Bang tinh dien tu

Giới thiệu : Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử của hãng Microsoft, chạy trên môI teờng Windows chuyên dùng cho công việc kế toán, tài chính, thống kê và sử lí dữ liệu, tạo c

Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành

Chơng IV:

I : giới thiệu

1 Giới thiệu :

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử của hãng Microsoft, chạy trên môI teờng Windows chuyên dùng cho công việc kế toán, tài chính, thống kê và sử lí dữ liệu, tạo các bảng phân tích tổng hợp…

Chức năng chủ yếu :

- Thiết lập các bảng tính

- Xử lí số liệu, tính toán thống kê, tài chính…

- Trao đổi thông tin với các phần mền khác

- Vẽ đồ thị hai chiều và 3 chiều

2 Khởi động chơng trình.

- Nhấn chuột tại biểu tợng màn hình nền

- Chọn Start\Program\Microsft Excel

3 Thoát khỏi Excel

- Nhấn chuột nút

- Chọn File\Exit

- Nhấn Alt + F4

Khi thực hiện 1 trong 3 cách trên Excel sẽ kiểm tra xem nếu có bảng tính nếu có bảng tính nào cha đợc lu vào đĩa, một thông báo sẽ xuất hiện

Nhấn Yes : để ghi và thoát

Nhấn No : để bỏ qua không ghi và thoát

Nhấn Cancel : Huỷ bỏ thao tác trở về Excel

4 Màn hình làm việc : bao gồm

Thanh tiêu đề ( Title ) cho biết tên một bảng tính

Thanh thực đơn ( Menu ) gồm các menu chứa các lệnh của Excel

Thanh công cụ chuẩn ( Standard )

Thanh định dạng ( Formatting )

Thanh công thức ( Formula ) chứa dữ liệu nhập vào cho 1 ô

Workbook : Vùng chứa nội dung bảng tính

Scroll bar :Thanh cuộn, dùng di chuyển bảng tính theo chiều ngang , dọc

20

Giáo trình tin học cơ sở

Biên soạn : Đào Đức Thành

Title Menu bar Standard Formula Formatting bar

Drawing Stalus Bar Scroll bar 5 Cấu trúc của bảng tính. Bảng tính có thể coi nh 1 tấm bảng lớn hình chữ nhật gồm có nhiều ô trợt trên màn hình máy tính Tại một thời điểm ta chỉ có thể xem đợc một phần bảng tính thông qua màn hình Bnảg tính gồm nhiều dòng và cột - Dòng ( Row ) Bảng tính có 65536 hàng , đợc đánh từ 1,2,3, 65536… - Cột ( Column ) Bảng tính có 256 cột , đợc đánh bằng các kí tự A,B Z IV… … - Ô ( Cell ) là giao của một dòng với một cột Địa chỉ của ô đợc xác định bởi cột trớc dòng sau Ví Dụ : A18,H1 Ô có con trỏ đang định vị trí ở đó gọi là vùng hiện thời - Vùng ( Range ) Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật, địa chỉ của vùng đợc xác định bởi địa chỉ của ô gốc trên trái và ô gốc dới phải của vùng Giữa hai địa chỉ đó đợc ngăn cách nhau bởi dấu hai chấm ( : ) VD : A5 : E16 5 Các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào kí tự đầu tiên gõ vào A ) Kiểu số ( Number ) kí tự đầu tiên gõ vào là các số từ 0 – 9 , các dấu +,-,$, … B ) Kiểu chuỗi kí tự ( Text ) kí tự đầu tiên gõ vào là các chữ, các kí tự căn thẳng ( ‘,’ “ ”/, ^ ,\ )

21

Số hiệu dòng

Số hiệu Cột

Giáo trình tin học cơ sở

Biên soạn : Đào Đức Thành

C ) Kiểu công thức ( Công thức trong Excel là sự kết hợp dữ liệu giữa các ô thông qua phép toán )

- Kí tự đầu tiên là dấu = (Hay dấu cộng ) Kết quả thu đợc trong ô không phải là các kí tự gõ vào mà là giá trị của công thức đó

VD : Tại ô B2 ta gõ = 18*3 + 7 + 8 thì kết quả hiện trong ô B2 là 69

- Các toán tử số học : + Cộng - Trừ * Nhân / Chia

- Các toán tử so sánh : > , <, <=, >=, <>

D) Cách nhập dữ liệu vào ô

1 Chuyển con trỏ tới ô cần nhập dữ liệu

2 Nhập dữ liệu ( theo quy định chung của từng loại dữ liệu )

3 Nhấn Enter ( hoặc chuyển con trỏ tới ô khác )

II các thao tác với bảng tính

1 Cách di chuyển trong một bảng tính.

Home : Về ô tận cùng bên trái

Ctrl + Home : Về ô A1

Page Up : Lên 1 trang

Page Down : Xuống 1 trang

← , ↑ , ↓ , → : Sang phải trái 1 cột , lên xuống 1 dòng

2 Thao tác với vùng.

a) Chọn vùng

Chuột : Nháy và rê chuột trên vùng cần chọn

Bàn phím: Chuyển con trỏ tới vùng cần chọn

Nhấn giữ phím Shift + Phím chuyển con trỏ

b) Bỏ trọn vùng : Nhấn 1 phím ← , ↑ , ↓ , →

c) Xoá vùng dữ liệu

- Chọn vùng cần xoá

- ấn phím Delete

d) Sao chép vùng dữ liệu

- Chọn vùng dữ liệu cần sao chép

- Thực hiện lệnh Edit\Copy

- Chuyển trỏ tới vùng cần chép đến

- Thực hiện lệnh Edit\Paste

e) Chuyển vùng dữ liệu

- Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển

- Thực hiện lệnh Edit\Cut

- Chuyển trỏ tới vùng cần chuyển đến

- Thực hiện lệnh Edit\Paste

f ) Khôi phục dữ liệu : Để khôi phục lại vùng dữ liệu vừa xoá ta làm nh sau

- Thực hiện lệnh Edit\Undo

22

Giáo trình tin học cơ sở

Biên soạn : Đào Đức Thành

3 Địa chỉ tơng đối địa chỉ tuyệt đối.

a) Địa chỉ ô tơng đối : Là địa chỉ khi sao chép tới vùng đích , địa chỉ tham chiếu tơng đối của vùng ô sẽ thay đổi theo phơng chiều và khoảng cách

Địa chỉ tơng đối có dạng : <Cột> <Dòng> VD : A1;E18

b) Địa chỉ ô tuyệt đối : là địa chỉ sao chép tới vùng đích , địa chỉ tham chiếu tuyệt đối của vùng ô sẽ không thay đổi

Địa chỉ tuyệt đối có dạng : <$Cột> <$Dòng> VD: $A$1; $E$18

4 Thao tác với tệp.

a) Thao tác với tệp mới : Thực hiện lệnh File\New

b) Mở tệp trên đĩa : Thực hiện lệnh File\Open, chọn tệp cần mở, ấn OK

c) Lu tệp lên đĩa : Thực hiện lệnh File\Save

d) Đóng tệp : Thực hiện lệnh File\Close

5 Kẻ bảng tính.

- Chọn vùng ô cần kẻ bảng ( Xem hình 1 phần bị bôi đen)

- Vào Format\Cells\Border ( Xem hình 2 minh hoạ )

+ Trong mục Style : Dùng chọn đờng kẻ gồm : nét đứt quãng, nét đôi …

+ Trong mục Color : Chọn màu cho các đờng kẻ ( Mặc định là Automatic

+ Trong mục Border, gồm các lựa chọn :

• Outline : Kẻ viền quanh vùng ô

• Inside : Kẻ viền trong vùng ô

• Left, right, Top, Bottom : kẻ viền trái, phải , trên, dói

6 Chèn dòng, cột, ô

a) Chèn dòng : Chuyển trỏ tới dòng cần chèn, Thực hiện lệnh Insert\Rows b) Chèn cột : Chuyển trỏ tới cột cần chèn , Thực hiện lệnh Insert\Columns c) Chèn ô : Chuyển trỏ tới vùng ô cần chèn, Thực hiện lệnh Insert\Ceels

23

Giáo trình tin học cơ sở

Biên soạn : Đào Đức Thành

7 Liên thông các ô

- Bôi đen các ô cần liên thông

- Thực hiện lệnh Format\Cells

- Hiện hộp thoại, chọn Alignment

- Trong mục Text Control chọn

Merge Cells.

Ngoài ra ta còn có thể nhấn vào

biểu tợng chữ trên thanh

Formatting

Chú ý : Muốn cho chữ sau khi

nhập vào ở giữa dòng thì trong

chon Center

( Trong hình là Bottom )

8 Kiểm tra chữ đứng hoặc nghiêng.

Trong mục Orientation bạn có thể chỉnh kiểu chữ đứng hoặc nghiêng bao nhiêu độ tuỳ ý ở mục Degrees

24 Giáo trình tin học cơ sở

Biên soạn : Đào Đức Thành

III các hàm của Excel

A Khái Niệm.

Các hàm trong Excel có dạng chung : = <TÊN HàM > ( DS Đối Số )

- DS Đối Số ở đây có thể là :

+ Các giá trị : 1,2,3,4,5,6, -1,-2,-3,-4,-5,-6 … …

+ Địa chỉ các vung ô : A2, B3, H5 …

+ Các biểu thức : 99*2-(3*12+2007/9), …

Trong một số trờng hợp (DS Đối Số ) có thể là các hàm

VD : = average(sum(D3:f3))

B Các hàm.

- Cú pháp : SUM(DS Đối Số)

- ý nghĩa : Tính tổng trong danh sách các đối số

Ví Dụ 1 : = SUM(2*5+4+20/2) cho kết quả là 24

Ví Dụ 2 : Giả sử có bảng sau ( Hình 1a ) hãy tính điểm tổng cho các ô có dấu ?

- Để tính điểm tổng cho học sinh , Đặt con trỏ vào ô G3 và gõ vào công thức sau = SUM(D3,E3,F3) (Hình 1b) và ấn Enter

- Để tính điểm Tổng cho những ngời còn lại ta sao chép công thức ở ô G3 xuống ô G4 đến ô G11 Ta đặt trỏ vào ô G3 nhấn Ctrl+C, chuyển trỏ xuống ô G4 nhấn Ctrl+V Và tơng tự cho các ô còn lại ( Xem hình 2a )

Hình 1a Hình 1b

Chú ý : Nếu các ô cần tính tổng liên tiếp nhau nh trong VD này (D,E,F) công thức tính tổng có thể viết gọn lại nh sau: tại ô G3 ta Gõ = SUM(D3:F3)

25 Giáo trình tin học cơ sở

Biên soạn : Đào Đức Thành

2 Hàm tính trung bình cộng : AVERAGE

- Cú pháp : AVERAGE(DS Đối Số)

- ý Nghĩa : Tính trung bình cộng của danh sách đối số

Ví Dụ 1 : Tính trung bình cộng của 24,30,45 Công thức là :

= AVERAGE(24,30,45) cho kết quả là 33

Ví Dụ 2 : Cho bảng ( Hình 2a ) Hãy tính điểm trung bình cho các học sinh

Đặt con trỏ vào ô H3 nhập vào công thức : = AVERAGE(D3,E3,F3) hoặc nhập = AVERAGE(D3:F3) nếu các ô liên tiếp nhau Sau đó nhấn Eter ( Hình 2b )

Hình 2a Hình 2b

Chú ý : Vì ta đã tính tổng điểm của học sinh trớc nên công thức trong ô H3 có thể tính theo cách khác nh sau: = AVERAGE(G3)

3 Hàm tính giá trị lớn nhất , nhỏ nhất

a) Hàm tính giá trị lớn nhất : MAX

- Cú Pháp : MAX(a1,a2,a3,a4 )…

- ý Nghĩa : Cho giá trị lớn nhất trong danh sách đối số a1,a2,a3,a4 )…

Ví Dụ 1 : = MAX(1,3,5,6,9,13,29,4,6) cho kết quả là 29

Ví Dụ 2 : Giả sử xét bảng trong ( hình 2a) ta cần tính xem học sinh nào có điểm tổng cao nhất Ta nhập công thức =MAX(G3:G11) cho kết quả là 23

b) Hàm tính giá trị lớn nhất : MIN

- Cú Pháp : MAX(a1,a2,a3,a4 )…

- ý Nghĩa : Cho giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số a1,a2,a3,a4 )…

Ví Dụ 1 : = MIN(1,3,5,6,9,13,29,4,6) cho kết quả là 1

Ví Dụ 2 : Giả sử xét bảng trong ( hình 2a) ta cần tính xem học sinh nào có điểm tổng thấp nhất Ta nhập công thức =MIN(G3:G11) cho kết quả là 14

26 Giáo trình tin học cơ sở

Biên soạn : Đào Đức Thành

4 Hàm AND :

- Cú pháp : AND(<x1>,<x2>, ) trong đó x1, x2 là các biểu thức lôgic.…

- ý nghĩa : Hàm trả về giá trị TRUE ( đúng ) Nếu mọi biểu thức <x1>,<x2>, …

đều cho giá trị TRUE ( đúng ) ngợc lại hàm cho giá trị FLASE ( sai )

Ví Dụ 1: =AND(5>4,-5>4,24>15) Hàm trả về giá trị FLASE

Ví Dụ 2: Giả sử điều kiện để tính học bổng cho học sinh là : Trong một học kì không môn học nào điểm thi ( hoặc điểm kiểm tra ) hết môn <5,0 và có điểm

TBChọckỳ >= 6,5 khi đó ta nhập công thức sau

5 Hàm xếp hạng : RANK

- Cú pháp : RANK(X,Danh sách) Với Danh sách là địa chỉ tuyệt đối của một vùng

dữ liệu nào đó, Ví dụ : $D$3:$D$9

- ý nghĩa : Hàm trả về một số là thứ hạng của số X trong danh sách

Ví Dụ : Cho bảng hình 3a Hãy xếp hạng cho học sinh theo điểm tổng

- Tại ô H3 ta nhập công thức

= RANK(G3,$G$3:$G$11)

( Hình 3b )

- Sao chép công thức xuống

Các ô H4 đến H11 Kết quả cho

nh ( Hình 3c )

Hình 3b Hình 3c

27

Giáo trình tin học cơ sở

Biªn so¹n : §µo §øc Thµnh

6 Hµm lÊy kÝ tù bªn tr¸i , bªn ph¶i.

a) Hµm Left

- Có ph¸p : Left (“Chuçi”, Sè ký tù muèn lÊy )

- ý nghÜa : LÊy c¸c kÝ tù phÝa bªn tr¸i cña chuçi

VÝ Dô : Left(“Ha Giang”,2) KÕt qu¶ = Hµ

b) Hµm Right

c) Có ph¸p : Right (“Chuçi”, Sè ký tù muèn lÊy )

d) ý nghÜa : LÊy c¸c kÝ tù phÝa bªn ph¶i cña chuçi

VÝ Dô : Right (“Ha Giang”,5) KÕt qu¶ = Giang

Bµi tËp : Cho b¶ng sau víi yªu cÇu lµ.

1 §T ( §iÓm thëng ) = 1 nÕu ký tù thø 3 bªn ph¶i MAHS lµ “A”

2 §T ( §iÓm thëng ) = 0,5 nÕu ký tù thø 3 bªn ph¶i MAHS lµ “B”

3 §TB ( §iÓm trung b×nh ) = (To¸n*2 + V¨n*2 + Anh)/5 + §T

H×nh 4a HDÉn : T¹i « G5 nhËp : = IF(Right(B5,1)=“A”,1,IF(Right(B5,1)=“B”,0.5,0))

H×nh 4 b 28

Gi¸o tr×nh tin häc c¬ së

Biªn so¹n : §µo §øc Thµnh

7 Hàm điều kiện.

- Cú pháp : IF ( đk,<gt1>,<gt2> )

- ý nghĩa : Hàm trả về <gt1> (giá trị đúng) nếu điều kiện đúng, ngợc lại hàm trả

về giá trị <gt2>)

Ví Dụ 1 : IF( ĐTB>=5.0, “Đỗ”, “Trợt”)

Nếu Học sinh nào có ĐTB >=5.0 thì Đỗ, ngợc lại thì Trợt

Ví Dụ 2 : Cho bảng điểm các môn Toán ,Lí,Hoá Thi vào Trờng CĐSP Hà Giang

nh sau , Hãy thực hiện

a ) Điền số học sinh đỗ, trợt

vào cột kết quả ( Cho điểm chuẩn

3 môn là 18 )

b ) Để đợc học bổng học sinh

phải có điểm tổng >=21 và không

có môn thi nào dới 6,5 Tính

xem có bao nhiêu học sinh đạt

học bổng

Hình 5a

c ) Để vào lớp chuyên Toán thì tổng điểm thi của học sinh phải > 21 trong đó điểm toán phải >= 8 Tính số học sinh đỗ vào lớp Toán

d ) Điền vào cột xếp loại số học sinh đạt loại giỏi, khá,Tbình Biết các loại :

Giỏi : 8<=ĐTB<=10

Khá : 6.5<=ĐTB<8

T Bình : 5<=ĐTB<6.5

HD : a) Nhập công thức vào ô G3: = IF(F3>=18, “Đỗ”, “Trợt”)

b)=IF(And(C3>=5,D3=5,E3=5,F3>=21), “Học Bổng”, “Không Học Bổng”

c) Tơng tự câu b

d) =IF(AVERAGE(C3:D3)>=8.0,“Giỏi”,IF(AVERAGE(C3:D3)>=6.5,“Khá”,“TB”))

Hình 5b Hình 5c

29

Giáo trình tin học cơ sở

Biên soạn : Đào Đức Thành

8 Hàm Countif.

- Cú pháp : Countif ( Vùng, “ điều kiện”)

- ý nghĩa : Đếm các ô thoả mãn điều kiện trong 1 vùng nào đó

Ví Dụ 1 : trong Hình 4b ta đếm những ngời có điểm TBC >=7 Câu lệnh nh sau :

= Countif(H5:H13,“>=7”) Kết quả = 5

- Hoặc đếm những ngời có kết quả giỏi (TBC>=8)

= Countif(H5:H13,“>=8”) Kết quả = 1

- Hoặc đếm những ngời có kết quả dới T Bình ( TBC < 5)

= Countif(H5:H13,“<5”) Kết quả = 0

Ví Dụ 2 : Đếm những ngời đỗ trong bảng ở Hình 5b.Câu lệnh thực hiện nh sau : = Countif(G3:G10,“Đỗ”) Kết quả = 7

9 Sắp xếp dữ liệu

- Giả sử có bảng

nh hình bên Ta cần

sắp xếp lại bảng sao

cho số điểm TBC từ

cao đến thấp

- Bôi đen vùng dữ liệu

Cần sắp xếp : A3:G9

- Vao Data\Sort

- Suất hiện hộp thoại Sort

Có 3 sự u tiên sắp xếp

từng mức: Sort by; Then by …

Nhấn chuột vào Sort by chọn G

Đánh dấu vào mục Descending

( Sắp xếp theo chiều giảm dần )

Chọn tiếp No Header row\OK

- Ta đợc bảng sắp xếp lại nh sau :

30

Bµi tËp

Bµi 1 : Cho b¶ng thanh to¸n l¬ng th¸ng 1¬ng th¸ng 10 n¨m 2007