ứng dụng các phần mềm tin học trong hoạt động thương mại

Nhu cầu về ứng dụng các phần mềm tin học trong hoạt động thương mại Với tiến bộ nhảy vọt trong vòng vài chục năm trở lại đây, cuộc cách mạngcông nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh

ỨNG DỤNG CÁC PHẦN MỀM TIN HỌC TRONG

HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI

I MỞ ĐẦU

1.1 Nhu cầu về ứng dụng các phần mềm tin học trong hoạt động thương mại

Với tiến bộ nhảy vọt trong vòng vài chục năm trở lại đây, cuộc cách mạngcông nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người.Các phần mền tin học ngày càng được sử dụng rộng trong đời sống và phát triểnkinh tế, trong đó thương mai là một lĩnh vực cần sử dụng đến nhiều phần mềm,nhất là khi Thương Mại Điện Tử ra đời Sự tăng trưởng nhanh chóng của sốngười sử dụng internet cùng với sự phát triển kỹ thuật công nghệ hiện đại đã gópphần mang lại những tiện ích tuyệt vời ở mọi lĩnh vực trong cuộc sống Bắt kịp

xu hướng này, hệ thống thương mại toàn cầu đã có bước chuyển mình quantrọng khi Thương Mại Điện Tử ra đời và được ứng dụng rộng rãi trên toàn thếgiới Ở Việt Nam, tuy hình thức này mới bắt đầu hình thành khoảng 8 năm gầnđây, nhưng với những lợi ích vượt trội mang lại, Thương mại điện tử đang trởthành một trong những lựa chọn hàng đầu của các nhà kinh doanh và doanhnghiệp

Lĩnh vực công nghệ thông tin (IT) tại Việt Nam đang phát triển với một tốc độđáng kinh ngạc và càng bùng nổ mạnh mẽ hơn với sự đổ bộ của ngành thương

mại điện tử (e-commerce) Công nghệ thông tin và thương mại điện tử có mối

quan hệ mật thiết, hay nói các khác IT là nền tảng phát triển của e-commerce.Dựa trên những ứng dụng, phương pháp và công cụ kỹ thuật của công nghệthông tin, những nền tảng trang web, hình thức thanh toán, quy trình mua hàng

sẽ được thiết lập nhằm mang lại cho khách hàng những trải nghiệm mua sắmtrực tuyến tối ưu nhất Con người mua bán trao đổi hang hóa qua mạng điện tử,thực hiện các giao dịch vào thanh toán trực tuyến Với lợi thế dễ sử dụng nhanh

gon, không tốn nhiều công sức, nên ngày được sử dụng nhiều Hơn nữa đây còn

là một xu hướng toàn cầu hóa, thúc đẩy sự phát triển kinh tế của một quốc gia

Vì vậy nhu cầu sử dụng tin học vào thương mại rất cao và rất cần thiết

1.2.Vai trò của ứng dụng các phần mềm tin học trong hoạt động thương mại

Trong bối cảnh nguồn nhân lực thương mại điện tử của doanh nghiệp còn ít

và nguồn tài chính còn khiêm tốn, tham gia các sàn giao dịch thương mại điện tử(e-marketplace) là một giải pháp mang tính chiến lược và đem lại hiệu quả cao.Theo kết quả điều tra, 10,2% doanh nghiệp đã tham gia giao dịch trên các sànthương mại điện tử trong và ngoài nước, so với tỷ lệ 7,9% của năm 2006 Trong

số những doanh nghiệp tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử, 63% đã kýđược hợp đồng với con số trung bình là 19 hợp đồng trong năm 2007 Giao dịch

có thể ở quy mô nhỏ, theo hình thức bán lẻ đến người dùng cuối (giao dịch thấpnhất trên sàn giao dịch đạt 300.000 đồng) hoặc những hợp đồng xuất khẩu vớigiá trị lên tới chục tỷ đồng (hợp đồng có giá trị lớn nhất ký được qua sàn giaodịch là 9,6 tỷ đồng)

Bảng1: Mức độ tham gia sàn giao dịch của doanh nghiệp thuộc các ngành nghề

khác nhau

So sánh các doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực khác nhau, doanhnghiệp thuộc ngành du lịch, dệt may - da giày và dịch vụ CNTT-TMĐT có mức

độ tham gia sàn giao dịch tích cực nhất Các doanh nghiệp dệt may, da giàychiếm 8,1% số doanh nghiệp tham gia sàn giao dịch trong khi chỉ chiếm 5,8%tổng mẫu điều tra Tương tự, tỷ lệ các doanh nghiệp CNTT-TMĐT và du lịchtrong tổng số doanh nghiệp đã tham gia sàn lần lượt là 14,1% và 6,1%, cao hơnnhiều so với tương quan của hai nhóm ngành này trong mẫu điều tra nói chung.Kết quả khảo sát cũng cho thấy 59,2% doanh nghiệp tham gia sàn giao dịch cócán bộ chuyên trách về TMĐT Điều này minh chứng mối quan hệ giữa việc bốtrí nguồn nhân lực và hiệu quả triển khai thương mại điện tử Doanh nghiệp cócán bộ chuyên trách về TMĐT sẽ lựa chọn các phương thức ứng dụng thươngmại điện tử bài bản và hiệu quả hơn những doanh nghiệp chưa bố trí được nhân

sự cho hoạt động này

Theo bà Âu Nguyễn Ngọc Dung, Phó Giám đốc Công ty Du lịch Sài Gòn

-Mỹ Tho (Tiền Giang), thương mại điện tử có sức lan tỏa rất rộng, trong khi chiphí tương đối thấp so với các phương tiện quảng cáo khác Khách hàng trong vàngoài nước có thể dễ dàng tiếp cận, tìm hiểu các sản phẩm của công ty mọi lúcmọi nơi mà không cần phải giao tiếp với nhân viên công ty vì tất cả các thông tinliên quan trực trực tiếp tới sản phẩm đều được cập nhật thường xuyên qua mạng Doanh nghiệp tư nhân SD nằm trong cụm công nghiệp Trung An (Tiền Giang)

là doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng xuất khẩu sang các thị trường châu Âu,châu Á với với hơn 100 mặt hàng khác nhau, trong đó mỗi năm có tới 30% cácmặt hàng phải thay mới theo nhu cầu khách hàng, do đó doanh nghiệp này đãchọn thương mại điện tử làm phương tiện giao dịch chủ yếu để tăng sức cạnhtranh trên thị trường Ông Nguyễn Văn Dũng, Giám đốc DNTN SD cho biết,giao dịch điện tử đã giúp đơn vị giảm rất nhiều về thời gian và chi phí so vớiphương pháp kinh doanh truyền thống Mỗi lần điều chỉnh mẫu hàng, thay đổithiết kế sản phẩm, nhân viên của doanh nghiệp chỉ cần trao đổi qua mạng với các

chuyên gia ở Nhật đến khi hai bên thống nhất về kiểu cách sản phẩm mới đi vàosản xuất.

Thực tế cho thấy, thương mại điện tử giúp tối thiểu hóa chi phí và hiệu quảcao nhất Theo tính toán của các chuyên gia kinh tế, thương mại điện tử giúpngười tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chi phí giao dịch(giao dịch được hiểu là quá trình từ quảng cáo, tiếp xúc ban đầu, giao dịch đặthàng, giao hàng, thanh toán) Cụ thể, thời gian giao dịch qua Internet chỉ bằng7% thời gian giao dịch qua Fax, bằng khoảng 0,5% thời gian giao dịch qua bưuđiện; Chi phí giao dịch qua Internet chỉ bằng 5% chi phí giao dịch qua Fax hayqua bưu điện chuyển phát nhanh; chi phí thanh toán điện tử qua Internet chỉ bằng10-20% chi phí thanh toán theo lối thông thường Trong hai yếu tố cắt giảm này,yếu tố thời gian đáng kể hơn, vì việc nhanh chóng thông tin hàng hóa đến ngườitiêu dùng mà không phải qua trung gian có ý nghĩa sống còn trong cạnh tranhkinh doanh

Một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của ứng dụng thương mạiđiện tử trên quy mô rộng là các dịch vụ hỗ trợ như thanh toán, vận tải giao nhận,v.v Việc chuyên môn hóa từng khâu của quy trình giao dịch sẽ giúp tiết kiệmnguồn lực cho các bên tham gia, đồng thời nâng cao hiệu quả của toàn bộ quytrình Kinh nghiệm thế giới cho thấy, thương mại điện tử chỉ có thể phát triểnnhanh và mạnh trên nền tảng các dịch vụ hỗ trợ được tổ chức tốt, có tính chuyênnghiệp cao

Bảng 2: Các phương thức giao hàng áp dụng trong doanh nghiệp

Trong các dịch vụ hỗ trợ thương mại điện tử, dịch vụ giao nhận có vai tròquan trọng, nhất là đối với giao dịch B2C và C2C Kết quả điều tra cho thấy cácphương thức giao hàng chưa thay đổi nhiều trong hai năm qua Đa phần doanhnghiệp vẫn lựa chọn phương thức “người mua đến nhận hàng tại các điểm đạilý” (trên 40% đối tượng khảo sát chọn phương thức này), hoặc sử dụng đội ngũnhân viên của chính doanh nghiệp để giao hàng (tỷ lệ trên 50%) Đây là haiphương thức giao nhận khá thủ công, không tận dụng được ưu thế của thươngmại điện tử là xoá bỏ các ranh giới địa lý cũng như tiết kiệm nguồn lực chodoanh nghiệp Những phương thức này chỉ có thể là giải pháp tạm thời ở giaiđoạn phát triển ban đầu của thương mại điện tử, và xu thế tất yếu sẽ phải giảmdần vai trò khi các ứng dụng thương mại điện tử tiến đến mức độ chuyên nghiệphơn

Với các đơn đặt hàng điện tử, tuỳ theo loại hình hàng hoá mà doanh nghiệp cóthể giao hàng trực tuyến, lấy hàng từ đại lý, sử dụng dịch vụ giao nhận hoặcchuyển hàng qua bưu điện Việc sử dụng đội ngũ giao hàng của doanh nghiệpchỉ phù hợp với những đơn hàng trong phạm vi lân cận công ty, trong khi ViệtNam vẫn chưa phát triển dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp, do đó đối với nhữngđơn hàng từ xa doanh nghiệp thường phải sử dụng dịch vụ bưu điện để giao hàngcho khách Theo kết quả điều tra hai năm 2006 và 2007, phương thức chuyểnhàng qua bưu điện chiếm một tỷ lệ khá ổn định: khoảng 17-18% trong tổng sốgiao dịch của doanh nghiệp

Tỷ lệ giao hàng trực tuyến tăng từ 8,7% năm 2006 lên mức 12,3% vào năm

2007, cho thấy các sản phẩm số hoá đang ngày càng chiếm ưu thế trong môitrường giao dịch thương mại điện tử

Bảng 3 : Các phương thức thanh toán của doanh nghiệp

Thanh toán điện tử là một trong những nét khởi sắc của thương mại điện tửViệt Nam năm 2007 với sự ra đời và phát triển của hàng loạt nhà cung cấp dịchvụ.103 Tuy nhiên, cần một khoảng thời gian nhất định để những dịch vụ này cóthể thâm nhập vào thực tiễn kinh doanh và phát huy tác dụng đối với hoạt độngcủa từng doanh nghiệp Kết quả khảo sát cho thấy các phương thức thanh toánứng dụng trong doanh nghiệp đang từng bước chuyển biến theo hướng hiện đạihóa, mặc dù chưa có sự phát triển đột phá nào trong năm qua Phương thức thanhtoán tiền mặt khi giao hàng đang giảm dần vai trò, với tỷ lệ doanh nghiệp ápdụng giảm từ 75% trong năm 2006 xuống 67% vào năm 2007 Tỷ lệ doanhnghiệp triển khai thanh toán trực tuyến tăng từ 3% lên 4%, tuy nhiên đây vẫn là

tỷ lệ rất thấp so với mặt bằng chung của thế giới và so với yêu cầu thanh toáncủa thương mại điện tử Để giao dịch B2C có thể thực sự đi vào cuộc sống, cáctiện ích thanh toán trực tuyến cần được sớm hoàn thiện và đưa vào ứng dụng đạitrà trên các website doanh nghiệp trong tương lai gần

1.3 Những vấn đề đang đặt ra hiện nay đối với ứng dụng các phần mềm tin học trong hoạt động thương mại

Công nghệ thông tin đã và đang thay đổi thế giới (người ta nói nhiều đến thếgiới “phẳng” hơn) cũng như tạo nên một cuộc cách mạng thực sự trong mọi lĩnhvực của khoa học và đời sống

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thương mại cũng không nằm ngoài xuhướng đó Khái niệm ứng dụng CNTT trong hoạt động thương mại hay còn gọi

là thương mại điện tử ra đời và đang trở thành xu thế mới thay thế dần phương

thức kinh doanh cũ với rất nhiều ưu thế nổi bật như nhanh hơn, rẻ hơn, tiện dụnghơn, hiệu quả hơn và không bị giới hạn bởi không gian và thời gian…vv.

Tuy nhiên đối với một số nước đang phát triển nói chung và việt nam nói riêngTMDT lại là một điều khá mới mẻ dẫu rằng việc nắm bắt xu thế và phát triển đã

và đang ở cả chiều rộng lẫn chiều sâu Trong công tác QLNN cũng chưa thực sựhoàn thiện cho lĩnh vực này Trong công tác ứng dụng ở cả DN cũng như các cơquan, tổ chức cũng đang ở mức độ thăm dò và hỗ trợ cho hình thức kinh doanhtruyền thống hoặc kết hợp giữa hai hình thức này

Việc chuyên môn hóa từng khâu của quy trình giao dịch sẽ giúp tiết kiệmnguồn lực cho các bên tham gia, đồng thời nâng cao hiệu quả của toàn bộ quytrình Kinh nghiệm thế giới cho thấy, thương mại điện tử chỉ có thể phát triểnnhanh và mạnh trên nền tảng các dịch vụ hỗ trợ được tổ chức tốt, có tính chuyênnghiệp cao Tuy nhiên đây hiện vẫn là một trong các điểm yếu của môi trườngthương mại điện tử Việt Nam

Mặc dù đã có rất nhiều doanh nghiệp biết ứng dụng và phát triển TMDT vàtrở thành điển hình trong lĩnh vực này như công ty Vietgo, công ty cổ phần vậtgiá với sàn giao dịch TMĐT :vatgia.com; công ty peaceoft solution với trangweb: chodientu.vn, …vv Tuy nhiên, việc khai thác và ứng dụng TMDT luôn làhai mặt của một vấn đề: Thứ nhất chúng ta đang ở giao thời giữa kinh doanhtruyền thống và phương thức kinh doanh TMDT, do vậy luôn có sự so sánh thựcdụng và ngắn hạn về tính hiệu quả giữa hai phương thức này Thứ hai TMDTcũng đòi hỏi phải có cách nhìn nhận khác hơn, trí tuệ hơn và khó hơn (khôngtheo lối tư duy cũ), việc ứng dụng và phát triển TMDT đỏi hỏi sự nhận thức sâurộng trong xã hội và môi trường làm việc cũng như quản lý và hạn chế các mặttiêu cực như việc gian lận, niềm tin, phá hoại vv đã và đang ở trên rất khó kiểmsoát vì tính nhanh, mạnh và kỹ thuật cao của loại hình này

Phát triển TMDT cũng giống như lịch sử phát triển của Thương mại truyền thống, bước đầu là tự phát khi mà mỗi cá nhân, doanh nghiệp hay một cơ quan, tổ chức nhận thấy lợi ích của mình trong đó rồi sau đó trở nên hiện đại hơn và đaphương thức hơn Tuy nhiên để mở rộng và phát triển ở tầm cao cũng như tạo nên lợi ích thực sự cho cộng đồng xã hội thì cần có “bàn tay của nhà nước” ở góc

độ mà các đơn vị không thể hoặc không muốn làm

Vậy chúng ta phải phát triển và quản lý nó như thế nào để hạn chế tiêu cực vàphát huy tính tích cực để đạt được tính hiệu quả cac về mặt xã hội, cá nhân và cộng đồng ? Để trả lời câu hỏi này chúng ta sẽ từng bước phân tích ở cả hai góc độ: hỗ trợ để phát triển và quản lý để kiểm soát: Về công tác hỗ trợ để phát triển:

rõ ràng khi nhận thấy lợi ích thì các DN, TC và cá nhân sẽ tự phát ứng dụng và phát triển nó.Tuy nhiên quy trình này thường diễn ra chậm chạp và thiếu định hướng do vậy luôn đi kèm với nhiều vấn đề nảy sinh Công tác hỗ trợ để phát triển nhằm hai mục đích : phát triển nhanh hơn, mạnh hơn, đồng bộ hơn và quan trọng nhất là phát triển đúng định hướng Hiện nay ở tỉnh ta công tác hỗ trợ cho hoạt động này mới chỉ dừng ở công tác tuyên truyền, tập huấn và triển khai ở một số ban ngành nhằm phục vụ cho hoạt động của nghành

Khi đề cặp đến thương mại điện tử, nhiều doanh nghiệp, nhất là những doanhnghiệp nhỏ tỏ ra ngán ngại do nghĩ chi phí đầu tư cao so với hiệu quả mang lại.Tuy nhiên, các chuyên gia ở khoa Thương mại điện tử (Trường Đại học Thươngmại) cho biết, chỉ cần khoảng 10 triệu đồng xây dựng một Website bán hàng quamạng, và chi phí vận hành Website mỗi tháng không quá 1 triệu đồng, doanhnghiệp có thể ngồi ở nhà và tìm kiếm khách hàng qua mạng, không cần phải tốnnhiều chi phí và thời gian cho những chuyến công tác xa hay đích thân xuấtngoại như đối với phương pháp truyền thống

Thời gian qua, đã có rất nhiều các website về thương mại điện tử ra đời với các dạng doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với khách hàng hay

khách hàng với khách hàng Nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu lập các website riêng để phục vụ cho việc tiếp thị, quảng bá bán hàng, hỗ trợ bán hàng cũng như tìm kiếm thị trường, mở rộng thị trường ra khắp thế giới Tuy nhiên, thương mại điện tử ở nước ta chưa có những bước tiến dài do người tiêu dùng và cả doanh nghiệp chưa thật sự hiểu rõ lợi ích của thương mại điện tử đem lại Vì vậy, ngườitiêu dùng thì xem các trang bán hàng trên mạng là cá trò bịp, chỉ dùng để tham khảo, còn doanh nghiệp thì làm cho có, thiếu cập nhật thông tin thực tế.

Theo điều tra của Vụ thương mại điện tử (Bộ Thương Mại), hiện nước ta có hơn 98,3% doanh nghiệp có website giới thiệu về doanh nghiệp mình, trong đó

có đến hơn 62,5% website chỉ dùng để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và chỉ có khoảng 27,4% cho phép đặt hàng qua mạng trong đó số website có hỗ trợ thanh toán trực tuyến chỉ hơn 3,2%

Bên cạnh đó, một hạn chế rất lớn trong thời gian qua của thương mại điện tửnước ta là thanh toán trực tuyến, bởi mấu chốt để một thương vụ thương mạiđiện tử thành công là phải có hệ thống đảm bảo của ngân hàng Yêu cầu này lạicàng quan trọng hơn đối với các nước nhập khẩu hàng hóa nước ta Do đó, đểthương mại điện tử thật sự là giải pháp kinh doanh mang lại hiệu quả cao, cácdoanh nghiệp xuất khẩu nên liên hệ với các ngân hàng có uy tín để được họ cấpchứng nhận bảo đảm về tài chính, cũng như liên hệ với các tổ chức an ninh mạng

để có chứng chỉ bảo mật, an toàn trong giao dịch điện tử Đứng đầu trong số cáctrở ngại cho việc sử dụng Internet của doanh nghiệp là vấn đề an toàn bảo mật.Trong nhiều năm liên tiếp, trở ngại này luôn được doanh nghiệp cho điểm bìnhquân cao nhất khi được yêu cầu đánh giá những vấn đề cản trở việc triển khaiứng dụng Internet

An toàn bảo Chất lượng dịch vụ Chi phí tốn Hiệu quả chưa

tố trong tương quan chung về môi trường phát triển thương mại điện tử tại ViệtNam Nếu trong những năm trước, vấn đề nhận thức xã hội luôn được coi là trởngại hàng đầu đối với việc triển khai thương mại điện tử trên diện rộng, thì đếnnăm 2007 trở ngại này đã được xếp xuống vị trí thứ ba theo đánh giá của doanhnghiệp Nổi lên vị trí đầu bảng trong danh sách các trở ngại là vấn đề an ninh antoàn giao dịch Kết quả này phản ánh đúng thực trạng thời gian qua, khi hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức xã hội và các phương tiện thông tin đại chúng đãgiúp nâng cao nhận thức toàn xã hội về thương mại điện tử, nhưng mặt khác việcđưa ứng dụng thương mại điện tử vào từng lĩnh vực của đời sống cũng nhanhchóng làm bộc lộ những nguy cơ tiềm ẩn về an toàn an ninh mà người tiêu dùng

và doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm xử lý khi gặp phải

* Tính trên thang điểm 4

Bảng 4: Đánh giá của doanh nghiệp về các trở ngại cho ứng dụng thương mại

điện tử

Bên cạnh việc phản ánh thực trạng môi trường ứng dụng thương mại điện tử,đánh giá của doanh nghiệp về các trở ngại đồng thời cũng cho thấy chuyển biếntrong nhận thức đối với những vấn đề cần ưu tiên khi triển khai thương mại điện

tử Năm 2007 là năm thứ ba liên tiếp vấn đề thanh toán có mặt ở vị trí thứ 2trong danh sách các trở ngại, cho thấy mức độ quan tâm cũng như nhu cầu củadoanh nghiệp về một hạ tầng thanh toán hiện đại phục vụ cho hoạt động thươngmại điện tử Với việc một loạt nhà cung cấp dịch vụ đi vào hoạt động trong năm

2007, hi vọng vấn đề thanh toán điện tử sẽ không còn là trở ngại lớn đối với tiếntrình phát triển thương mại điện tử tại Việt Nam trong những năm tới Trong khi

đó, những vấn đề về an ninh an toàn của giao dịch trực tuyến, bảo vệ dữ liệu cánhân, v.v có thể sẽ nổi lên hàng đầu, tương tự như thực tiễn tại các nước có nềnthương mại điện tử phát triển hơn

II.NỘI DUNG

2.1.Thực trạng ứng dụng các phần mềm tin học trong hoạt động thương mại