KIẾN THỨC QUẢN LÝ 5S

Mục tiêu chính của chương trình 5S 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chươn

QUẢN LÝ NỘI VI 5S

1 Mục tiêu chính của chương trình 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

+ Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

2 Ý nghĩa của hoạt động 5S

5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác, hiện nay ở Việt Nam không những doanh nghiệp mà một

số đơn vị hành chính sử dụng công cụ 5S cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt hơn 5S xuất phát từ nhu cầu:

 Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên

 Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc

 Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở

 Nâng cao chất lượng cuộc sống

 Nâng cao năng suất

Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình

3 Lợi ích của 5S:

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc

áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất, kinh doanh có hiệu quả hơn Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố (PQCDSM):

Cải tiến Năng suất (P – Productivity), nâng cao Chất lượng (Q – Quality), giảm chi phí (C – Cost), giao hàng đúng hạn (D – Delivery), đảm bảo an toàn (S – Safety), nâng cao tinh thần (M – Morale)

Khi thực hiện 5S thành công trong đơn vị, những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc

Hiện nay ngày càng có nhiều đơn vị tham gia thực hiện 5S, vì:

 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp

 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ

 Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó

 Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc

Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục

 Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng

 Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc

 Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc

 Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều

 Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ

 Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao

 Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động

 Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra

 Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ) không sạch sẽ

 Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình

Phương pháp 5S nhằm xây dựng ý thức cải tiến (kaizen) và tinh thần đồng đội cho mọi người tại nơi làm việc; khi thực hiện 5S tổ chức được chia thành những khu vực nhỏ, mỗi khu vực sẽ do một nhóm người lao động phụ trách Hoạt động của các nhóm này sẽ giúp xây dựng và phát triển ý thức trách nhiệm và tinh thần tập thể của các thành viên

Để phương pháp 5S mang lại hiệu quả thực sự, cấp quản lý phải là những người đi đầu trong việc thực hiện 5S, họ phải giáo dục cho cấp dưới về 5S, xác định mục tiêu, hướng dẫn nhân viên cách thực hiện 5S, quản lý chương trình và đánh giá kết quả Đây là phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, lôi cuốn sự tham gia của toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức, cải tiến môi trường làm việc Khi thực hiện 5S thành công, chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn, tất cả những gì không cần thiết sẽ bị loại bỏ khỏi nơi làm việc, những gì cần thiết được xếp đặt ở những vị trí thuận tiện, dễ sử dụng Do đó 5S giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, giảm lãng phí và tác nghiệp không cần thiết; tận dụng mặt bằng, nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị

II CÁC YẾU TỐ HÌNH THÀNH 5S

1 Seiri – Sàng lọc

- Quan sát kỹ nơi làm việc của mình, phát hiện và xác định những thứ không cần thiết, sau đó vứt bỏ (hủy) những thứ không cần thiết

- Nếu không thể quyết định ngay được một thứ gì đó còn cần hay không cần cho công việc thì đánh dấu “sẽ huỷ” kèm theo ngày tháng sẽ huỷ và để riêng ra một bên

- Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không, nếu sau

3 tháng mà không có ai cần đến, tức là cái đó không còn cần cho công việc nữa Nếu không thể tự mình quyết định thì hãy đề ra một thời hạn để xử lý

Lưu ý: Khi sàng lọc không được quên kiểm tra trong ngăn kéo, tủ và trong phòng, hãy kiểm tra mọi nơi, mọi ngóc ngách Việc huỷ những cái không cần thiết có thể bằng cách bán đồng nát; giao cho các đơn vị khác (nếu họ cần); vứt bỏ Khi huỷ những thứ thuộc tài sản cơ quan, nên báo cáo cho người có thẩm quyền được biết

Một số hình ảnh về sàng lọc

trước khi sàng lọc sau khi sàng lọc

trước khi sàng lọc sau khi sàng lọc

trước khi sàng lọc sau khi sàng lọc

2 Seiton - Xắp xếp:

- Khẳng định mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc Việc còn lại là suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo qui trình làm việc, đồng thời phải đảm bảo thẩm mỹ và an toàn

- Trao đổi với các đồng nghiệp về nơi đặt vật dụng và cách xắp xếp, bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại; phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thì thực hiện

- Làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được là cái gì, để ở chỗ nào, để họ

tự sự dụng mà không phải hỏi ai Tốt nhất nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ tại đó

- Áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt và những chỉ dẫn cần thiết khác

Một số hình ảnh về sắp xếp

Trước khi sắp xếp Sau khi sắp xếp

Trước khi sắp xếp Sau khi sắp xếp

3 Seiso - Sạch sẽ

Có một quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, nơi chế tạo ra sản phẩm Như vậy sạch sẽ phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi liên tục trong suốt cả ngày

- Quét dọn: Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc một cách thường xuyên làm cho những thứ trên không còn cơ hội để dơ bẩn Nên dành 5 - 10 phút mỗi ngày để làm vệ sinh Mọi người phải có trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng Nếu muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất hãy tạo ra môi trường đó Đừng bao giờ tạo thói quen vứt rác bừa bãi Cần lưu ý ngoài 5 - 10 phút hàng ngày cho “Sạch sẽ” nên có thời gian làm vệ sinh trong tuần, trong tháng Cái lợi

do “Sạch sẽ” đem lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra

- Kiểm tra và loại trừ nguồn gốc gây dơ bẩn

- Qui hoạch, định vị khu vực để đồ phế thải

- Xử lý đồ phế thải

- Thiết lập qui định làm sạch

Một số hình ảnh về sạch sẽ

trước và sau khi thực hiện sạch sẽ

trước và sau khi thực hiện sạch sẽ

4 Seiketsu – Săn sóc

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, tổ chức không nên dừng lại sau khi đã thực hiện 3S Sau đây là các bước thực hiện “Săn sóc”

- Duy trì 3S đầu

- Tạo thói quen yêu thích sự sạch sẽ

- Áp dụng quản lý trực quan

- Đánh giá 5S bởi lãnh đạo cấp cao

- Tổ chức phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng và giữa các tổ chức nhằm lôi kéo, cuốn hút mọi nguời tham gia chương trình 5S

Khi thực hiện “Săn sóc” cần nêu rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc Việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên sẽ do thành viên tổ 5S của đơn vị thực hiện Đừng chỉ tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng động viên

Hình ảnh về săn sóc

5 Shitsuke - Sẵn sàng

- Tiếp tục thực hiện 4S trên cho đến khi ổn định Cần làm cho mọi người thực hiện 4S nói trên một cách tự giác như một thói quen hay lẽ sống Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S tốt hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mọi người đều yêu 5S

- Xây dưng qui tắc hay ràng buộc chung như các qui tắc an toàn vệ sinh, kỷ luật lao động, trang phục, …

- Giáo dục huấn luyện mọi nguời thực hiện các qui tắc, ràng buộc Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S, muốn vậy cần phải lưu ý xem nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của mình Nếu ta mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp, tại sao lại không cố gắng làm cho nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà

Hình ảnh về sẵn sàng

III CÁC BƯỚC THỰC HIỆN 5S

1 Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S

Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý

2 Các bước áp dụng

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

 Thành lập các nhóm 5S (tại từng bộ phận)

 Lên kế hoạch cho chương trình 5S

 Đào tạo 5S cho nhóm hạt nhân

 Chuẩn bị các công cụ cần thiết như bảng thông tin, công cụ quảng bá, các dụng

cụ vệ sinh…

Bước 2: Phát động chương trình

 Thông báo về chương trình 5S trên bảng tin cải tiến

 Tuyên truyền về ý nghĩa/mục đích của hoạt động 5S

 Thông báo danh sách các nhóm 5S

 Dán tranh cổ động, treo biểu ngữ phát động 5S

 Chụp ảnh hiện trạng và đưa lên bảng tin

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

 Thực hiện ngày tổng vệ sinh phát động 5S

 Tiến hành Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ tại các khu vực

 Chụp các bức ảnh sau khi thực hiện và đưa lên bảng tin cải tiến

 Yêu cầu Sau 02 tuần hoặc 01 tháng, cần tổ chức đánh giá kết quả 5S cấp 1

 Dùng công cụ cải tiến trực quan để đánh giá và xác định các nội dung tiếp tục cải tiến

 Tổng kết, khen thưởng và đề ra mục tiêu tiếp theo

 Quảng bá kết quả trên bảng tin

 các bộ phận duy trì sự ngăn nắp - sạch sẽ đã đạt được

 Hàng tuần các nhóm 5S đi đánh giá chéo giữa các khu vực

 Chụp ảnh các vị trí cần cải tiến để thảo luận và xác định các nội dung tiếp tục cải tiến

 Thực hiện và công bố kết quả trên bảng tin cải tiến

 Duy trì thành nề nếp

Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc

Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kỳ