Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức

• Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ nhận mệnh lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.. Nguyên tắc này bảo

Tr ườ ng Đ i h c Công nghi p Th c ạ ọ ệ ự

ph m Tp H Chí Minh ẩ ồ

Nhóm: Tắc Kè Bông Giáo viên: Trần Thị Xuân Viên

TỔ CHỨC

5.1 C C U T CH C Ơ Ấ Ổ Ứ

Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

Nguyên t c g n v i m c tiêuắ ắ ớ ụ

Nguyên t c th ng nh t ch huyắ ố ấ ỉNguyên t c hi u qu kinh tắ ệ ả ếNguyên t c cân đ iắ ố

Nguyên t c linh ho tắ ạNguyên t c an toàn và tin c yắ ậ

5.1.1 Các nguyên tắc của tổ chức quản trị

• Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy

của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp, hay “mục tiêu nào thì cơ cấu đó”

• Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Theo nguyên tắc

này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ nhận mệnh lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình Nguyên tắc này bảo đảm có sự chỉ huy thông suốt và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp và các bộ phận trong tổ chức

• Nguyên tắc hiệu quả kinh tế: Bộ máy tổ chức

phải xây dựng trên quan điểm chi phí để duy trì

và vận hành bộ máy phải thấp nhất trong tương quan hoạt động đạt kết quả cao nhất

• Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hành

và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có cân đối trong

mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung

• Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh

hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

• Nguyên tắc an toàn và tin cậy: Bộ máy quản trị

phải bảo đảm độ an toàn và tin cậy trong hoạt động, có khả năng chịu được những tác động bên trong và môi trường bên ngoài trong những giới hạn nhất định

M c tiêu và chi n l ụ ế ượ c phát tri n c a doanh ể ủ

nghi p ệ

Quy mô ho t đ ng c a doanh nghi p ạ ộ ủ ệ

Đ c đi m ho t đ ng c a doanh nghi p ặ ể ạ ộ ủ ệ

Môi tr ườ ng ho t đ ng c a doanh nghi p ạ ộ ủ ệ

Kh năng v ngu n l c c a doanh nghi p ả ề ồ ự ủ ệ

5.1.2 Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức

5.2 Một số vấn đề trong công tác tổ chức

Khái niệm: chỉ ra số lượng bộ phận hay nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu nhất

Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp

Bộ máy tổ chức ít tầng nấc trung gian được gọi là

tổ chức bộ máy thấp Bộ máy nhiều tầng là bộ máy

tổ chức cao

5.2.1.Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát)

1 4 16 64 256 1024 4096

1 8 64 512 4096

Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8

5.2.2 Quyền hành trong quản trị

Quyền hành trong quản trị là năng lực cho phép yêu cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của mình

Nhà quản trị muốn có quyền hành đầy đủ, yêu cầu

phải có đủ 03 yếu tố sau:

• Phải có tư cách, chức danh của nhà quản trị

• Phải được cấp dưới chấp nhận

• Phải có trình độ, tư cách đạo đức cá nhân…

Mặc dù nhà quản trị cần phải có đầy đủ quyền hành

để phục vụ cho việc quản trị, nhưng quyền hành phải

có giới hạn của nó, giới hạn của quyền hành chịu sự hạn chế bởi các yếu tố như: luật pháp của nhà nước, đạo đức xã hội, giới hạn của cấp bậc quản trị, điều kiện sinh học của con người …

5.2.3 Phân cấp trong quản trị

Phân cấp quản trị là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản trị cấp trên cho nhà quản trị cấp dưới

Mục đích của việc phân cấp:

 Tạo điều kiện cho doanh nghiệp ứng phó kịp thời

với những thay đổi của môi trường bên ngoài

 Giải phóng bớt khối lượng cho nhà quản trị cấp

cao, để họ tập trung vào các công việc lớn hơn; Đồng thời qua đó tạo điều kiện để đào tạo đội ngũ kế cận chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết

5.3 Xây dựng cơ cấu tổ chức

5.3.1 Khái niệm

Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các

bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên

hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức

Ưu điểm Nhược điểm

 Hiệu quả tác nghiệp cao do có sự

chuyên môn hóa nghề nghiệp vì

công việc lặp đi lặp lại.

 Nhân viên tích lũy được kinh

ngiệm, nâng cao trình độ chuyên

môn.

 Sử dụng tài nguyên trong doanh

nghiệp một cách hiệu quả.

 Đơn giản hóa công việc.

 Tiêu chuẩn hóa nghề nghiệp và

phong cách làm việc của nhân

viên.

 Không đòi hỏi người quản trị

phải có kiến thức toàn diện.

 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

 Lợi ích tối cao của doanh nghiệp

có thể bị các chức năng mục tiêu lấn áp.

 Chề độ trách nhiệm không rõ ràng.

 Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn

 Các bộ phận thường có khuynh hướng coi trong lĩnh vực của họ hơn bộ phận chức năng khác.

5.3.2.2 Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm

Tổng giám đốc

Dãy sản phẩm A Dãy sản phẩm B Dãy sản phẩm C

Dẫn tới tính cục bộ giữa các bộ phận, ít quan tâm đến sự phát triển toàn diện của tổ chức Khả năng hợp tác giữa các bộ phận kém.

Cảnh vụ giao nhận

Tàu biển (dịch

vụ vận chuyển)

Bán hàng (thương mại)

nhau.

5.3.2.4 Cấu trúc theo địa lý

Giám đốc chi nhánh miền Nam

Ưu điểm Nhược điểm

 Giao trách nhiệm cho cấp

 Có khuynh hướng làm cho

việc duy trì các trung tâm dịch vụ về kinh tế khó khăn hơn và có thể còn cần đến những dịch vụ như là nhân sự hoặc mua sắm ở cấp vùng.

 Vấn đề kiểm soát của cấp

quản lý cao nhất khó khăn hơn Đòi hỏi phải có một

cơ chế kiểm soát phức tạp.

5.4 Sự phân chia quyền lực

5.4.1 Khái niệm

Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành cho mọi người để tạo ra khả năng sử dụng những quyết đoán của họ thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra các chỉ thị

Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức Nó là khía cạnh cơ sở của việc ủy quyền.Trong trường hợp quyền lực không được giao phó, ngưởi ta nói đến sự tập quyền

Ưu nhược điểm của nguyên tắc tập quyền và phân quyền:

Tập quyền Phân quyền

Đưa xã hội loài người lên một bước mới trong quản lý.

Giảm đồng bộ, thống nhất và gắn kết giữa giữa các bộ phận trong tổ chức

Những nhân tố ảnh hưởng đến tập quyền và phân

quyền:

Tập quyền Phân quyền

Môi trường ổn định

Những nhà quản trị cấp thấp

hơn thiếu khả năng và kinh

nghiệm đưa ra quyết định

5.4.2 Ủy quyền

 Khái niệm:

Ủy quyền (delegation) là việc nhà quản trị trao cho cấp dưới quyền hành và trách nhiệm để họ thay mình thực hiện một số hoạt động nhất định

 Mục đích ủy quyền:

 Nhằm huy động tối đa sức lực, trí tuệ cấp

dưới vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức

Góp phần giảm bớt gánh nặng cho nhà quản trị cấp cao và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp

 Giúp nhà quản trị đưa ra quyết định sát với thực

tế

Quá trình ủy quyền:

 Xác định các kết quả mong muốn

 Giao nhiệm vụ

 Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ đó và

yêu cầu người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ

 Kiểm tra theo dõi

 Những nguyên tắc ủy quyền:

1 Người được ủy quyền phải là người cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị

2 Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người ủy quyền

3 Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau

4 Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng

5 Ủy quyền phải tự giác không được áp đặt

6 Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc

7 Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền

Sự hợp tác

Sẵn sàng lập ra

và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi

Sẵn sàng tin cậy cấp dưới

Chấp nhận thất bại của người

CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC

BẠN ĐẢ LẮNG

NGHE