Thư diện tử EMAIL - và cách sử dụng

- Ðịa chỉ người gửi, người nhận: nếu người nhận trong cùng một mạng với bạn thì địa chỉ E-mail chỉ cần ghi phần tên phần địa chỉ trước dấu , còn nếu người nhận ở mạng khác với địa chỉ In

THƯ ĐIỆN TỬ EMAIL VÀ CÁCH SỬ DỤNG

1 Các lợi ích của thư điện tử

E-mail là tên viết tắt của Electronic Mail (tức thư tín điện tử) là dịch vụ được liệt kê

đầu tiên trong nghị định của Thủ tướng Chính phủ 3-1997 về các dịch vụ do mạng Internet ở Việt Nam cung cấp Theo định nghĩa của IBM Dictionary of Computing,

E-mail là thư tín dưới dạng thông điệp (message) được truyền giữa những người dùng qua

mạng máy tính như thư văn bản thông thường, các tập chương trình, các tập hình ảnh, âm thanh

Ðịa chỉ E-mail cũng giống như số nhà để người khác gửi thư đến, hoặc giống như

số điện thoại để người khác gọi đến cho bạn vậy Mỗi người chỉ cần một địa chỉ e-amail là

đủ

Ðịa chỉ E-mail có hai phần ngăn cách bởi dấu @ Chẳng hạn: Tung LT@ bdm.

vnmail.vnd.net Phần đứng trước là tên của người chủ địa chỉ E-mail, còn phần đứng sau dấu @ "tự nhiên mà có", hiểu theo nghĩa nơi bạn đăng ký đã ấn định sẵn tên này rồi Bạn cần một địa chỉ E-mail, ở các tỉnh, các bạn liên hệ trực tiếp với bưu điện ở Hà Nội, hay TP.HCM, do có quá nhiều nơi có thể cung cấp E-mail nên vấn đề trở nên "phức tạp" hơn Khi đăng ký, bạn cần quan tâm tới các khía cạnh sau:

+ Ðịa chỉ E-mail của bạn phải được nằm trong hệ thống địa chỉ Internet chung, tức là

từ địa chỉ của bạn có thể gửi thông tin lên Internet được Và, ngược lại, thông tin từ một địa chỉ Internet nào đó gửi về phải đến được hộp thư của bạn

+ Thời gian chuyển và nhận thư ra nước ngoài hoặc từ nước ngoài về phải nhanh chóng Có một số mạng một ngày chỉ vài lần kết nối ra nước ngoài để gửi và nhận thư, khi chưa hết giờ kết nối thì thư bạn có gửi thì cũng cứ tạm mằm đấy, còn thư ai gửi cho bạn cũng cứ tạm nằm ở một nơi nào đó

+ Lệ phí đăng ký, thuê bao phải hợp lý

Thành phần của một bức thư điện tử

- Ðịa chỉ người gửi, người nhận: nếu người nhận trong cùng một mạng với bạn thì địa

chỉ E-mail chỉ cần ghi phần tên (phần địa chỉ trước dấu ), còn nếu người nhận ở mạng khác (với địa chỉ Internet ở dạng tổng quát) thì bạn phải biết cách ghi cho đúng kiểu Các phần mềm E-mail có chức năng riêng để ghi địa chỉ Internet, ví dụ địa chỉ Internet của báo Tuổi Trẻ (mạng Viet Net) thì trong Netnam (dùng phần mềm WorldGroup Manager) có dạng IN: tuoitre saigon.telic.com.vn, còn trong VNMail (dùng phần mềm SprintMail) thì

có dạng: "RFC-822": <tuoitre@saigon.teltic.com.vn> đây là dạng phổ biến hiện nay

- Subject (tiêu đề thư): thường chỉ gồm dăm ba chữ ngắn gọn, báo cho người nhận

biết thư đề cập vấn đề gì

1

- CC (đồng gửi cho ai nữa): cùng một bức thư, bạn có thể gửi cho nhiều người, kèm

theo các địa chỉ E-mail cụ thể ghi trong phần này

- Cuối cùng là phần chính (body) của bức thư, và các phần mềm E-mail đều có phần

để bản soạn thảo thư ở chế độ văn bản thông thường

Lợi ích gửi thư điện tử

Với địa chỉ E-mail, thực sự thì cánh cửa Internet đã hé mở với bạn Bây giờ, khai thác tiếp tục Internet thế nào đây ?

Dịch vụ E-mail cho phép những người biết địa chỉ E-mail của nhau có thể gửi thông điệp cho nhau Máy tính của bạn qua điện thoại, modem kết nối vào một máy chủ, và máy chủ này có đường hòa nhập vào Internet Khi gửi E-mail, thư gửi đi sẽ qua máy chủ này đến hộp thư của người nhận nằm tại một máy chủ khác Người nhận khi mở máy tính của mình, kết nối vào máy chủ sẽ nhận được thư

2

2 Cách sử dụng thư điện tử

2.1 Truy cập đến máy tính của nhà cung cấp dịch vụ ( Internet Mail )

+ Kết nối máy vào mạng ( DiaUp - Netwoking)

+ Vào Start - > Program -> chọn chương trình cung cấp dịch vụ thư ( Internet Mail hoặc OutLook Express )

+ Khai báo các thông số cần thiết nếu bạn thiết lập lần đầu tiên

- Tên nhà cung cấp dịch vụ thư : fpt.vn , vnn.vn

- Tên tài khoản truy nhập nếu bạn đã có, trong trường hợp chưa có bạn phải đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ để được cấp tài khoản truy nhập ( xem phần dịch vụ thư của Yahoo tại mục 3 )

- Khai báo địa chỉ hộp thư đến ( ví dụ imail.fpt.vn) hộp thư đi ( omail.fpt.vn)

- Khai báo mật khẩu đăng ký

2.2 Sử dụng WebMail : Có một số trang web chuyên cung cấp các dịch vụ thư như

Yahoo.com , Hotmail com, Vol.vnn.vn Bạn chỉ cần truy nhập vào địa chỉ website này , thực hiện một số khai báo về cá nhân, tài khoản dự định , bạn sẽ được cung cấp tài khoản sử dụng miễn phí ( tuy nhiên bạn sẽ phải xem khá nhiều quảng cáo đính kèm ) Hiện tại 2 trang web cung cấp dịch vụ thư lớn nhất là Yahoo.com và Hotmail.com , từ tháng 7 năm 2004 khi bạn đăng ký tài khoản miễn phí ( Free ) trên Yahoo.com bạn sẽ được cấp phát một thư mục lưu trữ thư có dụng lượng 100MB thay vì 4MB trước đây

Các bước thông thường để sử dụng các trang web dịch vụ thư là

+ Kết nối vào mạng

+ Gõ địa chỉ website cung cấp dịch vụ thư : http://mail.yahoo.com hoặc http://www.hotmail.com

+ Thực hiện các khai báo theo hướng dẫn trên màn hình

Chú ý : không cần khai báo chính xác các thông tin riêng của bạn, khi chọn mật khẩu ( Password) bạn cần ghi lại để khỏi quên

+ Kết thúc khai báo bạn sẽ được cung cấp 1 tài khoản truy nhập ( Accọunt)

3 Sử dụng chương trình thư điện tử tại địa chỉ MAIL.YAHOO.COM

Nhập địa chỉ MAIL.YAHOO.COM để mở trang WEB có dịch vụ thư điện tử miễn phí Nếu bạn đã có tài khoản sử dụng thì hãy nhập tên và mật khẩu vào các hộp để chuyển vào giao diện gửi và nhận thư

3

Nếu bạn là người lần đầu tiên sử dụng dịch vụ này hoặc bạn muốn tạo cho mình một địa chỉ thư mới thì hãy làm phần đăng ký tên sử dụng

1.1.1 Ðăng ký tên sử dụng dịch vụ Email miễn phí trên trang YAHOO.COM

Một người có thể đăng ký cho mình nhiều tên sử dụng thư điện tử miễn phí.Mỗi tên chỉ được đăng ký một lần duy nhất đối với dịch vụ thư điện tử cho phép

4

nhập tên đã đăng ký vào đây

khẩu vào đây

Trên màn hình sẽ xuất hiện trang khai báo

Hướng dẫn điền thông tin vào bảng:

Tại hộp Yahoo! ID cần điền tên đăng ký (ví dụ: tran_thanh_hieu, sau này bạn sẽ có địa chỉ thư như sau: tran_thanh_hieu@yahoo.com)

5

kích chọn vào đây để đăng ký tên sử dụng

chọn mục này để

đăng ký sử dụng dịch?

vụ thư miễn phí

Hộp PASSWORD và RE-TYPE PASSWORD đòi hỏi bạn nhập mật khẩu Ðể đảm bảo bí mật nên gõ ít nhất là 8 kí tự gồm số hoặc chữ cái

Chọn một câu hỏi cho hộp SECURITY QUESTION bằng cách nhấn mũi tên bên phải của hộp (ví dụ chọn câu đơn giản như What was the name of your first school)

Trong phần YOUR ANSWER bạn có thể gõ : HANOI

Chọn ngày sinh cho hộp BIRTHDAY (ví dụ chọn July) sau đó gõ số vào ô tháng

và năm

Bạn có thể bỏ qua phần hỏi CURRENT EMAIL (vì có dòng chữ Optional)

Bạn phải ghi rõ Họ và tên của bạn tại hộp FIRST NAME ( ví dụ Tran) và LAST NAME (ví dụ Thanh Hieu)

Tại hộp LANGUAGE&CONTENT hãy giữ nguyên mục đã có là English - United States

Tại hộp ZIP/POSTATL CODE (mã số bưu điện) hãy gõ vào số 84093 - một mã số

bưu điện của Mỹ

Chọn Male (nam) hay Female (nữ) cho hộp GENDER (giới tính)

Phải chọn nghề nghiệp và lĩnh vực công tác trong hộp OCCUPATION và INDUSTRY Nếu bạn bỏ qua mục này bạn sẽ gặp trang thông báo lỗi tiếp theo

6

Gõ chữ xuất hiện trong hình chữ nhật (ví dụ trên là chữ enough) vào hộp trống.

Nội dung của chữ xuất hiện là ngẫu nhiên đối với mỗi lần đăng ký Sau đó chọn nút SUBMIT THIS FORM để đăng ký phần vừa khai báo xong

Trang WEB chào mừng việc đăng ký thành công như sau (nếu bạn không bị lỗi trong phần khai báo)

Bạn bấm chọn nút CONTINUE TO YAHOO! MAIL để hoàn tất việc đăng ký Sau đó giao diện chương trình gửi và nhận thư xuất hiện

Chú ý : Không phải khi nào bạn cũng có được ngay khai báo đúng nên phải tập làm quen với việc sửa lỗi với các thông báo bằng tiếng Anh.

Hãy làm quen với dòng thông báo khi tên đăng ký của bạn không hợp lệ (do đã trùng với một tên đã có)

7

Gõ chữ xuất hiện tại vị trí này vào hộp (nội dung của chữ thay đổi ngẫu nhiên)

Bạn phải chọn một tên trong danh sách đã nêu (ví dụ chọn myemailvn2002) hoặc gõ mới một tên khác trong phần Creat My Own, sau đó lại tiếp tục bấm nút SUBMIT THIS FORM

Sử dụng các chức năng cơ bản

Các mục xuất hiện trên màn hình cần quan tâm gồm:

Check mail : kiểm tra và hiển thị hộp thư của bạn

Compose : soạn thư để gửi

Folders : chứa một số thư mục như Inbox, Draft, Sent,Trash,

Addresses : tiện ích cho phép tổ chức lưu giữ địa chỉ theo sổ

Mail Options : chứa nhiều tiện ích trong đó có chức năng cho phép thay đổi mật khẩu

8

bấm chọn vào phần Subject để

mở nội dung của thư

1.1.2 Mở hộp thư

Bạn có thể nhìn thấy thông tin về số thư mới đã có trong hộp (chưa đọc)

Ví dụ: Inbox(2) nghĩa là đang có 02 thư chưa đọc

Bạn nhấn chọn mục Check mail hay mục Inbox để mở hộp thư

Trong cửa sổ hiện nội dung bức thư, bạn có thể sử dụng các chức năng Reply hoặc Reply All hoặc Forward

9

bấm chọn vào phần Subject để

mở nội dung của thư

Mail Options

có chứa mục thay đổi mật khẩu

ấn nút này

để sử dụng chức năng trả lời thư cho người gửi

ấn nút này để sử dụng chức năng trả lời thư cho tất cả địa chỉ có liên quan với thư gửi đến

ấn nút này để sử dụng chức năng chuyển tiếp tư?

chọn mục này để sử dụng chức năng ghi địa chỉ vào sổ

1.1.3 Xoá bớt thư

Bấm chọn một hoặc nhiều thư muốn xoá, sau đó nhấn nút DELETE

Chú ý là bạn có thể chọn nhiều thư để xoá cùng một lần Có mục Check all giúp bạn chọn tất cả các thư một lúc một cách nhanh nhất và sau đó chỉ cần chọn nút Delete

1.1.4 Soạn thư

Nhấn vào nút COMPOSE để mở cửa sổ soạn thư như sau

10

nút gửi thư lưu các? thư tạm thời chưa gửi

Bấm chọn hộp này, sau đó nhấn nút Delete để xóa thư

chọn mục này để sử dụng chức năng ghi địa chỉ vào sổ

1.1.5 Sử dụng sổ địa chỉ

Chương trình thư của Yahoo có cách ghi nhận các địa chỉ thư rất tiện dụng cho người

sử dụng Chúng ta làm quen với các khái niệm sau:

Contact Address: địa chỉ người gửi được ghi nhận vào sổ

Category name : tên danh mục phân loại Nếu chúng ta không phân loại địa chỉ người

gửi thư đến theo danh mục thì với danh sách địa chỉ lên đến hàng trăm sẽ làm cho việc chọn địa chỉ gửi đi vô cùng khó khăn Người sử dụng có khả năng tạo những tên danh mục mới theo ý mình

Address List : các địa chỉ người gửi được ghi nhận theo nhóm và tên nhóm sẽ đại diện cho tất cả các địa chỉ trong nhóm khi chúng ta chọn địa chỉ gửi thư Tiện ích này giúp cho người gửi xác định địa chỉ gửi thư nhanh chóng, chính xác

11

nút gửi thư

Chức năng đính kèm tệp

lưu các? thư tạm thời chưa gửi

Chọn chức năng Addresses

Addresses Options: chọn mục này để tạo thêm Category mới

12

Chọn chức năng

Addresses Options để tạo thêm mục mới

Tiếp tục chọn mục này để tạo thêm Category

mới

Tiếp tục chọn mục này để tạo thêm Category mới

Add to Address Book: có hai cách ghi địa chỉ người gửi vào sổ địa chỉ

Người sử dụng có thể ghi địa chỉ người gửi vào sổ ngay sau khi đọc thư

13

ấn nút này sau khi ghi đầy đủ thông tin liên quan

Điền tên Category

mới và chọn mục

Add Category

Bấm chọn mục này để ghi địa chỉ người gửi vào sổ ngay sau khi đọc thư

Insert Addresses: khi soạn thư chúng ta có thể chọn lựa địa chỉ đã ghi trong sổ, đây là

tiện ích tuyệt vời

Bạn sẽ thấy cửa sổ sau đây cho phép chọn lựa các địa chỉ chèn vào mục TO, CC , BCC

Move to Category: chúng ta có thể tách các địa chỉ đang có theo từng danh mục phân

loại để dễ dàng tìm kiếm khi cần

14

Khi soạn thư? hãy nhấn mục này để lấy địa chỉ?

đã có trong sổ

Hiển thị theo Category: chúng ta có thể hiển thị theo Category, như thế trên màn hình

số địa chỉ sẽ không quá nhiều nên dễ dàng lựa chọn

Chỉ cần chọn Category trong chức năng VIEW được thể hiện trong hình trên

15

bước 1: chọn vào ô bên trái

bước 2: chọn Category

bước 3: cuối cùng chọn? nút OK

Tạo danh sách địa chỉ (LIST):

Sau khi đã tạo LIST, người gửi thư chỉ cần chọn tên LIST thì tất cả địa chỉ trong LIST được xuất hiện trên hộp địa chỉ người nhận

1.1.6 Sử dụng chức năng đính kèm tệp

Ðính kèm tệp là một chức năng vô cùng quan trọng trong việc gửi thư điện tử Bạn có thể gửi tối đa là 03 thư và kích thước tổng cọng không quá 1.5MB khi dùng chức năng miễn phí này của MAIL.YAHOO.COM

Bạn phải thực hiện đúng ba bước để xác định các tệp đính kèm như hình dưới

16

Bấm chọn nút Add

Gõ tên cho LIST

Chọn địa chỉ đưa vào LIST, sau đó bấm chọn nút Add

Sau khi thực hiện thành công ba bước trên bạn sẽ thấy cửa sổ soạn thư xuất hiện cùng với danh sách các tệp đính kèm Việc cuối cùng là nhấn chọn nút gửi thư

BÀI TẬP :

1 Mỗi bạn hãy dự kiến 1 địa chỉ , mật khẩu ghi lại sau đó thực hiện các yêu cầu sau: + Kết nối vào mạng Internet

+ Truy nhập vào địa chỉ http://mail.yahoo.com

+ Thực hiện đăng ký tài khoản miễn phí ( Free SignUp )

+Khai báo theo hướng dẫn trên tài liệu, nếu sau khi khai báo xong và gửi các thông tin về máy chủ ta nhận được thông báo cần thay đổi tên vì đã trùng với các tên đã có , ta chọn tên khác hoặc chọn trong các tên gợi ý

+ Sau khi đăng ký thành công bạn xuất phát từ tài khoản này soạn 1 bức thư gửi cho chính bạn và những người khác

2 Bạn vào xem thư của bạn ( Check mail) , sau đó gửi thư chúc mừng nam mới cho nhiều bạn, trong đó có đính kèm 1 tệp ( ảnh hoặc văn bản )

17

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Tài liệu " Internet for User" - Viện đào tạo công nghệ thông tin - 1998

2 Internet toàn tập (sách dịch) - Nhà xuất bản trẻ - 1998

3 Internet toàn tập (sách dịch) - Nhà xuất bản Đà Nẵng - 2000

4 Internet thật là Đơn giản - Nhà xuất bản bưu điện - 2000

5 Tự học Microsoft Internet Explorer 5.0 trong 24 giờ (sách dịch)

- Nhà xuất bản thống kê - 2000

6 Khai thác sử dụng và quản lý thông tin - Công nghệ thông tin ; Bộ môn Thông

tin QLGD Trường CBQLGD và ĐT , Hà Ninh chủ biên ; Hà Nội 2002

18