Kiểm toán chu trình mua hàng

- Giúp cho các doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế kịpthời phát hiện, chấn chỉnh các sai sót và phòng ngừanhững rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình kinhdoanh và sử dụng tài sản

PHẦN 1:

GIỚI THIỆU CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ

DỊCH VỤ TIN HỌC (AISC)

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY:

Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học (AISC) là một tổ chức tư vấn, kiểm toán độc lập hợp pháp có qui mô lớn, hoạt động trên toàn lãnh thổ Việt Nam, được thành lập theo thông báo số 637/TC CĐKT ngày 21/03/1994 của Bộ Tài Chính và quyết định số 1292/QĐ-UB

TM ngày 29/04/1994 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh Giấy phép đăng ký kinh doanh số 103020 ngày 04/ 05/

1994 của Trọng Tài Kinh Tế Thành Phố.

AISC là công ty Kiểm toán duy nhất tại Việt Nam cóliên doanh với công ty Kiểm toán Quốc tế trong lĩnh vựckiểm toán và tư vấn, đó là công ty liên doanh PriceWaterhouse Coopers – AISC

AISC được thành lập trên cơ sở hai bộ phận thuộcSở Tài Chính:

• Trung tâm tính toán Sở Tài Chính

• Một phần nhân sự của khối Quản lý tài vụdoanh nghiệp Nhà nước ghép với bộ phận Xâydựng cơ bản

Trụ sở chính của công ty hiện ở 142 Nguyễn Thị MinhKhai, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học (AISC) đãkhông ngừng phát triển, mở rộng mạng lưới hoạt độngvà cung cấp các dịch vụ kiểm toán ngày càng tốt hơn.Để đáp ứng nhu cầu xã hội, công ty đã mở rộng chinhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và văn phòng đại diện tạiMiền Tây (Cần Thơ)

AISC đặc biệt có đội ngũ nhân viên với trình độchuyên môn cao, được đào tạo có hệ thống tại Việt Nam,Anh, Bỉ, Ai – len và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnhvực Kiểm toán, Tin học, Tài chính kế toán và Quản lýdoanh nghiệp Công ty cũng chú trọng đến việc cập nhậtvà nâng cao kiến thức của nhân viên Hàng tuần, công

ty tổ chức buổi thảo luận để các Kiểm toán viên traođổi kinh nghiệm và phổ biến những thông tin mới nhất,

tổ chức khoá học về Tài chính, Kế toán do dự án EURO –TAPVIET do những giáo sư trong và ngoài nước trình bài.

Khách hàng của công ty AISC hoạt động trong mọingành nghề như Ngân hàng – Thương mại – Xây dựng –Dịch vụ – Bưu chính viễn thông – Công nghệ với nhiềuthành phần kinh tế khác nhau

II CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TÝ CÔNG TY AISC:

1 Bộ máy quản lý công ty:

Công ty Kiểm toán và dịch vụ tin học AISC gồmcác bộ phận chính sau:

• Kiểm toán và Tư vấn tài chính

• Kiểm toán đầu tư và Xây dựng cơ bản

• Dịch vụ tin học: viết các chương trình phần mềmkế toán, cài đặt cho các công ty có yêu cầu

• Bộ phận tiếp thị và đào tạo: ngoài chức năngchính còn tổ chức mở lớp Kế toán trưởng ởTp.Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận

Sơ đồ bộ máy quản lý:

2 Phòng kiểm toán doanh nghiệp:

AISC có sáu phòng kiểm toán doanh nghiệp.Nguyên tắc của các phòng kiểm toán là hoạt độngđộc lập nhau Trong mỗi phòng có trưởng phòng và phóphòng xem xét, quản lý công việc của các kiểm toánviên, trợ lý kiểm toán viên và nhóm viên

Các kiểm toán viên được tổ chức theo nhóm khixuống khách hàng Mỗi nhóm có một nhóm trưởng.Nhóm trưởng có thể là các kiểm toán viên có kinh

nghiệm, phó phòng hay trưởng phòng Các nhóm ghichép các công việc đã thực hiện trên hồ sơ kiểm toán,hồ sơ kiểm toán được Trưởng phòng kiểm tra lại (nếunhóm trưởng không là Trưởng phòng), sau đó Phó Giámđốc duyệt lại những điểm quan trọng trước khi đưa lên banGiám đốc và phát hành báo cáo kiểm toán

Giám đốc

P Giám đốc

Phòng kế toán

P.G.Đ

tổ chức

BP Tiếp thị &

Đào tạo

Phòng kiểm toán

DN 1,2,3,4,5 ,6

Phòng kiểm toán XDCB1,2

Chi nhánh Hà Nội

Văn phòng đại diện Cần Thơ

SƠ ĐỒ PHÒNG KIỂM TOÁN DOANH NGHIỆP:

Các phòng kiểm toán đều có dạng sơ đồ như trên

III NGUYÊN TẮC VÀ MỤC ĐÍCH HOẠT ĐỘNG:

1 Nguyên tắc hoạt động:

- AISC hoạt động theo nguyên tắc độc lập, kháchquan, chính trực, bảo vệ quyền lợi và bí mật kinh doanhcủa khách hàng như quyền lợi của chính bản thân mìnhtrên cơ sở tuân thủ luật pháp quy định

- Nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, chất lượng dịchvụ được cung cấp và uy tín của Công ty là những tiêuchuẩn hàng đầu mà mọi nhân viên của AISC luôn luônthực hiện

- Phương pháp Kiểm toán của Công ty được dựa theo cácnguyên tắc chỉ đạo của Chuẩn mực Kiểm toán Việt Namvà Chuẩn mực Kiểm toán Quốc Tế phù hợp với luậtpháp và các quy định của Chính phủ Việt Nam

2 Mục đích:

- Giúp cho các doanh nghiệp kinh tế thực hiện tốt côngtác tài chính - kế toán theo đúng quy định, luật phápnhà nước Việt Nam và các nguyên tắc chuẩn mực Kiểmtoán Quốc Tế

- Đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng đắnthực trạng của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanhvà kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Giúp cho các doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế kịpthời phát hiện, chấn chỉnh các sai sót và phòng ngừanhững rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình kinhdoanh và sử dụng tài sản của mình.

- Bằng công tác Kiểm toán, dịch vụ Tư vấn Tài chínhvà Tin học quản lý với các công cụ tính toán và truyềntin hiện đại, AISC đảm bảo số liệu kế toán của cácdoanh nghiệp, các đơn vị luôn phản ánh trung thực, chínhxác tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, chi phí, doanh thuvà phân phối thu nhập trên cơ sở bảo vệ quyền lợi hợppháp và chính đáng của nhà nước, của doanh nghiệp,của các nhà đầu tư và các bên có tham gia vào quátrình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như cổ đông,Công ty liên doanh, ngân hàng thương mại, khách hàng,người lao động trong doanh nghiệp…

- Giúp cho cơ quan nhà nước có số liệu trung thực,chính xác, hợp pháp để thực hiện tốt chức năng kiểmtra, kiểm soát các hoạt động kinh doanh dịch vụ trong nềnkinh tế quốc dân Trên cơ sở đó, xác định và đánh giáđúng đắn nghĩa vụ và trách nhiệm của các doanhnghiệp về các khoản phải góp vào ngân sách Nhànước và quyển lợi mà doanh nghiệp được hưởng, pháthuy vai trò chủ đạo, góp phần tích cực vào việc tổ chức,giữ vững kỷ cương, trật tự trong công tác kế toán, quảnlý tài chính

- Giúp cho doanh nghiệp nắm bắt kịp thời nhữngquyết định của Nhà nước và tận dụng được mọi điềukiện thuận lợi về tự nhiên, xã hội mà được luật phápcho phép để nâng cao hoạt động kinh doanh, dịch vụ; đạthiệu quả tối đa nhằm phục vụ và đảm bảo quyền lợichính đáng của mình trong khuôn khổ Pháp luật Nhànước Việt Nam quy định

- Nghiên cứu các ứng dụng kỹ thuật công nghệ tinhọc viễn thông tiên tiến của thế giới để thực hiện tinhọc hoá công tác quản lý Nhà nước về kinh tế - xãhội theo chuyên ngành:

• Quản lý xí nghiệp, Công ty thương mại; quản lýcác công trình xây dựng cơ bản; hạch toán Kếtoán – Thống kê

• Quản lý chuyên ngành: Tài chính – Kế toán,Thuế – Kho bạc, công tác kế hoạch hóa nền kinhtế quốc dân của các chuyên ngành Kinh tế,Nhà đất, khai thác tài nguyên thiên nhiên

• Quản lý hộ tịch, dân cư và hoạt động kinh tế –xã hội ở phường, xã, huyện, tỉnh, thành phố

…

IV TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG:

1 Các dịch vụ cung cấp của công ty:

1.1 Kiểm toán:

- Kiểm toán báo cáo tài chính

- Kiểm toán dự toán và quyết toán công trình xâydựng cơ bản

- Xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóahoặc phá sản theo luật định

- Thẩm định giá trị tài sản và góp vốn liêndoanh

1.2 Tư vấn quản lý – Tài chính – Kế toán Thuế:

- Tiến hành đăng ký chế độ kế toán

Hướng dẫn áp dụng chế độ Kế toán Tài chính Thống kê - Thuế theo luật định

- Tư vấn về đầu tư

- Tư vấn về quản lý

- Tư vấn cải tổ hệ thống kế toán và quản trị kinhdoanh môi trường kiểm soát nội bộ

- Tư vấn về thuế

- Hướng dẫn và thực hiện kế toán, lập báo cáotài chính, báo cáo thuế

- Đào tạo bồi dưỡng kế toán trưởng và kiểmtoán viên nội bộ

1.3 Dịch vụ tin học:

- Tư vấn về việc lựa chọn các thiết bị tin học, càiđặt các hệ thống thông tin trong quản trị kinh doanh

- Cung cấp các phần mềm tin học như: quản trịkinh doanh, kế toán thuế doanh nghiệp, quản lý kháchsạn, quản lý ngân sách nhà nước, quản lý các địnhmức xây dựng cơ bản

- Cung cấp các loại giấy vi tính, giấy văn phòng.

2 Những điểm nổi bật của công ty:

- Chất lượng dịch vụ mang tính chuyên nghiệp đemđến cho khách hàng những giá trị thực Hiện nay đã cótrên hơn 500 khách hàng sử dụng tất cả các dịch vụ doAISC cung cấp

- Kiểm toán ngân hàng là một trong những thếmạnh của AISC Trên 15 ngân hàng mà AISC tham gia kiểmtoán: Hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển ViệtNam, Ngân hàng Đệ Nhất (Đài Loan), Ngân hàng TrungQuốc, Ngân hàng Phát triển Nhà TP.HCM, Ngân hàngTân Việt, Ngân hàng Gia Định…

- Hiện nay AISC đã ưÙng dụng phần mềm phục vụ choviệc kiểm toán các công trình xây dựng cơ bản, do đóđã giúp nhiều doanh nghiệp có được báo cáo Kiểmtoán kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí

- Huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên các doanhnghiệp theo các khóa hạn về các vấn đề cấp thiếtphục vụ công tác quản lý doanh nghiệp mà AISC đangtiến hành như : Phân tích báo cáo tài chính, Thẩm địnhdự án đầu tư, Kế toán thực hành chuyên nghiệp, Kếtoán trưởng theo chương trình bộ tài chính

- Tin học hoá quản lý cũng là một trong những đòihỏi cấp thiết của doanh nghiệp Hiện nay, phần mềm của AISC đã và đang được khách hàng tín nhiệm và đáp ứng hầu hết nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

3 Phương hướng hoạt động của công ty:

Về tổng thể công ty:

3.1 Tăng cường tổ chức bộ máy và nhân sự

lãnh đạo cho công ty qua việc bổ nhiệm mộtsố trưởng, phó phòng và thành lập 2 phòngmới để đáp ứng nhu cầu công việc của côngty

3.2 Tiếp tục phát triển thi đua và khen thưởng

kịp thời những thành tích xuất sắc của cánhân và tập thể

3.3 Quan tâm cải tiến từng bước thu nhập của

anh chị em trong công ty, trước mắt kể từ1/1/2005 nâng mức lương căn bản của công tylên 10% so với tháng 12/2004 để giúp anh chị

em ổn định đời sống, yên tâm công tác

3.4 Tăng cường việc đào tạo nghiệp vụ trong

công ty Tiếp tục đẩy mạnh công tác tiếp thịkhách hàng Nghiên cứu thành lập văn phòngđại diện tại Hải Phòng

Những biện pháp trên sẽ được thực hiện tích cựcđể hoàn thành và hoàn thành vược mức kế hoạch đề

ra, xác địch bước đi vững chắc của cộng ty trong giai đoạnmới

Phòng Kiểm toán doanh nghiệp:

- Căn cứ hợp đồng đã ký kết, phải hoàn thànhđúng kế hoạch

- Vận động các khách hàng thường xuyên ký lại hợpđồng

- Tăng cường quản cáo để có thêm nhiều hợp đồngmới

PHẦN 2:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG –

PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN

I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP:

Hầu hết tại các đơn vị hoạt động kinh tế đều thiếtlập hệ thống kiểm soát để hoạt động của đơn vị diễn

ra đồng bộ và quy cũ Thử nghiệm kiểm soát là việctìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Do vậy,dù đề tài chọn viết về thử nghiệm kiểm soát theo chutrình mua hàng - phải trả người bán nhưng người viết xintrình bày khái quát về thống kiểm soát nội bộ tạidoanh nghiệp để có sự nhìn nhận chung

1 Khái niệm:

Kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi chu trìnhquản trị Do đó, để đạt được mục tiêu của tổ chức, cácnhà quản trị thường quan tâm đến việc hình thành vàduy trì các hoạt động kiểm soát tại đơn vị Khái niệmkiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển dầnthành hệ thống lý luận Có nhiều quan điểm khác nhauđưa ra định nghĩa về Kiểm soát nội bộ

Theo COSO 1992:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhàquản lý và mọi nhân viên của đơn vị chi phối, nó đượcthiết lạp để cung cấp một sự đảm bào hợp lý nhằmthực hịên ba mục tiêu dưới đây:

• Các báo cáo tài chính đáng tin cậy

• Các luật lệ và qui định được tuân thủ

• Hoạt doing hữu hiệu và có hiệu quả

Theo tài liệu của EURO – TAPVIET: Kiểm soát nội bộlà:

• Toàn bộ các biện pháp kiểm tra, kế toán hoặccác biện pháp khác

• Do Ban giám đốc chịu trách nhiệm xây dựng, ápdụng và giám sát

Nhằm mục đích đảm bảo các mục tiêu trên

Do đó, Kiểm soát nội bộ mang tính phòng ngừa hơntính trấn áp

2 Các bộ phạn cấu thành của Kiểm soát nội bộ:

Tuỳ thuộc vào các điều kiện hiện có ở từng đơn

vị như qui mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… hệ thốngkiểm soát nội bộ được cấu thành bởi các yếu tố tậphợp trong 5 chủng loại chính như sau;

2.1 Môi trường kiểm soát:

Phản ánh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ýthức của từng nhân viên trong đơn vị và là nền tảngđối với các bộ phận khác của kiểm soát nôị bộ baogồm các yếu tố:

• Tính trung thực và giá trị đạo đức của những cánhân liên quan đến quá trình kiểm soát

• Triết lý quản lý và phong cách điều hành củanhà quản trị ảnh hưởng đến môi trường kiểmsoát và việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

- Cơ cấu tổ chức : đóng vai trò then chốt trong doanh

nghiệp, thể hiện quyền lực và trách nhiệm của mọithành viên trong Ban Giám Đốc theo chức năng và têncủa người chịu trách nhiệm

- Nhân sự: môi trường kiểm soát thể hiện qua đội

ngũ nhân viên có trình độ tương xứng với nhiệm vụđược giao và có ý thức Chính sách nguồn nhân lực rõràng, đúng đắn sẽ đảm bảo chất lượng của các nhânviên điều kiển Hệ thống kiểm soát nội bộ

- Đánh giá rủi ro: là bộ phận không thể thiếu được

trong môi trường kiểm soát Nhà quản trị thường xuyênnhận dạng, lường trước mọi rủi ro nhằm hạn chế tốithiểu nhân tố ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị, từđó đưa ra các giải pháp để đối phó

Xét trên góc độ kiểm toán viên: khi tiến hànhkiểm toán ở bất kỳ đơn vị nào cũng quan tâm đếnviệc có hay không sự yếu kém của Hệ thống kiểmsoát nội bộ Công việc này được thực hiện trong giaiđoạn lập kế hoạch kiểm toán.

2.2 Hoạt động kiểm soát: là những chính

sách và những thủ tục để đảm bảo các chỉ thị củanhà quản lý được thực hiện Các hoạt động kiểm soátchủ yếu liên quan đến hệ thống kế toán:

• Phân chia trách nhiệm dựa trên nguyên tắcphân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm

• Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và kiểmsoát chứng từ sổ sách kế toán, vật chất của công ty

• Kiểm tra độc lập việc thực hiện của cá nhân

2.3 Thông tin và truyền thông: là việc ghi

chép, xử lý, xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết;đảm bảo đúng, chính xác, kịp thời Báo cáo đưa ra vừaphản ánh tình hình trong quá khứ vừa giúp người đọc dựđoán tương lai

2.4 Soát xét: Nhà quản trị đánh giá chất lượng

của các hoạt động kiểm soát, từ đó có sự điều chỉnh.Có 2 loại giám sát: Giám sát thường xuyên và Giámsát định kỳ

Tóm lại, các hoạt động kiểm soát nội bộ đòi hỏiyếu tố con người rất cao, nhất là quản trị Tuy nhiên,một hệ thống nào dù có hoàn thiện đến mấy cũngchứa đựng những hạn chế bên trong vốn có Do đó, chỉcó thể đảm bảo rằng hệ thống đó ngăn ngừa saiphạm nhiều hay ít, chứ không thể là có hay không có saiphạm xảy ra

3 Những hạn chế vốn có của Kiểm soát nội bộ:

- Vấn đề về con người: vô ý, bất cẩn, đãng trí,đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai các chỉ dẫn củacấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới… Khả năngthông đồng giữa các nhân viên hay với bộ phận bênngoài đơn vị

- Yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm toán khôngvượt quá lợi ích mà thủ tục đó mang lại.

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát ảnh hưởng đếnnhững giao dịch thường xuyên hơn là những giao dịch bấtthường

II KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN:

1 Giới thiệu chung về Nợ phải trả người bán:

1.1 Khái niệm: Nợ phải trả người bán là nghĩa

vụ của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sựkiện đã qua mà doanh nghiệp sẽ phải thanh toán từ cácnguồn lực của mình

1.2 Đặc điểm: Nợ phải trả người bán bao gồm

các nghĩa vụ thương mại được lập đi lập lại của mộtcông ty, xuất phát từ việc mua hàng hóa, vật liệu vàdịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền, kể cả khoản phải trảcho người nhận thầu về xây dựng cơ bản hay sửa chữalớn tài sản cố định Khoản phải trả trong định nghĩatrên không bao gồm thuế và các khoản phải nộp Nhànước, phải trả công nhân viên, chi phí phải trả, phảitrả nội bộ và phải trả phải nộp khác [Kiểm toán-Trang 99]

Nợ phải trả người bán là một phần trong cáckhoản nợ phải trả của doanh nghiệp nhưng lại chiếmphần lớn nợ của doanh nghiệp Do đó, nợ phải trả cũnglà một trong những khoản mục quan trọng trên Báo cáotài chính, nhất là đối với đơn vị sử dụng nguồn tài trợngoài vốn chủ sở hữu

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN

- Trong trường hợp Doanh nghiệp ứng trước số tiềnmua tài sản, dịch vụ… cho các nhà cung cấp thì tổng sốtiền ứng trước sẽ được trình bày trên bảng cân đối kếtoán ở phần tài sản: Ứng trước cho nhà cung cấp

1.4 Aûnh hưởng của khoản mục Nợ phải trả người bán trên Báo cáo tài chính:

Các khoản

GG, CK Hàng mua trả lại

Thuế GTGT đầu vào

Nợ phải trả được quản lý một cách đúng đắn sẽmang lại nhiều lợi ích cho đơn vị trong việc huy động và sửdụng vốn Tuy nhiên, nếu nợ phải trả không được quảnlý chặt chẽcó thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến Báocáo tài chính về các mặt:

• Tình hình tài chính: ghi sai lệch về Nợ phải trả

khiến người sử dụng Báo cáo tài chính hiểu sailệch về tình hình tài chính của đơn vị, ảnh hưởngđến một số tỷ số như tỷ số nợ hay hệ sốthanh toán hiện thời

• Kết quả hoạt động kinh doanh : những sai lệch

trong việc ghi chép và trình bài Nợ phải trả sẽtương ứng với các sai lệch trọng yếu trên Kếtquả hoạt động kinh doanh như ảnh hưởng chi phítrong kỳ nợ phải trả cuối kỳ

1.5 Các loại sai phạm có thể xảy ra:

Chính vì đặc điểm trên, nên Nợ phải trả, đặc biệtlà nợ phải trả người bán, là khoản rất có khả năngxảy ra sai phạm Đối với những đơn vị hoạt động trên thịtrường như hiện nay thì các khoản nợ vay mượn hay nợ trảgối đầu hàng hoá không ít bởi vì việc chiếm dụng vốnđể hoạt động là thủ thuật trong kinh doanh Do đó, vàikhả năng khoản nợ phải trả có thể bị ảnh hưởng như:

Nợ phải trả bị khai thấp hoặc không được ghi chépđầy đủ: nhằm làm đẹp Báo cáo Tài chính, chi phí giảmxuống, tăng khả năng thanh toán giả tạo của doanhnghiệp và lợi nhuận tăng giả tạo Nguyên nhân dẫnđến các khả năng trên có thể do không tuân thủ cácnguyên tắc cơ bản và do gian lận trong quá trình muahàng – thanh toán tiền mua chịu

Thí dụ :

Khi đơn vị trì hoãn việc ghi chép chi phí quảng cáotháng 12 của niên độ trước sang tháng 1 của niên độsau sẽ làm cho nợ phải trả bị khai thấp, đồng thời do chiphí không đầy đủ khiến lợi nhuận tăng giả tạo lên so

với thực tế Vì vậy, kiểm toán viên phải quan tâm đặcbiệt đến mục tiêu sự đầy đủ.

Khai thiếu Nợ phải trả thường là sự bỏ sót nghiệpvụ, khó phát hiện hơn sự khai khống, khi phát hiện cũngkhó xác định là vô tình hay vố ý

Một vài trường hợp chi phí trả cho người bán tăng vìphải trả hai lần do hệ thống kiểm soát nội bộ đối vớichi trả không chặt, có thể do khi thanh toán xong, hoáđơn mua hàng không đóng dấu “ĐÃ CHI TRẢ”

Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả khi

lập báo cáo tài chính

Thí dụ:

Phải trả người bán có số dư nợ cuối kỳ nhưng số

dư nợ này không được trình bày trên bảng cân đối kếtoán ở phần tài sản - Ứng trước cho nhà cung cấp, saisót này không gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanhcủa kỳ kế toán nhưng làm người sử dụng báo cáo tàichính hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vịđược kiểm toán

1.6 Mục tiêu kiểm toán:

- Hiện hữu, nghĩa vụ: KTV phải chứng minh khoản nợ

phải trả là có thực trên Báo cáo tài chính

- Đầy đủ: tất cả những khoản nợ phải trả người

bán trong kỳ được ghi chép đầy đủ và có trình bày trênBáo cáo tài chính

- Đánh giá : các khoản nợ phải trả được đánh giá

phù hợp với chế độ kế toán hiện hành

- Chính xác: nợ phải trả của đơn vị chính xác về cơ

học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ, lập báocáo đối chiếu với các nghiệp vụ

- Trình bày và công bố: nợ phải trả được trình bày

đúng đắn và đầy đủ trên Báo cáo tài chính

2 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Chu trình Mua hàng – Nợ phải trả người bán:

- Kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – trả tiềncó thể mô tả tóm tắt một qui trình mẫu như sau :

• Kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồnkho sẽ chuẩn bị và lập phiếu đề nghị muahàng để gửi cho bộ phận mua hàng Một liêncủa chứng từ này sẽ được lưu để theo dõi vềtình hình thực hiện các yêu cầu Khi nghiệp vụmua hàng hoàn thành, sau khi đối chiếu, chứngtừ này sẽ được lưu trữ và được đính kèm theocác chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, phiếunhập kho…

• Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào phiếu đềnghị mua hàng để xem xét về nhu cầu vàchủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sátvề các nhà cung cấp, chất lượng và giá cả…Sau đó, bộ phận này sẽ lập đơn đặt hàng,nó phải được đánh số liên tục và lập thànhnhiều liên Ngoài liên gửi cho nhà cung cấp,các liên còn lại sẽ gửi cho bộ phận kho, bộphận nhận hàng và kế toán nợ phải trả

• Khi nhận hàng tại kho, bộ phận hàng kiểmtra chất lượng hàng và câcn đo đong đếm…Mọinghiệp vụ nhận hàng đều phải lập phiếu nhậpkho( hoặc báo cáo nhận hàng) có nhữ ký củangười nhận hàng và thủ kho… Phiếu này phảiđược đánh số trước liên tục, được lập thànhnhiều liên và chuyển ngay cho các bộ phận liênquan như kho hàng, mua hàng kế toán nợ phảitrả

• Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, cácchứng từ cần được đóng dấu ngày nhận Cácchứng từ thanh toán và các chứng từ khácphát sinh tại bộ phận này phải được kiểm soátbằng cách đánh dấu trước liên tục trước khi sửdụng Ở mỗi công đoạn kiểm tra ,người thựchiện phải ghi ngày và ký tên và xác nhận

trách nhiệm của mình Một số cách kiểm tra vàđối chiếu:

 So sánh số lượng trên hoá đơn với số lượngtrên phiếu nhập kho ( hoặc báo cáo nhậphàng) và đơn đặt hàng, mục đích là đểkhông thanh toán vượt quá số lượng thựcnhận

 So sánh giá cả, chiết khấu trên đơn đặthàngvà trên hoá đơn để đảm bảo khôngthanh toán vượt số nợ phải trả cho ngườibán

- Việc xét duyệt chi quỹ: sẽ do bộ phận chi quỹ thựchiện Kiểm tra độc lập giữa các bộ phận kiểm tra –chấp nhận thanh toán – xét duyệt chi quỹ đễ thanh toánlà biện pháp kiểm soát kiểm soát hữu hiệu

- Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay chức năng tài vụvà kế toán kết hợp trong một phòng kế toán, điều nàydẫn đến khả năng xảy ra sai phạm trong công tác tàichính kế toán

- Cuối tháng, bộ phận kế toán phải trả đối chiếusổ chi tiết nợ phải trả( hồ sơ chứng từ thanh toán chưatrả tiền) với sổ cái.Việc đối chiếu này thực hiện trênBảng tổng hợp chi tiết, bảng này lưu lại để làm bằngchứng là đã đối chiếu và thuận lợi khi hậu kiểm

- Ở góc độ người mua, hằng tháng khi nhận bảngkê hoá đơn từ nhà cung cấp, kế toán đơn vị tiến hànhđối chiếu với sổ chi tiết để tìm hiểu xem có sai sótkhông và sửa chữa sai sót trên sổ sách và thông báocho người bán( nếu cần thiết)

3 Việc tìm hiểu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán:

3.1 Mục đích nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát:

Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soátlà công việc cần thiết trong quá trình kiểm toán, nónhằm hai mục đích sau:

- Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính: giúp cho

kiểm toán viên đưa ra ý kiến rằng báo cáo tài chính cóđược lập theo chuẩn mực kế toán đã được xác định, trêncác khía cạnh trọng yếu hay không.Tìm hiểu Kiểm soát

nội bộ của đơn vị là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đếncác bước kiểm toán và ý kiến của kiểm toán viên khiphát hành báo cáo kiểm toán.

- Trách nhiệm của kiểm toán viên: Do những đặc

điểm về kiểm toán như chọn mẫu, kết luận từ xétđoán nghề nghiệp và hạn chế vốn có của bất kỳ hệthống kiểm soát nội bộ nào, kiểm toán viên khôngđảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, tráchnhiệm của kiểm toán viên là đưa ra nhận xét về tínhtrung thực và hợp lý của báo cáo tài chính trên các khíacạnh trọng yếu

3.2 Phương pháp tìm hiểu hệ thống kiểm soát của đơn vị:

3.2.1 Phương pháp tìm hiểu:

- Kinh nghiệm kiểm toán trước đây: kiểm toán viên

có thể căn cứ vào lần kiểm toán trước để xemxét các điểm yếu kém của hệ thống đã cải thiệnchưa (?) (nếu đây không là lần kiểm đầu tiên củacông ty kiểm toán viên) hay có thể xem bảng báocáo kiểm toán của đơn vị các lần trước

- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát:

từ kết luận của năm trước về điểm mạnh, điểmyếu có thể là điểm xuất phát để Kiểm toán viênthực hiện phỏng vấn Đây là phương pháp mang lạihiệu quả cao và dễ thực hiện Sử dụng phươngpháp phòng vấn kiểm toán viên sẽ tiết kiệm đượcthời gian tài liệu hoá các thông tin thu thập được

- Kiểm tra tài liệu, sổ sách như: sơ đồ tổ chức, sơ đồ

hạch toán, sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết…

- Quan sát các hoạt động kiểm soát: Kiểm toán viên

quan sát các hoạt động kiểm soát tại đơn vị vềcách thức thanh toán, cách thức mua hàng, nhậnhàng, ghi chép và đối chiếu số liệu

Thông thường kiểm toán viên sẽ chọn lựa mộtsố các phương pháp tìm hiểu nhằm thoả mãn đượccác mục tiêu kiểm toán, chi phí và thời gian kiểmtoán Kiểm toán viên có thể chọn kết hợp phươngpháp phỏng vấn và kiểm tra tài liệu sổ sách hoặckiểm tra tài liệu kết hợp quan sát với các hoạt độngkiểm soát

3.2.2 Thủ tục chứng minh cho sự hiểu biết của Kiểm toán viên:

- Bảng tường thuật: là sự mô tả bằng văn bản

về Hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng

- Bảng câu hỏi: Kiểm toán viên liệt kê câu hỏi

đã được chuẩn bị trước, có thể theo từng chu trìnhnghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi khi tìm hiểu Bảngcâu hỏi sẽ phục vụ cho phương pháp phỏng vấn

- Lưu đồ: những hình vẽ biểu thị bằng ký hiệu

qui định theo trình tự luân chuyển của chứng từ, cóthể kết hợp lưu đồ và bảng câu hỏi nhằm mục đíchhệ thống hóa rõ ràng và chính xác

- Phép thử Walk –Through: Kiểm toán viên chọn

ngẫu nhiên vài nghiệp vụ và thực hiện lại từ đầu đểkiểm tra lại xem việc mô tả có đúng hiện trạng vàcó thật sự được thực hiện trên thực tế hay không

3.3 Nội dung cần tìm hiểu:

Câu hỏi

Trả lời

Ghi chu ù

C Khô n

g

Yếu kém

Quan trọn g

Thư ù yế u

1 Có sự tách biệt trách

nhiệm giữa nhân viên ghi

sổ các khoản phải trả với

người ký phiếu chi và các

chứng từ thanh toán không?

2 Việc lập phiếu chi và

các chứng từ thanh toán có

phải do một nhân viên có

thẩm quyền thực hiện

không?

3 Phiếu chi và các chứng

từ thanh toán có được đánh

số trước và theo dõi không?

4 Cuối tháng bộ phận kế

toán nợ phải trả có đối

chiếu giữa sổ chi tiết người

bán với sổ cái không?

5 Bộâ phận kế toán có

tiến hành đối chiếu giữa

bảng kê các hóa đơn đã

thực hiện trong tháng do

người bán gửi với sổ chi

tiết không?

Đối với doanh nghiệp nhỏ, kiểm toán viên thườngsoạn bảng tường thuật, còn với doanh nghiệp lớn, họthường sử dụng lưu đồ để mô tả cơ cấu kiểm soátnội bộ hiện hành Để thiết lập kiểm toán viênthường dựa vào sự quan sát và sử dụng bảng câu hỏivề kiểm soát nội bộ

III THỦ TỤC KIỂM TOÁN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ (THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT) TRÊN CHU TRÌNH MUA HÀNG – NỢ PHẢI TRẢ:

Các nội dung trình bày bên dưới đây được đề cậpđể làm sáng tỏ thêm vấn đề đang nghiên cứu Bởi vìcần xác định trên qui trình kiểm toán tổng thể, thửnghiệm kiểm soát, bao gồm kiểm soát theo chu trình, ởgiai đoạn nào và các giai đoạn trước đó như tìm hiểu vềkhách hàng hay hệ thống kiểm soát và đánh giá sơbộ là yếu tố ban đầu, là căn cứ thiết kế thửnghiệm kiểm soát

MỨC RRKS ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ CÓ GIỐNG NHƯ DỰ KIẾN?

KHÔNG

KHÔNG CÓ

CÓ

1 Qui trình kiểm toán tổng thể:

SƠ ĐỒ MÔ TẢ QUI TRÌNH KIỂM TOÁN TỔNG THỂ

1.1 Tiếp nhận khách hàng:

Khi khách hàng có nhu cầu về kiểm toán Báo cáotài chính, công ty kiểm toán phân công cho những kiểmtoán viên có kinh nghiệm để thẩm định về khả năngđảm nhận công việc kiểm toán cũng như dự kiến vềthời gian và phí kiểm toán ISA 220 yêu cầu:”Công việc

TÌM HIỂU KHÁCH HÀNG

ĐÁNH GIÁ SƠ BỘ RRKS

THIẾT KẾ NHỮNG TNCB DỰ

KIẾN

THAY ĐỔI NHỮNG

TNCB ĐÃ DỰ KIẾN

VIỆC ĐÁNH GIÁ RRKS ĐỐI VỚI TỪNG CƠ SỞ DẪN LIỆU ĐỀU PHẢI ĐƯỢC

GHI VÀO HỒ SƠ KIỂM TOÁN ĐỂ LÀM CƠ SỞ CHO KẾT LUẬN

THỰC HIỆN CÁC THỬ NGHIỆM CƠ BẢN

THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN TNKS

ĐÁNH GIÁ LẠI RRKS

kiểm toán chỉ được phân công cho những nhân viênđược đào tạo tương xứng, có kinh nghiệm và năng lựcchuyên môn đáp ứng được nhu cầu thực tế” Khi thấycókhả năng nhận lời mời kiểm toán, Kiểm toán viênsẽ tiến hành thoả thuận sơ bộ với khách hàng một sốvấn đề chính và ký Hợp Đồng kiểm toán

1.2 Chuẩn bị kiểm toán:

1.2.1 Tìm hiểu về khách hàng: Sau khi ký Hợp

đồng kiểm toán, Kiểm toán viên tiến hành

lập kế hoạch kiểm toánï

VSA 310 – Hiểu biết về tình hình kinh doanh – qui định:”Để thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toánviên phải có sự hiểu biết đầy đủ về tình hình kinh doanhnhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệpvụ và thực tiễn hoạt độngcủa đơn vị mà theo kiểm toánviên thì có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính,đến việc kiểm tra của kiểm toán viên, hoặc các báocáo kiểm toán ”

Do đó, khi tiến hành kiểm toán báo cáo tài chínhnói chung và khoản mục nợ phải trả người bán nóiriêng, kiểm toán viên phải có hiểu biết cần thiết vàđầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phântích được các sự kiện nghiệp vụ và thực tiển hoạt độngcủa đơn vị được kiểm toán mà theo kiểm toán viên làcó ảnh hưởng trọng yếu đến khoản mục nợ phải trảngười bán

1.2.1.1 Nội dung cần tìm hiểu:

 Tìm hiểu về đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị:

Kiểm toán viên cần đạt sự hiểu biết trên phạm virất rộng về:

- Thực trạng chung của nền kinh tế, về lạm phát, chínhsách của Chính Phủ…

- Môi trường và lĩnh vực hoạt động của đơn vị: tìnhhình thị trường, cạnh tranh, đặc điểm ngành nghề, chếđộ kế toán qui định…

Những hiểu biết này sẽ giúp Kiểm toán viên các thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc điểm hoạt động đơn

vị, nhất là giúp Kiểm toán viên xác định được các khu vực có rủi ro cao để có những biện pháp thích hợp Việc hiểu biết về ngành kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên thực hiện quá trình so sánh khách hàng

này với các đơn vị khác trong ngành nghề, lĩnh vực sản xuất kinh doanh đó năm trước.

 Tìm hiểu về tình hình hoạt động của đơn vị:

Tìm hiểu về tình hình kinh doanh của đơn vị là tìmhiểu về điều kiện sản xuất, các nhà cung cấp, chi phí,các hoạt động nghiệp vụ…Nhưng khi kiểm toán khoảnmục nợ phải trả người bán ta chỉ đặc biệt quan tâmđến :

- Các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ quan trọng

Thí dụ : Các hợp đồng dài hạn, mức ổn định của

nhà cung cấp, các điều kiện thanh toán, các hình thứcnhập khẩu, các hình thức cung ứng, quan trọng nhất lànhà cung cấp này có bị chính phủ nghi ngờ là nhữngdoanh nghiệp mua bán chứng từ hay không?

- Các tài sản, công nợ, nghiệp vụ bằng ngoại tệ.Những hiểu biết này sẽ được kiểm toán viên sửdụng trong quá trình kiểm toán khoản mục nợ phải trảngười bán vì nó giúp kiểm toán viên phân tích tình hìnhcông nợ, đánh giá rủi ro để lập kế hoạch và thiết kếchương trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả ngườibán

1.2.1.2 Phương pháp tìm hiểu:

- Thu thập và nghiên cứu tài liệu: Điều lệ công ty

và giấy phép thành lập; các báo cáo tài chính, kiểmtoán, thanh tra; biên bản các cuộc họp; các hợp đồnghay cam kết; nội qui, chính sách của khách hàng và cáctài liệu khác

- Tham quan đơn vị: Như nhà xưởng kho tàng văn

phòng, quá trình vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

- Phỏng vấn: Yêu cầu người có thẩm quyền trình

bày về tình hình đơn vị, về hệ thống kiểm soát nội bộđơn vị, chính sách kinh doanh, cơ cấu tổ chức

- Phân tích: Kiểm toán viên căn cứ số liệu từ thu

thập để phân tích, so sánh, đối chiếu để tìm ra mối quanhệ và xu hướng…

Kiểm toán viên có thể tìm hiểu thông qua việc traođổi với các kiểm toán viên, những người đã tiến hànhkiểm toán cho khách hàng những năm trước đó hoặcthông qua sách báo, tạp chí chuyên ngành…[ Kiểm toán-trang 82]

1.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích: đây là thủ

tục rất quan trọng được sử dụng thường xuyên trong quátrình kiểm toán Căn cứ thông tin thu thập được từ kháchhàng, kiểm toán viên sẽ có sự nhìn nhận tổng thể hơnvề tình hình hoạt động và giúp phát hiện những biếnđộng bất thường, qua đó dự đoán khu vực có rủi ro cao

Cụ thể là kiểm toán viên so sánh số dư cuối kỳcủa tài khoản phải trả người bán trong năm này vớisố dư cuối kỳ năm trước và qua đó kiểm toán viênthấy được những biến động bất thường và xác địnhđược các lĩnh vực cần quan tâm [Kiểm toán- trang 86,119]

Thí dụ 1: Tỷ số thanh toán hiện hành giảm đột ngộtvới quy mô lớn cho thấy doanh nghiệp đang gặp khókhăn về tình hình tài chính và khả năng thanh toán côngnợ Kiểm toán viên sẽ quan tâm đến việc doanh nghiệpcó hoàn thành nghĩa vụ thanh toán (thanh toán đúnghạn) nợ cho nhà cung cấp hay không?

Thí dụ 2: Nợ phải trả người bán kỳ này tăng so vớikỳ trước Sự gia tăng này có thể do đơn vị cố tình trảchậm và do sự gia tăng nguyên vật liệu mua vào Mứcđộ rủi ro của khoản mục này có thể xảy ra như : sai sóttrong hạch toán ghi nhận nợ, không kiểm soát được chiếtkhấu, giảm giá làm tăng giá mua hàng

1.2.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát bộ: đây

là mảng tìm hiểu phức tạp Do đó, phần này được đề cập cụ thể ở phần trên.

1.2.4 Xác lập mức trọng yếu và đánh giá rủi ro

kiểm toán:

1.2.4.1 Xác lập mức trọng yếu chung và theo

từng khoản mục nói riêng (nợ phải trả):

Khi kiểm toán báo cáo tài chính, Kiểm toán viênphải có trách nhiệm đảm bảo rằng, báo cáo tài chínhkhông có sai lệch trọng yếu Do đó, sau khi tìm hiểunhững thông tin cần thiết, áp dụng các thủ tục phântích, Kiểm toán viên sẽ xác lập mức trọng yếu chấpnhận được Mức trọng yếu nên được xem xét theo tổngthể và theo khoản mục

- Mức độ tổng thể: ước tính toàn bộ sai sót để đảmbảo báo cáo tài chính không có sai sót trọng yếu bằngtỷ lệ phần trăm trên tài sản, doanh thu hay lợi nhuận

- Mức độ chi tiết từng khoản mục: cách làm này tạohành lang an toàn cao và có nhiều cách để tạo khung

mức rủi ro các khoản mục trong đó có khoản nợ phảitrả người bán vì đây là khoản rất nhạy cảm với rủi ro.

Vì vậy không hẳn bất kỳ khoản nào Kiểm toán viêncũng xác định riêng mà còn có sự cân nhắc nhiều yếutố như yếu tố trọng yếu từng mục, có sự bù trừ haykhông, sự hữu hiệu khi thực hiện và chi phí kiểm toán

1.2.4.2 Xác lập rủi ro kiểm toán:

- Xác định mức trọng yếu:

Nợ phải trả người bán là khoản mục trọng yếutrên báo cáo tài chính của doanh nghiệp Hàng hóa,nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, dịch vụ…mà doanhnghiệp có được phần lớn do mua chịu hoặc bằng tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng, nhưng mua chịu thường chiếmnhiều hơn, cho nên chúng thường được coi là nguồn tàitrợ cho sản xuất kinh doanh, và để xác định mức trọngyếu ta xem xét tính trọng yếu của khoản mục này dựatrên 2 khía cạnh:

Về mặt định lượng:

• Mức trọng yếu tùy thuộc vào chính sách muahàng cũng như tính thời vụ của ngành nghề kinhdoanh

• Mức độ trọng yếu tùy thuộc vào tỷ trọng củakhoản mục so với tổng nợ và tổng tài sản

• Mức độ trọng yếu tùy thuộc vào quy mô tàisản của doanh nghiệp

Về mặt định tính:

• Mức độ trọng yếu tùy thuộc vào khả năngxảy ra các khoản tiền thanh toán sai quy địnhdẫn tới gây ảnh hưởng về tình hình kinh doanhnhư : lỗ, sai phạm về công nợ.[ Kiểm toán- trang86]

- Đánh giá rủi ro kiểm toán:

Có 3 loại rủi ro cấu thành rủi ro kiểm toán:

• Rủi ro tìm tàng: vì đây là khoản mục dễ có sai

sót, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chínhvà lợi nhuận đơn vị nên vẫn có nhiều khảnăng bị khai giảm đi nợ phải trả

• Rủi ro kiểm soát: là sự rủi ro, xuất phát từ hệ

thống kiểm soát nội bộ yếu như tính chính trựccủa bộ phận liên quan mua hàng và thanh toán,chính sách nguồn nhân lực trong việc tuyển vàovà phân công công việc mua hàng, xét duyệt,chi trả tiền hàng không có quản lý chặt chẽ

• Rủi ro phát hiện: là khả năng xảy ra sai phạm

sau khi áp dụng các thủ tục kiểm toán Rủi rophát hiện khoản mục nợ phải trả sẽ giảmxuống nếu như kiểm toán viên tăng cường cácthủ tục hơn Tuy nhiên nếu nhận định sai hay ápdụng không phù hợp thì vẫn xảy ra rủi ro pháthiện đối với nợ phải trả

1.3 Thực hiện kiểm toán:

- Thử nghiệm kiểm soát: là các thủ tục kiểm

toán mà kiểm toán viên áp dụng để khẳng định hệthống kiểm soát đơn vị có chặt chẽ theo như những gìđơn vị ban hành và những gì kiểm toán thu thập được cóđúng không

- Thử nghiệm cơ bản: trên cơ sở đánh giá hệ

thống quản lý, kiểm toán viên điều chỉnh lại các rủi rođã nhận định trong các bước tìm hiểu ban đầu nhằm mụcđích thu hẹp hay mở mở rộng thử nghiệm cơ bản

2 Thử nghiệm kiểm soát trên Chu trình Mua hàng

- Nợ phải trả:

2.1 Khái niệm về thử nghiệm kiểm soát:

Thử nghiệm kiểm soát (Test of control) là loại thửnghiệm thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của hệthống kiểm soát nội bộ (có thật sự mạnh hay không)

2.2 Các điều kiện áp dụng thử nghiệm kiểm soát:

Trong môi trường hoạt động kinh doanh ở nước tahiện nay, hầu hết các đơn vị ở qui mô vừa và nhỏ, dođó, hệ thống kiểm soát về nội bộ không được đặttrọng tâm cao, mặc dù vẫn có Các yếu tố để đảmbảo hệ thống kiểm soát hoạt động theo đúng nghĩa thìthật sự rất khó Công ty kiểm toán khi cung cấp dịch vụkiểm toán hiện nay thường bỏ qua thủ tục tìm hiểu ,đánh giá hệ thống kiểm soát của đơn vị Khi đó, thủtục kiểm soát ít áp dụng Thử nghiệm kiểm soát đượcthực hiện khi có đủ điều kiện sau:

- Đơn vị được kiểm toán có qui mô tương đối lớn, cóáp dụng các biện pháp về kiểm soát nội bộ ở cáckhâu về hành chính, kể cả các chu trình nghiệp vụ

- Mức rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ là thấphơn tối đa

- Cân nhắc giữ chi phí và lợi nhuận của thử nghiệmmang lại.

2.3 Các phương pháp áp dụng khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát:

Kiểm toán viên sử dụng các cách sau để tiếnhành tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát của đơn vị:

- Kiểm tra chứng từ, tài liệu…

- Quan sát các chu trình nghiệp vụ diễn ra thực tế

- Phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm liên quannhư Giám đốc, Kế toán trưởng hay kế toán thanh toántrong nghiệp vụ thanh toán hàng mua chịu

- Thực hiện lại các thủ tục kiểm soát (Phép thử Walk– Through)

Nhìn chung các phương pháp này tương tự như trongquá trình tìm hiểu khách hàng, bước Chuẩn bị kiểmtoán, nhưng đó là bước tìm hiểu sơ bộ tình hình chung củakhách hàng Các cách trên áp dụng để tìm hiểu kỹ vềhệ thống kiểm soát của khách hàng nên mục đích sẽkhác nhau

2.4 Tìm hiểu thử nghiệm kiểm soát trên chu trình cần nghiên cứu:

Kiểm toán viên áp dụng thử nghiệm kiểm soáttrên cơ sở các bằng chứng đã thu thập về hệ thốngkiểm soát của đơn vị, về các mục tiêu kiểm soát vàcác thủ tục kiểm soát đi kèm

Mục tiêu

kiểm soát

Thủ tục kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát

Các khoản

thanh toán ghi

sổ là của

hàng hóa và

dịch vụ thực tế

nhận được

- Sự tách biệtgiữa nhân viên ghisổ các khoảnphải trả với ngườiký phiếu chi vàcác chứng từthanh toán

- Các chứng từđều do một nhânviên có thẩm

- Xem lại sổ nhậtký chi tiền, sổ cáitổng hợp và cácsổ hạch toán chitiết các khoảnphải trả đối vớicác số tiền lớnvà bất thường

- Đối chiếu cácphiếu chi và các

Mục tiêu

kiểm soát

Thủ tục kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát

quyền thực hiện chứng từ thanh

toán đã thực hiệnvới bút toán trongnhật ký mua vàoliên quan và kiểmtra tên và số tiềncủa người đượcthanh toán

Nghiệp vụ

thanh toán được

ghi sổ và được

đúng đắn

- Sự phê chuẩncác khoản chi trênchứng từ vào thờiđiểm lập phiếu chivà các chứng từthanh toán

- Kiểm tra cácchứng từ đi kèm

- Các nghiệp

vụ thanh toán

hiện có đều

được ghi sổ

- Phiếu chi và cácchứng từ thanhtoán được đánh sốtrước và theo dõi

- Bảng đối chiếuvới ngân hàngđược lập hàngtháng bởi mộtnhân viên độclập

- Cân đối cáckhoản chi tiền ghisổ với các khoảnchi trên bảng kê(sổ phụ) của ngânhàng và sổ sáchcủa kế toán tiềnmặt

- Các nghiệp

vụ thanh toán

được đánh giá

đúng đắn

- Kiểm tra nội bộcác quá trình tínhtoán và các sốtiền

- So sánh cácphiếu chi đã lĩnhtiền, các chứngtừ thanh toán đãthực hiện với sổnhật ký mua hàngvà các bút toánchi tiền liên quan

- Các nghiệp

vụ thanh toán

được phân loại

đúng đắn

- Doanh nghiệp có

sơ đồ tài khoảnđầy đủ

- So sánh sự phânloại phù hợp với sơđồ tài khoản

- Các nghiệp

vụ thanh toán

được vào sổ

đúng lúc

- Ghi sổ ngay saukhi ghi phiếu chi vàcác chứng từthanh toán đã được

- So sánh ngàytrên phiếu chi(chứng từ thanhtoán) đã thực hiện

Mục tiêu

kiểm soát

Thủ tục kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát

thực hiện với sổ nhật ký chi

tiền (ngày ghigiảm các khoảntiền tại ngânhàng)

Tuy nhiên trên thực tế, các đơn vị sẽ có các mụctiêu kiểm soát đặc thù từng ngành nghề nên thủ tụckiểm soát cũng thay đổi linh động theo từng ngànhnghề Trên đây chỉ là những thủ tục kiểm soát cơ bảnchung cho mọi ngành nghề kinh doanh

PHẦN 3:

THỰC TẾ THỦ TỤC KIỂM TOÁN HỆ

THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ (THỬ

NGHIỆM KIỂM SOÁT) TRÊN CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN AISC

A SƠ LƯỢC VỀ QUI TRÌNH KIỂM TOÁN NỢ

PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC (AISC)

I LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN:

Sau khi nhận thư mời hoặc trực tiếp đề nghị kiểmtoán từ phía khách hàng,Trưởng hoặc phó phòng nghiêncứu, trực tiếp liên hệ trao đổi các yêu cầu cụ thể củakhách hàng một cách thận trọng và đánh giá sơ bộmức độ phức tạp của doanh nghiệp Trưởng phòng chỉđịnh nhóm kiểm toán phù hợp với cuộc kiểm toán,phân công thực hiện cuộc kiểm toán (nhóm kiểm toánphải có trưởng nhóm, là người có kinh nghiệm trong loạihình kinh doanh của doanh nghiệp)

Trưởng nhóm bắt đầu đi khảo sát, nắm rõ tình hìnhdoanh nghiệp theo các nội dung cụ thể sau:

- Xem xét tình hình hoạt động kinh doanh.

- Xem xét hệ thống kế toán: là xem xét sơ bộ các

sổ sách chứng từ kế toán chế độ kế toán đang sửdụng và việc thực hiện chế độ kế toán đó việc lưu giữchứng từ và dòng luân chuyển chứng từ

- Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ: là tìm hiểu

qui chế kiểm soát nội bộ, xác định độ tin cậy của hệthống kiểm soát nội bộ

- Đánh giá mức trọng yếu và rủi ro cho quá trình kiểm toán: Trưởng nhóm lập phiếu khảo sát theo mẫu

qui định của Công ty và báo cáo Giám đốc tình hình cụthể qua cuộc khảo sát để Giám đốc quyết định kiểmtoán hay từ chối

Nếu chấp nhận kiểm toán trưởng nhóm sẽ tiếnhành xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán baogồm:

• Xác định chiến lược kiểm toán

• Lập kế hoạch kiểm toán:

 Nhân sự kiểm toán: gồm nhóm trưởng, nhómviên, giám đốc, trưởng phòng

 Thời gian khảo sát và ký hợp đồng, thời gianlàm việc, thời gian hoàn tất.

 Công việc và trách nhiệm kiểm toán viêntrên từng phần hành

• Người soạn thảo kế hoạch kiểm toán do nhómtrưởng thực hiện, trưởng phòng rà soát lại

• Thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết: kiểmtoán viên sẽ dựa vào chương trình kiểm toánmẫu của AISC để thiết kế chương trình kiểmtoán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp

• Soạn thảo thư hẹn kiểm toán nhằm xác định rõlại yêu cầu của khách hàng gồm các nộidung: thời điểm bắt đầu kiểm toán, thời giankiểm toán, trách nhiệm của khách hàng, tráchnhiệm của công ty kiểm toán, đề xuất giá phícho cuộc kiểm toán (giá phí đã được thỏathuận với khách hàng trước khi gửi thư hẹnkiểm toán)

II THỰC HIỆN KIỂM TOÁN:

Bước 1: Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và đánh giá lại rủi ro kiểm soát.

 Phương pháp thực hiện:

• Phỏng vấn:

- Thường được áp dụng gồm các cuộc phỏng vấn chitiết thu thập các bằng chứng về tính hiệu quả của hệthống kiểm soát nội bộ Kiểm toán viên có thể phỏngvấn những người thực hiện hoạt động giám sát hay thủtục kiểm soát như phỏng vấn Ban Giám Đốc về các thủtục kiểm soát, tính khả thi và tình hình thực hiện hayphỏng vấn những người không trực tiếp thực hiện nhưngcó thể biết được tính hiệu quả của hoạt động kiểmsoát (thẩm tra gián tiếp) như các nhân viên về nhậnthức và việc thực hiện quy chế nội quy công ty…

- Thông thường, đối với từng khoản mục khác nhausẽ có bộ phận kế toán đảm nhiệm, do đó, kiểm toánviên sẽ phỏng vấn kế toán thanh toán liên quan đếnnghiệp vụ chi tiền trả cho nhà cung cấp, kế toán theodõi công nợ về cách thức theo dõi nợ phải trả xem cóđúng thời hạn nợ

- Quá trình tìm hiểu bằng phương pháp phỏng vấnkèm theo trong quá trình thực hiện các Thử nghiệm cơbản mà không tiến hành riêng một cuộc phỏng vấn( vìlý do giời gian hạn chế; quy mô hoạt động của các công

ty hiện tại đa số còn ở mức trung bình, giá phí kiểmtoán).Kiểm toán viên sẽ hỏi các nhân viên kế toán

có trách nhiệm trong phần hành khi có thắc mắc vàkhông lưu vào hồ sơ kiểm toán.

• Quan sát thực tế:

- Kiểm toán viên quan sát xem các hoạt động giámsát hay thủ tục kiểm soát có được tuân thủ hay khôngvà thu được các bằng chứng có giá trị về tính hiệu quảcủa hệ thống kiểm soát nội bộ Quan sát theo hai cách(1) quan sát thực tế các hoạt động đang diễn ra, (2) quansát qua dấu vết kiểm soát trên chứng từ như là: dấu

“đã thanh toán”, “đã kiểm tra”,” đã duyệt”, v.v… , chữ kýxét duyệt, việc đánh số thứ tự trên chứng từ, v.v

- Kiểm toán viên tham quan nhà xưởng để quan sátcách tổ chức sản xuất, phong cách và nhịp độ làmviệc Hay khi hàng hoá được giao nhận từ bên phía ngườibán, kiểm toán viên quan sát quá trình giao nhận: bộphận nhận hàng có kiểm tra, đối chiếu về số lượnggiữa thực tế kiểm và số trên hoá đơn ( nếu hoá đơn có

đi kèm), số trên đơn đặt hàng Khi giao hàng xong , phiếunhận hàng có được bộ phận nhận hàng ký không…

• Xem xét tài liệu:

Kiểm tra trình tự luân chuyển, sơ đồ hạch toán, sựphê duyệt các chứng từ bằng văn bản hay sự cài đặtchương trình, công thức… của các tài liệu, báo cáo soạnthảo bằng máy tính.Đối với nợ phải trả người bán:kiểm toán viên thu thập bảng đối chiếu công nợ củakhách hàng hoặc kiểm toán viên tự gởi Bảng xácnhận công nợ phải thu của khách hàng cho bên cungcấp của đơn vị Mục đích của việc xem xét, đối chiếucông nợ trên để kiểm toán viên xem các khoản nợ phảitrả của đơn vị có thật sự đúng về dư nợ cuối kỳ (chínhxác) hay không; công ty có thật sự nợ nhà cung cấp(hiện hữu)

• Thực hiện lại công việc (phép thử Through):

Walk Kỹ thuật này thích hợp với các hoạt động kiểmsoát thực hiện theo chương trình trên máy tính Kiểm toánviên có thể nhập một vài nghiệp vụ mua hàng – chitiền vào chương trình kế toán của khách hàng và xemxét kết quả của chúng

- Đối với doanh nghiệp đã tin học hoá mạng lưới kếtoán, thông thường là các công ty có quy mô tương đốilớn, kiểm toán viên sẽ:

 Tiếp tục thực hiện phép thử walk-through chochu trình để xem việc xử lý đối với nhữngnghiệp vụ thường xuyên Kiểm toán viên

cũng chọn một hay một số nghiệp vụ khôngthường xuyên để kiểm tra (sử dụng phươngpháp chọn mẫu).

 Chọn một nghiệp vụ trên máy đã được xứ lýhoàn chỉnh để tính toán lại bằng tay, sau đó

so sánh hai kết quả với nhau, nếu có sai sóttìm nguyên nhân và đánh giá mức độ quantrọng của sai sót đó có chênh lệch lớn đểbiết được sai sót có trọng yếu trong quá trìnhxử lý bằng máy không

- Đối với doanh nghiệp không tin học hóa hệ thốngkiểm soát nội bộ thì kiểm toán viên sẽ thực hiện lạicông việc bằng cách chọn một vài nghiệp vụ và lầntheo từng bước thực hiện dựa trên chứng từ còn lưu lại.Kiểm toán viên không có điều kiện theo dõi toàn bộnghiệp vụ từ khi mới bắt đầu cho đến khi kết thúc

Kiểm toán viên không vẽ lưu đồ để mô tả lại hệthống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soátcủa khách hàng Trong hồ sơ kiểm toán không lưu nhữngtài liệu mô tả một cách tổng quát hệ thống kiểmsoát nội bộ

Phần lớn các cuộc kiểm toán kéo dài khoảng 4ngày, do đó, số lượng bằng chứng thử nghiệm kiểmsoát và tài liệu mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ,tài liệu để chứng minh cho những công việc tìm hiểukiểm soát nội bộ được lưu không nhiều trong hồ sơ (lý do

vì sao đã được nêu trong phần phỏng vấn bên trên) Đasố, kiểm toán viên đi thẳng vào thử nghiệm chi tiết

Trong trường hợp kiểm toán viên dự định kiểm tra hệthống kiểm soát làm giảm rủi ro kiểm soát, kiểm toánviên cần phải kiểm tra cả hoạt động giám sát lẫn thủtục kiểm soát

Trong trường hợp kiểm toán viên dự định kiểm tra hệthống kiểm soát khi không phát hiện rủi ro kiểm soát,kiểm toán viên chỉ cần kiểm tra hoạt động giám sátkhông hữu hiệu thì kiểm toán viên sẽ thực hiện kiểmtra thủ tục kiểm soát có liên quan

• Kiểm tra hoạt động giám sát nghiệp vụ muahàng – chi tiền

• Kiểm tra thủ tục kiểm soát theo chu trình từ xétduyệt mua hàng, lập đơn đặt hàng, nhận hàng,theo dõi nợ phải trả người bán, hoạt động chitiền

Trưởng phòng hoặc trưởng nhóm sẽ trao đổi vớimột hoặc hai kiểm toán viên chính mà được phân côngxuống đơn vị kiểm toán về các thử nghiệm kiểm soát