Chương 3 cơ sở giữ liệu trong excel

- Thao tác Di chuyển con trỏ đến cơ sở dữ liệu cần sắp xếp  Thực hiện Menu Data/ Sort => xuất hiện hộp hội thoại  Thực hiện các yêu cầu có trong hội thoại: • Lựa chọn trường làm tiêu

CHƯƠNG 3

CƠ SỞ DỮ LiỆU

CHƯƠNG 3 CƠ SỞ DỮ LIỆU

 Bản ghi: là bộ thông tin về tất cả các thuộc tính của đối tượng

sẽ được lưu trữ trong CSDL Các thông tin được ghi trên cùng một dòng trong bảng tính

3.1.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu

-Nhập dữ liệu vào bảng tính như hình vẽ Ta có CSDL A1:I11

 Dòng đầu A1:I1 ghi tên trường (tên cột)

Từ dòng thứ hai trở đi (A2:I11)là các bản ghi (các dòng dữ liệu)

3.1.2 Tạo cơ sở dữ liệu

- Chỉ tạo một cơ sở dữ liệu trên một bảng tính (worksheet)

- Nên để ra ít nhất một dòng hoặc một cột trống giữa vùng cơ sở

dữ liệu này với các dữ liệu khác trong bảng tính

- Tránh để các dòng hoặc các cột trống trong vùng cơ sở dữ liệu

- Không dùng trùng tên trường Việc sử dụng trùng tên trường

sẽ ảnh hưởng đến các thao tác đối với cơ sở dữ liệu (như sắp xếp, chọn lọc, thống kê dữ liệu…)

- Mỗi trường nên chứa một loại thông tin để giúp cơ sở dữ liệu

dễ quan lý

3.1.3 Lưu ý khi tạo cơ sở dữ liệu

- Thao tác

 Di chuyển con trỏ đến cơ sở dữ liệu cần sắp xếp

 Thực hiện Menu Data/ Sort => xuất hiện hộp hội thoại

 Thực hiện các yêu cầu có trong hội thoại:

• Lựa chọn trường làm tiêu chuẩn sắp xếp thứ nhất Sort by

• Lựa chọn trường làm tiêu chuẩn sắp xếp tiếp theo Then by

( khi có các bản ghi trùng nhau ở tiêu chuẩn thứ nhất)

• Lựa chọn trình tự sắp xếp : Ascending – tăng dần

Descending – giảm dần

• My data range has ( Vùng dữ liệu có:

3.2 Thao tác với cơ sở dữ liệu

3.2.1 Sắp xếp cơ sở dữ liệu (Data Sort)

Header row: có dòng tiêu đề trong CSDL được sắp xếp.

No header row: không có dòng tiêu đề trong CSDL được

3.2.2 Chọn lọc dữ liệu (Data Filter)

Tính năng chọn lọc dữ liệu của Excel giúp người sử dụng thực hiện việc tìm kiếm các thông tin một cách dễ dàng theo yêu cầu Có 2 cách hiện thị dữ liệu: Auto Filter (chọn lọc tự động) và Advanced Filter (chọn lọc có điều kiện)

- Thao tác

 Di chuyển con trỏ đến cơ sở dữ liệu cần hiển thị thông tin

 Thực hiện Menu Data/ Filter/ Auto Filter => xuất hiện các nút nhỏ bên phải của các trường

 Di chuyển con trỏ đến các nút nhỏ của trường cần thực hiện việc hiển thị, sau đó có thể lựa chọn:

• Chọn 1 giá trị cụ thể có trong trường dữ liệu được hiện thị

• Sắp xếp tăng dần (ascending) hoặc giảm dần (descending)

• All ( khi cần hiển thị lại toàn bộ các bản ghi của CSDL

• Top 10: hiển thị một miền giá trị (áp dụng trường kiểu số)

3.2.2.1 Auto Filter ( Chọn lọc tự động)

+ Custom: hiển thị với các phép toán so sánh và logic

- Khi cần xem lại toàn bộ cơ sở dữ liệu thực hiện Menu Data/ Filter/ Show all

- Khi cần hủy bỏ thao tác chọn lọc tự động thực hiện Menu Data/ Filter/Auto Filter

3.2.2.2 Chọn lọc có điều kiện ( Advanced Filter)

-Thao tác

 Bước 1: Tạo vùng điều kiện theo nguyên tắc:

• Dòng 1: chứa tên trường

• Từ dòng thứ 2 trở đi dùng để ghi điều kiện theo yêu cầu

 Bước 2

• Di chuyển con trỏ vào CSDL cần chọn lọc

• Thực hiện Menu Data/ Filter/ Advanced Filter => xuất hiện hộp hội thoại

3.2.2.1 Auto Filter ( Tiếp)

• Thực hiện các thao tác với hộp hội thoại

-Để hiện thị lại toàn bộ bản ghi lựa chọn Menu Data / Filter/ Show all

3.2.2.2 Advanced Filter (tiếp)

-Thực hiện việc thống kê, tính toán theo từng nhóm dữ liệu trên các trường được lựa chọn trong phạm vi CSDL Excel sẽ tự động phân tách các nhóm dữ liệu, đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê, tính toán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi.

-Ví dụ: Sắp xếp dữ liệu theo nhóm phòng ban và tính tổng thu nhập cho từng phòng ban

-Thao tác

+ Di chuyển con trỏ đến CSDL cần thống kê theo nhóm

+ Thực hiện Menu Data / Subtotal => xuất hiện hộp hội thoại

3.2.3 Thống kê theo nhóm dữ liệu (Subtotal)

+ Thực hiện các lựa chọn trong hội thoại Subtotal

3.2.3 Thống kê theo nhóm dữ liệu (tiếp)

-Để hủy bỏ việc thống kê tính toán thực hiện Menu Data / Subtotal / Remove All

Excel cung cấp công cụ Pivot Table cho phép người sử dụng tổng hợp dữ liệu từ CSDL ban đầu, giúp ích cho việc phân tích và đánh giá dữ liệu.

-Ví dụ: Từ CSDL ban đầu A1:H11 của bảng thanh toán lương, yêu cầu tổng hợp thu nhập theo từng đơn vị với từng mức chức

Thao tác:

- Di chuyển con trỏ đến vùng CSDL cần tổng hợp

- Thực hiện Menu Data/ Pivot Table and Pivot Chart => xuất hiện hội thoại thứ nhất:

+ Ở hội thoại này cần lựa chọn 2 yêu cầu:

v Chọn dữ liệu cần phân tích ( Where is the data that you want to analyze?)

v Chọn kiểu báo cáo ( What kind of report do you want to create?)

3.2.4 Tổng hợp dữ liệu ( Tiếp)

- Where is the data that you want to analyze?

 Microsoft Office Excel list or database: Dữ liệu là cơ sở của Excel

 External data source: Dữ liệu từ nguồn bên ngoài

 Multiple consolidation ranges: Dữ liệu là nhiều danh sách tại một hoặc nhiều worksheet trong Excel

 Another Pivot table report or Pivot Chart report: Dữ liệu từ vùng đã thực hiện tổng hợp dữ liệu

- What kind of report do you want to create?

 Pivot table: Báo cáo dạng bảng

 Pivot chart report: Báo cáo dạng biểu đồ

3.2.4 Tổng hợp dữ liệu ( Tiếp)

+ Kích chuột chọn Next để sang bước tiếp theo

v Ở bước này tiến hành lựa chọn cơ sở dữ liệu được lấy để tổng hơp, CSDL được nhập là địa chỉ tuyệt đối

3.2.4 Tổng hợp dữ liệu ( Tiếp)

+ Sau khi thực hiện xong ấn Next để sang bước cuối cùng

v Bước này lựa chọn nơi đặt kết quả của việc tổng hợp dữ liệu, có thể trả kết quả ở một bảng tính mới, hoặc đặt ở bảng tính đang làm việc Địa chỉ trả kết quả cũng là địa chỉ tuyệt đối.

v Kích chuột vào Finish để kết thúc các bước => xuất hiện vùng báo cáo và thanh công cụ Pivot table

- Thực hiện kéo các trường dữ liệu phía bên phải (Pivot table field list) vào trong vùng cần tổng hợp (Pivot table ) theo yêu cầu đầu bài với các vị trí tương ứng

Với ví dụ đầu bài ta được kết quả như sau:

- Có thể thay đổi Pivot Table ở các trường bằng cách thực hiện:

+ Di chuyển con trỏ đến trường cần thay đổi, nhấp chuột phải lựa chọn Field Setting => sẽ xuất hiện hội thoại và thay đổi theo yêu cầu

3.2.5 Phân tích dữ liệu Data Table

-Tính năng Data table cho phép người sử dụng thấy được kết quả trong công thức khi có sự thay đổi của các yếu tố liên quan Nhà quản lý có thể sử dụng tính năng này để phân tích dữ liệu

-Có 2 loại phân tích:

 Xem xét kết quả đầu ra khi một yếu tố đầu vào thay đổi

 Xem xét kết quả đầu ra khi có 2 yếu tố đầu vào thay đổi

- Tính năng Data table có hạn chế là chỉ áp dụng tối đa với 2 yếu tố thay đổi

- Để hiểu rõ tính năng này hãy xem xét bài toán sau

 Bài toán Data table

Doanh nghiệp thương mại A có bán mặt hàng X, với giá mua vào của mặt hàng này là 110.000 đ/sp và giá bán là 140.000 đ/sp Khi đó tiền lãi của doanh nghệp này là 30.000 đ/sp

Chủ doanh nghiệp muốn biết

TH1: Khi giá bán thay đổi lần lượt là 120.000; 154.000; 115.000, 98.000, 110.000 thì tiền lãi của doanh nghiệp thay đổi như thế nào?

TH2: Khi giá bán và giá mua cùng thay đổi thì tiền lãi của doanh nghiệp sẽ thay đổi như thế nào với các giá trị như sau

Giá mua 92.000 105.000 115.000 110.000 120.000

Giá bán 98.500 100.700 117.000 140.000 143.000

- Bước 1: Nhập dữ liệu vào bảng tính (worksheet) như sau:

 Nhập giá mua, giá bán, tiền lãi vào các ô tương ứng với B1, B2, B3 ( trong đó ô B3 được xác định bằng công thức: B3 = B2 – B1)

- Bước 2: Tiến hành phân tích dữ liệu trong TH1 của yêu cầu Thao tác như sau:

 Nhập thông tin giá bán thay đổi vào địa chỉ từ D7:H7

 Nhập tiền lãi vào địa chỉ ô C8 ( với công thức C8 = B3)

 Bôi đen (Lựa chọn) toàn bộ vùng dữ liệu D7:H8

 Thực hiện Menu Data/ Data table => xuất hiện hội thoại Table

• Row input cell: Xác định

địa chỉ của dòng thay đổi

(lựa chọn giá bán thay đổi:

$B$2)

• Column input cell: Xác định

địa chỉ của cột thay đổi

 Nhấn OK để kết thúc hội thoại, đồng thời kết quả sẽ hiện thị

ở bảng tính tại vùng đã lựa chọn ban đầu là D7:H8 (slide 26)

- Bước 3: Thực hiện với trường hợp 2, với 2 yếu tố cùng thay đổi

 Vẫn thực hiện bước 1

 Nhập giá bán thay đổi trong vùng D13:H13

 Nhập giá mua thay đổi trong vùng C14:C18

 Tiền lãi nhập ở địa chỉ C13 ( với công thức C13 = B3)

 Thực hiện Data Table => xuất hiện hội thoại

• Row input cell: Xác định địa

chỉ của dòng thay đổi (lựa

chọn giá bán thay đổi: $B$2)

• Column input cell: Xác định

địa chỉ của cột thay đổi (1$B$

Kết quả hiển thị trong bảng tính của 2 trường hợp

3.2.6 Hàm cơ sở dữ liệu

3.2.6.1 Qui ước cách ghi điều kiện

-Điều kiện đơn

 Loại Xâu chuỗi (text)

• Chính xác: Nhập ký tự căn biên, dấu = rồi nhập chuỗi kí tự (có thể nhập trực tiếp xâu kí tự)

• Không chính xác: dùng kết hợp với kí tự đại diện (*,?) hay các phép toán so sánh (<,>,<>)

 Loại số

• Chính xác: Nhập số chính xác

• Không chính xác: sử dụng phép toán so sánh (<,>,=,<=,>=,<>)

 Loại công thức: Trên vùng điều kiện phải tạo thêm 1 trường

có tên khác với tên trường trong cơ sở dữ liệu Nhập công thức

- Điều kiện hỗn hợp

 Điều kiện đồng thời AND: Ghi điều kiện trên cùng 1 dòng

 Điều kiện không đồng thời OR: ghi điều kiện trên các dòng

riêng biệt

3.2.6.2 Hàm DAVERAGE

- Công thức: DAVERAGE(database, field, criteria)

 database: cơ sở dữ liệu ban đầu

 field: tên trường trong cơ sở dũ liệu ( phải ghi trong dấu “…”,

có thể dùng đia chỉ ô thay thế, hoặc số thứ tự của cột đó trong

cơ sở dữ liệu ban đầu

 vùng điều kiện có chứa tiêu chuẩn xác định giá trị

- Công dụng: Hàm tính giá trị trung bình cộng dữ liệu trong trường (cột) của cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện nhất định

- Ví dụ: Tính trung bình thu nhập của những người có ngày công lớn hơn 25 ngày và thu nhập lớn hơn 950.000

Tạo vùng điều kiện

đồng thời : A16:B17

16 Ngày công Thu nhập

17 >25 >950,000

- Công thức: DSUM( database, field, criteria)

- Công dụng: Hàm tính tổng các số trong trường (cột) của cơ sở

dữ liệu nhằm thỏa mãn điều kiện đã chọn

- Ví dụ: Tính tổng thực lĩnh của những người có ngày công lớn hơn 25 và thực lĩnh lớn hơn 950.000

Vẫn vùng đk đã chọn ban đầu Tại địa chỉ ô A20 ta gõ công thức:

= DSUM(A1:I11,9,A16:B17)Kết quả trả lại:

3.2.6.4 Hàm DCOUNT

- Công thức: DCOUNT(database, field, criteria)

- Công dụng: Hàm đếm các ô chứa giá trị số thỏa mãn điều

kiện đã chọn

- Ví dụ: Đếm thu nhập của những người có ngày công >25 và

thực lĩnh >950.000

Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa chỉ A21 gõ công thức

= DCOUNT(A1:I11,”Thu nhập”,A16:B17) trả lại:

3.2.6.5 Hàm DCOUNTA

- Công thức: DCOUNTA(database, field, criteria)

- Công dụng: Hàm đếm các ô không trống chứa giá trị thỏa mãn điều kiện đã chọn

- Ví dụ: Đếm thực lĩnh của những người không trống có ngày công >25 và thực lĩnh >950.000

Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa chỉ A21 gõ công thức

= DCOUNTA(A1:I11,”Thu nhập”,A16:B17) trả lại:

3.2.6.6 Hàm DPRODUCT

- Công thức: DPRODUCT(database, field, criteria)

- Công dụng: Hàm nhân các số trong trường thỏa mãn điều

kiện đã chọn

- Ví dụ: Tính tích thực lĩnh của những người có ngày công >25

và thực lĩnh >950.000

Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa chỉ A21 gõ công thức

= DPRODUCT(A1:I11,”Thực lĩnh”,A16:B17) trả lại:

3.2.6.7 Hàm DMAX, DMIN

- Công thức: (DMIN)DMAX(database, field, criteria)

- Công dụng: Hàm trả lại giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của trường

thỏa mãn điều kiện đã chọn

- Ví dụ: Hiển thị thực lĩnh lớn nhất, nhỏ nhất của những người

có ngày công >25 và thực lĩnh >950.000

Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa chỉ A21 gõ công thức

= (DMAX)DMIN(A1:I11,”Thực lĩnh”,A16:B17)

3.2.6.8 Hàm DGET

- Công thức: DGET(database, field, criteria)

- Công dụng: Hàm trả về giá trị của ô trong trường thỏa mãn

Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa chỉ A21 gõ công thức

= DPRODUCT(A1:I11,”Thu nhập”,A16:B17) trả lại: #Value