Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phòng tại UBND huyện Núi Thành

Tải miễn phí tại đây: http://olalink.org/tsharebook-chiasetailieu

LỜI CẢM ƠN

Qua 4 năm học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân hiệuQuảng Nam, được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý thầy cô, đặc biệt là quýthầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã truyền đạt cho em những kiến thức về lý thuyết

và thực hành trong suốt thời gian học ở trường Và trong thời gian thực tập tại UBNDhuyện Núi Thành em đã có cơ hội áp dụng những kiến thức học ở trường vào thực tế ở

cơ quan, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế tại cơ quan Cùng với sự

nổ lực của bản thân, em đã hoàn thành báo cáo thực tập của mình

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ HàNội - Phân hiệu Quảng Nam, đã truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong thờigian qua Đặc biệt, là thầy Nguyễn Mạnh Cường đã tận tình hướng dẫn em hoàn thànhtốt báo cáo thực tập tốt nghiệp này

Không thể thiếu đó là lãnh đạo cơ quan và các anh, chị đang công tác tại Vănphòng UBND huyện Núi Thành đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong thời gianthực tập

Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cáchhiểu, lỗi trình bày Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô, cácanh chị trong cơ quan để báo cáo tốt nghiệp đạt được kết quả tốt hơn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn của Ths Nguyễn Mạnh Cường Các nội dung nghiên cứu, kết quảtrong đề tài này là trung thực Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ choviệc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khácnhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong báo cáo còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như

số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thíchnguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung báo cáo của mình

Quảng Nam, ngày 30 tháng 3 năm 2017

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 4

1.1 Khái niệm về văn bản và văn bản hành chính nhà nước 4

1.1.1 Văn bản 4

1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước 4

1.1.3 Văn bản quản lý hành chính nhà nước 4

1.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước 5

1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật 5

1.2.2 Văn bản hành chính 6

1.3 Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản 8

1.3.1 Yêu cầu chung về nội dung văn bản 8

1.3.2 Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản QLNN 12

1.3.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 14

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH 18

2.1 Giới thiệu sơ lược về UBND huyện Núi Thành 18

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành 18

2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Núi Thành 21

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Núi Thành 25

2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Núi Thành 25

2.2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Núi Thành 28

2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 33

2.3 Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Núi Thành 39

2.3.2 Hạn chế 39

2.3.3 Nguyên nhân 40

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH 42

3.1 Cần xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 42

3.2 Tuân thủ các thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 42

3.3 Đảm bảo các trình tự và thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản 42

3.4 Đối với cá nhân soạn thảo 43

3.5 Đối với chuyên viên phụ trách công tác ban hành văn bản và quản lý văn bản đi 43

3.6 Đối với cơ quan 44

KẾT LUẬN 45

TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Văn bản là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục

vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương Việc soạn thảo vàban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệthống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các vănbản quản ký hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ qian mình.Chính vì vậy, việc quan trọng là cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác soạnthảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực củaquản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung

Là một sinh viên lớp Quản trị văn phòng, ý thức được một phần nào đótầm quan trọng và sự cần thiết của việc tìm hiểu về công tác soạn thảo và banhành văn bản, cho nên trong quá trình học tập tại trường và thực tập tại UBNDhuyện Núi Thành, tôi đã chọn đề tài cho bài báo cáo thực tập tốt nghiệp là:

“Nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tạiUBND huyện Núi Thành” Với mục đích tìm hiểu thực tế về công tác soạn thảo

và ban hành văn bản tại cơ quan, đánh giá thực trạng và tìm hiểu nguyên nhân từ

đó đưa ra một số giải pháp nhỏ góp một phần nào đó vào việc nâng cao hiêu quảcủa công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Núi Thành, tỉnhQuảng Nam

- Bài viết “Nâng cao chất lượng văn bản quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnhLạng Sơn”, của Nguyễn Thanh Tú trên Tạp chí Dân chủ và Pháp luật;

- Đề tài “Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng UBND xãLai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương”, của Võ Việt Sang;

- Bài viết “Thực trạng về việc trình bày thể thức văn bản hành chính nhànước cấp cơ sở ở Tỉnh Vĩnh Long”, của tác giả Trương Văn Phúc, trườngChính trị Phạm Hùng

Tuy đã có nhiều nghiên cứu, bài viết, luận văn, báo cáo viết về vấn đề vănbản QPPL, soạn thảo và ban hành văn bản, văn bản hành chính, nhưng chưa cómột bài viết nào nghiên cứu, đề cập cụ thể về công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản hành chính tại UBND huyện Núi Thành

3 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu quảcông tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Núi Thành

và góp phần vào việc nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các

cơ quan hành chính

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tạiUBND huyện Núi Thành;

- Tìm ra nguyên nhân, những ưu điểm và hạn chế của công tác này tạiUBND huyện Núi Thành;

- Tiến hành xây dựng các giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả củacông tác này và hạn chế những thiếu sót trong quá trình họa động

5 Đối tượng nghiên cứu

Bài báo cáo tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bảntại UBND huyện Núi Thành

6 Phương pháp nghiên cứu

Báo cáo sử dung chủ yếu các phương pháp như: thống kê, phân tích, khảosát thực tiễn, so sánh dựa vào các tài liệu thu thập được

Chương 1: Lý luận chung về soạn thảo và ban hành văn bản;

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chínhtại UBND huyện Núi Thành;

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo

và ban hành văn bản tại UBND huyện Núi Thành

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Khái niệm về văn bản và văn bản hành chính nhà nước

1.1.1 Văn bản

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loàingười Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những khônggian cách biệt qua nhiều thế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luônđược thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:

- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các

hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”;

- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh

thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu

đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theomột kết cấu chặt chẽ”;

- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành

chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.

1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

1.1.3 Văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản QLHCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà

nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập

pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩmquyền tư pháp (bản án, cáo trạng, ) không phải là văn bản QLHCNN

1.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước

1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước cóthẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử

sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thựchiện

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

- Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội;

- Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội;

- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;

- Nghị định của Chính phủ;

- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tưcủa Chánh án Toà án nhân dân tối cao;

- Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;

- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước;

- Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chínhphủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội;

- Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởngViện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểmsát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp;

- Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp

1.2.2 Văn bản hành chính

1.2.2.1 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin tronghoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương,quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghichép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thứcgiữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân Văn bảnhành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế chovăn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt

Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạtđộng quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất nhưhướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…

áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ.

Các loại văn bản hành chính cá biệt:

- Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hànhnhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới;

- Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thểban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới;

- Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩmquyền của Chính phủ;

- Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hànhnhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới;

- Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành cótính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới cóquan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành Chỉ thị thường dùng

để đôn đóc nhắc nhở cấp dưới thực hiện những quyết định, chính sách đãban hành;

- Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội bộ Đây là loại vănbản được ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liênquan đến các quy định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định

1.3 Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản

1.3.1 Yêu cầu chung về nội dung văn bản

Văn bản quản lý hành chính nhà nước dưới các hình thức và hiệu lực pháp

lý khác nhau có giá trị truyền đạt các thông tin quản lý, phản ánh và thể hiệnquyền lực nhà nước, điều chỉnh các quan hệ xã hội, tác động đến quyền, lợi íchcủa cá nhân, tập thể, nhà nước Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, văn bảnquản lý hành chính nhà nước cần đảm bảo những yêu cầu về nội dung sau:

 Đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước;

 Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức

- Tính phục vụ nhân dân

1.3.1.2 Tính công quyền

- Văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khácnhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình,truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể phápluật khác;

- Tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của vănbản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước;

- Nội dung của văn bản QPPL phải được trình bày dưới dạng các cácQPPL: giả định - quy định; giả định - chế tài;

- Để đảm bảo có tính công quyền, văn bản phải có nội dung hợp pháp, đượcban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.

1.3.1.3 Tính khoa học

Một văn bản có tính khoa học phải bảo đảm:

- Các quy định đưa ra phải có cơ sở khoa học, phù hợp với quy luật pháttriển khách quan tự nhiên và xã hội, dựa trên thành tựu phát triển củakhoa học - kỹ thuật;

- Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết;

- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảmbảo chính xác, cụ thể;

- Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ;

- Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính - công cụ chuẩn mực;

- Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) của văn bản Nội dung của vănbản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lýnhà nước nói chung, không có sự trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo trongmột văn bản và hệ thống văn bản;

- Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao;

- Nội dung cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp

các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản cònphải hội đủ các điều kiện sau:

- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp

lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thểthi hành;

- Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảmthực hiện các quyền đó;

- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện vănbản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể

1.3.1.6 Tính pháp lý

Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải bảo đảm cơ sở pháp lý để nhànước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nướctới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác Văn bản đảm bảo tính pháp lý khi:

a Nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định

- Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đềthuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình;

- Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước được quy định trongnhiều văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, Luật Tổ chức Chínhphủ, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các nghị địnhcủa Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Bộ, cơquan ngang bộ, các nghị định của Chính phủ …

b Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành

Xuất phát từ vị trí chính trị, pháp lý của cơ quan nhà nước trong cơ cấuquyền lực nhà nước, bộ máy nhà nước là một hệ thống thứ bậc thống nhất, vìvậy, mọi văn bản do cơ quan nhà nước ban hành cũng phải tạo thành một hệthống, thống nhất có thứ bậc về hiệu lực pháp lý Điều đó thể hiện ở những điểmsau:

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính được ban hành trên cơ sở củaHiến pháp, luật;

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính ban hành phải phù hợp với vănbản của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp;

- Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơquan cấp trên;

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chuyên môn phảiphù hợp với văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyềnchung cùng cấp ban hành;

- Văn bản của người đứng đầu cơ quan làm việc theo chế độ tập thể phảiphù hợp với văn bản do tập thể cơ quan ban hành;

- Văn bản phải phù hợp với điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặctham gia

c Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi nhóm trong

hệ thống văn bản

- Mỗi văn bản trong hệ thống có thể chia thành nhiều loại, theo hiệu lựcpháp lý, mỗi loại có tính chất pháp lý khác nhau, không được sử dụngthay thế cho nhau;

- Khi ban hành văn bản cá biệt, văn bản chuyên ngành phải dựa trên cơ sởvăn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính thông thường khôngđược trái với văn bản cá biệt và văn bản quy phạm pháp luật Để sửa đổi,

bổ sung thay thế một văn bản phải thể hiện bằng văn bản có tính chất vàhiệu lực pháp lý cao hơn hoặc tương ứng

d Văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, thể hiện

- Có căn cứ cho việc ban hành;

- Những căn cứ pháp lý đang có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành;

- Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn bản có thẩm quyền xây dựng

dự thảo và trình theo quy định của pháp luật

1.3.2 Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản QLNN

Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh đúngnội dung cần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghekhông hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai Do đó, ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhànước có các đặc điểm sau:

- Tính chính xác, rõ ràng

 Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính

tả, dùng từ, đặt câu…);

 Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt;

 Tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theomột nghĩa duy nhất;

Việc lựa chọn ngôn ngữ trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính làmột việc quan trọng Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng các ngônngữ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ và diễn đạt suồng sã

- Tính khuôn mẫu

Khác với các phong cách ngôn ngữ khác, ngôn ngữ trong văn bản thuộcphong cách hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao Văn bản cần đượctrình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu có sẵn chỉ cần điền nộidung cần thiết vào chỗ trống Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tínhkhoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ.

Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công

vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịutrách nhiệm thi hành … này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấutrúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn,… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạnthảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép

ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiệnđại

- Tính khách quan

Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loạivăn bản này là tiếng nói quyền lực của nhà nước chứ không phải tiếng nói riêngcủa một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo

Là người phát ngôn cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được

tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhândanh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước Chính vì vậy, cách hành văn biểucảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hànhchính - công vụ Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền với chuẩnmực, kỉ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa

là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao,kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao,đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước

- Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phảithể hiện tính trang trọng, uy nghiêm Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọngvới các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.

Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đấtnước Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thứccủa mọi người dân, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêmtúc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhànước Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản kỷ luật

Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp ”vănminh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại

1.3.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằmbảo đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quátrình hoạt động của các cơ quan Có những yếu tố mà nếu thiếu chúng, văn bản

sẽ không hợp thức

Thể thức là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hóavăn bản Nói cách khác, khi xem xét các yêu cầu để làm cho văn bản được soạnthảo một cách khoa học, thống nhất thì đối tượng trước hết được quan tâm chính

là các bộ phận tạo thành văn bản Ngoài việc nghiên cứu hình thức văn bản thìviệc nghiên cứu kết cấu của văn bản, nội dung thông tin của từng yếu tố trongvăn bản và mối quan hệ giữa chúng với nhau, với mục tiêu sử dụng văn bản là

vô cùng quan trọng Tất cả những yếu tố này đều có khả năng làm tăng lên hay

hạ thấp giá trị của các văn bản trong thực tế

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một loại văn bản có tính đặc thùcao so với các loại văn bản khác.Với hệ thống văn bản này, tất cả những yếu tốcấu thành và liên quan như chủ thể ban hành, quy trình soạn thảo, nội dung, vàđặc biệt là hình thức ít hay nhiều đều phải tuân theo những khuôn mẫu nhấtđịnh Một trong những phương diện của phạm trù hình thức văn bản quản lýhành chính nhà nước là thể thức văn bản

1.3.3.1 Khái niệm thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại thông tư này [3]

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng

02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tạiThông tư này [4]

Tóm lại, theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của BộNội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vàphần quy định chung của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thể thức văn bản được quan niệm

là tập hợp các thành phần cấu tạo văn bản, bao gồm những thành phần chung

áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể đối với một số loại văn bản nhất định.

Trong thực tế công tác văn bản tại các cơ quan, tổ chức, thể thức văn bản

thường được hiểu là tập hợp các thành phần (yếu tố) cấu thành văn bản và sự thiết lập, trình bày các thành phần đó theo đúng những quy định của pháp luật hiện hành.

Cách quan niệm này rất phổ biến bởi tính đầy đủ, cụ thể và hàm chứa yêucầu cập nhật tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn bản trong việc đápứng các yêu cầu về thể thức của hệ thống văn bản được xây dựng và ban hành

1.3.3.2 Các thành phần thể thức

Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm hailoại thành phần thể thức:

a Các thành phần thể thức chung bao gồm:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ;

- Tên cơ quan ban hành;

- Tên người chế bản, số lượng bản, số phát hành;

- Các dấu hiệu sao y, sao lục, trích sao;

- Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến;

- Địa chỉ, số điện thoại, số fax của cơ quan ban hành… Mỗi yếu tố thể thức

kể trên đều chứa đựng những thông tin cần thiết cho việc hình thành, sửdụng, quản lý văn bản Mặt khác, chúng có tầm ảnh hưởng không nhỏ tớiquá trình thực hiện văn bản trong thực tế hoạt động của các tổ chức cơquan

(Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản theo Thông tư BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình

01/2011/TT-bày văn bản hành chính - Phụ lục 01)

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH

2.1 Giới thiệu sơ lược về UBND huyện Núi Thành

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành

2.1.1.1 Vài nét về đặc điểm, điều kiện tự nhiên của huyện Núi Thành

Huyện Núi Thành là một huyện nằm ở phía Nam của tỉnh Quảng Nam

-Đà Nẵng (cũ), là huyện có truyền thống cách mạng, tên Núi Thành vang dộitrong kháng chiến chống Mỹ cứu nước với tám chữ vàng được Đảng và Bác Hồphong tặng: “Trung dũng, kiên cường, đi đầu diệt mỹ”

Sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng đến năm 1983 căn cứ theoQuyết định số 144/HDBT ngày 03/12/1983 của HDBT “V/v chia huyện Tam Kỳthành 02 đơn vị hành chính lấy tên là Thị xã Tam Kỳ và huyện Núi Thành:

- Phía Đông giáp với sông Trường Giang và biển Đông

- Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi

- Phía Tây giáp với huyện Trà My

- Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) - nay là thành phố Tam Kỳ

- Huyện Núi Thành có 16 xã và 01 thị trấn

- Tổng diện tích: 533.0269 Km2

- Dân số: tính đến ngày 31/12/2013 toàn huyện có 138.769 người Có haidân tộc chủ yếu là người Kinh và người Cor (sống tại các thôn 4; 6; 8 xãTam Trà)

Huyện Núi Thành là một huyện vùng cát ven biển, thế mạnh của huyện làđánh bắt và nuôi trồng thủy sản Con người Núi Thành cần cù, chịu khó, luônbám đất bám biển làm giàu cho bản thân và quê hương

Huyện có khu kinh tế mở Chu Lai đã được phê duyệt và đã đi vào hoạtđộng Đây là vùng kinh tế mới mẻ và đầy triển vọng cho miền Trung, Núi Thành

và cả nước

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Núi Thành

a Chức năng

UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành củaHĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm thi hànhhiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan, Nhà nước cấp trên và Nghị quyếtcủa HĐND huyện, UBND huyện thực hiện chức năng quản lí Nhà nước trên địabàn huyện Đồng thời báo cáo tình hình thực hiện của mình trước HĐND huyện;

UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn, quy định tạiLuật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2016 UBND huyện thảo luận tậpthể và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định và những vấn đề khác màpháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND huyện;

UBND huyện phối hợp cùng UBND tỉnh, thường trực HĐND và các bancủa HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án đểHĐND xem xét và quyết định;

UBND huyện hoạt động theo chế độ kết hợp giữa quyền hạn, trách nhiệmcủa tập thể UBND huyện với quyền hạn, trách nhiệm cá nhân của Chủ tịchUBND Huyện và từng thành viên UBND huyện UBND huyện quyết định theo

đa số các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND huyện Mọi hoạt động củaUBND huyện, thành viên UBND huyện phải tuân thủ quy định của Hiến pháp

và pháp luật; bảo đảm sự lãnh đạo của Huyện ủy, sự giám sát của HĐND huyệntrong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao [6]

b Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ của mình bằng những văn bản quản

lý, tổ chức chỉ đạo các phòng, ban trong huyện thực hiện nhiệm vụ theo từnglĩnh vực chuyên môn UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hànhchính, vừa thực hiện chức năng quản lý kinh tế - xã hội cụ thể là:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quyđịnh tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của

Luật Tổ chức chính quyền địa phương và tổ chức thực hiện các nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân huyện;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện;

- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triểnkinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ,

du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủylợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừngnúi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùngbiển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyệntheo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp

và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đàotạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, laođộng, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, antoàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyềnhạn khác theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,

ủy quyền;

- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khácthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành

Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyệntheo quy định của pháp luật, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện núi thànhnhư sau:

- Chủ tịch UBND;

- Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện;

- Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Uỷ viên Ủy ban nhân dân gồm các Ủy viên là người đứng đầu cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy viên phụ trách quân sự,

Ủy viên phụ trách công an;

- Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu sự chỉ đạo củaUBND huyện về công tác chuyên môn tham mưu đề xuất những vấn đềquan trọng liên quan đến lợi ích địa phương và UBND huyện về lĩnh vựchoạt động của ngành;

- Cơ quan tư pháp: Toà án, Viện Kiểm sát là những cơ quan hoạt động xét

xử và giám sát việc chấp hành pháp luật cũng có mối quan hệ chặt chẽ vớiUBND huyện nhằm phối hợp kiểm tra thường xuyên việc thực hiện phápluật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Núi Thành - Phụ lục 02) 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Núi Thành

2.1.2.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ bannhân dân huyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động củaUBND huyện; tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với lĩnh vựcngoại vụ; lĩnh vực dân tộc, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hànhcủa Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảođảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND;

Văn phòng UBND huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việclàm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND huyện,đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ củaVăn phòng UBND tỉnh

Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu vàtài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động củaUBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội vàHội đồng nhân dân tỉnh.

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tổ chức mạng lưới thông tin; tổng hợp và xử lí các nguồn thông tin; thựchiện chế độ báo cáo với cấp trên, thông báo tính toàn diện, có hệ thống,kịp thời và chính xác;

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND và UBND, chương trìnhcông tác của Chủ Tịch, các Phó Chủ Tịch, đôn đốc các cơ quan chuyênmôn thuộc UBND huyện và các xã, thị trấn thực hiện chương trình đó;

- Phối hợp với các cơ quan ban, ngành, UBND các xã, thị trấn trong việcchuẩn bị và soát xét các đề án, các vấn đề dự kiến trình UBND huyện xemxét quyết định đứng trình tự và kịp thời Thẩm tra và soát xét lại nội dung

về mặt pháp lý các dự thảo đề án, các văn bản pháp quy trước khi trìnhChủ Tịch HĐND và UBND ký ban hành;

- Chuẩn bị tốt nội dung cho các kỳ họp của HĐND và UBND huyện GiúpTT.HĐND huyện chuẩn bị ra các nghị quyết của HĐND, các quyết định,chỉ thị của UBND huyện theo đúng thẩm quyền pháp luật, đảm bảo nộidung và hình thức pháp hý của văn bản; đồng thời giúp Thường trựcHĐND và UBND huyện tổ chức triễn khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm traviệc thực hiện các Nghị quyết, quyết định, chỉ thị đó 1 cách có hiệu quả;

- Giúp UBND huyện chỉ đạo điều hành và xử lý công việc cụ thể hàng ngàytrên các lĩnh vực công tác, đảm bảo sự quản lý toàn diện và điều hànhthống nhất trong lãnh đạo uỷ ban Theo dõi và ghi biên bản các cuộc họp

do UBND huyện chủ trì; biên tập dự thảo các văn bản thuộc các lĩnh vựcđược phân công theo dõi theo quy định của UBND huyện;

- Phối hợp với thanh tra huyện, giúp Thường trực HĐND và UBND huyện

tổ chức việc tiếp dân và giải quyết kịp thời các yêu cầu khiếu nại, tố cáocủa công dân theo đúng thẩm quyền và pháp luật;

- Tham mưu cho UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trêncác lĩnh vực Thi đua khen thưởng, tôn giáo, chăm sóc bảo vệ trẻ tôi theođúng quy định của pháp luật;

- Tổ chức công tác văn thư, đánh máy sao chụp các văn bản; tiếp nhận phânphối và theo dõi công văn đến; phát hành công văn đi đảm bảo chính xác

và kịp thời; quản lý con dấu của Thường trực HĐND và UBND;

- Tổ chức công tác lưu trữ bảo đảm hồ sơ lưu trữ, phục vụ việc khai thác tàiliệu lưu trữ theo yêu cầu chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND vàUBND huyện Đảm bảo chế độ bảo mật theo đúng quy định của Nhànước;

- Tổ chức công tác phục vụ, đảm bảo các điều kiện vật chất, kinh phí vàphương tiện kỹ thuật cho bộ máy làm việc; tiếp khách; hội nghị và mọihoạt động của Thường trực HĐND và UBND huyện Quản lý tổ chức,nhân sự, tài sản, tài chính thuộc cơ quan văn phòng theo quy định của Nhànước

- Lãnh đạo văn phòng bao gồm: 01 Chánh Văn phòng và 02 Phó ChánhVăn phòng;

- Việc bổ nhiệm Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch

định của pháp luật việc miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật,thực hiện các chế độ chính sách khác đối với Chánh Văn phòng và PhóChánh Văn phòng theo quy định của pháp luật và biên chế của Văn phòngHĐND và UBND do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định trongtổng biên chế của huyện được UBND tỉnh giao.

- Văn phòng UBND huyện Núi Thành gồm có:

và có sự thỏa thuận của Ban tổ chức chính quyền Tỉnh

 Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõimột số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng vàtrước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòngvắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷnhiệm điều hành các hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm trướcChánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được uỷ quyền

 Các chuyên viên, cán bộ, công chức: Thực hiện công việc do ChánhVăn phòng phân công, phụ trách tham mưu ở từng lĩnh vực chuyênmôn.

(Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Núi Thành - Phụ lục 03) (Phân công nhiệm vụ của lãnh đạo, công chức và người lao động Văn phòng

HĐND và UBND huyện Núi Thành - Phụ lục 04)

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Núi Thành

UBND huyện Núi Thành có Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, hoạt động theochế độ tập thể, Phó Chủ tịch phụ trách các lĩnh vực và giúp việc cho Chủ tịch

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện được chia rõ ràng với chức năng, nhiệm vụ,quyền hành, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban và cá nhân Trongquá trình giải quyết công việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảovăn bản liên quan đến phạm vị, trách nhiệm giải quyết công việc đó

Nhiệm vụ của phòng, ban, bộ phận chuyên môn là tham mưu, giúp việc

và hậu cần cho Chủ tịch, nên các văn bản được soạn thảo chủ yêu là các văn bảnhành chính

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện cơ bản

đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ giao Trình thự, thủ tục, soạn thảo vănbản được thực hiện theo quy định của pháp luật, luôn tác động mọi mặt của đờisống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể

2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Núi Thành

Công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện nói chung và Văn phòngHĐND & UBND huyện nói riêng cơ bản đã giải quyết được các công việc,nhiệm vụ được giao Các trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theoquy định của pháp luật Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếuđược trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổchức kinh tế, chính trị, xã hội

Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quyphạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quannhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạmpháp luật.

Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác năm 2016, Vănphòng HĐND và UBND huyện đã tham mưu cho Thường trực HĐND, UBND,Chủ tịch UBND huyện ban hành 8.095 văn bản, trong đó có 10 văn bản QPPL,4.294 quyết định và 3.791 công văn hành chính khác Ngoài ra, còn chỉ đạo Vănphòng HĐND và UBND huyện phát hành 403 công văn hành chính để thôngbáo, truyền đạt ý kiến chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch HĐND,

Ủy ban nhân dân huyện trên nhiều lĩnh vực

Công tác lập và triển khi thực hiện quy hoạch phát triển kinh tế - xã hộiquy hoạch ngành, lĩnh vực, quy hoạch sản xuất thường xuyên được quan tâm chỉđạo thực hiện đạt kết quả Đến nay, huyện đã hoàn thành quy hoạch tổng thểkinh tế - xã hội

UBND huyện Núi Thành được ban hành các hình thức văn bản theo quyđịnh tại Quy chế Công tác Văn thư, Lưu trữ huyện Núi Thành:

Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụngpháp luật, do cơ quan, công chức có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tụcnhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước.

Văn bản cá biệt ở UBND huyện Núi Thành thường là những văn bản như:quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luậtcán bộ, công chức

Những văn bản hành chính cá biệt liên quan về vấn đề gì, lĩnh vực nào thì

do cá nhân, đơn vị thuộc lĩnh vực, phụ trách vấn đề đó soạn thảo hoặc do sựphân công, chỉ đạo của cấp trên căn cứ vào chức năng, phân công nhiệm vụ củatừng người

Các văn bản cá biệt thường do Chủ tịch UBND huyện ký ban hành

2.2.1.2 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường do UBND huyện ban hành thườnggồm:

- Các văn bản có tên loại như: quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề

án, chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợpđồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm ), cácloại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình );

(Văn bản có tên loại do UBND huyện Núi Thành ban hành - Phụ lục 05)

- Các văn bản không có tên loại như: công văn hành chính, ;

(Một số công văn hành chính do UBND huyện ban hành - Phụ lục 06)

Các văn bản hành chính thông thường thường được ký ban hành bởi cácPhó Chủ tịch hoặc các Trưởng phòng có liên quan

Việc kí nháy cũng được chú trọng thực hiện, các văn bản đề được cácTrưởng phòng, đơn vị, ban kí nháy trước khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch

ký ban hành

2.2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Núi Thành

Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định và là một cơ quanhành chính nhà nước ở địa phương, trung bình một ngày làm việc ở UBNDhuyện Núi Thành ban hành khoảng 33 văn bản đi ở nhiều lĩnh vực khác nhauphục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước

Ở UBND huyện, văn bản về việc gì, của phòng ban nào thì do phòng ban

đó hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo Điều này giúp cho nội dung của văn bản đượcphù hợp hơn; tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được cặn kẽ những quy định vềsoạn thảo văn bản như thể thức, thẩm quyền Vì thế, không thể tránh khỏi tìnhtrạng sai thể thức văn bản, sai thẩm quyền ban hành

Hiện tại, Văn phòng HĐND và UBND huyện Núi Thành đã ban hành Quychế công tác Văn thư, Lưu trữ Nhà nước huyện Núi thành có nêu rõ như sau:

Điều 9 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1 Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2 Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

3 Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan quản lý ngành

4 Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thựchiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế

Đồng thời cơ quan đã thực hiện theo các quy định của Nhà nước; về thểthức theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính

Kỹ thuật trình bày:

1,5cm - 2cm 1,5cm - 2cm 3cm - 3,5cm 1,5cm - 2cm

- Quốc hiệu, tiêu ngữ:

+ Quốc hiệu được trình bày ở phía trên, bên phải, chiếm 1/2 trang giấy,

cỡ chữ 12,13 phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng,đậm.;

+ Tiêu ngữ cỡ chữ 13,14 (nếu dòng Quốc hiệu cỡ chữ 12 thì dòng tiêungữ cỡ chữ 13, nếu dòng Quốc hiệu cỡ chữ 13 thì dòng tiêu ngữ cỡ chữ14), phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, đứng đậm, inhoa những chữ cái đầu, có đường gạch ngang bên dưới tiêu ngữ bằng

độ dài của dòng chữ và được đặt cân đối với dòng

UBND HUYỆN NÚI THÀNH

VĂN PHÒNG

- Số, ký hiệu văn bản:

+ Số văn bản: số được đánh bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kếtthúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Từ “Số” được trình bày canhgiữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản bằng chữ in thường, viết hoachữ cái đầu tiên, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, in thường,đứng, không đậm Sau từ “Số” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn

+ Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/).

+ Ký hiệu văn bản cỡ chữ 14, kiểu chữ in hoa, đứng, không đậm Giữacác nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), khôngcách chữ Tên viết tắt tên loại văn bản trừ Công văn và Thư công không

có tên viết tắt;

Số: /QĐ-UBND

- Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: được đặt canh giữa dướiQuốc hiệu, trình bày trên một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ inthường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh viếthoa, sau địa danh có dấu phẩy, phông chữ Times New Roman

Núi Thành, ngày 28 tháng 3 năm 2017

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại đượctrình bày: tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,

tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa,

cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặtcanh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14,kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có

độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so vớidòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH Thành lập hội đồng chấm chọn Sáng kiến kinh nghiệm ngành giáo dục

+ Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ “V/v” bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới

số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:

Số: 453/UBND-VP V/v kiểm tra hiện trường rừng trồng

dự án Pacsa xin thanh lý tại xã Tam hòa

- Nơi nhận văn bản:

+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bảnđược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữđứng;

+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,

tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chứchoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văngửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tênmỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cánhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng,cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; cácgạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm;

+ Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loạivăn bản khác được trình bày: từ “Nơi nhận” được trình bày trên mộtdòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của ngườiký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12,kiểu chữ nghiêng, đậm Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cánhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểuchữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm

cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòngriêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấmphẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữviết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bảnlưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm

+ Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặcquyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyềnhạn, chức vụ của người ký

Trần Văn Trường Trần Văn Trường Trần Lê Hùng

Ngoài ra, còn có các yếu tố thể thức khác như: dấu chỉ các mức độ (mật,khẩn); các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; địa chỉ (cơ quan, tổ chức, thư điện tử,trang thông tin điện tử), số điện thoại, số telex, số fax; ký hiệu người đánh máy

và số lượng phát hành; phụ lục văn bản; số trang

Qua khảo sát thực tế, nhận thấy trong văn bản của UBND huyện NúiThành ban hành có những lỗi sai trong cách trình bày Lỗi chủ yếu về thể thứccủa văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản; ở phần địa danh,ngày tháng năm banhành văn bản; phần nơi nhận Kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa có sự thốngnhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Các văn bản của UBND huyện banhành được soạn thảo bởi nhiều đơn vị, cá nhân khác nhau vì thế không tránhkhỏi văn phong, ngôn ngữ của văn bản cũng tồn tại nhiều lỗi chủ quan liên quanđến nội dung như: sử dụng từ chưa đảm bảo tính chất văn phong hành chính,hành văn chưa rõ ràng, dùng từ địa phương Bên cạnh đó còn có một số lỗi nhỏnhư về lỗi vần, viết hoa chưa đúng…