu:
Theo xu hướng phát triển tất yếu đang diễn ra hiện nay trên địa bàn huyện Tuy An thì diện tích đất nông nghiệp có xu hướng ngày càng giảm Ngược lại đất ở đô thị và đất ở nông thôn ngày càng tăng lên Vì do sự gia tăng dân số làm cho nhu cầu sử dụng xây dựng nhà ở của người dân dàng cao, nên việc mua bán chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế, chuyển mục đích, thế chấp…Và hiện nay trên địa bàn huyện Tuy An cần phải cấp mới giấy chứng nhân quyền sử dụng đất lần đầu khoảng 22.000 giấy chưa nói đến việc cấp đổi cấp lại của người dân có nhu cầu Chính vì thế mà điều kiện để dẫn đến để ứng dụng tin học để cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ
Bảng 2: Kết quả thực hiện nhiệm vụ từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/09/2012
STT LOẠI ĐẤT SỐ LƯỢNG HỒ SƠ HỒ SƠ ĐÚNG HẸN HỒ SƠ TRỄ HẸN
Trang 504 Chuyển nhượng QSD đất 310 295 15
3/ Nguyên nhân thực trạng:
Hiện nay công việc của văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất quá nhiều , làm cho việc quản lý theo dõi hồ sơ còn hạn chế, số lượng hồ sơ lưu trữ quá lớn dẫn đến việc giải quyết công việc và lưu trữ hồ sơ không theo kịp tiến độ
Với số lượng hồ sơ mà văn phòng đang giải quyết với khối lượng lớn gồm nhiều lĩnh vực nhưu cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất còn quá nhiều, cho tặng QSD đất, chuyển nhượng QSD đất, cấp đổi cấp lại, thừ kế QSD đất, tách thửa QSD đất, thế chấp và xóa thế chấp QSD đất, chỉnh lý biến động, chuyển mục đích cần phải có phương phấp lưu trữ hồ sơ khoa học hơn
Trước đây lưu trữ hồ sơ có lập sổ theo dõi hồ sơ tiếp nhận và thụ lý, hồ sơ được tập trung vào một đầu mối theo quy định của công tác lưu trữ Đã phân loại hồ sơ theo lĩnh vực theo tháng, quý , năm
Hồ sơ được xếp vào kẹp ba dây có dán nhãn và ghi loại hồ sơ và tên hồ sơ Nhưng còn hạn chế trang thiết bị để lưu trữ
Trình độ năng lực chuyên môn của cán bộ trong nghành chưa cao, việc năm bắt các phần mềm để ứng dụng trong việc quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ chưa đáp ứng, ít có thời gian để đầu tư nghiên cứu tìm hiếu các phần mềm chuyên ngành
Số lượng cán bộ công nhân viên chức tại văn phòng đăng ký QSD đất còn hạn chế trong khi khối lượng lượng công việc quá nhiều nên chủ yếu tập trung vào chuyên môn để hoàn thành công việc được giao Việc lưu trữ hồ sơ chư đầu tư đúng mức còn hạn chế
Trang 6CHƯƠNG 3
BIỆN PHÁP, GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ THỰC HIỆN
1/ Cơ sở đề xuất các biện pháp:
Nghiên cứu, vận dụng có hiểu quả các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực đất đai và các văn bản khác có liên quan
Nắm bắt kịp thời các các thông tin lưu trữ, tình hình cấp giấy của huyện và đôn đốc tiến độ thời gian cấp giấy
Ứng dụng nhanh chóng kịp thời chính xác cho các xã thị trấn cho công tác quản lý hồ sơ cấp giấy ở địa phương
Cần nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của người dân trong việc sử dụng đất đai
Tất cả những biến động đất đai mà đã đăng ký hợp pháp tại phòng Tài nguyên và Môi trường thì phải được cập nhật thường xuyên và đưa vào lưu trữ hồ sơ
2/ Tổ chức triển khai và kết quả thực hiện:
2.1/ Quy trình triển khai thực hiện
Phần dữ liệu: Thông tin bao gồm Hồ sơ cấp giấy, cấp đổi, chuyển nhượng, cho tặng, thừa
kế, thế chấp, xóa thế chấp, chính lý, tách thửa, chuyển mục đích
Phần công cụ: các thủ tục và kỹ thuật cho phép thu nhập, cập nhật, xử lý các thông tin nói
trên
Sơ đồ: Các hệ thống thông tin đất đai Phần cứng: Máy vi tính cấu hình Pentium®, bộ nhớ Ram 1GHz, bàn phím, chuôt Phần mềm: Sử dụng các phần mềm Microsoft office Excel cập nhập quản lý, theo dõi,
lưu trữ hồ sơ
Trang 7Quy trình cập nhật quản lý, theo dõi, lưu trữ hồ sơ
2.2/ Kết “Ứng dụng tin học cập nhật quản lý theo dõi và lưu trữ hồ sơ” (số liệu đến
30/08/2013):
STT LOẠI ĐẤT SỐ LƯỢNG HỒ SƠ HỒ SƠ ĐÚNG HẸN HỒ SƠ TRỄ HẸN
2.3/ Nội dung cập nhập quản lý, theo dõi, lưu trữ hồ sơ:
+ Sử dụng phần mềm Microsoft Excel giúp cho chúng ta quản lý và lưu trữ hồ
sơ đất đai một cách có hệ thống và khoa học và quan trọng vì nó giúp cho các dữ liệu có thể qua lại với nhau phục vụ cho từng nhu cầu của người quản lý dữ liệu hay có sự liên
hệ giữa các dữ liệu
Nội dung cập nhập quản lý, theo dõi, lưu trữ hồ sơ gồm có:
+ Cập nhập lưu trữ hồ sơ xin cấp giấy hàng ngày
+ Cập nhập lưu trữ hồ sơ chỉnh lý biến động hàng ngày
+ Cập nhập quản lý, theo dõi hồ sơ đã cấp giấy ở các xã, thị trấn
+ Cập nhập lưu trữ hồ sơ thế chấp và xóa thế chấp hàng ngày
+ Cập nhập lưu trữ hồ sơ trích lục, trích đo hàng ngày
- Tạo điều kiện cho nhà quản lý và cán bộ thụ lý hồ sơ biết rõ thời gian trễ hồ sơ
- Hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ lưu trữ nhanh phục vụ cho công tác kiểm tra hồ sơ
Chuẩn bị phương tiện nghiên cứu
Thu thập, phân tích, thống kê tài
liệu, số liệu
Xây dựng CSDL trên Microsoft
office Excel Đánh giá hiệu quả
Phần cứng, phần mềm,…
Tổng hợp liệt kê, lưu trữ , điều
chỉnh sửa đổi
Hiệu quả về mặt thời gian, kỹ
thuật và kinh tế
Hồ sơ cấp giấy, cấp đổi, chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế, thế chấp, xóa thế chấp, chính lý, tách thửa, chuyển mục đích
Trang 82.4/ Ứng dụng Microsoft Excel trong việc cập nhập quản lý, theo dõi lưu trữ hồ sơ:
2.4.1/ Cập nhập lưu trữ hồ sơ xin cấp giấy hàng ngày.
Phần dữ liệu cập nhập
Tên chủ hộ
Địa chỉ khu đất
Số lượng hồ sơ
Nội dung in sổ
Ngày nhận và ngày hẹn trả
Đã có giấy chứng nhận
Cán bộ thụ lý
Hồ sơ trả
* Phần dữ liệu tính toán được thiết lập công thức tự động báo cáo trễ cho người quản lý và cán
bộ thụ lý theo dõi tiến độ cấp giấy, chỉnh lý biến động thử đất.
-Cột ngày thụ lý còn lại:
K69 =IF(N69=" ";" ";J69-TODAY())
Tự động hóa,báo cáo
hồ sơ trễ
Trang 9- Cột báo trễ hẹn:
L69=IF(N69=" ";" ";IF(K69=5;"Còn 5 ngày";IF(K69=4;"Còn 4 ngày";IF(K69=3;"Còn 3 ngày";IF(K69=2;"Còn 2 ngày";IF(K69=1;"Còn 1 ngày";IF(K69=0;"Hết ngày";IF(K69<0;"Trễ hẹn"&K69&" ngày";"chưa"))))))))
- Cột số hồ sơ:
M69=IF(L69="Trễ hẹn";D69-O69-Q69;" ")
- Cột số hồ sơ đang thụ lý:
N69=IF(D69-O69-Q69=0;" ";D69-O69-Q69)
2.4.2/ Cập nhập lưu trữ hồ sơ chỉnh lý biến động hàng ngày.
Trang 10Phần dữ liệu cập nhập:
Tên chủ hộ
Địa chỉ khu đất
Số lượng hồ sơ
Mã hồ sơ
Nội dung chỉnh lý biến động
Ngày nhận và ngày hẹn trả
Đã có kết quả
Cán bộ thụ lý
Hồ sơ trả
* Phần dữ liệu tính toán được thiết lập công thức tự động báo cáo trễ cho người quản lý và cán
bộ thụ lý theo dõi tiến độ cấp giấy, chỉnh lý biến động thử đất.
-Cột ngày thụ lý còn lại:
I157 =IF(L157=" ";" ";H157-TODAY())
- Cột báo trễ hẹn:
J157=IF(L157=" ";" ";IF(I157=5;"Còn 5 ngày";IF(I157=4;"Còn 4 ngày";IF(I157=3;"Còn 3 ngày";IF(I157=2;"Còn 2 ngày";IF(I157=1;"Còn 1 ngày";IF(I157=0;"Hết ngày";IF(I157<0;"Trễ hẹn"& I157&" ngày";"chưa"))))))))
- Cột Số hồ sơ:
K157=IF(J157="Trễ hẹn";D157-O157-L157;" ")
- Cột số hồ sơ đang thụ lý:
L157=IF(D157-O157-L157=0;" "; D157-O157-L157)
2.4.3/ Cập nhập quản lý, theo dõi hồ sơ đã cấp giấy ở các xã, thị trấn hàng ngày.
Ví dụ: Cập nhập dữ liệu tại xã An Hòa.
Trang 11Phần dữ liệu cập nhập:
Ngày hoàn thành
Họ và tên
Địa chỉ
Cán bộ thụ lý
Diện tích cho từng loại đất cấp sổ
- Từ những số liệu trên tổng hợp được số lượng cấp giấy cho từng loại đất: Ví dụ xem liệt kê tính hình cấp giấy tại Xã An Hòa ( hình minh họa)
Tiến hành liệt kê
kiểm tra từng xã, thị
trấn tại mục địa chỉ.
Tổng hợp số liệu cấp
giấy 15 xã, thị trấn
Trang 122.4.4/ Cập nhập lưu trữ hồ sơ thế chấp và xóa thế chấp hàng ngày.
Phần dữ liệu cập nhập:
Tên tổ chức
Địa điểm khu đất
Số lượng hồ sơ
Mã hồ sơ
Nội dung
Ngày nhận, ngày hẹn, ngày trả
Đã có kết quả
Cán bộ thụ lý
Trang 132.4.5/ Cập nhập lưu trữ hồ sơ trích lục, trích đo hàng ngày.
Phần dữ liệu cập nhập:
Tên cơ sở
Số hồ sơ
Nội dung
Địa điểm
Ngày nhận, ngày trả
Đã có kết quả
Cán bộ thụ lý
2.4.6/ Tìm kiếm hồ sơ lưu trữ.
Ví dụ: Muốn tìm kiếm nội dung của hộ Lê Quang Thắng trong sheet lưu trữ Xóa và đăng ký thế
chấp năm 2013 tiến hành Nhấn phím tắt CTRT + H
Xuất hiện hộp thoại