Tìm hiểu libol 5 5 phàn mềm quản trị tích hợp

Hiện nay khi triển khai các ứng dụng tin học trong hoạt động TT – TV có hai loại phần mềm chuyên dụng thường được sử dụng là: Phần mềm tư liệu và phần mềm tích hợp quản trị thư viện. Phần mềm tư liệu: là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục. Đối tượng quản lý của phần mềm tư liệu là các tài liệu như: Sách, báo, tạp chí, các bài trích,… cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi phần mềm tư liệu là cơ sở dữ liệu thư mục. Đó chính là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa. Ví dụ như phần mềm CDSISIS một trong những phần mềm tư liệu rất hữu hiệu trong khâu tùy biến xây dựng cơ sở dữ liệu và tìm kiếm thông tin. Tuy nhiên, ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông, sự xuất hiện Internet, thì phần mềm tư liệu không còn phù hợp nữa. Thực tế hoạt động TT – TV đòi hỏi cần có phần mềm quản trị thư viện mạnh hơn có khả năng quản lý hàng triệu biểu ghi, quản trị các định dạng số của tài liệu (âm thanh, toàn văn, hình ảnh), có khả năng khai thác trực tuyến và chia sẻ thông tin, đặc biệt có khả năng tự động hóa quy trình dây chuyền thông tin tư liệu từ khâu bổ sung, biên mục, tìm tin, quản lý bạn đọc, quản lý kho đến lưu thông tài liệu, chia sẻ tài liệu để phục vụ NDT. Chính vì vậy đã xuất hiện các phần mềm quản trị thư viện tích hợp.

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, CNTT đã và đang giữ vai trò rất lớn, làm biến đổi sâu sắc mọilĩnh vực trong hoạt động của con người Nhận thức được tầm quan trọng đó,Đảng và Nhà nước ta xác định CNTT là ngành khoa học, công nghệ mũi nhọncần được ưu tiên phát triển để mang lại hiệu quả cao cho nền kinh tế

Chỉ thị 58- CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị đã khẳng định:

“CNTT là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng một sốngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế văn hóacủa thế giới hiện đại” Với vai trò quan trọng như vậy, Thư viện Việt Nam đangtừng bước đổi mới, hiện đại hóa để phù hợp với tốc độ phát triển của xã hội vàdần khẳng định được vai trò, vị thế của mình trong thời đại mới, xã hội mới - Xãhội thông tin

Vậy mục tiêu đặt ra cho vấn đề hiện đại hóa hoạt động TT- TV đó là hướngvào việc ứng dụng CNTT để tự động hóa các hoạt động của thư viện truyềnthống, xây dựng thư viện điện tử làm cho thư viện trở thành cầu nối giữa NDTvới nguồn thông tin tri thức nhân loại, thỏa mãn tối đa NCT của NDT

Trong hơn 40 năm tồn tại và hoạt động của mình, Trung tâm TT- TV đã đạtđược nhiều kết quả đáng khích lệ và đã có những bước tiến quan trọng trong việcứng dụng những thành tựu của CNTT vào hoạt động của mình Nhất là việc triểnkhai sử dụng Phần mềm Libol 5.5 tạo ra sự chuyển biến đáng kể Tuy nhiên trongquá trình ứng dụng bên cạnh những ưu điểm thì phần mềm Libol 5.5 bộc lộ một

số nhược điểm cần phải khắc phục để việc ứng dụng đạt hiệu quả cao nhất

Để có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về vấn đề này, tôi đã mạnh dạnchọn đề tài “Ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện

” làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học thư viện của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Phần mềm Libol là đối tượng nghiên cứu của nhiều đề tài từ nghiên cứukhoa học, niên luận, khóa luận cho đến các luận văn, trên nhiều góc độ khácnhau Không những vậy có những công trình đề cập tới phần mềm Libol như mộtvấn đề, một khía cạnh có trong đề tài nghiên cứu Có thể kể đến các công trình

như :“Ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Thông tin - Thư viện khu vực Thành phố Hồ Chí Minh - Hiện trạng và triển vọng” (Luận văn 1995) của tác giả Nguyễn Văn Hùng ; “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin - Thư viện tỉnh Bắc Giang - Thực trạng và phát triển” (Luận văn 2000) của tác giả Vũ Thị Xuân Hương ; “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Viện Kinh tế Việt Nam” (Luận văn 2006) của tác giả Dương Hồ Điệp ; “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải thực trạng và giải pháp” (Luận văn 2006) của tác giả Đỗ

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để giải quyết được yêu cầu đề ra, đề tài luận văn sẽ thực hiện một số nhiệm vụsau:

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài

- Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng phần mềm Libol5.5 tại Trung tâm

- Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềmLibol 5.5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Vấn đề ứng dụng phần mềm Libol 5.5 trong hoạt động TT - TV

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tạiTrung tâm TT – TV từ năm 2002 đến nay

5 Giả thuyết nghiên cứu

Việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm TT – TV đã đạt đượcnhững kết quả quan trọng như: hiện đại hóa công tác bổ sung, xử lý tài liệu, quản

lý và phục vụ bạn đọc, phát triển nguồn tin, đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ

TT – TV, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện và bạn đọc khai thác thôngtin… Tuy nhiên quá trình ứng dụng còn bộc lộ những hạn chế cần phải có nhữnggiải pháp cụ thể phù hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm Libol 5.5

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Luận văn nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duyvật biện chứng và duy vật lịch sử, trên quan điểm chỉ đạo, đường lối chính sáchcủa

Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo và hoạtđộng TT – TV

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng kết hợp phương pháp

sau:

- Thu thập, phân tích & tổng hợp tài liệu

-Quan sát khoa học

- Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

tâm Thông tin - Thư viện

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol

5.5 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện

9 Dự kiến kết quả nghiên cứu

Với dung lượng khoảng hơn 100 trang với kết cấu 3 chương, Luận văn sẽtập trung vào một số nội dung sau:

- Giới thiệu về phần mềm Libol 5.5 với hoạt động TT- TV tại

- Đánh giá đúng hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 5.5

- Nhận xét đúng các kết quả đạt được, một số hạn chế, nguyênnhân

- Đề ra các kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụngphần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm TT- TV

5

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 PHẦN MỀM LIBOL 5.5 VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN 1.1 Phần mềm Libol 5.5 trong hoạt động thông tin thư viện

1.1.1 Khái quát về phần mềm thư viện quản trị tích hợp và phần mềm libol 5.5

* Khái quát về phần mềm thư viện quản trị tích hợp

Hiện nay khi triển khai các ứng dụng tin học trong hoạt động TT – TV cóhai loại phần mềm chuyên dụng thường được sử dụng là: Phần mềm tư liệu vàphần mềm tích hợp quản trị thư viện

Phần mềm tư liệu: là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tàiliệu, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục Đối tượng quản lý củaphần mềm tư liệu là các tài liệu như: Sách, báo, tạp chí, các bài trích,… cơ sở dữliệu được tạo ra bởi phần mềm tư liệu là cơ sở dữ liệu thư mục Đó chính là bộmáy tra cứu thông tin tự động hóa Ví dụ như phần mềm CDS/ISIS một trongnhững phần mềm tư liệu rất hữu hiệu trong khâu tùy biến xây dựng cơ sở dữ liệu

và tìm kiếm thông tin

Tuy nhiên, ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông, sựxuất hiện Internet, thì phần mềm tư liệu không còn phù hợp nữa Thực tế hoạtđộng TT – TV đòi hỏi cần có phần mềm quản trị thư viện mạnh hơn có khả năngquản lý hàng triệu biểu ghi, quản trị các định dạng số của tài liệu (âm thanh, toànvăn, hình ảnh), có khả năng khai thác trực tuyến và chia sẻ thông tin, đặc biệt cókhả năng tự động hóa quy trình dây chuyền thông tin tư liệu từ khâu bổ sung,biên mục, tìm tin, quản lý bạn đọc, quản lý kho đến lưu thông tài liệu, chia sẻ tàiliệu để phục vụ NDT Chính vì vậy đã xuất hiện các phần mềm quản trị thư việntích hợp

Như vậy, Khái niệm Hệ quản trị thư viện tích hợp có thể hiểu là phầnmềm có khả năng thực hiện toàn diện các chức năng quản lý của thư viện, baogồm: Theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tự động hay từ xa,quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thưmục với các đơn vị khác

Về mặt cấu trúc, Hệ quản trị thư viện tích hợp bao gồm 2 nhóm chính là:Nhóm tác nghiệp và nhóm người sử dụng

Nhóm tác nghiệp: thực hiện các chức năng nghiệp vụ của thư viện: bổsung, biên mục, báo cáo thống kê, phân quyền bảo mật

Nhóm người sử dụng: thực hiện các chức năng khai thác thông tin giúpngười sử dụng có thể tìm kiếm, đọc tài liệu và yêu cầu sử dụng các dịch vụ trongthư viện

* Khái quát về phần mềm Libol 5.5

Libol 5.5 là một phần mềm thư viện tích hợp hoàn chỉnh, hỗ trợ các quytrình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại tức là một phần mềm thích hợpvới đặc thù công việc của ngành thư viện

Phần mềm Libol 5.5 được nâng cấp từ phần mềm Libol 1.0 do Công tyCông nghệ tin học Tinh Vân xây dựng năm 2000 Libol 5.5 được xây dựng trên

cơ sở hợp tác giữa các kỹ sư tin học và các đơn vị thư viện đầu ngành cho ra mộtsản phẩm phần mềm „phù hợp‟ với những gì đang diễn ra trong thư viện, cốgắng bổ khuyết những diểm hạn chế của CDS/ISIS, kết hợp tham khảo các phần

mềm thư viện nổi tiếng như: INNOPAC, GEAC, DYNIX,… Libol có những tính năng chính sau:

- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, ISBD; các khung phânloại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC; chuẩn ISO 2709 chonhập /xuất dữ liệu

- Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trênInternet qua giao thức Z39.50 và OAI – PMH

7

- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng

mã hóa dữ liệu BER/MINE

- Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID; các thiết bịmượn trả tự động theo chuẩn SIP2

- Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc; các bảng

mã

Tiếng Việt như TCVN 5712, VNI…

- Công cụ xây dựng, quản lý, khai thác kho tài liệu số

- Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD

- Tìm kiếm toàn văn

- Khả năng tùy biến cao

- Bảo mật và phân quyền chặt chẽ

- Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhómđối tượng

- Vận hành hiệu quả trên cơ sở dữ liệu lớn hang triệu bản ghi, hỗ trợ

hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc MS SQL Server

- Khai thác và trao đổi thông tin qua Web, thư điện tử, GPRS (điệnthoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị

- Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở

- Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông

Chương trình Libol hoạt động trên một cơ sở dữ liệu và cơ chế quản lýthống nhất Tuy vậy, để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách rõràng, phần mềm Libol 5.5 được chia thành 9 phân hệ

Do thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai tháctối đa lượng dữ liệu liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ cơ sở dữliệu chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin íthơn rất nhiều

Tuy nhiên, các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho sự thayđổi cấu trúc cơ sở dữ liệu liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến

sự vận hành của các phân hệ khác

+ Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC:

Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên vàdịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân

Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữabạn đọc và thư viện, giữa bạn đọc với các thư viện khác

+ Phân hệ bổ sung:

Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhucầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gắn số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho vàđưa ra khai thác

+ Phân hệ biên mục:

Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tàinguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; giúp trao đổi dữ liệu biênmục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mụcphong phú và đa dạng

+ Phân hệ ấn phẩm định kỳ:

Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấnphẩm định kỳ (báo, tạp chí…) như bổ sung, theo dõi, đăng ký, đóng tập và khiếunại

+ Phân hệ bạn đọc:

Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụngđược những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lýnghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân

+ Phân hệ lưu thông:

Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượntrả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt + Phân hệ mượn liên thư viện (ILL):

Qua một số nét tổng quan về phần mềm Libol 5.5 chúng ta thấy rằng đây

là phần mềm được xây dựng khá chuyên nghiệp, phù hợp với thư viện đại học,cao đẳng, có khả năng tích hợp và là phần mềm mở, đáp ứng yêu cầu của mộtphần mềm thư viện

Phần mềm Libol 5.5 có nhiều phân hệ với các chức năng khác nhau nhằm

có thể đảm bảo cho công tác hiện đại hóa mọi hoạt động thư viện: từ việc quản lýcủa người lãnh đạo; cho đến mọi khâu trong chu trình đường đi của tài liệu từ lúc

bổ sung, trong quá trình xử lý, biên mục cho đến tình hình mượn trả tài liệu củabạn đọc và hình thức mượn liên thư viện

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5

Tin học hóa hoạt động TT – TV là một xu thế tất yếu của các cơ quan TT– TV hiện nay Một hệ thống thông tin tự động hóa bao gồm 4 yếu tố:

Trong đó yếu tố phần mềm đóng một vai trò rất quan trọng góp phần tin họchóa hoạt động thư viện Nhưng để ứng dụng phần mềm có hiệu quả cao nhấttrong hoạt động thư viện cần có sự hỗ trợ của 3 yếu tố còn lại:

* Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng góp phần đổi mới

về chất của hoạt động TT – TV Bởi lẽ nguồn nhân lực là cầu nối giữa vốn tài liệucủa thư viện và NDT Họ là nhân tố trực tiếp tác động và đảm bảo chất lượng vốntài liệu cũng như các sản phẩm và dịch vụ TT – TV Chính họ là nhân tố để vậnhành toàn bộ các phân hệ của phần mềm thư viện hoạt động hiệu quả

* Cơ sở hạ tầng CNTT

Cơ sở hạ tầng CNTT là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các cơ quan TT –

TV Nó thể hiện sự vững mạnh của các cơ quan này trong tiến trình hoạt động

Cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại là điều kiện thuận lợi cho NDT khai thác,

sử dụng nguồn tin nhanh chóng, thuận tiện và có hiệu quả

Sự can thiệp của CNTT đã mang lại lợi ích hết sức thiết thực đối với các cơquan TT – TV Nó trợ giúp cho cán bộ thư viện tiết kiệm thời gian công sức trongviệc xử lý tài liệu, giúp tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng, đảm bảo tính thời sựcủa thông tin Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại là nền tảng góp phầnnâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol trong hoạt động thư viện

* Nguồn tin điện tử

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện, đặc biệt sử dụng kỹ thuật

số để biểu diễn thông tin đã dẫn đến việc ra đời một nguồn thông tin mới, đó lànguồn tin điện tử ( Electronic Informarmation Resources)

Nguồn tin điện tử bao gồm các tài liệu như sách điện tử, báo điện tử, cơ sở

dữ liệu, các CD – ROM,…

1.1.3 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng của phần mềm Libol 5.5

Trong quá trình nghiên cứu để tìm ra các tiêu chí đánh giá hiệu quả ứngdụng của phần mềm Libol đã có nhiều quan điểm khác nhau

- Các yêu cầu về biên mục: bao gồm các vấn đề như yêu cầu khiđưa dữ liệu vào, bảo quản dữ liệu, kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu

- Các yêu cầu về tìm kiếm thông tin: bao gồm các vấn đề tra cứuchỉ dẫn, các dạng tìm kiếm, sự hiển thị các kết quả tìm

- Các yêu cầu về sự luân chuyển yêu cầu tin: Bao gồm các vấn đềbảo quản dữ liệu, nhập dữ liệu và loại bỏ dữ liệu, thông báo mượn quáhạn, hệ thống kiểm soát việc cho mượn, chức năng thống kê, bảo trì dữliệu về bạn đọc

- Các yêu cầu về bổ sung

- Các yêu cầu về quản lý ấn phẩm định kỳ

- Các yêu cầu về mượn sách - Các yêu cầu về kết nối mạng

- Các yêu cầu về hỗ trợ hệ thống

Bên cạnh tiêu chí đánh giá phần mềm nêu trên của Philippa Ryan, vàotháng 9 năm 1997 Sở Giáo dục Victorian đã công bố bản báo cáo đánh giá phầnmềm thư viện và khả năng hoàn thiện nó trong các trường học Victorian Các tiêuchí đưa ra trong bản báo cáo này được thể hiện theo 2 nhóm; định tính và địnhlượng

Các tiêu chí định lượng liên quan đến:

- Các chức năng tra cứu OPAC

- Chức năng quản trị bộ sưu tập

- Chức năng xuất nhập dữ liệu

- Hỗ trợ kỹ thuật

- Quản trị hệ thống

Các tiêu chí định tính liên quan đến các vấn đề sau:

- Giá thành của phần mềm

- Môi trường kỹ thuật

- Liên kết đa phương tiện

- Các tiêu chí hỗ trợ

- Vấn đề an toàn của phần mềm

- Khả năng tiện ích của phần mềm

- Yêu cầu không có sự cố với Y2K năm 2000

Các tiêu chí nay được thể hiện trong bảng tiêu chí đánh giá định tính củaphần mềm thư viện

Giá thành của phần mềm Đơn giản

Môi trường kỹ thuật Bộ vi xử lý chạy trên môi trường nào Liên kết đa phương tiện Không kết nối Internet hay tháp CD-

ROM Yêu cầu không có sự cố Y2K năm

2000

Được đảm bảo bởi nhà cung cấp

Các tiêu chí hỗ trợ Đảm bảo 24h kết nối bằng đường dây di

động Vấn đề an toàn của phần mềm Thật sự an toàn.không có thời gian chết

Quản lý công việc 1 cách dễ dàng

Bảng 1.1: Tiêu chí đánh giá định tính phần mềm thư viện Cao Minh Kiểm [1] đã đưa ra các tiêu chí đánh giá phần mềm thư viện bao gồm;

- Các yêu cầu về kỹ thuật

- Các phiên bản đặc biệt và sự an toàn

13

- Sự tiện ích của các chương trình

- Sự hạn chế của phần mềm

- Việc đưa dữ liệu vào và bảo quản cơ sở dữ liệu đó

- Các bảng tra thông tin

- Tra cứu thông tin

- Đưa dữ liệu ra ngoài

Các tiêu chí đưa ra trên đây của các cá nhân và tổ chức tuy chưa phải làtiêu chí đánh giá hiệu quả của phần mềm một cách thống nhất nhưng đó chính làtiền đề cho ta có cái nhìn toàn diện trong việc đưa ra tiêu chí đánh giá giệu quảứng dụng của phần mềm Libol

1.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện

1.2.1 Khái quát về

được thành lập theo quyết định số 181/CP ngày 17 tháng 09 năm 1969 củaHội đồng Chính phủ Qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển, đã trở thành trungtâm đào tạo đầu ngành của quốc gia, đạt được nhiều thành tựu trong hoạt độngđào tạo và hợp tác quốc tế Trong xu thế phát triển mạnh mẽ của khoa học vàcông nghệ, thế giới đang chuyển biến mạnh mẽ sang nền kinh tế tri thức, giáodục đại học đang không ngừng phát triển theo hướng nâng cao chất lượng vàquốc tế hóa, đã xác định tầm nhìn chiến lược phát triển Nhà trường

Bộ máy tổ chức của trường được chia thành 4 khối như sau:

- Khối quản lý: Gồm 8 đơn vị

- Khối đào tạo: gồm 8 khoa, 2 trung tâm và 1 bộ môn trực thuộc

- Khối khoa học công nghệ và thông tin: gồm 4 đơn vị

- khối lao động sản xuất và dịch vụ: gồm 3 đơn vị

Hiện nay trường có khoảng 850 cán bộ viên chức trong đó có hơn 400 cán bộgiảng dạy phục vụ cho gần 9000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinhđang theo học tại Trường Các chuyên ngành đào tạo Đại học:

- Khoa Kiến trúc đào tạo và cấp bằng Kiến trúc sư và bằng cử nhân Mỹthuật công nghiệp các chuyên ngành thiết kế đồ họa, nội thất và hoành trangs

- Khoa Quy hoạch đô thị và nông thôn đào tạo và cấp bằng Kiến trúc sư quyhoạch đô thị và nông thôn

- Khoa Xây dựng đào tạo và cấp bằng Kỹ sư xây dựng dân dụng và côngnghiệp, Kỹ sư xây dựng và công trình ngầm

- Khoa Kỹ thuật hạ tầng và môi trường đô thị đào tạo và cấp bằng kỹ sư cấpthoát nước, Kỹ sư kỹ thuật hạ tầng đô thị, Kỹ sư kỹ thuật môi trường đô thị

- Khoa quản lý đô thị đào tạo và cấp bằng Kỹ sư quản lý xây dựng đô thị Các chuyên ngành đào tạo sau đại học:

- Bằng tiến sĩ kiến trúc được cấp cho 4 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ: Lýthuyết và lịch sử kiến trúc – mã số: 62.58.01.01, kiến trúc công trình – mã số62.58.01.05 quy hoạch vùng – mã số 62.58.05.01, quy hoạch đô thị và nôngthôn – mã số: 62.58.05.05

- Bằng tiến sĩ kỹ thuật được cấp cho 3 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ: Xâydựng công trình dân dụng và công nghiệp – mã số: 62.58.20.01, cấp thoát nước -

- Bằng thạc sỹ Quản lý đô thị - mã số: 60.58.10 được cấp cho chuyên ngànhQuản lý đô thị và công trình

Chứng chỉ bồi dưỡng sau đại học được cấp cho các khóa bồi dưỡng ngắn hạn

1.2.2 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc

+ Giai đoạn từ năm 1971 đến 1980

Năm 1971, Trung tâm vẫn thuộc sự quản lý của phòng Đào tạo Hoạt độngthư viện trong thời gian này cũng chưa có gì mới, cán bộ thư viện, cơ sở vật chất

và vốn tài liệu đều bị phân tán do ảnh hưởng của chiến tranh song đã bắt đầu thểhiện vai trò trong việc phục vụ cán bộ giáo viên, sinh viên của trường

+ Giai đoạn từ 1981 đến 2000

Mặc dù vẫn chịu sự quản lý của phòng Đào tạo song Trung tâm đã tổ chứchoạt động một cách hợp lý, đưa hoạt động thư viện ngày càng khởi sắc, đã cómối quan hệ mở với các thư viện khác, trang bị các thiết bị hiện đại như máy vitính, máy in, máy photocopy và một hệ thống phòng phục vụ rộng rãi, đội ngũcán bộ vững về chuyên môn Các hoạt động của thư viện đã dần dần khẳng địnhvai trò không thể thiếu trong quá trình giáo dục đào tạo của

+ Từ năm 2001 đến nay

Năm 2001, Trung tâm TTTV được thành lập theo quyết định số 43/QĐ BXD ngày 8/1/2001 Trung tâm đã ra đời và bắt đầu phát triển theo xu thế mớicủa thư viện các trường đại học Trung tâm đã có nhiều sự đổi mới từ cơ cấu tổchức, phương thức hoạt động cũng như việc áp dụng CNTT vào thư viện

-Mặc dù thành lập với thời gian chưa dài song Trung tâm đã phát triển từnền tảng có sẵn cộng với sự quan tâm đầu tư của Trường Đại học Kiến trúc và Bộ

Xây dựng, Thư viện đã trở thành một trong những trung tâm TT - TV có bướcphát triển mới của các trường đại học ngày nay

Hiện nay, trong cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường, Trung tâm trực thuộckhối phòng ban Khoa học Công nghệ Qua nhiều năm hoạt động và phát triển,Trung tâm đã có những đóng góp nhất định trong sự nghiệp giáo dục của Trường.Trước đây Trung tâm có chức năng lưu trữ, quản lý kho tài liệu sách, báo tạp chítruyền thống và phục vụ bạn đọc Ngày nay, trong tình hình phát triển mới, Trungtâm đã cải tiến, bổ sung nội dung cũng như cách thức hoạt động cho phù hợp vớiyêu cầu phát triển của thư viện trường đại học

Là đơn vị có nhiệm vụ quản lý, xây dựng và phát triển phương thức cungcấp thông tin phục vụ cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học trongtrường đại học, Trung tâm đã phát triển, mở rộng quy mô hoạt động và nâng caochất lượng trong từng giai đoạn cụ thể, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của NDT.Theo sát chiến lược phát triển của trong giai đoạn phát triển tới năm 2020, Trungtâm TT-TV có nhiệm vụ tổ chức, quản lý, cung cấp thông tin tư liệu, tài liệutruyền thống và các loại tài liệu khác (băng, đĩa hình…) phục vụ công tác giảngdạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của cán bộ, viênchức, sinh viên và học viên trong Trường, tham gia vào công tác xây dựng pháttriển cổng thông tin điện tử, hợp tác và liên kết để tiến tới hội nhập với môitrường giáo dục quốc tế

Với chức năng cung cấp thông tin, Trung tâm có những nhiệm vụ cơ bản như

sau: Thu thập, xử lý, lưu trữ, quản lý, sử dụng các tài liệu, tin tức hoạt động vềđào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ… để phục vụ các nhiệm

vụ của Trường

Lập cơ sở dữ liệu, xây dựng, quản lý, tổ chức phát triển thông tin trênWebsite của Trường đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trên mạng, phục vụcông tác đào tạo, nghiên cứu, quản lý điều hành công việc của Nhà trường

17

Chủ trì biên tập, trình bày chế bản, in ấn phát hành bản tin hoạt động khoahọc công nghệ và đào tạo của Trường, tham gia biên tập, trình bày chế bản, in ấn,phát hành các tài liệu, ấn phẩm, giáo trình theo yêu cầu của Nhà trường

Xây dựng và thực hiện các dự án, đề tài về thông tin thư viện, cơ sở dữ liệu

do Trường giao

Phát triển mối quan hệ hợp tác với các trường, cơ sở nghiên cứu trong vàngoài nước về công tác thông tin tư liệu, tư liệu theo định hướng phát triển củaTrường

Quản lý cán bộ viên chức, người lao động hợp đồng thuộc Trung tâm theophân cấp Hiệu trưởng; quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật tư đượcNhà trường giao để thực hiện nhiệm vụ

Chủ trì phối hợp, tham gia với các đơn vị liên quan để thực hiện các nhiệm

vụ khác theo sự phân công của Trường

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có Ban Giám đốc và 04 tổ chuyên mônvới các chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:

Tổ thông tin tư liệu: có nhiệm vụ xây dựng, phát triển nguồn thông tin, tổchức, quản lý, xử lý, biên tập, chế bản và phổ biến thông tin

Tổ quản trị mạng: có nhiệm vụ quản trị mạng, xây dựng, tư vấn đề án pháttriển mạng và an ninh mạng

Tổ chuyên môn nghiệp vụ: có nhiệm vụ sưu tầm, bổ sung, phân loại, biêndịch, biên mục các tài liệu chuyên ngành xây dựng, kiến trúc, quy hoạch, kỹthuật hạ tầng và môi trường đô thị … trong và ngoài nước

Tổ phục vụ - tra cứu có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp, tuyên truyền, phổ biến, phục vụ đọc, mượn tài liệu cho cán bộ và sinh viên trong trường, gồm có 05 phòng phục vụ: phòng đọc sách giáo khoa và giáo trình dành cho sinh viên; phòng đọc báo, tạp chí dành cho sinh viên; phòng đọc giáo viên và nghiên cứu sinh; phòng khai thác mạng sinh viên và phòng mượn dành cho sinh viên

Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT – TV:

27

`

PHÒNG QUẢN TRỊ MẠNG

BAN GIÁM ĐÔC

BỘ PHẬN CHUYỆN MÔN NGHIỆP VỤ

BỘ PHẬN PHỤC VỤ

VÀ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

PHÒNG ĐỌC GIÁO VIÊN &

CÁN BỘ N/CỨU

PHÒNG ĐỌC SINH VIÊN

PHÒNG MƯỢN GIÁO TRÌNH

PHÒNG KHAI THÁC MẠNG

PHÒNG THÔNG TIN VÀ

TƯ LIỆU

PHÒNG ĐỌC GIÁO TRÌNH, TÀI LIỆU THAM

KHẢO

PHÒNG ĐỌC TẠP CHI

21

Cơ cấu nhân sự của Trung tâm tại thời điểm tháng 09 năm 2012 gồm có 19cán bộ bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc và 17cán bộ thuộc các phòng bộ phận,trong đó có 01 tiến sĩ, 02 Thạc sĩ khoa học thư viện, 10 Cử nhân thư viện, 02 cửnhân báo chí, 01 Kiến trúc sư, 02 Cử nhân biên dịch, 01 Kỹ sư CNTT

Bảng 1.2: Cơ cấu tổ chức nhân sự của Trung tâm TT - TV

Hiện nay, Trung tâm TT-TV tổ chức nhân sự theo các bộ phận như sơ đồ cơcấu tổ chức ở phía trên: Bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, bộ phận phục vụ – tracứu, bộ phận thông tin tư liệu, bộ phận quản trị mạng và thiết bị Các bộ phậnnày hoạt động theo phương thức tổ nhóm, có quan hệ tương tác hỗ trợ với nhau.Thực chất, các bộ phận này thuộc các nhóm hoạt động chính bao gồm các lĩnhvực: CNTT, nghiệp vụ và phục vụ Các nhóm được tổ chức theo nội dung côngviệc được giao cho từng nhóm với chức năng cụ thể Việc tổ chức này thể hiệnnhiều ưu điểm trong mô hình quản lý chung, song sự tương tác hoạt động trongcông việc của các nhóm vẫn thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc,hoặc sự tương tác chỉ thể hiện trong những mối quan hệ đồng nghiệp Điều nàyđôi lúc hạn chế khả năng hoạt động của tổ, nhóm và ảnh hưởng đến thời gian củaBan Giám đốc trong những trường hợp công việc phát sinh

Hiện tại, trình độ ngoại ngữ và trình độ tin học của các cán bộ thư viện cònchưa đồng đều, điều kiện tiếp cận trao đổi kinh nghiệm, chuyên môn, nghiệp vụvới các cán bộ thư viện của các thư viện khác, cũng như tham quan học hỏi tại

nước ngoài còn hạn chế Với sự phát triển và hòa nhập của với thế giới, các điềukiện trình độ, năng lực nhân viên thư viện nếu không được bồi dưỡng sẽ khó đápứng được khả năng phục vụ chất lượng cao

Việc quản lý giờ làm việc của nhân viên thư viện vẫn theo giờ hành chính.Tuy nhiên, khi có những công việc phát sinh, có những kế hoạch cần thực hiệnđột xuất, cách tính giờ lao động sẽ có đôi lúc không phù hợp với nội dung côngviệc mà các nhân viên thực hiện Điều này sẽ đúng đắn hơn nếu sự đánh giá côngviệc qua thời gian làm việc kết hợp với hiệu quả và năng suất công việc

1.2.4 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin của Trung tâm hiện nay được lưu trữ ở hai dạng làtruyền thống và điện tử

* Nguồn lực thông tin truyền thống

Theo số liệu thống kê năm 2012 của Trung tâm TT-TV, nguồn tài liệutruyền thống như sau:

- Tài liệu giáo trình

Là loại tài liệu mang tính đặc thù riêng của thư viện các trường đại học Tàiliệu giáo trình cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản, có hệ thống về cácmôn học theo chương trình đào tạo của trường, giúp họ thiết lập một nền tảngvững chắc ban đầu trước khi đi vào nghiên cứu chuyên sâu Số lượng giáo trìnhcủa Trung tâm gồm có 218 đầu sách với khoảng 101.003 cuốn (chiếm gần 79%tổng số sách có trong Trung tâm), ngôn ngữ của loại tài liệu này chủ yếu là TiếngViệt Mỗi đầu sách được bổ sung vào Trung tâm thường từ 100 đến hàng nghìncuốn Toàn bộ số giáo trình trên được bố trí tại Phòng mượn giáo trình

Trong vài năm gần đây, được sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trường, kinhphí bổ sung cho giáo trình tăng lên đáng kể, song do quy mô đào tạo của Trườngđược mở rộng nên lượng giáo trình phục vụ cho đào tạo chưa đáp ứng đủ nhu cầucủa sinh viên, đặc biệt là giáo trình chuyên ngành Thành phần kho giáo trìnhhiện nay của Trung tâm chia theo năm xuất bản như sau:

23

 Giáo trình xuất bản trước năm 1980 khoảng 1.458 cuốn chiếm: 1,4%,

 Giáo trình xuất bản từ năm 1980 đến 1989 khoảng 709 cuốn chiếm: 0,7%,

 Giáo trình xuất bản từ năm 1990 đến 1999 khoảng 47.749 cuốn chiếm:47,3%,

 Giáo trình xuất bản từ năm 2000 đến nay khoảng 51.087 cuốn chiếm:50,6%

Biểu đồ 1.1: Thống kê giáo trình theo năm xuất bản

- Tài liệu tham khảo

+ Sách tham khảo tiếng nước ngoài:

Tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài chiếm một phần không lớn trong khosách của Trung tâm, được thống kê theo hai loại ngôn ngữ cơ bản đó là tiếng Nga

và tiếng Anh Hiện nay, Trung tâm có 2.620 đầu với 5.382 cuốn (chiếm 4,2%tổng số sách và chiếm gần 19,9% số sách tham khảo) Trong đó sách tham khảotiếng Nga là 3.903 cuốn, còn lại là sách tiếng Anh và một số ngôn ngữ khác Sốtài liệu này được bố trí tại Phòng đọc dành cho giảng viên và cán bộ nghiên cứu

Nhìn chung, kho sách tham khảo của Trung tâm có số lượng không lớnnhưng có nhiều sách quý, hiếm Các tài liệu này chủ yếu bằng tiếng Nga nên cótần suất sử dụng thấp, ít được bạn đọc quan tâm Các tài liệu ngoại văn của Trungtâm hiện nay chủ yếu thuộc các chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, quy hoạch,còn các chuyên ngành khác như Quản lý đô thị, Kỹ thuật hạ tầng và môi trường

đô thị, sách CNTT trong kiến trúc, xây dựng chưa được bổ sung nhiều Sở dĩ cótình trạng như vậy là do nhiều nguyên nhân, trong đó kinh phí bổ sung tài liệuhàng năm là vấn đề ảnh hưởng nhiều nhất đến kho tài liệu của Trung tâm Trướcnhững năm 1990, Việt Nam được Liên Xô hỗ trợ rất nhiều, trong đó sách tiếngNga được cho hoặc bán với giá rẻ nên kho tài liệu của thư viện trong thời gian đórất phong phú Sau năm 1990 thì nguồn tài trợ không còn, cộng với việc tiếngNga không còn là ngôn ngữ phổ biến, trong khi sách kỹ thuật của các nước tư bảnlại chứa đựng những thông tin cụ thể, sát với thực tế hơn và NDT cũng có nhiềunhu cầu về tài liệu của các nước này Nhà trường đã duyệt mua những tài liệuthuộc các nước Anh, Pháp, Mỹ, Nhật, Hàn Quốc, Trung Quốc nhưng với sốlượng hạn chế vì giá tài liệu rất đắt Chính số tài liệu ngoại văn không phải bằngtiếng Nga này lại được bạn đọc trẻ tuổi quan tâm nhiều, vì vậy trong thời giangần đây, Nhà trường và Trung tâm cũng nên quan tâm đến loại tài liệu này nhiều

hơn

+ Tài liệu tham khảo tiếng Việt:

Loại tài liệu này có số đầu sách ít hơn với tài liệu ngoại văn nhưng số bảnlại nhiều hơn Cụ thể sách tham khảo Tiếng Việt hiện có tại Trung tâm là 871 đầusách với khoảng 21.701 cuốn (chiếm hơn 16,9% tổng số sách và chiếm hơn 81%tổng số sách tham khảo) Do kinh phí hạn hẹp và điều kiện kho lưu trữ thiếu nênloại tài liệu này chủ yếu được bổ sung theo chuyên ngành đào tạo của Trường,còn các loại tài liệu khác như sách tin học, ngoại ngữ, các loại tài liệu về văn, thể,mỹ, chưa được quan tâm bổ sung Mỗi một đầu sách tham khảo bổ sung vào

25 Trung tâm từ 5 đến 10 cuốn Số sách này thường được tổ chức ở Phòng đọc dànhcho Giảng viên và cán bộ nghiên cứu, Phòng đọc giáo trình và Phòng đọc tạp chí.

Biểu đồ 1.2: Tỷ lệ tài liệu tham khảo tiếng Việt, ngoại văn và giáo trình

+ Tạp chí

Nguồn tạp chí tại Trung tâm TT-TV bao gồm các tạp chí khoa học kỹ thuậtchuyên ngành trong nước và trên thế giới Đối với những người làm công tácgiảng dạy và nghiên cứu khoa học thì việc nắm bắt được những thông tin khoahọc và công nghệ mới và sớm nhất là điều vô cùng quan trọng, phần lớn nhữngthông tin ấy được giới thiệu trên những tạp chí chí khoa học và chuyên ngành củacác nước phát triển

Loại tạp chí Số đầu Số cuốn Tỷ lệ

23%

6% 0%

Sach tham khao Tiêng Viêt Sach tham khao Ngoai Văn Giao trinh

Bảng 1.3: Thống kê số lượng tạp chí có trong Trung tâm

Theo thống kê, hiện nay Trung tâm có 107 loại tạp chí gồm 12.303 bản,trong đó có 39 đầu tạp chí với 5.132 cuốn xuất bản từ năm 1979 trở về trước củacác nước Liên Xô cũ, tạp chí của các nước Đông Âu và tư bản chủ nghĩa Số tạpchí này thông tin đã lạc hậu nên bạn đọc tại Trung tâm hầu như không tham khảonữa

- Tài liệu không công bố

Là loại tài liệu phản ánh kết quả hoạt động về nghiên cứu khoa học, côngnghệ và không được phổ biến rộng rãi kể cả bằng phương thức thương mại hoặcphi thương mại, hay còn gọi là tài liệu xám Tài liệu xám “là tài liệu được đưa rabởi các cơ quan chính phủ, các viện nghiên cứu, các trường học, các tổ chứcthương mại, công nghiệp dưới dạng in hoặc điện tử và không kiểm soát được bởicác nhà xuất bản thương mại”

Tài liệu không công bố tại thư viện gồm các loại sau:

+ Luận án, luận văn

Hiện nay Trung tâm có 75 luận án Tiến sĩ, 1245 luận văn Thạc sĩ do cán bộ,giảng viên và học viên cao học của Trường bảo vệ trong và ngoài nước Ngoài racòn có các báo cáo khoa học của sinh viên và cán bộ trong trường, các chuyên đềnghiên cứu nghiên cứu sinh, những tài liệu được thu nhận thông qua Phòngnghiên cứu khoa học của Trường Đây là nguồn tài liệu có giá trị tham khảo đặcbiệt bởi nhiều luận án, luận văn đã đề ra được những giải pháp hữu hiệu trongcông tác nghiên cứu và triển khai công nghệ, những công trình rất có giá trị sửdụng cũng như nghiên cứu Luận án, luận văn không chỉ có ý nghĩa tham khảochung mà còn có ý nghĩa như một tài liệu tra cứu khi nghiên cứu về một vấn đề,một đề tài cụ thể Nguồn thông tin có trong luận án, luận văn luôn mới, có giá trịthực tiễn cao và rất được những người là công tác nghiên cứu khoa học quan tâm

27 Bảng 1.4: Thống kê tài liệu luận án, luận văn

* Nguồn lực thông tin hiện đại

Nguồn lưc thông tin hiệ n đạ i đệ ̉ chi phần tiềm lƣ̉ c thông tin trong môi ̣ trường điên tƣ̣ ̉ Khái niệm tài liệu điện tử đã trở nên quen thuôc đối

vợ ́i NDT và đang đươc sƣ̣ ̉ dung rộ ng rạ ĩ Chúng rất đa dạng về thể loại , về cách thƣ́c lưu trƣƣ̃ cũng như khai thác thông tin Dạng tài liệu mới này cũng là một trong số những yếu tố cơ bản để xây dưng nên thư ̣ viên điệ

n tƣ̣ ̉ Hiên nay , tại Trung tâm đang quản lý và khai thác một số lượngtài liệu điện tử có các nội dung chuyên ngành về lich sƣ̣ ̉ Kiến trúc , các tiêu chuẩn thiết kế trong kiến trúc , nhƣƣ̃ng vấn đề lien quan đến xây dưn g quản lý quy hoach ,… Các tài liêu đượ c lưu trụ ƣ̃ ở dang ̣ đia ƣ̃ CD-ROM, trong các đia chị̉ Website trên mang Internet Nôi dung thông tin trong ̣

đó đươc thệ ̉ hiên ợ̉ các dang văn bạ ̉n , hình vẽ, tranh ảnh, đồ thi,̣… Dưới đây là môt số n ét khái quát chính về nguồn tài liệu điện tử của Trung tâm

- Cơ sở dữ liệu dạng CD và CD kèm theo sách, tạp chí

Trong chế độ bổ sung của Trung tâm, chưa có chế độ dành riêng cho việc bổsung các đĩa CD cơ sở dữ liệu hay CD tài liệu số Các CD hiện có tại Trung tâmchủ yếu là các CD cơ sở dữ liệu được tài trợ hay các CD kèm theo sách và tạpchí với số lượng khoảng trên 20 CD Các đĩa CD này hiện đang được lưu trữ, bảoquản tại Phòng đọc dành cho giáo viên và cán bộ nghiên cứu và phòng đọc tạpchí, phục vụ các nhóm NDT có khả năng khai thác dữ liệu tại đây

Hiện trạng của các CD hầu hết là dạng đơn bản, không có khả năng tích hợpvào hệ thống quản lý thư viện Libol dưới dạng các cơ sở dữ liệu mà được quản lýtương tự như một ấn phẩm truyền thống Trong hệ thống tra cứu OPAC, các đĩa

CD này được chỉ dẫn kèm theo tài liệu để NDT biết về sự tồn tại của chúng, sau

đó liên lạc với cán bộ phục vụ để khai thác, sử dụng

- Cơ sở dữ liệu trực tuyến được mua, liên kết tài trợ

Nguồn cơ sở dữ liệu được mua, tài trợ, liên kết của Trung tâm hiện nay cóthể kể đến các nguồn như sau:

- Nguồn cơ sở dữ liệu Ebsco do dự án PERY Việt Nam phối hợp với Trung

tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia thực hiện Cơ sở dữ liệu của Ebsco bao gồm 17 cơ sở dữ liệu thuộc các lĩnh vực Khoa học công nghệ, Kinh tế,Máy tính, Y, Dược, Khoa học xã hội với hơn 17.000 đầu tên tạp chí, bản tin,báo, trong đó có 3.000 tạp chí toàn văn peer-reviewed

- Bách khoa toàn thư Encarta của Microsoft với đầy đủ các thông tin như

một cuốn bách khoa toàn thư thế giới gồm hình ảnh, âm thanh và các thông tinkhác

- Nguồn cơ sở dữ liệu Blackwell Synergy với khả năng tìm và truy cập toàn

văn hơn 850 tạp chí điện tử của Nhà xuất bản Blackwell thuộc các lĩnh vực Khoahọc công nghệ, Khoa học xã hội, Sinh học, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, thủy sản,

Y học

- Các nguồn cơ sở dữ liệu trực tuyến chuyên ngành kiến trúc, xây dựng do

quỹ Ford tài trợ bao gồm:

+ Tạp chí Contruction Europe – Tạp chí xây dựng Châu Âu, InternalConstruction – Tạp chí xây dựng quốc tế, Tạp chí D&RI với địa chỉ truy cập làhttp://www.klh.com/register/ce/digital Đây là nơi lưu trữ rất nhiều tạp chí online

đã được số hóa và các triển lãm mạng, có thể tải về máy tính dưới dạng file pdf + Tạp chí Design Issues – Thiết kế công trình, với địa chỉ truy cập làhttp://www.ingentaconect.com/register/institutional

+ Tạp chí Interior Design Magazine – Tạp chí thiết kế nội thất, với địa chỉtruy cập là http://www.interiordesign.net

+ Tạp chí Housing Studies – Tạp chí nghiên cứu nhà ở, Tạp chíInternational Journal of Water Resources Development – Tạp chí quốc tế về pháttriển nguồn tài nguyên nước, Tạp chí Journal of Engineering Design – Tạp chíthiết kế kỹ thuật xây dựng, Tạp chí Journal of Urban Design – Tạp chí quy hoạch

29

đô thị, Tạp chí Landscape Research – Tạp chí nghiên cứu cảnh quan đô thị vớiđịa chỉ truy cập là http://www.tandf.co.uk/journals/online.asp

- Cơ sở dữ liệu do Trung tâm TT-TV xây dựng

Từ năm 2002, khi Trung tâm ứng dụng tin học hóa hoạt động thư viện vàxây dựng thư viện điện tử, Trung tâm bắt đầu xây dựng các cơ sở dữ liệu tạođiều kiện thuận lợi cho NDT trong Trường khai thác tài liệu được nhanh chóng vàthuận tiện hơn Các cơ sở dữ liệu Trung tâm đã xây dựng được là:

+ Cơ sở dữ liệu Sách: Bao gồm toàn bộ sách giáo trình và sách tham khảo

đã bổ sung bằng các ngôn ngữ khác nhau có trong kho của Trung tâm với khoảng3.697 biểu ghi Cơ sở dữ liệu này được NDT thường xuyên sử dụng tra cứu trênphần mềm Libol Cơ sở dữ liệu này đã được đưa lên hệ thống mạng Intranet củaNhà trường

+ Cơ sở dữ liệu Luận án, luận văn: Bao gồm toàn bộ luận án, luận văn đã

được lưu trữ tại Trung tâm từ trước tới nay Với 1.167 biểu ghi đã phản ánh gầnnhư toàn bộ số lượng luận án, luận văn có trong Trung tâm

+ Cơ sở dữ liệu báo, tạp chí: Hiện nay Trung tâm mới chỉ xây dựng được

số biểu ghi cho tạp chí nhập trong những năm gần đây Số tạp chí đã cũ, lỗi thờiTrung tâm chưa xử lý hồi cố được nên số lượng biểu ghi trong cơ sở dữ liệu nàyrất khiêm tốn với 58 biểu ghi thể hiện cho 102 tập, 2.477 số

+ Cơ sở dữ liệu Đồ án môn học: Trong năm 2002 Trung tâm đã có sự hợp

tác với các Khoa để xây dựng nguồn lực thông tin số dạng này dưới hình thức:các Khoa chuyển giao cho Trung tâm một số đĩa CD với các dạng đồ án tiêu biểu.Đồng thời Trung tâm đã triển khai nhân lực, sử dụng máy ảnh số, máy scan vàcác phương tiện sao chụp khác để số hóa một số đồ án tiêu biểu, hoặc đạt các giảicao được trưng bày trong các triển lãm, được phân chia theo chương trình đào tạo

và các đồ án tiêu biểu, sau đó được tổ chức một cơ sở dữ liệu đồ án môn học sinhviên

Đây là cơ sở dữ liệu được bạn đọc tại Trung tâm, Ban Giám hiệu và cácchuyên gia nước ngoài đánh giá rất cao về tính hữu dụng của nó Với gần 100 đồ

án trong cơ sở dữ liệu, các bạn đọc đặc biệt là sinh viên khi truy cập vào cơ sở dữliệu này đã có thể hình dung được trong quá trình học tập tại Trường phải làmnhững loại bài tập và đồ án gì và làm như thế nào

Tuy nhiên, sau đó, do nhiều yếu tố như thiếu một quy trình thực hiện tổngthể cũng như vấn đề nhân sự, vấn đề liên kết, cơ sở dữ liệu này hầu như khôngđược cập nhật từ đó đến nay

Thời điểm cơ sở dữ liệu ra đời còn có sự hạn chế về công nghệ nên cơ sở dữliệu này được viết bằng ngôn ngữ html, dưới dạng các trang web tĩnh, bao gồmcác hình ảnh, văn bản đã được chuyển sang dạng file pdf để tham khảo

Hiện cơ sở dữ liệu này đang được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Trungtâm tại địa chỉ truy cập http://192.168.0.1/csdl/ Bạn đọc có thể truy cập cơ sở dữliệu này ở bất kỳ đâu trong phạm vi của Trường

Cấu trúc của cơ sở dữ liệu bao gồm các thành phần cơ bản sau:

+ Tổng hợp các đồ án thuộc các chuyên ngành Kiến trúc (khoảng 23 đồ án), Xây dựng (khoảng 29 đồ án), Quy hoạch (khoảng 18 đồ án), Kỹ thuật hạ tầng và môi trường đô thị (khoảng 21 đồ án) Cơ sở dữ liệu này còn thiếu một số chuyên ngành so với chương trình đào tạo của Trường

+ Các mục hỗ trợ liên kết tới trang tra cứu tài liệu Libol, hỗ trợ tìm kiếm vàphần mềm Tất cả các đồ án đều có các thuyết minh, bản vẽ chi tiết như một đồ

án hoàn chỉnh

31

Hình 1.1: cơ sở dữ liệu Đồ án môn học

+ Cơ sở dữ liệu phục vụ đồ án thiết kế kiến trúc: Nhằm phục vụ nhu

cầu về tài liệu tham khảo cho sinh viên trong việc triển khai các đồ án thiết kếmôn học các chuyên ngành kiến trúc, quy hoạch phục vụ nhu cầu nâng cao chấtlượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường, được sự cho phép của Nhàtrường, Trung tâm triển khai chương trình tuyển chọn, biên tập và chế bản Hệ cơ

sở dữ liệu các công trình thiết kế kiến trúc, quy hoạch phục vụ làm tài liệu thamkhảo Hiện nay Trung tâm đã giới thiệu được CD chuyên đề “Trường tiểu học -thuộc đồ án K4 – chuyên ngành kiến trúc”

Hình 1.2: Trang chủ của cơ sở dữ liệu phục vụ đồ án thiết kế kiến trúc

+ Website Trung tâm TT-TV: tại địa chỉ http://hau.edu.vn/cil-hau.htm

Nằm trong cổng thông tin của Trước xu thế phát triển website các trường đạihọc trong nước, Trung tâm TT-TV đã được nhà trường giao nhiệm vụ quản trịtrang thông tin, phối hợp với các khoa, phòng ban xây dựng và duy trì hoạt độngcủa trang này Tuy nhiên do chưa được quan tâm đúng mức nên website Trungtâm TT-TV mới chỉ đơn thuần là trang giới thiệu về cơ cấu tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của Trung tâm mà chưa có những thông tin phản ánh nguồn lực thôngtin, là điểm truy cập đầu tiên của bạn đọc khi tới thư viện

33

Hình 1.3: Giao diện của Website Trung tâm TT-TV

1.2.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

NDT là đối tượng phục vụ, là người sử dụng những sản phẩm và dịch vụcủa cơ quan TT - TV Trong nền kinh tế thị trường, NDT là khách hàng và cơquan TT - TV là nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ Mặt khác, NDT tái sản xuất

ra thông tin, tham gia vào hầu hết các công đoạn của hoạt động thông tin baogồm hỗ trợ lựa chọn và bổ sung tài liệu, đánh giá nguồn tin…

NDT là các giáo sư, tiến sỹ, thạc sỹ, nghiên cứu sinh, cử nhân chuyênngành Kiến trúc, Xây dựng, Quy hoạch, Đô thị, Quản lý đô thị, Mỹ thuật làmcông tác giảng dạy, quản lý, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ vàcác thế hệ học viên cao học, sinh viên thuộc các chuyên ngành đào tạo củaTrường Theo lĩnh vực hoạt động và dạng nhu cầu thông tin, NDT có thể đượcphân thành các nhóm sau:

- Nhóm giảng viên, cán bộ nghiên cứu: Đây là nhóm NDT có trình độ

chuyên môn cao (chiếm khoảng 6%) Họ là những chủ thể hoạt động thông tin,vừa khai thác thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học,vừa tái sản xuất ra thông tin thông qua các sản phẩm tri thức phục vụ xã hội Họ

là những NDT thường xuyên, cập nhật thông tin, công nghệ mới trong lĩnh vực

hoạt động chuyên môn, tham khảo các mạng thông tin chuyên ngành quốc gia vàquốc tế, kết hợp tri thức lý luận với thực tiễn, kết hợp nghiên cứu với tiếp cận thịtrường

- Nhóm nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên: Đây là nhóm NDT

đông đảo và thường xuyên của Trung tâm (chiếm khoảng 91%), trong nhóm NDTnày có thể chia ra hai nhóm nhỏ như sau:

+ Nhóm học viên cao học và nghiên cứu sinh: đó là những người đã tốt

nghiệp đại học, chưa hoặc đang công tác thực tiễn NCT của họ chủ yếu cótính chất chuyên ngành sâu, phù hợp với chương trình đào tạo, đề tài, đề án.Nhóm này thường quan tâm tới sách tham khảo, tra cứu, tạp chí chuyênngành, luận văn, luận án

+ Nhóm sinh viên: Đây là nhóm NDT lớn nhất, rất phong phú và đa dạng của

Trung tâm Nhu cầu thông tin có những đặc trưng cụ thể Nguồn tin cần đượccung cấp là thông tin về nội dung chương trình học tập trong sách giáo trình,sách tham khảo, các công trình đồ án môn học và đồ án tốt nghiệp, báo tạpchí chuyên ngành,…Sinh viên cũng cần những thông tin thường thức, thôngtin khoa học xã hội, phục vụ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí, pháttriển toàn diện nhân sinh quan cá nhân

- Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý: Nhóm NDT này chỉ chiếm khoảng 1%

nhưng đây là nhóm đặc biệt quan trọng, đóng vai trò quan trọng trong sự pháttriển của Cán bộ lãnh đạo quản lý của Trường, vừa quản lý vừa làm chuyênmôn Công việc của họ là dự báo tình hình, vạch phương hướng phát triển, xâydựng kế hoạch hoạt động Những thông tin họ cần thường mang tính chiến lược,

dự báo của ngành, những thông tin chỉ đạo chiến lược của Chính phủ, Quốc gia…

Họ cần những thông tin đã được tổng hợp, xử lý mang tính chất cô đọng và có hệthống về các vấn đề (hiện trạng, mức độ và xu hướng xử lý), có tính vĩ mô, đầy

đủ và chính xác

35

- Nhóm NDT là cán bộ sản xuất và chuyển giao công nghệ: đây là nhóm

NDT có số lượng không lớn (khoảng 2% tổng số NDT của Trung tâm TT – TV),nhưng đối với họ thông tin có ý nghĩa quan trọng nó giúp cho việc rút ngắn quátrình từ nghiên cứu đến sản xuất, thúc đẩy tạo ra nhiều sản phẩm chất lượng cao,hiện đại, phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của xã hội

Thông tin cho nhóm NDT này chủ yếu là dạng thông tin công nghệ như:Thông tin về các sản phẩm mới, quy trình công nghệ mới, các công trình kiếntrúc, quy hoạch kinh điển hoặc các công trình đạt giải cao tại các cuộc thi kiếntrúc, xây dựng hoặc quy hoạch trong nước và trên thế giới

Thành phần cơ cấu các nhóm NDT tại Trung tâm TT – TV được trình bàytrên biểu đồ 1.2.5.1

Biểu đồ 1.3 : Thành phần cơ cấu các nhóm NDT tại Trung tâm TT – TV

Cán bộ quản lý

Nghiên cứu sinh, học viên và sinh viên

Cán bộ sản xuất và chuyển giao công nghệ

Hình 1.4: Phòng đọc giáo trình và tài liệu tham khảo Phòng đọc giáo trình và tài liệu tham khảo dành cho sinh viên tại tầng 04phục vụ cho mượn đọc giáo trình, sách tham khảo, báo chí các lĩnh vực xã hội.Tổng diện tích phòng đọc là 250,92 m2 Khu vực tác nghiệp của cán bộ Trungtâm và khu vực đọc tài liệu truyền thống là 155,52 m2; khu vực kho tài liệu là95,40 m2 Khu vực tra cứu được bố trí dọc theo lối đi thông ra hai cửa chính vàgần khu vực khai thác thông tin Phòng đọc giáo trình có 70 chỗ ngồi đọc

- Phòng mượn giáo trình và tài liệu tham khảo (tầng 4)

Phòng mượn giáo trình và sách tham khảo nằm ở tầng 4, liền kề với buồngthang bộ và khu WC Phòng có diện tích 77.76m2 Phục vụ cán bộ, giáo viên vàsinh viên trong trường mượn tài liệu và sách giáo trình về các ngành nhà trườngđang đào tạo

Kho Giáo trình có tổng số khoảng 74.662 bản với 110 tên sách gồm các loạitài liệu về các chuyên ngành đào tạo: kiến trúc, xây dựng, quy hoạch và kỹ thuật

hạ tầng đô thị Ngoài ra còn có các loại tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viêncác ngành đào tạo trong trường

- Phòng đọc tạp chí (tầng 5):

Phục vụ sinh viên trong trường đến đọc tại chỗ các loại tạp chí, tài liệu,sách chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, kỹ thuật đô thị và môi trường Sinh viên

37

có thể tìm được ở đây các loại tài liệu quý, các tạp chí về kiến trúc, quy hoạch,nghệ thuật trang trí… nổi tiếng trên thế giới

Phòng đọc báo, tạp chí dành cho sinh viên tại tầng 05 phục vụ mượn đọc

tạp chí chuyên ngành Tổng diện tích phòng đọc là 250,92 m2 Khu vực tácnghiệp của cán bộ Trung tâm và khu vực đọc tài liệu truyền thống là 155,52m2.Khu vực kho tài liệu là 95,40 m2 Khu vực tra cứu cũng được bố trí giống vớiphòng đọc giáo trình Phòng đọc tạp chí có 60 chỗ ngồi đọc

- Phòng máy chủ (tầng 5)

Phòng máy chủ là nơi lắp đặt các máy chủ quản lý toàn bộ mạng máy tínhtoàn trường Phòng nằm ở tầng 5, có diện tích 29.92m2

- Phòng thông tin tư liệu (tầng 5)

Phòng thông tin tư liệu nằm ở tầng 5, có diện tích 51.8m2.Phòng cónhiệm vụ:

• Quản lý, lưu trữ, khai thác, sưu tầm, sử dụng các tài liệu, phương tiện kỹthuật được trang bị phục vụ các nhiệm vụ của Trường

• Thu thập, xử lý các thông tin của ngành Xây dựng và các chuyên ngành cóliên quan trong và ngoài nước, Thông báo các thông tin, tài liệu chuyênngành mới, tiên tiến phục vụ nhiệm vụ của trường

• Tham gia biên soạn, phát hành, lập cơ sở dữ liệu các giáo trình, tài liệutheo yêu cầu của Trường bằng hình thức hợp đồng giao nhận

• Củng cố, phát triển quan hệ hợp tác với các Trường, các cơ sở nghiên cứutrong và ngòai nước về thông tin, tài liệu phục vụ nhiệm vụ đào tạo,nghiên cứu, thực hành lao động, sản xuất

• In ấn bản tin, ấn phẩm có nội dung tuyên truyền chuyên ngành xây dựngtheo yêu cầu của Bộ và Trường

• Tham gia và thực hiện các dự án về thông tin, tư liệu, thư viện cấp Trường

và Bộ

- Phòng đọc giáo viên (tầng 6):

Phòng đọc giáo viên và nghiên cứu sinh phục vụ giáo viên, cán bộ, họcviên cao học, sinh viên nghiên cứu khoa học tại tầng 06, phục vụ sách, tạp chíchuyên ngành, sách tham khảo, báo chí các lĩnh vực Phòng đọc có tổng diện tích

là 155,52 m2 với các khu vực chức năng tổ chức dạng kho mở Phòng có 20 chỗphục vụ đọc tài liệu

Các loại tài liệu: nghiên cứu lý luận , sách về từng loại công trình , giớithiệu về kiến trúc sư cùng những công trình tiêu biểu , cẩm nang xây dựng , từđiển chuyên ngành, tài liệu tiêu chuẩn… dưới dạng báo , tạp chí, sách ngoại văn

ở đây còn có luận văn, luân ạ ́n đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường

- Phòng truy cập Internet (tầng 6)

Phòng truy cập Internet nằm ở tầng 6, liền kề với buồng thang bộ và khu

WC Phòng có diện tích 77.76m2 Trang thiết bị trong phòng có 01 máy tính kiểmsoát của nhân viên Trung tâm, 30 máy trạm tra cứu, phục vụ khai thác thông tinIntranet/Internet

39

- Các phòng đọc bố trí tách rời, không nằm chung trong cùng một hệthống gây lãng phí về các hệ thống kiểm soát, đồng thời hạn chế antoàn, an ninh tài sản của Trung tâm NDT phải thay đổi môi trườngkhông gian khi muốn thay đổi các dạng tài liệu tham khảo Cách thức

tổ chức phục vụ trong các phân khu chức năng và tổ chức không gianhiện tại không phù hợp với việc sử dụng thư viện điện tử

Trung tâm TT-TV còn được đầu tư trang bị một hệ thống máy tính và cácthiết bị phụ trợ hiện đại để phục vụ các cán bộ, giảng viên và sinh viên trongtrường Cụ thể là:

Loại thiết bị Số lượng Hiện trạng sử dụng

Hệ thống máy chủ 09 Sử dụng tốt

Máy trạm soạn thảo 11 Máy lạc hậu, cấu hình thấp

Máy trạm tra cứu 65 Máy quá lạc hậu, cấu hình thấp

Máy scan A4 01 Đã cũ, chất lượng bản scan kém

Máy in màu 03 Cũ, chất lượng bản in kém

Máy in đen trắng 06 Cũ, chất lượng bản in kém

Bảng 1.5: Số lượng trang thiết bị kỹ thuật của Trung tâm

Hiện nay Trung tâm có 09 máy chủ tương đối hiện đại, thực hiện các chứcnăng sau: lưu trữ thông tin, gửi nhận thư điện tử, quản lý website của Trường,vận hành các chương trình phần mềm ứng dụng cho mạng Internet/Intranet

Số lượng máy trạm soạn thảo là máy có cấu hình Intel Pentium 4, 1.6Ghz, 128Mb SDRAM, HDD 20Gb Các máy trạm tra cứu có cấu hình Intel CeleronIII, 940Mhz , 64Mb SDRAM, HDD 20Gb

Phòng cơ sở dữ liệu, nghiệp vụ hiện được trang bị các loại máy trạm soạnthảo và một số máy trạm tra cứu phục vụ cho công tác tác nghiệp của cán bộ Cácmáy này được trang bị từ năm 2001, hầu hết đã cũ, cấu hình quá thấp, không đápứng được yêu cầu công việc

Với một nguồn lực thông tin phong phú cùng các thiết bị kỹ thuật hiện đạinhư trên, Trung tâm đã góp phần quan trọng vào quá trình giáo dục, đào tạo củaNhà trường

1.3 Vai trò và yêu cầu của việc ứng dụng Libol 5.5 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện

1.3.1 Vai trò của việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm

Năm 2002, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tranh thủ được nguồn đầu tư của Ngân hàng thế giới (WB) cho một dự án là: “Đầu tư hỗ trợ giáo dục đại học”,trong đó 10 trường đại học trong cả nước sẽ nhận được trọn nguồn kinh phí choviệc nâng cấp thư viện Trường Đại học Kiến trúc là 1 trong 10 trường đó

Một trong những nội dung của dự án “Đầu tư hỗ trợ giáo dục” là “Lựachọn mua và cài đặt phần mềm cho một giải pháp thư viện điện tử, nhằm nângcao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện… nhằm tạo môi trường thuậnlợi cho việc trao đổi, liên kết, khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin của nhau”

Sau một thời gian tìm kiếm và thử nghiệm, đã lựa chọn sử dụng phầnmềm thư viện Libol 5.5 Đây là phần mềm thư viện được thiết kế theo hai nguyêntắc chủ đạo là mở và tích hợp Về mặt công nghệ nó tích hợp các phân hệ nghiệp

vụ trong một giao diện thống nhất và khai tchác một cơ sở dữ liệu chung, đồngthời có thể liên kết với những phần mềm khác hoặc bổ sung thêm tính năng, giaodiện, cấu trúc dữ liệu mới Về mặt nghiệp vụ, Libol áp dụng các chuẩn quốc tế,tuy nhiên vẫn cho phép tạo thêm các tính năng đặc thù cho thư viện dựa trên cơ

sở nghiên cứu thực tiễn và xu thế phát triển thư viện ở Việt Nam

Phần mềm Libol 5.5 đã nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năngcung cấp dịch vụ cho bạn đọc:

- Đáp ứng nhu cầu mà hệ thống thủ công không thực hiện được

- Khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài

- Truy cập một số lượng lớn thông tin một cách hiệu quả

- Đồng bộ cách tra cứu nhanh