tin can ban 2

 Ghi lưu bảng tính vào đĩa mềm– Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as – Trong hộp Save in chọn 31/2 Floppy A: – Nhập tên cho bảng tính vào hộp File name – Nhấn nút Save để ghi Nhữn

Nội dung

 Bài 1 : Các khái niệm và chức năng cơ bản

 Bài 2 : Xử lý dữ liệu trong bảng tính

 Bài 3 : Quy tắc sử dụng hàm

 Bài 4: Biểu diễn đồ thị trong Excel

 Bài 5 : Quản trị dữ liệu

 Bài 6 : Trình bày trang trong in ấn

 Bài 7 : Các tính năng nâng cao khác

Các khái niệm và chức năng cơ bản

Khởi động Giao diện Excel

Thoát khỏi Excel

Các thao tác với bảng tính

Quản lý màn hình hiển thị

Khởi động

Có 2 cách:

Khởi động từ menu Start.

Khởi động Excel từ Desktop

Giao diện MS-Excel

Giao diện MS-Excel

 Giới thiệu bảng tính của Excel

– Sổ bảng tính – workbook (*.xls)– Trang bảng tính – sheet (sheet1, sheet2, …)– Các cột – A, B, C,…Z, AA, AB …IV

– Các hàng – 1, 2, 3, …65536– Các ô – A1, B1,… IV65536

Giao diện MS-Excel

 Cách 1: Chọn lệnh File / Exit trong bảng lệnh File

Những thao tác với bảng tính

 Để mở một tệp bảng tính đã tồn tại

– Từ thực đơn của lệnh File, chọn lệnh Open

– Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ.

– Di chuyển chuột đến tệp tin mà bạn muốn mở, sau đó nhấn đúp chuột vào tên tệp tin để mở

– Nếu cần thay đổi thư mục khác, ta có thể sử dụng chức năng Up one level để di chuyển lên thư mục mức cao hoặc nhấn chuột vào mũi tên trong trường Look in.

 Để chọn và mở nhiều tệp bảng tính cùng lúc

– Nhấn chuột vào biểu tượng Open sẽ xuất hiện hộp thoại Nhấn chuột vào tệp

tin đầu tiên của khối mà bạn muốn chọn, giữ phím Ctrl sau đó nhấn chuột vào các tệp tin khác mà bạn muốn chọn Khi thả phím Ctrl, các tệp tin được chọn vẫn

 Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa

– Nhắp chuột vào biểu tượng Save

– Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in

– Nhập tên cho bảng tính vào hộp File name

– Nhấn nút Save để ghi

Những thao tác với bảng tính

Ghi bảng tính

 Ghi lưu bảng tính vào đĩa mềm

– Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as

– Trong hộp Save in chọn 31/2 Floppy (A:)

– Nhập tên cho bảng tính vào hộp File name

– Nhấn nút Save để ghi

Những thao tác với bảng tính

Ghi bảng tính

 Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác

– Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as

– Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in

– Nhập tên mới vào hộp File name

– Nhấn nút Save để ghi

Những thao tác với bảng tính

Ghi bảng tính

 Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác

– Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as

– Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in

– Nhập tên mới vào hộp File name

– Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as

type

– Nhấn nút Save để ghi

Những thao tác với bảng tính

Ghi bảng tính

 Ghi bảng tính để có thể đưa lên trang web

– Nhắp chuột vào thực đơn lện File  Save as

– Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp

– Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File

Qu ản lý màn hình hiển thị

Phóng to thu nhỏ màn hình hiển thị

 Hiển thị, ẩn các thanh công cụ/nút lệnh

 Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ

– Bảng tính được đặt hiển thị mặc định là 100%

– Thay đổi tỉ lệ hiển thị: nhắp chuột vào hình tam

giác bên phải biểu tượng Zoom, chọn tỉ lệ tương

ứng muốn hiển thị

Quản lý màn hình hiển thị

Thao tác cơ bản trên bảng tính

 Hiển thị một thanh công cụ: 3 cách

– Vào menu Tools, chọn Customize ,để hiển thị hộp thoại Customize

– Nhấn chuột phải vào khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Từ menu lệnh click vào để chọn thanh công cụ bạn muốn hiển thị Nếu trước thanh công cụ nào có dấu thì thanh công cụ đó sẽ được hiển thị

– Vào menu View/Toolbars/ Nháy vào thanh công cụ

muốn hiển thị Nếu trước thanh công cụ nào có dấu thì thanh công cụ đó sẽ được hiển thị

Hiển thị, ẩn các thanh công cụ/nút lệnh

Thao tác cơ bản trên bảng tính

 Hiển thị nút lệnh bất kỳ

– Vào menu Tools/Customize / chọn thẻ Commands

– Hoặc nhấp phải chuột vào chỗ trống bất kỳ trên thanh

công cụ, từ menu tắt chọn Customize , sau đó chọn thẻ Commands trong hộp Customize

 Chọn tên menu lệnh , chọn nút lệnh cần thực hiện, nhấn giữ chuột trái

 Kéo nút lệnh đến vị trí bạn thích sao cho có chữ I xuất hiện,

thả chuột.

Hiển thị, ẩn các thanh công cụ/nút lệnh

Xử lý dữ liệu trong bảng tính

Các kiểu dữ liệu

Các toán tử trong công thức

Nhập dữ liệu

Sửa, xoá dữ liệu

Các thao tác với khối

Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính

Định dạng dữ liệu

Đặt tên cho ô

Ghi chú cho ô

Nhập Dữ liệu

 Để nhập các số

 Để nhập ngày giờ

 Để nhập ký tự vào ô

 Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đó vào cặp

dấu ngoặc đơn - “( số )”

 Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập

phân

Nhập dữ liệu

 Nhập dữ liệu kiểu số

– Dữ liệu kiểu ngày tháng

 Cách thức nhập được quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel

 Thứ tự nhập thông thường: tháng/ngày/năm

 Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy

định được đặt trong mục Regional Settings

Nhập dữ liệu

 Nhập dữ liệu kiểu văn bản

– Mặc định được căn theo lề trái của ô

Sửa, xoá dữ liệu

 Để chỉnh sửa dữ liệu đã tồn tại trong ô

 Để thay thế nội dung đã tồn tại trong ô

 Để Undo một lệnh

 Để Redo một lệnh

 Để xoá dữ liệu trong một ô

Sửa, xoá dữ liệu

 Để chỉnh sửa dữ liệu đã tồn tại trong ô

– Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa

– Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí chỉnh sửa

– Thực hiện chỉnh sửa

– Ấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa

Sửa, xoá dữ liệu

 Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô

– Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn thay thế

– Nhập nội dung mới cho ô

– Ấn phím Enter để kết thúc

Sửa, xóa dữ liệu

Các thao tác với khối

Để chọn một khối

Để chọn một khối bằng cách kéo di chuột

Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dãy các ô.

Giữ chuột trái, sau đó kéo sang các ô mà bạn muốn chọn

Sao chép khối

– Chọn các ô cần sao chép (các ô này có thể là một ô hoặc vùng ô).

– Nhấn nút Copy hoặc tổ hợp phím CTRL+C để sao chép ô.

– Chuyển con trỏ ô đến vị trí góc bên trái vùng định sao chép.

– Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím CTRL+V để dán nội dung ô.

Các thao tác với khối

Các thao tác với khối

Xoá nội dung khối

 Đánh dấu chọn khối cần xoá

 Nhấp chọn thực đơn lệnh Edit/Clear/Contents hoặc bấm phím Delete

Các thao tác với khối

Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính

 Thao tác chọn

 Thao tác chèn

 Thay đổi độ rộng, chiều cao

 Thao tác sao chép dữ liệu

 Thao tác di chuyển

 Các thao tác khác

 Thao tác chọn

– Chọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọn

– Chọn vùng ô liền nhau

 Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng

 Giữa phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dưới dùng của vùng

 Thả phím Shift để kết thúc việc chọn

 Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở trên

Xử lý ô, cột, hàng trong bảng

tính

Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính

 Thao tác chọn

– Chọn dãy cột rời rạc

 Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau

 Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp

theo

 Thả phím Ctrl

– Thực hiện các thao tác tương tự để chọn hàng

– Chọn cột sẽ di chuyển sang phải khi cột mới được chèn vào.

– Để chọn nhiều hơn một cột, kéo con trỏ chuột dọc theo các tiêu

đề cột.

– Nhấn chuột phải vào các cột được chọn để hiển thị một thực đơn

Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính

 Thay đổi độ rộng của một cột hay nhiều cột được chọn

 Để đặt độ rộng cột thay đổi phù hợp với dữ liệu một cách

 Để thay đổi độ cao của hàng

 Để thay đổi chiều cao của hàng một cách tự động phù hợp với dữ liệu

Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tínhThay đổi độ rộng, chiều cao

Thay đổi độ rộng, chiều cao

 Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng

– Điều chỉnh tự động độ rộng cột

 Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột

– Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột

Thay đổi độ rộng, chiều cao

 Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng

– Điều chỉnh tự động độ cao dòng

 Nhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dòng

– Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều dòng

 Chọn các dòng muốn đặt độ cao bằng nhau

 Trên thanh thực đơn chọn Format  Row  Height

 Nhập độ cao hàng vào hộp Row Height

 Nhấn nút OK

Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

 Xóa nội dung các ô

– Chọn các ô cần xóa

– Trên thanh thực đơn chọn Edit  Clear 

Contents

– Hoặc bấm phím Delete

Thêm/bớt ô, dòng, cột

 Thêm dòng

– Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó

– Trên thanh thực đơn chọn Insert  Rows

 Thêm cột

– Chọn cột muốn chèn cột mới bên trái nó

– Trên thanh thực đơn chọn Insert  Column

Thêm/bớt ô, dòng, cột

 Xóa vùng ô

– Chọn vùng ô muốn xóa

– Trên thanh thực đơn chọn EditDelete

– Xuất hiện hộp thoại

 Chọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô bên trái sang

 Chọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các ô bên phải sang

 Chọn Entire row: xóa các dòng có ô đang chọn

 Chọn Entrire column: xóa các cột có ô đang chọn

– Chuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc phải

dưới của ô, con trỏ chuyển thành hình dấu “+”cộng có

mũ “+”

– Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong

muốn

Các thao tác khác

Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính

 Điền tự động theo chuỗi dữ liệu

– Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật, ví dụ:

Định dạng dữ liệu

 Các số/ các ngày

 Định dạng nội dung

 Định dạng biên

Thao tác định dạng ô

 Biểu diễn số liệu dạng ngày tháng

– Khi mặc định là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hoặc

mm/dd/yy)

– Chọn ô có dữ liệu ngày tháng muốn định dạng lại

– Trên thanh thực đơn chọn FormatCells

Thao tác định dạng ô

 Biểu diễn số liệu dạng tiền tệ

– Chọn ô có dữ liệu số muốn định dạng tiền tệ

– Trên thanh thực đơn chọn FormatCells

Thao tác định dạng ô

 Biểu diễn số liệu theo dạng phần trăm

– Nhấn nút % trên thanh công cụ

– Sử dụng nút Increase Decimal để tăng số xuất hiện sau dấu thập phân

– Hoặc Decrease Decimal để giảm số xuất hiện sau dấu thập phân

Định dạng ô chứa văn bản

 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ

– Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng như nhau

– Sử dụng các nút trên thanh Formating

– Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format 

Cells, chọn thẻ Font

– Các thao tác còn lại hoàn toàn tương tự trong MS-Word

Định dạng ô chứa văn bản

 Thay đổi mầu chữ

– Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng mầu chữ như nhau

– Sử dụng các nút trên thanh Formating

– Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format 

Cells, chọn thẻ Font

– Thay đổi mầu trong mục Color

– Các thao tác còn lại hoàn toàn tương tự trong MS-Word

Định dạng ô chứa văn bản

 Thay đổi mầu nền cho ô

– Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng cùng mầu nền

– Sử dụng nút Fill color trên thanh Formating

– Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format 

Cells, chọn thẻ Patterns

– Thay đổi mầu trong bảng Color

– Chọn mẫu hoa văn trong mục Pattern

– Nhấn OK để kết thúc

Định dạng ô chứa văn bản

 Đặt thuộc tính Wrap Text cho ô

– Cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dòng

– Chọn ô hoặc vùng ô muốn thiết đặt

– Trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Alignment

– Trong phần Text control, nhấp chọn ô Wrap

Text

– Nhấn OK để hoàn tất

Định dạng ô chứa văn bản

 Xóa bỏ định dạng ô

– Chọn ô hoặc vùng ô muốn xóa bỏ định dạng

– Trên thanh công cụ chọn Edit  Clear 

Format

Định dạng nội dung

Để thay đổi kích cỡ chữ

Để thay đổi loại chữ

Để thay đổi màu chữ

Để thay đổi nền của một dãy các ô

Để sao chép định

Tự động xuống dòng trong ô

Căn chỉnh lề

Định dạng dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Định dạng biên

 Đặt đường biên cho một dãy các ô

 Để huỷ bỏ một đường biên của một hoặc một dãy các ô

Căn lề, vẽ đường viền cho ô

 Căn vị trí chữ trong ô

– Chọn ô hoặc vùng ô muốn căn chỉnh

– Sử dụng các nút trên thanh Formating để căn theo chiều ngang của ô

– Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format 

Cells, chọn thẻ Alignment

 Căn chỉnh theo chiều ngang trong hộp Horizontal

 Căn chỉnh theo chiều dọc trong hộp Vertical

Căn lề, vẽ đường viền cho ô

 Hòa nhập dãy ô

– Hòa nhập dãy ô để tạo tiêu đề bảng biểu

– Chọn các ô liền nhau muốn hòa nhập

– Nhấn nút Merge and Center trên thanh

Căn lề, vẽ đường viền cho ô

 Thay đổi hướng chữ trong ô

– Chọn ô hoặc vùng ô cần thay đổi

– Trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ Alignment

– Thay đổi hướng chữ trong phần Orientation bằng

cách

 Chuyển chuột đến điểm vuông đỏ

 Nhấn trái và di chuột đi một góc mong muốn

– Hoặc nhập một giá trị trực tiếp vào hộp Degrees, ví

dụ: -45

– Nhấn OK để hoàn thành

Căn lề, vẽ đường viền cho ô

 Thêm đường viền cho ô

– Chọn ô hoặc vùng ô muốn thêm đường viền

– Nhấp chuột vào hình tam giác trong nút Border trên thanh Formating

– Chọn một mẫu tương ứng

Căn lề, vẽ đường viền cho ô

 Thêm đường viền bằng hộp thoại Format Cells

– Chọn ô hoặc vùng ô muốn thêm viền

– Trên thanh thực đơn chọn Format  Cells, chọn thẻ

Border

 Chọn kiểu nét trong hộp Style

 Chọn mẫu đường trong hộp Color

 Chọn một đường viền cụ thể để áp dụng trong hộp Border

– Nhấn OK để kết thúc

Hàm trong MS-Excel

Quy tắc sử dụng hàm

Nhập hàm vào bảng tính

Một số hàm thường dùng

Quy tắc sử dụng hàm

 Tạo công thức số học cơ bản

– Gõ dấu “=” trước công thức, ví dụ: =E1+F1

– Nhấn Enter để kết thúc

– Nội dung công thức được hiển thị trên thanh Formula bar

– Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ưu tiên của

các phép toán trong công thức

Địa chỉ

 Địa chỉ tương đối

 Địa chỉ tuyệt đối

 Địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ tương đối, tuyệt đối

 Giới thiệu các loại địa chỉ

– Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối

 Gọi tắt là địa chỉ tuyệt đối

 Chỉ đến một ô hay các ô cụ thể

 Có thêm ký tự $ trước phần địa chỉ cột hoặc dòng

 Không thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển công thức

Địa chỉ tương đối, tuyệt đối

 Giới thiệu các loại địa chỉ

– Địa chỉ tham chiếu tương đối

 Gọi tắt là địa chỉ tương đối

 Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với vị trí nào đó

 Thay đổi theo vị trí ô mà ta copy công thức tới

Địa chỉ tương đối, tuyệt đối

 Giới thiệu các loại địa chỉ

– Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp

 Có một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn lại là tương đối

– Thay đổi từ các loại địa chỉ bằng cách ấn phím

F4 hoặc cho ký tự $ trực tiếp vào phần địa chỉ

mong muốn

Địa chỉ tương đối, tuyệt đối

 Sao chép công thức

– Nhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chép

– Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô

– Biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu đên nét đơn

– Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép

Địa chỉ khối

số ô liền kề ta

được một khối

A1 B1 C1A2 B2 C2A3 B3 C3

ví dụ điạ chỉ khối: A1:C3

địa chỉ ô đầu khối : địa chỉ ô cuối khối :

Chú ý: địa chỉ khối có thể là tương đối, tuyệt đối hoặc hỗn hợp

Thao tác với hàm

 Giới thiệu

– <Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)

– Tên hàm: do Excel cung cấp, không phân biệt chữ hoa và chữ thường.Nếu bạn nhập sai sẽ báo lỗi #NAME!

– Đối số có thể là

 Giá trị kiểu số, xâu,…

 Địa chỉ ô hoặc vùng ô

 Một hàm khác

– Đối số kiểu ký tử, chuổi phải đặt trong dấu “ ”

– Dấu phân cách giữa các đối số là dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) tuỳ vào việc thiết lập hệ thống của bạn

Thao tác với hàm

Xác định các thiết lập trong Excel

 Nh ập thử vào dữ liệu 1.200 nếu:

– kết quả được 1.2 Dấu chấm (.) là dấu ngăn

cách giữa phần nguyên và phần thập phân

– kết quả được 1.200 Dấu chấm (.) là dấu ngăn cách phần trăm

– Tương tự với dấu phẩy (,) ta sẽ thấy được kết quả ngược lại

Thao tác với hàm

 Quy ước sử dụng dấu chấm (.) và dấu (,)

– Trong cuộc sống:

 dấu chấm (.) dùng để phân cách phần trăm

 dấu phẩy (,) dùng để phân cách phần nguyên và phần thập phân

Trong MS Excel

 dấu phẩy (,) dùng để phân cách phần trăm

 dấu chấm (.) dùng để phân cách phần nguyên và phần thập phân

Thao tác với hàm

 Thiết lập hệ thống:

– Vào Control Panel, Regional and

Languages Option, chọn tab Regional

Option Sau đó nhấn vào nút Customize

 Decimal Symbol: Dấu thập phân

 Digit Grouping Symbol: Dấu nhóm các ký tự hay dấu phân cách phần trăm (3 số 1)

– Lựa chọn ký tự theo chuẩn Excel

Thao tác với hàm