Microsoft Excel Phần II: xử lý bảng tính điện tử Microsoft excel BàI 1. Khái quát chung về Microsoft excel 2000 Gii thiu tng quỏt v Excel, v mn hỡnh son tho ca Excel, v cỏc kiu d liu trong Excel hng dn hc viờn cỏch m, úng mt bng tớnh. A. Lí THUYT 1. TNG QUAN V EXCEL 1.1. Khỏi quỏt Bng tớnh Excel l mt phn mm chuyờn dựng cho cụng tỏc k toỏn, vn phũng trờn mụi trng Windows. 1.2. Khi ng v thoỏt khi excel - Khi ng excel : Nhp chn Start Program Microsoft Excel. - Thoỏt khi excel : Chn File Exit. 1.3. Gii thiu mn hỡnh excel - Thanh menu (Menu Bar): Lit kờ tờn mc chớnh ca Excel. - Thanh cụng c chun (Standard): Cha cỏc lnh thụng dng ca excel di dng cỏc nỳt lnh cú cỏc biu tng nhm mc ớch to ra cỏc thao tỏc nhanh i vi vic s dng menu. - Thanh nh dng (Formatting): Cha cỏc nỳt lnh m ta cú th s dng nh dng d liu nh: cn l, t font ch - Thanh cụng thc (Formula) 2. CC KHI NIM C BN 2.1. Cỏc khỏi nim v ct, hng, ụ, sheet, workbook. - Khỏi nim v ct, hng, ụ, sheet. Trang bng tớnh (worksheet) l mt bng bao gm 256 ct (column),đợc đánh từ A đến IV v 65536 hng (row),đợc đánh số từ 1 đến số 65536. Giao gia ct v hng to thnh mt ụ (cell),ví dụ: A1,B12,. Tp hp cỏc ụ liờn k nhau c gi l mt vựng. 2.1.2. Khỏi nim v workbook Trờng THPT Hữu Nghị Vinh giáo viên hớng dẫn: Nguyễn Thanh hải 1 Microsoft Excel - Tập bảng tính (Workbook) là một tập hợp nhiều sheet được chứa trên cùng một tập tin. - Tập bảng tính chứa tối đa 255 sheet. Tại mỗi thời điểm chỉ có 1 sheet hoạt động. 2.2. Làm việc với các sheet và workbook. 2.2.1. Làm việc với các sheet. a. Chọn sheet để làm việc Muốn làm việc với sheet nào ta chỉ cần nháy chuột lên sheet đó. b. Thay đổi số Sheet trong tập tin Nhấp chọn menu Tools  Options  General. Nhập giá trị cần thay đổi trong Sheets in New Wordbook, Nhấp OK. c. Bảo vệ Sheet Chọn Tool  Protection  Protect Sheet. 2.2.2. Làm việc với workbook - Khởi tạo workbook mới: Chọn menu File  New  General  OK . - Lưu 1 workbook: Chọn menu File  Save  nhập tên vào File names  OK - Mở workbook có sẵn: Chọn menu File  Open  chọn tệp cần mở  OK. - Đóng cửa sổ workbook đang làm việc Chọn menu File  Close. 3. CÁC KIỂU DỮ LIỆU CƠ BẢN Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Chúng có các kiểu dữ liệu sau: - Dữ liệu Kiểu chuỗi (Text) : Là những ký tự từ A(a) đến Z(z) và các kí tự khác có trên bàn phím. - Dữ liệu Kiểu số (Number): Là các chữ số từ 0…9, và các ký hiệu +, -, *,./. =, $, - Dữ liệu dạng ngày tháng (DATE) :Dữ liệu ngày tháng bao gồm : Ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây. Trêng THPT H÷u NghÞ – Vinh gi¸o viªn híng dÉn: NguyÔn Thanh h¶i 2 Microsoft Excel - D liu kiu cụng thc (Formula): D liu kiu cụng thc phi bt u bng cỏc kớ t "=" . Kt qu trỡnh by trong ụ khụng phi l ký t mỡnh gừ vo m l giỏ tr ca cụng thc ú. 4. CC THAO TC C BN 4.1. Thao tỏc trờn ụ. a. Nhp d liu trong ụ - Di chuyn con tr n ụ cn nhp ri nhp d liu vo ụ. - Enter hoc di chuyn con tr n ni khỏc kt thỳc. b. Sa d liu trong ụ - Chn ụ cn sa v nhp ỳp chut hoc nhn F2. 4.2. Thao tỏc vi sheet. - Xoỏ sheet trong mt tp tin: Chn sheet cn xúa. Nhp menu Edit Delete Sheet hoặc nháy chuột phải vào tên sheet ở phía dới màn hình, chọn delete. - i tờn sheet: Chn sheet cn i tờn. Nhp menu Format Sheet Rename, hoặc nháy chuột phải vào tên sheet ở phía dới màn hình, chọn rename. - Chốn thờm sheet: Chn menu Insert Worksheet, hoặc nháy chuột phải vào tên sheet ở phía dới màn hình, chọn insert. B. THC HNH Bi s1: Lm quen vi Excel Mc ớch: Giỳp hc viờn buc u bit cỏch khi ng Excel, thoỏt khi Excel, lm quen vi mn hỡnh v cỏc thao tỏc c bn trờn mn hỡnh ca Excel. Ni dung: - Khi ng Excel 2000, to mt Workbook mi, nhp kh th sau vo sheet2: Khụng cú vic gỡ khú Ch s lũng khụng bn Trờng THPT Hữu Nghị Vinh giáo viên hớng dẫn: Nguyễn Thanh hải 3 Microsoft Excel Đào núi và lấp biển Quyết chí ắt làm nên - Đổi tên sheet1, sheet2, sheet3 lần lượt là: Bai1, Bai3, Bai4. - Chèn thêm sheet Bai2 vào giữa sheet Bai1 và sheet Bai3. - Xóa Sheet Bai4. - Lưu bảng tính lại với tên baitap1.xls, sau đó đóng bảng tính lại. - Mở lại tệp Baitap1.xls rồi thoát khỏi Excel. Hướng dẫn: b1. Khởi động Excel 2000 : Vào Start  Programs  Microsoft Excel b2. Tạo Workbook mới : Vào File  New  Workbook  OK b3. Nhấp chuột lên sheet2 sau đó gõ khổ thơ trên vào. b4. Chọn sheet1. Nhấp menu Format  Sheet  Rename, gõ tên Bai1 vào, thao tác tương tự để đặt tên cho 2 sheet còn lại là: Bai3 và Bai4. b5. Chèn Sheet: chọn Sheet Bai3, chọn Insert  Worksheet  OK, đổi tên thành Sheet Bai2. b6. Xóa sheet : chọn sheet Bai4, Nhấp menu Edit Delete Sheet b7. Lưu bảng tính: File  Save as, gõ tên Baitap1.xls vào hộp File name. b8. Đóng bảng tính: Vào File  Close. b9. Mở bảng tính : Vào File  Open, chọn bảng tính có tên Baitap1, Nháy Open để mở bảng tính đó ra. b10. Đóng cửa sổ Excel : Vào File  Exit. C. TỰ LUYỆN Mục đích: Nhằm giúp học viên hiểu sâu hơn về các kiến thức đã học ở trên. Nội dung: - Tìm hiểu ý nghĩa của các các biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn, thanh menu, thanh định dạng. Hiểu và phân biệt được các sheet, workbook. - Hãy thực hiện việc chèn, xóa, đổi tên sheet bằng 2 cách khác nhau. Trêng THPT H÷u NghÞ – Vinh gi¸o viªn híng dÉn: NguyÔn Thanh h¶i 4 Microsoft Excel Kiểm tra: Hãy lựa chọn phương án mà bạn cho là đúng nhất bằng cách khoanh tròn phương án đó lại. 1. Muốn khởi động Excel, bạn a. Nhấp chọn Start  Programs  Microsoft Excel b. Nhấp đúp lên biểu tượng của Excel trên màn hình c. Nhấp chọn biểu tượng của Excel ở phía trên góc phải màn hình d. Cả 3 cách trên đều đúng 2. Muốn mở một tập tin mới, bạn a. Nhấp vào biểu tượng trên thanh công cụ b. Nhấp chọn File  New c. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N d. Cả 3 cách trên đều đúng 3. Muốn thoát khỏi trình ứng dụng Excel, bạn a. Nhấp vào biểu tượng trên cửa sổ ứng dụng b. Nhấp chọn menu File  Exit c. Nhấp tổ hợp phím Ctrl+F4 d.Thực hiện một trong 3 cách trên đều được 4. Muốn ghi một tập tin lên đĩa, bạn a. Nhấp vào biểu tượng trên thanh công cụ b. Nhấp chọn menu File  Save c. Nhấp tổ hợp phím Ctrl+ S d. Thực hiện một trong 3 cách trên đều được 5. Muốn xóa sheet, bạn a. Nhấp chọn Edit  Delete Sheet b. Nhấp Format  Sheet  Rename c. Nhấp chuột phải lên Sheet đó để mở menu tắt, chọn Delete d. Cả a, c đều đúng Trêng THPT H÷u NghÞ – Vinh gi¸o viªn híng dÉn: NguyÔn Thanh h¶i 5 Microsoft Excel D. BÀI TẬP Mục đích: Ôn lại các kiến thức đã học, rèn luyện nâng cao kỹ năng thực hành. Nội dung: Mở workbook mới với tên là Quanly.xls với tên các sheet lần lượt là : Hoso, Bangdiem1, Hocbong, Với mỗi sheet bạn nhập nội dung bất kỳ vào. Ghi lại và thoát khỏi Excel. Sau đó mở lại tệp đó để sử dụng. Sử dụng chức năng protection trong menu Tools trên thanh menu để bảo vệ các sheet và workbook nói trên Trêng THPT H÷u NghÞ – Vinh gi¸o viªn híng dÉn: NguyÔn Thanh h¶i 6 Microsoft Excel BÀI 2 . NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU Sau khi kết thúc bài học, học sinh sẽ nắm bắt được các thao tác cơ bản để xử lý với dữ liệu, với ô, cột, hàng. A. LÝ THUYẾT 1. XỬ LÝ DỮ LIỆU - Chọn một ô, vùng dữ liệu - Xoá dữ liệu trong một ô hay một vùng dữ liệu • Chọn ô, vùng chứa dữ liệu cần xóa. Edit Clear  All OK. - Sao chép một ô hay một vùng dữ liệu • Chọn ô hay vùng dữ liệu cần sao chép, Chọn Edit  Copy. • Di chuyển con trỏ tới vùng cần chuyển tới, Chọn Edit  Paste. - Di chuyển một ô hay một vùng dữ liệu • Chọn ô hay vùng dữ liệu cần di chuyển, Chọn Edit  Cut • Di chuyển con trỏ tới vùng cần chuyển tới, Chọn Edit  Paste 2. XỬ LÝ VỚI HÀNG, Ô, CỘT 2.1. Xóa, chèn hàng, ô, cột 2.1.1. Xóa ô - Chọn ô hay khối ô cần xóa - Chọn Edit Delete…, xuất hiện hộp thoại: • Shift cells left : xóa khối ô và dồn các ô bên phải sang trái lấp lên khối ô đã xóa. • Shift cells up : xóa khối ô và kéo các ô bên dưới lên trên lắp lên khối ô đã xóa • Entire row : Xóa hàng mà ô đó thuộc • Entire column: Xóa cột mà ô đó thuộc 2.1.1. Chèn ô - Chọn Insert  Cells… Xuất hiện hộp thoại, chọn: • Shift cells right : chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang phải. • Shift cells down : chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới. • Entire row : Chèn hàng vào trước • Entire column : Chèn cột vào 2.1.3. Chèn thêm các hàng, các cột : Trêng THPT H÷u NghÞ – Vinh gi¸o viªn híng dÉn: NguyÔn Thanh h¶i 7 Hình 2-1: Hộp thoại xóa ô Microsoft Excel - Chọn cột, hàng cần chèn thêm ở bên trái, hoặc phía trên vị trí cần chèn. - Chọn Insert  Rows để chèn hàng, Chọn Insert  Columns để chèn cột. 2.1.4. Xóa hàng, cột - Chọn cột, hàng cần chèn thêm ở bên trái, hoặc phía trên vị trí cần chèn. - Chọn Edit  Delete 2.2. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao hàng - Di chuyển con chuột vào đường phân cách giữa các cột, hàng, con trỏ chuột sẽ biến thành mũi tên 2 chiều, Giữ và rê chuột đến vị trí mong muốn rồi thả chuột. 2.3. Ẩn hiện cột, hàng - Ẩn cột, hàng: • Chọn 1 hoặc nhiều cột (hàng) cần ẩn • Format  Column (row)  hide - Hiện cột, hàng đã ẩn: • Bôi đen 2 cột (2 hàng) liền trước, liền sau của cột (hàng) đã ẩn. • Format  Column (row)  unhide 2.4. Chia ô và kết hợp ô 2.4.1. Kết hợp ô - Chọn các ô cần kết hợp thành một ô. - Chọn Format  Cells  Alignment, Đánh dấu vào hộp Merge cells. 2.4.2. Chia ô - Chọn ô cần chia ra nhiều ô (ô đã kết hợp lần trước) - Chọn Format  Cells  Alignment, đánh dấu vào hộp Merge cells. 3. TẠO SỐ THỨ TỰ TỰ ĐỘNG 3.1. Tạo số thứ tự tự động (điền nhanh một dãy số) 3.2. Đánh số thứ tự Để đánh số thứ tự theo một tiêu chuẩn nào đó, ta thực hiện như sau: Trêng THPT H÷u NghÞ – Vinh gi¸o viªn híng dÉn: NguyÔn Thanh h¶i 8 Hình 2 -2: Hộp thoại đánh số thứ tự Microsoft Excel - Gõ giá trị số bắt đàu vào ô đầu tiên, Chọn vùng cần đánh số thứ tự - Thực hiện lệnh Edit  Fill  Series: Xuất hiện hộp thoại: • Series : Chọn việc đánh chuỗi số • Type : Chọn kiểu điền dữ liệu • Step Values : Chọn trị số bước nhảy • Stop Values : Chọn trị số kết thúc • Chọn OK hay Enter để kết thúc 4. CÔNG THỨC 4.1. Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối 4.1.1. Địa chỉ tương đối Là địa chỉ tham chiếu có dạng <cột> <dòng> (có nghĩa là tương đối cột, tương đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích bị thay đổi một cách tương ứng theo cột hoặc theo hàng cạnh nó. Ví dụ : Ta có công thức trong ô C2 là = A2+B2 nếu sao chép đến ô C3 sẽ là =A3+B3, sao chép công thức đến ô D3 sẽ là = B3+C3. 4.1.2. Địa chỉ tuyệt đối Là địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột>$<dòng>(có nghĩa là tuyệt đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích vẫn giữ nguyên như vùng nguồn. Ví dụ : Ta có công thức trong ô C2 là = $A$2+$B$2 nếu sao chép đến ô C3 sẽ là =$A$2+$B$2 4.1.3. Địa chỉ hỗn hợp Là địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột><dòng> hoặc <cột>$<dòng> . Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi tuỳ theo phương, chiều và khoảng cách . Ví dụ : $A1 khi tham chiếu sẽ gồm tất cả các ô trong cột A từ dòng 1 trở xuống. Còn A$1 khi tham chiếu sẽ gồm tất cả các ô của dòng 1 từ cột A trở đi. 4.2. Các phép tính cơ bản Trêng THPT H÷u NghÞ – Vinh gi¸o viªn híng dÉn: NguyÔn Thanh h¶i 9 Microsoft Excel Các toán tử sử dụng trong công thức: - Toán tử tính toán: +, -, * , / , ^(luỹ thừa), %(phần trăm), &(nối chuỗi). - Toán tử so sánh: = , < > , >= , <=. - Độ ưu tiên của các toán tử trong công thức: Các nhóm biểu thức trong (), luỹ thừa, nhân chia, cộng trừ. 4.3. Cách thiết lập công thức Bắt đầu là dấu " = " sau đó là công thức cần lập. Trong công thức bao gồm các đối số và các toán tử. B. THỰC HÀNH Mục đích: Hướng dẫn cho học viên thực hành các thao tác để xử lý với dữ liệu, với ô, hàng, cột. Biết cách thiết lập các phép tính căn bản trong Excel. Bài số 1: Nhập và điều chỉnh dữ liệu Nội dung: Mở một Workbook mới có tên Diem.xls, với các sheet lần lượt là Bangdiem, Xeploai, Hocbong. Nhập bảng tính sau vào sheet Bangdiem. Trêng THPT H÷u NghÞ – Vinh gi¸o viªn híng dÉn: NguyÔn Thanh h¶i A B C D E 1 BẢNG ĐIỂM 2 TT Họ Tên ĐM 1 ĐM2 TĐ 3 Thanh Mai 5 6 4 Kim Hoa 7 9 5 Minh Hải 8 5 6 Ngọc Giáp 9 7 7 Kim Tiến 5 4 8 Hoàng Anh 6 7 10 [...]... sang sheet Banggia, chuyn d liu Sheet Thongke - Ghi li v thoỏt khi Excel Hng dn: Trờng THPT Hữu Nghị Vinh giáo viên hớng dẫn: Nguyễn Thanh hải 12 Microsoft Excel b1 Khi ng Excel to 1 bng tớnh mi vi tờn Banhang.xls b2 i tờn cỏc sheet tng t l: Banggia, Bangchitiet, Thongke b3 Nhp chut lờn sheet Bangchitiet nhp bng tớnh trờn vo Nhp vựng A1:G1 S dng cỏc thao tỏc thay i rng ct, hng sao cho ging bng... Excel 2000 v to mi tp Banhang.xls, vi cỏc sheet ln lt l Banggia, Bangchitiet, Thongke Chn sheet Bangchitiet, nhp v nh dng bng tớnh nh sau: 1 2 A B C D E F G BNG CHI TIT S LNG V KT TON HNG HO TT 3 4 5 6 7 8 9 TấN SN PHM o s mi Qun Jean o thun Qun ỏo tr em Vỏy ph n o th thao Giy th thao SL 75 60 57 35 86 45 85 G T.TIN LI GI VN 70000 90000 40000 35000 89000 20000 150000 - ỏnh s th t t ng cho bng trờn - Thc... 70 =SUMIF(A1:A4,anh,C1:C4) cho kq l 120 27 Microsoft Excel - Hm COUNTIF (vựng, k) : m s ụ trong mt vựng tha iu kin cho trong k Vớ d: m s cỏc ụ cú giỏ tr nh hn 200 =COUNTIF(A1:C4, . Khởi động Excel 2000 và tạo mới tệp Banhang.xls, với các sheet lần lượt là Banggia, Bangchitiet, Thongke. Chọn sheet Bangchitiet, nhập và định dạng bảng. 1 bảng tính mới với tên Banhang.xls. b2. Đổi tên các sheet tương tự là: Banggia, Bangchitiet, Thongke b3. Nhấp chuột lên sheet Bangchitiet để nhập bảng