Xây dựng tổ chức học tập rất quan trọng

Các nhà lãnh đạo có thể nghĩ rằng việc làm cho công ty của mình học tập chỉ là việc đặt ra một quan điểm rõ ràng, khích lệ nhân viên học tập rồi tổ chức thật nhiều kháo đào tạo.. Nếu các

Vì sao việc xây dựng tổ chức học tập lại quan trọng? Bạn nên thực hiện các bước nào để tối đa hóa tiềm năng học tập của một tổ chức

Bài làm:

A Xây dựng tổ chức học tập rất quan trọng.

Trong khi nhiều doanh nghiệp thực hiện chiến lược ngủ đông để ứng phó với khủng hoảng thì một số khác lại đang tích cực củng cố năng lực để đón nhận cơ hội khi khủng hoảng đi qua Chiến lược củng cố năng lực của các doanh nghiệp này là hình thành một thiết chế nhờ đó tri thức được sản sinh và truyền bá một cách hiệu quả trong nội bộ tổ chức Người ta gọi thiết chế này là tổ chức học tập (learning organization)

Một nghịch lý phổ biến trong các tổ chức là một số cá nhân có nhiều kinh nghiệm quý hoặc những sáng kiến hữu dụng thì một bộ phận khác lại đang mày mò

“sáng tạo lại cái bánh xe” theo cách thử - sai - sửa Vô hình chung, tổ chức phải trả nhiều lần chi phí cho một kết quả đã có sẵn ở đâu đó trong nội bộ Đây là tình trạng lãng phí nguồn lực tri thức, một nguồn lực quan trọng quyết định hiệu quả của hoạt động tổ chức

Tổ chức học tập xây dựng và duy trì thiết chế qua đó những tri thức (được dung nạp từ bên ngoài hoặc phát lộ từ bên trong qua mỗi cá nhân trong tổ chức) được chia sẻ, hoàn thiện và phát huy hiệu ứng lan tỏa Những tri thức này cũng được thanh lọc theo thời gian và những gì còn lại trở thành giá trị vô hình cho tổ chức Các bí quyết, kinh nghiệm quý tích lũy trở thành nguồn lực chung cho các thành viên trong tổ chức và có thể mang lại kết quả tổng hợp cho doanh nghiệp theo cấp số mũ

Việc hình thành tổ chức học tập cần nhiều thời gian và nỗ lực Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thành công của các tổ chức học tập thì cần bắt đầu bằng những hoạt động cụ thể Các khóa đào tạo nâng cao năng lực do chuyên gia bên ngoài thực hiện là hình thức tạo điều kiện cho các cá nhân tham gia dung nạp tri thức mới

từ bên ngoài Nếu được tổ chức tốt thì những tri thức của từng cá nhân cũng sẽ được chia sẻ trong phạm vi những người tham gia Tuy nhiên, hạn chế phổ biến

của các khóa đào tạo năng lực do chuyên gia bên ngoài thực hiện là chỉ cung cấp tri thức chiều rộng và thường chỉ hiệu quả nhất với đối tượng là nhân viên cấp thừa hành Trong khi đó, các chương trình phát triển năng lực song hành với công việc như huấn luyện (coaching), kèm cặp (mentoring), và tư vấn riêng (conselling) do chuyên gia nội bộ của tổ chức thực hiện đang trở thành những hoạt động hiệu quả cao với những đối tượng lãnh đạo, quản lý Một hình thức khác bao gồm các hoạt động như mở rộng phạm vi công việc, nâng cấp mức độ chuyên sâu công việc, luân chuyển công việc, hoặc chế độ đặc phái viên (secondment) là những hình thức tăng cường sự trải nghiệm của từng cá nhân Sự trải nghiệm ở nhiều vị trí, phạm vi công việc sẽ giúp cho từng cá nhân có cơ hội nhìn nhận năng lực tổ chức một cách toàn diện và có những chia sẻ, phản biện tốt cho kho tàng tri thức chung của tổ chức

Những yếu tố đảm bảo thành công cho việc xây dựng tổ chức học tập là:

(1) Lấy lãnh đạo cấp cao làm đòn bẩy quan trọng

(2) Định hướng rõ nhu cầu tri thức phục vụ chiến lược kinh doanh

(3) Xây dựng cơ chế khuyến khích chia sẻ tri thức và phản biện

(4) Nuôi dưỡng kho tri thức sống và dần mở rộng cho cả các đối tượng bên ngoài tổ chức

Khủng hoảng sẽ thanh lọc những doanh nghiệp sử dụng nguồn lực kém hiệu quả Tri thức là một nguồn lực đặc biệt và doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng tổ chức học tập để quản lý hiệu quả nguồn lực chiến lược này

Các nhà lãnh đạo có thể nghĩ rằng việc làm cho công ty của mình học tập chỉ

là việc đặt ra một quan điểm rõ ràng, khích lệ nhân viên học tập rồi tổ chức thật nhiều kháo đào tạo Quan niệm này không đơn thuần chỉ là thiếu sót mà nó còn rất nguy hiểm trong bối cảnh sự cạnh tranh thì ngày càng khốc liệt, công nghệ luôn biến đổi và sự thay đổi nhanh chóng nhu cầu của khách hàng

Các công ty cần phải học nhiều hơn bao giờ hết khi họ phải đối mặt với những thách thức ngày càng lớn Mỗi một công ty phải trở thành một tổ chức học tập Khái niệm này không còn là một khái niệm mới mẻ Nó đã rất phát triển vào những năm 90 của thế kỷ trước, và được khởi xướng từ cuốn sách:” Nguyên tắc

ấn phẩm, các cuộc hội thảo và trên những website khác Kết quả là tầm nhìn chiến lược của công ty đã tạo nên những nhân viên thành thạo trong việc tạo ra thu nhập

và trao đổi kiến thức Chính họ giúp công ty trở nên thông thoáng, khuyến khích việc tranh luận một cách cởi mở, suy nghĩ toàn diện và có hệ thống hơn Những tổ chức học tập như vậy mới có thể thích nghi với những hoàn cảnh bất ngờ nhanh chóng hơn so với các đối thủ cạnh tranh

1 Xây dựng môi trường khuyến khích học tập

Môi trường khuyến khích học tập có bốn đặc điểm cơ bản như sau:

Sự ổn định tâm lý: Để có thể học hỏi, các nhân viên sẽ không thể chịu nổi

việc mình bị coi thường khi bất đồng quan điểm với đồng nghiệp hay cấp trên hay khi họ hỏi những câu hỏi ngây ngô, khi thú nhận những sai lầm, hoặc khi đưa ra những quan điểm nông cạn Đáng lẽ họ phải được thật thoải mái thể hiện những suy nghĩ của mình về công việc sắp tới

Biết nhận thức đúng những khác biệt: Việc học tập diễn ra khi mọi người

chú ý đến những quan điểm đối lập Việc nhận ra giá trị của những quan điểm đối lập tích cực sẽ làm tăng năng lượng và động cơ, lóe lên những ý nghĩ mới mẻ, tránh khỏi sự thờ ơ, trì trệ

Sẵn sàng với những ý tưởng mới: Việc học không đơn thuần chỉ là sửa

chữa những sai lầm và giải quyết các vấn đề Mà nó còn là việc thực hành các phương pháp tiếp cận mới Nên khuyến khích nhân viên đối mặt với những rủi ro, dám thử nghiệm những điều chưa được thử nghiệm và chưa được biết đến

Thời gian để xem xét lại công việc: Hầu hết các nhà lãnh đạo đều bị phụ

thuộc tuyệt đối vào thời gian họ làm việc cũng như những nhiệm vụ họ phải thực hiện Khi con người quá bận bịu và căng thẳng bởi những thời hạn công việc hay

áp lực của lịch làm việc thì khả năng suy nghĩ một cách khoa học và sáng tạo của

họ sẽ bị giảm sút Họ kém đi trong việc suy xét các vấn đề cũng như trong việc rút

ra bài học từ những kinh nghiệm của mình Một môi trường hỗ trợ học tập sẽ đem lại một khoảng thời gian nghỉ trong công việc và khuyến khích việc xem xét lại một cách thấu đáo các quá trình công việc đã thực hiện

2 Xây dựng những phương pháp học và thực hành cụ thể.

Việc gây dựng được một tổ chức học tập không phải là một điều dễ dàng Cần phải có những bước đi cụ thể và sự đóng góp rộng rãi của mọi người Các phương pháp học tập thường liên quan đến việc tổng quát , thu thập, giải thích và truyền đạt thông tin Bao gồm việc thử nghiệm để phát triển và kiểm tra các sản phẩm và dịch vụ mới; việc tập trung tri thức để bắt kịp đối thủ cạnh tranh, bắt kịp nhu cầu khách hàng và các xu hướng công nghệ; việc phân tích và giải thích một cách chặt chẽ để xác định và giải quyết các vấn đề; việc giáo dục và đào tạo cả những nhân viên mới và những nhân viên cũ

Nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, việc chia sẻ kiến thức phải được thực hiện một cách có hệ thống và bằng những cách thức nhất định Việc chia sẻ có thể diễn

ra giữa những cá nhân với nhau, giữa những nhóm hay trong toàn bộ công ty Kiến thức có thể chia sẻ theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc trong công ty Đồng thời, các phương pháp học này đảm bảo việc những thông tin thiết yếu sẽ được truyền đạt một cách nhanh chóng và hiều quả tới những người cần chúng

3 Lãnh đạo cũng phải không ngừng học tập.

Hành vi của các lãnh đạo sẽ ảnh hưởng rất lớn tới việc học tập của tổ chức

đó Khi những nhà lãnh đạo chủ động hỏi và lắng nghe các nhân viên – bằng cách

đó gây cảm hứng cho cuộc nói chuyện hay tranh luận – thì những người trong công

ty sẽ cảm thấy có động lực hơn để học hỏi Nếu các nhà lãnh đạo nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung làm rõ các vấn đề, trao đổi những kiến thức có được

và kiểm tra lại một cách cẩn thận thì những việc này sẽ được thực hiện nghiêm chỉnh Khi cấp trên biểu thị sự sẵn sàng để tiếp nhận những quan điểm, ý kiến của người khác thì những nhân viên cũng cảm thấy như mình được khuyến khích và đưa ra những ý tưởng và lựa chọn mới

Vậy để xây dựng một tổ chức học tập như thế nào thì cần phải xây dựng đủ

ba yếu tố là: Xây dựng môi trường khuyến khích học tập; Xây dựng những phương pháp học và thực hành cụ thể và lãnh đạo cũng phải không ngừng học tập Ba yếu

tố học tập củng cố cho nhau và ở chừng mực nào đó chúng còn bổ sung cho nhau

Đó là khi mà hành vi của lãnh đạo có thể tạo ra được và duy trì một môi trường khuyến khích học tập, trong đó luôn tạo ra những điều kiện thuận lợi cho các nhà

một cách thành thạo và hiệu quả những phương pháp học tập Cứ như vậy các phương pháp học tập cụ thể mang lại cơ hội cho các nhà lãnh đạo ứng xử sao cho

có thể thúc đẩy được việc học tập trong tổ chức mình và cũng là cơ hội để họ có thể làm gương cho mọi người

B Các bước để tối đa hóa tiềm năng học tập của một tổ chức

Đối với người lãnh đạo muốn xây dựng tổ chức của mình thành tổ chức học tập bằng cách nêu gương trong cách cư xử tại công ty như: việc hỏi đáp cởi mở, lắng nghe thấu đáo, xem xét các vấn đề phức tạp và chấp nhận những quan điểm đối lập – những nhà lãnh đạo nhờ đó mà khả năng thúc đẩy việc học tập trong tổ chức của mình một cách tốt hơn Tuy nhiên, chỉ những hành vi khuyến khích học tập của lãnh đạo thôi là chưa đủ Việc xây dựng một phương pháp học tập mẫu và việc duy trì một môi trường khuyến khích học tập thì nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn cao hơn, rộng hơn về các vấn đề sau:

1 Các tổ chức không phải là một khối đồng nhất.

Nhà lãnh đạo cần phải nhanh nhạy đối với khác biệt giữa những phương pháp và hoạt động của các bộ phận khi muốn xây dựng một tổ chức học tập Các

bộ phận có thể khác nhau về mục tiêu hay trình độ học tập Các nhà quản lý cần đặc biệt lưu ý tới văn hóa của tổ chức mình từ đó có phương pháp cho phù hợp

2 Việc học rất đa dạng.

Mỗi yếu tố của tổ chức học tập: môi trường; phương pháp và hành vi lãnh đạo là những yếu tố rất đa dạng và những yếu tố đó phản ánh những tác động khác nhau Các nhà quản lý cần suy nghĩ kỹ khi quyết định những thay đổi và nên nghĩ

xa hơn những lựa chọn sẵn có

Đứng trước sức ép về tiếp thu công nghệ và tri thức mới, sức ép về sự thay đổi nhu cầu liên tục của khách hàng, đặc biệt là sức ép phải tự hoàn thiện mình để nâng cao năng lực cạnh tranh với các đối thủ, mỗi tổ chức phải tự tìm cách để tổ chức của mình trở thành một tổ chức học tập

Đổi mới liên tục và chủ động thích ứng với những đổi mới đó thông qua học hỏi để phát triển, dựa trên tri thức, đòi hỏi một năng lực học tập để đáp lại thách thức của đổi mới làm cho tổ chức phát triển Học hỏi liên tục hoàn toàn phù hợp và

thiết yếu với điều kiện tăng tốc trong thay đổi về kinh tế, xã hội và kỹ thuật khiến các kiến thức chuyên môn bị lạc hậu

Học hỏi không chỉ thuần túy là “tiếp cận thông tin” mà tạo ra những khả năng mới và thiết lập những kỹ năng mới, tạo cơ sở để tiến hành đổi mới một cách triệt để Hoạt động học hỏi không chỉ đòi hỏi ở những tổ chức trong ngành công nghệ cao, mà có mặt ở tất cả mọi bộ phận trong tổ chức doanh nghiệp của nền kinh

tế tạo nên một tổ chức học tập, xã hội học tập

Trong tổ chức học tập, xã hội học tập này mọi người đều học hỏi, học thường xuyên, học qua đào tạo, học trên mạng, để không ngừng trau dồi kỹ năng, tích lũy tri thức, phát triển trí sáng tạo Không học tập thường xuyên thì không cập nhật được những tiến bộ khoa học mới, thông tin mới, không phát triển được tổ chức trong nền kinh tế tri thức như hiện nay Nói cách khác, nếu không thể tạo ra một tổ chức mà trong đó mọi người đều là một cá nhân học hỏi để từ đó tạo nên một tổ chức học hỏi, thì tổ chức đó không thể tồn tại và phát triển được

Tài liệu tham khảo:

1 Giáo trình phát triển khả năng lãnh đạo của Đại học Griggs

2 Internet