Bài giảng về Excel

 Các loại dữ liệu trong bảng tính Excel.. Một số chức năng khác  Sắp xếp dữ liệu  Vẽ đồ thị  Trích lọc dữ liệu... Excel  Các công việc Excel có thể thực hiện :  Lập bảng biểu, tính

07/20/13 Pham Quoc Trung 1

Phần mềm Microsoft Excel

1 Giới thiệu Microsoft Excel.

2 Cách lập công thức và hàm trong Excel.

 Các loại dữ liệu trong bảng tính Excel.

 Các loại địa chỉ trong Excel.

3 Các loại hàm trong Excel.

4 Một số chức năng khác

 Sắp xếp dữ liệu

 Vẽ đồ thị

 Trích lọc dữ liệu

1 Giới thiệu MS Excel

 Thuộc bộ phần mềm MS Office.

 Là phần mềm chuyên để xử lý bảng tính.

 Để mở Excel, gọi lệnh Start/ Programs/ MS Excel

 Các công việc Excel có thể thực hiện :

 Lập bảng biểu, tính toán và báo cáo số liệu

 Hỗ trợ các chức năng cơ bản để quản lý CSDL.

 Vẽ đồ thị toán học và các đồ thị so sánh khác.

 Giải các bài toán tối ưu, hỗ trợ việc ra quyết định.

 Tạo macro, hỗ trợ lập trình theo ngôn ngữ VBA

07/20/13 Pham Quoc Trung 3

1.1 Tạo mới,lưu,đóng và mở bài

 Tạo bài mới: File/ New hoặc nhấp chuột vào biểu

tượng New () trên thanh công cụ chuẩn Một file

excel còn được gọi là 1 workbook, trong 1 book có nhiều worksheet, gồm nhiều dòng và cột.

 Lưu bài : File/ Save hoặc nhấp chuột vào biểu tượng

Save () trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường

dẫn đến thư mục lưu trữ, và đặt tên tập tin.

 Mở bài cũ : File/ Open hoặc nhấp chuột vào biểu

tượng Open () trên thanh công cụ chuẩn, chọn

đường dẫn, và chọn tên tập tin muốn mở.

 Đóng 1 bài đang mở : File/ Close hoặc nhấp vào

dấu  ở góc trên bên phải của tài liệu đó.

• “Font”: điều chỉnh kiểu chữ, kích cỡ chữ

• “Border”: đóng khung vùng được quét khối

• “Pattern”: tô màu nền của vùng quét khối

07/20/13 Pham Quoc Trung 5

1.2 Trang trí b ng tính Excel (tt) ả

2 Lập công thức và hàm

 Công thức/ hàm đều bắt đầu bởi dấu =

 Công thức :

 Đối với kiểu số có các phép toán : +, -, *, /, ^

 Đối với kiểu chuỗi có phép toán : &

07/20/13 Pham Quoc Trung 7

2.1 Các loại địa chỉ trong Excel

 Địa chỉ tương đối : thay đổi khi sao chép

2.2 Các loại dữ liệu trong Excel

07/20/13 Pham Quoc Trung 9

3 Các loại hàm trong Excel

3.1 Hàm số học

Tên hàm Cú pháp Công dụng Ví dụ

ABS =ABS(số) Trị tuyệt đối =abs(-5) : 5

INT =INT(số) Lấy phần

nguyên =int(12.7) : 12ROUND =ROUND(số,n) Làm tròn số =round(7.5,0) : 8MOD =MOD(a,b) Số dư a/b =mod(10,3) : 1SQRT =SQRT(số) Căn bậc 2 =sqrt(25) : 5

SUM =SUM(dãy số) Tính tổng dãy số =sum(5,9) : 14PRODUCT =PRODUCT(ds) Tính tích dãy số =product(5,3):

10

07/20/13 Pham Quoc Trung 11

3.2 Hàm thống kê

Tên hàm Cú pháp Công dụng Ví dụ

MAX = MAX(dsố) GT lớn nhất dãy =max(a4:a10)MIN = MIN(dsố) GT nhỏ nhất dãy =min(c8:c15)COUNT = COUNT(dsố) Đếm số ô số =count(a1:a20)COUNTA = COUNTA(dsố) Đếm số ô có data =counta(a1:a5)AVERAGE =AVERAGE(dsố) Trung bình dãy số =average(a1:a5)SUMIF =SUMIF(cột đk,

đk, cột tổng)

Tổng theo điều kiện

=sumif(a1:a5,

”a*”,c1:c5)COUNTIF =COUNTIF(cột

đk, đk) Đếm theo đkiện =countif(a1:a5, ”a*”)

3.3 Hàm luận lý

Tên hàm Cú pháp Công dụng Ví dụ

AND =AND(bt1,…,btn) trả về đúng nếu

tất cả các biểu thức đều đúng

=and(2>3,4=5,C5<=0) : FALSE

OR =OR(bt1,…,btn) trả về đúng nếu ít

nhất 1 biểu thức đúng

IF =IF(điều kiện, gtrị

1, gtrị 2)

trả về gtrị 1 nếu điều kiện đúng,

=if(A5>B5,”lớn hơn”,”không lớn

07/20/13 Pham Quoc Trung 13

3.4 Hàm ngày giờ

Tên hàm Cú pháp Công dụng Ví dụ

DAY =DAY(NTN) Trả về ngày =day(today())MONTH =MONTH(NTN) Trả về tháng =month(today())YEAR =YEAR(NTN) Trả về năm =year(today())DATE =DATE(năm,

tháng, ngày) Trả về số hiệu NTN =date(2000,1,1)TODAY =TODAY() Trả về NTN hiện tại =today()

HOUR =HOUR(GPG) Trả về giớ =hour(now())MINUTE =MINUTE(GPG) Trả về phút =minute(now())SECOND =SECOND(GPG) Trả về giây =second(now())NOW =NOW() Trả về GPG hiện tại =now()

3.5 Hàm chuỗi

Tên hàm Cú pháp Công dụng Ví dụ

LEFT =LEFT(s,n) Lấy n ký tự bên trái s =left(“abc”,1): aRIGHT =RIGHT(s,n) Lấy n ký tự bên phải s =right(“abc”,2): bcMID =MID(s,k,n) Lấy n ký tự ở giữa s

tính từ vị trí k

=mid(“abc”,2,1): b

VALUE =VALUE(s) Đổi s thành giá trị số =value(“12”): 12UPPER =UPPER(s) Biến s thành chữ hoa =upper(“ab”): ABLOWER =LOWER(s) Biến s thành chữ

thường =lower(“Ab”): abPROPER =PROPER(s) Biến s thành chữ Viết =proper(“ab”): Ab

07/20/13 Pham Quoc Trung 15

3.6 Hàm tra cứu, tìm kiếm

Tên hàm Cú pháp Công dụng Ví dụ

VLOOKUP =VLOOKUP(gtrị

tìm, bảng tìm, cột lấy kq, kiểu tìm)

Tìm trong bảng dọc, trả về giá trị ở cột tương ứng

=vlookup(A5, bang1,2,0)

HLOOKUP =HLOOKUP(gtrị

tìm,bảng tìm,dòng lấy kq, kiểu tìm)

Tìm trong bảng ngang, trả về giá trị

ở dòng tương ứng

=hlookup(B5, bang2,3,1)

MATCH =MATCH(gtrị tìm,

vùng tìm, kiểu tìm)

Tìm trong vùng tìm, trả về vị trí tìm

=index(bang3, 3,2)

Ghi chú : bảng tìm phải tuyệt đối ; kiểu tìm 0:chính xác, 1:gần đúng.

4 Một số chức năng khác của Excel

1 Sắp xếp dữ liệu trong bảng

2 Vẽ đồ thị

3 Trích lọc dữ liệu

4 Pivot Table

07/20/13 Pham Quoc Trung 17

4.2 Vẽ đồ thị

 Quét khối vùng dữ liệu cần vẽ (có thể dùng Ctrl để quét khối nhiều vùng dữ liệu rời nhau)

 Nhấp vào biểu tượng vẽ đồ thị hoặc Insert/Chart

 Chọn kiểu đồ thị muốn vẽ (bar,column,pie,line,xy…)

 Thay đổi 1 số chi tiết khác, như Title, Legend…

 Nhấp Finish để hoàn tất.

07/20/13 Pham Quoc Trung 19

4.3 Trích lọc dữ liệu

 Lọc dữ liệu : là chức năng để tìm và lấy ra 1 số

dữ liệu trong 1 danh sách cho trước, kết quả lọc chỉ hiển thị các dòng thỏa điều kiện nào đó

 Microsoft Excel cung cấp 2 cách để lọc:

 Data/Filter/Auto Filter : lọc đơn giản (tự động)

 Data/Filter/Advanced Filter : lọc nâng cao

 Với chức năng Advanced Filter, cần phải lập 1 bảng điều kiện trước (gồm dòng tiêu đề và các điều kiện tương ứng bên dưới).

4.4 Pivot Table

 PIVOT TABLE là chức năng độc đáo của Excel, cho phép tổng hợp, sắp xếp và trình bày dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, vừa có thể quan sát dữ liệu chi tiết, vừa có thể thống kê, tổng hợp dữ liệu.

Data

Row

07/20/13 Pham Quoc Trung 21

Tóm tắt

 Ms.Excel là phần mềm xử lý bảng tính mạnh

 Công thức và hàm là những công cụ tính toán rất hiệu quả trong Excel.

 Để tính toán tốt,cần phân biệt các loại địa chỉ.

 Để sử dụng tốt các hàm trong Excel, cần phải hiểu công dụng, cú pháp của từng hàm.

 Ngoài ra, Excel còn có một số chức năng

khác hỗ trợ cho việc quản lý dữ liệu của bảng tính, như : sắp xếp, vẽ đồ thị, trích lọc, pivot…