Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý dự án microsoft project 2000

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý dự án microsoft project 2000 Cuốn sách Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2000 giới thiệu đến bạn đọc các khái niệm và cách thức sử dụng phần mềm quản lý dự án với đầy đủ tính năng, công cụ cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện và quản lý dự án.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

MICROSOFT PROJECT 2000

WinProj.exe

GV: ThS NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN

TP HCM, 4/2001

MS Project 2000 là một chương trình quản lý dự án có thể giúp xây dựng kế hoạch dự án, theo dõi công việc hoàn thành, và xem xét sự biến đổi so với kế hoạch cơ sở Mục tiêu chính của phần mềm này là giúp chúng ta có thể quản lý chi phí, tiến độ thực hiện và nguồn lực của dự án, cụ thể là nhằm:

- Tổ chức kế hoạch

- Xác định được thời hạn phải hoàn thành

- Lập tiến độ thích hợp cho các nhiệm vụ cần phải thực hiện

- Phân bổ nguồn lực và chi phí cho các nhiệm vụ

- Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với ràng buộc về thời gian và chi phí

- Chuẩn bị được những báo cáo mang tính chuyên nghiệp để trình bày cho khách hàng, ban lãnh đạo, giám sát viên, thầu phụ, công nhân,

1 THIẾT LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Đây là công việc tạo một tập tin về kế hoạch thực hiện một dự án Công việc này bao gồm các bước chính sau đây:

1.1 Nhập tên và lưu giữ tập tin của một dự án

Tạo tập tin dự án

1 Trên thanh công cụ (Toolbar), nhấp (Click) vào New

MS Project sẽ tạo 1 tập tin và hộp thoại Project Information xuất hiện

2 Trên hộp Start Date, nhấp vào nút mũi tên hướng xuống

Một bảng lịch hàng tháng xuất hiện Theo ngầm định, MS Project dùng ngày hiện tại là ngày bắt đầu dự án

3 Nhấp vào mũi tên hướng trái hoặc phải cho tới tháng và năm bắt đầu dự án

4 Nhấp vào ngày bắt đầu dự án

Đóng lịch hàng tháng lại, và trong hộp State Date sẽ thể hiện ngày bắt đầu dự án vừa chọn

5 Nhấp OK để đóng hộp thoại Project Information

Nhập các thông tin về dự án

1 Trong bảng File, nhấp Properties Hộp thoại Properties xuất hiện

2 Nhấp vào Summary

3 Trong hộp Title, gõ tên dự án

4 Trong hộp Subject, gõ chủ đề dự án

5 Trong hộp Author, gõ tên tác giả lập kế hoạch

6 Trong hộp Manager, gõ tên nhà quản lý dự án hay tên “sếp” của anh / chị, hoặc có thể bỏ trống

7 Trong hộp Company, gõ tên công ty thực hiện

8 Trong hộp Comments, gõ vào những chú thích cần thiết (nếu có)

9 Chọn trong hộp kiểm tra Save Preview Picture

Lưu giữ tập tin (Save a File)

1 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Save

Vì tập tin của dự án này chưa được lưu nên hộp thoại Save As xuất hiện

2 Định vị nơi lưu giữ trên ổ đĩa cứng hoặc ổ đĩa mềm

3 Trong hộp File Name, gõ tên tập tin

4 Nhấp vào nút Tool, và tiếp tục nhấp vào General Options

Hộp thoại Save Options xuất hiện

Ở đây anh/ chị có thể bảo vệ tập tin bằng cách sử dụng password Nếu anh/ chị không muốn dùng password thì nhấp vào nút Cancel để đóng hộp thoại Save Options

5 Nhấp vào nút Save để đóng hộp thoại Save As

Tập tin dự án đã được lưu giữ

1.2 Nhập dữ liệu và tổ chức các công việc

Chọn kiểu chữ tiếng Việt

1 Nhấp con trỏ vào góc trái trên cùng của bảng Entry để bôi đen toàn bộ màn hình

2 Trên bảng chọn Format, nhấp vào Text Style

3 Trong hộp thoại Text Style chọn kiểu chữ tiếng Việt phù hợp

Nhập tên các công việc

1 Trong bảng Entry, nhấp vào ô ngay dưới cột tiêu đề Task Name

2 Gõ tên các công việc và nhấn Enter

Nhập thời gian thực hiện các công việc

1 Trong bảng Entry, nhấp vào ô ngay dưới cột tiêu đề Duration

2 Gõ thời gian thực hiện của từng công việc và nhấn Enter

Đổi tên công việc

1 Trong bảng Entry, nhấp vào tên công việc

2 Gõ tên mới vào

Liên kết các công việc

1 Trên bảng Entry, nhấp vào tên của công việc trước

2 Giữ phím Ctrl, và nhấp vào tên của công việc sau

3 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Link Tasks

Trình bày thời gian thực hiện dự án và những thống kê khác

1 Trên bảng chọn Project, nhấp vào Project Information

2 Nhấp vào nút Statistics

Trình bày toàn bộ dự án trên màn hình

1 Trên bảng chọn View, nhấp vào Zoom

2 Nhấp vào Entire Project, và sau đó nhấp OK

Chèn thêm một công việc mới vào danh sách các công việc

1 Trên bảng Entry, nhấp vào tên công việc mà anh/ chị muốn chèn thêm vào một công việc mới ở phía trên nó

2 Trên bảng chọn Insert, nhấp vào New Task

3 Nhấp vào ô mới ở cột Task Name, gõ tên công việc mới và nhấn Enter

Xóa một công việc trong danh sách các công việc

1 Trên bảng Entry, nhấp vào tên công việc muốn xóa

2 Trên bảng chọn Edit, nhấp vào Delete Task

Tạo một công việc tóm tắt

1 Trên bảng Entry, nhấp vào tên công việc con đầu tiên của công việc tóm tắt mà anh/ chị đang muốn tạo ra

2 Trên bảng chọn Insert, nhấp vào New Task

3 Nhấp vào ô mới ở cột Task Name, gõ tên công việc tóm tắc và nhấn Enter

4 Chọn những công việc mà anh/ chị muốn chúng trở thành công việc con của công việc tóm tắt đã được tạo ra

5 Trên thanh công cụ Formatting, nhấp vào nút Indent

Tạo mốc thời gian

1 Trên bảng Entry, gõ vào tên mốc thời gian, và tiếp đó nhấn phím Tab

2 Ở cột Duration, gõ vào 0d, và nhấn Enter

3 Nếu anh/ chị muốn làm rõ ngày của mốc thời gian, thì chọn cột Start và gõ ngày vào, tiếp đó nhấn Enter

4 Nếu anh/ chị muốn liên kết mốc thời gian với một công việc, thì chọn công việc đó và nhấp vào nút Link Tasks trên thanh công cụ Standard

1.3 Thiết lập nguồn lực

Ở đây nguồn lực bao gồm con người, máy móc thiết bị, và nguyên vật liệu để hoàn thành công việc của dự án Phần mềm MS Project nhấn mạnh vào 2 khía cạnh của nguồn lực: sự sẵn có và chi phí Sự sẵn có quyết định thời gian một nguồn lực cụ thể

có thể thực hiện trong một công việc và khối lượng công việc họ có thể làm, còn chi phí đề cập tới bao nhiêu tiền sẽ được trả cho nguồn lực đó

Thiết lập nguồn nhân lực

1 Trên thanh View, nhấp vào Resource Sheet

2 Trên Resource Sheet, nhấp vào ô phía dưới cột tiêu đề Resource Name

3 Gõ tên nhân lực, và nhấn Tab

4 Trong cột Type, chọn nguồn lực là Work, và nhấn Tab

Có hai loại nguồn lực là Work (con người và thiết bị) và Material (nguyên vật liệu) Vì ta chọn nguồn lực là Work, nên bỏ qua cột Material Label

5 Tiếp tục nhấn Tab

Trong cột Initial, MS Project cung cấp chữ cái đầu của nguồn lực Trong một dự án cụ thể cũng có thể dùng 2 chữ cái đầu cho mỗi nguồn lực

6 Ở cột Initials, gõ 2 chữ cái đầu, và tiếp đó nhấn Tab

7 Ở cột Group, nếu anh/ chị muốn thể hiện nguồn lực ở bộ phận/ phòng ban nào thì gõ tên của bộ phận/ phòng ban đó vào (chẳng hạn bộ phận Kỹ Thuật)

8 Trong cột Max Units, nếu nguồn lực là 1 người (1 đơn vị) thì chọn chỉ số là 100%, nếu là 2 người thì chọn là 200%, còn nếu làm việc bán thời gian thì có thể chọn là 50% hay 75%, v.v

Thiết lập máy móc thiết bị

1 Trên Resource Sheet, nhấp vào ô trống tiếp theo trong cột Resource Name

2 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Resource Information

Hộp thoại Resource Information xuất hiện

3 Nhấp vào General

4 Trong ô Resource Name, gõ tên thiết bị (chẳng hạn 16mm Camera), và nhấn Tab

5 Trong ô Resource Type, chọn Work, và nhấn Tab

6 Trong ô Initial, gõ vào các chữ đầu của thiết bị (chẳng hạn 16mm)

7 Nhấp OK để đóng hộp thoại Resource Information và trở lại Resource Sheet

Ở cột Max Units biểu thị 100% cho nguồn lực này Nếu dự án của anh/ chị sử dụng nhiều thiết bị này (chẳng hạn có 3 thiết bị), khi đó anh/ chị gõ hoặc chọn chỉ số 300%, và nhấn Tab

Thiết lập nguồn nguyên vật liệu

1 Trong Resource Sheet, nhấp vào ô trống trong cột Resource Name

2 Gõ tên nguyên vật liệu sử dụng (chẳng hạn phim 16mm), và nhấn Tab

3 Trong cột Type, nhấp vào Material, và nhấn Tab

4 Trong cột Material Label, gõ vào đơn vị tính củanguyên vật liệu

5 Trong cột Initial, gõ tên viết tắt của nguyên vật liệu, và nhấn Tab

Nhập mức chi trả cho nguồn lực

1 Trên thanh View, nhấp vào Resource Sheet

2 Trong cột Std Rate, nhập vào mức chi trả cho nguồn lực

3 Nếu nguồn lực làm việc ngoài giờ, thì nhập mức chi trả ngoài giờ ở cột Ovt Rate

4 Nếu nguồn lực được tính theo chi phí trên mức sử dụng, thì nhập số lượng vào cột Cost/Use

5 Ở cột Accrue At, nhấp vào cách nguồn lực tích lũy chi phí

6 Lặp lại từ bước 2 đến bước 6 cho mỗi nguồn lực

1.4 Phân bổ nguồn lực tới các công việc

Phân bổ nguồn lực tới công việc

1 Trên thanh View, nhấp vào Gantt Chart

2 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào Assign Resources

Hộp thoại Assign Resources xuất hiện Trong hộp thoại, anh/ chị nhìn thấy tên của các nguồn lực đã được nhập vào ở mục trên

3 Trong cột Task Name ở bảng Entry, nhấp vào tên một công việc nào đó

4 Trong cột Name của hộp thoại Assign Resources, chọn nguồn lực phân bổ cho công việc này, và nhấp Assign

5 Tiếp tục bước 3 và 4 để phân bổ nguồn lực cho các công việc còn lại

6 Cuối cùng nhấp Close để đóng hộp thoại Assign Resources

Công thức tính tiến độ - Quan sát thời gian (Duration), Đơn vị (Units) và công việc (work)

Duration x Units = Work {thời gian x số lượng nguồn lực = khối lượng công việc}

1 Ở trạng thái Gantt Chart, nhấp vào tên của một công việc nào đó

2 Trên bảng chọn View, nhấp vào More View

3 Trong hộp More View, nhấp Task Entry, và sau đó nhấp Apply

Bảng Task Form xuất hiện ngay dưới cửa sổ MS Project

Phân bổ nguồn lực khi tắt lệnh Effort Driven

Khi tắt lệnh Effort Driven, nếu anh/ chị phân bổ thêm nguồn lực vào một công việc thì thời gian thực hiện công việc vẫn không thay đổi, nhưng tổng khối lượng công việc (tổng số giờ lao động) sẽ tăng lên

1 Trong bảng Task Form, xóa dấu trong hộp Effort Driven, hoặc

Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Task Information

2 Nhấp vào Advanced

3 Xóa dấu trong hộp Effort Driven

Xóa việc phân bổ nguồn ở bảng Task Form

1 Ở bảng Entry, nhấp vào tên công việc mà anh/ chị muốn xóa bỏ việc phân bổ một nguồn lực

2 Ở bảng Task Form, nhấp vào tên nguồn lực muốn xóa và nhấn phím Delete, và tiếp theo nhấp OK nằm ở góc phải trên của bảng Task Form

Phân bổ số lượng nguyên vật liệu cho công việc bằng hộp thoại Assign Resources

1 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào Assign Resources

2 Trong bảng Entry, nhấp vào tên của công việc muốn phân bổ nguyên vật liệu

3 Trong cột Units của hộp thoại Assign Resource, nhập số lượng nguyên vật liệu muốn phân bổ, và sau đó nhấp nút Assign

Tạo nguồn lực và phân bổ nó tới một công việc trong hộp thoại Assign Resource

1 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào Assign Resources

2 Trong bảng Entry, nhấp vào tên của công việc muốn phân bổ nguồn lực

3 Trong hộp thoại Assign Resource, nhấp vào ô trống đầu tiên trong cột Name Gõ tên nguồn lực mới, và sau đó nhấn Enter

4 Nhấp liên tục 2 lần tên của nguồn lực mới, và trong hộp thoại Resource Information, anh/ chị có thể nhập những thông tin cần thiết và nhấp OK

5 Trong hộp thoại Assign Resource, nhấp Assign

2 ĐIỀU CHỈNH KẾ HOẠCH

2.1 Điều chỉnh chi tiết công việc

Cập nhật lịch làm việc của dự án

1 Trên bảng chọn Tools, nhấp Change Working Time

2 Trong hộp For, chọn Standard (Lịch dự án)

3 Trong hộp Select Date(s), chọn những ngày trong tuần muốn chuyển thành thời gian làm việc và thời gian không làm việc

4 Trong hộp From và To, gõ vào thời gian làm việc yêu cầu của dự án

Thiết lập ngày lễ và những ngày nghỉ khác trong lịch dự án

1 Trên bảng chọn Tools, nhấp Change Working Time

2 Trong hộp For, chọn Standard (Lịch dự án)

3 Trong hộp Select Date(s), chọn những ngày lễ và những ngày khác muốn chuyển thành ngày nghỉ

4 Phía dưới Set Selected Date(s) To, và nhấp Nonworking Time

Điều chỉnh thời gian bắt đầu và kết thúc ngầm định của dự án

1 Trên bảng chọn Tools, nhấp Change Working Time

2 Nhấp Options

3 Trong hộp Default Start Time và Default End Time, gõ vào hoặc chọn thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án cụ thể

Thiết lập lịch cơ sở

1 Trên bảng chọn Tools, nhấp Change Working Time

2 Nhấp vào nút New

3 Trong hộp Name, gõ tên của lịch cơ sở

4 Trong hộp Make A Copy Of, chọn lịch cơ sở dựa trên lịch muốn sao chép

Aùp dụng lịch công việc cho một công việc

1 Trong bảng Entry, chọn một công việc

2 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Task Information

3 Nhấp vào Advanced

4 Trong hộp Calendar, chọn lịch công việc muốn áp dụng

5 Nếu anh/ chị muốn lịch công việc không ảnh hưởng việc thiết lập lịch nguồn lực, đánh dấu vào trong hộp Scheduling Ignores Resource Calendards

Xác định hoặc thay đổi mối quan hệ giữa các công việc

1 Trong bảng Entry, chọn công việc theo sau

2 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Task Information

3 Nhấp vào Predecessor

4 Trong cột Task Name, chọn công việc trước đối với công việc đang muốn liên kết quan hệ

5 Trong cột Type, chọn loại quan hệ theo yêu cầu

Nhập khởi điểm sớm (Lead Time) và khởi điểm trễ (Lag Time)

1 Trong bảng Entry, chọn công việc theo sau

2 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Task Information

3 Nhấp vào Predecessor

4 Trong cột Lag đối với công việc trước, nhập giá trị dương về thời gian hoặc % thời gian của công việc trước đối với trường hợp công việc sau khởi điểm trễ,

hoặc nhập giá trị âm về thời gian hoặc % thời gian của công việc trước đối với trường hợp công việc sau khởi điểm sớm

Thay đổi dạng công việc trong bảng Task Form

1 Trong màn hình Gantt Chart, chọn một công việc

2 Trên bảng chọn Window, nhấp vào Split

3 Trong hộp Task Type của bảng Task Form, chọn dạng công việc muốn thể hiện, và sau đó nhấp OK

Duration Units Work

Fixed units Work Duration Duration Fixed work Units Duration Duration

Thay đổi dạng công việc trong hộp thoại Task Information

1 Trong bảng Entry, chọn một công việc

2 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Task Information

3 Nhấp vào Advanced

4 Trong Task Type, chọn dạng công việc muốn thể hiện

Làm gián đoạn một công việc

1 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Split Task

2 Dịch chuyển chuột trên thanh ngang của công việc muốn thể hiện sự gián đoạn

Nhập chi phí cố định

1 Trên bảng chọn View, chọn Table: Entry và nhấp vào Cost

2 Trong cột Fixed Cost, nhập chi phí cố định cho những công việc cụ thể, và nhấn Tab

3 Trong cột Fixed Cost Accrual, chọn phương pháp, và nhấn Enter

Các phương pháp:

- Start: Toàn bộ chi phí cố định được lập tại thời điểm bắt đầu công việc

- End: Toàn bộ chi phí cố định được lập tại thời điểm kết thúc công việc

- Prorated: Chi phí cố định được phân phối theo thời gian công việc được thực hiện

Thiết lập công việc định kỳ

1 Trong bảng Entry, chọn công việc mà phía trên công việc này muốn chèn thêm vào một công việc có tính định kỳ

2 Trên bảng chọn Insert, nhấp vào Recurring Task

3 Trong hộp thoại Recurring Task Information, chọn trường hợp định kỳ dự kiến

Aùp dụng ràng buộc Start No Earlier Than (Bắt đầu không sớm hơn) cho một công việc

1 Trong bảng Entry, chọn một công việc

2 Trong cột Start, chọn hoặc gõ vào ngày mà anh/ chị muốn

Aùp dụng ràng buộc Finish No Earlier Than (Kết thúc không sớm hơn) cho một công việc

1 Trong bảng Entry, chọn một công việc

2 Trong cột Finish, chọn hoặc gõ vào ngày mà anh/ chị muốn

Aùp dụng các dạng ràng buộc khác cho công việc

1 Trong bảng Entry, chọn một công việc

2 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Task Information

3 Nhấp vào Advanced

4 Trong hộp Constrain Type, chọn dạng ràng buộc mà anh/ chị muốn áp dụng

5 Nếu chọn dạng ràng buộc cố định, thì chọn ngày trong hộp Constraint Date

Nhập thời hạn

1 Trong bảng Entry, chọn một công việc

2 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Task Information

3 Nhấp vào Advanced

4 Trong hộp Deadline, gõ vào hoặc chọn thời hạn mong muốn

Trình bày đường găng của dự án

1 Trên bảng chọn View, chọn More View

2 Trong hộp thoại More View, chọn Detail Gantt, và nhấp Apply

Trình bày các công việc găng

Trong bảng chọn Project, chỉ vào Filter for: All Task, và nhấp Critical

Thiết lập ghi chú cho công việc

1 Trong bảng Entry, chọn một công việc

2 Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào nút Notes

3 Trong hộp Notes, gõ vào nội dung của ghi chú, và sau đó nhấp OK