Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hien.DOC

Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hie

Lời mở đầu

Mọi hoạt động xuất hiện trong thực tế đều là kết quả của những nhu cầunảy sinh Chân lý ấy đã đợc thực tiễn chứng minh Kiểm toán độc lập ra đời làkết quả của xu thế quốc tế hoá, xu thế hội nhập hóa nền kinh tế mà trong đóviệc công khai các thông tin tài chính đòi hỏi phải thực sự trung thực và hợp lý.Theo đó, chất lợng cuộc kiểm toán lại là kết quả của sự tồn tại và phát triển củahoạt động kiểm toán độc lập này Nó là yêu cầu đòi hỏi tất yếu của đối tợng sửdụng dịch vụ kiểm toán và cũng là mục tiêu phấn đấu của các tổ chức cung cấpdịch vụ kiểm toán

Chân lý trên một lần nữa lại đợc chứng minh, chất lợng cuộc kiểm toán

mà xét đến ở đây là chất lợng của một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính lại làsản phẩm tổng hợp do chất lợng kiểm toán các chu trình nghiệp vụ riêng biệtmang lại Trong đó, chất lợng của chu trình mua hàng và thanh toán có ảnh h-ởng quyết định đến chất lợng của toàn bộ cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính này

Hiện nay ở Việt Nam, mặc dù các Công ty kiểm toán đều đã xây dựngmột chơng trình kiểm toán mẫu quy trình kiểm toán chu trình này, song hầu hếtcác chơng trình kiểm toán này chỉ có ý nghĩa nh một tài liệu tham khảo dokhông đảm bảo đợc sự đầy đủ và thuận tiện cho kiểm toán viên khi tiến hànhkiểm toán Hơn nữa mức độ chi tiết của các chơng trình này cha cao, cha đợc vitính hoá

Với những lý do trên, trong thời gian tại Công ty Dịch vụ T vấn Tài

chính Kế toán và Kiểm toán-AASC, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình

kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện” cho luận văn tốt nghiệp của mình Việc nghiên cứu

đề tài này là hết sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đa ra các quan điểm mớicho quy trình kiểm toán chu trình này

Dựa trên phơng pháp luận: duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, logic,nghiên cứu các chơng trình kiểm toán mẫu của các công ty kiểm toán có uy tíntrong và ngoài nớc, kết hợp với phơng pháp thu thập tài liệu: phỏng vấn, quansát trực tiếp, phân tích và tổng hợp luận văn tập trung nghiên cứu: cơ sở lý luận

về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tìm hiểu và đánh giáthực trạng công tác kiểm toán chu trình này do AASC thực hiện tại hai đơn vịkhách hàng là Công ty MBS và Công ty TNHH Vega, từ đó đa ra một số phơnghớng, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lợng kiểm toán chu trìnhmua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của AASC

Để thể hiện đợc các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấuluận văn bao gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính

PhÇn II: Thùc tiÔn kiÓm to¸n chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n trong kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh do AASC thùc hiÖn

PhÇn III: Ph¬ng híng hoµn thiÖn quy tr×nh kiÓm to¸n chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n trong kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh do AASC thùc hiÖn

Phần I Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo

tài chính

I Chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán

1 Vị trí, vai trò chu trình mua hàng và thanh toán

Theo dòng lịch sử phát triển của kiểm toán, khái niệm về kiểm toán luôn

có những quan điểm khác nhau Tuy nhiên, nếu xét về bản chất, ở một mứctổng hợp toàn diện các quan điểm, có thể định nghĩa: Kiểm toán là xác minh vàbày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán bằng hệ thống phơng pháp

kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ do các KTV có trình độnghiệp vụ tơng xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý đang có hiệu lực (13,49) Trong đó, kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trng nhất của kiểm toán bởi

nó chứa đựng đầy đủ "sắc thái kiểm toán" ngay từ khi ra đời cũng nh trong quátrình phát triển, đợc thực hiện chủ yếu bởi kiểm toán độc lập (14,9)

ở Việt Nam, theo Quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân(Nghị định số 07/CP ngày 29/01/1994 của Chính phủ), kiểm toán độc lập làviệc kiểm tra, xác nhận của KTV chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán

độc lập về tính đúng đắn hợp lý của các số liệu, tài liệu kế toán và báo cáoquyết toán của các đơn vị Nh vậy, kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ, tvấn đợc pháp luật thừa nhận và bảo trợ, đợc quản lý chặt chẽ bởi các hiệp hộichuyên ngành về kế toán Do sự độc lập, khách quan trong hoạt động nên kếtquả kiểm toán đợc sự tin cậy của những ngời sử dụng Trong nền kinh tế thị tr-ờng thì vai trò của kiểm toán độc lập càng trở nên cần thiết và khó có thể thaythế đợc Mục đích của kiểm toán độc lập, trớc hết và cơ bản không phải là lợinhuận mà là giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ pháp luật, chấnchỉnh, sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm và góp phần tăng cờng quản lý tàichính ở đơn vị đợc kiểm toán Và do đó, có thể khẳng định rằng kiểm toán độclập là chỗ dựa quan trọng cho các cơ quan nhà nớc trong việc kiểm tra, kiểmsoát hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp

Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán là việc các KTV độc lậpxác minh và bày tỏ ý kiến của mình về BCTC Tuy nhiên, để có thể xác minh vàbày tỏ ý kiến của mình về BCTC thì KTV trớc hết phải là ngời giỏi kế toán, có

kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng nh để thực hiện một cuộc kiểm toánBCTC trớc hết phải nắm vững những nguyên tắc kế toán để lập nên BCTC đó.Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp chongời lãnh đạo đa ra quyết định đúng đắn mà trong đó quá trình kinh doanh làmột chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau Vì vậy, khi tiến hành kiểm toánBCTC, KTV cần phải chia BCTC thành các phần hành để kiểm toán Thông th-ờng có hai cách phân chia:

- Phân chia theo khoản mục (tài khoản): Ví dụ nh kiểm toán TK doanh thu,

TK chi phí, TK tiền, TK nợ phải trả

- Phân chia theo chu trình: Các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan

chặt chẽ với nhau đợc tiến hành kiểm toán đồng thời Chẳng hạn, các nghiệp vụ

về mua hàng và thanh toán, nghiệp vụ chi tiêu và số d các khoản phải trả ngờibán đều nằm trong chu trình mua hàng và thanh toán

Cách chia thứ nhất tuy đơn giản song không hiệu quả do tách biệt nhữngkhoản mục ở vị trí khác nhau nhng có liên hệ chặt chẽ với nhau gây trùng lặpchẳng hạn nh hàng tồn kho và giá vốn hàng bán Trong thực tiễn kiểm toán,cách phân chia thứ hai đợc ứng dụng thông dụng hơn cả bởi phơng thức tiếp cậnkiểm toán này logic và tránh trùng lặp, căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhaugiữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trìnhchung của hoạt động tài chính Với cách phân chia nh vậy, một chu trình hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trìnhbán hàng và thu tiền, chu trình huy động và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng vàthanh toán, chu trình tiền lơng và nhân viên, chu trình hàng tồn kho Các chutrình đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, do xuất phát từ mối liên hệ vốn cócủa các nghiệp vụ kinh tế và từ đó thu gom đợc các đầu mối của các mối liên hệtrong kinh tế và trong ghi sổ kế toán chứa đựng trong BCTC Mối quan hệ này

đợc thể hiện qua sơ đồ số 1.1 [Trích hình 5-6: Các mối quan hệ giữa các chu

trình nghiệp vụ kinh tế, (3, 117)] dới đây:

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán

Sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với bốn chutrình khác là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh với cáchphân loại theo vòng quay, vòng tuần hoàn của vốn

Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, quá trình kinh doanh bao gồm 3giai đoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở các doanh nghiệp thơng mại,quá trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng Việc xemxét hai loại hình doanh nghiệp trên cho thấy, dù là loại hình doanh nghiệp nàothì quá trình “mua hàng”, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào đều hết sứcquan trọng, có ảnh hởng quyết định đến các yếu tố đầu ra Chi phí cho việc muahàng chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Hơn thế, số tàikhoản chịu ảnh hởng của chu trình mua hàng và thanh toán nhiều hơn tất cả cácchu trình khác kết hợp lại Do đó không có gì đáng ngạc nhiên khi phải mấtnhiều thời gian để kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán hơn là đối vớicác chu trình khác

2 Bản chất chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình tiền lơng

và nhân viên

Chu trình hàng tồn kho

Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trìnhcần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt muacủa ngời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằngviệc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc (14, 201) Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoảnmục nh nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật t, điện nớc, sửa chữa và bảo trì.Chu trình này không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao

động hoặc những sự chuyển nhợng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức

Sơ đồ 1.2: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán

Tiền mặt, TGNH Phải trả ng ời bán Vật t , hàng hoá

Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra,

đánh giá số d của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán Nh đã phân tích ởtrên, chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trênbảng cân đối kế toán nh: các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng tiền,hàng tồn kho, nợ phải trả Số lợng các tài khoản liên quan và chịu ảnh hởng bởichu trình mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đồ 1.2 Tuy nhiên, quátrình mua hàng trong chu trình mua hàng và thanh toán có hai loại: Mua hàngtrả tiền ngay và mua hàng trả chậm Sơ đồ 1.2 chỉ minh hoạ cho trờng hợp muahàng trả chậm

3 Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán

Đối với bất kì doanh nghiệp nào có nhu cầu cung cấp hàng hoá và dịch vụvới quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, về cơ bản, chu trình mua hàng

và thanh toán bao gồm các chức năng cơ bản sau:

3.1 Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán Cácbớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:

- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi

doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vậtliệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch Bộ phậnnày có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố

đầu vào để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quánhiều gây ứ đọng vốn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ởnhững doanh nghiệp có hệ thống KSNB tốt sẽ có những quy chế cụ thể về việccung cấp hàng

- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế

hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền

ký duyệt (đơn yêu cầu mua hàng là một bản yêu cầu về khối lợng cũng nhchủng loại hàng hoá cần cung cấp) Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợcchuyển cho bộ phận mua hàng

- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng

này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trớc khi quyết địnhmua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhàcung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất

- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà

cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất Sự lựachọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiếtkhấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán

- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại

hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý địnhmua vào Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của

những ngời có thẩm quyền Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột

và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này.Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặcdịch vụ) đợc lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu trình Nó làmột chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ.Trong một số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời bán lần đầu có quan hệgiao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải kýhợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện cácquyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất củahàng hoá dịch vụ và quy định của công ty Trong đó sự phê chuẩn đúng đắnnghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá

và dịch vụ đợc mua theo các mục đích đã đợc phê chuẩn của công ty và tránhcho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Hầu hết cáccông ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầuhoạt động thờng xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mứchàng tồn kho) Thí dụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạntiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, cácmặt hàng đợc mua tơng đối không thờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ dàihạn thì đợc phê chuẩn bằng các viên chức nhất định, vật t và những dịch vụ cógiá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởngphòng, và một số loại nguyên vật liệu và vật t đợc tự động tái đặt hàng bất cứlúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trớc

Quá trình kiểm soát đối với các bớc công việc nêu trên là phải đảm bảo trảlời đợc các câu hỏi sau:

+ Bộ phận nào đa ra đơn đặt hàng?

+Tại thời điểm nào?

+ Đợc phê duyệt bởi ai?

3.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ

do nhà cung cấp chuyển đến Việc nhận hàng hoá từ ngời bán hàng là một điểmquyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhậnkhoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hoá nhận đợc,quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thờigian đến và các điều kiện khác

Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đa ra một báo cáonhận hàng (đợc đánh số từ trớc) nh một bằng chứng của sự nhận hàng và sựkiểm tra hàng hoá Một bản sao thờng đợc gửi cho thủ kho và một bản khácgửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo Báo cáo nhận hàng có thể đợcthay thế bằng phiếu xuất kho của nhà cung cấp.

Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải

đợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợc chuyển đi.Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán(nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng) Hàng hoá trớc khi nhập kho sẽ

đợc kiểm tra số lợng, chất lợng so sánh với đơn đặt hàng để xem có chênhlệch không Việc kiểm tra này nên đợc đánh dấu trên báo cáo nhận hàng đểthuận tiện cho việc kiểm soát sau này

Đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng sau đó phải đợc lu giữ ở kho Một bảnsao phải đợc gửi cho bộ phận kế toán (để xử lý những hoá đơn liên quan đếnhàng hoá đã nhận) và một bản sao khác cho bộ phận mua (để đảm bảo rằng tấtcả các yêu cầu đặt hàng đa ra đều đợc thực hiện tốt)

3.3 Ghi nhận các khoản nợ ngời bán

Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận cáckhoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhậpkho Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổban đầu có ảnh hởng quan trọng đến các BCTC đợc lập và đến khoản thanh toánthực tế, do đó kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo sốtiền đúng Đối với các hoá đơn đã đợc ghi sổ nên đợc đề "đã hạch toán" hoặc

đánh dấu để tránh ghi 2 lần Các phần hành kế toán đợc thực hiện trên máy vitính sẽ hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ

Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn củacác lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký mua hàng và sổ hạch toán chi tiếtcác khoản phải trả Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngờibán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức thanh toán và chi phí vậnchuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báocáo nhận hàng nếu hàng đã về Thờng thì các phép nhân và phép cộng tổng đợckiểm tra lại và đợc ghi vào hoá đơn Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạchtoán chi tiết các khoản phải trả

3.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán

Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngời bán sẽ do bộ phận tài vụ thựchiện Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn làcác phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi Trớc khi thực hiện thanh toán, các chứng từnày phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền Các chứng từthanh toán này sau đó đợc sao làm nhiều bản mà bản gốc đợc gửi cho ngời đợcthanh toán, bản sao đợc lu lại trong hồ sơ theo ngời đợc thanh toán

Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếuchi phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền vàphê chuẩn) Trớc khi ký phiếu chi phải xem xét kỹ lỡng các chứng từ minhchứng cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa ngời kýphiếu chi với ngời chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Các phiếu chi đều phải

đợc đánh số thứ tự từ trớc và đợc in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăncho việc thay đổi ngời nhận tiền hoặc số tiền Cần phải thận trọng khi kiểm soátcác phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực Có mộtphơng pháp để huỷ bỏ các chứng từ chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụnglại chúng để chứng minh cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều quantrọng Phơng pháp thờng dùng là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứngminh.

Đó là toàn bộ tám bớc công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanhnghiệp cần tiến hành đối với chu trình mua hàng và thanh toán Mỗi một chứcnăng trong chu trình sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có nhữngbiện pháp kiểm soát riêng Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng vàthanh toán nêu trên sẽ là cơ sở để KTV tiến hành cuộc kiểm toán một cách cóhiệu quả

Các bớc công việc cần thực hiện nêu trên chính là dòng vận động củanghiệp vụ mua hàng và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đồ 1.3

4 Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sửdụng các loại chứng từ, sổ sách sau:

- Yêu cầu mua: đợc lập bởi bộ phận kế hoạch để đề nghị mua hàng hoá và

dịch vụ Trong một số trờng hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trựctiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp

- Đơn đặt hàng: ghi rõ loại hàng, số lợng và các thông tin liên quan của

hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua

- Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch

vụ): tài liệu này đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải đợc ký

nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ)thực tế

- Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứng của

việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát)

- Hoá đơn của nhà cung cấp: chứng từ nhận đợc từ nhà cung cấp hàng,

đề nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã đợc chuyển giao

- Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế

toán để ghi lại các khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từngcái một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn vàkhoản tiền của các hoá đơn đó

- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép các khoản tiền

phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng Tổng số của tài khoản nhà cung cấp trong

sổ hạch toán chi tiết phải trả ngời bán bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phảitrả ngời bán

- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: đây là báo cáo nhận đợc của nhà

cung cấp hàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn cha thanh toán vào mộtngày đối chiếu nhất định

II Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

1 Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Để thực hiện đúng hớng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì điều quantrọng cần phải xác định đợc mục tiêu kiểm toán cho bất kỳ một chu trìnhnghiệp vụ kinh tế nào Theo đó, chu trình mua hàng với thanh toán cũng khôngnằm ngoài quy luật chung ấy Chu trình này đợc coi là một bộ phận cấu thànhcủa BCTC và do đó KTV phải xác định đợc các mục tiêu kiểm toán đối với chutrình này

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Số 200-Mục tiêu và nguyên tắc cơbản chi phối kiểm toán BCTC, đoạn 11, đã xác định: "Mục tiêu của kiểm toánBCTC là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC

có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc đợc chấpnhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trêncác khía cạnh trọng yếu hay không" (4, 16) Theo đó, mục đích chung của kiểmtoán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu các số d tài khoản

có liên quan có đợc trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toánhiện hành hoặc đợc thừa nhận hay không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoáthành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán đãxác định đợc bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:

- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ

ngời bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc đảmbảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó

- Tính trọn vẹn của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và

các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu

kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý

- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính

theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả ngời

bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán và biên bảngiao nhận hàng hoá hay dịch vụ.

- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài

sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợphải trả ngời bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

- Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối

với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào

cũng nh các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trongviệc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn

vị này

- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ kế toán hay

không, đặc biệt là các nghiệp vụ sát ngày kết thúc niên độ Trong chu trình muahàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thờng bị ghi chậm so với thực tế phátsinh

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc xác

định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằngchứng kiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệmtuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc

điểm theo từng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu

và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơngứng

2 Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Các cuộc kiểm toán BCTC dù đơn giản hay phức tạp, quy mô lớn hay nhỏthì quy trình kiểm toán đều tuân theo một trình tự chung đảm bảo tính khoahọc, tính hiệu năng và hiệu quả ở đây, khi kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán, KTV tiến hành tuần tự theo 4 giai đoạn sau:

Sơ đồ 1.4: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Lập kế hoạch và thiết kế ph ơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán

Khảo sát chi tiết số d tài khoản của chu trình

mua hàng và thanh toán

Hoàn tất công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Công bố báo cáo kiểm toán

Để kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán khoa học và hiệu quảcũng nh để thu thập bằng chứng kiểm toán có giá trị đầy đủ và thích hợp thì khitiến hành kiểm toán, KTV cần phải tuyệt đối tuân theo các bớc theo sơ đồ 1.4trên Có thể khái quát 4 giai đoạn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

nh sau:

2.1 Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán Có

ba lý do chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách đúng đắn:

- Giúp cho KTV có thể thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và

có giá trị làm cơ sở để đa ra các ý kiến xác đáng về chu trình mua hàng vàthanh toán

- Kế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức hợp lý

- Kế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ để Công ty kiểm toán tránh xảy

ra những bất đồng với khách hàng

Việc lập kế hoạch kiểm toán đã đợc quy định rõ trong các Chuẩn mựckiểm toán hiện hành Chuẩn mực kiểm toán thứ nhất trong Nhóm Chuẩn mựccông việc của Chuẩn mực kiểm toán đã đợc thừa nhận (GAAS) đòi hỏi "Côngtác kiểm toán phải đợc lập kế hoạch đầy đủ và các trợ lý, nếu có, phải đợc giámsát đúng đắn" Đoạn 08, VSA số 300 cũng đã nêu rõ "Kế hoạch kiểm toán phải

đợc lập cho mọi cuộc kiểm toán và lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo: baoquát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, phát hiện gian lận, rủi ro

và những vấn đề tiềm ẩn, và đảm bảo cuộc kiểm toán đợc hoàn thành đúng thờihạn Kế hoạch kiểm toán còn trợ giúp KTV phân công công việc cho trợ lýkiểm toán và phối hợp với KTV và chuyên gia khác về công việc kiểm toán" (6,48)

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của giai đoạn này làphải xây dựng đợc một chiến lợc kiểm toán chung và phơng pháp kiểm toán cụthể phù hợp với bản chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán sẽ ápdụng khi kiểm toán chu trình này Theo đó, quá trình lập kế hoạch kiểm toán

bao gồm 6 bớc công việc chính đợc thể hiện qua sơ đồ 1.5 [Trích hình 7-1: Lập

kế hoạch cuộc kiểm toán và thiết kế phơng pháp kiểm toán, (3, 148)] Tuy

nhiên ở đây, tác giả chỉ đi sâu nghiên cứu một số bớc công việc liên quan đếnchu trình mua hàng và thanh toán

phân tích để xác định nội dung, lịch trình cũng nh phạm vi các thủ tục kiểmtoán Để có đợc sự hiểu biết này đối chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cóthể tiến hành các công việc sau:

Sơ đồ 1.5: Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán

(a) Tìm hiểu về ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần đi sâu tìm hiểu vềngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các mặt: lĩnh vực hoạt động, cơ cấu

tổ chức, dây chuyền và các dịch vụ sản xuất, cơ cấu vốn, chức năng và vị trí củaKSNB… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đợc những chủngloại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ cho mục đích sảnxuất kinh doanh đúng nh trong các cam kết bằng văn bản, trong giấy phép đầu

t… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ hay không Những hiểu biết về tình hình kinh doanh trên sẽ giúp cho KTV

đánh giá rủi ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinh doanh, xác định mức độ trọngyếu, đánh giá về sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán, từ đóxây dựng kế hoạch và chơng trình kiểm toán, đồng thời xác định các vùng phảichú ý đặc biệt khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

(b) Xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán chung

Các hồ sơ kiểm toán năm trớc ngoài việc cung cấp các thông tin chung vềkhách hàng, về công việc kinh doanh và các đặc điểm khác của khách hàng màcòn cung cấp cho KTV "một khung" kiểm toán từ lập kế hoạch cho đến giai

đoạn hoàn tất cuộc kiểm toán các chu trình kiểm toán nói chung và chu trìnhmua hàng và thanh toán nói riêng

Mặt khác, qua các tài liệu này, KTV sẽ thấy đợc những vấn đề cần lu ý:những yếu kém trong việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán hay sựkiểm soát lỏng lẻo đối với chu trình này Từ đó, trên cơ sở của kế hoạch kiểm

Chuẩn bị kiểm toán

Thu thập thông tin cơ sở

Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán

Tìm hiểu cơ cấu KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát

Triển khai kế hoạch kiểm toán toàn bộ và ch ơng trình kiểm toán

toán năm trớc, KTV sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và thiết

kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cho năm hiện hành

(c) Thảo luận, phỏng vấn

Qua các cuộc thảo luận với các nhà quản lý doanh nghiệp và những ngời

có trách nhiệm, KTV sẽ thu thập đợc các thông tin nh các quy định hiện hành

có ảnh hởng gì đến quá trình mua hàng hay tình hình tài chính hiện tại có ảnhhởng gì đến việc thanh toán của đơn vị Những kiến thức đó sẽ giúp KTV nhậndạng việc nghiên cứu các trọng điểm đặc biệt khi kiểm toán chu trình mua hàng

(e) Thực hiện phân tích sơ bộ

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520-Quy trình phân tích, đoạn 09, đãnêu rõ: "KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá tình lập kế hoạchkiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng

có thể có rủi ro" (5, 81) Nh vậy, với các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng thủtục phân tích sơ bộ nh so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trớc đã đợckiểm toán, KTV có thể phát hiện ra những biến động hoặc những thay đổi bấtthờng, từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thờng

đợc thực hiện bằng cách so sánh số d tài khoản phải trả nhà cung cấp năm nayvới năm trớc, đối chiếu số chênh lệch đó với lợng hàng hoá mua vào của nămnay tăng hay giảm hơn so với năm trớc để tìm ra những bất hợp lý Ngoài ra,KTV có thể phân tích hệ số quay vòng hàng tồn kho để phát hiện các sai phạm

về hàng tồn kho hoặc tính lỗi thời của vật t, hàng hoá mua vào

Nh vậy, để có thể xây dựng đợc một kế hoạch kiểm toán thích hợp, việcthu thập các thông tin về khách hàng là hết sức quan trọng Thu thập thông tin

về khách hàng không chỉ tiến hành trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán mà nó

đợc thực hiện trong suốt cuộc kiểm toán ISA số 310, đoạn 06, đã nêu rõ:

"Trong quá trình kiểm toán, KTV phải luôn xem xét, đánh giá, cập nhật và bổsung thêm các thông tin mới " (5, 46)

2.1.2 Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu đợc cácmặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin vềnghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trìnhmang tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt

là đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Những thông tin này đợc thu thậptrong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng

Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán này, bên cạnh việc xem xét các thông tin về nghĩa vụ pháp lý chung chotoàn bộ cuộc kiểm toán BCTC nh giấy phép thành lập và điều lệ công ty, cácBCTC, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành trong vàinăm trớc, Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc,thì KTV cần tập trung xem xét các hợp đồng và cam kết quan trọng đó là cáchợp đồng mua… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ Việc xem xét sơ bộ các hợp đồng sẽ giúp KTV tiếp cận vớicác nhà cung cấp thờng xuyên của khách hàng, hình dung đợc những khía cạnhpháp lý có ảnh hởng đến tình hình tài chính của đơn vị khách hàng, từ đó ảnh h-ởng đến khả năng thanh toán các khoản nợ của khách hàng đối với nhà cungcấp.

2.1.3 Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán

Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin mang tínhkhách quan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đãthu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp

(a) Đánh giá tính trọng yếu

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320-Tính trọng yếu trong kiểmtoán, đoạn 04: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng củamột thông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC Thông tin đợc coi là trọng yếu

có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin đó

sẽ ảnh hởng đến quyết định của ngời sử dụng BCTC ” (9,18) Theo đó, tronggiai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ớctính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “xác định bản chất, lịch trình và phạm vithực hiện các thủ tục kiểm toán” (9, 19)

Để đánh giá mức độ trọng yếu, trớc hết KTV cần xác định đợc mức độtrọng yếu cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoảnmục trên BCTC Việc phân bổ mức trọng yếu đợc tiến hành dựa trên bản chấtcủa các khoản mục Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, bản chất của cáckhoản mục trong chu trình lại phụ thuộc vào:

- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinhdoanh của doanh nghiệp

- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài sản nh: tài sản

cố định, hàng tồn kho, tiền mà hầu hết chúng đều trọng yếu

Trên thực tế, việc phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là vấn đềphức tạp đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV Do đó để đảm bảo tính thậntrọng nghề nghiệp, các Công ty kiểm toán thờng xây dựng sẵn những căn cứ đểxác định mức độ trọng yếu cho từng khoản mục trên BCTC Chẳng hạn, đối vớichu trình mua hàng và thanh toán, căn cứ để xác định mức độ trọng yếu là 2% -4% hoặc 3% - 6% đối với nợ ngắn hạn (thờng áp dụng tại các Công ty kiểmtoán quốc tế) Căn cứ vào tỷ lệ này, KTV sẽ tính đợc mức độ trọng yếu đối vớicác khoản nợ ngắn hạn, trong đó có các khoản nợ phải trả nhà cung cấp

Trong khuôn khổ đánh giá tính trung thực của các khoản nợ phải trả nhàcung cấp, KTV phải xác định xem tổng số các sai sót đợc phát hiện ra trong quá

trình kiểm toán nhng cha đợc sửa chữa có thể hiện một mức độ trọng yếu haykhông Nếu tổng số các sai sót không đợc sửa chữa đợc phát hiện bởi KTV xấp

xỉ với mức trọng yếu đã đợc xác định ở trên thì KTV phải xác định xem liệutổng số những sai sót cha đợc phát hiện kết hợp với những sai sót không đợc sửachữa này có vợt qua mức độ trọng yếu hay không Nếu có, thì KTV cần có biệnpháp tăng cờng nhằm giảm bớt rủi ro trong kiểm toán bằng cách tăng cờng cácthủ tục kiểm toán bổ sung hoặc đa ra các kiến nghị yêu cầu Ban Giám đốc điềuchỉnh Có thể khái quát các bớc đánh giá tính trọng yếu theo sơ đồ 1.6 dới đây

(b) Đánh giá rủi ro

Theo VSA số 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 07: "Rủi rokiểm toán là rủi ro do KTV và Công ty kiểm toán đa ra ý kiến nhận xét khôngthích hợp khi BCTC đã đợc kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu" (6, 78).Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải xác định rủi ro kiểmtoán mong muốn cho toàn bộ BCTC đợc kiểm toán thông qua việc đánh giá ba

bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR)căn cứ vào mối quan hệ đợc phản ánh trong mô hình dới đây:

DR = Sơ đồ 1.6: Đánh giá mức độ trọng yếu đối với khoản mục Nợ phải trả

Bớc 1 Ước lợng sơ bộ về tính trọng yếu

Bớc 2 Phân bổ ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu chokhoản mục Nợ phải trả

Bớc 3 Ước tính tổng sai số trong khoản mục Nợ phải trả

 giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi phí mua hàng thấp hơn thực tế

- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc, chi phí đã phát sinh nhng cha đợc ghinhận

- Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi sổ thấp hơnthực tế

- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ nàynhng đợc ghi sổ vào kỳ sau.

 Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế

- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhng hàng cha trả lại

- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế

- Hàng trả lại vào kỳ sau nhng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này

 giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế

- Ghi sổ thanh toán nhng cha trả tiền

- Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế

- Trả tiền kỳ sau nhng ghi sổ thanh toán vào kỳ này

 Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý

- Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không đợc tính toán đúng

- Trình bày các số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý

Theo đó để phát hiện các rủi ro trong chu trình, KTV có thể dựa vào cáctín hiệu đợc trình bày trong bảng số 1.1

Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toánchu trình mua hàng và thanh toán, bởi nh đã phân tích ở trên, các khoản nợ phảitrả luôn đợc đánh giá là trọng yếu Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ng-

ợc chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càngthấp và ngợc lại rủi ro kiểm toán tăng lên, khi đó KTV cần phải mở rộng phạm

vi kiểm toán, lựa chọn các phơng pháp kiểm toán hữu hiệu hơn hoặc sửa đổi lạinội dung, lịch trình và phạm vi của những thủ tục kiểm tra chi tiết đã dự kiến đểgiảm rủi ro phát hiện xuống mức có thể chấp nhận đợc (9,19) Do đó, trong giai

đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng và thanh toán, khi xác định nội dung,lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán, KTV cần phải đặc biệt quan tâm tớimối quan hệ này Tuy nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng nhphán đoán của KTV Trên thực tế, chỉ một số Công ty kiểm toán Việt Nam đãxây dựng quy trình ớc lợng trọng yếu và rủi ro kiểm toán nh AASC, VACO bên cạnh đó vẫn còn nhiều Công ty vẫn cha xây dựng đợc quy trình cụ thể

2.1.4 Tìm hiểu cơ cấu kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát

Đây là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong mộtcuộc kiểm toán Vấn đề này đã đợc quy định trong Chuẩn mực VSA số 400-

Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 02: “ KTV phải có đủ hiểu biết về hệthống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toántổng thể và chơng trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả (6,76)

Bảng số 1.1: Tín hiệu các rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán

Tín hiệu Các rủi ro có thể

Đơn đặt hàng có thể đợc lập không chính

thức hoặc không đợc phê duyệt bởi những

ng-ời có thẩm quyền

Lập đơn đặt mua hàng hoá, tài sản hoặc dịch

vụ để sử dụng vì mục đích cá nhân

chứng, chẳng hạn nh không có hoá đơn, đơn

đặt hàng

Thanh toán cho những hàng hoá, dịch vụ không tồn tại trên thực tế

Thanh toán tiền cho Giám đốc Hàng hoá, dịch vụ mua từ Giám đốc theo

những điều khoản đặt ra chứ không theo những điều kiện giao dịch bình thờng

Có nhiều khoản phải trả lớn cha đợc thanh

toán

Doanh nghiệp đang có vấn đề về khả năng thanh toán

Hàng hoá đợc mua từ một số ít các nhà cung

cấp nhất định không phù hợp với nhu cầu của

doanh nghiệp

Phòng thu mua chấp nhận những hình thức khuyến mại có lợi cho cá nhân (hởng khoản hoa hồng từ ngời bán)

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, việc tìm hiểu hệ thống KSNBcủa khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sức quantrọng Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát đợc ápdụng tại đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình nh đã trìnhbày trong phần "Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán"(Mục I.3, tr6).Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định đợc các nhợc điểm của hệ thốngKSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêukiểm soát của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Nếu hệ thống KSNB đợc thiết

kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức độ thấp và

ng-ợc lại

Theo ISA 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 08: "Hệ thốngKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị

thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt độngtrong khả năng có thể Hệ thống KSNB bao gồm môi trờng kiểm soát, hệ thống

kế toán và các thủ tục kiểm soát" (13, 79)

(a) Hiểu biết về môi trờng kiểm soát

Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hởng đếnquá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB doanh nghiệp,trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra,kiểm soát và điều hành hoạt động của nhà quản lý doanh nghiệp (14, 82) Để có

sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủ yếu sau:Chức năng, nhiệm vụ, phong cách của Hội đồng quản trị; Cơ cấu tổ chức, chínhsách nhân sự, đặc biệt là bộ phận kiểm toán nội bộ và ảnh hởng của các chínhsách từ bên ngoài của nhà nớc

Môi trờng kiểm soát có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tụckiểm soát Môi trờng kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống KSNBmạnh và một hệ thống KSNB mạnh không phải là một sự đảm bảo hoàn toàntính hiệu quả của hệ thống đó Vì một hệ thống KSNB mạnh còn phụ thuộc vào

2 yếu tố khác: hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

(b) Hiểu biết về hệ thống kế toán

Một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cầnthiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soátcác mặt hoạt động của đơn vị Khi tìm hiểu về hệ thống kế toán KTV cầnnghiên cứu về: chính sách kế toán, hình thức kế toán

Các chính sách kế toán: là các nguyên lý, các cơ sở, quy ớc, luật lệ, thủ

tục đã đợc Ban Giám đốc thông qua Đối với chu trình mua hàng và thanh toán,KTV cần tìm hiểu quy định của đơn vị về các thủ tục cần có để bộ phận kếhoạch đợc phép mua hàng hay dựa trên cơ sở nào để thủ quỹ có thể chi tiềnthanh toán… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ

Hình thức kế toán: là phơng pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại chứng

từ và sổ sách kế toán, có tác dụng kiểm soát quá trình ghi chép, tính toán vàviệc chấp hành chính sách kế toán của đơn vị… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ Đối với chu trình mua hàng vàthanh toán, hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo đợc các mục tiêu đặc thùsau: tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ, tính đầy đủ, quyền và nghĩa vụ, tínhchính xác về cơ học, tính đúng kỳ của hàng hoá dịch vụ mua vào và tính đúng

đắn trong việc phân loại và trình bày

(c) Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiếtlập và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể VSA số 400-Đánh giárủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 26, quy định: "KTV phải hiểu biết các thủ tụckiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trìnhkiểm toán" (6, 88) Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc:nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm vànguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát,KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau:

 Sự phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phậnhay không Chẳng hạn, kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ,tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh

đạo công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ngời thântrong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình

Sau đây là một số công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán phải

do 2 ngời độc lập tiến hành, đợc thể hiện qua bảng số 1.2

Bảng số 1.2: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán mua hàng

và thanh toán

Công việc Tách khỏi

Lập đơn hàng Ký duyệt đơn đặt hàng Nhận hàng hoá do nhà cung cấp chuyển đến Kế toán vật t

Thanh toán Séc cho nhà cung cấp Ngời ký Séc

Ghi sổ chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp Thanh toán cho nhà cung cấp

 Việc uỷ nhiệm cho ngời có thẩm quyền phê duyệt phải tuân theo những

quy tắc nhất định

Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất

định nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật t và những dịch vụ cógiá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởngphòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trởng

có quyền phê duyệt

 Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ

Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chứccủa công ty khách hàng và giữa các tổ chức với nhau Chứng từ phải đầy đủ đểcung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã đợc kiểm soát đúng đắn và tất cảcác nghiệp vụ kinh tế đợc ghi sổ chính xác Chẳng hạn, nếu phòng nhận hàngghi vào báo cáo nhận đợc nguyên liệu do nhà cung cấp chuyển đến, kế toán vật

t có thể kiểm tra số lợng và mẫu mã trên hoá đơn của bên bán hàng bằng cách

so sánh nó với thông tin trên báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng

 Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách

Đó là việc tìm hiểu các biện pháp kiểm soát vật chất đối với tài sản màdoanh nghiệp áp dụng nh hệ thống kho hàng; điều kiện bảo quản nguyên vậtliệu, hàng hoá mua vào, hệ thống chống cháy Sổ sách chứng từ cũng cần phải l-

u trữ tốt, bảo đảm nguyên tắc bí mật, hạn chế tối đa sự tiếp xúc không cần thiết

 Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Xuất phát từ hạn chế vốn có của hệ thống KSNB, các nhân viên có thể vô

ý không tuân thủ các nguyên tắc đơn vị đã đề ra hoặc thậm chí có thể có sựthông đồng giữa các nhân viên đảm nhiệm các phần hành khác nhau để tham ôtài sản nếu nh không có ai giám sát, kiểm tra họ Việc kiểm tra thờng xuyên vàliên tục của các KTV độc lập và thủ tục kiển tra cuối cùng đảm bảo kiểm tra lạimột cách thân trọng 4 thủ tục đã nêu trên

Trên đây là toàn bộ các yếu tố cấu thành cơ bản hệ thống KSNB của đơn

vị khách hàng Việc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bớc công việc quan trọng trongquá trình đánh giá hệ thống KSNB giúp KTV có thể đa ra đợc ớc lợng ban đầu

về rủi ro kiểm soát VSA số 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 28,

đã nêu rõ: "Dựa trên sự hiểu biết hệ thống kế toán và KSNB, KTV phải thựchiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với các cơ sở dẫn liệu cho từng số

d của tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu" (6, 89)

Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản trong chu trình muahàng và thanh toán bao gồm các bớc công việc :

- Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình muahàng và thanh toán, và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra Trên cơ sở đó,KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục trong chutrình này

- Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của hệ thống KSNB đối với chutrình này Nhận diện những hạn chế của hệ thống nh sự vắng mặt của các quátrình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồntại các sai phạm trong chu trình

- Đánh giá rủi ro kiểm soát: Căn cứ vào các ớc đoán ở trên, KTV tiếnhành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát củatừng loại nghiệp vụ trong chu trình KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố địnhtính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm Rủi ro kiểm soát đợc đánhgiá là cao khi KTV cho rằng hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộkhông đầy đủ và không hiệu quả Ngợc lại, rủi ro kiểm soát đợc đánh giá làthấp khi KTV có đủ cơ sở để kết luận hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soátnội bộ đối với chu trình đợc thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữacác sai sót trọng yếu cũng nh khi KTV có kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểmsoát làm cơ sở cho đánh giá mức rủi ro kiểm soát

2.1.5 Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chơng trình kiểm toán

Đây là bớc cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sau khi đã

có đợc những hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng, đã xác định

đợc mức trọng yếu và rủi ro… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị,phân tích, triển khai kế hoạch và soạn thảo chơng trình kiểm toán cho chutrình Trong thực tiễn kiểm toán, KTV thờng căn cứ vào các rủi ro tiềm tàng vàrủi ro kiểm soát để thiết kế chơng trình kiểm toán cho chu trình

Thực chất của việc soạn thảo chơng trình kiểm toán chính là việc thiết

kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với 4 nội dung chính: xác

định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục đợc chọn và thời gianthực hiện

(a) Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ trong chu trình mua hàng và thanh toán

Thử nghiệm tuân thủ (hay còn gọi là thử nghiệm kiểm soát) là loại thửnghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thống KSNBhoạt động hữu hiệu Do đó, trong quá trình xây dựng chơng trình kiểm toán,KTV cần xem xét lịch trình dành cho phần kiểm tra độ tuân thủ các thủ tụckiểm soát Các thử nghiệm tuân thủ để thu thập bằng chứng về khả năng ngănchặn các sai phạm của KSNB trong quá trình mua hàng và thanh toán đợc thựchiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là:

 Trắc nghiệm không có dấu vết

Trong trờng hợp này KTV cần quan sát, phỏng vấn những ngời có tráchnhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát đợc áp dụng cho nghiệp vụ muahàng và thanh toán Chẳng hạn, KTV xem xét việc phân cách trách nhiệm giữa

bộ phận lập đơn đặt hàng với ngời ký duyệt nó, hay việc phân cách trách nhiệmgiữa kế toán thanh toán với thủ quỹ hoặc ngời ký duyệt lệnh chi tiền trả nhàcung cấp … Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ

 Trắc nghiệm có dấu vết

Đây là các trắc nghiệm đợc tiến hành để kiểm tra chi tiết hệ thống chứng

từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên các hoá đơn mua hàng, các phiếu chi… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ nhằmthu thập những bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của hệ thốngKSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán Chẳng hạn, để kiểm tra cácphiếu chi có hợp lệ không thì KTV có thể đối chiếu chữ ký trên phiếu chi đó vớinhau xem chúng có đợc cùng một ngời phê duyệt không hoặc ngời có tráchnhiệm phê duyệt không

Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi rokiểm soát ban đầu Khi rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp thì các thử nghiệmtuân thủ phải thực hiện càng nhiều, và khi đó các thử nghiệm cơ bản có thể thuhẹp Ngợc lại, nếu rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là cao thì các thử nghiệm tuânthủ là không cần thiết và khi đó KTV tập trung vào các thử nghiệm cơ bản

(b) Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán

Việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản là nội dung chính trong chu trìnhkiểm toán của giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng và thanh toán Cácthử nghiệm cơ bản này đợc thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoànchỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý Căn cứvào các bằng chứng thu thập đợc qua các thử nghiệm tuân thủ ở trên, KTV đánhgiá lại rủi ro kiểm soát và sau đó thiết kế các thử nghiệm cơ bản cho chu trìnhmua hàng và thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắc nghiệm độvững chãi, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số d

 Trắc nghiệm độ vững chãi: KTV xem xét các chứng từ gốc nh các

đơn đặt hàng, hoá đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đđể kiểmtra tính hợp lý và hợp pháp của chúng nh có sự phê duyệt không, giá trị số lợnghàng mua vào với số tiền cần thanh toán có khớp nhau không Bên cạnh đó,KTV cũng phải tiến hành đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật kýmua hàng với các chứng từ có liên quan ở trên để kiểm tra tính đúng đắn củacác con số ghi sổ Từ đó đa ra kết luận về độ tin cậy của các số liệu kế toántrong chu trình mua hàng và thanh toán

 Trắc nghiệm phân tích: Trắc nghiệm phân tích hay “quy trình phân

tích” là việc phân tích các số liệu, thông tin, tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ranhững xu hớng biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với cácthông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến.Trong thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV thờng sửdụng các trắc nghiệm phân tích là:

- So sánh số hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trớc hoặcvới kế hoạch cung ứng

- So sánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trớc.

- So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán

nợ ngắn hạn, khả năng thanh toán hiện hành năm nay với năm trớc, với chỉ tiêubình quân ngành để phát hiện những biến động bất thờng

 Trắc nghiệm trực tiếp số d: là cách thức kết hợp các phơng pháp

cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác

định độ tin cậy của các số d cuối kỳ ở sổ cái ghi vào bảng cân đối tài sản Đây

là cách thức chủ đạo trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Chẳnghạn, KTV tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu các khoản phảitrả với nhà cung cấp Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểm toán lớn nên

số lợng trắc nghiệm trực tiếp số d cần thực hiện tuỳ thuộc vào kết quả trắcnghiệm độ vững chãi và trắc nghiệm phân tích

2.2 Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

2.2.1 Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán

Các trắc nghiệm đối với chu trình mua hàng và thanh toán đợc chia thành

2 phần hành cơ bản: trắc nghiệm đối với các nghiệp vụ mua hàng và trắcnghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ muahàng quan tâm đến 3 trong 4 chức năng của chu trình đã đợc nghiên cứu trongphần "Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán"(Mục I.3, tr 6) là: xử lý các

đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi nhận cáckhoản nợ ngời bán Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán quan tâm đếnchức năng thứ t: xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán

(a) Trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng

Các rủi ro cơ bản liên quan đến nghiệp vụ mua hàng là các khoản muahàng có thể bị ghi tăng một cách giả tạo để hình thành các khoản thanh toánphụ trội hoặc chính sách của công ty khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữacác năm tài chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kỳ kế toán

Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng đợc thể hiện qua bảng 1.3 [Trích

Bảng 9.1: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ mua hàng, (14, 208)].

Các trắc nghiệm phân tích đối với nghiệp vụ mua hàng đợc thực hiện quaviệc so sánh đối chiếu các chi phí mua hàng giữa các năm tài chính trong điềukiện ít có thay đổi trong kế hoạch sản xuất kinh doanh Cũng có thể liên hệ cácchỉ tiêu này với doanh số hoặc những chỉ tiêu phi tài chính khác nh giờ côngcủa công nhân sản xuất trên tổng số nguyên vật liệu mua vào để phát hiệnnhững biến động bất thờng

Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng thờng đợc bắt đầu bằngviệc chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ đợc trích từ các chi phí mua hàng Từ đó,KTV tiến hành đối chiếu hoá đơn của ngời bán với nhật ký mua hàng, với phiếunhập kho do thủ kho lập và sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đối với nhữnglô hàng đợc chọn để kiểm toán

Bảng số 1.3: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ mua hàng

Mục tiêu

và hoá đơn của ngời bán.

- Sự phê chuẩn các nghiệp

vụ mua hàng ở đúng cấp

có thẩm quyền.

- Huỷ bỏ các chứng từ để phòng ngừa việc sử dụng lại.

- Kiểm soát nội bộ hoá

đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt mua và các yêu cầu mua hàng.

- Kiểm tra sự hiện diện của các chứng

từ

- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.

- Kiểm tra dấu hiệu của việc huỷ bỏ.

- Kiểm tra dấu hhiệu của KSNB.

- Xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tổng hợp,

và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các

số tiền lớn và không bình thờng.

- Kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ chứng minh (hoá

đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng

và yêu cầu mua hàng).

- Đối chiếu hàng tồn kho mua vào với các sổ sách kế toán

- Kiểm tra các tài sản mua vào.

- Kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ chứng minh.

- Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua.

- Theo dõi một chuỗi các báo cáo nhận hàng.

- Đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua hàng.

- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.

- So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật ký mua hàng với hoá đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ chứng minh khác và thực hiện tính toán lại các thông tin tài chính trên hoá đơn ngời bán

- Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại.

- Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và sơ đồ tài khoản.

- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.

- So sánh sự phân loại nghiệp vụ mua hàng với sơ

đồ tài khoản tham chiếu theo hoá đơn cửa từng ng-

- Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và quan sát

- So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hoá đơn của ngời bán với ngày trên sổ

ghi sổ đúng

lúc tốt sau khi nhận đợc hànghoá và dịch vụ.

- quá trình kiểm tra nội

bộ

liệu có hoá đơn nào của ngời bán cha đợc ghi sổ hay không.

- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm soát nội bộ.

- quá trình kiểm tra nội

bộ. - Kiểm tra dấuhiệu của việc kiểm

tra nội bộ.

- Khảo sát tính chính xác

về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong sổ nhật

ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền

- Kiểm tra các chứng từ chứng minh trớc khi lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm thực hiện.

- Sự kiểm soát nội bộ.

- Thảo luận với ngời ghi sổ và quan sát các hoạt động

- Thảo luận với ngời ghi sổ và quan sát các hoạt động.

- Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ.

- Xem lại sổ nhật ký chi tiết, sổ cái tổng hợp và các sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và bất thờng.

- Đối chiếu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện với bút toán trong nhật

ký mua vào liên quan

và kiểm tra tên và số tiền của ngời đợc thanh toán.

- Kiểm tra chữ ký phê chuẩn tính đúng đắn của các phiếu chi và các chứng từ thanh toán

điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán.

- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.

- Kiểm tra các chứng từ

đi kèm.

- Bảng đối chiếu với ngân hàng đợc lập hàng tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi sổ các khoản chi tiền mặt hoặc thanh toán.

- Theo dõi một chuỗi các phiếu chi và các chứng từ thanh toán.

và sổ sách của kế toán tiền mặt (bằng chứng của các khoản thanh toán).

- Hàng tháng lập một bảng đối chiếu với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện.

- Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ.

- Lập một bằng chứng khẳng định các khoản chi tiền đợc định giá

- Kiểm tra nội bộ quá

trình phân loại.

- Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và kiểm tra sơ đồ tài khoản.

- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.

- So sánh sự phân loại phù hợp với sơ đồ tài khoản bằng cách tham chiếu với sổ theo dõi chi tiết vốn bằng tiền, các hoá đơn của ngời bán và sổ nhật ký mua hàng.

đợc vào sổ không.

- Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ.

- So sánh ngày trên các phiếu chi đã thực hiện với sổ nhật ký chi tiền mặt.

- So sánh ngày trên các cứng từ thanh toán đã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền tại ngân hàng.

- Kiểm tra nội bộ - Kiểm tra dấu hiệu

của sự kiểm tra nội bộ.

- Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong nhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào

sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các khoản phải trả.

(b) Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán

Việc thực hiện các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán cũng đợcthực hiện căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán đối với nghiệp vụ thanh toán vàcác quá trình KSNB chủ yếu tại doanh nghiệp Các trắc nghiệm đối với nghiệp

vụ thanh toán đợc trình bày qua bảng số 1.4 [Trích Bảng số 9.2: Bảng tổng hợp

các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán (14, 210)].

2.2.2 Khảo sát chi tiết số d tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều các khoảnmục quan trọng trên BCTC của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mục trong

số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác nh kiểm toán vốn bằngtiền, kiểm toán hàng tồn kho Vì vậy nội dung kiểm tra chi tiết các số d vànghiệp vụ của chu trình này đi vào tìm hiểu việc kiểm tra chi tiết đối với Nợ

phải trả ngời bán đợc trình bày trong bảng số 1.5 [Trích Bảng số 9.3: Các thủ

tục kiểm tra chi tiết số d nợ phải trả ngời bán (14, 213)].

Nợ phải trả ngời bán là những món nợ cha thanh toán về hàng hoá vàdịch vụ nhận đợc trong tiến trình kinh doanh bình thờng Nợ phải trả ngời bánbao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị, điện nớc, sửachữa và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận đợc trớc ngày kếtthúc năm

Các rủi ro cơ bản liên quan đến Nợ phải trả ngời bán trong kiểm toán BCTC:

- Nợ phải trả nói chung và nợ phải trả ngời bán nói riêng là khoản mụctrọng yếu trên BCTC của doanh nghiệp vì chúng thờng đợc coi là nguồn tài trợcho sản xuất kinh doanh và ảnh hởng trực tiếp đến khả năng thanh toán củadoanh nghiệp Nợ phải trả đợc quản lý một cách đúng đắn sẽ mang lại nhiều lợiích cho đơn vị trong việc huy động và sử dụng vốn Tuy nhiên, nếu nợ phải trảkhông đợc quản lý chặt chẽ sẽ góp phần làm doanh nghiệp mất cân đối về tàichính và mất khả năng thanh toán

- Phản ánh nợ phải trả ngời bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợphải trả ngời bán hoặc nhận hàng hoá và dịch vụ mà không phản ánh nợ phảitrả ngời bán Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơbản và thờng dẫn tới các sai lệch trên BCTC ảnh hởng đến kết quả kinh doanh(do chi phí phản ánh không đúng kỳ) và làm tăng một cách giả tạo khả năngthanh toán của doanh nghiệp

- Phản ánh nợ phải trả ngời bán không có thật (phản ánh khống) cũnglàm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gian lận,rút tiền công quỹ đang thực hiện

- Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lậpBCTC (ví dụ phải trả ngời bán có số d nợ cuối kỳ): sai sót này không gây ảnh h-ởng đến kết quả kinh doanh của kỳ kế toán nhng làm ngời sử dụng BCTC hiểusai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị đợc kiểm toán

Bảng số 1.5: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số d nợ phải trả ngời bán

- Tính hợp lý chung - So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trớc.

Số d tài khoản nợ phải trả ngời bán,

các số d chi tiết trong sổ hạch toán

chi tiết các tài khoản phải trả, các tài

khoản phản ánh tài sản và chi phí liên

quan đều hợp lý.

- Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý nh không có bên bán và các khoản phải có chịu lãi.

- Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trớc (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động

nhất với sổ cái tổng hợp

- Cộng tổng danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả.

- Đối chiếu với tổng cộng với Sổ cái tổng hợp.

- Đối chiếu với các hoá đơn của từng ngời bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên ngời bán và số tiền

Các khoản phải trả trong sổ hạch toán

chi tiết phải có căn cứ hợp lý. - Đối chiếu danh sách các khoả phải trả với các hoáđơn và bảng kê (nếu có) của ngời bán.

- Lấp xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải trả lớn và bất thờng.

Các khoản phải trả hiện có đều ở

trong danh sách (Bảng kê) Các khoản

phải trả (tính đầy đủ)

- Kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn.

Các khoản phải trả trong danh sách

đợc đánh giá đúng đắn. - Thực hiện các thủ tục tơng tự nh đối với các khoảnnợ quá hạn và đối với tính có căn cứ hợp lý.

Các khoản phải trả trong danh sách

đợc phân loại đúng đắn. - Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả.

Việc phản ánh nợ phải trả ngời bán

trong chu trình mua hàng và thanh

toán đợc vào sổ đúng kỳ.

-Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn.

- Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho, xem xét hồ sơ mua hàng đi đờng.

Tài khoản nợ phải trả ngời bán trong

chu trình mua hàng và thanh toán đợc

trình bày đúng đắn.

- Kiểm tra các hoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả ngời bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) đợc tách riêng.

2.3 Kết thúc công việc kiểm toán

Đây là khâu cuối cùng của quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính Saukhi hoàn thành các công việc kiểm toán tại từng chu trình riêng lẻ, để đảm bảotính thận trọng trong nghề nghiệp, thông thờng KTV không lập ngay Báo cáokiểm toán mà thực hiện các công việc sau:

2.3.1 Kiểm tra, soát xét công nợ ngoài dự kiến

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 560, đoạn 02, đã quy định: “KTVphải xem xét ảnh hởng của những sự kiện phát sinh sau ngày khoá sổ kế toánlập BCTC đối với Báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán” (9, 30) Theo đó, đốivới chu trình mua hàng và thanh toán, các sự kiện phát sinh sau ngày khoá sổ

kế toán mà KTV cần phải xem xét thờng là các khoản nợ ngoài dự kiến Đây lànhững khoản nợ tiềm tàng phát sinh trong năm mà cho đến thời điểm khoá sổvẫn cha thể xác định đợc liệu có chắc chắn xảy ra không Nếu các khoản nợ này

ảnh hởng trọng yếu đến BCTC thì nó phải đợc trình bày trong Ghi chú BCTC

Để tìm kiếm các khoản nợ này, KTV thờng thực hiện các thủ tục nh trao

đổi với Ban Giám đốc khách hàng về khả năng có các khoản nợ ngoài ý muốncha đợc trình bày trên BCTC, xem lại Biên bản họp Hội đồng quản trị, các hợp

đồng mua, Th giải trình của Ban Giám đốc

- Các hoạt động của doanh nghiệp có liên quan đến chu trình mua hàng

và thanh toán phải phù hợp với các đặc điểm hoạt động kinh danh của doanhnghiệp

- Các chứng từ, sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toánphải thể hiện đợc sự vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, và phảihợp lý

- Các thông tin về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phảitrả ngời bán phải đảm bảo trung thực và hợp lý

Trên cơ sở kết quả của tất cả công việc đã thực hiện, KTV đa ra kết luậncuối cùng và lập Báo cáo kiểm toán

2.3.3 Lập và phát hành Báo cáo kiểm toán

Báo cáo kiểm toán là sản phẩm tất yếu của một cuộc kiểm toán, trong đóKTV đa ra các ý kiến của mình về BCTC đã đợc kiểm toán Căn cứ vào kết quảcuộc kiểm toán, KTV đa ra một trong 4 loại ý kiến sau:

- ý kiến chấp nhận toàn phần

- ý kiến chấp nhận từng phần

- ý kiến từ chối

- ý kiến không chấp nhận (ý kiến trái ngợc)

Song song với việc phát hành Báo cáo kiểm toán, Công ty kiểm toán còngửi Th quản lý cho khách hàng, trong đó đa ra những ý kiến t vấn của KTV vềviệc khắc phục những điểm yếu còn tồn tại trong hệ thống cũng nh công tác kếtoán ở đơn vị khách hàng

Phần II Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

do công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và

kiểm toán thực hiện

I Giới thiệu Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)

1 Đặc điểm quá trình hoạt động của AASC

 Lịch sử hình thành và phát triển của AASC

Để phục vụ cho sự phát triển của nền kinh tế đất nớc và giúp các doanhnghiệp, các đơn vị kinh tế, các tổ chức cơ quan hành chính sự nghiệp nắm bắt,thực hiện tốt các chính sách chế độ về quản lý kinh tế tài chính, kế toán củaNhà nớc và có đợc các thông tin tin cậy để kịp thời đa ra những quyết định

đúng đắn, đảm bảo đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh và hạn chế đến mứcthấp nhất những rủi ro, tổn thất về tài chính, ngày 13 tháng 5 năm 1991, đợcphép của Chủ tịch Hội đồng Bộ Trởng, Bộ Trởng Bộ Tài chính đã ký Quyết

định số 164TC/QĐ/TCCB thành lập Công ty Dịch vụ kế toán (ASC) Trongnhững ngày đầu thành lập, đơn vị đăng ký chế độ kế toán, lập sổ sách kế toán,

so sánh đối chiếu các loại sổ, lập các loại báo cáo kế toán

Sau hơn hai năm hoạt động, với sự lớn mạnh về năng lực hoạt độngnghiệp vụ và yêu cầu đổi mới hệ thống quản lý nền kinh tế quốc dân, ngày 14tháng 9 năm 1993, Bộ Trởng Bộ Tài chính đã ra Quyết định số 639TC/TCCB bổsung chức năng nhiệm vụ cho Công ty và đổi tên Công ty thành Công ty Dịch

vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán, với tên giao dịch quốc tế là Auditingand Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC) Với quyết

định mới này, từ chỗ chỉ thực hiện một số dịch vụ kế toán giản đơn đến nayCông ty đã và đang cung cấp cho khách hàng hàng loạt các dịch vụ nh: kế toán,kiểm toán, công nghệ thông tin, t vấn tài chính, t vấn thuế, đào tạo và hỗ trợtuyển dụng, giám định tài chính… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ

Ngay từ khi thành lập, AASC đã xác định phơng châm hoạt động chomình là : “Trở thành ngời bạn đồng hành của các doanh nghiệp với việc cungcấp các dịch vụ chuyên ngành tốt nhất, đảm bảo quyền lợi cao nhất của kháchhàng cung cấp những thông tin với độ tin cậy cao cho công tác quản lý kinh tếtài chính và điều hành công việc sản xuất kinh doanh, mang lại hiệu quả caonhất”, trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc: độc lập, trung thực khách quan và bảomật, tuân thủ các quy định của Nhà nớc Việt Nam, do Nhà nớc ban hành cũng

nh các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế đợc chấp nhận chung Phơng châm hoạt

động này đã xuyên suốt quá trình hoạt động và phát triển của Công ty Nhờ đó,AASC đã trở thành một trong hai tổ chức chuyên ngành đầu tiên và lớn nhất củaViệt Nam hiện nay hoạt động trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán và t vấn tàichính

Qua hơn 12 năm hoạt động, đợc sự quan tâm lãnh đạo của Bộ Tài chínhcũng nh sự cố gắng của tập thể cán bộ, viên chức để tự khẳng định chính mình,hoạt động của AASC đã có những bớc phát triển mạnh mẽ Điều này thể hiệntrên các mặt sau:

 Thị trờng hoạt động

Để có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, ngay từ những năm đầuthành lập, AASC đã tiến hành thiết lập mạng lới chi nhánh của mình trên toànlãnh thổ Việt Nam Hiện tại, AASC có trụ sở chính tại số 1 Lê Phụng Hiểu -Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội và các chi nhánh tại các tỉnh, thành phố trong cả n -

ớc, cụ thể:

 Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh

29 Võ Thị Sáu - Quận 1 - TP Hồ Chí Minh

 Chi nhánh Vũng Tàu

42 Đờng Thống Nhất - TP Vũng Tàu

 Chi nhánh Thanh Hoá

25 Phan Chu Chinh - Phờng Điện Biên - TP.Thanh Hoá

 Chi nhánh Quảng Ninh

Tầng 2 - Công ty Vàng bạc đá quý, đờng Trần Hng Đạo - TP Hạ Long

 Văn phòng đại diện Hải Phòng

22 Trần Phú - TP Hải Phòng

 Các khách hàng chủ yếu

Với các văn phòng tại hầu hết các tỉnh, thành phố lớn trong cả nớc,AASC đã vững bớc phát triển và chiếm đợc lòng tin của khách hàng bằng việccung cấp cho khách hàng những dịch vụ chuyên môn tốt nhất, đảm bảo chất l-ợng và uy tín nghề nghiệp Hiện nay, Công ty đã có hơn 600 khách hàng thờngxuyên ổn định, bao gồm các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, doanhnghiệp Nhà nớc, tổ chức cơ quan đoàn thể hoạt động tại Việt Nam, các công ty

cổ phần và công ty TNHH

 Doanh nghiệp Nhà nớc: Tổng công ty (TCT) Xi măng Việt Nam, TCT thanViệt Nam, Công ty xây lắp điện I, Công ty thuốc sát trùng Việt Nam, Bu điện

Hà Tây … Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ

 Doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài: Fafilm Việt Nam – Hoa Kỳ, Công tyống thép Vinapipe , Công ty LD xây dựng VIC … Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ

 Các dự án quốc tế của Nhân hàng thế giới (WB), ngân hàng phát triển Châu

á (ADB) tài trợ nh: dự án nâng cấp và khôi phục quốc lộ 1 (WB), dự án cải tạocấp thoát nớc TP Hồ Chí Minh (ADB) … Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ

 Các công ty cổ phần và công ty TNHH : công ty TNHH đèn hình HANEL, Công ty cổ phần đại lý Ford, Ngân hàng TMCP quân đội, Ngân hàngTMCP Bắc á … Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ

ORION- Các dịch vụ AASC cung cấp

Không ngừng vơn lên đáp ứng tốt hơn dịch vụ cho khách hàng, từ chỗkhiêm tốn trong hoạt động đào tạo và dịch vụ kế toán giản đơn lúc mới thànhlập, đến nay Công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng hàng loạt dịch vụphức tạp Trong đó, các thế mạnh chính của Công ty phải kể đến đó là :

 Dịch vụ kiểm toán

Đây là một trong các hoạt động truyền thống của Công ty Qua hơn 12năm hoạt động, dịch vụ này đã đợc hoàn thiện và phát triển về phạm vi và chấtlợng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và tiến trình hội nhậpquốc tế Năm 2002 hoạt động dịch vụ này đã đem lại tới 82,86% doanh thu toànCông ty Hiện nay, AASC đã có gần 300 nhân viên kiểm toán trong đó có 79nhân viên đạt chứng chỉ kiểm toán cấp Nhà nớc Các dịch vụ kiểm toán bao

gồm: kiểm toán báo cáo tài chính thờng niên, kiểm toán hoạt động của các dự

án, kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu t các công trình XDCB, kiểm toánxác định vốn góp liên doanh, kiểm toán các doanh nghiệp tham gia niêm yếttrên thị trờng chứng khoán, kiểm toán tỷ lệ nội địa hóa, kiểm toán doanh nghiệpNhà nớc phục vụ công tác cổ phần hóa, giám định các tài liệu tài chính kế toán

 Dịch vụ t vấn

Dịch vụ này hiện mới chỉ chiếm 10,95% (năm 2002) doanh thu toàncông ty, nhng nhu cầu trong tơng lai là rất lớn Bởi với các dịch vụ t vấn nh tvấn soạn thảo phơng án đầu t, t vấn thuế và tài chính, t vấn cổ phần hóa, sátnhập hoặc giải thể, niêm yết chứng khoán, đăng ký kinh doanh và thành lậpdoanh nghiệp mới, t vấn thẩm định giá trị tài sản, Công ty sẽ cung cấp chokhách hàng những giải pháp tốt nhất giúp khách hàng cải tiến hệ thống kiểmsoát nội bộ, nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lợng sản phẩm dịch vụ, giảmchi phí hoạt động, không ngừng tăng doanh thu

Biểu đồ 2.1: Cơ cấu dịch vụ tính trên doanh thu năm 2002

 Dịch vụ công nghệ thông tin

Có thể nói, đây cũng là một thế mạnh của Công ty Năm 2002, với sự nỗlực của Phòng công nghệ thông tin, Công ty đã phát triển rất mạnh loại hìnhdịch vụ này Doanh thu theo hợp đồng đạt hơn 1.3 tỷ đồng, tăng gấp hơn 10 lần

so với doanh thu năm 2001 (120.000.000 đồng) Hiện nay, Công ty đã hoànthành việc xây dựng phát triển các chơng trình phần mềm kế toán cho các loạihình doanh nghiệp Một số sản phẩm phần mềm của Công ty đang đợc kháchhàng tín nhiệm và sử dụng nhiều nh:

 Phần mềm kế toán:

 ASPlus 3.0 – Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

 E - ASPlus 3.0 – Kế toán các Doanh nghiệp

 P - ASPlus 2.0 – Kế toán các Dự án và đơn vị chủ đầu t

 Các dịch vụ khác

Bên cạnh các loại hình dịch vụ chủ yếu trên, các loại dịch vụ khác nh:dịch vụ đào tạo, hỗ trợ tuyển dụng, hớng dẫn về pháp luật… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ cũng luôn đợcCông ty chú ý, không ngừng nâng cao chất lợng, đáp ứng đòi hỏi ngày càngtăng của khách hàng và nâng cao uy tín của Công ty

 Kết quả kinh doanh của Công ty

Trong hơn 12 năm qua, nhờ sự nỗ lực và phấn đấu không ngừng của Banlãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, AASC đã khôngngừng phát triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trờng kiểm toán ViệtNam Uy tín của Công ty trong lĩnh vực t vấn tài chính kế toán và kiểm toán đã

đợc Chính phủ, Bộ Tài chính, các Bộ ngành khác và nhiều tổ chức tài chính tíndụng quốc tế đánh giá cao–xứng đáng là 1 trong 2 Công ty kiểm toán hàng

đầu của Việt Nam

Cho đến nay, doanh thu của Công ty đã tăng từ 840 triệu năm 1992 lênhơn 21 tỷ trong năm 2002, đợc thể hiện qua biểu đồ số 2.2 Mức tăng trởngdoanh thu đạt 10%/năm Mức tích luỹ hàng năm đều đạt từ 26% đến 30%doanh thu Nếu nh năm 1992 công ty mới chỉ nộp ngân sách nhà nớc 245 triệuthì năm 2002 Công ty đã nộp vào ngân sách nhà nớc 3.2 tỷ đồng Thu nhập bìnhquân trong 3 năm gần đây của cán bộ công nhân viên chức đã đạt trên 2 triệu

đồng/ngời/tháng Năm 2002 mức thu nhập bình quân này là 2.3 triệu đồng tăng10% so với năm 2001 Bằng nguồn vốn tự có, tự tích luỹ, Công ty đã xây dựng

đợc trụ sở, mua sắm đợc nhiều trang thiết bị văn phòng phơng tiện đi lại, hệthống thông tin khá hiện đại Hiện tại, tổng giá trị tài sản của Công ty đạt hơn

20 tỷ đồng

Biểu đồ 2.2: Doanh thu của AASC qua các năm

Với những thành tích đã đạt đợc trong chặng đờng 12 năm qua, Công ty đãliên tục nhận đợc bằng khen của Bộ trởng Bộ Tài chính và Chủ tịch nớc Tháng

9 năm 2001, AASC đã vinh dự đợc Chủ tịch nớc tặng thởng Huân chơng Lao

động Hạng Ba Điều này đã chứng tỏ sự trởng thành và phát triển vợt bậc củaCông ty trong 10 năm lịch sử đầu tiên.

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của AASC

AASC là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính, hoạt động kinhdoanh dịch vụ trong lĩnh vực t vấn tài chính kế toán và kiểm toán Bởi vậy, cũng

nh các doanh nghiệp nhà nớc khác, bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chứctheo mô hình chức năng gồm có Ban Giám đốc quản lý điều hành Văn phòngchính và các Giám đốc quản lý điều hành các chi nhánh của Công ty

Hiện tại, Công ty có văn phòng chính tại Hà Nội cùng với 5 chi nhánh tạicác thành phố Hồ Chí Minh, Vũng Tàu, Quảng Ninh, Hải Phòng và Thanh Hoá.Cơ cấu tổ chức các phòng ban tại Văn phòng chính Hà Nội đợc thể hiện trên sơ

đồ 2.1, bao gồm 6 phòng nghiệp vụ, 1 phòng hành chính và 1 phòng kế toán

Phòng Hành chính tổng hợp: có nhiệm vụ quản lý các công văn đi, công

văn đến Công ty, ra quyết định về công tác tổ chức của Công ty, phối hợp vớiphòng kế toán quản lý các vấn đề về lao động và tiền lơng của CBCNV trongCông ty, tổ chức bộ phận lái xe phục vụ cho nhu cầu đi lại, công tác của côngnhân viên, tổ chức bộ phận bán hàng, cung cấp các tạp vụ… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ

Phòng kiểm toán các Dự án: có nhiệm vụ nắm bắt nhu cầu về kiểm toán

của các dự án Từ đó, xây dựng các chơng trình kiểm toán thích hợp với từng dự

án Hiện nay, kiểm toán các dự án đang phát triển rất mạnh tại Việt Nam Trong

đó, thị phần kiểm toán của AASC về các chơng trình dự án chiếm 25% thị trờngkiểm toán dự án của cả nớc

Phòng kiểm toán các ngành Thơng mại và dịch vụ: cung cấp dịch vụ

kiểm toán cho các doanh nghiệp thơng mại dịch vụ hay các phòng ban, vụ của

Bộ Thơng mại

Phòng kiểm toán Đầu t xây dựng cơ bản: thực hiện kiểm toán quyết toán

vốn đầu t của các dự án đầu t hoặc các hạng mục công trình hoàn thành thuộc

sở hữu Nhà nớc Riêng năm 2002, thị phần của AASC về kiểm toán XDCBchiếm 55% thị phần của cả nớc

Phòng T vấn và kiểm toán: thực hiện các hợp đồng t vấn cho khách hàng

nh t vấn về xây dựng mô hình kế toán, t vấn thuế, t vấn lập Báo cáo quyết toánvốn đầu t… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ Phối hợp với các cơ quan chức năng trong nớc và quốc tế phục vụcho công việc t vấn thẩm định giá trị tài sản Đây là thị trờng đầy tiềm năngtrong những năm tới

Phòng Kiểm soát chất lợng: mới đợc Ban Giám đốc công ty quyết định

thành lập vào đầu năm 2002, nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát chất lợngcủa các dịch vụ mà Công ty cung cấp

Phòng Công nghệ thông tin: thực hiện chức năng xây dựng, phát triển các

chơng trình phần mềm kế toán cho các loại hình doanh nghiệp Năm 2002, sự

nỗ lực của cán bộ công nhân viên trong phòng đã đem lại cho Công ty doanhthu hơn 1.3 tỷ đồng, tăng hơn gấp 10 lần so với doanh thu năm 2001 (120triệu)

II Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện

Là một trong hai Công ty kiểm toán hàng đầu và lớn nhất tại Việt Nam,chất lợng dịch vụ mà AASC cung cấp luôn chiếm đợc sự tin tởng của kháchhàng Yếu tố tạo nên sự thành công này không phải chỉ ở đội ngũ nhân viên đãqua tuyển chọn và đào tạo kỹ lỡng mà còn do Công ty đã xây dựng và thực hiệnmột quy trình kiểm toán chặt chẽ hợp lý, hiệu quả, đợc cấp trên và khách hàng

đánh giá cao, thể hiện đợc phong cách và đặc trng riêng của Công ty Trình tựcác bớc thực hiện một cuộc kiểm toán BCTC tại AASC đợc khái quát qua sơ đồ2.2

Sơ đồ 2.2: Các bớc thực hiện một cuộc kiểm toán tại AASC

Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong 5 chu trình cơ bản trongkiểm toán BCTC, do đó, khi tiến hành kiểm toán cũng tuân thủ theo trình tựchung đó (sơ đồ 2.2)

Để minh hoạ cho những nội dung đã nghiên cứu trong phần I cũng nh để

có đợc những hiểu biết về thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán, trong luận văn này em xin trình bày chi tiết các công việc mà KTV AASC

đã thực hiện khi kiểm toán chu trình này tại hai đơn vị khách hàng là Công tyMBS và Công ty TNHH Vega

Công ty MBS là doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động lâu năm trong lĩnh vựcsản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Xi măng Việt Nam Trong khi đó, Công

ty TNHH Vega là doanh nghiệp 100% vốn nớc ngoài mới đi vào hoạt độngtháng 10/1999 hoạt động theo luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam Vì vậy, hai đốitợng khách hàng này sẽ có những đặc điểm riêng biệt trong quá trình tổ chứchạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, từ đó dẫn đến có sự khác nhautrong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, từ việc tiến hànhthử nghiệm kiểm soát đến việc áp dụng các thủ tục kiểm toán cụ thể vào kiểmtra chi tiết Xuất phát từ đặc điểm khác nhau cơ bản trên, em đã chọn hai đơn vịkhách hàng này làm ví dụ minh hoạ cho luận văn của mình

1 Tiếp cận khách hàng

Tiếp cận khách hàng

Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát

Thực hiện kế hoạch kiểm toán

Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán

Xây dựng kế hoạch chiến l ợc

Việc tiếp cận khách hàng đợc tiến hành đối với từng khách hàng và khácnhau giữa đối tợng khách hàng thờng xuyên và khách hàng mới Với đối tợngkhách hàng thờng xuyên, thì hàng năm khi đến "mùa" kiểm toán, Công ty thờngtiến hành liên lạc trực tiếp với đơn vị khách hàng hoặc ngợc lại đơn vị kháchhàng sẽ liên hệ với Công ty nếu có nhu cầu kiểm toán thông qua Th mời kiểmtoán Còn với đối tợng khách hàng mới, thì hàng năm Công ty đều thực hiệnhoạt động gửi Th chào hàng đến các khách hàng mà Công ty dự kiến là có khảnăng cung cấp đợc dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng (Th chào hàng là bứcthông điệp giới thiệu về các loại hình dịch vụ Công ty cung cấp cũng nh uy tínchất lợng các dịch vụ của Công ty) Sau khi nhận đợc Th chào hàng nếu kháchhàng đồng ý thì họ sẽ gửi Th mời kiểm toán tới Công ty

Thực tiễn kiểm toán BCTC năm 2003 cho thấy, Công ty MBS là mộtkhách hàng thờng xuyên của AASC, đã đợc AASC tiến hành kiểm toán từ năm

1997 Vì vậy, vào tháng 2 năm 2003, AASC đã chủ động liên hệ với Công tyMBS và đợc Công ty này mời kiểm toán thông qua Th mời kiểm toán cho niên

độ kế toán kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2002 Trong khi đó, Công ty TNHHVega là một khách hàng mới cha đợc AASC tiến hành kiểm toán năm nào Do

đó, vào tháng 1 năm 2003, AASC đã tiến hành gửi Th chào kiểm toán cho Công

ty này và đã nhận đợc Th mời kiểm toán từ Ban Giám đốc Công ty này

Sau khi nhận đợc Th mời kiểm toán, Công ty xúc tiến gặp gỡ Ban Giám

đốc khách hàng để trao đổi về những thông tin cần thiết liên quan đến hoạt

động của Công ty khách hàng và liên quan tới công việc kiểm toán sau này nhngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, công tác tổ chức quản lý Sau đó,hai bên đi đến thống nhất và cùng ký kết hợp đồng kiểm toán trong đó xác địnhmục tiêu, phạm vi cuộc kiểm toán, trách nhiệm của AASC và trách nhiệm củakhách hàng, thời gian thực hiện và các điều kiện về phí kiểm toán, về xử lýtranh chấp hợp đồng

Tiếp cận với khách hàng đợc AASC đánh giá là bớc khởi đầu quan trọng,

có ý nghĩa quyết định cuộc kiểm toán có đợc thực hiện hay không (đối vớikhách hàng mới) hoặc có đợc tiếp tục hay không (đối với khách hàng thờngxuyên hoặc đã đợc Công ty tiến hành kiểm toán nhiều năm) Do đó, công việcnày đã đợc Công ty tiến hành hiệu quả đối với Công ty MBS và Công ty TNHHVega, từ đó tạo tiền đề quan trọng cho việc thực hiện các công việc kiểm toántại hai đơn vị khách hàng này

2 Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát

AASC nhận thức rõ việc lập kế hoạch kiểm toán có tác dụng hỗ trợ đắclực cho việc thực hiện cuộc kiểm toán có hiệu quả, giảm thiểu đợc chi phí, nângcao chất lợng cuộc kiểm toán đồng thời tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán ViệtNam số 310-Lập kế hoạch kiểm toán Theo đó, kế hoạch kiểm toán tổng quát đ-

ợc AASC thực hiện cho khách hàng bao gồm các bớc công việc sau:

- Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng

- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

- Thực hiện các bớc phân tích tổng quát

- Xác định mức độ trọng yếu

- Đánh giá sai sót tiềm tàng

- Thiết kế chơng trình kiểm toán

Nh vậy, giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cho chu trình mua hàng vàthanh toán không bao gồm việc lập kế hoạch chiến lợc nh Chuẩn mực kiểmtoán Việt Nam số 310-Lập kế hoạch kiểm toán đã quy định Thực tế, việc lập kếhoạch chiến lợc thờng đợc Công ty tiến hành chung đối với toàn bộ cuộc kiểmtoán BCTC Theo đó, việc lập kế hoạch kiểm toán tổng thể sẽ giúp KTV chi tiếthoá các công việc theo từng phần hành cụ thể và bố trí nhân sự chịu tráchnhiệm cho từng phần hành đó

2.1 Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng

Tuỳ vào từng khách hàng cụ thể (thờng xuyên hay kiểm toán năm đầutiên) mà KTV tiến hành thu thập một phần hoặc toàn bộ những thông tin vềhoạt động kinh doanh của khách hàng Đối với những khách hàng thờng xuyên

nh Công ty MBS, thì mọi thông tin chung về khách hàng đã đợc thu thập vàonhững lần kiểm toán trớc và đã đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng trực tạiCông ty Vì vậy, KTV chỉ cần thu thập bổ sung những thông tin mới phát sinh.Còn đối với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên nh Công ty TNHH Vegathì đòi hỏi KTV phải thu thập toàn bộ thông tin về khách hàng từ khi thành lậpcho tới khi lập BCTC

Các thông tin về tình hình hoạt động của Công ty MBS và Công tyTNHH Vega liên quan đến chu trình nh sau:

Công ty MBS

 Điều kiện thành lập và chức năng, nhiệm vụ

Công ty MBS là doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập theo Quyết định số366/BXD-TCLĐ ngày 12 tháng 08 năm 1993 của Bộ trởng Bộ Xây dựng với sốvốn ban đầu là 20.527.300.000 đồng Theo quyết định thành lập, hoạt động sảnxuất kinh doanh chính của Công ty bao gồm:

- Sản xuất xi măng

- Cung ứng xi măng cho khách hàng trên địa bàn các tỉnh: Hà Tây, HoàBình, Sơn La, Lai Châu, Nam Hà, Ninh Bình, Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh vàthành phố Hà Nội

 Cơ cấu tổ chức

Để phù hợp với các chức năng hoạt động và việc thực hiện nhiệm vụ củamình, Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến Với hình thức này,vai trò quản lý đợc tập trung ở ngay trụ sổ chính (Thị xã Bỉm Sơn, Thanh Hoá)

với các phòng, ban đợc phân theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể Theo đó, cơcấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty MBS tại trụ sở chính đợc tổ chức theosơ đồ 2.3.