Quản lý công văn

Bài tập lớn môn công nghệ phần mềm

CHƯƠNG I: Mở đầu Trong thời đại ngày nay, Công nghệ thông tin đang đợc phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng nh trong cuộc sống Nó trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề nh xây dựng, giao thông, quân sự, y học, giáo dục và đặc biệt trong công tác quản lý nói chung và Quản Lý Công Văn nói riêng

Trớc đây khi máy tính cha đợc ứng dụng rộng rãi, các công việc Quản Lý Công Văn đều

đợc làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng nh tài chính Ngày nay, với

sự phát triển công nghệ thông tin mà máy tính đợc sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà máy, trờng học giúp cho công việc đợc tốt hơn việc sử dụng máy tính vào công tác Quản Lý Công Văn là một yêu cầu cấp thiết nhằm xoá bỏ những phơng pháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về nhiều mặt

Quá trình nghiên cứ và khảo sát nghiên cứu công tác quản lý công văn ở Trờng Mầm Non chúng tôi đã xây dựng đề tài “ QUảN Lý Công văn ” với mong muốn giúp cho việc

quản lý đợc dễ dàng, thuận tiện và tránh sai sót Đề tài “Quản Lý công văn” nhằm thiết kế

và cài đặt hệ thống quản lý công văn bằng máy tính

Tuy nhiên do điều kiện và thời gian có hạn chế nên chúng tôi không thể tránh khỏi sai sót, mong nhận đợc những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp cho

đề tài đợc hoàn thiện hơn

Yêu cầu bài tập

I - Quản Lý Công Văn

1

Yêu cầu của đề tài quản lý công văn là phân tích và thiết kế hệ thống quản lý công văn ở một đơn vị hành chính:

Phân tích : Qua việc khảo sát thực tế quản lý công văn ở cơ quan Thành Uỷ Vinh , cho thấy:

Công văn đợc chia làm hai loại : Công văn đến và công văn đi Công văn đến, ngời văn th phải chia về các bộ lãnh đạo hoặc bộ phận chức năng để giải quyết Công văn đi do lãnh đạo hoặc bộ phận chức năng soạn thảo, qua văn th lấy số và gửi đi Để giải quyết một số yêu cầu sau:

1) Đánh số mã công văn tự động

2) Theo dõi thời gian trả lời các công văn đến

3) Danh sách công văn của từng bộ phận chức năng đang lu giữ

4) Theo dõi thời gian trả lời công văn đi, nếu công văn này có yêu cầu trả lời

5) Một số yêu cầu thống kê công văn:

- Trong khoảng thời gian tuỳ ý

- Theo bộ phận chức năng

- Theo loại việc mà công văn có liên quan: Bồi dỡng cán bộ,khen thởng, kỷ luật,

l-ơng

II - Thiết Kế:

1) CSDL phản ánh thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý trên

2) Các Modul chơng trình thực hiện các chức năng cần thiết: Ta nhập CSDL, cập nhật CSDL Kết xuất thông tin để đáp ứng nhu cầu quản lý trên

Phần I: khảo sát hệ thống

I - sự hoạt động của hệ thống cũ:

1) Tổ chức của hệ thống cũ:

Trong việc quản lý công văn đợc phân ra hai loại : Công văn đến, công văn đi và công văn nội bộ

- Cập nhật thông tin, phân loại, tìm kiếm tra cứu thống kê bằng thủ công.

- Lu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách

- Quản lý Công văn đến: Văn th nhận Công văn và bóc xem công văn (nếu Công văn gửi theo đính danh thì không đợc bóc),Văn th nhập các thông tin của Công văn đến (Mã Công văn đến, Ngày nhận, Mã loại, Tên Công văn đến, Nội dung công văn đến, Mã cơi quan gửi,Tên cơi quan gửi, Địa chỉ cơi quan gửi, Điện thoại cơi quan gửi, Ngày hẹn trả lời) để lu, sau đó chia về cho cán bộ lãnh đạo hoặc các bộ chức năng trong cơ quan để giải quyết

- Quản lý công văn đi: Chuyên viên sạo thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển văn

th lấy số theo thể loại và lấy thông tin của Công văn đi ( Mã công văn đi, Ngày gửi, Ngời ký, Mã loại, Tên công văn đi, Mã Cơi quan gửi, Yêu cầu trả lời, ngày hẹn trả lời) đồng thời chuyển bộ phận phát hành chuyển đi và theo dõi trả lời nếu có

- Quản lý công văn nội bộ: Chuyên viên viết bản thảo, gửi lạnh đạo duyệt ký, chuyển văn th lấy số theo thể loại (Mã công văn nội bộ, , Ngày gửi, Ngời ký, Mã loại, Tên công văn đi, Mã Cơ quan gửi, Yêu cầu trả lời, ngày hẹn trả lời, Báo cáo, Quyết định, ) chuyển tới các bộ phận trong cơ quan và theo dõi trả lời nếu có 2) Nhận xét cách tổ chức của hệ thống cũ:

u điểm :

- Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với thời kỳ chủ yếu dùng thủ công để quản lý

Nh

ợc điểm:

- Không phù hợp với thời kỳ hiện nay, thời kỳ công nghiệp hoá tự động hoá Các thao tác cồng kềnh, chậm trễ, không chính xác dễ dẫn đến sai sót, mất mát h hỏng

- Tìm kiếm, phân loại, thống kê công văn mất thời gian, khó khăn

- Lu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách, bảo quản không tốt dễ dẫn đến h hỏng làm mất thông tin

3) Cách khắc phục hệ thống cũ:

Dùng thiết bị tự động để cập nhật, lu trữ, tìm kiếm, thống kê thông tin công văn nhanh chóng,dễ dàng chính xác nh máy vi tính, địa từ

3

4 ) Các luồng dữ liệu

Công văn đến đợc văn th nhận, ghi số công văn, phân loại công văn, lu công văn và chuyển lãnh đạo hoặc các bộ phận chức năng giải quyết

Công văn đi đợc chuyên viên soản thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển cho văn th, văn

th đánh số công văn, gửi bộ phận phát hành, gửi công văn đi, theo dõi trả lời nếu có

Công văn nội bộ đợc chuyên viên soạn thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển cho văn th, văn th đánh số công văn, phát đi và theo dõi trả lời nếu có

II - Lựa chọn hệ quản trị CSDL và phơng pháp tiến hành

1) Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Để xây dựng chơng trình “Quản Lý Công Văn“ta có thể chọn các hệ quản trị khác nhau.

Trong bài tập này, chúng tôi chọn hệ quản trị CSDL VISUALFOXPRO vì hệ này có nhiều

u điểm :

Cho phép xây dựng ngân hàng dữ liệu thích ứng với mô hình thông tin đa dạng và phong phú đáp ứng các nhu cầu đòi hỏi của thực tiện ứng dụng

Có những công cụ khai thác ngân hàng dữ liệu đợc xây dựng một cách linh hoạt hiệu quả

và dễ sử dụng đối với những ngời không tin về tin

Nó là hệ quản trị CSDL đang đợc dùng phổ biến hiện nay

2) Phơng pháp tiến hành

Trên cơ sở phân tích sự hoạt động của hệ thống cũ, chúng tôi thấy rằng việc xây dựng một chơng trình Quản Lý Công Văn là hết sức cần thiết Việc tin học hoá Quản Lý Công Văn xuất phát từ những yếu tố sau :

- Nhu cầu tin học hoá của văn th thuộc văn phòng các cơi quan yêu cầu

- Trình độ về quản lý của các nhân viên văn phòng

- Quy mô của việc quản lý

- Mực độ ổn định của hệ thống Quản Lý Công Văn

Phần II: phân tíchvà thiết kế hệ thống

1) Thông tin đầu vào cần thiết cho hệ thống:

Công Văn đến :

- Thông tin công văn đến ( Tên công văn, mã số, nội dung công văn, loại công văn )

- Thông tin về bộ phận nhận công văn đến ( do sự phân chia công văn)

- Thời gian nhận công văn

- Địa chỉ nhận công văn

- Thông tin bộ phận gửi công văn ( đơn vị có quan hệ công văn)

- Các thông tin khác: Tên công văn nội dung vắn tắt công văn

Công Văn đi:

- Thông tin công văn đi ( Tên công văn, mã số, nội dung công văn, loại công văn )

- Thông tin bộ phận chức năng gửi công văn đi

- Thông tin đơn vị nhận công văn ( đơn vị có quan hệ công văn)

- Thời gian gửi công văn

- Thông tin ngời ký công văn

Công Văn nội bộ:

- Thông tin về công văn nội bộ

- Thông tin nơi gửi, ngời ký

- Thông tin về nơi nhận công văn

2) Các Thông tin ra của hệ thống:

Công Văn đến:

- Thống kê công văn đến theo thời gian

- Thống kê công văn đến theo bộ phận chức năng

- Thống kê công văn đến theo nơi gửi công văn

- Thống kê công văn đến theo nơi nhận công văn

- Thống kê công văn đến theo công việc mà công văn có liên quan

- Thống kê công văn đến theo có yêu cầu trả lời

Công Văn đi :

- Thống kê công văn đi theo thời gian

- Thống kê công văn đi theo bộ phận chức năng

5

- Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn.

- Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn

- Thống kê công văn đi theo công việc mà công văn có liên quan

- Thống kê công văn đi có yêu cầu trả lời

Công Văn nội bộ:

- Thống kê công văn nội bộ theo thời gian

- Thống kê công văn nội bộ theo nơi gửi công văn

- Thống kê công văn nội bộ theo nơi nhân công văn

- Thống kê công văn nội bộ theo công việc mà công văn có liên quan

3) Tác nhân ngoài:

- Đơn vị có phụ trách có quản lý công văn

- Đơn vị có quan hệ với đơn vị có phụ trách quản lý công văn

- Ngời quản lý công văn

4) Các nhiệm vụ của hệ thống:

- Cập nhật thông tin công văn đến, công văn đi,công văn nội bộ

- Lu trữ công văn

- Tìm kiếm công văn

- Thống kê công văn

5) Xây dựng mô hình hệ thống:

Có 4 kỉ thuật lập mô hình:

- Biểu đồ phân cấp chức năng

- Biểu đồ luồng dữ liệu

- Mô hình thực thể quan hệ

- Biểu đồ cấu trúc dữ liệu

6) Biểu đồ phân cấp chức năng:

Các chức năng mà hệ thống cần đáp ứng:

- Cập nhật thông tin công văn

- Lu trữ công văn

- Tìm kiếm công văn

- Thống kê công văn

7

Quản lý công văn

Nhập

công văn

Thống kê công văn Xem công văn

Nhập công

văn đến

Nhập công

văn đi

Nhập công

văn nội bộ

Nhập TTHT

Nhập đơn vị

quan hệ

Nhập đơn vị

chủ

Nhập loại

công văn

Nhập đơn vị

nội bộ

Xem công văn

đến

Xem công văn

đi

Xem công văn nội bộ

Thống kê công văn đến

Thống kê công văn đi

Thống kê công văn nội bộ Thống kê theo thời gian

Thống kê theo nơi gửi

Thống kê theo nơi nhận Thống kê công văn cha trả lờiThống kê theoloại công văn

Thống kê theo thời gian

Thống kê theo nơi gửi

Thống kê theo nơi nhận Thống kê theo loại công văn

7) Biểu đồ luồng dữ liệu:

a) Sơ đồ luồng dữ liệu Mức ngữ cảnh:

Cách xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:

- Xem toàn bộ hệ thống là một chức năng và đây là chức năng duy nhất

- Xác định tác nhân ngoài

- Xác định các luồng vào ra của tác nhân ngoài

- Cha cần kho dữ liệu

Tác nhân ngoài: Đơn vị chủ, đơn vị quan hệ,ngời quản lý

thống kê CV

Y/C thống

kê CV

Thông tin về đơn

vị quan hệ

Cv đến

Thông tin về đơn

vị chủ

Cv nội bộ đến

Cv nội bộ đi

Cv đến

Cv đi

Đơn vị

Ngời

Quản Lý Công Văn

Cv đi

b) Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

Cách xây dựng:

- Các chức năng đợc phân rã tơng ứng với mức 2 trong biểu đồ phân cấp chức năng

- Các luồng dữ liệu vào ra với tác nhân ngoài đợc bảo toàn Các tác nhân ngoài đợc giữ nguyên

- Có thể bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ

- Đã xuất hiện kho dữ liệu

c) Sơ đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh:

Cách xây dựng:

+ Mức dói đỉnh đựoc phân rã từ mức đỉnh

+ Các chức năng có thể đợc định nghĩa trên từng trang hoặc điịnh nghĩa chung trên một trang

9

Đ/Ư yêu cầu

quan hệ Nhập CV

TT về đơn vị chủ chủchủchủđơ

Cv nội bộ đi

CV đi

CV đến

đến

TT về đơn vị quan hệ

CV đến

CV đến

CV đi

CV nội bộ

Xem, huỷ

công văn

Ngời quản lý

yêu cầu

+ Cách phân rã:

- Tác nhân ngoài đợc giữ nguyên

- Các chức năng đựoc phân rã từ chức năng cấp trên

- Luồng dữ liệu: Các luồng vào ra của tác nhân ngoài đợc bảo toàn ở mức trên có thể thêm các luồng nội bộ

- Kho dữ liệu thì xuất hiện dần theo nhu cầu nội bộ

1) Chức năng nhập dữ liệu:

2) Chức năng xem, huỷ công văn:

Ds đơn vị

Y/C trả lời

Y/C trả lời Loại CV

Thông tin bộ phận

Thông tin đơn vị

Đơn vị quan hệ

Đơn vị chủ

Nhập công

văn đến

Nhập công văn nội bộ

Nhập công văn đi

Nhập thông tin hệ thống

Ngời quản lý

CV đi

Loại CV

Ds đơn vị

Ds bộ phận

CV nội bộ

Xem huỷ

công văn

Xem huỷ công văn đi

Ds bộ phận

Loại CV

3) Chức năng thống kê công văn:

11 Loại CV

Y/C XSH CV đi

Đáp ứng XSH CV đi

Đáp ứng XSH CV đến

Y/C XSH CV đến

Xem huỷ công văn nội bộ

Ngời quản lý

Thống kê công

Thống kê công văn nội bộ

Ds bộ phận

Ds đơn vị

CV nội bộ

8 mô hình quan hệ (bảng thực thể):

a Công văn đến:

Tài liệu/ kiểu thực thể Công văn đến

ê C

ê C

Ngời quản lý

Mã công văn đến

Mã loại công văn

Ngày nhận

Tên loại công văn

Tên công văn đến

N/d công văn đến

Mã Đv quan hệ

Tên Đv quan hệ

Địa chỉ Đv quan hệ

ĐT đơn vị quan hệ

Mã công văn đi

Yêu cầu trả lời

Ngày hẹn trả lời

Mã đơn vị chủ

Tên đơn vị chủ

Đ/c đơn vị chủ

ĐT đơn vị chủ

Mã công văn đến Ngày nhận Tên công văn đến N/d công văn đến Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời Mã loại công văn Tên loại công văn Mã ĐV quan hệ Tên đơn vị quan hệ

Địa chỉ Đv quan hệ

ĐT đơn vị quan hệ

Mã công văn đến Mã đơn vị chủ Mã công văn đi Tên đơn vị chủ

Đ/c đơn vị chủ

ĐT đơn vị chủ

Mã công văn đến Ngày nhận Tên công văn đến N/d công văn đến Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời Mã loại công văn Tên loại công văn Mã ĐV quan hệ Tên ĐV quan hệ

Địa chỉ Đv quan hệ

ĐT đơn vị quan hệ

Mã công văn đến Mã công văn đi Mã đơn vị chủ

Mã đơn vị chủ Tên đơn vị chủ

Đ/c đơn vị chủ

ĐT đơn vị chủ

Mã công văn đến Mã loại công văn Ngày nhận Tên công văn đến N/d công văn đến Mã Đv quan hệ Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời Mã công văn đi Mã loại công văn Tên loại công văn

Mã ĐV quan hệ Tên Đv quan hệ

Địa chỉ Đv quan hệ

ĐT đơn vị quan hệ

Mã công văn đến Mã công văn đi Mã đơn vị chủ

Mã đơn vị chủ Tên đơn vị chủ

Đ/c đơn vị chủ

ĐT đơn vị chủ

Thực thể sau khi chuẩn hoá:

* Công văn đến: Mã công văn đến, Mã đơn vị chủ, Mã công văn đi

* Loại công văn: Mã loại công văn, Tên loại công văn

* Dòng công văn đến: Mã công văn đến, Ngày nhận, Mã loại công văn, Tên công văn đến, Nội dung công văn đến, Mã ĐV quan hệ, Yêu cầu trả lời, Ngày hẹn trả lời, mã công văn đi

* Đơn vị quan hệ: Mã đơn vị quan hệ, Tên Đv quan hệ, ĐT đơn vị quan hệ, Địa chỉ ĐV quan hệ

* Đơn vị chủ: Mã đơn vị chủ, Tên đơn vị chủ, Điện thoại đơn vị chủ, Đ/c đơn vị chủ

b Công văn đi:

Tài liệu / kiểu thực thể Công văn đi

13

Mã công văn đi

Ngày gửi

Mã loại công văn

Tên loại công văn

N/d công văn đi

Mã đơn vị chủ

Tên đơn vị chủ

Đ/c đơn vị chủ

ĐT đơn vị chủ

Mã công văn đến

Yêu cầu trả lời

Mã Đv quan hệ

Tên Đv quan hệ

Địa chỉ Đv quan hệ

ĐT đơn vị quan hệ

Mã công văn đi Ngày gửi Mã loại công văn Tên loại công văn N/d công văn đi Mã đơn vị chủ Tên đơn vị chủ

Đ/c đơn vị chủ

ĐT đơn vị chủ Mã công văn đến Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời

Mã công văn đến Mã Đv quan hệ Tên Đv quan hệ

ĐT đơn vị quan hệ

Mã công văn đi Ngày gửi Mã loại công văn Tên loại công văn Tên công văn đi N/d công văn đi Mã đơn vị chủ Tên đơn vị chủ

Đ/c đơn vị chủ

ĐT đơn vị chủ Yêu cầu trả lời

Mã công văn đi Mã công văn đến Mã Đv quan hệ

Mã Đv quan hệ Tên Đv quan hệ

Địa chỉ Đv quan hệ

ĐT đơn vị quan hệ

Mã công văn đi Ngày gửi Mã loại công văn Tên công văn đi N/d công văn đi Mã Đv chủ Yêu cầu trả lời Mã công văn đi

Mã loại công văn Tên loại công văn

Mã đơn vị chủ Tên đơn vị chủ

Đ/c đơn vị chủ

ĐT đơn vị chủ

Mã công văn đến Mã công văn đi Mã Đv quan hệ

Mã Đv quan hệ Tên Đv quan hệ

địa chỉ Đv quan hệ

ĐT đơn vị quan hệ

Thực thể sau khi đ ợc chuẩn hoá:

* Công văn đi: Mã công văn đi, Mã công văn đến, Mã ĐV quan hệ

* Loại công văn: Mã loại công văn đi, Tên loai công văn

* Dòng công văn đi: Mã công văn đi, Ngày nhận, Mã loại công văn, Tên công văn đi, Nội dung công văn đi, Mã đơn vị chủ, Yêu cầu trả lời, Ngày hẹn trả lời, Mã công văn đi

* Đơn vị chủ: Mã đơn vị chủ, Tên đơn vị chủ, ĐT đơn vị chủ, Đ/c đơn vị chủ

* Đơn vị quan hệ: Mã đơn vị quan hệ, Tên đơn vị quan hệ, ĐT đơn vị quan hệ, địa chỉ ĐV quan hệ

c.Công văn nội bộ:

Tài liêu/kiểu thực thể Công văn nội bộ

Mã công văn nội bộ

Ngày gửi

Ngời kí

Mã loại công văn

Tên loại công văn

Tên C/v nội bộ

N/d công văn nbộ

Mã bộ phận gửi

Tên bộ phận gửi

Đ/c bộ phận gửi

ĐT bộ phận gửi

Mã bộ phận nhận

Tên bộ phận nhận

Đ/c bộ phận nhận

ĐT bộ phận nhận

Mã công văn nội bộ Ngày gửi

Ngời kí Mã loại công văn Tên loại công văn Tên công văn nội bộ N/d công văn nội bộ Mã bộ phận gửi Tên bộ phận gửi

Đ/c bộ phận gửi

ĐT bộ phận gửi

Mã công văn nội bộ Mã bộ phận nhận Mã bộ phận nhận

Đ/c bộ phận nhận

ĐT bộ phận nhận

Mã công văn nội bộ Ngày gửi

Ngời kí Mã loại công văn Tên loại công văn Tên công văn nội bộ N/d công văn nội bộ Mã bộ phận gửi Tên bộ phận gửi

Đ/c bộ phận gửi

ĐT bộ phận gửi

Mã công văn nội bộ Mã bộ phận nhận Mã bộ phận nhận

Đ/c bộ phận nhận

ĐT bộ phận nhận

Mã công văn nội bộ Ngày gửi

Ngời kí Mã loại công văn Tên C/v nội bộ N/d côngvăn nbộ Mã bộ phận gửi

Mã loại công văn Tên loại công văn

Mã công văn nội bộ Mã bộ phận nhận Mã bộ phận nhận

Đ/c bộ phận nhận

ĐT bộ phận nhận

Thực thể sau khi chuẩn hoá:

* Công văn nội bộ: Mã công văn nội bộ, Mã bộ phận

*Loại công văn: Mã loại công vă n , Tên loại công văn

*Dòng công văn đi: Mã công văn nội bộ, Ngày gửi, Mã loại công văn, Tên công văn nội bộ, N/d công văn nội bộ, Ngời kí, Mã bộ phận

* Đơn vị chủ: Mã bộ phận nhận, Tên bộ phận nhân , Đ/c bộ phận nhận, ĐT bộ phận nhận

9 biểu đồ cấu trúc dữ liệu:

15

-Mã công văn đến

-Mã đơn vị quan hệ

-Mã công văn đi -Mã C/v nội bộ-Mã bộ phận

-Mã công văn đi -Mã đơn vị chủ -Mã công văn đến

-Mã đơn vị q/h

- Tên đơn vị

- Địa chỉ

- Điện thoại

-Mã loại công văn -Tên loại công văn

- Mã đơn vị Chủ

- Tên đơn vị

- Địa chỉ

- Điện thoại

- Mã công văn đến

- Ngày nhận

- Mã loại công văn

-Tên công văn đến

- N/d công văn đến

- Mã công văn đi

- Mã bộ phận

- Yêu cầu trả lời

- Ngày hẹn trả lời

- Mã C/v nội bộ

- Ngày gửi

- Mã loại công văn

- Tên C/v nội bộ

- Ngời kí

- Mã bộ phận

- Mã công văn đi

- Ngày gửi

- Mã loại công văn

- Tên công văn đến

- N/d công văn đi

- Mã công văn đến

- Mã đơn vị

- Yêu cầu trả lời

- Ngày hẹn trả lời