Bao cao thuc tap chuyen nganh Luu tru hoc - Quan tri van phong

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần đây công tác Quản trị văn phòng mà cụ thể là công tác Văn thư – Lưu trữ đã có những bước phát triển phong phú và đa dạng để đáp ứng được những yêu cầu của nền cải cách hành chính nước ta. Đồng thời công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước và ảnh hưởng tới sự hoạt động của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị, vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật. Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ cũng góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, hạn chế được tệ quan liêu giấy tờ, góp phần giữ gìn được bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan, tạo thuận lợi cho những hoạt động khác như tra cứu và khai thác tài liệu... Chính lẽ đó mà ngày nay công tác Văn thư – Lưu trữ đang đóng một vai trò to lớn và có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước. Nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ, ngay từ khi thành lập nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, Chủ Tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh thành lập Nha lưu trữ, Thông đạt số 01-VP ngày 03/01/1946 đã nêu rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia.” Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Sau khi tiếp thu những kiến thức cơ bản từ nhà trường, các thầy cô, đây là một yêu cầu không thể thiếu đối với sinh viên là thực tập. Tìm hiểu thực tế tại cơ quan, đơn vị, trường học, các đoàn thể, doanh nghiệp,… Do vậy để nâng cao kỹ năng và giúp sinh viên có điều kiện rèn luyện, học tập tiếp thu những kiến thức từ thực tiễn hoạt động của cơ quan, quá trình thực tập tại các cơ quan, tổ chức là nội dung có ý nghĩa rất quan trọng đối với sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Do đó sau bốn năm học tập rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ tại trường thì cuối năm học thứ IV của sinh viên ngành Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, Khoa Thư viện – Thông tin trường Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh đã tổ chức cho sinh viên thực tập - thực tập về nội dung Nghiệp vụ Công tác Văn thư – Lưu trữ với mục đích giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế và trực tiếp tham gia vào các nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ. Qua đó vận dụng những kiến thức, lý thuyết được học ở giảng đường để áp dụng vào công việc thực tế của cơ quan. Đây cũng là dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dợt, rèn luyện những phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức, là cơ hội cho sinh viên đúc, rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ, công chức tương lai nhằm phục vụ cho công việc sau này.

Trang 1

MỤC LỤC

Trang

Lời cảm ơn………3

Lời mở đầu………4

Nhận xét của cơ quan nơi thực tập………5

Nhận xét của giáo viên hướng dẫn………6

Phần I: Khảo sát tình hình thực tế tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau……… 7

A Khái quát về Chi cục Văn thư – Lưu trữ ……… 7

1 Sự hình thành và phát triển của Chi cục qua các giai đoạn………7

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan hiện nay……9

B Công tác quản trị hành chính văn phòng………11

1 Khái quát về ngành Quản trị hành chính văn phòng……….11

2 Tình hình chung của văn phòng cơ quan…….……….12

3 Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng của cơ quan………14

4 Nhận xét và kiến nghị……… 20

C Công tác văn thư……….21

1 Tổ chức – cán bộ văn thư của cơ quan……….21

2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành Chất lượng và tác dụng của những văn bản đó……….21

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư………22

4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư……… 28

D Công tác lưu trữ……… 32

1 Tổ chức – cán bộ lưu trữ cơ quan……….32

2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ đã được ban hành Chất lượng và tác dụng của những văn bản đó……….33

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ……….….34

4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ……… … 38

Phần II: Trực tiếp thực hiện các nội dung nghiệp vụ……… 42

A Về quản trị hành chính văn phòng……….42

1 Lập kế hoạch, chương trình công tác………42

2 Tổ chức hội họp……… 44

3 Thu thập và xử lý thông tin……… 47

4 Xây dựng quy chế làm việc……… 50

5 Sắp xếp phòng làm việc, trang thiết bị, phương tiện làm việc……….52

B Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư……… 52

1 Soạn thảo và trình bày thể thức văn bản……… 52

2 Thực hành đăng ký văn bản đến……… 59

3 Thực hành đăng ký văn bản đi……….61

4 Thực hành lập hồ sơ hiện hành………63

5 Thực hành sử dụng con dấu tại bộ phận Văn thư cơ quan……… 71

Trang 2

C Thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ………71

1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ………71

Phụ lục 1: Mục lục hồ sơ nộp lưu……….……… ……… 71

Phụ lục 2: Biên bản giao nhận tài liệu……… ……… 76

2 Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ……….77

Phụ lục 3: Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Sở Nội vụ Cà Mau……… 77

Phụ lục 4: Phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ Sở Nội vụ Cà Mau……… 85

Phụ lục 5: Mục lục hồ sơ……… ……… 91

3 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ……… 95

Phụ lục 6: Quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ… 95

Phụ lục 7: Danh mục tài liệu hết giá trị……….……… 96

4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ……… ……….…………98

Phần III: Nhận xét chung………….……… 99

Kết luận……….102

Tài liệu tham khảo………104

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô ngành Lưu trữ học và Quản tri ̣ văn phòng Trường Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh đã trang bị cho tôi những kiến

và hơn hết tôi xin chân thành cảm ơn Th.S Đỗ Văn Học là người đã trực tiếp hướng dẫn cho tôi trong suốt quá trình thực tâ ̣p này Trong suốt thời gian qua các thầy cô đã tâ ̣n tình giảng

dạy và truyền đa ̣t cho tôi những kinh nghiê ̣m quý báu về kiến thức để từ đó tôi hiểu sâu sắc nghĩa vu ̣, trách nhiê ̣m và vai trò quan tro ̣ng của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ Từ đó tôi đã rèn luyê ̣n phẩm chất đa ̣o đức nghề nghiê ̣p và nâng cao nâng lực của bản thân để hoàn thành tốt công viê ̣c cũng như cố gắng trau dồi ho ̣c hỏi những kiến thức để thực hiê ̣n tốt quá trình thực tâ ̣p ta ̣i cơ quan và hoàn thành tốt bài báo cáo

Bài báo cáo thực tâ ̣p hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của tất cả các cô chú, anh chi ̣ đang công tác ta ̣i Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau đã cung cấp cho tôi những thông tin cần thiết, nhiê ̣t tình hướng dẫn giúp đỡ và ta ̣o mo ̣i điều kiê ̣n tốt nhất để tôi

học hỏi kinh nghiê ̣m trông suốt quá trình thực tâ ̣p ta ̣i Chi cục

Trong thời gian thực tập tôi đã ứng dụng các kiến thức đã được học ở trường vào trong thực tế để làm tốt công tác Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn ha ̣n chế vì đây là lần đầu tiên tôi tâ ̣p làm mô ̣t cán bô ̣ công chức thực sự nên còn nhiều bỡ ngỡ, vốn kiến thức còn ha ̣n chế Bản thân tôi cũng cố gắng hoàn thành bài

báo cáo song trong quá trình thực tâ ̣p và làm bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu

sót, ha ̣n chế nhất đi ̣nh Nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, đam mê ho ̣c hỏi, tôi rất mong nhận được những lời nhâ ̣n xét quý giá từ thầy cô cũng như từ quý cơ quan

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn!

SVTH: TRẦN MINH HIẾU

Trang 4

LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoa ̣t đô ̣ng có những đóng góp nhất đi ̣nh và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiê ̣n Hoà vào xu thế đó những năm gần đây công tác Quản tri ̣ văn phòng mà cu ̣ thể là công tác Văn thư – Lưu trữ đã

có những bước phát triển phong phú và đa da ̣ng để đáp ứng được những yêu cầu của nền cải

cách hành chính nước ta Đồng thời công tác Văn thư – Lưu trữ được xác đi ̣nh là mô ̣t mă ̣t hoạt đô ̣ng của bô ̣ máy quản lý nhà nước và ảnh hưởng tới sự hoa ̣t đô ̣ng của mô ̣t cơ quan, là

một mắt xích quan tro ̣ng trong bô ̣ máy lãnh đa ̣o, chỉ đa ̣o, quản lý và điều hành Hiê ̣u quả hoạt đô ̣ng quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phu ̣ thuô ̣c vào mô ̣t phần của công tác

này có được làm tốt hay không Vì đây là mô ̣t công tác vừa mang tính chính tri ̣, vừa mang

tính nghiê ̣p vu ̣, kỹ thuâ ̣t Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ cũng góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, ha ̣n chế được tê ̣ quan liêu giấy tờ, góp phần giữ gìn được

bí mâ ̣t Nhà nước và bí mâ ̣t cơ quan, ta ̣o thuâ ̣n lợi cho những hoa ̣t đô ̣ng khác như tra cứu và khai thác tài liê ̣u Chính lẽ đó mà ngày nay công tác Văn thư – Lưu trữ đang đóng mô ̣t vai trò to lớn và có vi ̣ trí quan tro ̣ng trong mo ̣i lĩnh vực của xã hô ̣i, nó đóng góp mô ̣t phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước

Nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ, ngay từ khi thành lập nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, Chủ Tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh thành lập Nha lưu trữ, Thông đạt số 01-

VP ngày 03/01/1946 đã nêu rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia.”

Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Sau khi tiếp thu những kiến thức cơ bản từ nhà trường, các thầy cô, đây là một yêu cầu không thể thiếu đối với sinh viên

là thực tập Tìm hiểu thực tế tại cơ quan, đơn vị, trường học, các đoàn thể, doanh nghiệp,…

Do vậy để nâng cao kỹ năng và giúp sinh viên có điều kiê ̣n rèn luyê ̣n, ho ̣c tâ ̣p tiếp thu những kiến thức từ thực tiễn hoa ̣t đô ̣ng của cơ quan, quá trình thực tâ ̣p ta ̣i các cơ quan, tổ chứ c là nô ̣i dung có ý nghĩa rất quan tro ̣ng đối với sinh viên chuyên ngành Lưu trữ ho ̣c và Quản tri ̣ Văn phòng Do đó sau bốn năm ho ̣c tâ ̣p rèn luyê ̣n và được trang bi ̣ những kiến thức chuyên môn và nghiê ̣p vu ̣ ta ̣i trường thì cuối năm ho ̣c thứ IV của sinh viên ngành Lưu trữ

học – Quản trị văn phòng, Khoa Thư viện – Thông tin trường Đa ̣i ho ̣c Văn hóa thành phố

Hồ Chí Minh đã tổ chức cho sinh viên thực tâ ̣p - thực tâ ̣p về nô ̣i dung Nghiê ̣p vu ̣ Công tác Văn thư – Lưu trữ với mu ̣c đích giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế và trực tiếp tham gia vào các nghiê ̣p vu ̣ của công tác Văn thư – Lưu trữ Qua đó vâ ̣n du ̣ng những kiến thức, lý thuyết được ho ̣c ở giảng đường để áp du ̣ng vào công viê ̣c thực tế của cơ quan Đây cũng là

dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp la ̣i kiến thức, tâ ̣p dợt, rèn luyê ̣n những phẩm chất đa ̣o đức

củ a mô ̣t người cán bô ̣ công chức, là cơ hô ̣i cho sinh viên đúc, rút những kinh nghiê ̣m làm việc, giao tiếp, xây dựng phong cách làm viê ̣c của người cán bô ̣, công chức tương lai nhằm phục vu ̣ cho công viê ̣c sau này

Trang 5

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN NƠI THỰC TẬP

Ca ̀ Mau, ngày … tháng … năm 2013

Trang 6

NHÂ ̣N XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

…………, ngày … tháng … năm ……

Ký tên

ThS: Đỗ Văn Học

Trang 7

PHẦN I

KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ

TA ̣I CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH CÀ MAU



A KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ:

- Tên gọi: Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cà Mau

- Cơ quan chủ quản: Sở Nội vụ Cà Mau

- Địa chỉ liên lạc: Số 02, đường Hùng Vương, phường 5, thành phố Cà Mau, tỉnh Cà Mau

- Ngày thành lập: ngày 21 tháng 7 năm 2010

1 Sự hình thành và phát triển của Chi cục qua các giai đoạn:

Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau trải qua những giai đoạn lịch sử sau:

1.1 Giai đoạn Trung tâm Lưu trữ - Dữ liệu tỉnh Cà Mau:

Căn cứ Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bô ̣ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp;

Xét công văn số 89/ VP ngày 24/6/1998 của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh ngày 9 tháng 7 năm 1998 Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau đã ra quyết đi ̣nh số 35/QĐ-UB về viê ̣c thành lâ ̣p Trung tâm Lưu trữ – Dữ liê ̣u trực thuô ̣c Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau

a Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:

1 Thực hiê ̣n quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liê ̣u lưu trữ trong pha ̣m vi của tỉnh

2 Căn cứ các quy đi ̣nh của Nhà nước về công tác lưu trữ, soa ̣n thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành

3 Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuô ̣c tỉnh và huyê ̣n thực hiê ̣n thống nhất

các chế đô ̣, quy đi ̣nh, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liê ̣u lưu trữ

4 Thực hiê ̣n chế đô ̣ thống kê Nhà nước về tài liê ̣u lưu trữ, báo cáo đi ̣nh kỳ và đô ̣t xuất

về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liê ̣u lưu trữ của tỉnh với cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước cấp trên

5 Tổ chứ c ứng du ̣ng khoa ho ̣c công nghê ̣ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liê ̣u lưu trữ trong pha ̣m vi tỉnh

Trang 8

6 Xây dựng kế hoa ̣ch đào ta ̣o, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ của Trung tâm lưu trữ trong pha ̣m vi tỉnh, lâ ̣p kế hoa ̣ch xây dựng kho tàng, mua sắm thiết bi ̣ và dự trù kinh phí cho hoa ̣t đô ̣ng thường xuyên của Trung tâm lưu trữ dữ liê ̣u tỉnh và các cơ quan đơn vi ̣ trực thuô ̣c

7 Thu thập, bổ sung tài liê ̣u lưu trữ vào kho lưu trữ của tỉnh

8 Thực hiê ̣n chế đô ̣ thống kê và bảo quản an toàn tài liê ̣u lưu trữu hiê ̣n đang quản lý ở trung tâm lưu trữ dữ liê ̣u

9 Tổ chứ c sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ dữ liê ̣u tỉnh

10 Xây dựng và điều hành ma ̣ng truyền thông tin của tỉnh

11 Tổ chứ c và cung ứng di ̣ch vu ̣ trên ma ̣ng như E-mail, di ̣ch vu ̣ thông tin, bảo trì và

kết nối ma ̣ng cho các cơ quan trong tỉnh ( do ma ̣ng chỉ kết nối cho các cơ quan Nhà nước)

12 Kết hợp ma ̣ng truyền thông tin vào công tác phu ̣c vu ̣ sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ cho

các cơ quan Nhà nước

13 Các quy trình nghiê ̣p vu ̣ lưu trữ dữ liê ̣u của Trung tâm lưu trữ dữ liê ̣u tỉnh do Cu ̣c Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn

Nội vu ̣ hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Mu ̣c III Phần I Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ hướng dẫn chức năng, nhiê ̣m vu ̣, quyền ha ̣n và cơ cấu tổ chứ c của Sở Nô ̣i vu ̣, phòng Nô ̣i vu ̣ thuô ̣c Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyê ̣n và xét đề nghi ̣

củ a Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ ta ̣i tờ trình số 371/TTr-SNV ngày 23/12/2008 ngày 25 tháng 12 năm 2008 Chủ ti ̣ch Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau đã ra quyết đi ̣nh về viê ̣c chuyển Trung tâm Lưu trữ trực thuô ̣c Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh sang trực thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau

Từ khi chuyển giao Trung tâm Lưu trữ dữ liệu từ văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh sang

Sở Nội vụ thì chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm có nhiều thay đổi và cụ thể

là Trung tâm chỉ hoạt động với chức năng hành chính sự nghiệp và không còn chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

1.3 Thành lập mới Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau trên cơ sở sáp nhập Trung tâm lưu trữ dữ liệu tỉnh và Phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ của Sở Nội vụ:

Trang 9

Căn cứ thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của Tổ chức Văn thư – Lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp Đến ngày 21 tháng 7 năm 2010, Chủ ti ̣ch Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau ra quyết đi ̣nh số 1128/QĐ-UB về việc thành lâ ̣p Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ trực thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau trên cơ sở hợp nhất phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Và đến hiê ̣n nay nó được chính thức mang tên Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ trực thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục hiện nay:

2.1 Chức năng:

Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh là tổ chức trực thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau có chức năng giúp Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tỉnh và trực tiếp quản lý tài liê ̣u lưu trữ li ̣ch sử của tỉnh và thực hiê ̣n các di ̣ch

vụ công theo quy đi ̣nh của pháp luâ ̣t

Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh chi ̣u sự chỉ đa ̣o, quản lý về tổ chức, biên chế và hoa ̣t

đô ̣ng của Sở Nô ̣i vu ̣, đồng thời chi ̣u sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣ của Cu ̣c Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuô ̣c Bô ̣ Nô ̣i vu ̣

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức hành chính và sự nghiê ̣p có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng, tru ̣ sở, kinh phí hoa ̣t đô ̣ng do Ngân sách Nhà nước cấp theo quy

đi ̣nh pháp luâ ̣t

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

❖ Giúp Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ thực hiê ̣n các nhiê ̣m sau:

1 Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoa ̣ch, kế hoa ̣ch dài ha ̣n, hàng năm, các chương trình, đê án, dự án và tổ chức thực hiê ̣n chế đô ̣, quy đi ̣nh về văn thư, lưu trữ

2 Hướng dẫn, kiểm tra viê ̣c thực hiê ̣n các chế đô ̣, quy đi ̣nh về văn thư, lưu trữ

3 Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyê ̣t “Danh mu ̣c nguồn và thành phần tài liệu thuô ̣c diê ̣n nô ̣p lưu và Lưu trữ li ̣ch sử của tỉnh”

4 Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyê ̣t “Danh mu ̣c tài liê ̣u hết giá tri ̣” bảo quản ta ̣i cơ quan, tổ chức thuô ̣c nguồn nô ̣p lưu vào Lưu trữ li ̣ch sử tỉnh

5 Nghiên cứ u, ứng du ̣ng khoa ho ̣c và công nghê ̣ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

6 Tổ chứ c tâ ̣p huấn, bồi dưỡng nghiê ̣p vu ̣ văn thư, lưu trữ

7 Phối hợp với Thanh tra Sở Nô ̣i vu ̣ giải quyết khiều na ̣i, tố cáo và xử lý vi pha ̣m pháp luâ ̣t về văn thư, lưu trữ

8 Thực hiê ̣n báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ

9 Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

10 Thực hiê ̣n công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

❖ Giúp Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ Lưu trữ li ̣ch sử của mình:

1 Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuô ̣c nguồn nô ̣p lưu chuẩn bi ̣ hồ sơ, tài liê ̣u đến

hạn nô ̣p lưu

2 Thu thập hồ sơ, tài liê ̣u đến ha ̣n nô ̣p lưu vào Lưu trữ li ̣ch sử của tỉnh

Trang 10

3 Phân loại, chỉnh lý, xác đi ̣nh giá tri ̣, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liê ̣u

4 Bảo vê ̣, bảo quản, thống kê tài liê ̣u lưu trữ

5 Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liê ̣u

6 Xây dựng công cu ̣ tra cứu và tổ chức phu ̣c vu ̣ khai thác, sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ

7 Thực hiê ̣n mô ̣t số di ̣ch vu ̣ công về lưu trữ

8 Quản lý tài chính, tài sản và thực hiê ̣n các nhiê ̣m vu ̣ khác do Gám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ quy đi ̣nh

2.3 Cơ cấu tổ chức:

Chi cục Văn thư – Lưu trữ có Lãnh đa ̣o Chi cu ̣c và 04 phòng chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣ Biên chế của Chi cu ̣c được Giám đốc Sở giao hàng năm trong tổng biên chế hành chính và

sự nghiê ̣p của Sở Nô ̣i vu ̣

➢ Lãnh đa ̣o Chi cu ̣c: 03 biên chế

Chi cục Văn thư – Lưu trữ có Chi cu ̣c trưởng và không quá 02 Phó Chi cu ̣c trưởng Chi cục trưởng Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ chi ̣u trách nhiê ̣m trước Giám đốc Sở Nô ̣i

vụ và trước pháp luâ ̣t về toàn bô ̣ hoa ̣t đô ̣ng của Chi cu ̣c

Phó Chi cu ̣c trưởng chi ̣u trách nhiê ̣m trước Chi cu ̣c trưởng, lãnh đa ̣o Sở và trước pháp luật công tác được phân công

Việc bổ nhiê ̣m, miễn nhiê ̣m, cách chức Chi cu ̣c trưởng, Phó Chi cu ̣c trưởng thực hiê ̣n theo quy đi ̣nh của pháp luâ ̣t và phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

➢ Các phòng chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣:

❖Phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ: 02 biên chế

❖Phòng Hành chính – Tổng hợp: 04 biên chế

❖Phòng Nghiê ̣p vu ̣: 04 biên chế

* Co ́ thể hình dung cơ cấu tổ chức của cơ quan qua mô hình sau:

Trang 11

B CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:

1 Khái quát về ngành Quản trị hành chính văn phòng:

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức

Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tác này nếu được thực hiện tốt

sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả

có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển

Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị Để việc quản lý điều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình quản lý Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị

Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết định cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra Chúng ta thấy trong các hoạt động, không có khâu nào không cần đến văn bản

Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại văn bản và qui định của nhà nước về thể thức của một văn bản sẽ giúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mục tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi Ngoài ra một nhà quản trị

Chi cục Trưởng

Phó Chi cu ̣c trưởng

Phòng Hành

chính – Tổng

hợp

Phòng Quản lý

Văn thư – Lưu trữ

Phòng Nghiê ̣p

chuyên dụng

Trang 12

còn phải am hiểu nhiều lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xã hội …và phải am hiểu pháp luật và cách thức sắp xếp, tổ chức các cuộc hội họp và điều hành hoạt động trong văn phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó nó giúp cho sinh viên hiểu được tổng quan ngành học và trang bị cho mình một kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ của công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản, công tác lưu trữ của một người quản trị

2 Tình hình chung của văn phòng:

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và các quy chế hoạt động của văn phòng:

Các phòng cơ quan được biên chế làm 04 phòng gồm: Phòng Hành chính – Tổng

hợp; Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ; Phòng Nghiê ̣p vu ̣ và Kho lưu trữ chuyên du ̣ng

a Phòng Hành chính – Tổng hợp của Chi cục:

➢ Chức năng:

Tham mưu giúp Chi cu ̣c trưởng thực hiê ̣n chức năng quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, quản tri ̣, tổng hợp và thông tin, cải cách hành chính, ngoa ̣i vu ̣, pháp chế, quản lý tài chính và tài sản của Chi cu ̣c

➢ Nhiệm vụ và quyền hạn:

Tham mưu giúp Chi cu ̣c trưởng về công tác tổ chức, đào ta ̣o, bồi dưỡng công chức, viên chứ c, xây dựng chương trình, kế hoa ̣ch công tác hàng tháng, quý, năm, theo dõi, đôn đốc triển khai thực hiê ̣n

Tổ chứ c cán bô ̣, cải cách hành chính, chủ trì các mối quan hê ̣ phối hợp trong đơn vi ̣ để giúp Lãnh đa ̣o Chi cu ̣c giải quyết các công viê ̣c hằng ngày của Chi cu ̣c

Tổng hợp thông tin, thống kê báo cáo đi ̣nh kỳ, đô ̣t xuất và theo dõi các chế đô ̣ bảo hô ̣ lao đô ̣ng, chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hô ̣i, bảo hiểm y tế và thi đua khen thưởng của Chi cục, các chế đô ̣ đãi ngô ̣ của ngành, đề xuất xét nâng bâ ̣c lương cho công chức, viên chứ c

Quản lý công tác nghiê ̣p vu ̣ về hành chính, văn thư, lưu trữ của Chi cu ̣c theo đúng pháp lê ̣nh bảo vê ̣ tài liê ̣u lưu trữ

Quản lý viê ̣c tiếp nhâ ̣n, xử lý và ban hành văn bản, quản lý con dấu đúng nguyên tắc

và chi ̣u trách nhiê ̣m trước Chi cu ̣c trưởng và trước pháp luâ ̣t

Quản lý toàn bô ̣ tài sản trong cơ quan như: nhà, kho, du ̣ng cu ̣, trang thiết bi ̣ kỹ thuâ ̣t

làm viê ̣c, hê ̣ thống ma ̣ng và có kế hoa ̣ch mua sắm, sữa chữa, bảo quản các tài sản bảo đảm phục vu ̣ cho công tác lãnh đa ̣o, chỉ đa ̣o và hoa ̣t đô ̣ng của Chi cu ̣c

Quản lý quy chế, nô ̣i quy làm viê ̣c, an ninh trâ ̣t tự, vê ̣ sinh và văn hoá nơi công Sở Chuẩn bị đón tiếp, hướng dẫn, bố trí khách đến quan hê ̣ làm viê ̣c với Chi cu ̣c và các phòng chức năng liên quan

Tổng hợp xây dựng li ̣ch công tác đi ̣nh kỳ, đô ̣t xuất của lãnh đa ̣o Chi cu ̣c, bảo đảm các điều kiê ̣n tổ chức hô ̣i ho ̣p, tiếp khách, đi công tác của lãnh đa ̣o Chi cu ̣c

Thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ khác do Chi cu ̣c trưởng phân công

b Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ:

Tham mưu giúp Chi cu ̣c Trưởng thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên pha ̣m vi toàn tỉnh

Trang 13

Xây dựng và chỉ đa ̣o thực hiê ̣n quy hoa ̣ch, kế hoa ̣ch, đề án phát triển về công tác văn thư, lưu trữ

Ban hành và tổ chức thực hiê ̣n các văn bản quy pha ̣m pháp luâ ̣t về văn thư, lưu trữ, quản lý thống nhất chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣ về văn thư, lưu trữ, tổ chức, chỉ đa ̣o viê ̣c thực hiện nghiên cứu khoa ho ̣c và ứng du ̣ng các thành tựu khoa ho ̣c và công nghê ̣ trong hoa ̣t đô ̣ng văn thư, lưu trữ

Tham mưu giúp Chi cu ̣c trưởng thẩm đi ̣nh, trình cấp có thẩm quyền phê duyê ̣t:” Danh

mục nguồn và thành phần tài liê ̣u thuô ̣c diê ̣n nô ̣p lưu vào Lưu trữ li ̣ch sử của tỉnh”,” Danh

mục tài liê ̣u hết giá tri ̣” bảo quản ta ̣i cơ quan, tổ chức thuô ̣c nô ̣p lưu vào Lưu trữ li ̣ch sử của

tỉnh;” Danh mu ̣c tài liê ̣u hết giá tri ̣” của Lưu trữ li ̣ch sử tỉnh

Xây dựng kế hoa ̣ch dài ha ̣n, ngắn ha ̣n và hàng năm về tài liê ̣u lưu trữ trình Giám đốc

Sở Nô ̣i vu ̣ và Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyê ̣t

Tổ chứ c thực hiê ̣n thu thâ ̣p, sưu tầm bổ sung tài liê ̣u lưu trữ, xác đi ̣nh giá tri ̣ tài liê ̣u, chỉnh lý tài liê ̣u lưu trữ, bảo quản và khai thác sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ của tỉnh, hướng dẫn nghiệp vu ̣ lưu trữ cấp huyê ̣n và cấp xã

Thực hiê ̣n thống kê, báo cáo thống kê về tài liê ̣u lưu trữ và thực hiê ̣n mô ̣t số di ̣ch vu ̣ công về công tác lưu trữ theo quy đi ̣nh của pháp luâ ̣t

Phục vu ̣ khai thác, tuyên truyền, quảng bá, trưng bày sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ, kiểm

kê, lựa cho ̣n, bảo quản và xử lý kỹ thuâ ̣t tài liê ̣u, tu bổ, xác đi ̣nh, thống kê, chỉnh lý và phu ̣c chế tài liê ̣u, quản lý tin ho ̣c, cơ sở dữ liê ̣u, nhâ ̣p dữ liê ̣u, xây dựng công cu ̣ tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ

d Kho lưu trữ chuyên dụng:

Tham mưu giú p Chi cu ̣c trưởng thực hiê ̣n quản lý hồ sơ lưu trữ, cung cấp thông tin hồ

sơ lưu trữ

Tiếp nhâ ̣n, thống kê số liê ̣u nguồn tài liê ̣u nô ̣p lưu từ các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyê ̣n, thành phố Cà Mau và các cá nhân có nguồn tài liê ̣u quý hiếm tă ̣ng, gửi cho Chi cục bảo quản

Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch về bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ

Lập sơ đồ, danh mục, công cụ tra cứu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định

Xây dựng quy chế khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện việc khai thác, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ

Tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho lưu trữ, bảo hiểm hồ

sơ, tài liệu lưu trữ

Tổ chức phòng đọc; trưng bày, triển lãm và giới thiệu tài liệu lưu trữ

Trang 14

Phối hợp với các chuyên môn thuộc Chi cục triển khai, thực hiện công việc có liên quan

Vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, theo dõi các trang thiết bi ̣ kỹ thuâ ̣t trong kho lưu trữ Thường xuyên bảo dưỡng hê ̣ thống phòng cháy tự đô ̣ng, vê ̣ sinh các thiết bi ̣ và thường xuyên vận hành máy bom nước, hê ̣ thống phòng cháy, chữa cháy trong khuôn viên

2.2 Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng:

Hiện nay, Chi cục đang hoạt động với số lượng gồm: 13 biên chế và một hợp đồng, trong đó: 01 ĐH Văn hóa, 06 ĐH lưu trữ & QTVP, 01 ĐH Kỹ thuật điện, 01 ĐH kế toán, 01

ĐH thông tin thư viện, 01 ĐH Công nghệ thực phẩm, 01 ĐH Công nghệ thông tin, 01 ĐH Ngữ văn

Các cán bộ, nhân viên các phòng chuyên môn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ phần lớn về mặt trình độ đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của công việc đề ra

3 Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng của cơ quan:

3.1 Lập kế hoạch, chương trình công tác:

Thực tế tại Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ có xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, Mục đích: đảm bảo việc thiết lập công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý một cách hợp lý khoa học, đồng thời giúp công tác của mình nhằm đạt được kết quả cao nhất

- Nội dung của công tác tổ chức và quy trình xây dựng lịch làm việc tháng:

+ Chuẩn bị:

Bộ phận Hành chánh – Tổng hợp có nhiệm vụ gửi các mẫu lịch công tác đến văn phòng phụ trách tổng hợp để dự kiến lịch làm việc của Chi cu ̣c trưởng và Chi cu ̣c phó

Thời gian thực hiện: sáng thứ 2 đầu tháng

+ Gửi xin ý kiến:

Nhân viên văn thư tiến hành hoàn chỉnh dự kiến lịch và gửi xin ý kiến Chi cu ̣c trưởng, Chi cu ̣c phó

+ Tiến hành chỉnh sữa:

Sau khi có ý kiến của Chi cu ̣c trưởng, Chi cu ̣c phó nhân viên văn thư tiếp tục chỉnh sữa các ý kiến bổ sung và hoàn chỉnh lịch làm việc gửi Trưởng phòng Hành chính- Tổng

hợp xem lại trước khi phát hành

Thời gian thực hiện: trước 15h thứ 2 hàng tháng

+ Công tác phát hành:

Bộ phận Văn thư phát hành đến các đơn vị, cá nhân có liên quan

Thời gian thực hiện: trước 16h thứ 2 hàng tháng

+ Công tác thực hiện lịch làm việc:

Căn cứ lịch làm việc chính thức, nhân viên văn thư phối hợp với chuyên viên có liên quan tiến hành thực hiê ̣n các nô ̣i dung cu ̣ thể

Thời gian thực hiện: Sáng thứ 2 và chiều thứ 3 hàng tháng

+ Công tác theo dõi thực hiện:

Bộ phận Hành chánh – Tổng hợp có trách nhiệm nhắc nhở, theo dõi tiến đô ̣ thực hiê ̣n công việc và thay đổi chỉnh sửa nếu có chuyê ̣n đô ̣t xuất xảy ra

Trang 15

Nhìn chung việc lập chương trình, kế hoạch của Chi cục Văn thư - Lưu trữ ngày càng được hoàn thiện Kế hoạch thực hiện đúng mục tiêu, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, có khả năng thực hiện được, đáp ứng cả nhu cầu trước mắt và lâu dài

3.2 Hoạt động thu thập xử lý thông tin:

Xử lý thông tin yểm trợ hành chính, phục vụ cho điều hành, tổ chức công việc, đến ở một mức cao hơn là đón đầu tiên liệu thông tin đưa vào quá trình hoạt động của Chi cục

Tổ chức tiếp nhận thông tin có chọn lọc qua đường bưu điện, mạng, điện thoại…đảm bảo thông tin thông suốt thường xuyên và kịp thời; xử lý thông tin đúng quy trình

Công tác thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên của Chi cục Các thông tin đến đơn vị rất đa dạng và phức tạp Trong đó thông tin phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chiếm vị trí đặc biệt quan trọng và bên cạnh đó, có những thông tin phản ánh các lĩnh vực khác

➢ Báo cáo kết quả thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ công tác 6 tháng đầu năm 2012

Thực hiê ̣n Kế hoa ̣ch số: 08/KH-SNV Ngày 26 tháng 02 năm 2012 của Giám đốc Sở

Nội vu ̣ về thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2012, được sự quan tâm của Ban giám đốc, sự phối hợp giữa các Sở, Phòng, Ban thuô ̣c Sở và sự đoàn kết, nỗ lực thực hiện nhiê ̣m vu ̣ của toàn thể công chức, viên chức Chi cu ̣c Kết quả, trong 6 tháng đầu năm Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã đa ̣t được những kết quả sau:

Công tác xây dựng văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiê ̣m vu ̣ Chi cu ̣c đã tham mưu giú p Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ xây dựng và ban hành các văn bản: Kế hoa ̣ch số 233/KH-SNV ngày 06 tháng 3 năm 2012 của Sở Nô ̣i vu ̣ về tổ chức thực hiê ̣n công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ năm 2012, Quyết đi ̣nh số 03/ QĐ-SNV ngày 10 tháng 01 năm 2012 của Sở

Nội vu ̣ về viê ̣c kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012, Kế hoa ̣ch số 02/ SNV-CCVTLT ngày 14/2/2012 của Sở Nô ̣i vu ̣ về thu hồ sơ, tài liê ̣u của các Sở, ngành về kho lưu trữ li ̣ch sử

tỉnh năm 2012, Báo cáo số 05/ BC-SNV ngày 16/12/2012 về thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2011…

Công tác kiểm tra, hướng dẫn: Chi cu ̣c đã tiến hành kiểm tra và ra thông báo kết luâ ̣n công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan: Sở Công thương, UBND huyê ̣n Ngo ̣c Hiển, UBND huyện Đầm Dơi Hướng dẫn thu thâ ̣p, chỉnh lý tài liê ̣u lưu trữ các cơ quan: Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường

Kết quả thực hiê ̣n nghiê ̣p vu ̣ văn thư, lưu trữ:

Tổ chứ c thành công lớp bồi dưỡng nghiê ̣p vu ̣ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 cho

gần 200 ho ̣c viên là cán bô ̣ lãnh đa ̣o, cán bô ̣, công chức phòng Nô ̣i vu ̣, cán bô ̣, công chức

làm công tác văn thư, lưu trữ ta ̣i các phòng chuyên môn, trung tâm cấp huyê ̣n và cán bô ̣ công chứ c cấp xã làm công tác văn thư, lưu trữ ta ̣i các Sở, ban ngành, các đơn vi ̣ là nguồn

nộp lưu

Tổ chứ c nhâ ̣p dữ liê ̣u tài liê ̣u của Uỷ ban nhân dân tỉnh (Mu ̣c lu ̣c 02), Sở Nô ̣i vu ̣ (Mục lu ̣c 01) với tổng số: 4165 hồ sơ và 32100 văn bản, sắp xếp hồ sơ, tài liê ̣u lưu trữ của cơ quan, đơn vi ̣ đã giao nô ̣p về Lưu trữ li ̣ch sử tỉnh năm 2011 của các cơ quan: Sở Kế hoa ̣ch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Tư pháp, Sở Văn hoá thể thao và Du li ̣ch với 1432 hô ̣p tài liê ̣u tương đương 143,2 mét tài liê ̣u, làm các thủ tu ̣c cho Dự án đầu tư xây dựng trang thiết bi ̣ cho Kho lưu trữ năm 2011, xây dựng kế hoa ̣ch khử trùng kho và toàn bô ̣ toà nhà Chi cu ̣c

Trang 16

Bên cạnh những kết quả đa ̣t được, trong 6 tháng đầu năm Chi cu ̣c còn mô ̣t số tồn ta ̣i như: Chưa thu thâ ̣p được tài liê ̣u của Văn phòng UBND tỉnh, Sở Giáo du ̣c và Đào ta ̣o theo đúng Kế hoa ̣ch

Để hoàn thành tốt chức năng, nhiê ̣m vu ̣ được giao, phát huy những kết quả tích cực

đa ̣t được, khắc phu ̣c những tồn ta ̣i, 6 tháng cuối năm 2012 toàn thể công chức, viên chức của Chi cục Văn thư- Lưu trữ cần đoàn kết phấn đấu thực hiê ̣n mô ̣t số nhiê ̣m vu ̣ tro ̣ng tâm sau:

Một là: Triển khai Kế hoa ̣ch kiểm tra công tác văn thư ta ̣i UBND huyê ̣n U Minh và

Sở Y tế tỉnh Cà Mau

Hai là: Khử trùng, vê ̣ sinh kho Lưu trữ và toà nhà Chi cu ̣c theo quy đi ̣nh và kế hoa ̣ch

Ba là: Tiếp tu ̣c hướng dẫn và chỉ đa ̣o các cơ quan giao nô ̣p hồ sơ, tài liê ̣u về Lưu trữ

lịch sử

Bốn là: Tổ chức thu thâ ̣p hồ sơ, tài liê ̣u của Sở Tài chính vào cơ sở dữ liê ̣u

Năm là: Tổ chức đưa hồ sơ, tài liê ̣u vào hô ̣p và lên giá

Vớ i những kết quả đã đa ̣t được trong 6 tháng đầu năm 2012, cùng với sự quan tâm, chỉ đa ̣o của Đảng uỷ, Ban giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣, sự phối hợp giữa các phòng, ban thuô ̣c Sở sẽ

là đô ̣ng lực để toàn thể công chức, viên chức Chi cu ̣c Văn thư- Lưu trữ phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiê ̣m vu ̣ công tác 6 tháng cuối năm và thực hiê ̣n thành công Kế hoa ̣ch công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 của Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣

3.3 Tổ chức hội họp:

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

Họp để chỉ đạo, điều hành công việc

Họp để tập hợp, khai thác trí tuệ tập thể, phát huy dân chủ trong Chi cục

Họp để trao đổi thông tin

Họp để kiểm soát công việc

Họp để ra quyết định

Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm hàng tháng của Chi cục và yêu cầu giải quyết công việc, phó Chi cục chỉ đạo xây dựng và quyết định tổ chức các cuộc họp lớn, nhỏ, quan trọng trong năm và hàng tháng, phân công trách nhiệm của Chi cục, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó

Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng thường được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự

Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp

Nội dung các cuộc họp được Lãnh đạo phân công cho các cán bộ Chi cục chuẩn bị

kỹ, đầy đủ chu đáo đúng yêu cầu và thời gian

Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau thường mỗi tháng sẽ tổ chức ho ̣p 1 lần, mô ̣t năm có 12 cuô ̣c ho ̣p chính trong đó có cuô ̣c ho ̣p đầu năm là để triển khai, dự kiến những công việc sẽ thực hiê ̣n trong năm còn cuô ̣c ho ̣p cuối năm là để tổng kết la ̣i những công viê ̣c đã làm cũng như ho ̣p để xét thi đua khen thưởng những tâ ̣p thể, cá nhân có thành tích xuất

sắc trong năm đó Đây được xem là 2 cuô ̣c ho ̣p quan tro ̣ng nhất

Trang 17

Trong quá trình thực tâ ̣p ta ̣i đây tôi đã được tham gia thực tâ ̣p về tổ chức cuô ̣c ho ̣p trong tháng đó Để chuẩn bi ̣ cho cuô ̣c ho ̣p, đầu tiên phòng Hành chính – tổng hợp sẽ gửi bản thông báo về cuô ̣c ho ̣p đến các phòng trong Chi cu ̣c trong đó có trình bày rõ ngày tháng, đi ̣a điểm, thời gian sẽ diễn ra cuô ̣c ho ̣p Ngoài ra cán bô ̣ chuyên trách cũng nêu rõ những nô ̣i dung cần thiết, chính xác và cu ̣ thể nhất để toàn thể công chức, viên chức có thể chuẩn bi ̣ tốt cho cuộc ho ̣p Trong quá trình ho ̣p sẽ có 1 thư ký ghi la ̣i biên bản nô ̣i dung cuô ̣c ho ̣p, các

vấn đề đều được nêu ra để toàn thể cán bô ̣, công chức, viên chức thảo luâ ̣n, đóng góp ý kiến, sau đó Chi cu ̣c Phó sẽ tổng hợp ý kiến đóng góp của mo ̣i người và cuối cùng sẽ thống nhất ý kiến Chi cu ̣c Trưởng sẽ trình bày thêm những công viê ̣c cần giải quyết trong thời gian tới

cũng như xem xét các yêu cầu đề nghi ̣ của cán bô ̣, công chức và phổ biến những quy chế, nghị đi ̣nh, thông tư của Nhà nước, Uỷ ban nhân dân tỉnh và Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh mới ban hành liên quan đến công viê ̣c của Chi cu ̣c

3.4 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan:

Trong quá trình thực tâ ̣p ta ̣i đây tôi đã tìm hiểu và biết được quy chế làm viê ̣c của Chi

cục Quy chế này được xây dựng dựa trên nô ̣i quy làm viê ̣c của cơ quan cũng như quy chế hoạt đô ̣ng của văn phòng cơ quan bản quy chế này tương đối phù hợp với tình hình hiê ̣n

tại của cơ quan, đảm bảo được chất lượng và có tác du ̣ng lớn để các cán bô ̣, công chức, viên chứ c thực hiê ̣n Tuy nhiên bản quy chế cần được xây dựng cu ̣ thể hơn nữa, nên quy đi ̣nh cu ̣ thể, rõ ràng các công viê ̣c mà các phòng trong Chi cu ̣c sẽ đảm nhiê ̣m

SỞ NỘI VỤ TỈNH CÀ MAU CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI CU ̣C VĂN THƯ – LƯU TRỮ

Số: 15/ CCVTLT

Đô ̣c lâ ̣p – Tự do – Ha ̣nh phúc

Ca ̀ Mau, ngày 10 tháng 01 năm 2011

QUY CHẾ LÀM VIÊ ̣C CỦA CHI CU ̣C VĂN THƯ- LƯU TRỮ

Căn cứ buổi họp ngày 7/12/2010 của toàn thể công chức, viên chức (CCVC) Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ về các quy định của Chi cu ̣c Sau khi thảo luâ ̣n về dự thảo các quy định của Chi cu ̣c, điều chỉnh một số nội dung và đi đến thống nhất ý kiến Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ đã ban hành các quy định về công tác hành chính như sau:

1 Nguyên tắc chung:

- Các quy đi ̣nh của Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ phải phù hợp với các quy đi ̣nh của Sở

Trang 18

2 Nô ̣i dung:

2.1 Các quy đi ̣nh chung:

- Thờ i gian làm viê ̣c:

+ Sáng: Từ 07 giờ 00’ đến 11 giờ 00’

+ Chiều: Từ 13 giờ 00’ đến 17 giờ 00’

- Mối quan hê ̣ công tác giữa Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh đối với Cu ̣c Văn thư – Lưu trữ Nhà nước và Sở Nô ̣i vu ̣ là mối quan hê ̣ giữa cấp dưới đối với cấp trên

- Chi cục chi ̣u sự kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣ của Cu ̣c Văn thư – Lưu trữ Nhà nước

- Chi cục chi ̣u sự chỉ đa ̣o, quản lý trực tiếp của Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ về công tác tổ chứ c, biên chế, biên chế và mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng của Chi cu ̣c

- Thực hiê ̣n các nhiê ̣m vu ̣ tro ̣ng tâm theo chương trình, kế hoa ̣ch dài ha ̣n, 05 năm ,

hàng năm do Cu ̣c Văn thư – Lưu trữ Nhà nước và Sở Nô ̣i vu ̣ đề ra Trong quá trình hoa ̣t

đô ̣ng, Chi cu ̣c giữ mối quan hê ̣ thường xuyên, báo cáo, đi ̣nh kỳ, đô ̣t xuất về ngành Văn thư – Lưu trữ trên đi ̣a bàn tỉnh ki ̣p thời về Cu ̣c Văn thư –Lưu trữ Nhà nước và Sở Nô ̣i vu ̣

- Chi cục giữ mối quan hê ̣ thường xuyên với các Sở, ban, ngành, UBND huyê ̣n, thành phố và các đơn vi ̣ trực thuô ̣c Sở xây dựng chương trình, kế hoa ̣ch, hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiê ̣n các quy đi ̣nh của pháp luâ ̣t về lĩnh vực văn thư – lưu trữ, cùng nhau giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ trên tinh thần hợp tác

và tôn tro ̣ng lẫn nhau

2.2 Quy định về trách nhiê ̣m bảo vê ̣ tài sản, tài liê ̣u cơ quan:

- Các phương tiê ̣n du ̣ng cu ̣ làm viê ̣c được cơ quan trang bi ̣, cán bô ̣ công chức, viên chứ c có trách nhiê ̣m quản lý, bảo quản và sử du ̣ng đúng mu ̣c đích Mất hoă ̣c hư hỏng không

có lý do chính đáng phải bồi thường theo quy đi ̣nh của pháp luâ ̣t

- Tài liê ̣u cơ quan được bảo quản theo chế đô ̣ mâ ̣t Khi cần tra cứu, sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ phải có ý kiến của Lãnh đa ̣o Chi cu ̣c

- Tuyệt đối không cung cấp tài liê ̣u của cơ quan khi chưa có ý kiến của Lãnh đa ̣o Chi

cục

- Phải kiểm tra và khoá cửa phòng cẩn thâ ̣n trước khi về

2.3 Trách nhiê ̣m đối với khách đến liên hê ̣ công viê ̣c:

- Khách đến làm viê ̣c phải xuất trình giấy giới thiê ̣u, giấy tờ tuỳ thân và trình bày nô ̣i dung làm viê ̣c cho Phòng Hành chính – Tổng hợp để được hướng dẫn cu ̣ thể

- Chấp hành nghiêm túc nô ̣i quy của cơ quan, không đi la ̣i những nơi không có nhiê ̣m

vụ Không được mang hung khí, vũ khí, chất dễ cháy nổ, hàng quốc cấm vào cơ quan

2.4 Môi trườ ng làm viê ̣c:

- Phân công trực nhâ ̣t hàng ngày

- Cán bô ̣, công chức, viên chức phải giữ gìn vê ̣ sinh sa ̣ch sẽ, ngăn nắp, không vứt rác

bừ a bãi gây mất vê ̣ sinh chung

- Tất cả cán bô ̣, công chức, viên chức chấp hành nghiêm túc quy đi ̣nh phòng cháy chữa cháy, nghiêm chỉnh thực hiê ̣n phòng chống cháy nổ, tiết kiê ̣m điê ̣n, nước, phải kiểm tra

Trang 19

an toàn các thiết bi ̣, tắt điê ̣n các thiết bi ̣ và khoá phòng trước khi ra về

- Chiều thứ 6 hàng tuần làm vê ̣ sinh công cô ̣ng nơi làm viê ̣c, xe máy của cán bô ̣, công chứ c, viên chức phải để go ̣n gàng, an toàn đúng nơi quy đi ̣nh

2.5 Lịch ho ̣p nô ̣i bô ̣:

- Lãnh đạo Chi cục giao ban 2 lần/tháng (đầu và giữa tháng): kiểm điểm các đầu việc

đã làm và triển khai các đầu việc theo kế hoạch trong thời gian tới

- Họp giao ban toàn thể CBVC Chi cục 1 lần/tháng (đầu tháng): kiểm điểm các công việc đã làm của mỗi cá nhân, thông báo các chủ trương của Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, Sở Nô ̣i vu ̣, UBND tỉnh, triển khai các công việc trong kế hoạch trong thời gian tới của Chi cục

- Họp đầu năm và ho ̣p tổng kết năm

- Họp chuyên đề: tùy theo tính chất và yêu cầu của công việc, Chi cục sẽ tổ chức họp

để triển khai đến mọi người thực hiện.(cuô ̣c ho ̣p này chỉ xảy ra khi Chi cu ̣c có viê ̣c đô ̣t xuất)

3 Khen thươ ̉ ng kỷ luâ ̣t:

3.1 Khen thưởng:

CBCCVC Chi cục ngoài việc hoàn thành nhiệm vụ được giao, nếu không vị phạm các quy định trên của nội bộ Chi cu ̣c thì cuối năm sẽ được xem xét thi đua khen thưởng theo quy định chung

3.2 Kỷ luật:

Nếu CBCCVC Chi cu ̣c vi phạm các quy định trên, tùy mức độ vi phạm mà lãnh đạo Chi cục phối hợp với các bộ phận xem xét các hình thức kỷ luật sau:

- Phê bình, khiển trách trong các buổi họp Chi cục

- Cá nhân là kiểm điểm

- Không xét thi đua, khen thưởng vào cuối năm

- Đề nghị Sở Nô ̣i vu ̣ xem xét kỷ luật

Việc kỷ luật CBCCVC (nếu có) sẽ được ghi vào biên bản họp xét kỷ luật của Chi cu ̣c

CHI CU ̣C TRƯỞNG

Trần Quốc Viê ̣t

3.5 Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong văn phòng:

Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng là công cụ lao động không thể thiếu được đối với người lao động trong văn phòng nhất là trong thời đại áp dụng tiến độ khoa học kỹ thuật tiên tiến và sự bùng nổ thông tin như hiện nay có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả của hoạt động Văn phòng

Văn phòng Chi cu ̣c văn thư- lưu trữ là nơi trao đổi, thu thập, xử lý thông tin, giúp viê ̣c cho Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh và là nơi lưu trữ tài liê ̣u của tỉnh Hiện nay Văn phòng Chi cu ̣c văn thư-

Trang 20

lưu trữ được bố trí theo lối cổ điển (tức là tách từng phòng riêng biệt) trong đó được chia

làm 7 phòng chính bao gồm: phòng làm viê ̣c của Chi cu ̣c trưởng, phòng Hành chính- Tổng

hợp, phòng làm viê ̣c của Chi cu ̣c phó được bố trí chung với phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ, phòng Nghiê ̣p vu ̣ và 3 Kho lưu trữ chuyên du ̣ng

Về viê ̣c sắp xếp, bố trí trang thiết bi ̣ cũng như chỗ làm viê ̣c của cán bô ̣ công chức trang văn phòng Chi cu ̣c rất go ̣n gàng, cu ̣ thể, ta ̣o điều kiê ̣n cho mo ̣i người có thể trao đổi công việc được dễ dàng, nhanh chóng và không mất nhiều thời gian Nơi làm viê ̣c của Chi cu ̣c trưởng và Chi cu ̣c phó nằm giữa các phòng đều này ta ̣o thuâ ̣n lợi để cán bô ̣ công chức trao đổi công viê ̣c, xin ý kiến lãnh đa ̣o còn lãnh đa ̣o cũng thuâ ̣n tiê ̣n trong viê ̣c chỉ đa ̣o, điều hành công việc đối với toàn Chi cu ̣c Nhờ vâ ̣y, viê ̣c kiểm soát giữa các thành viên được chă ̣t chẽ, việc trao đổi thông tin qua la ̣i nhanh từ đó có thể đẩy nhanh tiến đô ̣ làm viê ̣c trong Chi cu ̣c Tuy nhiên, diện tích của Chi cu ̣c tương đối he ̣p mà vẫn phải dành không gian cho 03 Kho lưu trữ chuyên du ̣ng nên diê ̣n tích của các phòng khác tương đối nhỏ he ̣p điều này khiến không gian làm viê ̣c không được thoải mái, không thông thoáng và rô ̣ng rãi lắm

Qua khảo sát thực tế cơ sở vật chất của văn phòng Chi cu ̣c văn thư- lưu trữ được trang bị: 11 máy vi tính, 3 điện thoại nội bộ, 40 tủ đựng hồ sơ, 2 máy photocopy, 3 máy in,1 máy fax Hầu hết các phòng làm việc đều được trang bị máy điều hoà để bảo vệ các trang thiết bị trong phòng và tạo môi trường làm việc thoải mái để dẫn đến hiệu quả làm việc cao nhất Qua thực tế trên chúng ta có thể khẳng định rằng việc trang bị các thiết bị để phục vụ cho công tác của Chi cu ̣c văn thư- lưu trữ tương đối hiện đại

4 Nhận xét và kiến nghị:

Qua thực tế cho thấy công tác quản trị văn phòng ở Chi cu ̣c văn thư - lưu trữ tỉnh Cà Mau tuy điều kiện cơ sở vật chất còn nhiều khó khăn, diê ̣n tích tương đối nhỏ he ̣p nên chưa thể tổ chức phòng làm việc theo mô hình hiện đại, nhưng với khả năng của lãnh đạo của văn phòng đã sắp xếp chỗ nơi làm việc cho các phòng một cách tinh gọn và hiệu quả Từ đó việc

tổ chức làm việc trong các phòng cũng khoa học hơn, hoạt động đi vào nề nếp và có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá công tác Văn phòng ở Chi cu ̣c văn thư – lưu trữ

Tổ chức, sắp xếp phòng làm việc, trang thiết bị máy móc tương đối đầy đủ và hiện đại, giảm bớt những công việc mang tính thủ công, tiết kiệm được thời gian và công lao động, năng suất và hiệu quả công tác văn phòng được nâng lên một cách rõ rệt

Hoạt động của lãnh đạo, kiểm tra đối với cán bộ công chức và các phòng tương đối thường xuyên, kịp thời chấn chỉnh để thực hiện tốt tiến độ của kế hoạch đề ra Các hoa ̣t đô ̣ng như lâ ̣p kế hoa ̣ch, chương trình công tác, tổ chức hô ̣i ho ̣p, thu thâ ̣p và xử lý thông tin đều được Chi cu ̣c thực hiê ̣n tốt, theo trình tự, đúng quy chế và được lãnh đa ̣o quan tâm đúng

mứ c nhờ vâ ̣y mà các công viê ̣c hành chính văn phòng được kiê ̣n toàn, hiê ̣u quả công viê ̣c đảm bảo thực hiê ̣n đúng tiến đô ̣ và khoa ho ̣c, hợp lý

Tuy nhiên, để duy trì và phát triển hơn nữa hiệu quả làm việc của Chi cu ̣c thì phải hê ̣ thống hoá theo mô hình hiện đại, chú trọng các trang thiết bị để phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, ứng du ̣ng các phần mềm tin ho ̣c để phu ̣c vu ̣ tốt hơn cho các công viê ̣c

hành chính, văn phòng

Công tác tổ chức cán bộ chưa được quan tâm đúng mức, nhất là cán bộ chuyên môn nghiệp vu ̣ Biên chế nhân sự của Chi cu ̣c còn quá ít, mô ̣t số công viê ̣c không được phân công

rõ ràng điều này gây khó khăn và không phát huy được hiê ̣u quả trong công viê ̣c

Trang 21

C CÔNG TÁC VĂN THƯ:

1 Tổ chức – cán bộ văn thư của cơ quan:

Do đă ̣c thù là Chi cu ̣c Văn thư - Lưu trữ chuyên quản lý các nguồn tài liê ̣u lưu trữ từ

các sở, ban, ngành trong tỉnh giao nô ̣p (các đơn vi ̣ thuô ̣c nguồn nô ̣p lưu) nên số cán bô ̣ phu ̣ trách công viê ̣c Văn thư - Lưu trữ khá đông, có trình đô ̣, nghiê ̣p vu ̣ vững vàng Đây cũng là

mặt tích cực của Chi cu ̣c, do vâ ̣y viê ̣c tổ chức cán bô ̣ văn thư của văn phòng Chi cu ̣c cũng khá tốt Nhưng do đă ̣c thù Chi cu ̣c Văn thư –Lưu trữ là mô ̣t đơn vi ̣ trực thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ nên

số lượng văn bản phát sinh trong quá trình hoa ̣t đô ̣ng cũng không nhiều lắm vì vâ ̣y Chi cu ̣c chỉ bố trí cho 01 cán bô ̣ đảm nhiê ̣m toàn bô ̣ các công viê ̣c văn thư của văn phòng như soa ̣n thảo văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và đóng dấu Khi đã hoàn thành xong công việc thì phần viê ̣c lưu trữ sẽ do các công chức, viên chức khác đảm nhiê ̣m Cu ̣ thể, cán

bộ phu ̣ trách văn thư của Chi cu ̣c là cử nhân chuyên ngành Quản tri ̣ Văn phòng, chuyên phu ̣ trách toàn bô ̣ công viê ̣c văn thư của Chi cu ̣c Đã được đào ta ̣o, bồi dưỡng qua các lớp về soạn thảo văn bản, tin ho ̣c văn phòng, và từng được cử đi ho ̣c lớp trung cấp chính tri ̣ do Trường Chính tri ̣ tỉnh tổ chức

2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành Chất lượng và tác dụng của những văn bản đó:

Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu trữ Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ, cụ thể như sau:

+ Văn bản pháp lý có giá trị cao nhất ngành lưu trữ là: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia

2001, được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 28 tháng 4 năm 2001 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia là văn bản mang tính bao quát, quy định được những vấn đề cơ bản của ngành lưu trữ cần có sự điều chỉnh của pháp luật như: Tổ chức lưu trữ quốc gia; Quản lý công tác lưu trữ; Thu thập và Bổ sung tài liệu lưu trữ; Xác định giá trị tài liệu; Bảo quản tài liệu; Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; Khen thưởng và kỷ luật trong ngành lưu trữ… Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ra đời đánh dấu bước phát triển mới của ngành lưu trữ Việt Nam, là tiền đề cơ bản để thực hiện những chuyển biến của ngành lưu trữ trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước

+ Tiếp đó Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước như: Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày

19 tháng 3 năm 2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số

Trang 22

260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan…

Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ Cũng có nhiều cơ quan ban hành những công văn hướng dẫn về việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trên cơ sở những quy định, hướng dẫn của nhà nước Cu ̣ thể Chi cu ̣c Văn thư-Lưu trữ tỉnh cũng thực hiện theo Công văn hướng dẫn số 67/CV-SNV về chỉ đa ̣o công tác văn thư, lưu trữ: công tác soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và lâ ̣p hồ sơ hiê ̣n hành, quản lý và sử du ̣ng con dấu, công tác thu thâ ̣p, bổ sung tài liê ̣u lưu trữ, thống kê bảo quản tài liệu và tổ chức sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ của cơ quan theo quy đi ̣nh của Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau được ban hành vào ngày 09 tháng 5 năm 2011 Đều này ta ̣o thuâ ̣n lợi cho cán bô ̣, công chứ c làm công tác văn thư bởi văn bản này góp phần giúp ho ̣ thực hiê ̣n tốt hơn công viê ̣c được giao vì cơ quan đã có văn bản quy đi ̣nh cu ̣ thể, rõ ràng từng nô ̣i dung và các trình tự giải quyết, quản lý văn bản Ngoài ra do thực hiê ̣n tốt các văn bản do cơ quan ban hành mà

cán bô ̣ chuyên trách văn thư, lưu trữ có thể tham mưu giúp lãnh đa ̣o trong viê ̣c ban hành văn

bản, những quy đi ̣nh đề ra trong công văn hướng dẫn sẽ đôn đốc các cán bô ̣, công chức trong

cơ quan thực hiê ̣n tốt các quy trình cua công tác văn thư, công tác lưu trữ, góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đi vào nề nếp và hoa ̣t đô ̣ng có hiê ̣u quả, giảm được tê ̣ quan liêu giấy tờ và các thủ tu ̣c không cần thiết

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư:

3.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Chi cục Văn thư – lưu trữ là đơn vị có chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Các cán bộ, viên chức trong Chi cục thường xuyên nghiên cứu những văn bản quy định về kỹ thuật soạn thảo văn bản như thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Vì thế, việc ban hành văn bản đảm bảo chính xác về nội dung cũng như hình thức; trình tự; thẩm quyền và thể thức văn bản phải được đảm bảo

Chi cục Lưu trữ tỉnh Cà Mau chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công viê ̣c của mình Chính vì vâ ̣y chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vi ̣ soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tu ̣c và quy trình ban hành văn bản của Chi cu ̣c là rất cần thiết và quan tro ̣ng bởi vì mô ̣t mă ̣t, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản, mă ̣t khác đây là điều kiê ̣n quan tro ̣ng quyết đi ̣nh chất lượng của mô ̣t văn bản

Tại Chi cu ̣c Văn thư - Lưu trữ ban hành văn bản chủ yếu dựa trên Công văn hướng dẫn mà Sở Nô ̣i vu ̣ đã ban hành và dựa trên Nghi ̣ đi ̣nh 110/2004/ NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư

Quy trình soa ̣n thảo văn bản ta ̣i Chi cu ̣c Lưu trữ được tiến hành theo các bước sau:

Trang 23

LÝ

GHI CHÚ

bản

- Đối tượng của văn bản

Tùy vào tính chất công việc sẽ có sự phân công của Chi

cục trưởng

Biểu mẫu chung

Cập nhật hàng ngày hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo

- Thu thập và xử

lý thông tin

Tùy vào tính chất công việc sẽ có sự phân công của Chi

- Xin ý kiến của

bộ phận pháp chế, các bô ̣ phâ ̣n chuyên môn

- Kiểm tra văn phong, chính tả

- Kiểm tra các yêu cầu về thể

thứ c

- Trưởng đơn vị được giao nhiệm vụ

và cán bộ soạn thảo văn bản

4 Trình ký

văn bản

Hoàn chỉnh cả nội dung và hình thức văn bản

- Trưởng đơn vị được giao nhiệm vụ

ký chịu trách nhiệm

- Chi cục trưởng ký

5 Đóng dấu

- Đóng dấu và ghi ngày, tháng năm; Số & ký hiệu văn bản

- Nơi nhận

- Văn thư chi cục Thuộc

nghiệp

vụ của văn

Trang 24

Về thể thức trình bày văn bản ta ̣i Chi cu ̣c được thực hiê ̣n theo Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19-01-2011 của Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ hướng dẫn và kỹ thuâ ̣t trình bày văn

bản hành chính

Kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của nhà nước về kỹ thuật trình bày văn bản Quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn

3.2 Quản lý văn bản đi:

Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi

Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư Chi cu ̣c văn thư – lưu trữ cơ bản đã tuân thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2008 về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005, Công văn hướ ng dẫn số 67/ CV-SNV ban hành ngày 09 tháng 5 năm 2011 Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch,… Mọi công văn, giấy

tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ

cơ quan đều phải được Chi cu ̣c trưởng, Phó Chi cu ̣c trưởng hoặc người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu Tất cả các công văn

đi phải lấy số riêng cho từng loại Khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào phía trước Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản

đi của Chi cu ̣c văn thư – lưu trữ tỉnh Cà Mau như sau:

Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đóng dấu sau khi đăng kí và làm thủ tục gửi đi Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy đúng qui định, đúng thể thức và căn cứ pháp lí

Văn bản đi được phát hành theo qui định sau:

- Ghi số của văn bản

- Ghi ngày tháng năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi đi

- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ kí hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi

- Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo phiếu gửi Phải đảm bảo tuyệt đối, đối với những văn bản có chỉ định “MẬT”

- Lưu tại đơn vị soạn và văn thư chi cục

- Văn thư chi cục

Trang 25

Công văn đã ký được tổ chức in ấn và phát hành phải hoàn thành trong ngày, văn bản

có chỉ định “KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải phát hành ngay

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là một bản (theo qui định là hai bản, một để lập hồ sơ lưu trữ và một lưu ở văn thư để tra tìm, các văn bản đi thường là các quyết định, thông báo, báo cáo )

Thông thường thì tại bộ phận hành chánh – tổng hợp đăng ký văn bản theo từng loại như:

- 01 sổ đăng ký các quyết định, thông báo của lãnh đa ̣o Chi cu ̣c

- 01 sổ đăng ký các công văn, tờ trình, báo cáo

- 01 sổ đăng ký các văn bản mật

❖ Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan so với lý thuyết đã học không khác nhiều vì cơ quan sử dụng quy trình theo đúng mẫu quy định của Nhà nước và của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước

3.3 Quản lý văn bản đến:

Qua khảo sát thực tế ta ̣i Văn phòng của Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ thì số lượng văn

bản đến hàng ngày không nhiều lắm chỉ khoảng vài văn bản do Sở Nô ̣i vu ̣, UBND tỉnh, và

các sở, ban ngành gửi đến

a Nguyên tắc giải quyết văn bản đến:

Tất cả văn bản đến đều phải thông qua văn thư của Chi cu ̣c để đăng kí vào sổ và quản

lí thống nhất Sau đó văn bản được chuyển giao qua lãnh đa ̣o của Chi cu ̣c, khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao kí nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật

b Quá trình xử lý văn bản đến:

Văn thư nhận văn bản đến, sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, nếu là văn bản “KHẨN”,

“HỎA TỐC” thì xử lý ngay sau khi nhận

Số lượng văn bản Nơi lưu giữ văn

bản

Ghi chú

Trang 26

Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu gửi Khi nhận văn bản văn thư phải kí, trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi văn bản qua nhân viên bưu điện

Sau khi nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng năm đến của văn bản Dấu phải được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí hiệu, trích yếu

c Công việc vào sổ đăng ký:

Bao gồm ghi lại những thông tin cơ quan của văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng kí một lần Hình thức chính để đăng kí của cơ quan

là dùng sổ

d Trình và chuyển giao văn bản:

Văn thư trình lãnh đa ̣o Chi cu ̣c sau đó nhận lại để chuyển đến đúng đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư Văn bản chuyển đến ngày nào phải chuyển giao vào đúng ngày đó Nếu nhiều người giải quyết, văn bản phải được sao gửi cho nhiều đơn vị, cá nhân, văn bản gốc được lưu

Theo dõi việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến được lưu lại trong hồ sơ công việc của người thừa hành, người thừa hành thành lập hồ sơ hoặc có thông tin phản hồi về việc giải quyết văn bản cho ngươi có trách nhiệm theo dõi

❖ Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:

Ngày

đến Số đến Số ký hiệu

văn bản

Ngày tháng văn bản

Tác giả văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Đơn vị hoặc

cá nhân nhận

Ký nhận

Ghi chú

3.4 Quản lý và sử dụng con dấu:

Việc quản lý và sử dụng con dấu tuân thủ các quy định của Nhà nước, con dấu chỉ để tại cơ quan và giao cho người có trách nhiệm quản lý và sử dụng, không một cá nhân nào được quyền tự ý lấy con dấu đem về nhà hoăc phòng ban để sử dụng Con dấu của Chi cục Văn thư – Lưu trữ được giao bằng văn bản cho cán bộ văn thư lưu giữ trong tủ có khóa an toàn Cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý và đóng dấu vào văn bản khi lãnh đạo yêu cầu Khi cán bộ văn thư có việc đi vắng hoặc nghỉ phép thì con dấu tạm thời giao cho một cán bộ khác quản lý và được sự đồng ý của lãnh đạo

Tất cả các văn bản sau khi ban hành tuỳ vào tính chất các loa ̣i văn bản đó mà sẽ có phương hướng giải quyết như xin ý kiến lãnh đa ̣o Chi cu ̣c Và viê ̣c đóng dấu được thực hiê ̣n

Trang 27

ở bô ̣ phâ ̣n văn thư cơ quan, được thực hiê ̣n theo quy trình soa ̣n thảo ban hành văn bản do cơ quan chủ quản quy đi ̣nh

Dấu cơ quan được đóng trùm lên 1/2 -> 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền, lệch về phía tay trái, dấu được đóng ngay nhắn, đúng chiều, đúng màu mực

Tại bộ phận hành chánh – tổng hợp các văn bản chỉ được cán bộ văn thư đóng dấu sau khi đã có nội dung và chữ ký của lãnh đa ̣o Chi cu ̣c (không đóng dấu khống chỉ)

Nhìn chung việc quản lý và sử dụng con dấu của Chi cục một cách chặt chẽ và thực hiện đúng theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 32/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

3.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

- Qua khảo sát các văn bản hình thành trong hoạt động của Văn phòng Chi cục đều được lập hồ sơ hiện hành và lập theo danh mục hồ sơ để việc lập hồ sơ được thuận lợi và đúng đắn

- Văn bản tại Chi cục văn thư – lưu trữ được sắp xếp kết hợp từ ba tiêu chí: theo năm, theo nhóm vấn đề và theo cơ quan ban hành Đối với các văn bản đã được sắp xếp chung một nhóm với nhau thì thứ tự ưu tiên được sắp xếp theo thời gian, theo cơ quan ban hành (Ví dụ tài liệu thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nô ̣i vu ̣, của Chi cu ̣c…)

Đối với Chi cục là một công việc quan trọng góp phần đưa công tác lưu trữ cơ quan

đi vào nề nếp, việc lập hồ sơ của các chuyên viên là việc làm thường xuyên của Chi cục VT

- LT Các văn bản đến Chi cục đều được chuyển cho chuyên viên xử lý và lập thành hồ sơ

❖ Mẫu danh mu ̣c hồ sơ:

STT Tên loại

HS

Phương pháp lưu trữ

Tên tập

HS

Vị trí lưu trữ Thời hạn lưu trữ Người chịu

trách nhiệm

Ghi chú

b Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

Trang 28

+ Khi công việc kết thúc, cán bộ, công chức, viên chức phải hoàn chỉnh hồ sơ công việc và giao nộp vào kho lưu trữ chuyên du ̣ng theo quy định Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu thì phải được sự đồng ý của Chi cục trưởng, và sẽ có quy định rõ trong việc sử dụng tài liệu đó

+ Trong quá trình giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ chuyên du ̣ng, cán bộ, công chức, viên chức phải ký nhận để thuận tiện cho việc kiểm tra và giám sát

➢ Mẫu mu ̣c lu ̣c hồ sơ nô ̣p lưu :

3.6 Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư:

Khối lượng công việc của công tác Quản trị văn phòng nói chung và nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ nói riêng là rất nặng, trước kia những công việc này phải tiến hành thủ công, nên chiếm lượng công việc rất lớn và làm cho công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị văn phòng thường chậm trễ và dễ gây những sai sót

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cơ quan Cho nên công tác văn thư luôn gắn với thông tin, thông tin văn bản luôn là đối tượng mà những người làm công tác công văn, giấy tờ phải xử lý Chính vì tầm quan trọng như vậy nên việc ứng dụng tin học văn phòng vào quản lý văn bản là mang tính tất yếu, để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng hiện nay

Với việc ứng dụng tin học vào trong các khâu của văn phòng sẽ cho phép chúng ta thay thế nguồn lao động thủ công bằng tự động hóa hoặc nửa tự động hóa nhiều khâu của công tác văn thư, như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, tra tìm và cung cấp thông tin văn bản Do đó sẽ đảm bảo thông tin đầy đủ chính xác, nhanh chóng, kịp thời, hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc ra quyết định và điều hành công tác Chính vì

vậy Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ cũng ứng du ̣ng tin ho ̣c để soa ̣n thảo và ban hành văn bản để phục vu ̣ cho công tác của mình Nhờ vâ ̣y viê ̣c ban hành văn bản nhanh, giúp nâng cao hiê ̣u quả làm viê ̣c của cơ quan Tuy nhiên có mô ̣t thực tế là Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ đến nay chưa có phần mềm để quản lý văn bản đi, văn bản đến Viê ̣c quản lý văn bản ở đây chủ yếu

là dùng phương pháp thủ công đó là dùng sổ đăng ký Do vâ ̣y khi cần tra tìm và cung cấp thông tin sẽ rất châ ̣m, gây phiền hà từ đó hiê ̣u quả công tác của Chi cu ̣c không được cao và phương pháp này thì không được khoa ho ̣c

4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư:

Ngoài việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư lưu trữ của cơ quan thì các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác lưu trữ như: máy tính, máy scan, cặp ba dây, hộp, giá, bút, viết, kệ, giá, quạt, tủ, chổi,…

STT Số và ký

hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Từ số đến số Số lượng

Ghi chú

Trang 29

- Các trang thiết bị trong Chi cục được bố trí một cách hợp lí nhằm phục vụ cho công việc của mình được thuận lợi hơn Hiện nay Chi cu ̣c đã có: 03 điê ̣n thoa ̣i, 03 máy in, 02máy photocopy,… mỗi nhân viên văn phòng được bố trí một máy tính để bàn có nối ma ̣ng internet để phục vụ cho công tác của mình Ngoài ra Chi cu ̣c cũng trang bi ̣ thêm 04 bô ̣ bàn ghế để trong các phòng, 03 tủ đựng hồ sơ và các tài liê ̣u chuyên ngành

- Nhìn chung các trang thiết bị đều được áp dụng tại các phòng, kho lưu trữ chuyên

dụng nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ được tốt hơn, đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng và giảm đến mức tối đa những vi sinh vật hay ký sinh trùng phát sinh trong phòng, kho lưu trữ Hiện nay Chi cu ̣c văn thư – lưu trữ đã trang bị cho mình được những trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ của Chi cu ̣c cụ thể như sau:

4.3 Máy tính:

Là một tập hợp 4 đơn vị; thiết bị bàn phím, bộ xử lý, thiết bị hiển thị và máy in tất cả các đơn vị này có thể dưới dạng từng module được liên kết với nhau Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp một bản tính, cung cấp module, đồ họa tất cả đều được kết nối với nhau thứ tư là cung cấp tiện nghi xử lý văn bản

Các máy xử lý văn bản có thể được nối với máy in chia làm 2 loại máy in, ma trận và máy in dùng bánh xe răng cưa tất cả các thông tin về nội dung của một công văn hay quyết định đều đựơc phả chiếu lên giấy, khi một tờ giấy được đưa vào máy và một trang hoàn chỉnh được in ra

4.4 Máy đánh chữ:

Có nhiều thuận lợi, nó tạo ra văn bản rõ và đều đặn nó có thể tạo bảng dễ dàng, tức là tạo các cột thông tin, với giấy carbon Nó có thể cung cấp nhiều bản sao của một tài liệu cho phép điều hành viên tạo ra những kiểu văn bản giống như máy in với một tốc độ nhanh hơn nhiều so với viết tay, các chữ cái đựơc thể hiện rõ trên bàn phím, phương pháp sử dụng như máy vi tính có phím chức năng như phím shift

Ngoài ra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ còn được trang bị các trang thiết bị khác như

máy la ̣nh, bàn, ghế, tủ … và các trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động của Chi cu ̣c được

tốt hơn

Trang 30

Số lượng thiết bị, phương tiện trên đảm bảo công tác hiện tại của đơn vị Tuy nhiên để phục vụ tốt hơn trong công việc văn phòng cần hiện đại hoá hơn một số trang thiết bị văn phòng như: Máy chiếu, máy Scan, Máy Quét và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản để phục vụ tốt hơn cho việc lưu giữ và xử lý thông tin được tốt hơn

Tình hình thực hiện một số nghiệp vụ về công tác văn thư: Hiện nay công tác văn thư của Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ thực hiện rất tốt, đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, đảm bảo chính xác và đúng với quy định của nhà nước Việc ban hành các loại văn bản thực hiện đúng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản Hiện nay Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ đã có văn bản chỉ đạo về công tác văn thư do cơ quan chủ quản ban hành Điều này thể hiện sự quan tâm tại đơn vị về công tác văn thư và ta ̣o sự thuận lợi rất nhiều trong quá trình hoạt động vì những văn bản của nhà Nước ban hành chỉ mang tính chất chung cho các hoạt động hành chính nói chung, còn văn bản của cơ quan sẽ

tạo nên tính chất riêng lẻ nhưng vẫn đảm bảo đúng thẩm quyền, có những quy đi ̣nh rõ ràng như vâ ̣y công viê ̣c sẽ đi vào nề nếp và dễ dàng quản lý hơn

Bộ phận văn thư được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu của nơi làm việc, nơi làm việc được bố trí một cách khoa học, tạo không gian làm việc tốt và đảm bảo công việc diễn ra thường xuyên, liên tục nên công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm đúng mực Do đă ̣c thù là Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ nên công tác văn thư ở Chi

cục luôn có mă ̣t tích cực Chi cu ̣c có sự phân công rõ ràng cán bô ̣ làm công tác văn thư, bên

cạnh đó sẽ có những cán bô ̣ khác thực hiê ̣n công tác lưu trữ nên khi giải quyết công viê ̣c ho ̣ luôn thực hiê ̣n tốt trình tự các thao tác nghiê ̣p vu ̣, chính vì có sự phân công rõ ràng như vâ ̣y nên các công viê ̣c được giao luôn hoàn thành đúng tiến bô ̣, đảm bảo hiê ̣u quả và nâng suất

làm viê ̣c của Chi cu ̣c

Như đã nói ở trên các trang thiết bị văn phòng tại đơn vị được trang bị khá đầy đủ, có

hỗ trợ không hề nhỏ trong công tác văn thư Các trang thiết bị đều được bố trí ngăn nắp và thuận lợi cho việc sử dụng hàng ngày Với việc nắm bắt những lợi ích của việc ứng dụng tin học văn phòng trong việc soa ̣n thảo, ban hành văn bản, chỉnh lý tài liê ̣u…nên trong quá trình họat động của mình Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ luôn biết cách sử dụng hiệu quả những lợi ích mà tin học đem lại Với những bước tiến nhanh trong quá trình hiện đại hóa hiện nay, thì

Trang 31

hiện đại hóa văn phòng cũng có những đóng góp không nhỏ trong quá trình hiện đại hóa đất nước Chính vì nhận thức được điều đó nên trong quá trình hoạt động của mình Chi cu ̣c không ngừng củng cố thêm kiến thức cho đội ngũ cán bô ̣ công chức trong lĩnh vực tin học hóa văn phòng, ta ̣o nên bô ̣ máy làm viê ̣c khoa ho ̣c, hoa ̣t đô ̣ng tốt hơn Các công chức, viên chứ c tại Chi cu ̣c Văn thư - Lưu trữ đều được trang bị máy tính bàn làm việc và các máy tính đều được tiến hành nối mạng nội bộ nên việc quản lý nhân viên làm việc được thực hiện rất tốt Trong quá trình hoạt động các trang thiết bị của Văn phòng được cải tiến hoặc thay thế

để phục vụ tốt cho công việc của đơn vị mình

cán bô ̣ công chức làm công tác văn thư và gây mất nhiều thời gian

Công tác soạn thảo văn bản: Tuy đã áp dụng những văn bản quy phạm pháp luật, những văn bản quản lý nhà nước và cả văn bản hướng dẫn do cơ quan chủ quản ban hành song công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Chi cu ̣c còn nhiều tồn tại như: Bỏ qua nhiều giai đoạn trong quy trình soạn thảo văn bản, công tác thu thập xử lý thông tin còn hạn chế, còn chậm

Trang thiết bị văn phòng: Các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng vẫn chưa được hiện đại hoá đúng mức, chất lượng còn kém

Diện tích của Chi cu ̣c khá nhỏ, he ̣p nhưng la ̣i phải dành mô ̣t khoảng không gian lớn cho các kho lưu trữ chuyên du ̣ng với mô ̣t khối lượng hồ sơ rất lớn do các sở, ban, ngành trong tỉnh giao nô ̣p vì vâ ̣y nó chiếm mô ̣t phần lớn diê ̣n tích của khu vực các phòng làm viê ̣c điều này khiến cho không gian làm viê ̣c không được thoải mái

5.2 Kiến nghị:

Trong quá trình hoạt động của Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ đã đạt được những kết quả rất tốt Song bên cạnh đó để hoàn thiện hơn về tổ chức và hoạt động nhằm đạt hiệu quả cao trong thời kỳ đổi mới, phát huy những điểm mạnh, dẫn khắc phục những khó khăn còn tồn

tại trong thời gian tới Tôi xin có mô ̣t số ý kiến đóng góp sau:

* Về công tác tổ chức cán bộ:

- Văn phòng nên tạo điều kiện hơn nữa để cán bộ làm công tác văn phòng tham gia các lớp đào tạo chuyên sâu về chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng, đáp ứng ngày càng cao về công việc văn phòng trong xu thế hội nhập Hơn nữa trong thời hiê ̣n đa ̣i ngày nay thì người

làm công tác văn phòng không chỉ phải giỏi về chuyên môn nghiê ̣p vu ̣ mà cần phải biết ứng

dụng tin ho ̣c, sử du ̣ng ngoa ̣i ngữ để làm các công viê ̣c được tốt hơn

- Thường xuyên kiểm tra hoạt động của các bộ phận thuộc văn phòng, trong đó có cán bộ hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ Có quy định về khen thưởng và kỷ luật cán

bộ công chức trong hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ Như vậy sẽ tạo được tính trách nhiệm và tinh thần kỷ luật cao cho cán bộ hoạt động trong lĩnh vực này

* Về trang thiết bị văn phòng:

- Trang bị máy chiếu cho cơ quan, máy in mạng, máy quét văn bản, mấy hút bụi…

Trang 32

- Cần tiến hành tiêu hủy bớt những tài liệu không còn giá trị nữa để giảm thiểu bớt những tài liệu có trong kho Như vậy tài liệu mới sẽ được bảo quản tốt hơn

- Cần bố trí lại không gian, cảnh quan nơi làm việc như đưa cây xanh vào phòng sẽ tạo không gian làm việc thân thiện hơn, giảm thiểu căng thẳng trong giờ làm việc, nâng cao hiệu quả công việc

Ngoài ra Chi cu ̣c nên bổ sung mô ̣t số phần mềm để quản lý văn bản đi, văn bản đến có như vâ ̣y công tác văn thư mới thâ ̣t sự có hiều quả, có khoa học

D CÔNG TÁC LƯU TRỮ:

1 Tổ chức – cán bộ lưu trữ của cơ quan:

Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau có 13 biên chế và chia làm 03 phòng bao

gồ m: Phòng Hành chính – Tổng hợp, Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và phòng Nghiê ̣p

vụ Trong đó có 06 cán bô ̣ chuyên trách, phu ̣ trách phần lớn công tác lưu trữ của cơ quan

1.1 Trưởng phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ:

Tham mưu giúp Chi cu ̣c trưởng thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên pha ̣m vi toàn tỉnh

Xây dựng và chỉ đa ̣o thực hiê ̣n quy hoa ̣ch, kế hoa ̣ch, đề án phát triển về công tác văn thư, lưu trữ

Tham mưu giúp Chi cu ̣c trưởng thẩm đi ̣nh, trình cấp có thẩm quyền phê duyê ̣t: “ Danh mục nguồn và thành phần tài liê ̣u thuô ̣c diê ̣n nô ̣p lưu vào Lưu trữ li ̣ch sử của tỉnh”, “ Danh mục tài liê ̣u hết giá tri ̣” bảo quản ta ̣i cơ quan, tổ chức thuô ̣c nguồn nô ̣p lưu vào Lưu trữ

lịch sử của tỉnh; “ Danh mu ̣c tài liê ̣u hết giá tri ̣”;” Lưu trữ li ̣ch sử của tỉnh”

Thực hiê ̣n thống kê, báo cáo thống kê về tài liê ̣u lưu trữ và thực hiê ̣n mô ̣t số di ̣ch vu ̣ công về công tác lưu trữ theo quy đi ̣nh của pháp luâ ̣t

Phục vu ̣ khai thác, tuyên truyền, quảng bá, trưng bày sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ, kiểm

kê, lựa cho ̣n, bảo quản và xử lý kỹ thuâ ̣t tài liê ̣u, tu bổ, xác đi ̣nh, thống kê, chỉnh lý và phu ̣c chế tài liê ̣u

Trang 33

1.4 Chuyên viên lưu trữ:

Tham mưu xây dựng phần mềm quản lý, tra tìm tài liê ̣u lưu trữ trên ma ̣ng, bảo dưỡng

đi ̣nh kỳ toàn bô ̣ hê ̣ thống máy vi tính ma ̣ng, ma ̣ng VIC nô ̣i bô ̣ theo chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣

Tham mưu công tác chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣, nhâ ̣p cơ sở dữ liê ̣u và thống nhất quản lý

chương trình chỉnh lý tài liê ̣u lưu trữ theo quy đi ̣nh

Đa phần tất cả cán bô ̣, nhân viên lưu trữ của Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ đều tốt nghiê ̣p

đa ̣i ho ̣c chuyên ngành lưu trữ, có trình đô ̣ chuyên môn vững vàng và mô ̣t số nghiê ̣p vu ̣ kỹ năng để thực hiê ̣n tốt các nghiê ̣p vu ̣ được giao Ngoài ra Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ Cà Mau

còn thường xuyên mở các lớp ngắn ha ̣n hoă ̣c liên kết với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trường Trung cấp Văn thư – Lưu trữ trung ương mở mô ̣t số lớp để bồi dưỡng mô ̣t số kỹ

cơ bản để thực hiện những chuyển biến của ngành lưu trữ trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước

Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ Cũng có nhiều

cơ quan ban hành những công văn hướng dẫn về việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trên cơ

sở những quy định, hướng dẫn của nhà nước Cu ̣ thể Chi cu ̣c Văn thư-Lưu trữ tỉnh cũng thực hiện theo Công văn hướng dẫn số 67/ CV- SNV về chỉ đa ̣o công tác văn thư, lưu trữ: công

tác soa ̣n thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và lâ ̣p hồ sơ hiê ̣n

hành, quản lý và sử du ̣ng con dấu, công tác thu thâ ̣p, bổ sung tài liê ̣u lưu trữ, thống kê bảo quản tài liê ̣u và tổ chức sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ của cơ quan theo quy đi ̣nh của Sở Nô ̣i vu ̣

tỉnh Cà Mau được ban hành vào ngày 09 tháng 5 năm 2011, hay như Công văn số 51/SNV – VTLT về viê ̣c hướng dẫn thực hiê ̣n các nhiê ̣m vu ̣ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 cu ̣ thể là hướng dẫn các Sở, ban ngành cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyê ̣n, thành phố Cà mau

về thu thâ ̣p, chỉnh lý, xác đi ̣nh giá tri ̣ tài liê ̣u lưu trữ, bảo quản, thống kê tài liê ̣u lưu trữ và tổ chứ c khai thác, sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ được Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau ban hành vào ngày 03

Trang 34

tháng 01 năm 2013 Bên ca ̣nh đó để bảo vê ̣ quyền lợi và lợi ích của cán bô ̣, công chức, viên chứ c trực tiếp làm công tác lưu trữ thì Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau cũng đã ban hành Công văn

số 912/ SNV- VTLT về viê ̣c hướng dẫn phu ̣ cấp đô ̣c ha ̣i, bồi dưỡng bằng hiê ̣n vâ ̣t đối với

cán bô ̣, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ được ban hành ngày 28 tháng 12 năm

2012

Điều này ta ̣o thuâ ̣n lợi cho cán bô ̣, công chức làm công tác lưu trữ bởi văn bản này

góp phần giúp ho ̣ thực hiê ̣n tốt hơn công viê ̣c được giao vì cơ quan đã có văn bản quy đi ̣nh

cụ thể, rõ ràng từng nô ̣i dung và các trình tự các nghiêp vu ̣ của công tác lưu trữ tài liệu…Ngoài ra các văn bản này cũng góp phần đưa công tác lưu trữ của cơ quan và các đơn

vị khác đi vào nền nếp và hoa ̣t đô ̣ng hiê ̣u quả hơn

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ:

Hiện nay ở Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ Cà Mau đang quản lý 10 phông tài liê ̣u lưu trữ bao gồ m:

- Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau

- Phông Sở Nô ̣i vu ̣

- Phông ban thi đua khen thưở ng – Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Cà Mau

Đây là 03 phông lưu trữ mở Ngoài ra còn 07 phông lưu trữ đóng là:

- Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Minh Hải

- Phông Ban tổ chứ c tỉnh Minh Hải

- Phông Ban tổ chứ c chính quyền tỉnh Minh Hải

- Phông Hội đồng Thi đua Khen thưởng tỉnh Minh Hải

- Phông Hội đồng Thi đua Khen thưởng tỉnh Cà Mau

- Phông Ban thi đua Khen thưở ng tỉnh Cà Mau

Khối lượng tài liê ̣u lưu trữ được bảo quản ở đây tương đối nhiều với tổng số tài liê ̣u trong kho hiện nay là trên 4000 hô ̣p, trên 500 m giá được lưu trữ trong 03 kho lưu trữ với diện tích khoảng 650 m2

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Chi cục Văn thư – Lưu trữ là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ về quản lý và thực hiện công tác văn thư và lưu trữ, nên hầu hết cán bộ công chức trong đơn vị có đủ trình độ, năng lực và ý thức trong việc lập hồ sơ hiện hành theo quy định của Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan dễ dàng thu thập các hồ sơ đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Để hoàn thiê ̣n Phông lưu trữ thì viê ̣c bổ sung tài liê ̣u là công viê ̣c hết sức cần thiết và

cần được tiến hành thường xuyên Hằng năm cán bô ̣ lưu trữ cơ quan cũng kết hợp với các

Sở , ban ngành tiến hành thu thâ ̣p tài liê ̣u vào lưu trữ li ̣ch sử tỉnh

Chi cục Văn Thư – Lưu trữ còn có chức năng lưu trữ lịch sử tài liệu trong toàn tỉnh

Vì vậy, bên cạnh việc thu thập và bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành tại cơ quan, Chi cục còn thu rất nhiều nguồn tài liệu của các cơ quan đơn vị nộp lưu về, cho nên việc thu thập và

bổ sung tài liệu của Chi cục là việc làm thường xuyên

Chi cục Văn thư – Lưu trữ được phân công lâ ̣p kế hoa ̣ch và tổ chức thực hiê ̣n thu hồ

sơ, tài liê ̣u vào Kho lưu trữ chuyên du ̣ng

Trang 35

Tó m la ̣i công tác thu thâ ̣p, bổ sung tài liê ̣u vào lưu trữ li ̣ch sử được thực hiê ̣n tương đối đầy đủ theo Quy đi ̣nh của Nhà nước Tuy nhiên bên ca ̣nh đó còn những ha ̣n chế nhất

đi ̣nh (phần này sẽ trình bày trong phần nhâ ̣n xét)

3.2 Công tác phân loại (Chỉnh lý) tài liệu lưu trữ:

a Công tác phân loại tài liệu lưu trữ:

Hàng năm, trong quá trình hoạt động, các hồ sơ của Chi cục sản sinh ra không nhiều, bên cạnh đó cán bộ làm công tác tại Chi cục đều có nghiệp vụ lưu trữ nên những tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết công việc đều đã được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, do đó công tác chỉnh lý hồ sơ hiện hành không mất nhiều thời gian, cho nên cán bộ lưu trữ của Chi cục sau khi thu hồi hồ sơ về chỉ mất một ít thời gian để hệ thống hóa, sắp xếp hồ sơ vào hộp

và để lên giá kệ

Qua khảo sát cho thấy các phông lưu trữ ở Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau thực hiê ̣n phân loa ̣i tài liê ̣u theo phương án cơ cấu tổ chức – thời gian Áp du ̣ng phương án

này tài liê ̣u được phân chia thành từng khối, đơn vi ̣

Tài liê ̣u sau khi đã phân theo từng khối, đơn vi ̣, bước tiếp theo chia thành từng năm Trong mỗi năm tài liê ̣u la ̣i được phân thành từng nhóm nhỏ theo từng vấn đề, hoă ̣c theo các

đă ̣c trưng khác Ví du ̣: Nhóm tài liê ̣u của Sở Nô ̣i vu ̣ về Tổ chức cán bô ̣ – công chức bao

gồ m: Bổ nhiệm, bổ ngạch, nâng lương…

Ngoài viêc phân chia theo tiêu chí nêu trên tài liê ̣u ở Chi cu ̣c còn phân chia theo vấn đề Ví du ̣: Hồ sơ về công tác tâ ̣p huấn bồi dưỡng nghiê ̣p vu ̣ công tác Văn thư – Lưu trữ năm

2011 thì trong hồ sơ bao gồm tất cả các tài liê ̣u liên quan đến viê ̣c bồi dưỡng nghiê ̣p vu ̣ như

kế hoa ̣ch tâ ̣p huấn, công văn về tổ chức hô ̣i nghi ̣ tâ ̣p huấn, báo cáo kết quả tâ ̣p huấn…

b Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Chỉnh lý tài liê ̣u lưu trữ là phân loa ̣i, sắp xếp tài liê ̣u lưu trữ theo mô ̣t trâ ̣t tự khoa ho ̣c

có hê ̣ thống nhằm giúp cho viê ̣c nghiên cứu, khai thác được dễ dàng và thuâ ̣n lợi hơn

Trên thực tế Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau đang đẩy ma ̣nh viê ̣c chỉnh lý tài liệu lưu trữ để sắp xếp, hoàn chỉnh những tài liê ̣u còn tồn đo ̣ng của cơ quan và Chi cu ̣c cũng xem đây là nhiê ̣m vu ̣ tro ̣ng tâm năm 2013 nhằm thực hiê ̣n tốt theo Chỉ thi ̣ số 05/ 2005/CT-TTg củ a Thủ tướng Chính phủ

Trong thời gian qua, đơn vị đã chỉnh lý phần lớn tài liệu các cơ quan, đơn vị khác giao nộp về lưu trữ lịch sử tỉnh và đặt biệt chỉnh lý nhiều nhất là tài liệu của Ủy ban nhân dân tỉnh Đây là nguồn tài liệu quan trọng của tỉnh cần phải được chỉnh lý và bảo quản an toàn

theo quy định của nhà nước

Còn tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ

- Được xác định thời hạn bảo quản

- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá

- Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị

3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ:

Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn cho được những tài liệu có giá trị, loại ra khỏi lưu trữ những tài liệu không có giá trị; phải đảm bảo được yêu cầu: khối lượng tài liệu giữ lại là

Trang 36

tối thiểu, nhưng lượng thông tin cần thiết phải đảm bảo là tối đa; phải đảm bảo tính thận trọng và chính xác

Cán bộ lưu trữ phải có trách nhiệm thực hiện các biện pháp nghiệp vụ về xác định giá trị tài liệu, lập danh mục tài liệu hết giá trị để xác định tài liệu cần bảo quản thông qua hội đồng huỷ tài liệu của Chi cu ̣c quyết định

Huỷ tài liệu hết giá trị: cán bô ̣ lưu trữ thu thập tài liệu hết giá trị sử dụng, lên danh mục (có mẫu phiếu đề nghị kèm theo) xin ý kiến lãnh đạo đề nghị tổ huỷ tài liệu tiến hành tiêu huỷ (có kèm theo phiếu đề nghị huỷ tài liệu lưu trữ)

Để xác đi ̣nh giá tri ̣ tài liê ̣u đưa vào lưu trữ li ̣ch sử thì Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ thực hiện theo Thông tư số 09/2011/TT – BNV để xác đi ̣nh thời ha ̣n bảo quản Đối với các tài liệu có thời ha ̣n bảo quản vĩnh viễn sẽ được các Sở, ban ngành đi ̣a phương giao nô ̣p cho Chi

cục theo đúng Kế hoa ̣ch hàng năm mà Chi cu ̣c đưa ra Tuy nhiên công tác này cũng còn những mă ̣t ha ̣n chế nhất đi ̣nh

3.4 Công tác thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ:

Các loại sổ được dùng để thống kê tài liệu tại Chi cục bao gồm sổ đăng ký mục lục

hồ sơ, sổ xuất, sổ nhập, các báo cáo thống kê tổng hợp

Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo từng năm và thực hiện theo quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội Vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ

Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội Vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống

kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ

Còn công tác bảo quản tài liê ̣u lưu trữ là toàn bô ̣ những công viê ̣c thực hiê ̣n nhằm đảm bảo, giữ nguyên ve ̣n, lâu bền và an toàn tài liê ̣u lưu trữ Như vâ ̣y các công viê ̣c liên quan đến công tác này bao gồm: xây dựng và bố trí kho lưu trữ, đầu tư trang thiết bi ̣, phương tiện, quy trình kỹ thuâ ̣t bảo quản tài liê ̣u Cu ̣ thể công tác này ở Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ được thực hiê ̣n như sau:

- Kho lưu trữ chuyên du ̣ng:

Hiện nay kho lưu trữ Chi cu ̣c đang bảo quản tài liê ̣u của 10 phông lưu trữ với tổng số trên 4000 hộp, trên 500m gia được bố trí trong 03 kho với diện tích khoảng 650m2

- Trang thiết bi ̣ phu ̣c vu ̣ bảo quản tài liê ̣u lưu trữ:

Để bảo quản tài liê ̣u lưu trữ Chi cu ̣c đã trang bi ̣ máy điều hoà nhiê ̣t đô ̣, qua ̣t thông gió, quạt điê ̣n, bình chữa cháy và các trang thiết bi ̣ bảo quản tài liê ̣u khác như là giá, kê ̣ sắt, hô ̣p đựng hồ sơ, bìa hồ sơ…

- Kỹ thuâ ̣t và biê ̣n pháp bảo quản:

+ Quạt thông gió: Nhằm chuyển không khí khô vào thay cho không khí ẩm ướt trong kho, để ha ̣ đô ̣ ẩm Nếu đô ̣ ẩm ở bên ngoài thấp thì qua ̣t thông gió ngừng không thực hiê ̣n

+ Chống nấm mốc, côn trùng: Đi ̣nh kỳ hàng quý Chi cu ̣c phải xi ̣t các loa ̣i hoá chất trừ

mố i mo ̣t, côn trùng, chuô ̣t ha ̣i trong kho bảo quản tài liê ̣u lưu trữ

+ Phòng chống cháy: Các kho lưu trữ đã xây dựng các quy đi ̣nh về phòng cháy chữa cháy, tiêu lê ̣nh chữa cháy được dán ở trong và ngoài cửa kho Phải tuyê ̣t đối đảm bảo an toàn cho kho lưu trữ, cuối giờ phải kiểm tra hê ̣ thống khoá cửa và cúp điê ̣n toàn bô ̣ kho lưu trữ, những người không có phâ ̣n sự không được vào kho lưu trữ

Trang 37

+ Chế đô ̣ bảo quản tài liê ̣u: Theo quy đi ̣nh của Chi cu ̣c thì toàn bô ̣ hồ sơ, tài liê ̣u lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ Kho lưu trữ hồ sơ, tài liê ̣u phải thực hiê ̣n đầy đủ các quy trình kỹ thuâ ̣t để bảo quản an toàn cho tài liê ̣u Áp du ̣ng công nghê ̣ thông tin

vào viê ̣c quản lý kho lưu trữ và hồ sơ, tài liê ̣u lưu trữ Thường xuyên thống kê đi ̣nh kỳ ( mỗi năm/ lần) hoă ̣c kiểm tra đô ̣t xuất đối với hồ sơ, tài liê ̣u bảo quản ta ̣i kho lưu trữ của Chi cu ̣c Ngoài ra các cán bô ̣ lưu trữ còn phải thực hiê ̣n viê ̣c tu bổ, phu ̣c chế đối với tài liê ̣u bi ̣ hư

hỏng, hoă ̣c có nguy cơ bi ̣ hư hỏng

Nhìn chung công tác bảo quản tài liê ̣u lưu trữ ở Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ được thực hiện tương đối tốt

3.5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Do khó khăn về điều kiện, cơ sở vật chất nên Chi cục tỉnh chưa tổ chức được nhiều loại hình phong phú để phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như: Các loại công cụ tìm hiện có (Mục lục, thẻ, chương trình phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và tra tìm tài liệu lưu trữ trên máy tính…); các loại sổ sách phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ (sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả…) các hình thức khai thác,sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay chủ yếu là đọc tại chổ và sao chứng thực văn bản

Qua khảo sát thực tế Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau cũng đã ra Quy đi ̣nh về việc khai thác và sử du ̣ng hồ sơ, tài liê ̣u lưu trữ

Theo Quy đi ̣nh tất cả các cơ quan, tổ chức, công dân của tỉnh Cà Mau được sử du ̣ng

hồ sơ, tài liê ̣u lưu trữ để phu ̣c vu ̣ nhu cầu công tác và các nhu cầu chính đáng của mình trừ

các tài liê ̣u lưu trữ thuô ̣c Danh mu ̣c bí mâ ̣t Nhà nước, tài liê ̣u lưu trữ đă ̣c biê ̣t quý hiếm Tuy nhiên khi sử du ̣ng phải thực hiê ̣n nghiêm chỉnh các quy đi ̣nh sau:

- Các Quy đi ̣nh của Nhà nước về sử du ̣ng, công bố tài liê ̣u, hồ sơ lưu trữ

- Quy chế sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liê ̣u lưu trữ

* Thẩm quyền cho phép khai thác, sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ:

+ Đối với cơ quan, tổ chức, công dân:

- Chi cục trưởng hoă ̣c Phó Chi cu ̣c trưởng Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh cho phép sử

dụng tài liê ̣u lưu trữ thông thường trong ha ̣n đi ̣nh

- Giám đốc hoă ̣c Phó Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ cho phép sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ còn trong

tình tra ̣ng bảo mâ ̣t theo từng lĩnh vực công tác

* Thủ tu ̣c khai thác, sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ:

- Cán bô ̣, công chức, viên chức các cơ quan khi sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ ta ̣i Chi cu ̣c phải có giấy giới thiê ̣u hoă ̣c công văn của cơ quan, tổ chức nơi mình công tác

- Đối với công dân xin sử du ̣ng tài liê ̣u lưu trữ, xin cấp bản sao các giấy tờ liên quan đến cá nhân mình đang bảo quản ta ̣i Chi cu ̣c phải có đơn xin phép và xác nhâ ̣n của chính quyền cấp xã, phường, giấy chứng minh nhân dân, bản photo hô ̣ khẩu, và phải ký nhâ ̣n vào sổ phục vu ̣ khai thác hồ sơ, tài liê ̣u

- Đối với các trường hợp uỷ quyền cho thân nhân đến khai thác hồ sơ, tài liê ̣u ta ̣i Chi

cục thì giấy uỷ quyền phải có xác nhâ ̣n của chính quyền cấp xã, phường, kèm theo chứng minh nhân dân, hộ khẩu thường trú và các giấy tờ liên quan

Trang 38

- Cán bô ̣, công chức các phòng thuô ̣c Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nô ̣i vu ̣ khi

cần sử du ̣ng tài liê ̣u, hồ sơ lưu trữ ta ̣i Chi cu ̣c phải viết phiếu yêu cầu và ký nhâ ̣n vào sổ cho mượn tài liê ̣u

* Việc sao y tài liê ̣u, cấp chứng thực tài liê ̣u lưu trữ được quy đinh như sau:

- Chỉ cho phép sao y và cấp chứng thực tài liê ̣u lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ của Chi cu ̣c

- Trườ ng hợp chuyên viên các phòng thuô ̣c Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nô ̣i

vụ mượn hồ sơ gốc ra khỏi Chi cu ̣c phải ký nhâ ̣n, cán bô ̣ kho phải đánh số tờ đầy đủ và ghi

vào sổ, phiếu yêu cầu phu ̣c vu ̣ khai thác (ha ̣n chế cho mượn bằng hình thức này), khi hồ sơ hoàn trả về kho lưu trữ cán bô ̣ phu ̣c vu ̣ khai thác phải kiểm tra la ̣i xem có đầy đủ như khi mượn hay không, xoá trong sổ cho mượn tài liê ̣u, giao cán bô ̣ kho kiểm tra và cất vào kho trong ngày, cán bô ̣ phu ̣c vu ̣ khai thác có nhiê ̣m vu ̣ nhắc nhở chuyên viên mượn hồ sơ gốc trả

hồ sơ đúng thời ha ̣n quy đi ̣nh ( từ 03 – 05 ngày), Chuyên viên các phòng thuô ̣c Văn phòng

Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nô ̣i vu ̣ chỉ được phép khai thác hồ sơ gốc thuô ̣c lĩnh vực mình phu ̣ trách, các trường hợp cho mượn hồ sơ gốc ra khỏi Chi cu ̣c phải được sự đồng ý của Lãnh

đa ̣o Chi cu ̣c

- Chứ ng thực tài liê ̣u lưu trữ có giá tri ̣ pháp lý như văn bản chính

- Tất cả các hình thức phu ̣c vu ̣ khai thác tài liê ̣u ta ̣i Chi cu ̣c phải được đăng ký vào sổ cho mượn tài liê ̣u cu ̣ thể và có báo cáo đi ̣nh kỳ tháng, quý, năm cho lãnh đa ̣o Chi cu ̣c

- Đối với các hồ sơ thuô ̣c Danh mu ̣c tài liê ̣u “ Mâ ̣t” chưa được phép công bố cán bô ̣ phục vu ̣ khai thác không được cung cấp dưới mo ̣i hình thức mà phải xin ý kiến của Lãnh đa ̣o Chi cục

- Cán bô ̣ phu ̣c vu ̣ khai thác hồ sơ, tài liê ̣u phải chi ̣u trách nhiê ̣m trước Lãnh đa ̣o Chi

cục về những hồ sơ, tài liê ̣u cung cấp cho cơ quan, tổ chức và cá nhân

3.6 Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ:

Việc ứng du ̣ng tin ho ̣c vào công tác lưu trữ luôn được Lãnh đa ̣o Chi cu ̣c quan tâm nhằm từng bước hoàn thiê ̣n và nâng cao chất lượng để hiê ̣n đa ̣i hoá công tác lưu trữ

Ứng du ̣ng tin ho ̣c vào công tác lưu trữ chủ yếu là ở lĩnh vực quản lý thông tin và tra

tìm tin Hiê ̣n nay ở Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ chủ yếu sử du ̣ng phần mềm Excel để quản lý

và tra tìm tài liê ̣u Các hồ sơ sau khi được chỉnh lý sẽ được truy câ ̣p các thông tin vào trong

máy Viê ̣c ứng du ̣ng tin ho ̣c vào lưu trữ, quản lý hồ sơ trên máy tính giúp cho viê ̣c khai thác thông tin được nhanh chóng Mă ̣t khác viê ̣c ứng du ̣ng tin ho ̣c vào công tác lưu trữ sẽ thuâ ̣n tiện hơn cho viê ̣c bảo quản tài liê ̣u, tra tìm nhanh chóng, dễ dàng…

4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ:

Ngoài việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ của cơ quan thì các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác lưu trữ như: máy tính, máy scan, cặp ba dây, hộp, giá, bút, viết,

kệ, giá, quạt, tủ, chổi,… đều là những thiết bi ̣ hết sức cần thiết nhằm phu ̣c vu ̣ tốt hơn cho công tác lưu trữ của cơ quan

Các trang thiết bị trong Chi cu ̣c được bố trí một cách hợp lí nhằm phục vụ cho công việc của mình được thuận lợi hơn Hiện nay Chi cu ̣c đã có: 03 điê ̣n thoa ̣i, 03 máy in, 02máy photocopy, rất nhiều tủ đựng hồ sơ và các tài liê ̣u chuyên ngành… mỗi nhân viên văn phòng được bố trí một máy tính để bàn có nối ma ̣ng internet để phục vụ cho công tác của mình

Trang 39

Ngoài ra Chi cu ̣c cũng trang bi ̣ thêm 04 bô ̣ bàn ghế để trong các phòng, trong đó dành riêng

một bô ̣ bàn ghế để phu ̣c vu ̣ cho cán bô ̣, công chức hay người dân đến liên hê ̣ công viê ̣c cũng như tìm kiếm tài liê ̣u

Nhìn chung các trang thiết bị đều được áp dụng tại các phòng, kho lưu trữ chuyên

dụng nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ được tốt hơn, đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng và giảm đến mức tối đa những vi sinh vật hay ký sinh trùng phát sinh trong phòng, kho lưu trữ Để làm tốt vấn đề trên Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ còn trang bị thêm các trang thiết bị khác như máy la ̣nh, máy hút bu ̣i, qua ̣t thông gió và các thiết bi ̣ phòng chống cháy nổ … để bảo quản tốt tài liê ̣u

Số lượng thiết bị, phương tiện trên đảm bảo công tác hiện tại của đơn vị Tuy nhiên để phục vụ tốt hơn trong giai đoa ̣n hiện đại hoá thì Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ nên trang bi ̣ thêm

các phần mềm cũng như công cu ̣ tra cứu tài liê ̣u để hoàn thiê ̣n hơn nữa công tác lưu trữ

Hệ thống lưu trữ cơ quan được xây dựng kiê ̣n toàn, cán bô ̣ lưu trữ cơ quan được bố trí ổn đi ̣nh Với số lượng 06 cán bô ̣ và trình đô ̣ đều tốt nghiê ̣p đa ̣i ho ̣c chuyên ngành lưu trữ nên Chi cục Văn thư – Lưu trữ đủ thực hiê ̣n tốt các nhiê ̣m vu ̣ được giao Ngoài ra cơ quan luôn quan tâm đến viê ̣c nâng cao trình đô ̣ nghiê ̣p vu ̣ chuyên môn nên thường xuyên mở các lớp

tập huấn, bồi dưỡng nghiê ̣p vu ̣ để nâng cao trình đô ̣ đô ̣i ngũ làm công tác lưu trữ

Việc thu thâ ̣p và bổ sung tài liê ̣u vào Phông lưu trữ được Chi cu ̣c thực hiê ̣n thường xuyên, hằng năm tiếp nhâ ̣n được khối lượng tài liê ̣u lớn từ Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nô ̣i vu ̣

và mô ̣t số Sở, ban ngành khác vào lưu trữ li ̣ch sử

Công tác bảo quản tài liệu ở kho lưu trữ chuyên du ̣ng luôn được chú trọng Các phương tiện, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tương đối tốt, thường xuyên được cơ quan mua

sắm đổi mới để phù hợp với tình hình hiê ̣n ta ̣i do vâ ̣y nên đáp ứng tốt yêu cầu bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ

Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng được cơ quan thực hiê ̣n rất tốt nhờ

vậy phu ̣c vu ̣ tốt cho cán bô ̣, công chức cũng như người dân trong viê ̣c tra cứu thông tin, khai thác tài liê ̣u

Công tác Phân loa ̣i, Chỉnh lý tài liê ̣u tích đống bước đầu được cơ quan thực hiê ̣n tương đối đầy đủ các bước, đúng quy trình chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣ và lâ ̣p hồ sơ đưa vào lưu trữ

Công tác huỷ tài liê ̣u cũng được Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ thực hiê ̣n khá nghiêm chỉnh, đúng theo quy đi ̣nh của Cu ̣c Văn thư Lưu trữ Nhà nước cũng như hướng dẫn của cấp trên

Trang 40

Việc ứng du ̣ng tin ho ̣c vào công tác Lưu trữ hiê ̣n nay ở Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ đã ứng du ̣ng các phần mềm Excel để quản lý tài liê ̣u Viê ̣c ứng du ̣ng phần mềm này góp phần quản lý tốt thông tin cũng như giúp cho công tác lưu trữ tài liê ̣u được nhanh chóng và thuâ ̣n tiện hơn, dễ dàng hơn trong viê ̣c tra tìm tài liê ̣u Viê ̣c đưa hồ sơ vào bảo quản trong máy vi

tính bước đầu thực hiê ̣n đã đem la ̣i nhiều hiê ̣u quả đáng kể

Những kết quả đạt được trên đây là do có sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo của cơ quan đối với công tác Lưu trữ; đồng thời là tinh thần trách nhiệm, tận tuỵ, chu đáo của toàn thể cán bô ̣ công chức, viên chức cơ quan Do vâ ̣y, với những thành tích đã đa ̣t được trong những năm qua Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ thường xuyên nhâ ̣n được bằng khen của Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau, của Sở Nô ̣i vu ̣ Cu ̣ thể năm 2012 cơ quan nhâ ̣n được bằng khen của Chủ ti ̣ch Uỷ ban nhân dân tỉnh về viê ̣c hoàn thành tốt công tác chỉnh lý tài liê ̣u tích đo ̣ng,

bằng khen của Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ về làm tốt công tác lưu trữ…

Công tác thu thâ ̣p, bổ sung tài liê ̣u vào lưu trữ còn gă ̣p phải mô ̣t số khó khăn Do diê ̣n

tích Chi cu ̣c Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cà Mau khá nhỏ he ̣p nên đến thời ha ̣n giao nô ̣p tài liê ̣u nhưng các Sở, ban ngành khác không thể chuyển hết số tài liê ̣u của đơn vi ̣ mình vào kho lưu trữ chuyên du ̣ng được Vì vâ ̣y mà hằng năm Chi cu ̣c chỉ nhâ ̣n được số lượng tài liê ̣u của Uỷ ban tỉnh, Sở Nô ̣i vu ̣ và mô ̣t vài Sở khác Do vâ ̣y mà số lượng tài liê ̣u được bảo quản ở Chi

cục còn khá khiêm tốn, chưa dồi dào Trên thực tế đến nay Chi cu ̣c vẫn chưa đủ điều kiện phát huy hết khả năng với chức năng, nhiê ̣m vu ̣ của mình trong viê ̣c thu thâ ̣p, bổ sung tài liệu vào lưu trữ li ̣ch sử

Công tác chỉnh lý tài liê ̣u chỉ mới được tiến hành trong thời gian gần đây Do vâ ̣y tài liệu tích đống còn khá nhiều, lô ̣n xô ̣n Điều này ảnh hưởng rất lớn đến viê ̣c phu ̣c vu ̣ khai thác, sử du ̣ng và ảnh hưởng đến tuổi tho ̣ tài liê ̣u Với đô ̣i ngũ cán bô ̣ chuyên trách đảm nhiệm công tác lưu trữ còn hạn chế nên công viê ̣c chỉnh lý tốn nhiều thời gian

làm tốt hơn nữa các nghiê ̣p vu ̣ của công tác lưu trữ

- Thườ ng xuyên mở các lớp bồi dưỡng nghiê ̣p vu ̣, đẩy ma ̣nh công tác đào ta ̣o, tâ ̣p huấn về chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣, tin ho ̣c, anh văn cho cán bô ̣, công chức, viên chức cơ quan

- Tăng cườ ng kiểm tra, hướng dẫn nghiê ̣p vu ̣, tổ chức các lớp hô ̣i thảo, hô ̣i nghi chuyên đề và chế đô ̣ thông tin báo cáo đi ̣nh kỳ về công tác lưu trữ

Định dạng
Số trang	104
Dung lượng	1,26 MB

Tài liệu tham khảo	Loại	Chi tiết
1. Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Học viện hành chính quốc gia, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội năm 2002	Khác
2. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002	Khác
3. Nghị định số 101/CP ngày 23/09/1997 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật	Khác
5. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư	Khác
6. Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định về ban hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia	Khác
7. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 v/v hướng dẫn thể thức và kỹ thật trình bày văn bản hành chính	Khác
9. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước	Khác
10. Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/09/2002 của Bộ Công an v/v hướng dẫn thực hiện Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước	Khác
11. Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu	Khác
12. Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/03/2002 của liên bộ Công an – Ban TCCBCP hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP	Khác
13. Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/05/2002 của Cục trưởng cục Lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn ngành bìa hồ sơ	Khác
14. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ v/v hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản	Khác
15. Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến	Khác
16. Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội khóa XIII về Luật lưu trữ./	Khác