1 chin linh vuc QLDA

9 LĨNH VỰC KIẾN THỨC TRONG QUÁTRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PMI Quản lý tổng thể dự án Integrated Project Management Quản lý quy mô phạm vi dự án Project scope management Quản lý thời gian

9 LĨNH VỰC CỦA QUẢN LÝ

DỰ ÁN theo PMBOK

Giảng viên: Lưu Trường Văn, Ph.D candidate

Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp

Tổ chức tại Đại học Mở Tp.HCM

Họ và tên: LƯU TRƯỜNG VĂN

Năm sinh: 1965

Giáo dục:

 Tốt nghiệp Kỹ sư xây dựng, Đại học Bách Khoa, 1991.

 Tốt nghiệp chương trình đào tạo kinh tế Fulbright (FETP) “Kinh tế học ứng dụng cho phân tích chính sách”, 1998.

 Tốt nghiệp Master of Engineering in Construction Management, Asian Institute of Technology (AIT), Thailand, 2002.

 Ph.D candidate, ngành Construction Management tại Pukyong National University, Busan, Korea.

Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý tài chánh, Quản lý dự án, Phân tích và thẩm định đầu tư, kinh tế xây dựng,

Performance measurement in construction

Email: ltvan@hcmut.edu.vn hoặc

luutruongvan@yahoo.com

9 LĨNH VỰC KIẾN THỨC TRONG QUÁTRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PMI

 Quản lý tổng thể dự án (Integrated Project Management)

 Quản lý quy mô (phạm vi) dự án (Project scope management)

 Quản lý thời gian của dự án (Project time management)

 Quản lý chi phí của dự án (Project cost management)

 Quản lý chất lượng của dự án (Project quality management)

 Quản lý nguồn nhân lực của dự án (Project human resource

QUẢN LÝ QUY MÔ

rằng dự án đã thực hiện tất cả các công việc đãđược yêu cầu và chỉ những công việc được yêucầu để hoàn thành tốt dự án

Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm:

Khởi đầu (Initiation)

Hoạch định quy mô (scope planning)

Định nghĩa quy mô (scope definition)

Kiểm tra quy mô (scope verification)

Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control)

QUẢN LÝ QUY MÔ

Khởi đầu (Initiation)

Xác định nhu cầu khả thi, thị trường, kháchhàng

Phân tích môi trường, các tình huống kinhdoanh

QUẢN LÝ QUY MÔ

Khởi đầu (Initiation) – tiếp theo

Nhận dạng nhà QLDA

Phát triển dự án sơ bộ

Nhận thức một cách chính thức sự tồn tại của dự án

Xem xét đến nhu cầu công việc, miêu tả sản phẩm, các ràng buộc và các giả định

Phê duyệt để tiếp tục

Ngân sách, ủy quyền, nhà tài trợ

QUẢN LÝ QUY MÔ

Đầu ra (Outputs) của Khởi đầu :

Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án:

CNDA nên được nhận dạng và phân công trong các giai đoạn ban đầu của dự án

Chủ nhiệm dự án nên được phân công trước khi bắt đầu

QUẢN LÝ QUY MÔ

 Đầu ra (Outputs) của Khởi đầu :

Các ràng buộc (Constraints):

Là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn lựa của nhóm QLDA

Ví dụ: ngân sách đã xác định trước là một ràng buộc mà nó sẽ giới hạn nhóm QLDA trong chọn lựa liên quan đến quy mô, nhân sự và tiến độ

Khi một dự án được thực hiện theo hợp đồng thì các điều kiện trong hợp đồng chính là các ràng buộc

Các giả định (Assumptions):

Là những nhân tố mà sẽ được cân nhắc (cho mục đích hoạch định) sẽ là thực tế, chắc chắn.

Các giả định một cách tổng quát bao gồm một mức độ nào đó của rủi ro

Bạn có thể tham khảo thêm ở

http://web.mit.edu/pm/devcharter.html

http://www.cio-dpi.gc.ca/emf/solutions/ProjectCharterGuide/CharterGuide e.html

http://csintranet.csd.sc.edu/smartstreampro/sschartr.html

http://www.pmi.org/standards/wbscharter.htm

http://www.virginia.edu/~iscat/PROJECT%20CHARTER.ht ml

http://www.stanford.edu/group/AIS-proj/projectcharter.html

QUẢN LÝ QUY MÔ

Lập kế hoạch và định nghĩa quy mô một cách chi tiết

Thực hiện một phân tích lợi ích/chi phí, xem xét các giải pháp, lấy ý kiến chuyêngia, kiểm tra lại các dữ liệu đã có,

brainstorm

Cái gì là bên ngoài của quy mô? Cái gì làtiêu chuẩn cho sự hoàn thành các giai đoạn?

QUẢN LÝ QUY MÔ

Lập kế hoạch và định nghĩa quy mô một cách chi tiết (t.t)

Phát triển một cơ cấu phân chia công việc(WBS)

Thiết lập một báo cáo về quy mô với cácgiả định và các ràng buộc đã xác định

QUẢN LÝ QUY MÔ

Kiểm tra quy mô

Cái gì là tiêu chuẩn cho sự chấp thuận quy mô?

Các tài liệu

Sự giám sát

Quyết định phê duyệt

Kiểm soát quy mô

Báo cáo sự thực hiện, các yêu cầu thay đổi, kế hoạch quản lý quy mô, hành động hiêu chỉnh.

Cam kết ủng hộ dự án: ngân quỹ, phê duyệt

Bạn đã tiêu phí nhiều thời gian cho hoạch định dự án … vì thế hãy tuân theo nó (tất nhiên là phải cập nhật)

qu¶n lý thêi gian dù ¸n

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Mục đích: Thiết lập một tiến độ thực tế với nhóm QLDA

Nhận dạng các công tác (tasks)

Sử dụng WBS và báo cáo quy mô

Thiết lập danh sách các công tác và kiểmtra WBS

Thứ tự các công tác

Cân nhắc quan hệ trước sau

QUẢN LÝ THỜI GIAN

tác(duration)

Ước lượng top down, ước lượng bottom up, mô phỏng

Monte Carlo

Ước lượng PERT

Ý kiến chuyên gia

Cân nhắc khả năng của nguồn lực

Dựa vào các dự án tương tự

Dùng các phần mềm lập tiến độ như là MS Project, Task Manager, Project kickstart, Primavera,…

ƯỚC LƯỢNG THEO CÔNG THỨC

[Lạc quan + (4 x Thông thường) + Bi quan]/6

Thời gian dài nhất để hoàn thành công tác= 30 phút

Thời gian ngắn nhất để hoàn thành công tác= 10 phút

Thời gian thông thường để hoàn thành công tác= 15 phút

Ước lượng PERT = 30 + (4x15) + 10/6

100/6=16.6 = 17 min

Sự hổ trợ của MS Project

Http://www.officeupdate.microsoft.com/ welcome/project.asp

Http://support.microsoft.com/directory/

Http://www.woodyswatch.com

Http://www.msproject.com

Các phần mềm hoạch định và lập tiến độ

http://www.sea.net.au/project_managem ent/scheduling_tools/

http://www.projectkickstart.com/html/pso ftware.htm

http://www.comp.glam.ac.uk/pages/staff/ dwfarthi/projman.htm

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Kiểm soát tiến độ

Báo cáo sự thực hiện, các yêu cầu thay đổi, kế hoạch quản lý thời gian, hành động hiêuchỉnh, các bài học

Tức là tiến độ ban đầu và sau đó cập nhật

Các trách nhiệm

Các kỹ thuật kiểm soát

quản lý chi phí dự án

quản lý dự án, bao gồm các quá

đảm bảo dự án

đ−ợc hoàn thành trong ngân sách đ−ợc duyệt ,

quản lý chi phí dự án

liệu, thiết bị ,nhân lực, …) và số l−ợng của chúng seừủửụùc dùng để thực hiện các công viêc của dự án

phí cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng

hạng mục của dự án

hoàn thành toàn bộ dự án

trong suốt quá trình thực hiện dự án

QUẢN LÝ CHI PHÍ

Lập kế hoạch nguồn lực (con người, thiết bị, vậtliệu)

Cân nhắc WBS, báo cáo quy mô, chính sáchcủa tổ chức, nhân sự

Nhận dạng các yêu cầu của nguồn lực

Thời gian là tiền!

QUẢN LÝ CHI PHÍ

Lập ngân sách dự án

Cân bằng nguồn lực

Chi phí ban đầu

Kiểm soát chi phí

Báo cáo sự thực hiện, các yêu cầu thay đổi, kế hoạch quản lý chi phí , hành động hiêuchỉnh, các bài học

Tức là sai biệt giữa thực tế và đã dự trù (với các giải thích)

Quản lý chất l−ợng dự án

Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo

dự án khi khi hoứan thaứnh sẽ ủaựp ửựng các yêu cầu đã đ−ợc đề ra.

Quản lý chất l−ợng dự án

chuẩn chất l−ợng liên quan đến dự án và biện pháp

thoả mãn chúng

hoạch trong hệ thống chất l−ợngđể cung cấp lòng tin

là dự án sẽ thoả mãn các tiêu chuẩn chất l−ợng đã

đ−ợc đề ra

biệt của dự án xem chúng có tuân thủ các tiêu chuẩnchất l−ợng hay không, xác định cách loại bỏ các

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

Lập kế hoạch cho chất lượng

Chất lượng sản phẩm và chất lượng của QLDA

Các tiêu chuẩn của chất lượng

Tuân theo các đặc điểm kỹ thuật

Đảm bảo yêu cầu sử dụng

Ngăn chặn

Giám sát

Lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động

So sánh, danh sách kiểm tra, sơ đồ khối, sơ đồ nguyên nhân / kết quả

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

Kế hoạch quản lý chất lượng

Cấu trúc tổ chức, tiến trình, tài nguyên, thủtục, trách nhiệm để đảm bảo kế hoạch chấtlượng sẽ được thực hiện

Đo lường chất lượng

Danh sách kiểm tra (checklist)

Đảm bảo chất lượng

Tuân theo kế hoạch quản lý chất lượng, kiểm tra, cải thiện

QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

Kiểm soát chất lượng

Tiến trình và kết quả sản phẩm

Sơ đồ kiểm tra, phân tích xu thế

LỜI KHUYÊN

Hãy bắt đầu với một quan điểm rõ ràng về chất lượng trong đầu

Cái gì là chất lượng dự án?

Tất cả các bên đều quan tâm đến chất lượng

quản lý nhân lực dự án

QLDA, bao gồm

các quá trình cần thiết để sử dụng có hiệu quả nguồn

nhân lực tham gia vào dự án

quản lý nhân lực dự án

vai trò, trách nhiệm và quan hệ báo cáo công việc

của dự ỏn

thiết và bổ nhiệm vào các công việc trong dự án

các cá nhân có tay nghề, nghiệp vụ để thực thi dự án

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

Sơ đồ tổ chức, các vai trò và trách nhiệm

Liên kết giữa dự án và các lĩnh vực chức năng của công ty

Nhu cầu nhân sự

Công đoàn, các ràng buộc

RACI chart

Kế hoạch nhân sự (đào tạo, định hướng, miêu tả công việc, đánh giá sự thực hiện), sơ đồ tổ chức dự án

RACI Chart

Lâm Văn Tài,

0908271245, lvtai@yahoo.com

Nhà thầu/nhà cung cấp (vendors)

Tiếp nhận các đề nghị thay đổi change order) từ các nhà thầu/nhà cung cấp

Tư vấn QLDA CO-01

Lê Văn Bình,

0983122354, email:

Thông báo cho (Inform)

Phối hợp với (Coordinate with)

Chịu trách nhiệm về (Accountable to)

Bên chịu trách nhiệm (Responsible party)

Nhiệm

vụ

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

Tuyển mộ nhân viên

Đánh giá kinh nghiệm, các mối quan tâm, các đặc trưng cá nhân,

Đàm phán

Thiết lập nhóm QLDA

Đừng “kiểm soát” con người, chỉ nên quản lýcon người

LỜI KHUYÊN

Lắng nghe để hiểu

Phản ứng nhanh

Cung cấp phản hồi tích cực

Hành động trên những vấn đề kịp thời.

Đối phó với những vấn đề

Chúng sẽ không đi ra mà sẽ trở nên LỚN HƠN

Cung cấp những lời phê bình có tính cách xâydựng

Dẫn chứng bằng những tài liệu thích hợpHãy dùng một ít thời gian để vui đùa

quản lý giao tiếp dự án

trình cần thiết để đảm bảo tạo ra, thu

nhận, cất giữ ,và xử lý thông tin của dự

án kịp thời

Đầ u Vào (Thụng tin của

Ban DA

Sự Cần Thiết

Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu cho việc quản lý dự án.

(data) mà không đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án đang

ở đ âu so với các mục tiêu tiến độ, chi phí, và chất lượng.

quản lý THOÂNG TIN LIEÂN LAẽC

thông tin và giao tiếp của các bên tham gia dự án AI cần thông tin nào ,lúc nào và sẽ giao thông tin thế nào

luôn sẵn sàng và kịp thời gian

bao gồm báo cáo tình trạng hiện tại, kết quả của tiếntrình và dự báo

báo cáo đánh giá cho từng giai đoạn hoặc khi kết thúc

dự án

QUẢN LÝ THÔNG TIN LIÊN LẠC

Phân tích khách hàng (Stakeholder)

Thông tin được chia sẽ (đến ai, cái gì, như thế nào, khi nào, tại sao)

Công nghệ

Cơ sở dữ liệu của dự án, phần cứng/phần mềm

Báo cáo lên, xuống và chéo của công ty

QUẢN LÝ THÔNG TIN LIÊN LẠC

Báo cáo sự thực hiện

Kế hoạch dự án, kết quả công việc

Các báo cáo sự thực hiện dự án

Báo cáo sự khác biệt, phân tích xu thế, yêu cầu thay đổi.

Quản lý kết thúc dự án

Bài học kinh nghiệm

Biểu mẫu nghiệm thu

Các dạng thức thông tin liên lạc mẫu

Báo cáo tình trạng

Họp nhóm QLDA

Các tài liệu dự án

Cuộc họp khởi động

Cuộc họp tổng kếtHọp rút kinh nghiệm

LỜI KHUYÊN

Nếu bạn nghĩ rằng bạn đã truyền đạt đủ hãy quay lại và làm điều đó một lần nữa

Sử dụng những dạng thức khác nhau

Đừng xem thường một thông tin nào cả, dù nó có vẽ vô bổ

Quản lý rủi ro dự án

quản lý dự án, bao gồm các quá trình liên quan tới việc xác định ,phân tích

và xử lý rủi ro của

dự án

Quản lý rủi ro dự án

hưởng đến dự án, tạo lập hồ sơ các đặc điểm của

từng rủi ro

tác của rủi ro để kiểm định mức độ ảnh hưởng khả dĩtới kết quả dự án

quan đến vận hội và xử lý các hiểm hoạ

rủi ro trong suốt quá trình triển khai dự án

QUẢN LÝ RỦI RO

Nhận dạng rủi ro

Cái gì cóthể gây hại cho dự án?

Cân nhắc tất cả

Các rủi ro bên trong và bên ngoài

Nguồn của rủi ro: công nghệ sản xuất, con người (hiểu lầm, kỹ năng), quản lý dự án, …

QUẢN LÝ RỦI RO

Định lượng rủi ro

Xác định mức độ của tác động: cao, vừa, thấp

Các tương tác của rủi ro, sự chịu đựng rủi ro

Định lượng giá trị EMV (Expected Monetary

Value)

QUẢN LÝ RỦI RO

Thiết lập kế hoạch phản ứng với rủi ro

Các cơ hội và nguy cơ để trả lời và các cơ hộivà nguy cơ để chấp nhận

Tránh – loại trừ nguyên nhân

Giảm nhẹ – giảm sự xuất hiện của rủi ro

Chấp nhận – kế hoạch dự phòng, chấp nhận mất mát

Bảo hiểm, kế hoạch dự phòng, chiến lược thaythế,

QUẢN LÝ RỦI RO

Đối phó rủi ro

Sự tiến triển của quá trình quản lý rủi ro

Hành động hiệu chỉnh

Cập nhật kế hoạch rủi ro

Quản lý cung ứng của dự án

quá trình cần thiết

để tìm kiếm hàng hoá, dịch vụ ngoài khả năng thực hiện của tổ chức

Quản lý cung ứng của dự án

xác định các nguồn cung cấp khả dĩ

tranh hoặc đề xuất theo tình hình cụ thể

QUẢN LÝ CUNG ỨNG

Kế hoạch cung ứng, kế họach nhu cầu

Quyết định thực hiện hoặc mua

Chọn kiểu hợp đồng (chia sẽ rủi ro)

Mời gọi nhà cung cấp

Kế hoạch quản lý cung ứng

Tiêu chuẩn và tiến trình lựa chọn nhà cungcấp

Đề cương, hợp đồng, các văn bản pháp luật

QUẢN LÝ CUNG ỨNG

Lựa chọn và quản lý các nhà cung cấp

Đàm phán

Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng

Kết thúc hợp đồng

Thanh lý và nghiệm thu

Lời khuyên

Phát triển một kế hoạch sơ bộ với nhà cung

cấp và các bên liên quan

Hướng dẫn để giải quyết tranh chấp, …

Hãy dành nhiều thời gian để nghiên cứu về

đối tác

Thực hiện quản lý rủi ro cho cung ứng như

các lĩnh vực khác

QUẢN LÝ TÍCH HỢP

Liên kết các lĩnh vực quản lý dự án lại vớinhau

Lập kế hoạch thực hiện

Thực hiện theo kế hoạch đã lập

Kiểm soát kế hoạch

Câu hỏi

Về 9 lĩnh vực của quản lý dự án, mức độ thực hiện của từng lĩnh vực tại công ty/cơ quan của bạn là gì (thấp, trung bình, cao)?

Nếu lĩnh vực nào có mức độ thực hiện thấp, theo bạn cần phải làm những gì để cải thiện