600 essential words for the TOEIC

Một khi anh ấy có một cơ sở được thành lập, Yassir, giống như các chủ doanh nghiệp khác, sẽ phải thu hút những khách hàng mới một cách liên tục.. Để làm điều này, anh ấy sẽ phải thuyết

600 essential words for the

TOEIC

ii

1 Tài liệu này ra đời nhằm mục đích gì và dựa trên những nguồn tài liệu nào?

Tài liệu này được biên soạn nhằm mục đích ôn tập và mở rộng vốn từ tiếng Anh

Nó bao gồm phần Anh ngữ và phần Việt ngữ Phần Anh ngữ được biên soạn dựa trên cuốn 600 essential words for the TOEIC (second edition) Phần Việt ngữ được biên soạn dựa trên sự hướng dẫn của cô Trinh, sự tra cứu từ điển từ Google Dịch và từ từ-điển-online của trang www.hellochao.vn

2 Ai là người biên soạn?

Tài liệu này ban đầu được cá nhân có facebook Khai Tran biên soạn nhằm mục đích ôn tập riêng Tuy nhiên, do khối lượng cần biên soạn lớn nên tác giả đã kêu gọi sự

hỗ trợ của các thành viên trong nhóm facebook Toeic Practice Club với link https://www.facebook.com/groups/Toeictuhoc/ Một trong những người đầu tiên sẵn lòng trợ giúp mình là bạn có facebook Thu Thị Nguyễn Bạn ấy chịu trách nhiệm nhập văn bản Anh ngữ từ bài 26 đến bài 50

Thời gian phát hành tài liệu này lẽ ra có thể bị trì hoãn vô thời hạn Tuy nhiên, do sự giúp đỡ nhiệt tình của bạn Thu Thị Nguyễn mà nó đã được xúc tiến nhanh hơn rất nhiều

Nhân đây, mình xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ to lớn của Bạn

3 Tài liệu này được biên soạn như thế nào?

Tài liệu này gồm 50 bài Mỗi bài được tóm gọn trong 2 trang Do đó, bạn có thể tìm bài 4 ở trang 3 và 4, bài 16 ở trang 31 và 32, bài n ở trang (2n-1) và 2n

Trang đầu gồm các từ vựng Chỗ cần lưu ý hơn sẽ được tô đậm

Trang sau gồm một bài văn ngắn được trình bày song ngữ Trong trang này, các cụm từ điền khuyết trong Sách 600 được gạch chân Những từ cần lưu ý được định dạng khác biệt, hoặc được tô đậm hoặc vừa được tô đậm vừa được in nghiêng

Sau 50 bài là phần tóm lại một số điểm từ vựng cần lưu ý thêm

Văn bản Nội dung thay đổi* Người soạn Ngày tải lên Văn bản gốc - Khai Tran & Thu Thị Nguyễn

Thay đổi lần 1

*Nội dung thay đổi nên kèm theo số trang, nếu quá dài xin tách riêng thành một trang

1

Lesson 1 Contracts

- contract (n) hợp đồng

(v) kí hợp đồng

- abide by (v) = comply with = conform to: tuân thủ = adhere to (16-83)

- agreement (n) 1 sự thỏa thuận

2 hợp đồng = contract agree (v)

agreeable (a)

- mutual (a) lẫn nhau

- assurance (n) = guarantee: sự đảm bảo

- entire (a) toàn bộ

- establish (v) = set up: thiết lập

- resolve (v) = deal with: giải quyết

- specific (a) = particular: cụ thể

specify (v) chỉ ra

specification (n)

2

Contracts are an integral part of the

workplace In simple terms, contracts are an

agreement between two or more parties that

specifies terms and obligates the parties to

follow them Contracts often include the

amount that a client will pay contractors

and what services will be provided For

example, in your office, you may have a

contract that provides assurance that your

copier machine or phones will be repaired

within a certain amount of time This service

can either be done off-site or at your

establishment A contract often states ways

to determine if quality of work delivered is

acceptable Well-written contracts usually

provide ways to resolve problems like

these when they happen Before engaging

in a contract, both parties should think

carefully, as they will have to abide by the

conditions specified in it A contract usually

specifies how the two parties can cancel it if

either party fails to meet the terms

Hợp đồng là một phần không thể

thiếu của nơi làm việc Trong thuật ngữ

đơn giản, hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên cái mà chỉ ra các điều khoản và bắt buộc các bên làm theo chúng Hợp đồng thường bao gồm số tiền mà khách hàng sẽ trả các nhà thầu và những dịch vụ gì sẽ được cung cấp Ví dụ, trong văn phòng của bạn, bạn có thể có một hợp

đồng cung cấp sự đảm bảo rằng máy

photocopy hoặc điện thoại của bạn sẽ được sửa chữa trong vòng một khoảng thời gian nhất định Dịch vụ này hoặc có thể

được thực hiện không tại chỗ hoặc tại cơ

sở của bạn Một hợp đồng thường nêu cách

để xác định nếu chất lượng công việc được giao là chấp nhận được Những hợp đồng được viết tốt thường cung cấp những cách

để giải quyết các vấn đề giống như khi

chúng xảy ra Trước khi tham gia vào một hợp đồng, cả hai bên cần suy nghĩ cẩn thận, vì họ sẽ phải tuân thủ các điều kiện được quy định trong nó Một hợp đồng thường quy định cụ thể như thế nào thì hai bên có thể hủy bỏ nó nếu một trong hai bên

không đáp ứng các điều khoản

- attract (v) = appeal to: thu hút, lôi cuốn

attraction (n)

attractive (a)

- convention (n) = conference: hội nghị

- draw sb’s attention: thu hút sự chú ý của ai turn : chuyển hướng

- currently (adv) hiện tại thì

- fad (n) = trend: xu hướng

- inspiration (n) sự truyền cảm hứng  inspire (v)

4

Yassir is getting ready to realize his

dream: opening a business that sells plants

on the Internet After completing a business

plan that helped him to determine that there

was demand for his product in the market

Yassir is ready to start promoting his

business Having persuaded the bank that

there was a market – that there were

consumers willing to buy plants on the

Internet – he needed to find these

consumers

Once he has an established base,

Yassir, like other business owners, will

have to continually attract new customers

At the same time, he must make sure

current customers are satisfied In other to

be satisfied, current customers must be

happy with the product they receive

Yassir’s job is to inspire these customers to

gain their repeat business To do this, he

will have to convince consumers that he

offers a good product at a good price,

especially when compared to the

businesses with which he competes He

hopes that Internet plant buyers are here to

stay and not just part of fad

Yassir đang chuẩn bị để thực hiện

ước mơ của mình: mở một doanh nghiệp bán cây trồng trên Internet Sau khi hoàn thành kế hoạch kinh doanh đã giúp anh ta xác định rằng có nhu cầu cho sản phẩm của anh ta trên thị trường Yassir sẵn sàng để bắt đầu việc xúc tiến doanh nghiệp của anh

ta Việc thuyết phục ngân hàng rằng có một thị trường - mà có những người tiêu dùng sẵn sàng mua các cây trồng trên Internet – anh ta cần tìm những người tiêu dùng này

Một khi anh ấy có một cơ sở được

thành lập, Yassir, giống như các chủ doanh nghiệp khác, sẽ phải thu hút những khách hàng mới một cách liên tục Đồng

thời, anh ta phải chắc chắn rằng những

khách hàng hiện tại được làm hài lòng Để được làm hài lòng, những khách hàng hiện tại phải hạnh phúc với sản phẩm mà họ nhận được Việc của Yassir là để truyền

cảm hứng cho các khách hàng này để đạt

được việc mua lặp lại của họ Để làm điều này, anh ấy sẽ phải thuyết phục những người tiêu dùng rằng anh ta cung cấp một sản phẩm tốt với một giá tốt, đặc biệt là khi

được so sánh với các doanh nghiệp mà

anh ta cạnh tranh Anh ấy hy vọng rằng những người mua cây trồng Internet ở đây

để lưu lại và không chỉ là một phần của xu hướng

- reveal (v) tiết lộ, công khai

- resistant (a) đề kháng, chống lại

- consequence (n) hậu quả

- invalidate (v) = cancel: hủy bỏ

- inference (n) sự suy luận

- promise (v) hứa, cam kết + to Vo

(n) lời hứa, lời cam kết

- protect (v) bảo vệ  protect … from …: bảo vệ … khỏi …

6

Warranties are a seller’s promise to

stand behind its products Most major

purchases like computers or cars come

with a warranty, as do smaller purchases,

like stereos or other electronic housewares

Warranties are not required by law, but are

frequently found on most products If you

are making a purchase, you should consider

the individual characteristics of a warranty,

as each can vary in the amount of coverage

it provides At the minimum, warranties are

required to promise that the product will do

what it implies that it will do; for example,

that a blender will blend or a hair dryer will

dry hair Most warranties are good for a

fixed time, then they expire You can

protect yourself by buying products from

companies with good reputations and taking

good care of your new purchase There are

consequences to not taking care of a

product, as most warranties require that you

use the product in a certain manner

Chế độ bảo hành là lời hứa của một người bán đằng sau sản phẩm của nó Hầu hết những việc mua sắm lớn như máy tính hay ô tô đi với một sự bảo hàn, việc mua

sắm nhỏ cũng vậy, giống như dàn âm thanh hoặc đồ gia dụng điện tử khác Bảo hành không bị đòi hỏi bởi pháp luật, nhưng thường được tìm thấy trên hầu hết các sản phẩm Nếu bạn đang thực hiện mua hàng, bạn nên xem xét các đặc điểm riêng biệt của một bảo hành, vì mỗi cái có thể khác nhau về số lượng bảo hành mà nó cung cấp Ở mức tối thiểu, việc bảo đảm được yêu cầu để cam kết rằng sản phẩm sẽ làm những gì nó ngụ ý rằng nó sẽ làm; ví dụ, một máy xay sinh tố sẽ xay hoặc máy sấy tóc sẽ làm khô tóc Hầu hết việc bảo hành

là tốt cho một thời gian nhất định, sau đó

chúng h ết hạn Bạn có thể bảo vệ chính

bạn bằng cách mua các sản phẩm từ các công ty có danh tiếng tốt và quan tâm tốt việc mua sắm mới của bạn Có những hậu quả để không chăm lo một sản phẩm, như hầu hết các bảo đảm yêu cầu bạn sử dụng sản phẩm trong một cách nhất định

- progress (v) tiến bộ  in progress: đang trong tiến độ, thực hiện, thi công, hoạt động

- improve (v) cải thiện

- risk (v) làm liều + V_ing

(n) rủi ro  face risk: đối mặt rủi ro

take risk: chấp nhận rủi ro

- strategy (n) chiến lược

- replacement (n) người, cái thay thế

- submit (v) = turn in: nộp

8

Every business must develop a

business plan The business plan’s primary

purpose is to improve the entrepreneur’s

control over the business and to help him

avoid common mistakes It is not an

overstatement to say that a business will

fail or succeed on the strength of its

business plan, so there is no substitution for

a well-prepared plan The business plan

documents the strategy for growing the

business Think on the business plan as a

road map that describes in which direction

the company is going, what its goals are,

and how it is going to get there

In developing the plan, the

entrepreneur will conduct research to

determine a systematic and realistic

evaluation of the company’s target market

and define its potential The entrepreneur

must be able to prove through research that

customers in the market need the good or

service that is offered and that a sufficient

number of potential customers exists to

support the business

A business plan also looks at the

risks the business faces Chief among

these is competitors The business plan

must analyze the company’s competition by

gathering information on competitor’s

market share, products, and strategies

The plan should demonstrate what

distinguishes the entrepreneur’s products

or services from others already in the

market It is also common for businesses to

fail because the owner fails to invest or

seek sufficient capital to run the business A

good business plan should address this

issue as well

Mỗi doanh nghiệp phải phát triển một

kế hoạch kinh doanh Mục đích chủ yếu của

kế hoạch kinh doanh là để cải thiện sự kiểm soát của doanh nhân trong kinh doanh và giúp anh ta tránh những sai lầm phổ biến Không phải là quá lời khi nói rằng một doanh nghiệp sẽ thất bại hay thành công trên sức mạnh của kế hoạch kinh doanh của nó, vì vậy không có sự thay thế cho một

kế hoạch được chuẩn bị tốt Kế hoạch kinh

doanh v ạch ra chiến lược cho việc phát

triển kinh doanh Hãy suy nghĩ về kế hoạch kinh doanh như là một bản đồ đường cái

mà mô tả trong đó phương hướng công ty đang đi, những gì là các mục tiêu của nó,

được cung cấp và rằng một số lượng đủ

những khách hàng tiềm năng tồn tại để hỗ

trợ công việc kinh doanh

Một kế hoạch kinh doanh cũng xem xét các rủi ro mà doanh nghiệp phải đối

mặt Đứng đầu trong số này là các đối thủ cạnh tranh Kế hoạch kinh doanh phải

phân tích sự cạnh tranh của công ty bằng cách thu thập thông tin về thị phần, sản phẩm và chiến lược của đối thủ cạnh tranh

Kế hoạch này nên chứng minh cái gì phân

biệt các sản phẩm hoặc dịch vụ của một

doanh nhân từ những người khác đã có trong thị trường Nó cũng phổ biến cho các doanh nghiệp thất bại vì chủ sở hữu không

đầu tư hoặc tìm đủ vốn để điều hành doanh

nghiệp Một kế hoạch kinh doanh tốt cũng nên giải quyết vấn đề này

- entrepreneur/ˌɒn.trə.prəˈnɜːr/ (n)

- capital (n) 1 tiền vốn 2 thủ đô

- raise capital: huy động vốn

- make mistake: gây ra lỗi lầm  correct mistake: sửa chữa lỗi lầm

associated (adv)

- attend (v) 1 tham gia

2 chú ý  pay attention to

attention be paid to attendance (n)

- select (v) chọn lọc

selection (n)

selective (a)

- session (n) phiên họp

- take part in (v) = join = participate in: tham gia

- banquet (n) = big party: bữa tiệc lớn

10

Many associations and

organizations hold annual conferences so

that their members can get in touch with

each other and take part in educational

programs When planning a conference,

event coordinators try to have a variety of

sessions so people attending can select a

workshop or meeting that best suits their

needs When making arrangements for a

conference, they look for a site that will

accommodate all their needs The site

should be able to hold the number of people

expected to attend, without the meeting

rooms being overcrowded Good event

coordinators tour the site before making a

final decision because brochures cannot

show all the necessary details Having

meetings in a fun location can really

encourage people to register for the

meeting

Nhiều hiệp hội và tổ chức tổ chức những hội nghị thường niên để các thành viên của họ có thể giữ liên lạc với nhau và tham gia vào các chương trình giáo dục Khi lên kế hoạch một hội nghị, các điều

phối viên sự kiện cố gắng để có một loạt

phiên họp để mọi người tham dự có thể chọn một hội thảo hay cuộc họp mà phù

hợp nhất với nhu cầu của họ Khi tạo

những sự sắp xếp cho một hội nghị, họ tìm kiếm một vị trí mà sẽ đáp ứng tất cả nhu cầu của họ Vị trí nên có khả năng để chứa

số lượng người được dự kiến tham dự, không có các phòng họp quá đông đúc Các

điều phối viên sự kiện tốt khảo sát vị trí trước khi đưa ra quyết định cuối cùng bởi

vì t ập quảng cáo không thể hiển thị tất cả

các chi tiết cần thiết Có các cuộc họp tại một địa điểm vui chơi có thể khuyến khích người dân đăng ký cho cuộc họp một cách thực sự

11

Lesson 6 Computers

- access (v) truy cập, tiếp cận

(n) quyền truy cập accessible (a)

- allocate (v) phân bổ

allocation (n)

allocated (a)

- designate (v) bổ nhiệm

- be compatible with: tương thích với

- delete (v) = remove: xóa

- display (v) hiển thị

- duplicate (v) sao chép

(n) bản sao duplication (n)

- search (n) = investigation: điều tra

(v) = look for: tìm kiếm

- shut down (v) = turn off: tắt (máy)

- warning (n) cảnh báo; alert to danger: báo động nguy hiểm

(a) warn (v) + sb + to Vo

12

When I try to shut down my computer,

a warning pops up that says “Low

Memory.” From there, I can’t figure out what

to do The computer won’t let me access

any of my files, so I can’t search for those

that I could delete I’ve already deleted all of

my duplicate files, and I can’t believe that

my remaining files are using up so much

memory I’d be happy to ignore the

computer’s warning, but I have no option,

since the display is frozen on this message

Do you think I’ve failed to understand

something about the operations of this

computer? If you can, would you please

allocate a few minutes in your busy

schedule to help me solve this dilemma?

As I said before, I’m sure that my software

is compatible and is not the source of this

problem

Khi tôi cố gắng để tắt máy tính của tôi, một thanh bật mở cảnh báo nói là "Bộ nhớ Thấp" Từ đó, tôi không thể hiểu ra làm cái gì Máy tính sẽ không cho phép tôi truy cập bất kì tập tin nào của tôi, vì vậy tôi không thể tìm kiếm những cái mà tôi có thể xóa Tôi đã xóa tất cả các tập tin trùng lặp của tôi, và tôi không thể tin rằng các tập tin

còn lại của tôi đang sử dụng quá nhiều bộ

nhớ Tôi sẽ hạnh phúc để phớt lờ cảnh báo của máy tính, nhưng tôi không có lựa chọn, bởi vì việc hiển thị bị đóng băng trên thông báo này Bạn có nghĩ rằng tôi đã không hiểu

được điều gì đó về các hoạt động của máy

tính này? Nếu bạn có thể, bạn vui lòng dành một vài phút trong lịch trình bận rộn của bạn

để giúp tôi giải quyết vấn đề nan giải này?

Như tôi đã nói trước đây, tôi chắc chắn rằng phần mềm có tương thích và không phải là nguồn gốc của vấn đề này

dilemma /daɪˈlem.ə/ (n)

13

Lesson 7 Office Technology

- affordable (a) phải chăng  affordable price

reasonable competitive afford (v) đủ khả năng chi trả

affordability (n)

- as needed (adv) khi cần

- be in charge of (v) phụ trách, chịu trách nhiệm

14

Many companies have one person or

a department that is in charge of running the

office If you have ever worked for a

company that doesn’t have an office

manager, you very quickly learn to

appreciate the importance of the job Who

is in charge of placing orders? Who

services the fax machine or printer? Who

makes sure that the office is presentable for

customers? Are the new conference tables

and shelves durable as well as affordable?

It is the office manager’s

responsibility to maintain an efficient and

smooth-running office He or she looks for

ways to reduce costs and minimize

interruptions in the day-to-day operations

Whereas functional managers know the

capacity of their employees, the office

manager knows the physical capacity of the

office and the supplies and machines that

are in the office

The office manager initiates the

ordering of furniture and supplies, and stays

on top of changing office technology Over

time, he or she may notice recurring

problems that require changing a service

provider Furniture and large items are

ordered on an as needed basis Other

frequently used materials, such as paper,

folders, and mailing materials, are on an

automatic ordering schedule and a stock of

those supplies is on hand at the office

Nhiều công ty có một người hay một

bộ phận có nhiệm vụ vận hành văn phòng Nếu bạn đã từng làm việc cho một công ty

mà không có một người quản lý văn phòng, bạn rất nhanh chóng hiểu để đánh giá cao tầm quan trọng của công việc Ai chịu trách nhiệm về việc đặt hàng? Ai phục vụ máy fax hoặc máy in? Ai chắc chắn rằng văn phòng thì dễ nhìn cho khách hàng? Những bàn hội nghị mới và kệ thì bền cũng như có khả năng chi trả không?

Đó là trách nhiệm của người quản lý

để duy trì một văn phòng hiệu quả và vận

hành trơn tru Anh ta hoặc cô ấy tìm những cách để cắt giảm chi phí và giảm thiểu sự

gián đoạn trong hoạt động ngày này qua

ngày khác Trong khi các quản lý chức năng biết năng lực của những nhân viên của họ, quản lý văn phòng biết năng lực vật

lý của văn phòng và các vật tư và máy móc trong văn phòng

Quản lý văn phòng khởi đầu việc sắp đặt của đồ nội thất và các vật tư, và nắm bắt công nghệ văn phòng đang thay đổi

Theo thời gian, anh ta hoặc cô ta có thể

nhận thấy những vấn đề đang tái diễn cái

mà đòi hỏi việc thay đổi một nhà cung cấp

dịch vụ Nội thất và đồ vật lớn được đặt trên nguyên tắc khi cần Vật liệu khác thường xuyên được sử dụng, chẳng hạn như giấy, thư mục, và các nguyên vật liệu gửi thư, trên một lịch trình đặt hàng tự động và một kho hàng của những nguồn cung cấp có

sẵn tại văn phòng

- bring in (v) = hire = recuit: tuyển dụng, thuê

- casually (adv) một cách bình thường

- code (n) qui tắc, mật mã

(v) viết bằng mật mã coded (a)

- expose (to) (v) làm ai đó nhận ra

exposure (n)

exposed (a)

- glimpse (n) cái nhìn thoáng qua

- out of (a) hết  run out of

- outdated (a) = obsolete: lỗi thời

- practice (n) 1 sự luyện tập

2 hoạt động

3 thói quen (v) luyện tập + V_ing practical (a)

- reinforce (v) tăng cường, ủng hộ

reinforcement (n)

reinforcing (a)

- verbally (adv) bằng lời

verbalize (v) diễn đạt, phát biểu thành lời

verbal (a)

16

How many employees show any

appreciation for their corporate culture?

How many executives appreciate what their

corporate culture is and what it is made of?

It is open reinforced by the office

procedures and routines that have been

established over the years A manager

made her mark twenty years ago by

dressing casually, thereby forever changing

the dress code A director bought from the

competition when he ran out of stock and

practice soon became standard These

examples add to a company’s culture

Good employees know what the

standard procedures are This is an

important element in recruiting new

employees, as well as training workers

When training workers, it is often important

to have them read the procedures, write

their reactions, and verbalize their opinions

to these practices This promotes a sense

of cooperation between those who establish

the practices and those who must follow

them

Employees who have been with a

company for many years may not be able to

identify outdated practices because they

haven’t been exposed to anything else

What happens when a department needs

an extra hand? Is a “temp” brought in, or is

someone borrowed from another

department? The new recruits often ask the

questions that allow more senior

employees to get a glimpse of the corporate

culture

Có bao nhiêu nhân viên cho thấy bất

kỳ sự đánh giá cao đối với văn hóa doanh

nghiệp của họ? Làm thế nào nhiều nhà điều hành đánh giá cao văn hóa doanh

nghiệp của họ là gì và nó được làm bằng gì? Nó thì cởi mở được tăng cường bởi các thủ tục văn phòng và những thói quen mà

đã được thành lập qua nhiều năm Một

nhà quản lý tạo dấu ấn của cô ta 20 năm trước bằng cách ăn mặc khá bình thường,

bằng cách thay đổi mãi mãi qui tắc ăn mặc

Một giám đốc đã mua từ đối thủ cạnh tranh khi ông hết hàng trong kho và hoạt động nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn Những

ví dụ này thêm về văn hóa của công ty

Những nhân viên tốt biết các thủ tục chuẩn là gì Đây là một yếu tố quan trọng trong việc tuyển dụng những nhân viên mới,

cũng như đào tạo những công nhân Khi

huấn luyện các nhân viên, thường là rất quan trọng để bảo họ đọc các thủ tục, viết những phản ứng của họ, và diễn đạt bằng lời những ý kiến của họ về những hoạt

động này Điều này thúc đẩy một cảm giác

của sự hợp tác giữa những người thiết lập

những thông lệ và những người phải làm theo chúng

Những nhân viên có được với một công ty trong nhiều năm có thể không có khả năng xác định những thói quen lạc hậu bởi vì họ đã không được tiếp xúc với bất cứ điều gì khác Điều gì xảy ra khi một bộ phận

cần thêm một bàn tay? Là một "người

tạm" được thuê vào, hoặc là một người được mượn từ các bộ phận khác? Những nhân viên mới thường hỏi những câu hỏi

mà cho phép các nhân viên c ấp cao để có

được một cái nhìn thoáng qua của văn hóa doanh nghiệp

- routine (n) thói quen

(a) hằng ngày

- over + khoảng thời gian: dấu hiệu của thì HTHT

- dress ám chỉ phong cách ăn diện, wear ám chỉ thao tác mặc

17

Lesson 9 Electronics

- electronics (n) thiết bị điện tử

- disk (n) đĩa

- digital (a) thuộc kĩ thuật số

- facilitate (v) làm cho dễ dàng = ease (v) 1 làm cho dễ dàng

- technically (adv) về mặt kỹ thuật

technical (a)

technicality (n)

18

By the mid 1980s, virtually all U.S

businesses owned at least one computer

Prices of computers declined sharply over

the next few years, resulting in a surge in

popularity At the same time, offices started

to rely on networks which facilitates the

sharing and processing of data Such data

processing was made possible by

improvements in both the hardware and

software industries

More recently, data storage disks

have undergone their own revolution

Because of technical advancements, the

storage capacity of a compact disc

increased significantly

In addition, manufacturers of software

offer competitive upgrades to replace

competitor’s products

Virtually all office workers today are

trained in the most popular word processing

software

Computers repeatedly revolutionize

the workplace, and everyone, no matter

how accomplished he or she is with other

skills, needs to stay abreast of major

trends in computer development

Vào giữa những năm 1980, hầu như tất cả các doanh nghiệp Hoa Kỳ sở hữu ít nhất một máy tính Giá của máy tính giảm nhanh theo vài năm tới, dẫn đến sự gia

tăng phổ biến Đồng thời, các cơ quan bắt đầu dựa trên các mạng lưới mà tạo điều kiện cho việc chia sẻ và xử lý dữ liệu Xử lý

dữ liệu như vậy có thể đã được thực hiện bởi những cải thiện trong cả các ngành công nghiệp phần cứng và phần mềm

Gần đây hơn, các ổ đĩa lưu trữ dữ liệu đã trải qua cuộc cách mạng của riêng chúng Bởi vì các tiến bộ kỹ thuật, khả năng

lưu trữ của một đĩa compact đã tăng lên

đáng kể

Ngoài ra, các nhà sản xuất phần mềm cung cấp những sự nâng cấp cạnh tranh để thay thế các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh

Hầu như tất cả các nhân viên văn phòng ngày nay được đào tạo trong phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất

Máy tính cách mạng hóa nơi làm việc một cách lặp đi lặp lại, và tất cả mọi người,

dù cho anh ta hoặc cô ta được thiết lập với các kỹ năng khác như thế nào, cần phải

theo kịp với các xu hướng chính trong sự

phát triển máy tính

- làm giảm = reduce + O

= decline + 

- result in = lead to: dẫn đến

- undergo maintenance trải qua sự bảo trì (dùng cho máy móc)

renovation trải qua sự tân trang, tu sửa (dùng cho nhà cửa) (không dùng bị động sau undergo)

- no matter how + adj/adv + S + be/V: dù cho … thế nào

- stay abreast of: bắt kịp với

19

Lesson 10 Correspondence

- correspondence /ˌkɒr.ɪˈspɒn.dəns/ (n) thư tín

- assemble (v) = put together = bring together: thu thập, tập hợp

- beforehand (adv) = in advance: trước (đứng cuối câu)

- complication (n) sự phức tạp

complicate (v)

complicated (a)

- courier (n) người đưa thư

- express (a) tốc hành  send by express mail: gởi bằng thư tốc hành

- petition (n) lời thỉnh cầu

(v) thỉnh cầu petitioner (n) người thỉnh cầu

- proof (v) tìm lỗi sai

(n) chứng cứ = evidence proofreader (n) người soát lỗi

proofing (G)

- register (n) hồ sơ = record

(v) đăng kí registration (n)

registered (a)

- revise (v) chỉnh sửa

revised (a)

revision (n)

20

In small offices, it is often the

executive assistant who must manage all

of the printed material that the firm

produces The job responsibilities include

typing and printing out the correspondence

These letters and memos must all be

carefully proofed to make sure they are

error-free If not, the errors should be

corrected If the meaning is not clear, the

correspondence should be revised This

revision should be done beforehand, not

when the letter is ready to be sent

Before putting correspondence into

an envelope, the executive assistant must

assemble all the various attachments and

other documents to be enclosed with the

letter When folding the correspondence,

the assistant should make sure that when

opening the envelope, the recipient sees the

letterhead first

Once prepared, the correspondence

must be sent appropriately Local, urgent

mail could be hand-delivered by a courier

service Long-distance, urgent mail could be

sent overnight or by express mail If a

record is required mail can be registered

and receipts are given

In addition to transmitting and

receiving faxes, the executive assistant

must work closely with company officials

When the company executives have to

make a presentation, the executive

assistant often becomes a graphic designer

charged with the layout, or the look of, the

graphics and text for the printed materials

used during the presentations Did I mention

that these duties generally involve learning

extremely complicated design software? It’s

a wonder that more executive assistants

don’t petition their bosses for a raise

Trong các văn phòng nhỏ, thường thì

trợ lý giám đốc điều hành phải quản lý tất

cả nguyên vật liệu được in ấn mà công ty sản xuất ra Các trách nhiệm công việc bao gồm đánh máy và in ra thư tín Những lá thư này và thông báo nội bộ này tất cả phải được soát lỗi cẩn thận để đảm bảo rằng

chúng không có l ỗi Nếu không, những sai

sót cần được sửa chữa Nếu ý nghĩa không

rõ ràng, thư tín nên được chỉnh sửa lại Việc chỉnh sửa này cần phải được thực hiện trước, không phải khi thư sẵn sàng để được gửi

Trước khi đưa thư tín vào một phong

bì, trợ lý giám đốc điều hành phải tập hợp tất cả các file đính kèm khác nhau và các tài liệu khác được đính kèm với thư Khi gấp thư tín, người trợ lý phải đảm bảo rằng khi

mở phong bì ra, người nhận thấy tiêu đề

thư trước tiên

Một khi được chuẩn bị, thư tín phải

được gửi một cách thích hợp Thư khẩn

cấp, địa phương có thể được bàn giao tận

tay bởi một dịch vụ chuyển phát nhanh Thư khẩn cấp, đường dài có thể được gửi qua đêm hoặc bằng thư tốc hành Nếu một bản ghi được yêu cầu gởi có thể được đăng

ký và các biên lai được đưa ra

Ngoài việc truyền và nhận fax, trợ lý

giám đốc điều hành phải làm việc chặt chẽ

với các quan chức công ty Khi các giám

đốc điều hành công ty phải thực hiện một bài thuyết trình, các trợ lý điều hành thường trở thành một nhà thiết kế đồ họa chịu

trách nhiệm với bố cục, hay hình ảnh về,

đồ họa và văn bản cho các tài liệu được in được sử dụng trong suốt các bài thuyết trình Tôi đã đề cập rằng các nhiệm vụ

thường liên quan việc học tập các phần

mềm thiết kế vô cùng phức tạp chưa? Thật

ngạc nhiên khi mà nhiều trợ lý điều hành

không kiến nghị ông chủ của họ cho một khoản tăng lương

- firm (v) ấn định (n) công ty

- official (n) quan chức (a) chính thức

- suitable, proper, appropriate, relevant, pertinent  improper

21

Lesson 11 Job Advertising and Recruiting

- abundant (a) dồi dào

- accomplishment (n) thành tựu = achievement

accomplish (v) = achieve

accomplished (a)

- in honor of: để vinh danh

- bring together (v) = gather: thu thập, tập hợp

- training session (n) phiên huấn luyện

- profile (n) nhóm đặc điểm, tiểu sử

(v) profiled (a)

- qualifications (n) 1 phẩm chất

2 năng lực

3 bằng cấp qualify (v)

qualified (a)

- recruit (v) tuyển dụng /rɪˈkruːt/

(n) nhân viên recruitment (n)

22

Recruiting employees is a

time-consuming and costly process Therefore,

employers want to match the right person

with the right job the first time around

There are many ways to recruit good

employees: advertising in newspapers and

professional journals, recruiting on college

campuses or at conferences, or getting

referrals from headhunters

Recruiting is a time for a company to

brag about its accomplishments and excite

people about its future Each company is

trying to bring together the best and the

brightest, but they are not alone Their

competition is trying to do the same thing

When jobs are abundant and there is low

unemployment, employers may face higher

demands from job seekers Conversely,

when the economy is slowing down and

jobs are few, employers are in a better

position for attracting the best candidates

Employers look for certain

characteristics and qualifications in their

employees Coming up with a very specific

profile that fits the company culture and the

specific job requirements is a difficult job

Employers want to see a well-rounded

candidate and someone who has related

work experience They are willing to offer a

salary that is commensurate with that

experience Employers will make hiring and

salary determinations based on the

information candidates submit throughout

the application and interview process

Tuyển dụng nhân viên là một quá trình mất thời gian và tốn kém Do đó, các nhà tuyển dụng muốn để kết nối đúng

người với đúng việc ngay từ lần đầu tiên

Có rất nhiều cách để tuyển dụng những nhân viên tốt: quảng cáo trên báo và tạp chí chuyên nghiệp, tuyển dụng tại các khuôn viên trường học hoặc tại các hội nghị, hoặc

nhận tư vấn từ công ty săn đầu người

Tuyển dụng là lúc cho một công ty để

khoe về những thành tích của nó và kích

thích mọi người về tương lai của nó Mỗi công ty đang cố gắng để tập hợp người tốt nhất và xuất sắc nhất, nhưng họ không đơn độc Đối thủ cạnh tranh của họ đang cố gắng để làm điều tương tự Khi công việc rất dồi dào và có tỷ lệ thất nghiệp thấp, nhà tuyển dụng có thể phải đối mặt nhu cầu cao

từ những người tìm việc Ngược lại, khi nền kinh tế đang chậm lại và việc làm rất ít, nhà tuyển dụng đang ở trong một vị trí tốt hơn để thu hút các ứng viên tốt nhất

Những nhà tuyển dụng tìm kiếm những đặc điểm và năng lực nhất định của nhân viên của họ Đưa ra một hồ sơ rất cụ thể cái mà phù hợp văn hóa công ty và các yêu cầu công việc cụ thể là một công việc làm khó khăn Những nhà tuyển dụng muốn xem một ứng cử viên hoàn hảo và một người đã liên quan đến kinh nghiệm làm việc Họ sẵn sàng để cung cấp một mức lương tương xứng với kinh nghiệm đó Nhà tuyển dụng sẽ thực hiện tuyển dụng và xác định tiền lương dựa trên các thông tin mà ứng viên nộp trong suốt quá trình nộp đơn

và phỏng vấn

23

Lesson 12 Applying and Interviewing

- ability (n) = competence: khả năng

- apply (for) (v) = submit: nộp

confidential (= secret) nature: bản chất bí mật

- constantly (adv) = consistently: liên tục

- expert (n) = specialist = professional: chuyên gia

(a) expertise (n) chuyên môn

- department head = head of department: trưởng phòng

- follow up (v) theo sau

- additional (a) thêm nữa

24

How many times in your life will you

search for a new job? The experts say

probably more times than you think! Some

people find the job search time-consuming

and hard on their self-confidence The best

job hunters are those who never stop

looking and don’t dwell on their

weaknesses They network constantly: at

meetings, at social gatherings and with

people they meet on the street They follow

up periodically with contacts and

acquaintances to keep up with new

developments

Good job hunters assess their

abilities all the time Before they even apply

for a position, they have researched the

field and the specific companies they are

interested in They know where they could

fit into the company and they tailor their

résumés for each position They try to show

how their backgrounds match the job

opening Therefore, when they are called in

for an interview, they’re prepared They are

ready for anything!

At the interview, these job hunters

know that they must present themselves in

the best way possible This is their

opportunity to shine It is also their

opportunity to see if this is truly the job that

they want If either party is hesitant at the

interview, it may be a sign that it isn’t a good

fit

Đã bao nhiêu lần bạn sẽ tìm kiếm một công việc mới trong cuộc sống của bạn? Các chuyên gia cho rằng thời gian có thể nhiều hơn bạn nghĩ! Vài người nhận thấy tìm kiếm công việc tốn nhiều thời gian và

khó khăn về sự tự tin của họ Các thợ săn

công việc tốt nhất là những người không

bao giờ ngừng tìm kiếm và không nghĩ về những điểm yếu của họ Họ kết nối liên tục: tại các cuộc họp, tại các buổi họp mặt xã hội và với những người mà họ gặp trên

đường phố Họ theo dõi định kỳ với các

liên hệ và những người quen biết để theo

kịp với những sự phát triển mới

Những thợ săn công việc tốt đánh giá khả năng của họ mọi lúc Trước khi họ thậm chí nộp đơn cho một vị trí, họ đã nghiên cứu lĩnh vực và các công ty cụ thể mà họ quan tâm Họ biết nơi mà họ có thể phù hợp với công ty và họ sắp xếp hồ sơ xin việc của họ cho từng vị trí Họ cố gắng để thể hiện nền tảng phù hợp chỗ làm đang

trống Vì vậy, khi họ được gọi tới cho một

cuộc phỏng vấn, họ đã chuẩn bị sẵn sàng

Họ thì sẵn sàng cho bất cứ điều gì!

Tại cuộc phỏng vấn, những người tìm việc này biết rằng họ phải thể hiện mình một cách tốt nhất có thể Đây là cơ hội của

họ để tỏa sáng Nó cũng là cơ hội của họ

để xem liệu đây là công việc thực sự mà họ muốn không Nếu một trong hai bên do dự tại cuộc phỏng vấn, nó có thể là một dấu hiệu cho thấy nó không phải là một sự phù hợp tốt

25

Lesson 13 Hiring and Training

- conduct (n) hành vi = behavior

(v) tiến hành, thực hiện conductor (n)

- generate (v) tạo ra = create

generator (n)

generated (a)

- hire (v) thuê

(n) nhân viên = employee  employer

- keep up with (v) bắt kịp với

- look up to (v) ngưỡng mộ = admire

- highly (adv) một cách cao, cực kì

- mentor (n) người hướng dẫn

- on track (a) đúng lịch trình = on schedule  stay on track: giữ đúng lịch trình

- reject (v) từ chối, loại bỏ  rejection (n)

- set up (v) thiết lập = establish

(a) = established

- success (n) sự thành công

succeed (in) (v) thành công (trong)

be successful (with) (a) thành công (với)

- training (n) sự huấn luyện

- latest (a) mới nhất

26

After the ads have been placed, and

the interviews have been conducted,

decisions have to be made Who should the

company bring onboard? Job offers are

extended and they are either accepted or

rejected For those who accept the offer, the

job search has been completed

successfully But for both the employer and

the new hire, the job has just begun

Companies want new employees to

generate new business and new ideas as

soon as possible Before they can do that,

the new hires need some training All

companies have unique expectations and

methods of operating Company trainers

conduct workshops and seminars for both

experienced and new workers All

employees must prepare for the future and

continuously update themselves in their

field Nowaday s, workers are expected to

keep up with the latest trends and

information Otherwise, they fall behind

Many companies set up a mentoring

program for new employees The mentor is

usually an experienced manager or

employee and should be someone whom

the new employee can look up to Mentors

often review goals and objectives with their

mentor ee s and help them to stay on track

Sau khi quảng cáo đã được đặt, và các cuộc phỏng vấn đã được thực hiện, các quyết định phải được thực hiện Công ty nên mang ai lên tàu? Việc làm được mở rộng và họ hoặc được chấp nhận hoặc bị từ chối Đối với người chấp nhận lời đề nghị, việc tìm kiếm công việc đã được hoàn thành một cách thành công Nhưng đối với

cả chủ nhân và các nhân viên mới, công việc mới chỉ bắt đầu

Các công ty muốn những nhân viên mới tạo ra việc kinh doanh mới và những ý tưởng kinh doanh mới càng sớm càng tốt Trước khi họ có thể làm điều đó, các nhân viên mới cần vài sự tập huấn Tất cả các công ty có những kỳ vọng và những

phương pháp hoạt động độc đáo Những

người đào tạo công ty tiến hành các workshop và các seminar cho các công

nhân có kinh nghi ệm và mới Tất cả nhân

viên phải chuẩn bị cho tương lai và liên tục

tự cập nhật trong lĩnh vực của họ Ngày

nay, người lao động được mong đợi để theo kịp với các xu hướng và thông tin mới nhất Nếu không, họ tụt lại phía sau

Nhiều công ty thiết lập một chương trình tư vấn cho những nhân viên mới Cố vấn thường là một người quản lý có kinh nghiệm hoặc nhân viên và nên là một người nào đó mà nhân viên mới có thể ngưỡng

mộ Những người hướng dẫn thường xuyên xem xét các mục đích và các mục tiêu với

những người được huấn luyện của họ và

giúp họ giữ đúng lịch

beneficial (a) có lợi

- take advantage of (v) lợi dụng, tận dụng

- compensate sb for st (v) bồi thường

compensation (n)

compensatory (a)

- make up for (v) bù lại

- delicately (adv) một cách tinh tế, nhạy cảm

- sensitivity (n) sự nhạy cảm  sensitive information (n) thông tin nhạy cảm

- (be) eligible (for) (a) = (be) qualified (for): đủ tư cách, điều kiện

- flexibly (adv) một cách linh hoạt

- raise (v) tăng lên

(n) khoản tăng lương = pay increase

raise

- retire (v) nghỉ hưu

retirement (n)

retired (a)

- vested (a) được đảm bảo

- wage (n) lương (giờ, tuần)

28

An important part of the job search

often comes after an offer has been made

Papers should not be signed until you have

successfully negotiated your salary and

benefits You want to make sure you will be

adequately compensated for your skills,

work, and time This is a delicate and

difficult area You should be aware of what

the salary ranges are at the company and

in the field

Some workers are not on a salary;

rather they work for an hourly wage In

some cases, workers who earn an hourly

wage have more flexibility with the hours

they work The trade-off is that the worker

may not receive any benefits For those

workers on a salary, the base salary that is

negotiated is critical, because most

subsequent pay raises come in small

incremental amounts Most companies

have a review process either on an annual

or semiannual basis As a result of the

review, an employee may receive a raise

Each employee has a unique

situation Health insurance coverage and

retirement plans may be essential to some

employees, whereas they are not important

to others Many companies will offer

benefits in such a way that it is to the

employee’s advantage to stay with the

company for a longer period of time

Employees may not be eligible to sign up

for a retirement plan until they have been

with the company for one year and

employees are not fully vested in these

plans until they have five years of service

under their belts Some bonus plans are

paid out over a period of years Vacation

time increases after more years of service

Một phần quan trọng của việc tìm kiếm công việc thường diễn ra sau khi một

đề nghị đã được thực hiện Giấy tờ không cần được ký cho đến khi bạn đã đàm phán một cách thành công tiền lương và các lợi ích của bạn Bạn muốn chắc chắn rằng bạn

sẽ được đền bù thỏa đáng cho các kỹ năng, công việc, và thời gian của bạn Đây

là một lĩnh vực tế nhị và khó khăn Bạn cần nhận thức được các bậc lương ở công ty

và trong lĩnh vực là gì

Vài công nhân không ăn lương theo tháng; thay vì họ làm việc cho một mức

lương theo giờ Trong vài trường hợp,

người lao động kiếm được một mức lương theo giờ có sự linh hoạt hơn với những giờ

mà họ làm việc Sự đánh đổi là người lao động có thể không nhận được bất kỳ lợi ích Đối với những người lao động ăn lương

theo tháng, m ức lương cơ bản được

thương lượng là rất quan trọng, bởi vì hầu

hết những khoản tăng lương sau này

đến với số lượng gia tăng nhỏ Hầu hết các

công ty có một quá trình xem xét trên nguyên tắc hàng năm hoặc nửa năm Kết

quả của sự xem xét, một nhân viên có thể

nhận được một khoản tăng lương

Mỗi nhân viên có một hoàn cảnh duy

nhất Phạm vi bảo hiểm y tế và các kế

hoạch nghỉ hưu có thể cần thiết cho vài

nhân viên, trong khi chúng không quan

trọng đối với những người khác Nhiều công ty sẽ cung cấp lợi ích trong một

cách như vậy mà nó là để tạo sự thuận lợi

của nhân viên để ở lại với công ty trong một thời gian dài hơn Nhân viên có thể không

đủ điều kiện để đăng ký một kế hoạch nghỉ

hưu cho đến khi họ có được với các công ty trong một năm và nhân viên không được đảm bảo một cách đầy đủ trong các kế hoạch này cho đến khi họ có năm năm

phục vụ dưới sự trung thành của họ Vài

kế hoạch tiền thưởng được chi trả qua một khoản nhiều năm Thời gian nghỉ tăng lên sau nhiều năm phục vụ hơn

29

Lesson 15 Promotions, Pensions, and Awards

- pension (n) lương hưu

- achievement = accomplishment (n) thành tựu

- dedication (n) = commitment to: cống hiến

- look forward to (v) mong đợi

- anticipate (v) lường trước + V_ing

- look to = depend on = rely on (v) dựa vào

- loyal = faithful (to) (a) trung thành

loyalty (n)

loyally (a)

- metrit = excellence (n) xuất sắc

- obviously = apparently (adv) rõ ràng là

- productive (a) có năng suất, hiệu quả

product (n)

produce (v)

- promote (v) thăng tiến

xúc tiến quảng cáo khuyến mãi promotion (n)

promoter (n)

- recognition (n) sự công nhận

- praise (n) sự khen thưởng

- complimence (n) lời khen

- value (n) giá trị

(v) coi trọng, đánh giá

valuables (n) vật có giá trị

30

Congratulation s You have been

chosen by your colleagues to receive the

Keeler Award of Excellence This

prestigious award recognizes employees

who have made extraordinary

contributions to the corporation over the

years

Your coworkers gave several

reasons for selecting you First, they

mentioned your achievements in the

marketing department In the past four

years, you have had four promotions in this

department, all based on the many merits

of your in developing our image in new

markets In addition, your loyalty to the

department is obviously to all Many of your

coworkers mention that they look to you for

advice Your supervisor praised your high

productivity

The Keeler Award acknowledges an

employee’s value with a $1,000 bonus We

look forward to the opportunity to dedicate a

rosebush in the company garden in each

recipient’s name

The awards ceremony will be held

on August 7 on the front lawn at 10:30

a.m Again, congratulations

Xin chúc mừng Bạn đã được chọn

bởi các đồng nghiệp của bạn để nhận các

giải thưởng xuất sắc Keeler Giải thưởng

uy tín này công nhận những nhân viên đã

có những đóng góp đặc biệt cho tập đoàn

qua nhiều năm

Đồng nghiệp của bạn cho một số lý

do cho việc lựa chọn bạn Đầu tiên, họ đã

đề cập những thành tựu của bạn trong bộ phận marketing Trong bốn năm qua, bạn

đã có bốn chương trình quảng cáo trong bộ phận này, tất cả dựa trên nhiều sự xuất

sắc của bạn trong việc phát triển hình ảnh

của chúng ta tại các thị trường mới Ngoài

ra, sự trung thành của bạn cho bộ phận này

là rõ ràng cho tất cả Nhiều đồng nghiệp của bạn biết rằng họ dựa vào bạn để được

tư vấn Người giám sát của bạn đã ca ngợi

năng suất cao của bạn

Giải thưởng Keeler thừa nhận giá trị của một nhân viên với tiền thưởng 1,000 USD Chúng tôi mong muốn cơ hội để dành

riêng m ột bụi hoa hồng trong khu vườn

công ty dưới tên của mỗi người nhận

Lễ trao giải sẽ được tổ chức vào

ngày 07 tháng 8 trên sân c ỏ phía trước lúc

10:30 Một lần nữa, xin chúc mừng

- bear (v) = endure: chịu đựng  can’t bear = can’t stand + V_ing

- behavior (n) thái độ, hành vi  behave (v) cư xử

- checkout (n) thanh toán

- comfort (v) thoải mái

(n) comfortable (a)

merchant (n) thương gia

- strictly (adv) một cách nghiêm khắc

strict (a)

strictness (n)

Our store strictly enforces its return policy

- trend (n) xu hướng của thị trường = fad

tendancy (n) xu hướng của hành động

- select, receive, accept, prevent + n

32

Some people love to shop Others

can’t bear shopping and only go when their

clothes are completely worn-out No one

can get away from shopping – unless you

can do without eating! Consumption and

consumer behavior affects everything we

do

Some purchases are absolutely

mandatory Everyone needs to eat, wear

clothing, and sit on furniture Other

purchases are strictly for luxury items The

vast majority of what most of us buy is

somewhere in between essential items and

frivolous items

Most people shop by visiting stores

on the weekend It’s fun to expand the

number of places you shop in by exploring

new stores – even if you don’t make a

purchase It’s also comfortable to return to

stores you know well, where you know

what the merchandise selection is likely to

be

Most shoppers are looking for

bargains Some people even check out all

the aisles looking to see if the items they

normally use have been marked down

Everyone loves finding that their favorite

items are discounted to a lower price A sale

makes going to the checkout counter a

happier event

A steadily growing trend is shopping

from the comfort of home Many people

like to shop by catalogs and over the

Internet You can get almost everything,

from books to apparel, by mail, without

having to leave your home

Một số người thích mua sắm Những

người khác không thể chịu đựng việc mua

sắm và chỉ đi khi quần áo của họ được

hoàn toàn mòn Không ai có thể thoát khỏi

mua sắm - trừ khi bạn có thể làm mà không ăn! Tiêu dùng và hành vi người tiêu dùng ảnh hưởng mọi thứ mà chúng ta làm

Một số món hàng là hoàn toàn bắt buộc Mọi người cần ăn, mặc quần áo, và ngồi trên đồ gỗ Các món hàng khác là cho những món hoàn toàn xa xỉ Đại đa số những gì mà hầu hết chúng ta mua ở đâu

đó ở giữa mặt hàng thiết yếu và các mặt

hàng phù phi ếm

Hầu hết mọi người mua sắm bằng cách truy cập các cửa hàng vào cuối tuần Thật là thú vị để mở rộng số lượng những nơi bạn mua sắm (trong nơi đó) bằng cách khám phá các cửa hàng mới - thậm chí

nếu bạn không thực hiện mua hàng Cũng

thật thoải mái để quay trở lại cửa hàng bạn

biết rõ, nơi mà bạn biết việc lựa chọn hàng

được giảm giá Mọi người đều thích thấy

rằng các món yêu thích của họ đang được giảm giá đến một mức giá thấp hơn Một người bán sẽ đi đến quầy thanh toán một

sự kiện hạnh phúc hơn

Một xu hướng tăng trưởng ổn định là việc mua sắm từ sự thoải mái như ở nhà Nhiều người thích mua sắm bằng catalog

và trên Internet Bạn có thể nhận được hầu

như mọi thứ, từ sách đến quần áo, bằng

thư, mà không cần phải rời khỏi nhà của bạn

- get away from: thoát khỏi

- check out (v) kiểm tra

- checkout (n) thanh toán

- maintain (v) duy trì

maintainable (a)

maintainability (n)

- obtain (st) from … (v) xin, có được (cái gì) từ … = acquire

- prerequisite (n) điều kiện tiên quyết

34

All businesses, large and small, must

maintain an inventory of supplies In most

business offices, there are several essential

everyday items, including stationery, pens,

staples, and folders These are easily

obtained from office supply stores that

provide the most commonly used items

under one roof Some of these stores will

even take orders by telephone with free

delivery

However, some businesses require a

more diverse range of supplies For

example, businesses that ship their

products usually need cartons, Styrofoam

peanuts, mailing tape, and shipping labels

on hand at all times Though these items

may be available from general office supply

stores, there are other specialty stores that

only sell packing and shipping supplies

No matter what the type of business,

the office administrator is in charge of

ordering supplies and maintaining an

inventory Having the essential supplies on

hand at all times is a prerequisite for the

smooth and efficient functioning of the

enterprise The administrator should try to

locate the cheapest source of the supplies

required, but also pay attention to the

quality of the goods

Tất cả các doanh nghiệp, lớn và nhỏ, phải duy trì các vật tư tồn kho Trong hầu hết các văn phòng kinh doanh, có một số mặt hàng thiết yếu hàng ngày, bao gồm văn phòng phẩm, bút, ghim kẹp, và bìa kẹp

giấy Chúng thì dễ dàng có được từ các

cửa hàng vật tư văn phòng cái mà cung cấp các mặt hàng được sử dụng phổ biến nhất

dưới một mái nhà Một số cửa hàng thậm

chí sẽ nhận đơn đặt hàng qua điện thoại với việc giao hàng miễn phí

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp đòi hỏi một phạm vi đa dạng hơn các vật tư Ví

dụ, các doanh nghiệp vận chuyển sản phẩm của họ thường cần thùng giấy, đậu phộng xốp, băng gửi thư, và nhãn vận chuyển có

sẵn vào mọi lúc Mặc dù các mặt hàng này

có thể có sẵn từ các cửa hàng vật tư văn phòng nói chung, có những cửa hàng

chuyên môn khác chỉ bán các vật tư đóng gói và vận chuyển

Cho dù loại hình kinh doanh nào,

người quản trị văn phòng phụ trách đặt

hàng vật tư và duy trì một hàng tồn kho Có các vật tư thiết yếu có sẵn vào mọi lúc là một điều kiện tiên quyết cho sự hoạt động

trơn tru và hiệu quả của doanh nghiệp

Quản trị viên nên cố gắng định vị nguồn cung rẻ nhất các vật tư được đòi hỏi, nhưng

cũng chú ý đến chất lượng của hàng hóa

requirement request need order fulfilling (G)

memorial (a) thuộc về kỉ niệm

- ship (v) vận chuyển = transport

36

For Mr Park’s Asian housewares

store, shipping is an integral part of the

business Many customers need to send

their purchases to friends or relatives who

live far away Other customers, who do not

live near one of his stores, shop by catalog

and need their orders sent by mail

Shipping is, of course, the process of

getting goods delivered to a customer, but it

is more than just getting a box in the mail

Goods must be packaged carefully to

minimize breakage and ensure that they

arrive safely Staff members must keep

accurate records of the inventory shipped,

so Mr Park knows at all times the answers

to these questions: When did a box leave

the store? Who was the carrier who

delivered it? When did it arrive at its

destination? Customers will have

confidence in Mr Park’s business when he

can give quick and accurate answers

The shipping process must be tied to

the store’s inventory When orders are

taken, the shipping staff must know that

there is sufficient inventory of the product

on hand to fulfill the request If a product is

on order, the sales staff should advise the

customer to expect a delay When orders

are shipped out, they must be deleted from

the inventory records so Mr Park knows

exactly how many items are on hand in his

warehouse It takes a good computer

program to keep track of the additions and

deletions to the inventory

Sales staff must remember to charge

for shipping and appropriate taxes Mr Park

must keep good records on the cost of the

shipping and packing materials and other

supplies, the cost of the carriers, and staff

time to assess whether he is billing enough

to cover his shipping expenses

Đối với cửa hàng đồ gia dụng châu Á của ông Park, vận chuyển là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp Nhiều khách hàng cần gởi những món hàng cho bạn bè hoặc người thân ở xa Các khách hàng khác, những người không sống gần một trong các cửa hàng của ông ấy, mua sắm bằng danh mục sản phẩm và cần các

đơn hàng của họ được gởi bằng đường

bưu điện

Vận chuyển là, tất nhiên, quá trình mang hàng hóa được giao cho một khách hàng, nhưng cùng lắm chỉ mang một hộp

qua đường bưu điện Hàng hóa phải được

đóng gói cẩn thận để giảm thiểu việc vỡ và

đảm bảo rằng chúng đến nơi an toàn Nhân viên phải giữ hồ sơ chính xác của hàng tồn kho được vận chuyển, vì vậy ông Park biết

ở mọi lúc câu trả lời cho những câu hỏi: Khi nào một hộp rời khỏi cửa hàng? Người vận chuyển người mà giao nó cho ai? Khi nào

nó đến điểm đến của nó? Khách hàng sẽ

có sự tự tin trong doanh nghiệp của ông Park khi ông có thể cung cấp các câu trả lời nhanh chóng và chính xác

Quá trình vận chuyển phải được gắn

liền với hàng tồn kho của cửa hàng Khi

đơn đặt hàng được thực hiện, các nhân viên vận chuyển phải biết rằng có đủ hàng tồn kho của các sản phẩm sẵn có để hoàn tất yêu cầu Nếu một sản phẩm đang được

đặt hàng, nhân viên bán hàng nên tư vấn

cho khách hàng để mong đợi một sự trì hoãn Khi đơn đặt hàng được vận chuyển

ra ngoài, chúng phải được xóa từ các hồ

sơ tồn kho nên ông Park biết chính xác có bao nhiêu mặt hàng sẵn có tại nhà kho của ông ấy Phải mất một chương trình máy tính tốt để theo dõi những bổ sung và những xóa bỏ cho các hàng tồn kho

Nhân viên bán hàng phải nhớ để tính phí cho thuế vận chuyển và thích hợp Ông Park phải giữ hồ sơ tốt về chi phí của các vật liệu đóng gói và vận chuyển và các vật

tư khác, chi phí của người vận chuyển, và thời gian nhân viên để đánh giá xem liệu anh ta có thanh toán đủ để trang trải các chi phí vận chuyển của anh ta

houseware (n) đồ gia dụng  warehouse (n) nhà kho

37

Lesson 19 Invoices

- invoice (n) hóa đơn

- charge (v) tính phí

(n) phí (phí dịch vụ lâu lâu mới sử dụng, expense là phí hằng ngày)

- compile (v) thu thập, tập hợp = gather

- promptly (adv) một cách nhanh chóng

begin promptly bắt đầu một cách nhanh chóng

precisely bắt đầu một cách chính xác

- rectify (v) xoay chuyển

He rectified the situation by writing a letter of apology

- terms (n) 1 thuật ngữ

2 điều khoản

in terms of: về mặt

38

Mail-order companies need to have

an efficient process for invoicing and billing

customers When a customer places an

order, a list of items must be compiled and

an invoice generated The invoice will list

the items purchased, along with the cost of

each item, and the quantity desired

Charges that will be incurred in shipping

the items to the customer are also added to

the invoice Sometimes shipping charges

are simply estimated based on the weight

or value of the items ordered

The invoice also shows the terms of

payment Payment is usually due within 30

days Extra charges are often imposed on

overdue accounts Many companies also

offer a small discount if invoices are paid

promptly

Sometimes items get damaged or lost

(while) in transit, or customers discover

that the wrong items have been shipped by

mistake They will usually call the company

to have the problem rectified Such

complaints should be dealt with promptly If

an item is missing, a replacement will be

sent, usually at no additional charge to the

customer

Các công ty đặt hàng qua thư cần

phải có một quá trình hiệu quả cho việc lập hóa đơn và thanh toán cho khách hàng Khi một khách hàng đặt một đơn hàng, một danh sách các vật dụng này phải được thu thập và hóa đơn được tạo ra Hóa đơn sẽ liệt kê các mặt hàng được mua, cùng với chi phí của từng mục, và số lượng được mong muốn Chi phí mà sẽ được chịu trong việc vận chuyển các mặt hàng cho khách hàng cũng được thêm vào hóa đơn Đôi khi chi phí vận chuyển chỉ đơn giản là

được ước tính dựa trên trọng lượng hoặc

trị giá của các mặt hàng được đặt mua

Hoá đơn cũng cho thấy các điều khoản thanh toán Việc thanh toán thường

là đến hạn trong vòng 30 ngày Phí tính thêm thường được áp đặt trên các tài khoản quá hạn Nhiều công ty cũng cung cấp một giảm giá nhỏ nếu hóa đơn được

thanh toán m ột cách nhanh chóng

Đôi khi các mặt hàng bị làm hư hại hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển, hoặc khách hàng khám phá rằng các món hàng sai đã được vận chuyển bởi sai lầm

Họ thường sẽ gọi cho công ty để nhờ xoay

chuyển vấn đề Khiếu nại như thế phải được xử lý một cách nhanh chóng Nếu

một món hàng bị mất tích, một sự thay thế

sẽ được gửi, thường không tính phí thêm cho khách hàng