Quy trình thực hiện event

QUY TRÍNH THUC HIÉN 1 EVENT Dà có kiên, dù nhô hay cüng träi qua các công chuän bi co’ bän. Có thé tam chia quy trình tô chúc su kiên thành nhóm các công viêc nhó nhu sau: evemchannel everything in event Quy trình tà chúc ki_

QUY TRÍNH THUC HIÉN 1 EVENT

DÃ có kiên, dù nhô hay cüng träi qua các công chuän bi co’ bän

Có thé tam chia quy trình tô chúc su kiên thành nhóm các công viêc nhó nhu sau:

evemchannel

everything in event

Quy trình tà chúc ki_ên

1 Nhân thông tin khách hàng/ciîp trên (Briefing)

Thông qua buóc nhân Brief hay RFP (Request for proposal) tùt câp trên (dôi vói nhüng nguòri làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng (dôi vói Event Agency), nguòi làrn Event có duqc nhüng thông tin ce bán: dich, lv do tô chútc kiên, thòri gian, só lutcyng tham gia, dôi tutcyng tharn các yêu câu dôi vóri Event tù dó sê xác dinh duqc hutóng di cho công viêc tó chútc kiên cúa mình

2 Hình thành Concept và Theme

Concept là 5' chů dgn cúa su kiên, thuòng duqc nguòi làm Event ví nhu “linh

hôn cúa Event” cho nên buóc hình thành Concept cho Event rät quan trçng Sau khi dä có Concept, nguòi ta sê phát triên duqc Theme (Chů dê Event), nhürng hiêu úng

phân nhìn nhu thiêt ké sù dung trong chuorng trình, viêc trang tri, hoat dòng Event sao cho phù vói Concept dä dinh ra Nói thêm

vê Theme, nêu Concept là “Linh hôn” thì Theme là “Diên mao” Event Theme chi phôi toàn bô nòi dung và các hoat dòng óf Event

Bánh bèo sê có bài Viêt giái thích hon khái niêm Concept và Theme, nhung ban có thê tam hiêu 2 khái niêm này qua ví sau: Event ra mât nhän hiêu nuórc giái khát dành cho teen, Concept có thê là “Luôn tràn dây näng luçrng sông”, còn Theme thì phái thé hiên duqc 5'/ tú “Tràn dây näng luc_mg”dó, có thé qua các gam màu nrc trè trung, qua hình ánh các chàng trai cô gái cäng tràn súc sông trên backdrop, poster ., qua các trò chori trong Event thât trè khóe, näng dòng

Bé có duoc Concept và Theme, nguòi ta phái trên các thông tin vê Bäc diëm sàn phâm, thông diêp cúa sàn phâm, vän hóa và hành vi tiêu dùng khách hàng, và muc tiêu truyèn thông cúa su kiên Quá trình cùng nhau ngoi phát triên các $1 tuòng vê Concept

và Theme nguòi ta goi là Brainstorm

3 Viêt ké (Planning proposal)

Tù Concept, nguòi ta phat triên ra nhiêu Y tuórng (Idea), tuy phiên các Y tuöng này`phái xoay quanh 5'/ tuóng dao là Concept

Và sau khi phát triên duorc các 5'/ rôi thì nguòri ta phác tháo kê hoach (proposal) dua trên Y tuórng Proposal tôt phái ra cho khách hàng/câp trên búc tranh mang tinh khá thi vê viêc th1_rc hiên Event dó: Y tuórng, muc tiêu, nòi dung chuorng trình, quá trình thuc hiên, kê hoach truyên thông, cách thúc do hiêu quà Ban có thê thêm bài Viêt huóng dân Viêt Proposal tai dây Môt phân không thé thiêu nüa là lâp trù kinh phi (nêu lám cho công ty), hay Báo giá (làm cho khách hàng)

4 Thuyët trình ké hogch (Proposal Presentation)

Sau khi dä có trong tay ké hoach, các thiêt ké và toán ngân sách cho kiên, ban bât dâu cho buóc khách hàng/Câp trên dé Present (thuyët trình) ké hoach cùa mình Thông qua viêc thuyêt trình, ban phái lám cho nguòi nghe hình dung duqc tiên trình th1_Ic hiên

ké hoach sê nhu thé nào, mútc dò khá thi ra Sao, só khách hàng/câp trên dòi hói ban cho hcp thây duqc cor sò dánh giá, do hiêu quà mà kiên mang lai cho hg

Nêu kiên mà ban thuyêt trình dáp úng duqc mong dqi cúa hcp, vê yêu câu tô chúc, múc dò khá thi, chi phi, hg sê châp thuân cho ban tiên hành

5 T5 chírc triën khai (Execution)

Bé té Chae mém khai met ké beach, dàu rien dòi hai han phài cfs nhân su tlm nien Néu là nguòri trong công ty, ban cân huy dòng Team/phòng ban mình, nhòr hö trçr cúa phòng ban khác dé hiên, dôi khi ban còn phái thuê ngoài dé có nguòri hö ban th1_Ic hiên Nêu óf mòt Agency, viêc này hân dä có quy trình riêng và có nhüng nhân duorc phân công trách tùng phân dira trên chuyên môn mình: B@ phân trách khách hàng (Account), bô phân Thiêt ké (Design), Bò phân Y tuóng (Creative), Bò phân Sán xuât (Production), B@ phân Tài chánh (Finance), B@ phân truyên thông doi ngoai (PR-Media)

Nhiêm cúa ban - mét nguòi quán 15'/ du án, cu the là quán chính Event này, là kêt ndi các bô phân nhàm th1_rc hiên thông suôt kiên Ban sê phài lên các báng mô tà, phân công công viêc, (checklist), tien dò (schedule) có các thòri han (deadline) cu the thât chi tiet va) giám sát, dôn ddc công viêc cúa tùng bô phân nhàm dám báo công tác chuân bi thât tôt

kiên (Pre-Event) sê có rät nhiêu hang muc cân phái tiên hành: Tù kháo sát día diêm, Xin giây phép, thiêt kê, sán Xuât cho dên thuê nhân su, giái tri vän nghê, dán dung läp dàt (set up), truyên thông cho chuorng trình, säp viêc mòri khách, phuong tiên di lai, (nêu có), tông duyêt (rehearsal) và ban sê phài thât chu dáo và nghiêm túc dé hoàn thành Ngoài ra còn phái du phòng các růi

ro, su cô có thê Xáy ra dê có bién pháp úng biên phù nüa

Trung kiên (At-Event), vói vai trò Truóng du án, ban sê là dâu näo chi huy mçi hoa_1t dòng Môt nguòi chi huy tôt sê biêt cách vân hành guông máy cúa mình suôn sè, dem lai mòt Event làm hài lòng nguòi tham lân Công ty/Khách hàng

Mei viêc nhu vây chua phái dä kêt thúc mà có cá núi công viêc càn giài quyêt ngay sau Event (Post-Event): Ngay tai hiên truòng, chúng ta sê phài thu dgn, bàn giao día diem cho chú día diem, trà lai các thiêt bi, vât dung thuê mua tù nhà cung câp, có the phài cùng nhóm làm Event (Event team) än mùng sau khi tô chúc thành công (thâm chí là không thành eông C6 thé vän phài dai hg met chàu)

6 Dánh giá, tfìng kÉt và báo cáo (Evaluation and Report)

vài ngày sau dó chúng ta phái làm các viêc sau dé góri báo cáo tông kêt cho khách hàng và tông kêt, quyêt toán vóri công ty:

« Quyêt toán chi phi, các hang phát sinh thêm tính toán thù lao, thuòng

phat cho nhân su trong chucmg trình

« Tông kêt lai nhüng gì dä làm dugc, chua làm duqc, do luòng hiêu quà chucrng trình: bao nhiêu nguòi tham bao nhiêu nguòi däng ki/ mua hàng (nêu có), phàn hòi ma 119 Công tác quáng cáo, truyên thông: Bao nhiêu banner dä duqc treo, bao nhiêu phori dä phát, phát óf dâu, bao nhiêu bài PR dä dugc dua lên báo « Các hình ánh báo cáo, các link dính kèm

Trong Event team cüng cân tô chúc hep tông kêt, rút kinh nghiêm càng sórm càng tôt ngay sau Event vì diêu này rât quan treng dê chúng ta có nhüng Event tiêp theo duqc cái thiên theo chiêu huóng tôt hon

Nhu vây là chúng ta dä trái qua tät cá các công doan trong viêc th1_rc hiên mòt kíên Nhlrng trên thuc té, nhüng gì phái lám cho mét su kiiên không chi gói trong mòt, hai trang giây, mà nó là hàng tán công viêc cúa nguyên mòt tâp thé Nói ngân gçn, dâng sau môt Event, có rät nhiêu thút dé làm

(Bài däng trên WWw.EventChannel.vn)