1.5 Các nghiệp vụ quản lý nhân sự của Công ty TNHH HiPT Mobile - Quản lý hồ sơ nhân viên: bao gồm các thông tin về lý lịch, thông tin liên lạc,thông tin công việc và các thông tin khác c
Trang 1BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
Trang 2HÀ NỘI – 2012
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 3
PHẦN 1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH HiPT MOBILE 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH HiPT Mobile 4
1.1.1 Thông tin chung 4
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH HiPT Mobile 4
1.2 Khái quát về ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH HiPT Mobile 5
1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH HiPT Mobile 5
1.4 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 6
1.5 Các nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty TNHH HiPT Mobile 7
PHẦN 2 GIẢI PHÁP PHẦM MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC MISA HRM.NET 2012 2.1 Giới thiệu về phần mềm MISA HRM.NET 2012 8
2.2 Cách triển khai phần mềm 8
2.3 Một số tính năng chính 9
2.3.1 Phân hệ quản lý thông tin nhân sự 9
2.3.2 Phân hệ quản lý tuyển dụng 12
2.3.3 Phân hệ quản lý chấm công 14
2.3.4 Phân hệ quản lý tiền lương và thuế 17
2.3.5 Phân hệ quản lý bảo hiểm 20
2.3.6 Phân hệ quản lý đào tạo 21
2.3.7 Phân hệ quản lý đánh giá và xếp loại nhân viên 23
2.4 Ứng dụng trong quản lý nhân sự của Công ty TNHH HiPT Mobile 24
2.4.1 Quản lý nhân sự 25
2.4.2 Quản lý tuyển dụng 27
2.5 Cách tạo báo cáo dựa trên dữ liệu đã nhập 32
PHẦN 3 TỔNG KẾT 3.1 Ưu điểm 38
3.2 Nhược điểm 39
LỜI KẾT 40
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Quản trị nguồn nhân lực là công tác đang ngày càng được các tổ chức, doanhnghiệp đặc biệt quan tâm trong vài năm trở lại đây Đặc biệt, trong các giai đoạn khủnghoảng, kinh tế khó khăn thì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra nhân tố giúp doanhnghiệp đứng vững và phát triển bền vững chính là nguồn nhân lực có chất lượng Do vậy,các giải pháp, phần mềm quản trị nguồn nhân lực cũng đang ngày càng hoàn thiện cáctính năng nhằm hỗ trợ toàn diện công tác quản trị nhân lực tại các tổ chức, doanh nghiệp.Công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trongquá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Sựphát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin do vậy trở thành một thành phầnkhông thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia
Nắm bắt được nhu cầu đó, Công ty Cổ phần Misa đã không ngừng nghiên cứu và cho
ra đời các phần mềm đáp ứng những nhu cầu về quản trị ngày càng cao của tổ chức,doanh nghiệp Bên cạnh những sản phẩm chủ đạo về phần mềm kế toán, Misa đã giớithiệu phần mềm MISA HRM.NET 2012 như là một công cụ hỗ trợ toàn diện cả về mặtnghiệp vụ lẫn công nghệ Phần mềm được thiết kế phù hợp cao với nhiều loại hình doanhnghiệp như: Công ty TNHH, Công ty tư nhân, Công ty Cổ phần từ nhỏ đến lớn
Với những tính năng ưu việt sẵn có, phần mềm đang được rất nhiều doanh nghiệp trong nước sử dụng, trong đó có Công ty TNHH HiPT Mobile
Danh sách nhóm
1 Đào Huyền Trang - A14504
2 Đào Mạnh Cường - A14499
3 Nguyễn Thị Hoài Thu - A14512
4 Nguyễn Nguyệt Anh - A14450
5 Hoàng Thu Hương - A14452
Trang 46 Công Ánh Nguyệt Thu - A14497
Trang 5PHẦN 1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH HIPT MOBILE 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH HiPT Mobile
1.1.1 Thông tin chung
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH HiPT Mobile
- Tên Tiếng Anh: HiPT Mobile Company Limited
- Trụ sở chính: HiPT Building – 152 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội
- Showroom:
+ Số 23 Quang Trung, Hoàn Kiếm, Hà Nội + Số 40D Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh
- Hình thức sở hữu: Công ty TNHH
- Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại
- Ngành nghề kinh doanh: Bán buôn, bán lẻ các thiết bị viễn thông bao gồm điện thoại
di động thương hiệu HiPT (Hi – mobile)
- Điện thoại: (84 – 4) 3847 4548
- Fax: (84 – 4) 3847 4549
- Email: Hi-moblile@hipt.com.vn
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH HiPT Mobile
Được thành lập từ năm 1994, HiPT là một trong những tập đoàn tin học hàng đầu tại ViệtNam, chuyên cung cấp các sản phẩm và giải pháp công nghệ thông tin tiên tiến và phù hợp nhằmphát huy tối đa hiệu quả công việc của khách hàng
- Năm 1994 – 2002: HiPT Group trở thành đối tác đầu tiên và là nhà phân phối chínhthức của hãng máy tính hàng đầu thế giới (HP) tại Việt Nam; Trở thành đối tác của Microsoft,RSA Security và là nhà cung câp giải pháp của Oracle
- Năm 2004 – 2008: Đây là giai đoạn phát triển vượt bậc của tập đoàn HiPT Group với
sự thành lập của một loạt các chi nhánh, hệ thống bán lẻ và Công ty TNHH trực thuộc Tập đoànđược cấp chứng chỉ ISO 9001 – 2000 và đứng đầu trong bảng xếp hạng VNR500 – Top 500doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam năm 2008
- Năm 2009 – nay: Nhờ có sự nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo cũng như toàn thểnhân viên, tập đoàn luôn tiếp tục đứng trong bảng xếp hạng VNR500 và được xếp hạng AAAtrong bảng Danh sách xếp hạng tín dụng Top 1000 các doanh nghiệp niêm yết trên thị trườngchứng khoán Việt Nam Không chỉ vậy tập đoàn còn được UNESCO trao tặng bảng vàng
“Doanh nghiệp văn hóa UNESCO Việt Nam”
Căn cứ Quyết định số 28 – 10/QĐ/HĐQT/HIPT ngày 6/12/2010 của Hội đồng quảntrị - Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT, Công ty TNHH HiPT Mobile được thành lập theo giấychứng nhận đăng ký kinh doanh số 0100364579-007 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà
Trang 6Nội cấp ngày 16/10/2010 với ngành nghề kinh doanh chính là phân phối các thiết bị viễn thông
và điện thoại di động mang thương hiệu Hi- mobile
Hiện nay, Công ty TNHH Hipt Mobile đã cho ra mắt 1 số sản phẩm với tính năng 2 sim 2 sónglinh hoạt được chia thành các dòng điện thoại chuyên biệt là điện thoại thời trang, điện thoại phổthông, điện thoại công nghệ và điện thoại giải trí,…
Đặc biệt, hi-mobile đã xây dựng một hệ thống trung tâm bảo hành chuyên nghiệp trải dài từ Bắcđến Nam với các điểm bảo hành được ủy quyền để có thể giúp khách hàng an tâm về chất lượngsản phẩm
1.2 Khái quát về ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH HiPT Mobile
- Ngành nghề kinh doanh của Công ty:
+ Dịch vụ thông tin và truyền thông: Hipt cung cấp các dịch vụ khoa học kỹ thuật tronglĩnh vực phát triển giá trị gia tăng trên nền hạ tầng truyền thông hiện đại, tư vấn vàchuyển giao công nghệ trong lĩnh vực truyền thông; kinh doanh dịch vụ đào tạo và tư vấncông nghệ thông tin và truyền thông và công ty bước đầu đã gặt hái được không ít thànhcông vượt trội
+ Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa hệ thống thông tin, mạng máy tính, truyền thông
+ Dịch vụ tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử, tin học , viễn thông.+ Cung cấp các sản phẩm tin học, công nghệ thông tin tới tay người tiêu dùng thông qua
1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH HiPT Mobile
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hipt Mobile
Trang 71.4 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
1.4.1 Giám đốc
Là người đại diện trước pháp luật đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty, là người có quyền đưa ra các quyết định quan trọng cũng như cơ bản liên quanđến lợi ích của công ty Giám đốc là người điều hành cấp cao nhất, đồng thời cũng làngười chịu toàn bộ trách nhiệm trong việc quản lý, điều hành, tổ chức các phòng bannghiệp vụ để thực hiện các mục tiêu đề ra nhằm mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty
1.4.2 Phó Giám đốc
Là người trợ giúp cho giám đốc, giúp giám đốc về công tác kinh doanh, công tácphát huy nguồn lực tài chính, hỗ trợ giám đốc trong mảng kĩ thuật máy móc, trang thiết bịphục vụ sản xuất Ngoài ra, phó giám đốc sẽ thay giám đốc điều hành mọi công việc củacông ty trong trường hợp giám đốc đi vắng hoặc nghỉ phép
1.4.6 Phòng hành chính tổng hợp
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động, kế hoạch tiền lương hàng năm
- Quản lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo các quy định của Công ty
và Nhà nước
Trang 8- Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của Công ty.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định
1.5 Các nghiệp vụ quản lý nhân sự của Công ty TNHH HiPT Mobile
- Quản lý hồ sơ nhân viên: bao gồm các thông tin về lý lịch, thông tin liên lạc,thông tin công việc và các thông tin khác có liên quan
- Quản lý công tác tuyển dụng: quản lý toàn bộ quy trình từ khâu lập kế hoạchtuyển dụng đến khâu gửi thư mời ứng viên trúng tuyển đi làm; sắp xếp lịch phỏng vấn chotừng ứng viên qua các vòng và gửi thư mời ứng viên tham gia tuyển dụng; chuyển hồ sơcủa các ứng viên trúng tuyển thành hồ sơ nhân viên
- Quản lý bảo hiểm: quản lý bảo hiểm bắt buộc từ khâu chuẩn bị hồ sơ đăng kýtham gia BHXH, BHYT, BHTN cho đến khâu hoàn tất thủ tục cho người lao động khithôi việc Lập báo cáo thu và thanh toán chế độ liên quan đến các khoản bảo hiểm bắtbuộc của Nhà nước
- Quản lý chấm công: Theo dõi việc chấm công theo nhiều hình thức (thời gian,sản phẩm, làm thêm giờ) Quản lý chi tiết số ngày nghỉ phép và nghỉ chế độ khác củanhân viên
- Quản lý tiền lương, thuế thu nhập cá nhân: Tính lương hàng tháng cho nhânviên theo nhiều hình thức (thời gian, sản phẩm, doanh số) Lập tờ khai thuế thu nhập cánhân hàng tháng và bảng quyết toán TNCN năm cho nhân viên
- Quản lý hợp đồng lao động: Nhắc nhở những hợp đồng lao động sắp hết hạn đểnhân sự có kế hoạch tiếp tục gia hạn hợp đồng cho nhân viên Lập hợp đồng, phụ lục hợpđồng cho nhân viên
- Quản lý đào tạo: Theo dõi chi tiết quá trình đào tạo như danh sách nhân viêncần đào tạo, nhà cung cấp dịch vụ đào tạo, tình trạng các khóa học, địa điểm, kết quả đánhgiá … Theo dõi chi phí khóa đào tạo theo từng đối tượng (nhân viên, công ty); theo dõicam kết sau đào tạo của từng nhân viên
- Đánh giá nhân viên: Nhân viên tự đánh giá bản thân; Nhà quản lý đánh giá vàthống nhất điểm của nhân viên Kết quả đánh giá sau khi thống nhất sẽ được chuyển vềcho bộ phận nhân sự Bộ phận nhân sự theo dõi trạng thái đánh giá của từng đợt đánh giá
và của từng nhân viên; tìm ra các nhân viên xuất sắc, có tiến bộ trong các đợt đánh giá
Trang 9PHẦN 2 GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC MISA
HRM.NET 2012 2.1 Giới thiệu về phần mềm MISA HRM.NET 2012
- Phần mềm sử dụng công nghệ Silverlight của Microsoft cho phép người dùngcảm nhận giống hệt như đang sử dụng ứng dụng Desktop
- Phần mềm Quản trị nguồn nhân lực MISA HRM.NET 2012 được thiết kế vớimục tiêu tự động hóa từ khâu hoạch định nguồn nhân lực, quản lý tuyển dụng, quản lý hồ
sơ nhân sự, đào tạo, đánh giá đến công tác chấm công, thanh toán lương, thuế, bảo hiểm
- Hiện tại, phần mềm đang chạy trên nền tảng điện toán đám mây của trung tâm dữliệu Viettel – IDC với chứng chỉ cao nhất về độ bảo mật an toàn thông tin
- Phí dịch vụ sử dụng phần mềm dao động trong khoảng từ 100.000 đồng –4.500.000 đồng (phụ thuộc vào số lượng nhân viên của mỗi doanh nghiệp)
- Phần mềm dự kiến cung cấp giao diện Việt – Trung – Anh và đáp ứng nhu cầuquản trị nguồn nhân lực cho mọi loại hình hoạt động của doanh nghiệp
2.2 Cách triển khai phần mềm
Các bước triển khai phần mềm:
- Trao đổi thông tin với đối tác: Những yêu cầu, điều kiện cần thiết có trong phầnmềm, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, khả năng nhân của nhân viên, khảnăng tài chính của doanh nghiệp để xây dựng được phần mềm phù hợp vớidoanh nghiệp
- Kí hợp đồng: 2 bên thống nhất các điều khoản và kí hợp đồng
- Nhà cung cấp bước vào quá trình xây dựng phần mềm dựa trên những tiêu chí 2bên đã thỏa thuận
- Kiểm thử hệ thống: doanh nghiệp cùng với nhà cung cấp thực hiện kiểm thửhoạt động thực tế, báo cáo số liệu đầy đủ, chính xác, so sánh với tiêu chí đã đặtra
- Doanh nghiệp nghiệm thu sản phẩm: hai bên kí văn bản nghiệm thu, chuyểngiao phần mềm,bắt đầu thời gian bảo hành
Trang 10- Doanh nghiệp lập đội ngũ cán bộ đào tạo nhân viên sử dụng và đưa vào sửdụng chính thức.
- Kiểm tra, thu thập phản hồi từ nhân viên để có cải tiến, nâng cấp phù hợp
2.3 Một số tính năng chính
2.3.1 Phân hệ quản lý thông tin nhân viên
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống quản lý thông tin nhân viên
Các tính năng chính:
Quản lý toàn diện thông tin nhân viên:
- Thông tin về hồ sơ lý lịch: Mã số, ngày sinh, họ tên, giới tính, số CMND, địachỉ, điện thoại, email, …
- Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình
- Thông tin về chức vụ, đơn vị công tác: chức vụ hiện tại, chức vụ kiêm nhiệm
- Thông tin về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, trình độ văn hóa
- Quản lý chi tiết thông tin về quá trình công tác của người lao động: nơi côngtác, chức vụ, mức lương, phụ cấp, thành tích, …
Trang 11- Thông tin về khen thưởng, kỷ luật: thời điểm, hình thức, nội dung, lý do khenthưởng.
- Thông tin về quá trình diễn biến lương của người lao động: Ngày xếp lương,bậc lương …
- Các thông tin khác của người lao động: tình trạng sức khỏe, thông tin Đoàn,Đảng, quân ngũ, đối tượng chính sách, thành phần gia đình, …
- Các thông tin nhân viên được cập nhật trực tiếp trên form hoặc import từ fileExcel của Công ty
Quản lý thay đổi nhân sự:
- Điều chuyển lao động:
+ Cập nhật hồ sơ nhân viên khi nhân viên có sự thay đổi về phòng ban, chinhánh
+ Theo dõi tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào.+ Lưu vết các thay đổi; thống kê quá trình chuyển theo bộ phận theo từngtháng
- Quản lý nghỉ việc: quản lý chi tiết các hình thức nghỉ việc (hết hạn hợp đồng, viphạm hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, chết, chuyển công tác), lưu thông tin hồ
sơ nhân viên nghỉ việc; báo cáo danh sách nhân viên nghỉ việc theo tháng, quý,năm
- Quản lý nghỉ chờ việc: quản lý danh sách, số lượng nhân viên nghỉ chờ việc,nghỉ không lương…
- Quản lý nghỉ chế độ: nghỉ ốm đau, thai sản, an dưỡng …
Quản lý thay đổi chức vụ:
- Theo dõi diễn biến chức vụ: chức vụ hiện tại, chức vụ mới, ngày thay đổi, phụcấp, số quyết định, thời gian giữ chức vụ …
- Cảnh báo những người sắp hết hạn bổ nhiệm
- Thống kê chức vụ đã có sự thay đổi (theo quý, năm); thống kê mức lương theochức vụ nhằm hỗ trợ điều chỉnh, xét duyệt lương
- Tra cứu quá trình thay đổi chức vụ của một nhân viên, lưu vết toàn bộ quá trìnhthay đổi chức vụ
Quản lý thay đổi lương, phụ cấp:
- Cảnh báo nhân viên sắp đến hạn nâng lương, tăng phụ cấp
- Lập danh sách nhân viên đến hạn nâng lương
- In quyết định nâng lương cho những nhân viên được phê duyệt
- Cập nhật mức lương cho những nhân viên được phê duyệt
Trang 12- Sự thay đổi lương được lưu vết lại trong suốt quá trình: Ngày thay đổi, số quyếtđịnh, bậc lương cũ, hệ số phụ cấp cũ, mức lương cũ, ngạch lương mới, hệ sốphụ cấp mới, mức lương mới.
- Thông kê, báo cáo: Danh sách nhân viên đến hạn nâng lương, tăng phụ cấp;nhân viên đã được nâng lương, tăng phụ cấp; Danh sách nhân viên chưa đượcnâng lương; diễn biến lương của 1 nhân viên; thống kê những nhân viên đã có
sự thay đổi lương trong 1 phòng ban hoặc cả Công ty
Quản lý hợp đồng lao động:
- Thông tin về hợp đồng lao động: Hợp đồng thử việc, học việc, cộng tác viên,hợp đồng chính thức có kỳ hạn, không kỳ hạn, biên chế Nhà nước Chươngtrình cho phép theo dõi, lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãnhợp đồng; thống kê số lượng hợp đồng, danh sách nhân viên theo từng loại hợpđồng
- Quản lý gia hạn hợp đồng: Tự động cảnh báo các hợp đồng sắp hết hạn, theodõi tình trạng hợp đồng, gia hạn hợp đồng, in danh sách nhân viên sắp hết hạnhợp đồng, ký lại Thông tin thay đổi về hợp đồng được cập nhật vào hồ sơ nhânsự
- Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng
- Hợp đồng của người lao động được in theo mẫu quy định của Nhà nước, mẫucủa công ty, tùy biến theo yêu cầu người dùng
Quản lý an toàn lao động:
- Cập nhật các thông tin liên quan đến an toàn lao động: Ngày xảy ra tai nạn,người tai nạn, mức độ thiệt hại, nguyên nhân, hướng giải quyết, chi phí giảiquyết
- Sắp xếp kế hoạch khi có đợt đào tạo về an toàn lao động: Danh sách tham gia,thời gian, địa điểm, các biểu mẫu hướng dẫn,…
- Hỗ trợ thiết lập các biểu mẫu hướng dẫn phục vụ huấn luyện an toàn lao động,bồi dưỡng chế độ độc hại …
Theo dõi, đánh giá nhân viên:
- Lập kế hoạch đánh giá: Thiết lập chỉ tiêu đánh giá cho từng chức danh côngviệc và thang điểm tương ứng Có thể tự định nghĩa các tiêu chí, các mức chotừng tiêu chí, mức điềm tối đa Việc đánh giá có thể chia thành đánh giá côngviệc, đánh giá tinh thần lao động, đánh giá kỹ năng
- Đánh giá nhân viên: Tổng kết đánh giá công việc theo định kỳ hoặc thời điểm
Trang 13- Báo cáo thống kê kết quả đánh giá: Đưa ra danh sách xếp loại nhân viên theothang điểm đã thiết lập In báo cáo thống kê kết quả đánh giá Tự động chuyểnđổi kết quả đánh giá vào hồ sơ nhân viên.
- Thống kê và vẽ biểu đồ dựa trên bảng đánh giá xếp loại toàn công ty (theophòng ban hoặc theo loại
Tra cứu, tìm kiếm linh hoạt:
- Thực hiện các chức năng tìm kiếm thông tin nhân viên nhanh chóng và chínhxác Tìm kiếm thông tin dựa trên nhiều tiêu chí, chính xác hoặc gần đúng, ghinhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên
- Tìm kiếm linh hoạt, với đa dạng các tiêu chí tìm kiếm, lọc nhân sự theo cácđiều kiện
- Tra cứu nhân viên theo chức vụ, hôn nhân, ngạch bậc lương, thâm niên côngtác, trình độ, mức lương, …
Báo cáo, thống kê đa dạng:
- Phần mềm cung cấp hàng loạt các báo cáo từ chi tiết đến tổng hợp, từ thống kêđến đánh giá, cho phép định nghĩa và tùy chọn thời gian in báo cáo, giúp nhàquản lý có được thông tin trên nhiều góc độ khác nhau Cho phép kết xuất sốliệu ra các định dạng báo cáo khác nhau như: word, excel, pdf,
- Báo cáo thông tin nhân viên: Sơ yếu lý lịch, Tờ kê hồ sơ của người lao động,Danh sách trích ngang nhân viên, Báo cáo lao động bình quân năm, Danh sáchcán bộ công nhân viên,…
- Báo cáo hợp đồng nhân sự: Danh Sách Nhân Viên Nghỉ Việc, sắp hết hạn HợpĐồng, Hợp đồng học việc, thử việc, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động,…
- Báo cáo quá trình công tác: Danh sách sán bộ đã bổ nhiệm, chuyển bộ phận, đicông tác, Danh sách cán bộ đến hạn bổ nhiệm, quyết định bổ nhiệm cán bộ
- Tổng hợp thống kê: Thống kê nhân viên theo chức vụ, độ tuổi, giới tính, trình
độ, thống kê tăng giảm nhân viên theo tháng, năm,…
- Đánh giá nhân sự: Bảng đánh giá xếp loại nhân viên, Báo cáo chất lượng cán
bộ theo bộ phận, Báo cáo kiểm định, Báo cáo cán bộ chi tiết, tổng hợp danhsách nhân viên được khen thưởng năm, kỷ luật năm
2.3.2 Phân hệ quản lý tuyển dụng
Trang 14Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hệ thống quản lý tuyển dụng
Quản lý lập kế hoạch tuyển dụng:
- Cung cấp cho doanh nghiệp công cụ lập kế hoạch tuyển dụng cho tháng, quý.hoặc năm…
- Cho phép người dùng tự thiết lập các yêu cầu tuyển dụng theo từng chức danhcông việc
- Cho phép người dùng tự thiết lập quy trình tuyển dụng
Quản lý hồ sơ ứng viên dự tuyển:
- Người lao động có thể truy cập vào chương trình, mở mẫu hồ sơ đăng ký tuyểndụng, điền các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, hộ khẩu, nơi ở, loại bằngcấp, trường học, kinh nghiệm, trình độ ngoại ngữ, vị trí
- Tuyển dụng, quá trình công tác
- Tự động tìm kiếm nhân viên nội bộ hoặc hồ sơ ứng viên phù hợp với các chỉtiêu tuyển dụng
- Lưu trữ sẵn nguồn ứng viên cho các chức danh cần tuyển dụng trong tương lai
Quản lý chi phí tuyển dụng:
- Hệ thống cho phép quản lý chi phí cho việc tuyển dụng các ứng viên
Trang 15- Tùy thuộc vào chế độ tuyển dụng, công ty có thể hỗ trợ chi phí tuyển dụng chocác ứng viên như: phí đi lại, phí lưu trú, phí di chuyển, … Các chi phí này sẽđược thanh toán cho các ứng viên khi đến tham gia ứng tuyển.
Quản lý chi tiết quá trình thi tuyển, phỏng vấn:
- Chương trình cho phép lựa chọn hồ sơ đạt yêu cầu
- Gửi email tự động tới các ứng viên dự tuyển, giúp nhà quản lý nhân sự giảmđược thời gian và chi phí gọi điện thông báo tới ứng viên
- Các chủ đề phỏng vấn phong phú về các lĩnh vực được nhà quản lý đưa ra hoặclấy tự động từ phần mềm
- Lưu các tài liệu liên quản để phục vụ quá trình thi tuyển, phỏng vấn
Quản lý sau thi tuyển, phỏng vấn:
- Chương trình cho phép lựa chọn những hồ sơ đạt yêu cầu
- Các kết quả phỏng vấn được lưu trữ trong phần mềm: điểm, kỹ năng, đánh giátừng ứng viên,…
- Tự động gửi email cho các ứng viên đạt yêu cầu
- Hồ sơ ứng viên được tự động cập nhật vào hồ sơ nhân sự khi được nhận vàolàm tại công ty
- Lưu thông tin ứng viên không đạt yêu cầu và tự động gửi Email thông báo chonhững ứng viên không đáp ứng yêu cầu
Báo cáo tuyển dụng đa dạng, tùy biến cao:
- Cho phép in các quyết định theo mẫu: quyết định tuyển dụng, quyết định thửviệc, quyết định tiếp nhận vào công ty,…
- Báo cáo chi phí tuyển dụng
- Danh sách ứng viên dự tuyển
- Danh sách ứng viên trúng tuyển
- Danh sách nhân viên thử việc
- Thống kê, báo cáo tình hình tuyển dụng, so sánh yêu cầu và thực tế đạt được,giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược tuyển dụng, đáp ứng yêu cầu nguồnlực
2.3.3 Phân hệ quản lý chấm công
Trang 16Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hệ thống quản lý chấm công
Quản lý linh hoạt ca/kíp làm việc:
- Người dùng có thể lập lịch, phân ca, chuyển đổi, thay đổi ca cho nhân viên theo
mã số, chức vụ, nhóm hay bộ phận, phòng ban theo ngày, tuần, tháng,…
- Cho phép lập lịch lặp theo thời gian
- Các ca làm việc có thể tách biệt nhau về mặt thời gian, hoặc có thể chồng nhau
ở một khoảng thời gian nào đó
- Mỗi nhân viên được phân vào các ca làm việc cụ thể trong mỗi ngày
Trang 17- Tùy vào từng công ty mà việc phân ca có thể được phân cho từng phòng ban,hoặc nhóm làm việc, hoặc mỗi nhân viên có thể có một lịch trình công việckhác nhau.
- Cho phép người dùng thiết lập kip làm việc: Kip 3-1, kip 5-2
- Quản lý giờ làm thêm, làm bù theo từng cấp độ phê duyệt
- Cho phép thiết lập bảng luật làm thêm, quy định các tham số ban đầu
Quản lý các trường hợp chấm công đặc biệt:
- Cho phép quản lý những trường hợp không quẹt thẻ vẫn tính công như giámđốc, nhà quản trị,
- Cho phép quản lý trường hợp chỉ có 1 trạng thái quẹt thẻ vẫn tính là 1 côngkhông kể quẹt vào giờ nào trong ngày
Quản lý và tổng hợp công tự động:
- Thông qua việc xác định thời gian vào ra, danh mục ca, quy định nhận ca, cácloại đăng ký, phần mềm sẽ tự động tính công đi làm, công nghỉ chế độ, tínhthời gian tăng ca, thời gian đi muộn về sớm
- Cho phép tổng hợp các loại công: công thời gian, công sản phẩm, công tăngca,
- Tự động chuyển số liệu để tính lương, đánh giá nhân sự
- Cho phép quản lý trường hợp chỉ cần có hai trạng thái quẹt thẻ vào và ra là tínhcho một công bất kể vào thời điểm nào trong ngày
Nhiều phương tiện thông báo, giao tiếp:
- Cho phép quản lý gửi các thông báo liên quan đến kết quả chấm công, tình hìnhtuân thủ các quy định về thời gian làm việc, tới tất cả nhân viên
- Cho phép tổng hợp các loại công: công thời gian, công sản phẩm, công tăng
ca,
- Hỗ trợ đa giao tiếp: Web, Email SMS
Tùy biến, tích hợp với giải pháp nhân sự:
- Cho phép giao tiếp dữ liệu với phần mềm quản lý nhân sự: nhận các thông tin
về nhân sự
Trang 18- Cho phép giao tiếp dữ liệu với phần mềm tính lương: truyền dữ liệu tổng hợpcông để tính lương, thưởng
- Hỗ trợ giao tiếp với phần mềm khác: kế toán, quản trị,…
Quản lý thời gian đi muộn về sớm của nhân viên:
- Cho phép quy định thời gian bắt đầu tính đi muộn và về sớm
- Nếu nhân viên đi làm sau giờ quy định và về trước giờ quy định thì sẽ bị tính đimuộn về sớm
- Số phút đi muộn về sớm được cộng theo tháng, có thể quy ra công để trừ vàocông đi làm trong tháng hoặc để xét xếp loại
Hệ thống báo cáo chi tiết, đa dạng:
- Báo cáo chấm công chi tiết hàng ngày
- Báo cáo chi tiết nghỉ, chi tiết đi muộn về sớm
- Báo cáo nhân viên có mặt, vắng mặt
- Báo cáo đăng ký suất ăn
- Báo cáo thời gian làm thêm
Trang 19Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hệ thống quản lý tiền lương và thuế
- Phù hợp với hầu hết các phương pháp tính lương của mọi doanh nghiệp
Quản lý đa loại hình tiền lương
- Quản lý lương theo ngạch bậc
- Quản lý tiền lương cho lao động trực tiếp
- Quản lý lương công trình
- Quản lý lương thời gian
- Quản lý lương cho lao động hưởng lương khoán theo doanh thu, theo sảnphẩm
- Quản lý lương học việc, thử việc, nhân viên mới
Quản lý chi tiết lương và các khoản theo lương
Trang 20- Quản lý lương làm thêm
- Quản lý tiền thưởng: thưởng các dịp lễ tết, các ngày lễ công ty, khen thưởng
- Quản lý tiền phép
- Quản lý các khoản phụ cấp cho nhân viên: tiền ăn trưa, xăng xe, điện thoại,…
- Quản lý các khoản khấu trừ: khấu trừ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), kinhphí công đoàn
- Quản lý các khoản thu nhập khác của nhân viên
Quản lý chi tiết các khoản thuế
- Lập công thức tính thuế theo luật mới nhất của Nhà nước
- Cho phép người dùng tự thiết lập quy định lương của nhân viên là Gross hayNet
- Cho phép tách rời được những khoản chịu thuế và không chịu thuế
Tổng hợp, thống kê toàn diện
- Báo cáo tổng hợp cuối năm
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (theo năm)
- Bảng quyết toán thuế thu nhập cá nhân (theo năm)
- Bảng tổng hợp tiền thưởng, tiền phép (theo kỳ hoặc theo năm)
- Bảng tổng hợp tiền lương theo năm (Theo 1 hoặc tất cả các khoản lương: lươngthực lĩnh, BH, CTP, Thuế…)
- Các bảng ước tính tiền BHXH, Trợ cấp thất nghiệp, Tiền phép…
- Thống kê mức lương trung bình của nhân viên trong 1 năm
- Thống kê mức lương trung bình của công ty hoặc theo bộ phận
Báo cáo đa dạng phong phú
- Báo cáo chi tiết lương hàng tháng
- Danh sách nhân viên có sự thay đổi lương trong tháng
- Bảng theo dõi diễn biến lương
- Bảng tổng hợp ngày phép và tiền phép
- Bảng tổng hợp lương toàn công ty
- Bảng tổng hợp các khoản phụ cấp trong tháng, những khoản cộng trừ vàolương
- Bảng thanh toán các khoản khấu trừ
- Bảng chi tiết 1 trong số các khoản cộng trừ vào lương
- Phiếu lương của từng nhân viên
- Giấy xác nhận nhân viên đã lĩnh lương
- Bảng thanh toán lương qua tài khoản
